Elegir un software de nómina que realmente haga su trabajo es fácil cuando tienes esta guía a tu disposición.
¿No odias cuando olvidas pagar a tus empleados a tiempo? ¿OTRA VEZ? Sin embargo, no es tu culpa. Tienes tanto en tu plato, que es imposible recordar. Además, lleva horas calcular su salario.
Sin embargo, no estás solo en esto. Según UKG, el 54% de los estadounidenses ha tenido un problema con el cheque de pago. Los trabajadores asalariados, por hora y gig han tenido sus propios problemas de remuneración.
¿La solución? Software de nómina, que maneja automáticamente diferentes procesos de nómina como opciones de pago o impuestos. Con estas características de automatización, ahorras tiempo y previenes errores costosos.
Pero antes de tomar la decisión, necesitas seguir los pasos necesarios para elegir el software de nómina adecuado para las necesidades de tu negocio. Y ahí es donde esta guía resulta útil.
¿Qué es el Software de Nómina?
El software de nómina es una aplicación que automatiza el proceso de pago para tus empleados de tiempo completo o por hora. Te ayuda a gestionar bonos, salarios y sueldos, pero también a hacer un seguimiento de las vacaciones y beneficios de los empleados.
En resumen, los servicios de nómina realizan un seguimiento de todos los pagos, mantienen la conformidad con las leyes y regulaciones fiscales, y supervisan el tiempo y la asistencia. Como resultado, obtienes transparencia en todos los informes de nómina, como los recibos de pago, y reduces el riesgo de errores y falta de cumplimiento.
Cualquiera puede utilizar este software, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Pero, ¿cómo funciona? Descubrámoslo.
¿Cómo Funciona el Software de Nómina?
Piensa en un sistema de nómina como un portal de autoservicio. Los empleados pueden acceder en cualquier momento para ver o editar su información personal y establecer sus preferencias de pago (depósito directo, tarjeta de pago o cheque de papel).
Hacer esto ayuda a los empleadores a implementar los pagos de manera más sencilla. Con toda la información que necesitan en una sola herramienta, las empresas pueden automatizar los pagos para cada empleado, independientemente de su ubicación o tipo de contrato.
Más precisamente, las organizaciones utilizan software y servicios de nómina porque:
Simplifica tareas que consumen tiempo y tiene el poder de adaptarse fácilmente a cualquier cambio.
Permite una mayor transparencia en sus finanzas para que puedan mantenerse dentro del presupuesto.
Ahorra mucho tiempo, permitiendo a las organizaciones centrarse en tareas de nivel superior.
Garantiza que paguen a los empleados a tiempo, cada vez.
Además, el software de nómina se integra con los sistemas comerciales que ya utilizas, como contabilidad y finanzas. Esto te permite ejecutar la nómina con precisión y a tiempo, construyendo la confianza de los empleados. Hablando de confianza, hablemos de los beneficios de este tipo de software.
¿Cuáles son los beneficios de usar el software de nómina?
La ventaja más importante de una herramienta de nómina es que libera el tiempo de tu departamento de recursos humanos (RR. HH.). En lugar de realizar las mismas tareas rutinarias aburridas, pueden centrarse en iniciativas más importantes.
Pero aparte de optimizar la nómina, ¿qué más hace? Bueno, eso...
Garantiza el cumplimiento fiscal: ¿Sabías que hasta 30% de las empresas clasifican incorrectamente a los empleados? Esto afecta seriamente a la economía, lo que conlleva a costosas multas. El software de nómina puede prevenir eso y ayudarte a cumplir con las leyes estatales y federales. Algunas herramientas incluso generan resúmenes e informes para fines de presentación de impuestos.
Ahorra tiempo y reduce costos: A través de la automatización, los equipos de RR. HH. pueden reducir costosos errores humanos, como la introducción inexacta de datos de nómina. Como resultado, ahorras tiempo y dinero, lo que te permite centrarte en alcanzar tus objetivos organizativos.
Aumenta la precisión y transparencia: No más trabajo a ciegas y tiempo desperdiciado. Una solución de nómina asegura que entregues los cheques de pago de los empleados directamente a sus cuentas bancarias, y a tiempo, nada menos. Esto conduce a una mayor confianza y seguridad, ¡y empleados más felices!
Ofrece flexibilidad y personalización: Emergen nuevas tendencias laborales cada día. Una actual es la búsqueda de solicitantes no tradicionales, con el 56% de los candidatos solicitando trabajos fuera de su área de experiencia actual. Lo que significa que constantemente necesitas adaptarte y tu software de nómina debería seguir tu ejemplo. Tu solución elegida debe ofrecer una variedad de características personalizables que satisfagan tus requerimientos específicos en todo momento. Además, debería soportar diferentes frecuencias de pago y deducciones de impuestos, para que siempre puedas confiar en él cuando más lo necesites.
Entonces, ¿estos beneficios te han persuadido a buscar software de nómina? 😊 Espero que sí o será incómodo. Nuestra próxima sección explora los pasos que debes seguir para elegir la plataforma de nómina adecuada.
Cómo Elegir el Software de Nómina Adecuado
Para cosechar los beneficios de un sistema de nómina, necesitas poseer una herramienta de nómina. Y aunque es fácil buscar en Google 'mejores sistemas de nómina' y elegir el primero que parezca agradable, estarás muy decepcionado. Puede que no sea lo que necesitas.
Por lo tanto, seleccionar tu solución de nómina requiere una planificación cuidadosa, al igual que al elegir cualquier otro software de RR.HH. Comienza con un proceso de ocho pasos.
Paso #1: Evaluar tus necesidades empresariales
Roma no se construyó en un día. Elegir el software de nómina adecuado es el resultado de esfuerzos y planificación continua.
