Khám phá một số phần mềm cơ sở kiến thức tốt nhất hiện có trên thị trường trong bài viết tiện lợi này.

Bạn có biết rằng các nhân viên kiến thức vẫn chiếm 19% thời gian tìm kiếm và thu thập thông tin? Thực sự, đó không phải là một cách hiệu quả để theo dõi tất cả kiến thức mà một công ty có. 

Để mở khả năng đầy đủ của kiến thức tổ chức của bạn, bạn cần công cụ phù hợp. 

Nhập vào… một chương trình phần mềm cơ sở kiến thức. Với một giải pháp như vậy, bạn có thể tăng cường năng suất, cải thiện khả năng nhìn thấy tìm kiếm và tạo ra một văn hóa hợp tác. 

Tuy nhiên, có một vấn đề nhỏ: làm thế nào để chọn phần mềm hoàn hảo cho nhu cầu cụ thể của bạn?

Hướng dẫn này sẽ cung cấp tất cả câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm. Nó sẽ bao gồm tất cả mọi thứ từ phần mềm cơ sở kiến thức là gì đến mẹo để chọn ra cái tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. 

Cảnh báo: Bài đăng blog này được cập nhật lần cuối vào ngày 4 tháng 3 năm 2025.

‍

Phần mềm Cơ sở kiến thức là gì?

Phần mềm cơ sở kiến thức là thư viện số của công ty về thông tin về các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình nội bộ của mình. 

Mục đích của nó là để giữ toàn bộ kiến thức của công ty bạn được tổ chức. Khách hàng và nhân viên sẽ dễ dàng tìm thấy những gì họ cần mà không cần sự trợ giúp từ các thành viên khác trong đội ngũ hoặc đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn. Mà không cần phải liên hệ với các thành viên trong đội ngũ khác hoặc đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn. 

Kho chứa tự phục vụ này chứa thông tin liên quan như hướng dẫn,  wikis, câu hỏi thường gặp (FAQs), hoặc chính sách công ty. Nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó cho các ghi chú cá nhân hoặc để theo dõi phản hồi và khiếu nại của khách hàng. 

Kết quả là, bạn cải thiện trải nghiệm của khách hàng, tăng cường hợp tác và năng suất của đội ngũ và giảm chi phí hỗ trợ.

By bây giờ, chắc bạn đang nghĩ, ‘Nó hoạt động như thế nào cơ chế? 

Đừng tò mò nữa; chúng tôi sẽ chỉ cho bạn!

‍

Cơ sở kiến thức hoạt động như thế nào?

Các căn cứ kiến thức hoạt động như một kho thông tin trung tâm được cấu trúc cho dữ liệu, sự thật và tập tin của doanh nghiệp của bạn. 

Những công cụ này lưu trữ, tổ chức và truy xuất kiến thức công ty, dẫn đến tăng cường năng suất và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. 

Nói chung, cơ sở kiến thức hỗ trợ với: 

• Thu thập dữ liệu — Một giải pháp cơ sở kiến thức thu thập dữ liệu liên quan từ tất cả các nguồn không kết nối của bạn. Bao gồm tài liệu, email, lịch sử trò chuyện, và vân vân. 
• Cấu trúc — Các căn cứ kiến thức không chỉ là về việc thu thập dữ liệu. Họ cũng tổ chức kiến thức của bạn thành các danh mục, chủ đề hoặc lĩnh vực khác nhau, phụ thuộc vào sở thích của bạn. 
• Indexing — Vì căn cứ kiến thức lưu trữ và tổ chức dữ liệu, bạn sẽ dễ dàng truy cập đến nó. Bằng cách sử dụng các truy vấn tìm kiếm và tiêu chí được xác định trước, bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng định vị thông tin mà họ tìm kiếm, bất cứ khi nào họ cần. 

Có hai loại căn cứ kiến thức: nội bộ và bên ngoài.

Căn cứ kiến thức nội bộ là dành riêng cho sử dụng của nhân viên của bạn. Chúng phục vụ như một 'cửa hàng chung' cho tài nguyên của bạn. Bất kỳ ai từ công ty của bạn cũng có thể tìm kiếm thông tin họ cần để làm công việc của mình.

