En Guru, creemos que el lugar de trabajo cambiará para siempre. La pandemia nos obligó a todos a participar en un experimento no opcional de tener que hacer el 100 % de nuestro trabajo de forma remota de inmediato.

Si bien esto afectó a todos de diferentes maneras, una cosa que quedó clara es los desafíos que enfrentan los equipos cuando el 100 % de sus interacciones pasan de ser en persona a ser virtuales. La forma en que nos comunicamos, los tipos de reuniones que tenemos, las herramientas que necesitamos para trabajar eficazmente todos recibieron una gran atención, destacando las cosas que funcionan bien, las que no funcionan en absoluto y las que realmente pueden funcionar mejor.

A medida que las oficinas reabren, es altamente improbable que las cosas simplemente vuelvan a “como eran”. Muchos equipos funcionarán en alguna forma de un lugar de trabajo “híbrido”, estructurando sus semanas laborales con una mezcla de días de trabajo remotos y en la oficina. Este es un cambio muy positivo en mi opinión, ya que optimizaremos nuestro trabajo en torno a lo que se logra mejor en persona y lo que se hace mejor desde casa o en un espacio ininterrumpido. Sin mencionar el beneficio para nuestras vidas personales que son posibles gracias a una dinámica laboral más flexible.

En el centro de gran parte de este cambio está la idea de que la comunicación en el lugar de trabajo pasará de sincrónica a asíncrona. Gran parte de las formas en que los equipos se comunican se diseñará con la suposición de que los equipos ya no están juntos, en persona, o incluso en el mismo edificio. En lugar de hacer que las interacciones del equipo sean reuniones en vivo por defecto, escribiremos nuestras ideas, conocimientos, actualizaciones de estado, preguntas frecuentes, políticas, decisiones y las compartiremos con nuestros equipos para que sean leídas, comentadas, tomadas en acción, decididas, etc.

Definiendo la "regla de oro"

En esta nueva dinámica, todos los miembros de un equipo jugarán un papel crítico tanto en leer como en escribir. Hay varios ejemplos de equipos que han crecido siendo “nativos remotos” que hablan de una Cultura Escrita y lo fundamental que es esto para operar.

En Guru, uno de nuestros valores fundamentales es Buscar y Compartir Conocimiento.

Valoramos ser abiertos y transparentes en Guru, y sentimos la obligación de garantizar que estos comportamientos sean parte de cómo operamos como empresa. Para alcanzar este objetivo, recientemente lanzamos nuestra Regla de Oro de Comunicación Interna:

Buscamos y compartimos conocimiento. Para que esto funcione, debe existir un “contrato” entre tú y todos con quienes trabajas en Guru. Esto significa que cada uno de nosotros se compromete a hacer 2 cosas…

(1) Compartes tu conocimiento de manera asíncrona, sabiendo que los demás buscarán digerir lo que compartes. Reconoces a la audiencia a la que estás compartiendo y optimizas para ellos porque es importante para ti que comprendan.

(2) Buscas digerir el conocimiento que otros han pasado tiempo preparando para compartir contigo. Si lo que se comparte no está claro o no es relevante, reconoces el valor de compartir esa retroalimentación para mejorar lo que se comparte en el futuro.

Creemos que ambos componentes de esta regla son críticos. Desglosemos cada uno de ellos, comenzando con la parte 1:

Compartes tu conocimiento de manera asíncrona...

Esto se refiere típicamente a conocimiento escrito o grabado. Incluye una petición clara que podría ser simplemente leer, una solicitud de comentarios, votos, ideas, etc., junto con una fecha límite de cuándo te gustaría que esto esté completado. Esto podría ser una actualización de estado, una decisión que necesita tomarse, o incluso conocimiento sobre el producto que respalda un próximo lanzamiento.

...sabiendo que los demás buscarán digerir lo que compartes.

