Дізнайтеся про деякі з найкращих програмних рішень баз знань, які наразі доступні на ринку у цій зручній статті.

Чи ви знали, що працівники-інтелектуали все ще витрачають 19% свого часу на пошук та збір інформації? Правду кажучи, це не дуже ефективний спосіб відстеження усіх знань, якими володіє компанія. 

Щоб розкрити повний потенціал знань вашої організації, вам потрібний потрібний інструмент. 

Увійдіть... програмне забезпечення бази знань. З таким рішенням ви можете підвищити продуктивність, покращити видимість пошуку та сприяти культурі співпраці. 

Однак є одна невелика проблема: як вибрати відповідне програмне забезпечення для конкретних потреб?

Цей посібник містить усі відповіді, які ви шукаєте. Він розгляне усе, від того, що таке програмне забезпечення бази знань, до порад по вибору найкращого для вашого бізнесу.

Примітка:  Цей блоговий пост був оновлений востаннє 4 березня 2025 року.

‍

Що таке програмне забезпечення баз знань?

Програмне забезпечення бази знань - це цифрова бібліотека компанії з інформацією про її продукти, послуги або внутрішні процеси.

Його перевага полягає в тому, що всі ваші знання компанії організовані. Клієнти та співробітники легко знайдуть все необхідне самостійно. Не докладаючи зусиль для звернення до інших членів команди або вашої служби підтримки клієнтів. 

Цей самообслуговувальний склад містить важливу інформацію, таку як навчальні матеріали, вікі, часто запитувані запитання (FAQ) або політику компанії. Але ви також можете використовувати його для особистих нотаток або відстеження відгуків та скарг клієнтів. 

Як результат, ви покращуєте взаємодію з клієнтами, збільшуєте співпрацю та продуктивність команди, і скорочуєте витрати на підтримку.

Можливо, ви вже думаєте: ‘Як він саме працює?’ 

Не думайте більше; ми покажемо вам!

‍

Як працюють бази знань?

Центральний репозиторій структурованої інформації для даних, фактів і файлів вашого бізнесу. 

Ці інструменти зберігають, організовують і відновлюють знання компанії, що ефективно призводить до збільшення продуктивності та пришвидшення процесів прийняття рішень. 

У кінцевому підсумку бази знань допомагають в: 

• Збір даних — Рішення бази знань збирає відповідні дані з усіх ваших відключених джерел. Це включає документи, електронні листи, історію чатів та інше. 
• Структурування — Бази знань не тільки про збір даних. Вони також організовують ваші знання за різними категоріями, темами або доменами, залежно від ваших уподобань. 
• Індексація — Оскільки база знань зберігає і організовує дані, вам буде легше з ними працювати. За допомогою пошукових запитів та попередньо визначених критеріїв кожен може швидко знайти інформацію, яку вони шукають, коли завгодно. 

Існують два основних типи баз знань: внутрішні та зовнішні.

Внутрішні бази знань призначені виключно для використання вашими співробітниками. Вони служать як «загальний магазин» для ваших ресурсів. Будь-хто з вашої компанії може шукати інформацію, яку їм потрібно для виконання їхніх обов'язків.

Зовнішні бази знань, також відомі як бази знань для обслуговування клієнтів, призначені тільки для широкого загалу. Зазвичай вони надають інформацію, пов'язану з вашими продуктами, але також можуть містити ПЗП, посібники користувача або корисні статті.

‍

Ви починаєте відчувати себе впевненіше, зараз, коли знаєте, як працюють бази знань. Але чи варто вони зусилля?

Продовжуйте читати, щоб дізнатися. 

‍

Які переваги використання програмного забезпечення бази знань?

Програмне забезпечення бази знань корисне тим, що заощаджує членам вашої команди багато часу. Ваші агенти підтримки припиняють відповідати на одні й ті ж питання (наприклад, про цінову політику вашого продукту). Замість цього вони можуть зосередитися на складніших проблемах клієнтів. 

В результаті правильна база знань може призвести до наступних переваг: 

• Збільшення задоволеності клієнтів: Ваші клієнти отримають необхідну інформацію цілодобово, навіть коли ви не на зв'язку. 
• Зменшення витрат: Інтегрований чат-бот може вирішити найбільш базові питання клієнтів. Тому вам не потрібно наймати більше людей на цю роботу. 
• Ефективніша співпраця: Ваші агенти матимуть легкий доступ до відповідної інформації, що дозволяє їм спілкуватися та співпрацювати більш ефективно. 
• Краща підготовка співробітників: Статті бази знань віддалені всього кілька клацань. Ваш персонал завжди матиме доступ до корисних матеріалів для швидких відповідей. 
• Економія часу: Самообслуговування бази знань вивільняє час вашої команди, і вони будуть більше акцентувати на наданні неперевершеної обслуговування клієнтів. 

