“¿Qué métricas te importan?” es la pregunta de descubrimiento de ventas más importante de nuestro tiempo. A medida que los líderes en ingresos y personas reconocen la importancia de tener una sólida estrategia de comunicación interna, esta pregunta esencial ahora llena la mayoría de las bandejas de entrada laborales.
La lista de cómo medir las comunicaciones internas es variada, creciente y (opinion caliente 🔥) imprecisa. Incluye, pero no se limita a: felicidad/satisfacción de los empleados (un puntaje eNPS de 30 se considera bueno), retención de empleados, tasas de apertura de correos, asistencia a reuniones generales, finalización de encuestas, “productividad” y comentarios cualitativos.
Con el mercado tecnológico entrando en un territorio económico desconocido, es un buen momento para auditar y ajustar procesos para equilibrar la eficiencia organizacional y la experiencia del empleado. Los líderes de comunicaciones internas necesitan métricas actualizadas para una fuerza laboral híbrida en evolución.
No puedes mejorar lo que no mides. Y no puedes desarrollar una estrategia de comunicación interna actualizada que sea adecuada para un entorno híbrido sin evaluar y ser honesto sobre lo que no está funcionando.
Errores comunes en las comunicaciones internas y cómo solucionarlos
Las empresas y organizaciones pueden ser únicas a su manera, pero muchas experimentan desafíos de comunicación interna casi idénticos. Tomemos un tiempo para profundizar en algunos de los problemas de comunicación interna más comunes a los que se enfrentan las empresas. Podríamos escribir toda una serie de publicaciones sobre todos los diferentes problemas de comunicación interna que puedes enfrentar en el trabajo. Por ahora, solo vamos a enfocarnos en los tres que vemos que nuestros clientes (y nosotros mismos) manejan con más frecuencia.
¿Sientes que tu plato está un poco demasiado lleno en el trabajo? No estás solo. Los estadounidenses están trabajando un 1% más de horas en promedio que al comienzo de la pandemia. Sin embargo, no están produciendo un 1% más de ingresos ni están un 1% más satisfechos con el trabajo que realizan.
Según Reclaim.ai, el tiempo que las personas pasan en reuniones ha aumentado desde febrero de 2020. Ahora estamos promediando alrededor de 7.3 horas más de reuniones. Este tiempo adicional dedicado a comunicar y trabajar contribuye al agotamiento y estrés. Y, desafortunadamente, la Asociación Psicológica Americana (APA) dice que estos sentimientos están en un máximo histórico.
Sí, estamos bien. ¿Por qué preguntas?
Alarmantemente, la APA también afirma que el 6% de los estadounidenses informaron fatiga cognitiva, el 32% informó agotamiento emocional y un asombroso 44% reportó fatiga física, un aumento del 38% desde 2019. Esa incapacidad para pensar o concentrarse impacta los ingresos.
La falta de enfoque debido a la sobrecarga de información desinflada la motivación y nos resigna a trabajar en pequeñas piedras (tareas de bajo nivel) frente a grandes rocas (el trabajo más profundo que hará un impacto). ¿Cómo puede alguien esperar comunicarse de manera efectiva con sus compañeros de equipo cuando están sobrecargados?
Solución: repensar la forma en que gestionas reuniones y usas tu pila tecnológica
Si todos estamos pasando más tiempo en reuniones, debemos asegurarnos de que estamos utilizando bien ese tiempo. Las auditorías de reuniones y las pautas precisas para reuniones son la clave del éxito aquí. Esto puede parecer básico, pero dar más consideración a la forma en que manejas y planificas las reuniones puede ayudar. Echa un vistazo a nuestra plantilla de 4 Ps de una reunión para ver una forma efectiva de planificar y estructurar reuniones.
Cuando repienses la forma en que manejas las reuniones, también tómate un tiempo para considerar la mejor manera de terminarlas. A veces, saber cuándo dar por terminado el día, o mover la discusión de manera asíncrona, puede ser suficiente para mejorar tu cadencia de reuniones.
Si te sientes abrumado por la enorme cantidad de reuniones en tu calendario, considera darte a ti y a tu equipo un descanso. Piensa en cómo sería añadir un día sin reuniones internas a tu semana. Esto puede brindar a todos un tiempo de enfoque muy necesario para tareas importantes y también te permite mantener reuniones de larga data con los clientes.
Ahora que has tenido la oportunidad de repensar tu tiempo de reunión, pensemos en tu pila tecnológica. Creas que sea cierto o no, es bastante fácil usar una herramienta a diario para el trabajo y aún así no saber la mejor manera de utilizarla. Asegúrate de que todos estén aprovechando al máximo el software y las herramientas elegidas por tu equipo estableciendo algunas mejores prácticas.
