Bilgi yönetimi nedir?

Bilgi yönetimi (KM), bir organizasyon içinde toplu bilgiyi düzenleme, oluşturma, kullanma ve paylaşma sürecidir. Başarılı bilgi yönetimi, bilgiye kolay erişilebileceği bir yerde, bir wiki veya çalışan iç ağı gibi, tutmayı içerir.

Seçtiğiniz araç ne olursa olsun, bir organizasyonun nasıl işlediğini gerçekten dönüştürebilen birkaç girişim vardır ve bilgi yönetimi bunlardan biridir.

Bilgi yönetimi türleri

Bilgi, organizasyonunuzun en değerli varlıklarından biridir. Bu bilgiyi depolamak, büyütmek ve paylaşmak her işletme için kritiktir.

Bu bakış açısından bakıldığında, bilgi yönetiminin anlamı, edinmenize, düzenlemenize ve paylaşmanıza yardımcı olan süreci içerir:

• Açık bilgi (kolayca yazılabilir ve paylaşılabilir bilgi)
• ‍Örtük bilgi (uygulamalı bilgi)
• Tacit bilgi (kişisel deneyimden elde edilen bilgi)
• Deklaratif bilgi (konuyla ilgili özgü statik bilgi)
• Prosedürel bilgi (‘nasıl’ odaklı bilgi)
• A Posteriori bilgi (bireysel deneyimden elde edilen öznel bilgi)
• A Priori bilgi (kanıttan bağımsız edinilen bilgi)

‍Farklı bilgi yönetimi türleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bilgi yönetimi süreci

En üst düzeyde, bir bilgi yönetimi süreci, bir işletmenin bilgiyi yaratma sürecinden başlayıp düzenleme metoduna, paylaşılmasını sağlama şekline kadar yönettiği süreçtir.

1. Bilgi yaratma. Bilgi yaratma, bilgi edinme ile başlar. Bu bilgi, organizasyon içindeki çalışanlar veya belirli bir konuda bilgi veya uzmanlık sağlamak üzere getirilen dış bireyler de dahil olmak üzere birçok kaynaktan gelebilir. Bilgi edinildikçe, bir sonraki adım bu bilginin ne için kullanılacağını, nasıl uygulanacağını ve nerede uygulanabileceğini anlamaktır.
2. Bilgi organizasyonu. Bilgi, gelecekteki kullanım için bir bilgi yönetim sisteminde yapılandırılmalıdır. Bu bilgi sadece yapılandırılmamalı, aynı zamanda yetkili personel tarafından ihtiyaç duyulduğunda erişilebilmesi için güvenlik özelliklerini içermelidir. Bu bilgi kuruluş süreci, bilgi yönetiminin önemli bir parçasıdır çünkü olmadığı durumda bilgi plansız hale gelir ve yapısı olmaz, bu da gelecekte bilgiye ihtiyaç duyulduğunda bulunmasını zor veya imkansız hale getirir.
3. Bilgi paylaşımı. Bilgi organizasyon süreci bilgi paylaşımı ile tamamlanır. Bu bilgi paylaşımı, bilgi eğitiminden bilgi değişimine kadar her şeyi içerir, nerede bilgiler diğer çalışanlarla birlikte bir organizasyonda tartışarak edinilebilir veya geliştirilebilir.

Tüm bu yönler, işbirliğini teşvik eden ve bilgi paylaşımını sağlayan bir bilgi yönetimi sürecini oluşturur.

​

KM süreçlerine daha derinlemesine inin ve bilgi yönetimi sürecini şirketinizde nasıl başlatılacağını öğrenin.‍

Bir bilgi yönetim sistemi, organizasyonlara nasıl yardımcı olur

Bir organizasyon, iş bilgisine kolayca erişebilir, paylaşabilir ve güncelleştirebildiğinde, daha verimli ve maliyet açısından daha etkili hale gelebilir. Doğru zamanda doğru bilgiye sağlam bir bilgi yönetim sistemi vasıtasıyla erişim sağlama, doğru karar verme ve işbirliğini ve inovasyonu teşvik etme konusunda bilgi sağlar.

Bir bilgi yönetim sisteminin faydaları

Bir şirketin bilgileri çalışanlarla ne kadar etkili ve verimli paylaşırsa, iş o kadar iyi performans gösterir. Bilgi yönetiminin faydaları şunları içerir:

• Karar verme sürecini hızlandırma
• Bilgiye ve bilgiye etkili erişim
• Artan işbirliği ve fikir üretimi
• Organizasyonunuzdaki iletişimin artması
• Bilgi ve veri kalitesinin artması
• Fikri mülkiyet için daha fazla güvenlik
• Optimize edilmiş eğitim

Bilgi yönetimi iş performansını iyileştirecek mi?

