Bilgi yönetimi bir organizasyon içinde bilgi oluşturma, paylaşma, kullanma ve yönetme sürecidir. Bu kılavuz etkili bilgi yönetiminde yer alan temel unsurları, tipleri, süreçleri ve araçları açıklar-ve nasıl daha akıllı çalışmalar sağlayabileceğini gösterir.

Bilgi Yönetimi Nedir?

Bilgi yönetimi (KM), şirket içinde bilgiyi yakalamanın, dağıtmanın ve etkili bir şekilde kullanmanın yapılandırılmış bir yaklaşımıdır. Kurumsal bilgi, içgörüler ve uzmanlık ihtiyaç duyulduğunda erişilebilir olmasını sağlar. Ayrıca iş hedefleriyle uyumlu güçlü bir bilgi yönetimi stratejisi sağlar.

Bilgi Yönetiminin Temel Yönleri Nelerdir?

KM'nin temel yönlerini anlamak şirketlere öğrenmeyi, yeniliği ve bilinçli karar verme desteğini sağlayan bir çerçeve oluşturmasına yardımcı olur.

• Bilgi yaratma: Araştırma, işbirliği veya deney yoluyla yeni içgörüler üretme. Bu beyin fırtınası oturumlarını, süreç iyileştirmelerini veya Ar-Ge bulgularını içerebilir.
• Bilgi depolama: Bilgiyi güvenli, erişilebilir formatta düzenleme. Örnekler arasında veritabanları, vikiler ve dijital belge depoları bulunmaktadır.
• Bilgi paylaşımı: Bilgiyi organizasyon içindeki diğer kişilere sunma. Bu toplantıları, bilgi tabanlarını, mentorluk veya işbirliği araçlarını içerir.
• Bilgi uygulama: İçgörüleri süreçleri iyileştirmek, problemleri çözmek ve stratejik kararlar almada kullanma. Uygulanan bilgi daha iyi sonuçları ve operasyonel verimliliği destekler.

Bilgi Yönetiminin Türleri

Bir bilginin yakalanma şekline ve yönetilme yöntemlerine bağlı olarak birçok bilgi yönetimi türü vardır.

• Açık bilgi: Paylaşımı kolay olan belgelenmiş bilgi türü, kılavuzlar veya nasıl yapılır rehberleri gibi. Genellikle en kolay saklanıp yayılabilen türdür.
• Belirsiz bilgi: Kişisel uzmanlık, içgörüler veya deneyimlerin zor belgelemesi. Genellikle konuşma yoluyla veya gölgeleme yoluyla aktarılır.
• Gömülü bilgi: Sistemlere, süreçlere veya rutinlere yerleştirilmiş bilgi. Örneğin, bir onboarding iş akışı İK uygulamalarının gömülü bilgisini yansıtır.

Bilgi Yönetimi Süreci Nedir?

Bilgi yönetimi süreci, bilginin yaratıldığıandan kullanıldığına kadar olan yaşam döngüsü boyunca nasıl ele alındığını belirler. Beş ana aşamayı içerir:

• Belirle: Mevcut bilgiyi ve boşlukların nerede olduğunu belirle. Bu, denetimleri, görüşmeleri veya kullanım verilerini içerebilir.
• Kaydet: Bilgiyi paylaşılabilir bir formatta belgele veya topla. Bu, standart işlem prosedürlerini kaydetmeyi veya konu uzmanı girişlerini bir araya getirmeyi içerebilir.
• Düzenle: Bilgiyi kolay bulunabilir olacak şekilde kategorize et ve yapılandır. Sınıflandırmalar, etiketler ve meta veriler, keşfetmeye yardımcı olur.
• Dağıt: Bilgiyi arama araçları, wiki'ler veya hedefli dağıtım aracılığıyla erişilebilir kıl. Etkili dağıtım, doğru kişilerin ihtiyacı olanı bulmalarını sağlar.
• Sürdür: İçerik doğruluğunu ve güncelliğini gözden geçirmeler aracılığıyla koru. Bu, güveni korumaya ve içerik karmaşasını önlemeye yardımcı olur.