Tómese un tiempo para pensar en el propósito de cada herramienta cuando esté pasando por este ejercicio. ¿Cuáles son los problemas y casos de uso que resuelven tus herramientas? ¿Tú y tu equipo sienten que esas herramientas están satisfaciendo esas necesidades?
Consulta nuestras Tarjetas sobre etiqueta de Slack y "¿qué herramienta uso cuando..." para ver a qué nos referimos. Esta pequeña dirección actúa como un guardrail para tus empleados. Eventualmente, esos guardrails crean rituales fácilmente repetibles que pueden ayudar a reducir la fatiga por toma de decisiones y la carga cognitiva que conlleva.
Problema: Las comunicaciones internas son el problema de todos, pero no el trabajo de todos
Tiempo para otra opinión caliente 🔥: Los líderes de comunicaciones internas están sobrecargados de trabajo e información, y no es razonable (o incluso factible) esperar que manejen la creación y distribución de cada comunicación en la empresa.
Incluso si tu empresa no tiene un departamento o puesto dedicado a las comunicaciones internas, estamos dispuestos a apostar que hay un pequeño número de personas (o tal vez incluso una persona) que crea y documenta los memorandos, PDFs, instrucciones y formularios más importantes.
Lo siento, las mejoras cibernéticas no resolverán este problema
Es peligrosamente fácil quedar atrapado en esta forma de trabajar y, eventualmente, puede causar problemas bastante grandes en toda la organización. Esta es una segura manera de crear silos de información y convertir a empleados útiles en acumuladores de conocimiento accidentales. Es absolutamente importante que los gerentes, contribuyentes individuales y otros trabajadores sepan cuándo documentar o cómo compartir su conocimiento. Crear un proceso de comunicación interna accionable que solo sigue un equipo o individuo no ayudará a nadie.
La alineación interna y la eficiencia operativa son problemas que a todos, independientemente del título, deberían importarle si están preocupados por el crecimiento y la rentabilidad. Sin embargo, no todos los equipos tienen la visibilidad interfuncional para observar dónde los silos departamentales crean fricción.
Solución: Entrenar a los empleados sobre la manera correcta de manejar las comunicaciones internas
Sabemos lo que piensas. “¿Realmente necesito entrenar a los empleados sobre cómo documentar el conocimiento o enviar un mensaje a alguien en Slack?” No estamos diciendo que necesites entrenar a las personas sobre cómo hacer cosas básicas que probablemente ya saben hacer. Sí estamos diciendo que dar un poco de dirección sobre etiqueta, uso adecuado de plataformas y formato puede ser de gran ayuda.
Estandarizar tus procesos de comunicación interna es esencial. Establecer procedimientos y protocolos concretos ayuda a reducir la confusión y hace que sea mucho más fácil para las personas involucrarse.
No te preocupes, estamos en ello
Desarrollar y compartir plantillas, guías y otros recursos para mostrar a los empleados la manera correcta de comunicarse. Estos recursos deben ser accesibles, fáciles de encontrar y aún más fáciles de incorporar. El objetivo de esto es que cualquier empleado pueda sentirse empoderado para crear y compartir información importante por su cuenta.
Muchas personas aprenden por medio de ejemplos, así que asegúrate de involucrar a los líderes haciéndolos el estándar de oro para las comunicaciones internas. Por ejemplo, el CFO de Guru, Dennis Sevilla, comparte actualizaciones regulares sobre el mercado y cómo afecta a la empresa a través de la nueva función de anuncios de Guru. Sus actualizaciones informativas y accesibles no solo son útiles, también muestran a las personas la manera correcta de estructurar información importante en Tarjetas.
Problema: Confundir el consumo con la comprensión
Asumes que enviar un correo electrónico (o PDF, video, mensaje de Teams, o cualquier otro método de comunicación que prefieras) significa que las personas:
1. Lo leyeron
y
2. Entienden lo que intentas transmitir
La mayoría de las veces, tienes suerte si las personas llegan al número 1. Las vistas y las impresiones son solo una dimensión del consumo de conocimiento, y no garantizan necesariamente que una persona tome la acción que quieres que tome después de consumir. Hay una gran diferencia entre leer un mensaje que te enviaron y comprender la información que acabas de recibir.
