גלו חלק מהתוכנות הטובות ביותר לבסיס ידע שקיימות כיום בשוק במאמר נוח זה.

האם אתה יודע שעובדי הידע עדיין מבלים 19% מהזמן שלהם בחיפוש ואיסוף מידע? באמת יושבת, זו לא דרך מאוד יעילה לעקוב אחר כלל הידע שברשות החברה. 

כדי לפתוח את הפוטנציאל המלא של הידע הארגוני שלך, עליך להשתמש בכלי הנכון. 

נכנס... תוכנת בסיס הידע. עם פתרון כזה, תוכל לשפר את היצוג בחיפוש, תוכל לעורר ביצועיות, ותיזע את תרבות השיתוף. 

יש בעיה קטנה אחת, אך: איך לבחור את התוכנה המושלמת עבור צרכיך המיוחדים?

המדריך הזה מכיל את כל התשובות שחיפשת. זה כולל הכל ממה תוכנת בסיס הידע היא ועד טיפים לבחירה של הטובה ביותר עבור עסק שלך.

\

‍

מה זה תוכנה לבסיס ידע?

תוכנת בסיס הידע היא הספרייה הדיגיטלית של החברה על המוצרים, השירותים שלה או התהליכים הפנימיים שלה.

המטרה שלה היא לשמור על כל הידע העסקי שלך מאורגן. לקוחות ועובדים ימצאו בקלות מה שצריכים בעצמם. בלי צורך לפנות לחברי צוות אחרים או לצוות התמיכה שלך. 

מחסן עצמי זה מכיל מידע רלוונטי כמו מדריכים, ויקי, שאלות נפוצות (FAQs), או מדיניות חברה. אך אפשר גם להשתמש בו עבור הערות אישיות או לעקוב אחר משוב הלקוחות ותלונותיהם. 

תוצאת כך, תשפר חוויות לקוח, תעלה בשיתוף צוות ויציבת עבודה, ותורמת להון עלויות התמיכה.

כעת, סביר להניח, 'כיצד בדיוק זה עובד?' 

אל תתפלא; נראה לך!

‍

כיצד בסיסי הידע פועלים?

בסיסי ידע פועלים כמאגר מרכזי של מידע מובנה לנתוני העסק, העובדות, והקבצים שלך. 

כלי אלה שומרים, מארגנים ואחזירים את הידע בעסק, מובילים בצורה מופקרת לשיפור היצריות ולקבלת החלטות מהירות. 

בגדל קול, בסיסי הידע עוזרים עם: 

• איסוף נתונים — פתרון בסיס ידע אוסף נתונים רלוונטיים מכל מקורות המידע המנותקים שלך. כפי שכוללים מסמכים, דואר אלקטרוני, היסטוריית צ'אט, וכו'. 
• מבנה — בסיסי ידע אינם רק על איסוף נתונים. הם גם מארגנים את הידע שלך לפי קטגוריות שונות, נושאים או תחומים, בהתאם להעדפותיך. 
• /or">מכסה — מאחר ובסיס הידע שומר ומארגן את הנתונים, תהיה לך גישה קלה יותר אליהם. על ידי שימוש בשאילתות חיפוש וקריטריונים מוגדרים מראש, אפשר לאכסן בקלות את המידע שחיפשו, תמיד שיצרנו שימוש בו. 

ישנם שני סוגי בסיסי ידע: פנימיים וחיצוניים.

בסיסי ידע פנימיים מיועדים רק לשימוש העובדים שלך. הם משמשים כ'חנות כללית' למשאבייך. כל מי מהחברה שלך יכול לחפש את המידע שהם צריכים לביצוע משימותיהם.

בסיסי ידע חיצוניים, ברקע מוכרים בשם בסיסי ידע שירות לקוחות, מיועדים לציבור בכלל. הם בדרך כלל מספקים מידע הנוגע למוצרים שלך, אך יכולים גם לכלול שאלות נפוצות, מדריכים למשתמשים או מאמרים מועילים.

‍

כעת אתה מרגיש ביטחון יותר עכשיו שאתה יודע איך בסיסי ידע פועלים. עדיין, האם זה שווה את המאמץ?

קרא כדי לגלות. 

‍

מהן היתרונות של תוכנת מערכת בסיס ידע?

תוכנת מערכת בסיס ידע שימושית משום שהיא חוסכת לחברה שלך את הרבה זמן. סוכני התמיכה שלך מפסיקים לענות על אותן שאלות (לדוגמה, על מחיר המוצר שלך). במקום זאת, הם יכולים להתמקד בבעיות לקוחות מורכבות. 