Căn cứ kiến thức bên ngoài, cũng được biết đến là căn cứ kiến thức dịch vụ khách hàng, chỉ dành cho công chúng. Họ thường cung cấp thông tin liên quan đến các sản phẩm của bạn, nhưng cũng có thể bao gồm câu hỏi thường gặp, hướng dẫn người dùng, hoặc các bài viết hữu ích khác.

‍

Bạn cảm thấy tự tin hơn khi biết cách các căn cứ kiến thức hoạt động. Tuy nhiên, liệu họ có đáng nỗ lực không?

Đọc tiếp để hiểu thêm. 

‍

Lợi ích của Việc Sử Dụng Phần Mềm Cơ Sở Kiến Thức là gì?

Phần mềm cơ sở kiến thức hữu ích vì nó tiết kiệm thời gian cho các thành viên trong nhóm của bạn. Các nhân viên hỗ trợ của bạn ngưng trả lời những câu hỏi giống nhau (ví dụ, về giá sản phẩm của bạn). Thay vào đó, họ có thể tập trung vào các vấn đề phức tạp của khách hàng. 

Kết quả, cơ sở kiến thức đúng có thể mang lại những lợi ích sau: 

• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng của bạn sẽ nhận được thông tin mà họ cần 24/7, ngay cả khi bạn đang OOO. 
• Giảm chi phí: Một trợ lý ảo tích hợp có thể xử lý những câu hỏi cơ bản nhất của khách hàng. Do đó, bạn không cần phải thuê thêm nhân viên để thực hiện công việc đó. 
• Hợp tác hiệu quả hơn: Chuyên viên của bạn sẽ dễ dàng truy cập vào thông tin liên quan, giúp họ giao tiếp và hợp tác một cách hiệu quả hơn. 
• Đào tạo nhân viên tốt hơn: Các bài viết cơ sở kiến thức chỉ cách click chuột. Nhân viên của bạn luôn có truy cập vào tài liệu hữu ích để trả lời nhanh chóng. 
• Tiết kiệm thời gian: Một cơ sở kiến thức tự phục vụ giải phóng thời gian của đội của bạn và họ sẽ tập trung hơn vào việc cung cấp dịch vụ khách hàng không thể so sánh. 

Nhưng điều gì tạo nên một cơ sở kiến thức tốt?

Nó phải có một số tính năng chính, vì vậy hãy nói về họ tiếp theo. 

‍

Những Đặc Điểm Chính Nên Phần Mềm Cơ Sở Kiến Thức Phải Có là gì?

Cho dù là bên ngoài hay nội bộ, phần mềm cơ sở kiến thức nên giúp đội của bạn dễ dàng hơn, không gây nên những đau đầu cho họ. Nhưng sự dễ sử dụng chỉ là một trong những tính năng quan trọng nhất của công cụ này. Còn nhiều điểm khác để lưu ý khi đánh giá phần mềm cơ sở kiến thức.

Hãy xem nào: 

• Hỗ trợ nội dung AI: Hầu hết phần mềm cơ sở kiến thức hiện đại tận dụng sức mạnh của AI cho việc tạo ra nội dung và tóm tắt các chủ đề phức tạp. Một số người có thể lo lắng về độ chính xác của nội dung AI hoặc sự an toàn và bảo mật của dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, tính năng tìm kiếm bằng AI có thể cải thiện đáng kể việc chia sẻ kiến thức của bạn. 
• Trình tạo và biên tập nội dung: AI tạo ra nội dung nhanh chóng có thể giúp bạn, nhưng vẫn cần sự chạm của con người để làm nó 'Wow.' Căn cứ kiến thức mong muốn của bạn nên có một trình soạn thảo nội dung hoặc các mẫu được tạo sẵn giúp sản xuất nội dung dễ dàng hơn. 
• Tích hợp ứng dụng: Đội của bạn sử dụng hàng trăm công cụ mỗi ngày; thêm một công cụ nào nữa có thể chỉ làm nghẽn luồng làm việc của bạn. Rất quan trọng là tìm kiếm các công cụ căn cứ kiến thức dễ tích hợp với nhiều ứng dụng như Slack, Salesforce hoặc các giải pháp quản lý dự án khác mà bạn sử dụng hàng ngày. 