Але що робить базу знань хорошою?

Вона повинна мати деякі ключові функції, тому давайте наступні. 

‍

Які ключові функції повинне мати програмне забезпечення бази знань?

Незалежно від того, зовнішній чи внутрішній, програмне забезпечення баз знань повинно спрощувати життя вашої команди, а не приносити їм головний біль. Але простота використання - лише одна з найважливіших функцій цього інструменту найважливіші функції. Є ще багато інших аспектів, які потрібно враховувати при оцінці програмного забезпечення бази знань.

Подивіться: 

• Допомога змісту штучного інтелекту: Більшість сучасного програмного забезпечення баз знань використовує потужність штучного інтелекту для створення контенту й узагальнення складних тем. Деякі люди можуть мати побоювання стосовно точності вмісту ШШІ або безпеки та конфіденційності ваших даних. Однак функціональність пошуку, підтримана штучним інтелектом, значно покращує вашу поділ знань. 
• Будівельник і редактор контенту: Генеративний штучний інтелект може допомогти вам швидко створювати контент, але все ще потребує людського втручання, щоб зробити його «Вау» Ваша бажана база знань повинна мати редактор контенту або готові шаблони, що полегшують створення контенту. 
• Інтеграції додатків: Ваша команда використовує сотні інструментів щоденно; додавання ще одного може тільки ускладнити ваш робочий процес. Важливо шукати інструменти баз знань, що легко інтегруються з широким спектром додатків, таких, як Slack, Salesforce чи інші рішення управління проектами, які ви використовуєте щоденно. 

‍

• Аналітика та дозволи: Інструмент бази знань має мати потужні можливості аналітики та звітності. Вони допомагають вам побачити, за що ваша команда шукає або як вони використовують контент. Крім того, оберіть платформу, яка має дозволи користувачів для збереження конфіденційних даних в приватному та безпечному режимі. 
• Ефективний пошуковий двигун: Рішення бази знань не може бути повним без функціональності пошуку. Обране знаряддя повинно використовувати передовий алгоритм для надання користувачам правильної інформації, навіть якщо є помилкові слова, невірні фрази тощо. 

Ми шукали всюди інструменти, які задовольняють всі ці умови. Давайте розглянемо деякі з кращих інструментів бази знань самообслуговування, доступних на ринку. 🔍

‍

‍

10 з кращих інструментів бази знань у 2025 році

Чи справді вам потрібен інструмент бази знань? 

До цього часу ви керували своїм контентом самостійно, і все вийшло добре. But, за даними McKinsey, багато компаній виявили, що кращий процес управління знаннями збільшує їх продуктивність до 25%. 

Тож, якщо ви хочете випробувати те ж саме, подивіться наступний список. Можливо, ви знайдете щось, що вам сподобається.

1. Гуру

Гуру - це три речі в одному: пошук компанійних знань на основі ШШІ, внутрішня платформа та вікі. Він безперервно поєднує штучний інтелект з людською силою, щоб управляти та створювати вміст став легким як горішок. 

What Guru does best is інтегрується з усіма інструментами, які ви використовуєте щоденно так, щоб ви могли зосередитися на практичній справі. Таким чином, ваша команда працює без будь-яких перешкод, залишаючись в тому ж вкладці, групі чату або ланцюжку електронних листів. 

Популярні інтеграції Гуру включають Google Chrome, Slack, BambooHR та багато іншого. 

Цей інструмент на основі штучного інтелекту також дозволяє отримати всі необхідні відповіді швидко й ефективно. 

Наскільки швидко?

Перевірте це:

‍

Гуру допомагає вам знайти потрібну інформацію на всіх ваших додатках та виявити дубльовані знання або прогалини. Крім цього, в нього є інтуїтивні засоби спільної роботи, які ви можете використовувати для створення і оновлення своїх знань в реальному часі. 

З Guru ви залишаєте позаду безкінечне прокручування та пошук серед безлічі окремих інструментів; тепер все під рукою.

Дізнайтеся більше про Guru, переглянувши наш відео вимагання на вимогу!

‍

2. Document360

Document360 - це безкоштовний інструмент програмного забезпечення бази знань для створення вмісту, такого як SOPs, вікі, документація API та посібники користувача.

Він має простий інтерфейс інтерактивної панелі, яку легко зрозуміти. У Document360 є також можливість вбудованих коментарів, яка дозволяє краще спілкуватися між вашими командами та динамічний процес перегляду. 