A McKinsey Küresel Enstitü Raporu güçlü bir bilgi yönetim sisteminin bilgi arama süresini% 35 oranında azaltabileceğini ve organizasyon genelinde üretkenliği% 20 ila 25 artırabileceğini göstermektedir. Uluslararası Veri Kuruluşu'ndan elde edilen bulgular ayrıca, Fortune 500 şirketlerinin yaklaşık 31,5 milyar dolar kaybettiğini bilgi paylaşmada başarısızlıkyüzünden belirtmektedir.

Şirketiniz büyüdükçe, işinizi etkin bir şekilde yönetmek, müşterilerinize hizmet etmek ve gelirinizi artırmak için güvenilir bir bilgi veritabanına erişme ihtiyacı da artacaktır. Bir bilgi yönetim sistemi olmadan, çalışanlarınızın süreçleri ve bilgileri öğrenip öğrenmelerini zorlayacaktır. Bu verimsiz ve maliyetli bir uygulamadır. Artı, bir bilgi lideri veya miras çalışan şirketinizden ayrılırsa, bu süreçleri ya da bilgileri kaybetme riski de bulunabilir.

Bir bilgi yöneticisi ne yapar?

Bir bilgi yöneticisi, çalışanların verimli olmaları için ihtiyaç duydukları esas bilgilere kolay erişimlerini sağlamaktan sorumludur. Organizasyon hafızasının şirketle kalmasını ve yeni sorumlulukları üstlenen kişiler için daha hızlı değere ulaşmayı sağlarlar. Bilgi yönetimi karlılığı artırır ve bilgi yöneticisi, bilginin nasıl depolandığı ve paylaşıldığı süreçlerini kurar ve kuruluş boyunca nasıl paylaşıldığını belirler. Çoğu durumda, aynı zamanda bir tek bilgi kaynağı yazılımını da korurlar. 

Bilgi yöneticileri, veri ve bilgi odaklı şirketlerde önemli roller oynamaktadır. Her bireysel çalışanın ihtiyaç duyduğu bilgiyi sağlama ve genel verimliliği artırma gibi önemli bir rol üstlenmektedirler. Bilgi yöneticilerinin organizasyonları boyunca bilgi depolama ve paylaşma kültürünün tonunu ayarlaması yaygındır, doğru bilginin doğru kişilere aşırı yükleme riski olmadan ulaşmasını sağlar.

Neden bilgi yönetimi önemli?

İyi yapıldığında, bilgi yönetimi şirket bilgisini akıcı hale getirir, herkesin erişebilir ve işlenebilir olmasını sağlar. İyi bir bilgi yönetim sistemi ile tüm şirketiniz kaybolmuş veya izole edilmiş bilgilere veda edebilir. Bilgi paylaşımı kültürüne teşvik eden bir şirket, esnek, hizalı, katılımcı, dirençli ve yüksek işlevli bir ekip yaratır.

1. Verimliliği ve üretkenliği artırır

İhtiyacınız olan bilgiyi ararken harcanan saatleri düşünün. Sohbet, belge veya e-postada mıydı? O bilgiyi bulduğunuzda, şirket bilgisi tüm bu sistemlerin üzerine dağılmış olduğunda doğru olduğunu nasıl bilirsiniz? Ve sürekli olarak kesilen insanlar ne zaman aslında ana işlerini yaparlar? 

Bilgi yönetim sistemi, herkesin ihtiyaç duyduğu bilgiyi çoklu aramalar yapmadan veya sürekli tekrarlanan sorularla önemli personele sürekli müdahale etmeden bulabileceği güvenilir bir kaynak yaratmayı amaçlar. Harika bir bilgi yönetimi aracı , operasyonel verimlilikte gece ile gündüz farkı yaratır, hizmet ve BT takımlarına zaman kazandırır ve şirket için daha fazla gelir elde etmelerini sağlar.

2. Bilgilendirilmiş karar vermeyi sağlar

Kararlar hiçbir zaman bilgi silolarında alınmamalıdır. Organizasyonun tamamındaki bilgi şeffaflığına sahip bir şirket, herkesin aynı bilgiyle çalıştığından ve aynı hedeflere doğru çalıştığından emin olur. Tüm çalışanları birleştirerek, en iyi kararları almak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olduklarından emin olur.