Y todo comienza con evaluar tus necesidades de nómina. Dado que cada empresa es única, debes responder las siguientes preguntas:
¿Cuántos empleados tienes? Los sistemas de nómina tienen capacidades diferentes. Ten cuidado de no pagar por más características de las que necesitas.
¿Con qué frecuencia pagas a tu personal? ¿Varía según el puesto? Tu software de nómina debería ocuparse de múltiples frecuencias de pago manteniendo la precisión.
¿Empleas trabajadores internacionales? Si lo haces, tus sistemas de nómina deberían poder manejar pagos internacionales. Y prevenir impuestos inesperados de nómina.
¿Tienes diferentes tipos de empleados? Quizás tu equipo emplee trabajadores por horas, asalariados y contratistas. La aplicación necesita optimizar la complejidad de tus flujos de trabajo.
Al determinar tus objetivos principales, estás un paso más cerca de elegir el software de nómina adecuado.
Paso #2: Hacer una lista de las características deseadas
Entonces, has identificado tus necesidades y las conoces de memoria. Ahora, es momento de hacer una lista de tus características indispensables. ¿Necesitas una administración de beneficios impecable? ¿O características de seguimiento de tiempo? ¿La herramienta tiene integraciones de software con las herramientas que usas diariamente?
Por ejemplo, tal vez toda la comunicación del equipo la haces en Slack. Si tu sistema de nómina no se integra con esta herramienta, complicará tu vida y la volverá más frustrante.
Así que, reflexiona detenidamente sobre las principales características que el sistema de nómina debe tener para satisfacer las necesidades empresariales mencionadas anteriormente. Intenta priorizar funcionalidades como la frecuencia de pago o la automatización que realizará el trabajo pesado por ti.
Paso #3: Evalúa tu presupuesto
No quieres gastar todo tu dinero en software de nómina que tiene muchas características si solo usarás la mitad de ellas. Entonces, establece un presupuesto que te permita obtener las características que deseas.
Más adelante, puedes considerar características adicionales si es necesario. Sin embargo, ten cuidado, ya que los precios de cada herramienta varían de proveedor a proveedor. Además, tienen diferentes modelos de facturación. Por ejemplo, muchos ofrecen una suscripción mensual con una tarifa base pero un cargo adicional por empleado.
Ten esto en cuenta al evaluar el software de nómina.
Paso #4: Crea una lista de posibles proveedores
Ahora es cuando empieza lo divertido. Toma tu lista de características, presupuesto y objetivos, y comienza a investigar los mejores proveedores de software de nómina para tus necesidades particulares. Podría ser difícil empezar al principio, sobre todo porque es probable que este mercado siga creciendo, de $7.3 mil millones en 2022 a un estimado de $15.43 mil millones para el 2030. Pero aquí hay algunas preguntas que sin duda facilitarán tu búsqueda:
¿Cuál es la característica principal de la herramienta?
¿El software cumple con tus requerimientos?
¿Es adecuado para organizaciones pequeñas o grandes?
¿Tiene una prueba gratuita o demostración?
¿Qué dicen las personas al respecto?
¿Cuál es el número máximo de empleados que puede manejar?
¿Tiene integraciones con tus herramientas favoritas?
¿El precio de la herramienta está dentro de tu presupuesto?
¿Tiene múltiples frecuencias de pago?
Mantén estas preguntas en mente al crear tu lista, definitivamente ayudarán a que este proceso sea más fácil.
Paso #5: Considera las capacidades de seguridad
Una característica en la que nunca debes escatimar al seleccionar software de nómina son las funcionalidades de seguridad de datos.
Esta herramienta maneja datos sensibles financieros y personales de los empleados; puedes imaginar cómo una brecha no deseada de ciberseguridad puede ser ruinosa para la reputación de tu negocio.
Por lo tanto, elige una solución que tenga medidas de seguridad sólidas implementadas, como encriptación de datos o autenticación de dos factores. Para mayor tranquilidad, puedes ponerte en contacto con el soporte al cliente del proveedor y preguntar cómo protegerán tu información en caso de una brecha.
Generalmente, la seguridad viene acompañada de cumplimiento tributario y laboral. De lo contrario, asegúrate de que la herramienta de gestión de nómina elegida también actualice su software con frecuencia para reflejar las nuevas leyes de impuestos sobre la renta.
Paso #6: Considera complementos e integraciones
Si estás cansado de sistemas desconectados y cambiar de pestañas constantemente, entonces debes buscar plataformas de nómina que se integren con tus herramientas existentes.
Muchos software de nómina ofrecen integraciones de terceros con tu software contable u otros procesos fundamentales de recursos humanos que te ayudan a optimizar tus flujos de trabajo y hacer la vida de tu equipo de RRHH más fácil.
Por ejemplo, Guru, nuestra herramienta de búsqueda de IA empresarial, centro de intranet y wiki, se integra con más de 40 herramientas de RRHH, incluido software de nómina. ¿Por qué es esto especialmente útil?
Porque puedes crear una única fuente de verdad que mantenga consistente tu conocimiento y datos de empleados en todos los ámbitos. Y conectarlo con información documentada.
Paso #7: Crea una lista corta
Probablemente ya has descubierto algunas soluciones que podrían encajar bien con tus flujos de trabajo. Pero estas gemas podrían perderse entre la multitud de otras herramientas actualmente en tu lista.
Es hora de recortar.
Compara tu lista de proveedores con tu lista de características imprescindibles y reduce las opciones a tres o cinco buenas. El secreto es:
Lee reseñas en sitios de confianza como TrustRadius o G2 para ver qué opinan los usuarios sobre la herramienta.
Pide recomendaciones a colegas, ya que es probable que ya estén utilizando una buena herramienta de nómina.
