Mantener procesos eficientes y un flujo de trabajo sólido es crucial para dirigir un negocio exitoso.

Ya sea que dirijas un centro de contacto con cientos de empleados o administres una oficina de abogados virtual con un equipo reducido, los procesos de negocio son la base de las operaciones de tu empresa. Por eso es importante revisar tus procesos y tomar las acciones necesarias para mejorarlos regularmente.

Y con los entornos laborales volviendo a la normalidad, este es el momento perfecto para hacerlo.

Esta guía cubre siete pasos que debes seguir para mejorar tu proceso y la eficiencia de los empleados. Seguir estos pasos te permitirá aumentar la productividad entre tu equipo y abordar tu trabajo de la manera correcta.

Enfrentando Obstáculos

Antes de llegar a nuestra guía de siete pasos, es importante identificar los desafíos que puedas enfrentar en tu viaje de mejora de procesos.

Dos de las principales barreras que puedes enfrentar son la complacencia y la falta de recursos.

Complacencia

Es normal querer quedarse en tu zona de confort. Sin embargo, cuando se trata de mejorar procesos, la complacencia puede frenarte.

El personal, e incluso la dirección, pueden resistirse al cambio al sentirse cómodos con los procesos actuales. Pueden no estar dispuestos a esforzarse para evaluar y mejorar los procesos existentes.

Por ejemplo, si los empleados están contentos con el sistema actual de fichaje, pueden resistirse a cualquier idea para introducir un nuevo calculadora de reloj para empleados que creas que haría que fichar sea más eficiente.

Esto puede retrasar, o detener, tu progreso, por lo que es crucial que abordes este problema directamente. Asegúrate de que tu equipo sepa que mejorar los procesos probablemente hará más fácil su vida laboral.

Con procesos mejorados, el flujo de trabajo será más suave y la presión sobre los empleados podría reducirse.

Falta de recursos

Antes de comprometerte a realizar cambios en los procesos existentes, es importante verificar que tengas los recursos necesarios disponibles.

Hacer mejoras puede llevar mucho tiempo, dinero y mano de obra, por lo que vale la pena determinar si realmente puedes asumir la tarea. Por ejemplo, si crees que necesitas implementar una plataforma de CRM adecuada para pequeñas empresas, quizás necesites verificar la financiación y decidir si necesitas contratar un empleado adicional para gestionar el sistema.

Este pensamiento puede abrumar a algunas empresas y llevarlas a posponer indefinidamente sus iniciativas de mejora.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que, para un cambio único, mejorar los procesos puede atraer un gran retorno de inversión (ROI). Por lo tanto, puede parecer una tarea desalentadora ahora, pero te lo agradecerás más adelante.

Cómo aumentar la eficiencia del proceso: 7 pasos

Ahora que has evaluado y resuelto cualquier problema que enfrentes, es hora de ponerse a trabajar.

Siguiendo estos siete pasos te ayudará a aumentar procesos eficientemente lo cual, a su vez, aumentará la productividad y mejorará el flujo de trabajo.

1. Evaluar procesos actuales

Para determinar qué proceso necesita ser mejorado y qué cambios se deben hacer para mejorarlo, es necesario evaluar todos los procesos existentes.

Al observar los procesos actuales, concéntrate en su efectividad. Por ejemplo, las cifras de ventas, las tasas de retención y los KPI del sitio web podrían ser investigados. Si parece que no estás obteniendo muchos resultados para un proceso, podría ser que esté desactualizado. También analiza elementos específicos del proceso para identificar cuales son redundantes.

Determinar qué procesos están funcionando y cuáles están rindiendo por debajo de lo esperado puede ayudarte a reducir la lista.

2. Mapa el proceso elegido

Visualizar el proceso en cuestión puede ayudarte a comprenderlo e interpretarlo completamente. A partir de ahí, podrás tomar decisiones informadas sobre cómo mejorarlo.

Un mapa de proceso es una representación visual de un proceso. A partir de ahí, obtendrás una mejor idea de las tareas involucradas, los sistemas utilizados y los empleados responsables de ese proceso en particular. Esta es una excelente manera de ver y desglosar el flujo de trabajo del proceso y te brinda un punto de partida para pensar en formas de mejorarlo.

Existen herramientas en las que puedes invertir para que el procedimiento de mapeo de procesos sea más rápido y sencillo. Incluso puedes invertir en desarrollo de aplicaciones móviles y crear una aplicación donde puedas realizar un seguimiento de tareas, asignarlas y enviar seguimientos cuando sea necesario. Sin embargo, si no tienes los medios para invertir en una herramienta de mapeo, o el tiempo para crear tu propia aplicación, no te preocupes, una simple combinación de lápiz y papel funcionará perfectamente.

3. Hacer las preguntas correctas

Como propietario de un negocio o gerente, casi con seguridad sabrás mucho sobre cada proceso y sus aplicaciones. Sin embargo, la verdad es que tus empleados trabajan directamente con ellos todos los días y por lo tanto podrían saber más.