3. Tekrarlanan veya güncel olmayan bilgileri azaltır

Bilgiyi ararken zaman harcadıktan ve sonunda bulduktan sonra, en güvenilir ve en son bilgi olduğunu nasıl anlarsınız? Şirket bilgisi birden fazla sistemde yaşadığında, doğru olmayan kararlar alma veya referans bilgilerine başvurma riskini alırsınız. Guru gibi bir tek doğru kaynak, güvenilir bilgilerin bulunabileceği bir alan yaratır ve eski bilgileri kullanma riski olmadan daha hızlı uyum sağlamanızı ve dirençli kalmanızı sağlar.

4. Şirket silolarını önler

İyi bilgi yönetimi, bilgi siloları riskini ortadan kaldırır ve şeffaflık ve iletişim kültürünü teşvik eder. Bir bilgi silosu, bilginin sadece bir kişi veya takım tarafından bilindiği durumdur ve diğer departmanların etkili bir şekilde işbirliği yapmalarını engelleyebilir. Bilgiyi etkili bir şekilde yönetmek, herkesin şirket hedefleriyle uyum içinde çalışması ve üretken kalabilmek için ihtiyacı olan bilgiye erişiminin sağlanması demektir.

{{cta}}

Bilgi yönetiminde hangi tür bilgiler yakalanır?

Bilgi yönetiminin bir parçası olarak yakalanan bilgiler şunları içerebilir:

‍

Belgeler

• Şirket el kitapları
• Fayda ayrıntıları
• Ürün SSS'leri
• Tatil takvimleri
• Sürüm notları

Ekip Verileri

• Strateji
• Rakip briefleri
• Ürün geliştirme zaman çizelgeleri
• Sunum taktikleri
• Devam eden çalışmalar
• En iyi uygulamalar (örneğin takımınızın Asana'yı nasıl kullandığı veya değişim yönetim süreciniz)

Örgütsel Veri

• Org şemaları
• Satın alma akışları
• Bireysel sözleşme bilgileri
• Ofis konumu ve iletişim bilgileri
• Marka bilgileri

Örgütsel Haberler

• Şirket medya bahsleri
• Bilgi teknolojisi (BT) güncellemeleri
• Tüm çalışan güncellemeleri
• Yaklaşan promosyonlar
• NPS puanları ve içgörüler
• Promosyon güncellemeleri

‍

Bilgi yönetiminin neden başarısız olduğu

Bir 2015 parçasında Wall Street Journal'dan, iş analitiği uzmanı Thomas H. Davenport, KM'nin tarihsel olarak neden başarısız olduğunu açıkladı, ancak ana nedenler üçlüdür:

1. Bilgiyi tutmak. Bazı çalışanlar belirli bir pozisyonu veya önem seviyesini korumak için bilgiyi biriktirebilir ken, diğerleri bunu paylaşmak için zamanı, ilgisi veya bir yerin olmadığını belirtmiş olabilir. Bu durumların tümünde, bilgi belgelenmez, bu da geniş çapta yayılamaz demektir.
2. Arama zaman alıcıdır. Şirketler tek gerçek kaynağın eksikliğinde, bilgi çok fazla farklı uygulamaya dağılabilir. Bir çalışan nerede arayacağını bilmiyorsa veya cevaplar için çok fazla yere bakması gerekirse, sadece aramayı bırakabilir ve hızlı cevaplar almak için meslektaşlarına güvenmeye başlayabilir.
3. Bilgiler güncel değil. Bilgi yönetimi süreçleri öncelikle belge depolama yerine bilgi uygulaması için kullanıldığında, eski bilgi artar ve doğru cevabı aramak son derece zor hâle gelir. Bu durumda, yine de çalışanlar bilgi tabanına güvenmeyi bırakırlar.

Bilgi yönetimi SSS'leri

Bilgi yönetimi nasıl kurumsal öğrenmeyi teşvik edebilir?

Bilgi yönetimi, merak ve yeni bilgiye açıklığın bir şirketin iş yapısının merkezi bir parçası olduğu bir bilgiye dayalı bir kültür oluşturarak kurumsal öğrenmeyi teşvik edebilir.

Bilgi yönetimi nasıl uygulanabilir?

Bir bilgi tabanı seçmek, başarı metriklerini belirlemek ve yüksek kabulü teşvik etmek için değişim yönetimi yöntemlerini kullanarak bilgi yönetimi uygulanabilir.