Consulta estudios de caso que muestren cómo un determinado proveedor resolvió los problemas de las personas.
Al final de este paso, deberías tener una lista de las herramientas que más deseas probar. Lo que nos lleva a nuestra fase final...
Paso #8: Solicita demostraciones y comienza las pruebas gratuitas
Con tu lista corta en mano, ahora debes ir al sitio de cada proveedor. Y ver si tienen pruebas gratuitas o demostraciones que puedas probar.
Es probable que la mayoría de los proveedores de software tengan pruebas de 14 o 30 días que puedes aprovechar para probar la plataforma. Al ver el software de nómina en acción, puedes evaluar su facilidad de uso, su rendimiento y sus servicios.
Este es un paso muy crítico antes de realizar una compra. Una herramienta puede parecer buena a primera vista, pero tal vez sea difícil de entender y tus empleados la odien.
Por eso también deberías preguntar a otras personas de diferentes departamentos que prueben la herramienta. Te pueden decir cuál solución es la correcta para tu organización y en general ofrecer una perspectiva más objetiva.
Ahora que sabes cómo elegir el software de recursos humanos adecuado, ¿qué más queda por hacer?
¡Observa las características más deseadas del sistema de nómina!
Qué características buscar en el software de nómina
No todas las soluciones de nómina son iguales. Cada herramienta tiene características únicas que la hacen buena; solo necesitas saber qué buscar. Entonces, ¡vamos a explorar algunas de las características más comunes de una solución de nómina de servicio completo:
Integraciones de seguimiento del tiempo: Una capacidad de seguimiento del tiempo es muy útil si tienes empleados por hora, ya que te permite ingresar automáticamente los datos y garantizar su precisión durante un período de pago.
Opciones de depósito directo: Tus empleados, nuevos contratados e incluso candidatos potenciales esperan que les des acceso instantáneo a sus comprobantes de pago. No solo les ayuda a obtener sus pagos a tiempo, sino que elimina la necesidad de distribuir cheques de papel.
Gestión de compensación: Tu capacidad para manejar la compensación de los trabajadores marcará una diferencia significativa en este implacable panorama laboral. Te permitirá atraer y retener talento de primer nivel premiándolos según su mérito sin demasiadas complicaciones.
Integraciones: Probablemente estás aburrido de escuchar tanto sobre integraciones, pero realmente son un salvavidas. Tu herramienta de nómina elegida debería integrarse fácilmente en tu ecosistema, como Guru. Guru conecta todas las aplicaciones en tu conjunto tecnológico, incluido tu software de nómina, y hace que toda la información dispersa de tus herramientas esté instantáneamente accesible desde un solo lugar: allí donde estés trabajando actualmente.
Autoservicio del empleado: Esta función permite a los empleados acceder a información vital, como PTO, formularios W-2 o comprobantes de pago cuando lo deseen. Esto reduce significativamente la carga de trabajo del equipo de recursos humanos y brinda a los trabajadores mayor responsabilidad.
Hay muchas características que debes considerar al evaluar herramientas de nómina, como calculadora de impuestos, depósitos, etc. Si seguiste los pasos anteriores, sabes que todo depende de tus necesidades.
Pero, ¿cuáles son las mejores herramientas de software de nómina? Hemos navegado por la web por ti y hemos hecho una lista.
10 Servicios de Software de Nómina para Considerar
Si has hecho tu investigación, sabes cuántas herramientas de software de nómina hay disponibles. Está OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — la lista puede seguir y seguir.
Pero, ¿son buenas?
Depende de lo que quieras y necesites. Por eso hemos seleccionado cuidadosamente diferentes herramientas para necesidades únicas, para que puedas tener una visión completa del mercado de software de nómina.
1. Gusto
Gusto es un programa de software de nómina en línea que ayuda a los equipos de recursos humanos a completar sus formularios fiscales, procesar la nómina y garantizar el cumplimiento de las leyes de la industria.
Pero Gusto no se trata solo de nómina. “Las herramientas completas de informes son fáciles de usar y ofrecen una variedad de opciones para acceder a la información exacta que necesitamos”, dice un revisor. Además, Gusto tiene un proceso de integración simple que le permite utilizar la herramienta en minutos, no en semanas.
2. Rippling
Rippling, una herramienta moderna de gestión de fuerza laboral, permite a los equipos administrar diferentes aspectos de su departamento de recursos humanos, como nómina, beneficios, gastos y más.
Rippling calcula y presenta automáticamente sus impuestos sobre la nómina, incluso si tiene empleados internacionales. Además, tiene una aplicación móvil donde los empleados pueden ver sus talones de pago o solicitar tiempo libre.
¡Sorpresa, sorpresa! Rippling se integra con Guru.
3. Square
Square es una solución tecnológica empresarial que permite a los departamentos de recursos humanos ejecutar fácilmente las nóminas mientras se mantienen cumpliendo con la normativa.
Utilizado por propietarios de pequeñas empresas todos los días, esta herramienta tiene pagos confiables e integra con su sistema de punto de venta. Esto significa que puede pagar a los empleados directamente desde su panel de control y procesar el pago más rápido.
Además, si tiene problemas para presentar impuestos, Square le ayuda a mantenerse al día en el cumplimiento a través de asesoramiento experto.
¡Y Square se integra con Guru! ¿Qué más se puede pedir?
4. OnPay
OnPay, una herramienta completa de nómina en línea, brinda a los equipos de recursos humanos todo lo que necesitan para simplificar nóminas y beneficios.
“Todo el trabajo involucrado en ejecutar la nómina y reportar al estado se realiza por un precio razonable, de manera confiable y sin mucha confusión y formularios adicionales.”