‍

• Phân tích và quyền: Một công cụ cơ sở kiến thức phải có khả năng phân tích mạnh mẽ và báo cáo. Họ giúp bạn thấy những gì đội của bạn đang tìm kiếm hoặc cách họ sử dụng nội dung. Ngoài ra, hãy chọn một nền tảng có quyền hạn người dùng để giữ cho dữ liệu nhạy cảm được bảo mật và riêng tư. 
• Máy tìm kiếm hiệu quả: Một giải pháp cơ sở kiến thức không hoàn chỉnh nếu thiếu chức năng tìm kiếm. Công cụ được chọn nên sử dụng một thuật toán tiên tiến để cung cấp thông tin chính xác cho người dùng, ngay cả khi có từ viết sai, các cụm từ không chính xác, v.v. 

Chúng tôi đã tìm kiếm khắp mọi nơi để tìm những công cụ đáp ứng tất cả những yêu cầu này. Giờ chúng ta hãy khám phá một số công cụ cơ sở kiến thức tự phục vụ tốt nhất hiện có trên thị trường. 🔍

‍

‍

10 trong những Công cụ Cơ sở Kiến Thức Tốt Nhất năm 2025

Liệu bạn có thực sự cần một công cụ cơ sở kiến thức không? 

Cho đến nay, bạn đã xử lý nội dung của mình một cách độc lập và mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, theo McKinsey, nhiều công ty đã nhận thấy rằng quá trình quản lý kiến thức tốt hơn sẽ tăng năng suất của họ lên đến 25%. 

Vì vậy, nếu bạn muốn trải nghiệm giống nhau, hãy xem danh sách dưới đây. Có thể bạn sẽ tìm thấy một cái gì đó bạn thích.

1. Guru

Guru đồng bộ hóa ba mục tiêu: một công cụ tìm kiếm thông tin trong công ty dựa trên AI, một nền tảng nội bộ và một wiki. Nó liền mạch kết hợp trí tuệ nhân tạo với sức mạnh con người để làm cho việc quản lý và tạo nội dung trở nên dễ dàng. 

Điều mà Guru làm tốt nhất là tích hợp với tất cả các công cụ bạn sử dụng hàng ngày để bạn có thể tập trung vào công việc hiện tại. Như vậy, nhóm của bạn làm việc mà không bị quấy rối bằng cách ở trong cùng một tab, nhóm chat hoặc luồng email. 

Các tích hợp phổ biến của Guru bao gồm Google Chrome, Slack, BambooHR, và nhiều hơn nữa. 

Công cụ được cung cấp bởi AI này cũng mang lại tất cả câu trả lời mà bạn cần một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Nhanh chóng như thế nào?

Kiểm tra điều này:

‍

Guru giúp bạn tìm thông tin chính xác trên tất cả ứng dụng của bạn và xác định nội dung trùng lặp hoặc các khoảng trống. Ngoài ra, nó có các công cụ cộng tác trực quan mà bạn có thể sử dụng để tạo và cập nhật kiến thức của mình trong thời gian thực. 

Với Guru, bạn để lại phía sau việc cuộn và tìm kiếm thông qua vô số công cụ riêng biệt; tất cả đều ngay dưới tầm ngón tay của bạn.

Tìm hiểu thêm về Guru bằng cách xem video trình diễn theo yêu cầu của chúng tôi!

‍

2. Document360

Document360 là một công cụ phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí để tạo nội dung như SOPs, wiki, tài liệu API và hướng dẫn người dùng.

Nó có một giao diện thân thiện với người dùng, với bảng điều khiển tương tác dễ hiểu. Document360 cũng có tính năng nhận xét trực tiếp giúp tương tác tốt hơn giữa các nhóm của bạn và quy trình xem xét linh hoạt hơn. 