כתוצאה מכך, מערכת הידע הנכונה יכולה להביא ליתרונות הבאים: 

• שבי הלקוחות מגיע: הלקוחות שלך יקבלו את המידע שהם צריכים 24/7, אפילו כאשר אתם מחוץ לשעות הפעילות. 
• קידום הוצאות: שימוש בשיחות אוטומטיות משתלבות יכול לטפל בשאלות הלקוח הבסיסיות ביותר. לכן אין צורך לגייס עוד אנשים כדי לעשות את העבודה. 
• שיתוף פעולה יעיל יותר: לסוכנים שלך יהיה גישה קלה למידע רלוונטי, שמאפשר להם לתקשר ולשתף פעולה בצורה יותר יעילה. 
• אימונים טובים יותר לעובדים: כתבי בסיס ידע זמינים בלחיצה עלת. צוותך תמיד יכול לגשת לחומרים שימושיים לתשובות מהירות. 
• חיסכון בזמן: בסיס ידע שירות עצמי משחרר את הזמן של צוותך והם יתמקדו יותר בספק שירות לקוחות בלתי נשפך. 

אך מה מהי בסיסי ידע טוב?

הוא חייב להכיל תכונות מפתח, אז בוא נדבר עליהם אחרי כך. 

‍

מהן התכונות המרכזיות שמערכת מאגר הידע צריכה להיות ברשותה?

בין אם פנימי או חיצוני, תוכנת בסיס ידע צריכה לשפר את חיי הצוות שלך, לא לתת להם כאבי ראש. אך נוחות השימוש היא רק אחת מתכונותיה החשובות ביותר של בסיסי הידע. יש המון אחרות שיש לזכור בעת ביקורת תוכנת מערכת מאגר הידע.

צפה: 

• סיוע מוצרי AI: רוב תוכנות בסיס ידע מודרניות נוהגות להשתמש בעצם של AI ליצירת תוכן ולסיכום נושאים מורכבים. ישנם אנשים שעשויים להיות מודאגים לגבי דיוק תוכן AI או לבטיחות ואבטחת הנתונים שלך. עם זאת, יימרת חיפוש מופעל בעזרת AI יכול לשפר באופן משמעותי את שיתוף הידע שלך. 
• בונה ועורך תוכן: ‍AI יכול לעזור לך ליצור תוכן במהירות, אך עדיין נדרשת נגיעה אנושית כדי להפוך אותו ל'וואו' הבסיסי ידע הרצוי צריך להיות מורכב מעורך תוכן או תבניות מוכנות שמקלות על יצירת תוכן. 
• שילובי אפליקציות: הצוות שלך משתמש במאות כלים מדי יום; הוספת עוד כלי על גבי זה רק עשוי לעצור את הזרימה שלך. חשוב למצוא כלים לבסיס ידע שמשתלבים בקלות עם מגוון רחב של אפליקציות כמו Slack, Salesforce, או פתרונות לניהול פרוייקטים אחרים שאתה משתמש בהם באופן יומי. 

\

• ניתוחים והרשאות: כלי לבסיס ידע צריך לכלול ניתוחים חזקים ויכולות דיווח יעילות. הם עוזרים לך לראות מה הצוות שלך מחפש או איך הם משתמשים בתוכן. בנוסף, בחר פלטפורמה שמציעה הרשאות משתמש כדי לשמור על הנתונים הרגישים פרטיים ובטוחים. 
• מנוע חיפוש יעיל: פתרון לבסיס ידע אינו שלם בלעדי פונקציות חיפוש. הכלי שנבחר צריך להשתמש באלגוריתם מתקדם כדי למתן למשתמשים את המידע הנכון, גם אם ישנם מילים שכתובות בצורה לא נכונה, ביטויים שגויים וכו'. 

חיפשנו בכל מקום אחר את הכלים שעומדים בכל הדרישות הללו. בוא נבדוק כעת את חלק מהכלים הטובים ביותר לבסיס ידע לשירות עצמי הזמינים בשוק. 🔍

\

\

10 מתוך הכלים הטובים ביותר לבסיס ידע ב-2025

האם אכן נדרש כלי מאגר ידע? 

עד כה, טיפלת בתוכן שלך לבד והכל התקדם בצורה טובה. אבל, לפי מקינזי, חברות רבות מצאו כי תהליך ניהול ידע טוב עשוי להגביר את הפרודוקטיביות שלהם עד ב-25%. 