Dado que automatiza todas las tareas que consumen tiempo y reduce su contabilidad mensual, OnPay le permite centrarse más en lo importante. Además, se integra con herramientas populares de contabilidad, seguimiento del tiempo y otras herramientas empresariales, incluyendo Guru.
5. Nómina de ADP
Nómina de ADP es un servicio de recursos humanos e impuestos que se asegura de que su nómina funcione sin problemas, sin demasiados problemas.
ADP también tiene una plataforma de autoservicio para empleados y gerentes, que puede utilizar tanto en línea como a través de una aplicación móvil. Si necesita ayuda con algo, ADP tiene profesionales experimentados en nómina disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
En cuanto a las integraciones, la Nómina de ADP se conecta perfectamente con Guru.
6. Paychex
Paychex ofrece herramientas de procesamiento de nóminas automatizadas en una solución de recursos humanos todo en uno y simple.
Esta solución hace que pagar a tu empleado a tiempo sea fácil con solo unos pocos clics. Lo hace a través de un procesamiento flexible, un portal de autoservicio para empleados y una administración de impuestos automatizada.
Además, Paychex se integra con Guru, por lo que obtendrás todo lo que necesitas en una sola herramienta.
7. Intuit QuickBooks
Intuit QuickBooks, una solución de software de contabilidad en esencia, realiza un seguimiento, organiza y administra las finanzas de una pequeña empresa.
“[...] La función de contabilidad en vivo es fácil de usar, especialmente para principiantes en contabilidad.” Lo que lo convierte en una opción perfecta para aquellos no familiarizados con tales herramientas.
Intuit QuickBooks te ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, ejecutar informes perspicaces y personalizar facturas desde una sola plataforma. Además, realiza un seguimiento de dónde va tu dinero guardando automáticamente tus transacciones en la plataforma.
También puedes conectar tus aplicaciones favoritas con QuickBooks; ¡incluso Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct es una plataforma de contabilidad en línea para freelancers o empresas de tamaño mediano.
Aportando funciones básicas como cuentas por pagar, administración de efectivo y facturación, Sage One puede cubrir todas tus necesidades. Es fácil de configurar y puedes acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, siempre que tengas conexión a internet.
Deel es una solución de nómina que atiende a equipos globales, capaz de manejar presentaciones, deducciones de impuestos y cumplimiento donde sea que se encuentren tus trabajadores.
Deel es genial porque ofrece una vista completa de tu fuerza laboral sin necesidad de cambiar de aplicaciones. Además, gerentes, líderes e incluso empleados pueden usar el portal de autoservicio de Deel para actualizar detalles de retiro, supervisar el gasto total de nóminas y realizar muchas otras tareas.
"El sistema maneja sin problemas el proceso de transferencia desde mi empleador hasta mi cuenta bancaria local, ahorrándome tiempo y esfuerzo. El hecho de que no tenga que iniciar o rastrear las transacciones manualmente es una gran ventaja.
¿Listo para hacer un trato? ¡Lleva a Guru contigo: ¡trabajan juntos!
10. BrightPay
BrightPay, con sede en el Reino Unido, es un sistema de nómina basado en la nube que fomenta la colaboración en tiempo real y reduce los retrasos en el ciclo de nóminas.
"[...] La interfaz de usuario es fácil de usar, y ingresar datos salariales es pan comido. El programa automatiza nóminas regulares pasando números mes tras mes y generando indicaciones de variación.
Además, tiene un portal de autoservicio donde los empleados pueden acceder a la información que buscan, como talonarios de pago, retenciones, licencia anual, etc.
BrightPay se integra con muchas otras herramientas, como BrightBooks, Sage, Xero y — ¡lo has adivinado — Guru!
Tu turno
¿Ves? Con esta guía del comprador, no es tan difícil aprender a elegir un software de nómina que haga su trabajo. Nos atrevemos a decir que te hace sentir más seguro de que elegirás la solución adecuada — ¡finalmente!
Una cosa más antes de irte. Hablemos de Guru, una plataforma de búsqueda de conocimiento de inteligencia artificial empresarial que mantiene toda la información de tu empresa al alcance de tu mano.
Guru se integra con tus herramientas existentes, por lo que puedes buscar en todas tus aplicaciones, chats y documentos al instante, sin cambiar de pestañas o tareas.
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Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Cuánto cuesta el software de nómina?
El precio varía dependiendo de diferentes factores, como el tamaño de la organización, el modelo de precios y el número de empleados.
Por lo general, la mayoría de los proveedores de servicios ofrecen una suscripción mensual que varía desde $8/mes hasta $49/mes. Si deseas agregar nuevos usuarios, deberás pagar una tarifa adicional.
Otros podrían tener precios personalizados donde deberás solicitar un presupuesto y consultar con el proveedor.
¿Existe software de nómina gratuito?
Sí, algunas soluciones de software de nómina ofrecen un plan gratuito, como Square y Deel, pero la mayoría tiene planes de suscripción pagados.
Si optas por planes gratuitos, es posible que tengas acceso limitado a funciones, lo que probablemente no te ayudará a largo plazo.
¿Cómo elijo un proveedor de nómina para una pequeña empresa?
Aquí tienes algunos consejos útiles para pequeñas empresas:
Evalúa tus necesidades: ¿Qué estás tratando de resolver? ¿Necesitas solo herramientas de nómina para seguimiento de tiempo? ¿O algo más que eso?
Considera tu presupuesto: ¿Cuánto estás dispuesto a gastar en la herramienta de nómina?
Asegúrate de que sea escalable: Elige una opción de nómina que crezca con tu empresa.
Consulta reseñas: Mira lo que otros equipos pequeños tienen que decir sobre una herramienta en particular.