Bilgi Yönetimi Uygulamaları Nelerdir?

Bilgi yönetiminin uygulamada nasıl çalıştığını görmek, departmanlar ve endüstriler arasında nasıl işlediğini netleştirir. İşte bazı örnekler:

• Müşteri hizmetleri: Bir bilgi tabanını kullanarak SSS'leri yanıtlama ve sorunları giderme. Bu, bilet hacmini azaltır ve kullanıcıları kendi kendilerine hizmet etmeye yetkin kılar.
• Satış kolaylaştırma: Temsilcilere oyun planları, vaka çalışmaları ve itiraz ele alma kılavuzları sağlama. Bu, onların her konuşmada uyumlu ve kendinden emin olmalarını sağlar.
• İK'e işe alım: Yeni çalışanlara eğitim materyallerine, politikalara ve iç kaynaklara erişim verme. Bu, daha hızlı hızlanmalarına ve daha bağlı hissetmelerine yardımcı olur.
• Mühendislik belgeleri: Mimarlık diyagramlarını, API referanslarını veya kod standartlarını paylaşma. Bu, tutarlılık sağlar ve işe alım süresini azaltır.

Neden Bilgi Yönetimi Önemli?

Etkili BY, bilginin kaybolmasını veya izole edilmesini önler. Değerli görüşlerin, insanlar ayrıldığında veya ekipler değiştiğinde bile muhafaza edilmesini sağlar. Bilgi yönetimi yönetiği'nin temel bir bileşeni olarak, BY, bilginin denetim altında, sorumlulukla ve uyumlulukla yönetilmesini sağlar.

Bilgi yönetimi ayrıca şunları destekler:

• Daha hızlı karar verme: Güvenilir bilgiye erişim, arama yaparken veya tereddüt etmeden harcanan süreyi azaltır.
• Daha iyi işbirliği: Ekipler, uyumlu ve bilgilendirildiklerinde daha etkili çalışabilir.
• Ölçeklenebilir büyüme: Şirketler genişledikçe, BY, yerler veya fonksiyonlar arasında tutarlılık ve kaliteyi korumalarına yardımcı olur.

Bilgi Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Güçlü bir KM programı, organizasyonlara zaman kazandırır, sonuçları iyileştirir ve uzun vadeli büyümeyi destekler.

• Artan verimlilik: Çalışanlar cevap aramak için daha az zaman harcar. Daha fazla uygulamaya odaklanabilir ve bilgi aramakla uğraşmayı azaltabilirler.
• Daha yüksek müşteri memnuniyeti: Tutarsız, doğru bilgi daha iyi hizmete yol açar. Bu, güven oluşturur ve çözüm sürelerini iyileştirir.
• Daha akıllı yenilik: Ekipler, tekerleği yeniden icat etmek yerine var olanı geliştirirler. Bu, daha stratejik bir denemeye yol açar.
• Bilgiyi koruma: Kurumsal bilgi, çalışanlar ayrıldığında kaybolmaz. Bu korunur ve gelecekteki kullanım için aktarılır.
• Tek gerçek kaynak: Merkezi bir merkez, herkesin aynı, güncel bilgilere erişmesini sağlar. Bu, karışıklığı en aza indirir ve ekipler arasında uyumu destekler.

Ne Tür Bilgi Yönetim Sistemleri Örnekleri Var?