Joel lo entiende
Solución: Prueba maneras de asegurarte de que las personas entiendan los mensajes que envías
No te preocupes, no necesitas convertirte en un proctor y darle a las personas pruebas elaboradas para cada actualización de proyecto que envíes a través de Slack. Hay muchas maneras simples y efectivas de asegurarte de que las personas entiendan las comunicaciones que reciben.
Considera ser directo e incluir una declaración de intención al principio de tu mensaje. Una simple frase que dice: “Después de leer este documento, deberías entender nuestro nuevo proceso para solicitar PTO”, les dice a las personas qué esperar y también sutilmente les hace saber que si no entienden, deben comunicarse.
Crea un bucle de retroalimentación para la comunicación que involucre responsabilidad por parte del comunicador y del destinatario. Guru llama a esto la Regla de Oro de las Comunicaciones Internas. Por ejemplo, cuando un empleado recibe una notificación que no está diseñada para su audiencia específica, se les anima a ser radicalmente sinceros y pedir que el remitente sea más específico sobre lo que está pidiendo a los empleados que hagan.
Siéntete libre de ser creativo con esto. A algunas personas les gusta hacer pequeñas pruebas que resumen los puntos principales. A otros les gusta incluir pequeños "huevos de Pascua" al final de las comunicaciones para recompensar a los lectores y añadir algo de diversión a su día. Nuestra más reciente “knewsletter” terminó con esto:
La crema batida y los cuervos no tenían mucho que ver con nuestras actualizaciones. A pesar de eso, causaron una o dos risas y sutilmente nos dieron una manera de incentivar a las personas a leer nuestros newsletters de principio a fin.
Mejores comunicaciones internas = mejor trabajo
Filmación real de tu jefe después de que realices estos cambios
El estrés mental y físico ocurre porque una abundancia de información lleva a una escasez de atención. Los líderes de comunicaciones internas se preocupan por crear señales a través del ruido, proporcionar claridad como una forma de amabilidad y ayudar a los empleados a mantener tiempo y (mental y real) espacio para hacer su mejor trabajo.
Por lo tanto, reduce el número de proyectos en los que estás trabajando, establece, estandariza y educa a tus líderes y equipo sobre tus mejores prácticas de comunicación para la alineación interna. ¡Esto impacta a todos en tu organización! Sin una manera escalable de medir si las personas entienden y toman acción sobre lo que estás enviando, la mayoría de las métricas de comunicación son unidimensionales.
“¿Qué métricas te importan?” es la pregunta de descubrimiento de ventas más importante de nuestro tiempo. A medida que los líderes en ingresos y personas reconocen la importancia de tener una sólida estrategia de comunicación interna, esta pregunta esencial ahora llena la mayoría de las bandejas de entrada laborales.
La lista de cómo medir las comunicaciones internas es variada, creciente y (opinion caliente 🔥) imprecisa. Incluye, pero no se limita a: felicidad/satisfacción de los empleados (un puntaje eNPS de 30 se considera bueno), retención de empleados, tasas de apertura de correos, asistencia a reuniones generales, finalización de encuestas, “productividad” y comentarios cualitativos.
Con el mercado tecnológico entrando en un territorio económico desconocido, es un buen momento para auditar y ajustar procesos para equilibrar la eficiencia organizacional y la experiencia del empleado. Los líderes de comunicaciones internas necesitan métricas actualizadas para una fuerza laboral híbrida en evolución.
No puedes mejorar lo que no mides. Y no puedes desarrollar una estrategia de comunicación interna actualizada que sea adecuada para un entorno híbrido sin evaluar y ser honesto sobre lo que no está funcionando.
Errores comunes en las comunicaciones internas y cómo solucionarlos
Las empresas y organizaciones pueden ser únicas a su manera, pero muchas experimentan desafíos de comunicación interna casi idénticos. Tomemos un tiempo para profundizar en algunos de los problemas de comunicación interna más comunes a los que se enfrentan las empresas. Podríamos escribir toda una serie de publicaciones sobre todos los diferentes problemas de comunicación interna que puedes enfrentar en el trabajo. Por ahora, solo vamos a enfocarnos en los tres que vemos que nuestros clientes (y nosotros mismos) manejan con más frecuencia.
¿Sientes que tu plato está un poco demasiado lleno en el trabajo? No estás solo. Los estadounidenses están trabajando un 1% más de horas en promedio que al comienzo de la pandemia. Sin embargo, no están produciendo un 1% más de ingresos ni están un 1% más satisfechos con el trabajo que realizan.