Elegir un software de nómina que realmente haga su trabajo es fácil cuando tienes esta guía a tu disposición.
¿No odias cuando olvidas pagar a tus empleados a tiempo? ¿OTRA VEZ? Sin embargo, no es tu culpa. Tienes tanto en tu plato, que es imposible recordar. Además, lleva horas calcular su salario.
Sin embargo, no estás solo en esto. Según UKG, el 54% de los estadounidenses ha tenido un problema con el cheque de pago. Los trabajadores asalariados, por hora y gig han tenido sus propios problemas de remuneración.
¿La solución? Software de nómina, que maneja automáticamente diferentes procesos de nómina como opciones de pago o impuestos. Con estas características de automatización, ahorras tiempo y previenes errores costosos.
Pero antes de tomar la decisión, necesitas seguir los pasos necesarios para elegir el software de nómina adecuado para las necesidades de tu negocio. Y ahí es donde esta guía resulta útil.
¿Qué es el Software de Nómina?
El software de nómina es una aplicación que automatiza el proceso de pago para tus empleados de tiempo completo o por hora. Te ayuda a gestionar bonos, salarios y sueldos, pero también a hacer un seguimiento de las vacaciones y beneficios de los empleados.
En resumen, los servicios de nómina realizan un seguimiento de todos los pagos, mantienen la conformidad con las leyes y regulaciones fiscales, y supervisan el tiempo y la asistencia. Como resultado, obtienes transparencia en todos los informes de nómina, como los recibos de pago, y reduces el riesgo de errores y falta de cumplimiento.
Cualquiera puede utilizar este software, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Pero, ¿cómo funciona? Descubrámoslo.
¿Cómo Funciona el Software de Nómina?
Piensa en un sistema de nómina como un portal de autoservicio. Los empleados pueden acceder en cualquier momento para ver o editar su información personal y establecer sus preferencias de pago (depósito directo, tarjeta de pago o cheque de papel).
Hacer esto ayuda a los empleadores a implementar los pagos de manera más sencilla. Con toda la información que necesitan en una sola herramienta, las empresas pueden automatizar los pagos para cada empleado, independientemente de su ubicación o tipo de contrato.
Más precisamente, las organizaciones utilizan software y servicios de nómina porque:
Simplifica tareas que consumen tiempo y tiene el poder de adaptarse fácilmente a cualquier cambio.
Permite una mayor transparencia en sus finanzas para que puedan mantenerse dentro del presupuesto.
Ahorra mucho tiempo, permitiendo a las organizaciones centrarse en tareas de nivel superior.
Garantiza que paguen a los empleados a tiempo, cada vez.
Además, el software de nómina se integra con los sistemas comerciales que ya utilizas, como contabilidad y finanzas. Esto te permite ejecutar la nómina con precisión y a tiempo, construyendo la confianza de los empleados. Hablando de confianza, hablemos de los beneficios de este tipo de software.
¿Cuáles son los beneficios de usar el software de nómina?
La ventaja más importante de una herramienta de nómina es que libera el tiempo de tu departamento de recursos humanos (RR. HH.). En lugar de realizar las mismas tareas rutinarias aburridas, pueden centrarse en iniciativas más importantes.
Pero aparte de optimizar la nómina, ¿qué más hace? Bueno, eso...
Garantiza el cumplimiento fiscal: ¿Sabías que hasta 30% de las empresas clasifican incorrectamente a los empleados? Esto afecta seriamente a la economía, lo que conlleva a costosas multas. El software de nómina puede prevenir eso y ayudarte a cumplir con las leyes estatales y federales. Algunas herramientas incluso generan resúmenes e informes para fines de presentación de impuestos.
Ahorra tiempo y reduce costos: A través de la automatización, los equipos de RR. HH. pueden reducir costosos errores humanos, como la introducción inexacta de datos de nómina. Como resultado, ahorras tiempo y dinero, lo que te permite centrarte en alcanzar tus objetivos organizativos.
Aumenta la precisión y transparencia: No más trabajo a ciegas y tiempo desperdiciado. Una solución de nómina asegura que entregues los cheques de pago de los empleados directamente a sus cuentas bancarias, y a tiempo, nada menos. Esto conduce a una mayor confianza y seguridad, ¡y empleados más felices!
Ofrece flexibilidad y personalización: Emergen nuevas tendencias laborales cada día. Una actual es la búsqueda de solicitantes no tradicionales, con el 56% de los candidatos solicitando trabajos fuera de su área de experiencia actual. Lo que significa que constantemente necesitas adaptarte y tu software de nómina debería seguir tu ejemplo. Tu solución elegida debe ofrecer una variedad de características personalizables que satisfagan tus requerimientos específicos en todo momento. Además, debería soportar diferentes frecuencias de pago y deducciones de impuestos, para que siempre puedas confiar en él cuando más lo necesites.
Entonces, ¿estos beneficios te han persuadido a buscar software de nómina? 😊 Espero que sí o será incómodo. Nuestra próxima sección explora los pasos que debes seguir para elegir la plataforma de nómina adecuada.
Cómo Elegir el Software de Nómina Adecuado
Para cosechar los beneficios de un sistema de nómina, necesitas poseer una herramienta de nómina. Y aunque es fácil buscar en Google 'mejores sistemas de nómina' y elegir el primero que parezca agradable, estarás muy decepcionado. Puede que no sea lo que necesitas.
Por lo tanto, seleccionar tu solución de nómina requiere una planificación cuidadosa, al igual que al elegir cualquier otro software de RR.HH. Comienza con un proceso de ocho pasos.
Paso #1: Evaluar tus necesidades empresariales
Roma no se construyó en un día. Elegir el software de nómina adecuado es el resultado de esfuerzos y planificación continua.