אם ברצונך לחוות את אותו דבר, כדאי להביט ברשימה הבאה. אולי תמצא משהו שאתה אוהב. 

1. גורו

גורו הוא שלושת הדברים בבת אחת: חיפוש ידע בחברה מובילה מופעלת על ידי AI, פלטפורמה לאינטרנט וויקי. היא משלבת בצורה בלתי מורגשת בין הכוח האדםי והמונה להנפיק וליצור תוכן הופך להיות פעולה פשוטה. 

מה ש-Guru עושה בצורה הטובה ביותר היא שילוב עם כל הכלים שאתה משתמש בהם יומיות כדי שתוכל להתמקד במשימה שעל הפרק. באמצעות כך, הצוות שלך פועל ללא הפרעות על ידי נשארות באותה כרטיסיה, קבוצת צ'אט או תהליך דוא''ל. 

האינטגרציות הפופולריות של גורו כוללות Google Chrome, Slack, BambooHR ועוד. 

הכלי המופעל ב-AI גם מספק לך את כל התשובות שאתה צריך במהירות וביעילות. 

באיזו מהירות?

בדוק את זה:

\

גורו עוזר לך למצוא את המידע הנכון בכל האפליקציות שלך ולזהות ידע כפול או פרצות. בנוסף, יש לו כלי שיתוף שאינטואיטיבי שניתן להשתמש בו כדי ליצור ולעדכן את הידע שלך בזמן אמת. 

עם Guru, אתה עוזב את הגלישה האינסופית והחיפוש בכלים נפרדים בלתי נגמר; הכל כעת בקרבת ידך. 

למד עוד על Guru על ידי צפייה בסרטון הדמו בדמנד שלנו on-demand demo video!

\

2. Document360

Document360 היא כלי תוכנת מסד נתונים בחינם ליצירת תוכן כגון SOPs, ויקי, הוראות כלי API ומדריכי משתמש.

יש לו ממשק ידידותי למשתמש, עם פאנל שליטה אינטרקטיבי שקל להבנה. ל-Document360 יש גם תכונת תגובה מהימנה שמאפשרת תקשורת יותר טובה בין הצוותות שלך ותהליך ביקורת דינאמי יותר. 

מקור: G2

\

עם Document360, אתה יכול ליצור מאגר ידע גולש וחיצוני דרך עורך markdown או WYSIWYG. המוצר מטרתו לוודא שלקוחות יהיו להם חוויית לקוח טובה באופן כללי על ידי יצירת תיעוד מוצר מועיל ודפי שאלות נפוצות.

\

Document360 משתלבת עם Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams ועוד. 

\

3. Helpjuice

Helpjuice מציע כלי לניהול ידע המתאים למנהלי מכירות/שיווק, צוותי תמיכה לקוחות, ומפתחי מוצרים. 

מה שמעניין ב־Helpjuice הוא היכולת להתאמה אישית שלו. אם אתה עוקב אחר כללי המותג שלך, פתרון בסיס זה יכול לעזור לך לעמוד בתקנים עם תבניות וערכות עיצוב מרובות. באפשרותך להתאים אישית כל אחת מהן עם הצבעים והלוגו שלך. 

ל־Helpjuice יש גם חיפוש דומה לגוגל שמעדכן בשטחים נוכחיים, מבוסס על טרנדים נוכחיים וניתוח נתונים חזק שמאפשר לך לראות אילו מאמרים זקוקים לשיפור, מה אנשים צריכים ממך, וכו'. 

מקור: Capterra

\

היא משתלבת עם כלים כמו Zapier, Google Chrome, Salesforce ו־Slack, כך שתוכל לגשת אליה מכל מקום שבו אתה עובד. 

\

4. Zendesk

Zendesk משלבת את הכוח של בסיס מידע למערכת ותוכנה לעמדת שירות לקוחות אל מערכת אחת. 

זו פלטפורמה ששומרת על תוכן רלוונטי, ממלאת חריצי ידע, ונותנת תובנות לגבי מה שלקוחות מחפשים. מעבר לכך, זוכה לעזרתך לנהל יותר כרטיסי תמיכה באופן מקצועי, מה שמביא לגיוס ושימור במעורבות. 

מקור: G2

\

אך Zendesk מתאימה גם לשיפור תקשורת פנימית, מביאה את הידע לכולם המעורבים בחברה. 