Según Reclaim.ai, el tiempo que las personas pasan en reuniones ha aumentado desde febrero de 2020. Ahora estamos promediando alrededor de 7.3 horas más de reuniones. Este tiempo adicional dedicado a comunicar y trabajar contribuye al agotamiento y estrés. Y, desafortunadamente, la Asociación Psicológica Americana (APA) dice que estos sentimientos están en un máximo histórico.
Sí, estamos bien. ¿Por qué preguntas?
Alarmantemente, la APA también afirma que el 6% de los estadounidenses informaron fatiga cognitiva, el 32% informó agotamiento emocional y un asombroso 44% reportó fatiga física, un aumento del 38% desde 2019. Esa incapacidad para pensar o concentrarse impacta los ingresos.
La falta de enfoque debido a la sobrecarga de información desinflada la motivación y nos resigna a trabajar en pequeñas piedras (tareas de bajo nivel) frente a grandes rocas (el trabajo más profundo que hará un impacto). ¿Cómo puede alguien esperar comunicarse de manera efectiva con sus compañeros de equipo cuando están sobrecargados?
Solución: repensar la forma en que gestionas reuniones y usas tu pila tecnológica
Si todos estamos pasando más tiempo en reuniones, debemos asegurarnos de que estamos utilizando bien ese tiempo. Las auditorías de reuniones y las pautas precisas para reuniones son la clave del éxito aquí. Esto puede parecer básico, pero dar más consideración a la forma en que manejas y planificas las reuniones puede ayudar. Echa un vistazo a nuestra plantilla de 4 Ps de una reunión para ver una forma efectiva de planificar y estructurar reuniones.
Cuando repienses la forma en que manejas las reuniones, también tómate un tiempo para considerar la mejor manera de terminarlas. A veces, saber cuándo dar por terminado el día, o mover la discusión de manera asíncrona, puede ser suficiente para mejorar tu cadencia de reuniones.
Si te sientes abrumado por la enorme cantidad de reuniones en tu calendario, considera darte a ti y a tu equipo un descanso. Piensa en cómo sería añadir un día sin reuniones internas a tu semana. Esto puede brindar a todos un tiempo de enfoque muy necesario para tareas importantes y también te permite mantener reuniones de larga data con los clientes.
Ahora que has tenido la oportunidad de repensar tu tiempo de reunión, pensemos en tu pila tecnológica. Creas que sea cierto o no, es bastante fácil usar una herramienta a diario para el trabajo y aún así no saber la mejor manera de utilizarla. Asegúrate de que todos estén aprovechando al máximo el software y las herramientas elegidas por tu equipo estableciendo algunas mejores prácticas.
Tómese un tiempo para pensar en el propósito de cada herramienta cuando esté pasando por este ejercicio. ¿Cuáles son los problemas y casos de uso que resuelven tus herramientas? ¿Tú y tu equipo sienten que esas herramientas están satisfaciendo esas necesidades?
Consulta nuestras Tarjetas sobre etiqueta de Slack y "¿qué herramienta uso cuando..." para ver a qué nos referimos. Esta pequeña dirección actúa como un guardrail para tus empleados. Eventualmente, esos guardrails crean rituales fácilmente repetibles que pueden ayudar a reducir la fatiga por toma de decisiones y la carga cognitiva que conlleva.
Problema: Las comunicaciones internas son el problema de todos, pero no el trabajo de todos
Tiempo para otra opinión caliente 🔥: Los líderes de comunicaciones internas están sobrecargados de trabajo e información, y no es razonable (o incluso factible) esperar que manejen la creación y distribución de cada comunicación en la empresa.
Incluso si tu empresa no tiene un departamento o puesto dedicado a las comunicaciones internas, estamos dispuestos a apostar que hay un pequeño número de personas (o tal vez incluso una persona) que crea y documenta los memorandos, PDFs, instrucciones y formularios más importantes.
Lo siento, las mejoras cibernéticas no resolverán este problema
Es peligrosamente fácil quedar atrapado en esta forma de trabajar y, eventualmente, puede causar problemas bastante grandes en toda la organización. Esta es una segura manera de crear silos de información y convertir a empleados útiles en acumuladores de conocimiento accidentales. Es absolutamente importante que los gerentes, contribuyentes individuales y otros trabajadores sepan cuándo documentar o cómo compartir su conocimiento. Crear un proceso de comunicación interna accionable que solo sigue un equipo o individuo no ayudará a nadie.
La alineación interna y la eficiencia operativa son problemas que a todos, independientemente del título, deberían importarle si están preocupados por el crecimiento y la rentabilidad. Sin embargo, no todos los equipos tienen la visibilidad interfuncional para observar dónde los silos departamentales crean fricción.