Y todo comienza con evaluar tus necesidades de nómina. Dado que cada empresa es única, debes responder las siguientes preguntas:
¿Cuántos empleados tienes? Los sistemas de nómina tienen capacidades diferentes. Ten cuidado de no pagar por más características de las que necesitas.
¿Con qué frecuencia pagas a tu personal? ¿Varía según el puesto? Tu software de nómina debería ocuparse de múltiples frecuencias de pago manteniendo la precisión.
¿Empleas trabajadores internacionales? Si lo haces, tus sistemas de nómina deberían poder manejar pagos internacionales. Y prevenir impuestos inesperados de nómina.
¿Tienes diferentes tipos de empleados? Quizás tu equipo emplee trabajadores por horas, asalariados y contratistas. La aplicación necesita optimizar la complejidad de tus flujos de trabajo.
Al determinar tus objetivos principales, estás un paso más cerca de elegir el software de nómina adecuado.
Paso #2: Hacer una lista de las características deseadas
Entonces, has identificado tus necesidades y las conoces de memoria. Ahora, es momento de hacer una lista de tus características indispensables. ¿Necesitas una administración de beneficios impecable? ¿O características de seguimiento de tiempo? ¿La herramienta tiene integraciones de software con las herramientas que usas diariamente?
Por ejemplo, tal vez toda la comunicación del equipo la haces en Slack. Si tu sistema de nómina no se integra con esta herramienta, complicará tu vida y la volverá más frustrante.
Así que, reflexiona detenidamente sobre las principales características que el sistema de nómina debe tener para satisfacer las necesidades empresariales mencionadas anteriormente. Intenta priorizar funcionalidades como la frecuencia de pago o la automatización que realizará el trabajo pesado por ti.
Paso #3: Evalúa tu presupuesto
No quieres gastar todo tu dinero en software de nómina que tiene muchas características si solo usarás la mitad de ellas. Entonces, establece un presupuesto que te permita obtener las características que deseas.
Más adelante, puedes considerar características adicionales si es necesario. Sin embargo, ten cuidado, ya que los precios de cada herramienta varían de proveedor a proveedor. Además, tienen diferentes modelos de facturación. Por ejemplo, muchos ofrecen una suscripción mensual con una tarifa base pero un cargo adicional por empleado.
Ten esto en cuenta al evaluar el software de nómina.
Paso #4: Crea una lista de posibles proveedores
Ahora es cuando empieza lo divertido. Toma tu lista de características, presupuesto y objetivos, y comienza a investigar los mejores proveedores de software de nómina para tus necesidades particulares. Podría ser difícil empezar al principio, sobre todo porque es probable que este mercado siga creciendo, de $7.3 mil millones en 2022 a un estimado de $15.43 mil millones para el 2030. Pero aquí hay algunas preguntas que sin duda facilitarán tu búsqueda:
¿Cuál es la característica principal de la herramienta?
¿El software cumple con tus requerimientos?
¿Es adecuado para organizaciones pequeñas o grandes?
¿Tiene una prueba gratuita o demostración?
¿Qué dicen las personas al respecto?
¿Cuál es el número máximo de empleados que puede manejar?
¿Tiene integraciones con tus herramientas favoritas?
¿El precio de la herramienta está dentro de tu presupuesto?
¿Tiene múltiples frecuencias de pago?
Mantén estas preguntas en mente al crear tu lista, definitivamente ayudarán a que este proceso sea más fácil.
Paso #5: Considera las capacidades de seguridad
Una característica en la que nunca debes escatimar al seleccionar software de nómina son las funcionalidades de seguridad de datos.
Esta herramienta maneja datos sensibles financieros y personales de los empleados; puedes imaginar cómo una brecha no deseada de ciberseguridad puede ser ruinosa para la reputación de tu negocio.
Por lo tanto, elige una solución que tenga medidas de seguridad sólidas implementadas, como encriptación de datos o autenticación de dos factores. Para mayor tranquilidad, puedes ponerte en contacto con el soporte al cliente del proveedor y preguntar cómo protegerán tu información en caso de una brecha.
Generalmente, la seguridad viene acompañada de cumplimiento tributario y laboral. De lo contrario, asegúrate de que la herramienta de gestión de nómina elegida también actualice su software con frecuencia para reflejar las nuevas leyes de impuestos sobre la renta.
Paso #6: Considera complementos e integraciones
Si estás cansado de sistemas desconectados y cambiar de pestañas constantemente, entonces debes buscar plataformas de nómina que se integren con tus herramientas existentes.
Muchos software de nómina ofrecen integraciones de terceros con tu software contable u otros procesos fundamentales de recursos humanos que te ayudan a optimizar tus flujos de trabajo y hacer la vida de tu equipo de RRHH más fácil.
Por ejemplo, Guru, nuestra herramienta de búsqueda de IA empresarial, centro de intranet y wiki, se integra con más de 40 herramientas de RRHH, incluido software de nómina. ¿Por qué es esto especialmente útil?
Porque puedes crear una única fuente de verdad que mantenga consistente tu conocimiento y datos de empleados en todos los ámbitos. Y conectarlo con información documentada.
Paso #7: Crea una lista corta
Probablemente ya has descubierto algunas soluciones que podrían encajar bien con tus flujos de trabajo. Pero estas gemas podrían perderse entre la multitud de otras herramientas actualmente en tu lista.
Es hora de recortar.
Compara tu lista de proveedores con tu lista de características imprescindibles y reduce las opciones a tres o cinco buenas. El secreto es:
Lee reseñas en sitios de confianza como TrustRadius o G2 para ver qué opinan los usuarios sobre la herramienta.
Pide recomendaciones a colegas, ya que es probable que ya estén utilizando una buena herramienta de nómina.