Kim bilgi yönetimine sahiptir?

Bilgi yönetimine kim sahip olursa, şirketin yapısına ve büyüklüğüne bağlıdır. Daha küçük şirketlerde, bilgi tabanını sürdürmek ve iyi kullanımı teşvik etmek herkesin sorumluluğunda olabilirken, büyük kuruluşlar ayrı bir bilgi yöneticisi istihdam etmeye karar verebilir.

Bilgi yönetimi döngüsü nedir?

Bilgi yönetimi döngüsü, bilginin nasıl yakalandığı, işlendiği ve dağıtıldığı süreçtir.

Kurumsal performansa bilgi yönetiminin etkisi nedir?

Doğru şekilde uygulandığında, bilgi yönetiminin kurumsal performansa olan etkisi son derece faydalı olabilir. ‍Örneğin, bilgiye dayalı şirketlerin araştırmasında, kültürlerinin merkezine KM'yi yerleştirdikleri şirketlerin %94'ü 2019 büyüme beklentilerini gerçekleştirdi veya aştı.

Bilgi yönetimi araçları

İşte bilgi yönetimi sistemlerinden bazı harika örnekler:

Belge yönetim sistemleri

Bu sistemler, şirket belgeleri için merkezi dijital dosya dolapları olarak işlev görür. Belgeleri geri almayı kolaylaştırır, düzenleyici uyumluluğu destekler ve iş akışını artırır. Ek olarak, bir belge yönetim sistemi şifreler ve yedekleme prosedürleri ile güçlendirildiğinde belge güvenliği artar, ancak dış erişime tamamen korunmaz. Çoğu tipik belge yönetim sisteminin işlevsellik kısıtlamaları olduğundan özel yükseltmeler maliyetleri artırabilir. Bu tür bir sistem otomatik olarak veri yakalamaz veya analiz etmez.

İçerik yönetim sistemleri

‍İçerik yönetim sistemleri belge yönetim sistemlerine benzerdir, ancak belgelere ek olarak ses, video ve diğer ortam türlerini de depolar.

Veritabanları

Bir veritabanı, insanların veri yakalama, depolama, analiz etme ve etkileşimde bulunma olanağı sağlayan bir bilgisayar uygulamasıdır. Veritabanları, bilgilerin erişilebilirliğini artırmak için dizinlenir. Veritabanlarında depolanan veriler çok güvenli olabilir çünkü sistem manipülasyonu engeller. Ancak, bunlar uçucu olabilir ve genellikle tasarım ve kurulum için maliyetli olabilir. Ayrıca, kullanım ve bakım için yüksek düzeyde beceri gerektirirler.

Veri depoları

Bu kuruluş geneli sistemler, organizasyonun farklı bölgelerinden veri çeker ve raporlama ve analiz için son derece etkili olabilir. Mevcut ve tarihi verileri depolarlar ve veriyi anlamlı bilgiye dönüştürürler. Ancak, veri depoları genellikle karmaşık entegrasyon gerektiren ve verinin birleştirilmiş bir görünümünü sağlamak için yüksek bakım gerektiren sistemlerdir.

Şirket içi ağlar

Arama yapılabilir platformlarda inşa edilen bu özel bilgisayar ağları, işbirliğini ve sosyal ağı geliştiren bilgiler için kolay erişilebilir bir kaynak sağlayabilir. Ancak geleneksel intranetlerin bazı riskleri vardır, yetkisiz personel tarafından kolay erişilebilir olması gibi. Guru'nun çağdaş bir çalışan intraneti için en iyi seçenek olduğunu görmek için bakın.

Vikiler

Bu web sayfaları, herkesin merkezi bir konumda bilgi yayınlamasına ve saklamasına izin veren kolay kullanımlı işbirlikçi araçlardır. İş belgelerini veya ürün kataloglarını tutmak için iyi yerler olabilirler. Ancak, genellikle yanlış bilgiler içerebildikleri için çoğu zaman açıkça düzenlenebilirler. Ayrıca, bunlar içinde görüntülenen veya kullanılan bilgiyi veya bilgi boşluklarının nerede olduğunu göstermek için optimize edilmemiştir.

Sosyal ağlar

Sosyal ağlar, insanların birbirleriyle bağlantı kurmasına, gruplara katılmasına, bilgi sağlamasına ve ilgilendikleri konuları tartışmasına olanak tanır. Sosyal ağlar, kurumsal bilgiyi etkileyebilir. Bilgi yönetim sistemleri, sosyal ağları tanımlayarak, belgeleyerek ve bilgi transfer ettirerek bilgiyi uygulayabilir.