Джерело: G2

‍

З Document360 ви можете створити як внутрішню, так і зовнішню базу знань для клієнтів за допомогою редактора markdown або WYSIWYG. Цей продукт спрямований на забезпечення того, щоб ваші клієнти завжди мали загалом хороший досвід, створюючи корисну документацію продукту та сторінки ПЗП. 

‍

Document360 інтегрується з Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams та іншими. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice пропонує інструмент управління знаннями для менеджерів з продажів/маркетингу, команд підтримки клієнтів та розробників продуктів. 

Те, що приваблює в Helpjuice, це його можливість налаштування. Якщо ви дотримуєтеся строгих брендових правил, це рішення бази знань може допомогти вам відповідати вимогам за допомогою кількох власноруч створених шаблонів та тем. Ви можете персоналізувати кожен з них власними кольорами та логотипом. 

У Helpjuice також є пошук, схожий на Google, який постійно оновлюється, базуючись на поточних тенденціях та потужній аналітиці, що дозволяє вам бачити, які статті потребують вдосконалення, чого люди потребують від вас, і т. д. 

Джерело: Capterra

‍

Він інтегрується з такими інструментами, як Zapier, Google Chrome, Salesforce та Slack, щоб ви могли отримати доступ до нього де б ви не працювали. 

‍

4. Zendesk

Zendesk поєднує в собі потужну базу знань для ІТ та програмне забезпечення для обслуговування клієнтів в одному рішенні. 

Це платформа, що допомагає зберігати актуальний контент, заповнює прогалини в знаннях та дає погляд на те, що клієнти шукають. Більше того, воно допомагає вашим агентам обробляти більше квитків в службу підтримки клієнтів, що в свою чергу підвищує залучення та утримання. 

Джерело: G2

‍

Але Zendesk також підходить для поліпшення внутрішнього спілкування, роблячи знання доступним для будь-якого співробітника компанії. 

За допомогою генеративного штучного інтелекту Zendesk ви можете писати нові статті, переглядати ваш контент для кращого зазначення та придумувати відповіді на запитання клієнтів.

‍

Цей інструмент інтегрується з кількома популярними додатками, такими як Jira, Slack, Tymeshift Workforce, тощо. 

‍

5. Slite

Slite – це інструмент бази знань, який організовує ваші найважливіші документи та допомагає вам знайти ваші файли, коли вам це найбільше потрібно. 

Ваша команда може отримати будь-яку інформацію — від посібників з онбордингу до нотаток — без втрати часу на пошук того, що їм потрібно. Slite сортує ваші файли за каналами, але також має шаблони, що допоможуть вам почати. 

Джерело: G2

‍

Slite пропонує редактор з базовими можливостями, який дозволяє вставляти зображення або відео, додавати емодзі або цитати, а також вставляти фрагменти коду. Ви отримаєте необхідні інструменти, щоб надати вашій базі знань трохи особистісності. 

‍

Крім того, Slite приводить знання вашої команди до ваших улюблених інструментів, таких як Miro, Google Drive, Loom або YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire є хмарним рішенням управління знаннями, яке дбає про організаційні знання вашої компанії. 

Незалежно від їх місцезнаходження, кожен співробітник може знайти матеріали, які їм потрібні для виконання роботи. Оскільки Bloomfire індексує кожне слово з ваших файлів, навіть аудіозаписи, ваша команда буде легше мати доступ до документів.  

Джерело: G2

‍

Це дозволяє вам приймати кращі бізнес-рішення, сприяючи культурі співпраці. Крім того, Bloomfire має багато інтеграцій, включаючи Box, Microsoft Teams та Google Drive. 

‍

Bloomfire дозволяє вам завантажувати свій вміст безпосередньо в робоче просторище, незалежно від формату (PDF, відео, слайди тощо). Але ви також можете використовувати його вбудований редактор, щоб створювати новий вміст з нуля. 

‍

7. Допомога Скаут

Help Scout - це програмне забезпечення служби підтримки в серці. Але воно може діяти як центр підтрими підтримки, що заощаджує час вашої команди та покращує досвід користувачів.

Джерело: G2

‍

Цей інструмент спрощує управління контентом, надаючи вам організаційні та автоматизаційні інструменти, необхідні для відповідання на питання клієнтів день чи ніч. Також легко налаштувати, оскільки не потребує жодного коду. 

Help Scout пропонує багато налаштувань, що зроблять віджет унікальним. Крім того, ви можете обмежити, хто бачить ваш вміст, і кому дозволено взаємодіяти з ним, щоб зберегти ваші дані в безпеці. 

Ви можете привести свої файли перед своїми клієнтами за допомогою улюблених вами інструментів, таких як Shopify, Mailchimp, FreshBooks або Slack. 