Solución: Entrenar a los empleados sobre la manera correcta de manejar las comunicaciones internas
Sabemos lo que piensas. “¿Realmente necesito entrenar a los empleados sobre cómo documentar el conocimiento o enviar un mensaje a alguien en Slack?” No estamos diciendo que necesites entrenar a las personas sobre cómo hacer cosas básicas que probablemente ya saben hacer. Sí estamos diciendo que dar un poco de dirección sobre etiqueta, uso adecuado de plataformas y formato puede ser de gran ayuda.
Estandarizar tus procesos de comunicación interna es esencial. Establecer procedimientos y protocolos concretos ayuda a reducir la confusión y hace que sea mucho más fácil para las personas involucrarse.
No te preocupes, estamos en ello
Desarrollar y compartir plantillas, guías y otros recursos para mostrar a los empleados la manera correcta de comunicarse. Estos recursos deben ser accesibles, fáciles de encontrar y aún más fáciles de incorporar. El objetivo de esto es que cualquier empleado pueda sentirse empoderado para crear y compartir información importante por su cuenta.
Muchas personas aprenden por medio de ejemplos, así que asegúrate de involucrar a los líderes haciéndolos el estándar de oro para las comunicaciones internas. Por ejemplo, el CFO de Guru, Dennis Sevilla, comparte actualizaciones regulares sobre el mercado y cómo afecta a la empresa a través de la nueva función de anuncios de Guru. Sus actualizaciones informativas y accesibles no solo son útiles, también muestran a las personas la manera correcta de estructurar información importante en Tarjetas.
Problema: Confundir el consumo con la comprensión
Asumes que enviar un correo electrónico (o PDF, video, mensaje de Teams, o cualquier otro método de comunicación que prefieras) significa que las personas:
1. Lo leyeron
y
2. Entienden lo que intentas transmitir
La mayoría de las veces, tienes suerte si las personas llegan al número 1. Las vistas y las impresiones son solo una dimensión del consumo de conocimiento, y no garantizan necesariamente que una persona tome la acción que quieres que tome después de consumir. Hay una gran diferencia entre leer un mensaje que te enviaron y comprender la información que acabas de recibir.
Joel lo entiende
Solución: Prueba maneras de asegurarte de que las personas entiendan los mensajes que envías
No te preocupes, no necesitas convertirte en un proctor y darle a las personas pruebas elaboradas para cada actualización de proyecto que envíes a través de Slack. Hay muchas maneras simples y efectivas de asegurarte de que las personas entiendan las comunicaciones que reciben.
Considera ser directo e incluir una declaración de intención al principio de tu mensaje. Una simple frase que dice: “Después de leer este documento, deberías entender nuestro nuevo proceso para solicitar PTO”, les dice a las personas qué esperar y también sutilmente les hace saber que si no entienden, deben comunicarse.
Crea un bucle de retroalimentación para la comunicación que involucre responsabilidad por parte del comunicador y del destinatario. Guru llama a esto la Regla de Oro de las Comunicaciones Internas. Por ejemplo, cuando un empleado recibe una notificación que no está diseñada para su audiencia específica, se les anima a ser radicalmente sinceros y pedir que el remitente sea más específico sobre lo que está pidiendo a los empleados que hagan.
Siéntete libre de ser creativo con esto. A algunas personas les gusta hacer pequeñas pruebas que resumen los puntos principales. A otros les gusta incluir pequeños "huevos de Pascua" al final de las comunicaciones para recompensar a los lectores y añadir algo de diversión a su día. Nuestra más reciente “knewsletter” terminó con esto:
La crema batida y los cuervos no tenían mucho que ver con nuestras actualizaciones. A pesar de eso, causaron una o dos risas y sutilmente nos dieron una manera de incentivar a las personas a leer nuestros newsletters de principio a fin.
Mejores comunicaciones internas = mejor trabajo
Filmación real de tu jefe después de que realices estos cambios
El estrés mental y físico ocurre porque una abundancia de información lleva a una escasez de atención. Los líderes de comunicaciones internas se preocupan por crear señales a través del ruido, proporcionar claridad como una forma de amabilidad y ayudar a los empleados a mantener tiempo y (mental y real) espacio para hacer su mejor trabajo.
Por lo tanto, reduce el número de proyectos en los que estás trabajando, establece, estandariza y educa a tus líderes y equipo sobre tus mejores prácticas de comunicación para la alineación interna. ¡Esto impacta a todos en tu organización! Sin una manera escalable de medir si las personas entienden y toman acción sobre lo que estás enviando, la mayoría de las métricas de comunicación son unidimensionales.
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