עם המופעל AI של Zendesk, תוכל לכתוב מאמרים חדשים, לשדרג את התוכן שלך לטובת נגישות טובה יותר, ולחשוב על תגובות לשאילתות של לקוחות.

‍

כלי זה משתלב עם מגוון אפליקציות פופולריות כמו Jira, Slack, Tymeshift Workforce, וכו'. 

‍

5. Slite

Slite היא כלי בסיס ידע שמארגן את המסמכים החשובים ביותר שלך ועוזר לך להגיע אליהם כשצריך אותם הכי. 

הצוות שלך יכול לשאוב מידע כלשהו — ממדריכי הקניין הראשוני עד הערות — מבלי לבזבז זמן בחיפושים אחר מה שצריך להם. Slite מסדרת את הקבצים שלך לפי ערוץ, אך גם יש לה תבניות שיעזרו לך להתחיל. 

מקור: G2

‍

Slite מציעה עורך עם יכולות בסיסיות, הנותן לך אפשרות להוסיף תמונות או וידאו, להוסיף אמוג'ים או ציטוטים, ולהטביע קטעי קוד. תקבל את הכלים הנדרשים כדי להעניק לבסיס הידע שלך קמט מהאישיות.

‍

מעבר לכך, Slite מביא את ידע הצוות שלך לכלי העבודה המועדפים עליך, כמו Miro, Google Drive, Loom, או YouTube.

‍

6. Bloomfire

Bloomfire היא פתרון לניהול ידע מבוסס ענן שמטפל בידע הארגוני של החברה שלך.

בין אם נמצאים, כל עובד יכול למצוא את החומר שיצטרך לבצע את משימותיו. מאחר ו־Bloomfire מאינדקסת את כל המילים מהקבצים שלך, כולל הקלטות אודיו, הקבוצה שלך תוכל לגשת למסמכים בקלות יותר.  

מקור: G2

‍

זה מאפשר לך לקבל החלטות עסקיות טובות יותר תוך שזירת תרבות של שיתוף פעולה. עוד, Bloomfire מציעה שפות, כולל Box, מיקרוסופט טים, ו־Google Drive. 

‍

Bloomfire מאפשרת לך להעלות את התוכן שלך ישירות למרחב העבודה, ללא קשר לפורמט (PDFs, וידאו, מצגות, וכו'). אך תוכל גם להשתמש בעורך הפנימי שלה כדי ליצור תוכן חדש מההתחלה. 

‍

7. Help Scout

Help Scout היא תוכנת שולחן עזר מהלב. אך היא יכולה לשמש כמרכז תמיכה פעיל תמיד שמפחית זמן לקבוצתך ומשפר חוויית משתמש.

מקור: G2

‍

כלי זה משמר את ניהול התוכן פשוט על ידי מענה לשאלות של הלקוחות, עונה או לילה. גם כאן קל להתקין מאחר שאין צורך בקוד.

Help Scout מביאה לשולחן אפשרויות ההתאמה הרבות שיעשו את הוידג'ט שלך לשלך. ויותר מזה, תוכל להגביל מי רואה את התוכן שלך ומי מורשה לפעול איתו, כדי לשמור על מידע שלך בטוח.

תוכל להביא את הקבצים שלך לאחריות לקהל שלך דרך הכלים שאתה אוהב, כגון Shopify, Mailchimp, FreshBooks, או Slack. 

‍

8. Notion

Notion היא מרחב עבודה מחובר שבו צוותים של גדלים שונים מרכזים את הידע שלהם. 

Notion מסדרת את תוכן שלך דרך ארגון גרירה-וזריקה, מה שאומר שכל אחד יכול להגיע ולעדכן את הדף בלי צורך בידע טכני. בנוסף, ל- Notion יש שולחן צד שמאפשר לך לארגן ולהתאים את הידע שלך בקלות לגישה קלה.

פלטפורמה זו גם מצוידת בפונקציות חיפוש שמאפשרות לך למצוא במהירות את מה שאתה מחפש. מאחר ש-Notion שומרת הכל מעודכן, בלתי תלוי כמה אתה מתרחב, תהיה לך תוכן רענן זמין בצורה מיידית.

מקור: G2

‍

Notion היא נגד מערכות הפעלה; זו הסיבה שהיא משתלבת עם הרבה כלים כגון Slack, Figma, Amplitude, או GitHub.

‍

9. Nuclino

Nuclino יכולה להיות ה"יקוה" של כל הידע הארגוני שלך. הוא מביא את הפתקים, הקבצים והפרויקטים שלך לפלטפורמה יחידה, ללא צורך בהחלפת הקשר.