\\\‍

‍

Knowledge management strategies that drive productivity

Üretkenliği artırmak için üç ana bilgi yönetimi stratejisi vardır:

Bilgi paylaşımını kolay hale getirin

Çalışanların bilgiyi birbirleriyle özgürce paylaştığı, onda tutmadığı bir kültür oluşturun. Bunu, bilginin kolayca bulunabilmesini ve erişilebilir olmasını sağlayan bilgi yönetimi araçlarını uygulayarak gerçekleştirin.

Tekrarlanabilir süreçler oluşturun

Çalışanların önemli bilgileri paylaşırken her seferinde tekerleği yeniden icat etmelerini önlemeyin. Şablonlara ve diğer kolay paylaşılabilir ve düzenlenebilir belgelere güvenmek, bilgi paylaşımını daha etkili ve basit hale getirir.

Bilgi oluşturmayı ödüllendirin

En çok bilgiyi sağlayanları ödüllendirin. Katkıda bulunanları tanıtmayı kolaylaştıran bilgi yönetimi araçlarını uygulamak, daha fazla kişinin bilgi sunmasını teşvik etmeye yardımcı olabilir.

Yüksek kullanımı teşvik edin

Sorular sormak iyidir, ancak çalışanlar bilgi tabanını kontrol etmek yerine cevaplar almak için meslektaşlarını sürekli kesiyorsa, soru sormadan önce KB'yi kontrol etmeleri için nazik hatırlatıcılar oluşturmaya başlayın. Bu sadece onların zamanını değil, genel verimliliği artırır.

Bu stratejiler birlikte, tüm çalışanlar ve bölümler için bilgi erişimini iyileştirir ve şeffaflık ve merak kültürüne yol açar.

Şirketinizin bilgi tabanı sizi daha üretken mi yapıyor - yoksa daha az mı? Bu spektrumda nerede olduğunuzu bulmak için bu kolay akış şemasını takip edin ve sonuçların ne anlama geldiğini keşfedin.

bilgi yönetimi kullanım alanları

İşte en yaygın bilgi yönetimi kullanım alanlarından bazıları:

Çalışan entegrasyonu

Yeni çalışanlar, kuruluşun etkili bir üyesi haline gelmek için çok hızlı bir şekilde birçok bilgiye ihtiyaç duyar. Bir bilgi yönetimi sistemi, herkesin ilk günden aynı sayfada olmasını sağlayarak anında cevaplar sağlayabilir, bu da hızlandırır ve eğitim zamanını kısaltır. Guru'nun çalışan entegrasyonunu hızlandırdığına bakın.

Dahili iletişim ve güncellemeler

İyi bilgi yönetimi, sohbet gürültüsünü azaltarak işbirliğini artırabilir. KM'yi kullanarak soru sormak ve cevaplamak ve güncellemeler sağlamak için ayrılmış bir yer yaratarak, herkesin daha verimli olacağı şekilde herkesin zamanını serbest bırakırsınız. Guru'nun dahili iletişim problemlerine çözüm sunduğuna bakın.

Basitleştirilmiş müşteri hizmetleri

Çünkü müşteri hizmetleri metriklerinden biri bileti tamamlama süresiyse, temsilcilerin ihtiyaç duydukları bilgilere tam olarak ihtiyaç duydukları zaman ve yerde erişim sağlamak, iyi bilgi yönetimini zorunlu kılar. Müşterileri bekletmeyi bırakın veya temsilciler doğru cevabı veren kişiyi arayarak günlerce (veya haftalarca) bileti açık bırakmayı bırakın, bu kişinin onu herkese bir kez sağlamasını sağlayın. Guru'nun markaların en iyi müşteri deneyimlerini yaratmasına nasıl yardımcı olduğuna bakın.

Ürün etkinleştirme

Tüm çalışanları ürününüzdeki en son ve en büyük değişiklikler ve güncellemeler hakkında bilgilendirmek, herkesin erişebileceği basitleştirilmiş bir çözüm gerektirir. Bilgi yönetimi sisteminizin şirket genelinde erişilebilir olması, herkesin neyin ne zaman mevcut olduğunu bildiğinden emin olmak için gereklidir. Guru'nun herkesin ürün gelişiminde uyumlu kalmasına nasıl yardımcı olduğuna bakın.

‍

‍