Pregunta a tus empleados preguntas detalladas sobre el proceso. Haz que confirmen la información en tu mapa de proceso para asegurarte de que no hayas pasado por alto nada. Es cierto, es posible que sepas qué pasos se incluyen en un proceso, pero es posible que no estés al tanto de posibles lagunas que deban ser cubiertas.

Imaginemos que diriges una tienda en línea de tamaño mediano y quieres evaluar qué tan eficazmente tus procesos comerciales trabajan con los datos de ventas. Puede que conozcas todos los pasos involucrados en el procesamiento de los datos de ventas, pero es posible que no sepas que durante los ajetreados periodos de compras navideñas tu sistema actual tiene dificultades para mantenerse al día con el gran aumento de pedidos.

Hablar con tus empleados te ayudará a descubrir más sobre este problema y te permitirá implementar una solución adecuada. Quizás necesites revisar tu infraestructura en la nube y considerar avanzar hacia la nube híbrida.

Sea lo que sea que necesites hacer, la opinión de tus empleados será fundamental para alcanzar esa resolución.

4. Evaluar el flujo de trabajo existente del proceso

Evaluar el flujo de trabajo de un proceso significa determinar qué tan suavemente y efectivamente se puede llevar a cabo el proceso. Esto te ayudará a decidir qué se necesita mejorar para mejorar el flujo de trabajo.

Tal vez una tarea dentro del proceso es muy compleja y lleva mucho tiempo. Simplificarla no solo hará que el proceso sea más rápido, sino que también liberará algo del tiempo de tus empleados para permitirles concentrarse en otras tareas.

También puedes analizar elementos de un proceso que pueden ser redundantes y requerir automatización. Tal vez tu proceso de gestión de pedidos sea manejado actualmente por un equipo de empleados pero podría ser manejado en su mayoría por un sistema de gestión de pedidos (OMS).

En este caso, podrías considerar invertir en software de OMS, lo que eliminaría un proceso obsoleto y ayudaría a aumentar la productividad de los empleados.

5. Realiza cambios para mejorar el flujo de trabajo

Ahora que has determinado qué tan efectivo es el flujo de trabajo existente de un proceso, es hora de hacer cambios para mejorarlo.

Comienza haciendo una lista de todas las fallas que identificaste y reúne a tus equipos de gestión para buscar soluciones.

Una vez que hayas elaborado una lista de posibles soluciones, revísalas nuevamente, esta vez, piensa en cómo cada sugerencia afectará al proceso general y al negocio. ¿Hará algún cambio en el resultado principal? ¿Tendrás que hacer más cambios para adaptarlo?

Imaginemos que decides que migrar tus datos existentes a otra plataforma los haría más seguros y sería mejor para tu negocio a largo plazo. Es genial saber cómo hacer esto, pero también puedes necesitar integrar la mitigación de riesgos en tu migración.

Asegúrate de cubrir todos los aspectos. Si resulta que las mejoras no valen la inversión, vuelve a la mesa de dibujo y busca soluciones nuevamente.

Mantente abierto y anota todo. Cada idea debe ser considerada.

6. Comunícate con tu equipo

Una vez que se hayan finalizado los cambios y se haya actualizado el proceso, debes informar a tus empleados.

Si has optado por integrar un nuevo software de gestión de flujo de trabajo, por ejemplo, los empleados deben saber cómo acceder y operar el nuevo sistema.

Utiliza tantos canales de comunicación como sea necesario e incluye la mayor cantidad de información posible. No querrás que haya ninguna confusión o duda.

Prepara un folleto que contenga toda la información necesaria y realiza sesiones de capacitación para asegurarte de que todos estén en la misma página. También puede valer la pena investigar cómo mejorar la comunicación con equipos remotos.

7. Revisar el nuevo proceso

Uno de los pasos más importantes para mejorar un proceso es revisar los cambios que has realizado. Haz un seguimiento cercano al nuevo proceso y decide si esos cambios están teniendo un impacto positivo en tu negocio o no.

Si modificaste tu proceso de delegación de trabajo implementando aplicaciones móviles para empresas en la gestión de tareas, observa cómo este cambio ha afectado la velocidad a la que se asignan, aceptan y completan las tareas.

¿Estás viendo mejores resultados? ¿Se están cometiendo menos errores? ¿Son tus empleados más productivos?

Responder a estas preguntas te proporcionará las métricas necesarias para determinar si los cambios han mejorado tu proceso.

Recuerda, la progresión es continua. El mundo de los negocios está cambiando constantemente, por lo que tus nuevos procesos deberán ser revisados nuevamente en el futuro para mantenerse al día con los tiempos.

La Conclusión

Puede parecer mucho esfuerzo. Pero asegurarse de que todos los procesos dentro de tu negocio sean tan eficientes como puedan ser es crucial para mantenerte en la cima de tu industria.

Ya sea que hayas decidido incorporar software de RRHH automatizado, o todavía estés tratando de pensar en una solución efectiva para mejorar la comunicación entre equipos, estos pasos pueden ayudar.

Usa esta guía siempre que la necesites. No solo beneficiará a tus equipos, sino que también hará felices a tus clientes.