Nguồn: G2

‍

Với Document360, bạn xây dựng cả hai cơ sở kiến thức nội bộ và ngoại vi qua một trình soạn thảo markdown hoặc WYSIWYG. Sản phẩm này nhằm mục đích đảm bảo khách hàng của bạn có một trải nghiệm tốt tổng thể bằng cách tạo tài liệu sản phẩm hữu ích và trang FAQ. 

‍

Document360 tích hợp với Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams, và các ứng dụng khác. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice cung cấp một công cụ quản lý kiến thức phù hợp cho các quản lý bán hàng/marketing, các nhóm hỗ trợ khách hàng và các nhà phát triển sản phẩm. 

Những điểm thu hút về Helpjuice là tính tùy chỉnh của nó. Nếu bạn tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc thương hiệu, giải pháp cơ sở kiến thức này có thể giúp bạn đáp ứng các tiêu chuẩn của mình với nhiều mẫu và chủ đề được tạo riêng biệt. Bạn có thể cá nhân hóa từng mẫu với màu sắc và logo của bạn. 

Helpjuice cũng có một công cụ tìm kiếm giống như Google mà luôn cập nhật, dựa trên xu hướng hiện tại và phân tích mạnh mẽ cho phép bạn xem những bài viết cần cải thiện, những gì mọi người cần từ bạn, v.v. 

Nguồn: Capterra

‍

Nó tích hợp với các công cụ như Zapier, Google Chrome, Salesforce, và Slack, vì vậy bạn có thể truy cập nó bất cứ nơi nào bạn làm việc. 

‍

4. Zendesk

Zendesk kết hợp sức mạnh của một cơ sở kiến thức IT và phần mềm bàn tiếp chăm sóc khách hàng vào một giải pháp duy nhất. 

Đó là một nền tảng giữ cho nội dung luôn phù hợp, điền vào những khoảng trống kiến thức và cung cấp cái nhìn về những gì khách hàng đang tìm kiếm. Hơn nữa, nó giúp các nhân viên hỗ trợ của bạn xử lý nhiều yêu cầu hỗ trợ khách hàng hơn, từ đó tăng cường sự tương tác và giữ chân khách hàng. 

Nguồn: G2

‍

Nhưng Zendesk cũng phù hợp để cải thiện giao tiếp nội bộ, khiến kiến thức trở nên dễ tiếp cận với tất cả mọi người trong công ty. 

Với trí tuệ nhân tạo sáng tạo của Zendesk, bạn có thể viết bài viết mới, sửa đổi nội dung của mình để đạt được tầm nhìn tốt hơn và đưa ra các phản hồi cho các yêu cầu từ khách hàng.

‍

Công cụ này tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến như Jira, Slack, Tymeshift Workforce, v.v. 

‍

5. Slite

Slite là một công cụ cơ sở kiến thức giúp bạn sắp xếp các tài liệu quan trọng nhất của bạn và giúp bạn truy cập vào các tệp khi bạn cần chúng nhất. 

Đội của bạn có thể rút bất kỳ thông tin nào — từ hướng dẫn trên nền tảng đến ghi chú — mà không mất thời gian tìm kiếm những thứ họ cần. Slite sắp xếp các tệp của bạn theo kênh, nhưng nó cũng có các mẫu để giúp bạn bắt đầu. 

Nguồn: G2

‍

Slite cung cấp một trình soạn thảo với khả năng cơ bản, cho phép bạn chèn hình ảnh hoặc video, thêm biểu tượng cảm xúc hoặc trích dẫn, và nhúng đoạn mã. Bạn sẽ nhận được các công cụ cần thiết để làm cho cơ sở kiến thức của mình trở nên phong phú một chút. 

‍

Hơn nữa, Slite mang kiến thức của đội của bạn đến các công cụ yêu thích của bạn, chẳng hạn như Miro, Google Drive, Loom, hoặc YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire là một giải pháp quản lý kiến thức dựa trên đám mây chăm sóc kiến thức tổ chức của công ty bạn. 