‍

8. Поняття

Notion - це з'єднаний робочий простір, в якому команди будь-якого розміру централізують свої знання. 

Notion приводить ваш вміст до ладу за допомогою організації перетягуванням, що означає, що будь-хто може прийти та оновити сторінку без будь-якої технічної експертизи. Крім того, у Notion є бічна панель, яка дозволяє вам швидко організувати та налаштувати ваші знання для легкого доступу. 

Ця платформа також має функціонал пошуку, який дозволяє швидко знаходити потрібне. Оскільки Notion тримає все оновленим, незалежно від того, наскільки ви масштабуєтеся, у вас завжди буде свіжий контент легкодоступним. 

Джерело: G2

‍

Notion проти перемикання додатків; саме тому він інтегрується з багатьма інструментами, такими як Slack, Figma, Amplitude або GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino може бути "ядром" всіх організаційних знань. Це об'єднує ваші нотатки, файли та проекти на єдиній платформі, не потрібен перехід.

Він має інтуїтивний інтерфейс, тому вам не потрібен ступінь у сфері техніки для використання цього інструменту. Ви також скористаєтеся командами з перетворень, вбудовуванням медіа та історією версій, щоб легко документувати все. 

Вікі Nuclino дозволяє вам організовувати знання, дозволяючи класифікувати й структурувати ваш вміст так, як ви хочете, для кожної команди та теми. Використовуйте внутрішні посилання, публічні та приватні робочі простори та власні поля, щоб тримати ваші файли в порядку.

Джерело: G2

‍

Nuclino дуже добре працює з усіма вашими улюбленими додатками: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, тощо.

‍

10. Спільне використання

Наш останній інструмент - Confluence, відкритий і спільний робочий простір, який дозволяє створити свою власну базу знань для внутрішньої документації.

Джерело: G2

‍

Це рішення повністю піддається пошуку. Confluence має розширені функції пошуку, ярлики та дерева контенту, які допомагають вашим командам знаходити необхідне без втрати часу.

‍

Confluence допомагає у створенні фактичного вмісту. Можете використовувати пустий полотно, щоб набрати свої думки, але ви також отримаєте понад 75 налаштовуваних шаблонів для створення вашої бази знань. 

Ви можете підключити Confluence до пакету Atlassian або переглянути його маркетплейс для додатків, які вам потрібні (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, тощо).

‍

Як вибрати найкращу платформу бази знань

Є багато хороших платформ управління знаннями навколо, готових обслуговувати вас. Але важко визначити, яка саме підійде вам, особливо якщо ви не знаєте, на що звернути увагу. Або можливо ви все ще не впевнені, що вам це потрібно взагалі. 

Чи ця статистика може змінити вашу думку?

91% клієнтів використовували б онлайн базу знань якщо вона відповідала їхнім потребам. Це означає, що вам не слід задовольнятися першим інструментом, який ви бачите. 

При пошуку Святого Грааля пам'ятайте про наступні ключові фактори:

• Інтеграції: Вибраний вами програмний продукт управління знаннями повинен легко підключатися до інших інструментів у вашому робочому процесі. Важливо, щоб ви не переходили з додатка в додаток, коли шукаєте файл та мали легкий доступ до відповідей, які ви шукаєте. 
• Легкість використання: Оцінюйте, наскільки легко підтримувати вашу базу знань. Оберіть інструмент, який спростить процес вступу, щоб ви швидко розгорнули програму. 
• Загальна власність: Це вимагає питання «Чи отримаю я вартість своїх коштів за цей інструмент?» При оцінці своїх варіантів вибирайте інструмент, який не потребує багато тренування працівників та легко встановлюється та підтримується, щоб ви могли швидко отримати повернення вкладень. 
• Гнучкість: Вибраний вами інструмент повинен бути корисним як для внутрішніх, так і для зовнішніх баз даних. Гнучкість також означає, що він може інтегруватися з іншими інструментами та масштабуватися разом із вашою компанією. 

‍

• Безпека: Бази знань працюють з важливими даними. Тому дуже рекомендується вибирати інструмент, який має актуальні сертифікати відповідності та дотримується вимог та обмежень галузі, щоб уникнути неприємних ситуацій. 

‍

‍

Основний висновок

Вибір найкращого програмного забезпечення для бази знань для вашого великого чи малого бізнесу не повинен бути важким і втомлюючим шляхом. Так, це велике рішення, яке потребує ретельної думки та планування, але цей посібник дарує вам ідеальні поради для оптимізації всього процесу. 

Пам'ятайте: зробіть свою домашню роботу правильно, зрозумійте свої потреби, і ви швидко знайдете рішення, яке відповідає всім вашим вимогам. 

‍