Consulta estudios de caso que muestren cómo un determinado proveedor resolvió los problemas de las personas.
Al final de este paso, deberías tener una lista de las herramientas que más deseas probar. Lo que nos lleva a nuestra fase final...
Paso #8: Solicita demostraciones y comienza las pruebas gratuitas
Con tu lista corta en mano, ahora debes ir al sitio de cada proveedor. Y ver si tienen pruebas gratuitas o demostraciones que puedas probar.
Es probable que la mayoría de los proveedores de software tengan pruebas de 14 o 30 días que puedes aprovechar para probar la plataforma. Al ver el software de nómina en acción, puedes evaluar su facilidad de uso, su rendimiento y sus servicios.
Este es un paso muy crítico antes de realizar una compra. Una herramienta puede parecer buena a primera vista, pero tal vez sea difícil de entender y tus empleados la odien.
Por eso también deberías preguntar a otras personas de diferentes departamentos que prueben la herramienta. Te pueden decir cuál solución es la correcta para tu organización y en general ofrecer una perspectiva más objetiva.
Ahora que sabes cómo elegir el software de recursos humanos adecuado, ¿qué más queda por hacer?
¡Observa las características más deseadas del sistema de nómina!
Qué características buscar en el software de nómina
No todas las soluciones de nómina son iguales. Cada herramienta tiene características únicas que la hacen buena; solo necesitas saber qué buscar. Entonces, ¡vamos a explorar algunas de las características más comunes de una solución de nómina de servicio completo:
Integraciones de seguimiento del tiempo: Una capacidad de seguimiento del tiempo es muy útil si tienes empleados por hora, ya que te permite ingresar automáticamente los datos y garantizar su precisión durante un período de pago.
Opciones de depósito directo: Tus empleados, nuevos contratados e incluso candidatos potenciales esperan que les des acceso instantáneo a sus comprobantes de pago. No solo les ayuda a obtener sus pagos a tiempo, sino que elimina la necesidad de distribuir cheques de papel.
Gestión de compensación: Tu capacidad para manejar la compensación de los trabajadores marcará una diferencia significativa en este implacable panorama laboral. Te permitirá atraer y retener talento de primer nivel premiándolos según su mérito sin demasiadas complicaciones.
Integraciones: Probablemente estás aburrido de escuchar tanto sobre integraciones, pero realmente son un salvavidas. Tu herramienta de nómina elegida debería integrarse fácilmente en tu ecosistema, como Guru. Guru conecta todas las aplicaciones en tu conjunto tecnológico, incluido tu software de nómina, y hace que toda la información dispersa de tus herramientas esté instantáneamente accesible desde un solo lugar: allí donde estés trabajando actualmente.
Autoservicio del empleado: Esta función permite a los empleados acceder a información vital, como PTO, formularios W-2 o comprobantes de pago cuando lo deseen. Esto reduce significativamente la carga de trabajo del equipo de recursos humanos y brinda a los trabajadores mayor responsabilidad.
Hay muchas características que debes considerar al evaluar herramientas de nómina, como calculadora de impuestos, depósitos, etc. Si seguiste los pasos anteriores, sabes que todo depende de tus necesidades.
Pero, ¿cuáles son las mejores herramientas de software de nómina? Hemos navegado por la web por ti y hemos hecho una lista.
10 Servicios de Software de Nómina para Considerar
Si has hecho tu investigación, sabes cuántas herramientas de software de nómina hay disponibles. Está OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — la lista puede seguir y seguir.
Pero, ¿son buenas?
Depende de lo que quieras y necesites. Por eso hemos seleccionado cuidadosamente diferentes herramientas para necesidades únicas, para que puedas tener una visión completa del mercado de software de nómina.
1. Gusto
Gusto es un programa de software de nómina en línea que ayuda a los equipos de recursos humanos a completar sus formularios fiscales, procesar la nómina y garantizar el cumplimiento de las leyes de la industria.
Pero Gusto no se trata solo de nómina. “Las herramientas completas de informes son fáciles de usar y ofrecen una variedad de opciones para acceder a la información exacta que necesitamos”, dice un revisor. Además, Gusto tiene un proceso de integración simple que le permite utilizar la herramienta en minutos, no en semanas.
2. Rippling
Rippling, una herramienta moderna de gestión de fuerza laboral, permite a los equipos administrar diferentes aspectos de su departamento de recursos humanos, como nómina, beneficios, gastos y más.
Rippling calcula y presenta automáticamente sus impuestos sobre la nómina, incluso si tiene empleados internacionales. Además, tiene una aplicación móvil donde los empleados pueden ver sus talones de pago o solicitar tiempo libre.
¡Sorpresa, sorpresa! Rippling se integra con Guru.
3. Square
Square es una solución tecnológica empresarial que permite a los departamentos de recursos humanos ejecutar fácilmente las nóminas mientras se mantienen cumpliendo con la normativa.
Utilizado por propietarios de pequeñas empresas todos los días, esta herramienta tiene pagos confiables e integra con su sistema de punto de venta. Esto significa que puede pagar a los empleados directamente desde su panel de control y procesar el pago más rápido.
Además, si tiene problemas para presentar impuestos, Square le ayuda a mantenerse al día en el cumplimiento a través de asesoramiento experto.
¡Y Square se integra con Guru! ¿Qué más se puede pedir?
4. OnPay
OnPay, una herramienta completa de nómina en línea, brinda a los equipos de recursos humanos todo lo que necesitan para simplificar nóminas y beneficios.
“Todo el trabajo involucrado en ejecutar la nómina y reportar al estado se realiza por un precio razonable, de manera confiable y sin mucha confusión y formularios adicionales.”