Bất kể vị trí của họ, mọi nhân viên đều có thể tìm thấy tài liệu họ cần để làm việc của họ. Vì Bloomfire chỉ mục từng từ trong tệp của bạn, kể cả các bản ghi âm, nhóm của bạn sẽ truy cập vào các tài liệu dễ dàng hơn.  

Nguồn: G2

‍

Điều này giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn đồng thời nuôi dưỡng một văn hóa hợp tác. Ngoài ra, Bloomfire có rất nhiều tích hợp, bao gồm Box, Microsoft Teams, và Google Drive. 

‍

Bloomfire cho phép bạn tải lên nội dung của mình trực tiếp vào không gian làm việc, bất kể định dạng (PDF, video, slide decks, v.v.). Nhưng bạn cũng có thể sử dụng trình soạn thảo tích hợp của nó để tạo nội dung mới từ đầu. 

‍

7. Help Scout

Help Scout là phần mềm bàn tiếp hỗ trợ ở tâm trí. Nhưng nó cũng có thể hoạt động như một trung tâm hỗ trợ liên tục giúp tiết kiệm thời gian của đội của bạn và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Nguồn: G2

‍

Công cụ này giữ quản lý nội dung đơn giản bằng cách cung cấp cho bạn các công cụ tự động hóa cần thiết để trả lời các câu hỏi của khách hàng, ngày hoặc đêm. Cũng dễ thiết lập vì nó không yêu cầu mã code. 

Help Scout mang đến bàn làm việc nhiều tùy chỉnh sẽ làm cho widget trở nên của riêng bạn. Hơn nữa, bạn có thể hạn chế ai có thể xem nội dung của bạn và ai được ủy quyền tương tác với nó, để bảo vệ dữ liệu của bạn an toàn. 

Bạn có thể đưa tệp của mình trước mắt khách hàng thông qua các công cụ bạn yêu thích, chẳng hạn như Shopify, Mailchimp, FreshBooks, hoặc Slack. 

‍

8. Notion

Notion là một không gian làm việc kết nối nơi các nhóm có kích thước bất kỳ tập trung kiến thức của họ. 

Notion sắp xếp nội dung của bạn thông qua việc tổ chức kéo và thả, điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể đến và cập nhật trang mà không cần bất kỳ chuyên môn kỹ thuật nào. Ngoài ra, Notion có một thanh bên cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp và tùy chỉnh kiến thức của bạn để dễ dàng truy cập. 

Nền tảng này cũng có chức năng tìm kiếm cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Vì Notion giữ mọi thứ được cập nhật, không quan trọng lớn đến đâu, bạn luôn có nội dung mới sẵn sàng. 

Nguồn: G2

‍

Notion phản đối việc chuyển đổi ứng dụng; đó là lý do tại sao nó tích hợp với nhiều công cụ như Slack, Figma, Amplitude, hoặc GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino có thể là “hạt nhân” của tất cả kiến thức tổ chức của bạn. Nó kết nối ghi chú, tệp và dự án của bạn vào một nền tảng duy nhất, không cần chuyển đổi ngữ cảnh. 

Nó có giao diện trực quan, vì vậy bạn không cần bằng cấp về công nghệ để sử dụng công cụ này. Bạn cũng sẽ hưởng lợi từ các lệnh markdown, nhúng phương tiện, và lịch sử phiên bản để dễ dàng tài liệu mọi thứ. 

Wiki của Nuclino giữ cho kiến thức của bạn được tổ chức, cho phép bạn phân loại và cấu trúc nội dung của mình bất kỳ cách nào bạn muốn, cho mọi đội và chủ đề. Sử dụng liên kết nội bộ, không gian làm việc công cộng và riêng tư, và trường tùy chỉnh để giữ tệp của bạn được sắp xếp gọn gàng. 

Nguồn: G2

‍

Nuclino hoạt động rất tốt với tất cả các ứng dụng yêu thích của bạn: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, v.v.

‍

10. Confluence

Công cụ cuối cùng của chúng tôi là Confluence, một không gian làm việc mở và chia sẻ cho phép bạn tạo cơ sở kiến thức riêng cho tài liệu nội bộ của mình. 