Bir McKinsey Global Institute Raporu, sağlam bir bilgi yönetim sisteminin bilgi arama süresini %35'e kadar azaltabileceğini ve kurum genelinde verimliliği %20 ila %25 artırabileceğini göstermektedir. İşte en iyi sistemlerden bazıları:

• Guru: Doğrulanmış bilgiyi Slack ve Chrome gibi araçlara ileten yapay zeka destekli bilgi yönetimi aracı. Bağlam değişimini azaltır ve iş akışında erişimi garanti altına alır.
• Confluence: Belgeleme ve işbirliği için bir ekip alanı. Sık ​​olarak SOP'lar ve çapraz fonksiyonlu projeler için kullanılır.
• SharePoint: Belge depolama, iç siteler ve ekip işbirliği için bir Microsoft platformu. Geniş çapta işletme ortamlarında kullanılır.
• Zendesk Rehberi: Destek talepleriyle entegre olan bir self-servis aracı. Hizmet ekiplerine SSS ve yardım makalelerini yönetmede yardımcı olur.

Bilgi Yönetimi için Kullanım Durumları Nelerdir?

KM kullanım durumları, işletmenin neredeyse her bölümünde bulunur, özellikle hızlı cevapların ve bilgi paylaşımının kritik olduğu yerlerde. 

• Müşteri desteği: Kendi kendine hizmet merkezleri, ajan destek araçları ve iç hata ayıklama belgeleri. Tüm çözüm süresini azaltır.
• Satış ve pazarlama: Merkezi mesajlaşma, ürün bilgisi ve vaka çalışmalarıyla pazarlama ekiplerini etkinleştirme.
• Ürün ve mühendislik: Sistemlerin, yol haritalarının ve standartların belgelenmesi, işbirliğini kolaylaştırır.
• İnsan kaynakları: Çalışan el kitapları, işe alma kılavuzları ve politika belgeleri.

Bilgi Yönetimi En İyi Uygulamaları ve Nasıl Uygulanır

KM'den en iyi şekilde faydalanan şirketlerin uzun vadeli başarıyı destekleyen alışkanlıklar ve sistemler inşa etmeleri gerekir. Başka bir büyüyen trend, içeriğin bakımını otomatik hale getirmek ve arama deneyimlerini artırmak için AI'ın bilgi yönetimine entegrasyonudur. Takip edilmesi gereken en iyi uygulamalar şunlardır:

• Bilgiye erişilebilirlik sağlayın: Bilgiyi günlük iş akışlarına gömün, yalnızca statik portalara değil. Cevapları Slack'e, Chrome'a veya işin gerçekleştiği herhangi bir yere getiren araçları kullanın.
• İçeriği güncel tutun: İnceleme periyotlarını belirleyin ve eski veya yinelenen içeriği işaretlemek için AI'ı kullanın. Bilgiye olan güven doğruluktan kaynaklanır.
• Paylaşım kültürü oluşturun: Katkıda bulunanları tanıyın ve uzmanların uzmanlıklarını belgelemeleri için yetkilendirin. Bu, KM'yi bir ekip çabası haline getirir.
• Kullanımı izleyin ve optimize edin: Bir içeriğin ne kadar kullanıldığını, arandığını veya görmezden gelindiğini görmek için analizleri kullanın. Bu, boşlukları belirlemeye ve güncellemeleri bilgilendirmeye yardımcı olur.
• Küçük başlayın, akıllıca ölçeklendirin: Her şeyi aynı anda belgelemeye çalışmayın. Yüksek etkili içeriklere odaklanın ve buradan büyüyün.

Sonuçlar

Bilgi yönetimi, organizasyonların daha zeki çalışmasına olanak tanır. Daha hızlı entegrasyondan daha az tekrarlanan hatalara, güçlü bir bilgi yönetimi stratejisi, bilginin en çok ihtiyaç duyulduğu yer ve zamanda akmasını sağlar.

AI destekli bilgi yönetiminin ekibinizi nasıl destekleyebileceğini görmek mi istiyorsunuz? Demo videomuzu izleyin ve Gurunuzun güvenilir yanıtların ekibinizin çalıştığı yerde nasıl buluşabileceğini öğrenin.

‍

‍