יש לה ממשק אינטואיטיבי, כך שאין צורך בתואר בטכנולוגיה כדי להשתמש בכלי זה. תהנה גם מפקודות markdown, הטמעת מדיה, והיסטוריית גרסאות לתיעוד נוח של הכל.

הוויקי של Nuclino משמר את הידע שלך מאורגן, מאפשר לך לסיווג ולמבנה את התוכן שלך כפי שתרצה, לכל צוות ונושא. השתמש בקישורים פנימיים, משרדים עבודה ציבוריים ופרטיים, ושדות מותאמים אישית כדי לשמור על סדר מסודר של הקבצים שלך.

מקור: G2

‍

Nuclino עובד מאוד טוב עם כל האפליקציות האהובות עליך: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, ועוד.

‍

10. Confluence

הכלי האחרון שלנו הוא Confluence, מרחב עבודה פתוח ומשותף שמאפשר לך ליצור בסיס ידע עצמי לתיעוד פנימי.

מקור: G2

‍

פתרון זה נחפש לחיפוש מלא. Confluence מציע פונקציות חיפוש מתקדמות, תוויות, ועצים תוכן שמסייעים לצוותים שלך למצוא מה שהם צריכים בלי לאבד זמן.

‍

Confluence נותן יד כאשר מדובר ביצירת התוכן הממשי. ניתן להשתמש בלוח ריק כדי לרשום את המחשבות שלך, אך תקבל גם מעל 75 תבניות להתאמה אישית לבניית בסיס הידע שלך. 

ניתן לחבר את Confluence עם חבילת Atlassian או לגלוש בשוק שלו למציאת האפליקציות שתרצה (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, ועוד).

‍

איך לבחור את פלטפורמת בסיס הידע הטובה ביותר

יש הרבה פלטפורמות ניהול ידע טובות סביב, מוכנות לשרת אותך. אך קשה להחליט איזו מתוך התבניות היא הנכונה עבורך, במיוחד אם אינך יודע מה לחפש. אולי עדיין אינך בטוח אם זקוק לכך בכלל. 

האם סטטיסטיקה זו יכולה לשנות את דעתך?

91% מהלקוחות היו משתמשים בבסיס ידע מקוון אם הוא מותאם לצרכיהם. כלומר, לא נחוץ לוותר על הכלי הראשון שאתה רואה. 

בחיפוש שלך אחר הקידוש הקדוש, חשוב לזכור את הגורמים העיקריים הבאים.

• אינטגרציות: התוכנה לניהול ידע שתבחר צריכה להתחבר בקלות לכלים אחרים בזרימת העבודה שלך. חשוב שלא תחליף אפליקציות כאשר אתה מחפש קובץ ושיש לך גישה קלה לתשובות שחיפשת. 
• נוחות בשימוש: בדוק כמה קל לשמור על בסיס הידע שלך. בחר כלי שיפשט את תהליך ההחלפה כך שתוכל להפעיל את האפליקציה במהירות. 
• עלות כוללת של הבעלות: שאלה זו מעירה “האם אקבל את הערך שלי עם הכלי הזה?” בעת שיקול אפשרויותיך, בחר כלי שאינו דורש המון הדרכה לעובדים וקל להתקנה ותחזוקה כך שתקבלהתשואה מהירה על ההשקעה שלך. 
• גמישות: הכלי שתבחר צריך להיות מועיל לבסיסי ידע פנימיים וחיצוניים כאחד. הגמישות צריכה גם להבטיח את העצמה עם כלים אחרים ולזנוח לאורך הזמן יחד עם החברה שלך. 

‍

• אבטחה: בסיסי הידע עובדים עם נתונים רגישים. לכן מומלץ בחום לבחור כלי שיש לו תעודות הסכמה עדכניות ושמציית לחוקי ולהגבלות התעשייה, כך תמנע מצבים בלתי נעימים. 

‍

‍

סיכום

בחירת התוכנה הטובה ביותר לבסיס הידע של עסקך הגדול או הקטן לא צריכה להרגיש כמו מסע ארוך וקשה. כן, זו החלטה ענקית, אחת שדורשת חשיבה ותכנון זהיר, אך מדריך זה נותן לך את הטיפים המושלמים להקל על תהליך כולו. 

תזכורת: עשה את שיעורי הבית שלך נכון, הבנה את צרכיך, ותמצא את הפתרון העונה על כל הדרישות שלך בזמן מהר ביותר. 

‍