Nguồn: G2

‍

Giải pháp này có thể tìm kiếm đầy đủ. Confluence có các chức năng tìm kiếm tiên tiến, nhãn và cây nội dung giúp các nhóm của bạn tìm thấy những gì họ cần mà không phải lãng phí thời gian.

‍

Confluence hỗ trợ khi tạo nội dung thực sự. Bạn có thể sử dụng một tấm vẽ trống để ghi lại suy nghĩ của mình, nhưng bạn cũng sẽ nhận được hơn 75 mẫu có thể tùy chỉnh để xây dựng cơ sở kiến thức của mình. 

Bạn có thể kết nối Confluence với bộ công cụ Atlassian hoặc tìm kiếm trên cửa hàng ứng dụng của nó để những ứng dụng bạn muốn (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, v.v.). 

‍

Làm thế nào để Chọn Nền tảng Cơ sở kiến thức Tốt Nhất

Có rất nhiều nền tảng quản lý kiến thức tốt xung quanh, sẵn sàng phục vụ bạn. Nhưng khó khăn khi quyết định cái nào phù hợp với bạn, đặc biệt nếu bạn không biết tìm kiếm điều gì. Hoặc có lẽ bạn vẫn chưa chắc chắn bạn cần một cái ở lần đầu tiên. 

Tại sao dữ liệu thống kê này có thể thay đổi quan điểm của bạn?

91% khách hàng sẽ sử dụng cơ sở kiến thức trực tuyến nếu được tùy chỉnh theo nhu cầu của họ. Điều đó có nghĩa bạn không nên chấp nhận công cụ đầu tiên bạn thấy. 

Trong quá trình tìm kiếm Chén Thánh, hãy nhớ đến những yếu tố chính sau: 

• Tích hợp: Phần mềm quản lý kiến thức bạn chọn nên dễ dàng kết nối với các công cụ khác trong quy trình làm việc của bạn. Quan trọng là bạn không chuyển đổi ứng dụng khi bạn đang tìm kiếm một tệp và bạn có dễ dàng truy cập vào các câu trả lời bạn tìm kiếm. 
• Dễ sử dụng: Đánh giá mức độ dễ dàng trong việc duy trì cơ sở kiến thức của bạn. Chọn một công cụ sẽ tối ưu quá trình onboard của bạn để bạn có thể chạy ứng dụng nhanh chóng. 
• Chi phí sở hữu toàn bộ: Điều này đặt ra câu hỏi “Liệu tôi có đáng giá tiền với công cụ này không?” Khi đánh giá các lựa chọn của bạn, chọn một công cụ không đòi hỏi nhiều đào tạo nhân viên và dễ dàng cài đặt và duy trì để bạn có thể có lợi tức nhanh chóng từ đầu tư của bạn. 
• Linh hoạt: Công cụ bạn chọn nên hữu ích cho cả cơ sở kiến thức nội bộ lẫn bên ngoài. Độ linh hoạt cũng nên bao gồm khả năng tích hợp với các công cụ khác và mở rộng cùng với công ty của bạn. 

‍

• Bảo mật: Cơ sở kiến thức làm việc với dữ liệu nhạy cảm. Đó là lý do tại sao rất khuyến khích chọn một công cụ có chứng nhận tuân thủ cập nhật và tuân thủ các quy định và hạn chế ngành nghề, để tránh những tình huống không mong muốn. 

‍

‍

Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm cơ sở kiến thức tốt nhất cho doanh nghiệp lớn hay nhỏ của bạn không nên cảm thấy như một hành trình dài, gian khó. Vâng, đó là một quyết định quan trọng, một quyết định đòi hỏi suy nghĩ cẩn thận và lập kế hoạch, nhưng hướng dẫn này cung cấp cho bạn những mẹo hoàn hảo để tối ưu hóa toàn bộ quy trình. 

Nhớ: hãy làm bài tập nhà của bạn đúng, hiểu rõ nhu cầu của bạn, và bạn sẽ tìm thấy giải pháp đáp ứng tất cả yêu cầu của mình trong thời gian ngắn. 

‍