Dado que automatiza todas las tareas que consumen tiempo y reduce su contabilidad mensual, OnPay le permite centrarse más en lo importante. Además, se integra con herramientas populares de contabilidad, seguimiento del tiempo y otras herramientas empresariales, incluyendo Guru.
5. Nómina de ADP
Nómina de ADP es un servicio de recursos humanos e impuestos que se asegura de que su nómina funcione sin problemas, sin demasiados problemas.
ADP también tiene una plataforma de autoservicio para empleados y gerentes, que puede utilizar tanto en línea como a través de una aplicación móvil. Si necesita ayuda con algo, ADP tiene profesionales experimentados en nómina disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
En cuanto a las integraciones, la Nómina de ADP se conecta perfectamente con Guru.
6. Paychex
Paychex ofrece herramientas de procesamiento de nóminas automatizadas en una solución de recursos humanos todo en uno y simple.
Esta solución hace que pagar a tu empleado a tiempo sea fácil con solo unos pocos clics. Lo hace a través de un procesamiento flexible, un portal de autoservicio para empleados y una administración de impuestos automatizada.
Además, Paychex se integra con Guru, por lo que obtendrás todo lo que necesitas en una sola herramienta.
7. Intuit QuickBooks
Intuit QuickBooks, una solución de software de contabilidad en esencia, realiza un seguimiento, organiza y administra las finanzas de una pequeña empresa.
“[...] La función de contabilidad en vivo es fácil de usar, especialmente para principiantes en contabilidad.” Lo que lo convierte en una opción perfecta para aquellos no familiarizados con tales herramientas.
Intuit QuickBooks te ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, ejecutar informes perspicaces y personalizar facturas desde una sola plataforma. Además, realiza un seguimiento de dónde va tu dinero guardando automáticamente tus transacciones en la plataforma.
También puedes conectar tus aplicaciones favoritas con QuickBooks; ¡incluso Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct es una plataforma de contabilidad en línea para freelancers o empresas de tamaño mediano.
Aportando funciones básicas como cuentas por pagar, administración de efectivo y facturación, Sage One puede cubrir todas tus necesidades. Es fácil de configurar y puedes acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, siempre que tengas conexión a internet.
Deel es una solución de nómina que atiende a equipos globales, capaz de manejar presentaciones, deducciones de impuestos y cumplimiento donde sea que se encuentren tus trabajadores.
Deel es genial porque ofrece una vista completa de tu fuerza laboral sin necesidad de cambiar de aplicaciones. Además, gerentes, líderes e incluso empleados pueden usar el portal de autoservicio de Deel para actualizar detalles de retiro, supervisar el gasto total de nóminas y realizar muchas otras tareas.
"El sistema maneja sin problemas el proceso de transferencia desde mi empleador hasta mi cuenta bancaria local, ahorrándome tiempo y esfuerzo. El hecho de que no tenga que iniciar o rastrear las transacciones manualmente es una gran ventaja.
¿Listo para hacer un trato? ¡Lleva a Guru contigo: ¡trabajan juntos!
10. BrightPay
BrightPay, con sede en el Reino Unido, es un sistema de nómina basado en la nube que fomenta la colaboración en tiempo real y reduce los retrasos en el ciclo de nóminas.
"[...] La interfaz de usuario es fácil de usar, y ingresar datos salariales es pan comido. El programa automatiza nóminas regulares pasando números mes tras mes y generando indicaciones de variación.
Además, tiene un portal de autoservicio donde los empleados pueden acceder a la información que buscan, como talonarios de pago, retenciones, licencia anual, etc.
BrightPay se integra con muchas otras herramientas, como BrightBooks, Sage, Xero y — ¡lo has adivinado — Guru!
Tu turno
¿Ves? Con esta guía del comprador, no es tan difícil aprender a elegir un software de nómina que haga su trabajo. Nos atrevemos a decir que te hace sentir más seguro de que elegirás la solución adecuada — ¡finalmente!
Una cosa más antes de irte. Hablemos de Guru, una plataforma de búsqueda de conocimiento de inteligencia artificial empresarial que mantiene toda la información de tu empresa al alcance de tu mano.
Guru se integra con tus herramientas existentes, por lo que puedes buscar en todas tus aplicaciones, chats y documentos al instante, sin cambiar de pestañas o tareas.
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Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Cuánto cuesta el software de nómina?
El precio varía dependiendo de diferentes factores, como el tamaño de la organización, el modelo de precios y el número de empleados.
Por lo general, la mayoría de los proveedores de servicios ofrecen una suscripción mensual que varía desde $8/mes hasta $49/mes. Si deseas agregar nuevos usuarios, deberás pagar una tarifa adicional.
Otros podrían tener precios personalizados donde deberás solicitar un presupuesto y consultar con el proveedor.
¿Existe software de nómina gratuito?
Sí, algunas soluciones de software de nómina ofrecen un plan gratuito, como Square y Deel, pero la mayoría tiene planes de suscripción pagados.
Si optas por planes gratuitos, es posible que tengas acceso limitado a funciones, lo que probablemente no te ayudará a largo plazo.
¿Cómo elijo un proveedor de nómina para una pequeña empresa?
Aquí tienes algunos consejos útiles para pequeñas empresas:
Evalúa tus necesidades: ¿Qué estás tratando de resolver? ¿Necesitas solo herramientas de nómina para seguimiento de tiempo? ¿O algo más que eso?
Considera tu presupuesto: ¿Cuánto estás dispuesto a gastar en la herramienta de nómina?
Asegúrate de que sea escalable: Elige una opción de nómina que crezca con tu empresa.
Consulta reseñas: Mira lo que otros equipos pequeños tienen que decir sobre una herramienta en particular.
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