Escribir/registrar lleva tiempo. Asumimos que nuestros compañeros están emocionados de leer lo que hemos preparado, y esto nos motiva a dedicar nuestro tiempo a hacer este trabajo. (Más sobre esto en la segunda parte de nuestra regla.)

Reconoces la audiencia a la que estás compartiendo y optimizas para ellos...

Intentamos evitar comunicaciones generales que pueden ser solo relevantes para un subconjunto de un equipo, manteniendo una alta relación señal-ruido.

...porque es importante para ti que comprendan.

Los equipos informados son más propensos a sentirse inspirados, comprometidos y emocionados por el trabajo que realizan. ¡Todos jugamos un papel en contribuir a esto!

Así que esta es la primera “mitad”, y es un compromiso de tomarse el tiempo para hacer el trabajo de mantener informados a los demás. Ahora, examinemos la segunda mitad:

Buscas digerir el conocimiento que otros han pasado tiempo preparando para compartir contigo.

Como se mencionó anteriormente, aquí el pedido es reconocer que “ambos lados del intercambio de conocimiento” deben estar presentes para que esto funcione. Todos conocemos la sensación cuando alguien convoca a una reunión en vivo y la otra persona no se presenta. Esto debería sentirse de la misma manera.

Si lo que se comparte no está claro o no es relevante, reconoces el valor de compartir esa retroalimentación para mejorar lo que se comparte en el futuro.

La parte final del ciclo aquí... ¡nadie va a ser perfecto escribiendo! Proporcionar retroalimentación amable y franca sobre cómo un escritor puede mejorar lo que comunica fortalece el flujo de comunicación futuro. También le muestra al escritor que te importa lo que escribió.

¿Quién tiene tiempo para hacer todo esto? ¡Mi día ya está lleno de reuniones!

Sabemos lo que estás pensando... ¡pero aquí es donde comienza la magia! Una de las consecuencias más valiosas de un equipo que se compromete a la regla de oro es la velocidad. Las reuniones en vivo requieren coordinación. Tenemos que mirar un calendario y encontrar un momento que funcione para todos los que necesitan ser parte de la conversación. Cuanto más grande es la reunión, más lejos se programará porque la probabilidad de que haya espacios de tiempo libres disminuye. Puede que este tema sea una decisión importante que necesita ser tomada, pero tenemos que programar la reunión una semana a partir de hoy porque es la primera vez que todos podrían hacerlo funcionar.

En este escenario, ya hemos perdido una semana antes de que siquiera tengamos nuestra primera conversación. Ahora agrega diferentes zonas horarias y horarios de trabajo, de repente esas ventanas de tiempo abiertas comunes se reducen aún más.

Ahora, invertamos esto para ver cómo funciona para un equipo que sigue la Regla de Oro.

Imagina que alguien tiene un tema del que quiere conectar con su equipo. Escriben el tema, lo envían por Slack a sus compañeros de equipo y piden comentarios en los próximos 2 días. Comienzan a ver comentarios de sus compañeros de equipo, que abordan en su propio tiempo. Más compañeros de equipo comentan, más respuestas llegan y, en unos pocos días, este tema escrito tiene un montón de comentarios, preocupaciones y ideas ya capturadas y documentadas.

En el enfoque sincrónico, la primera reunión ni siquiera ha sucedido aún. Pero en el enfoque asíncrono, unos días después el tema se aborda y el equipo ha pasado a otra cosa. Ahora imagina que esto sucede una y otra vez en nuestros equipos. La colaboración pasa de Reuniones en Vivo: El Asesino Silencioso del Progreso a La Regla de Oro: un Superpoder y Ventaja del Equipo en la Ejecución.

Formas en que seguimos la Regla de Oro en el trabajo

La Regla de Oro es nueva para nosotros, algo que introdujimos este año. Aquí hay algunas formas iniciales en que hemos estado siguiendo la Regla en Guru.

Asegurándonos de tener comunicación "con propósito"

Esta es la guía que damos a todos los empleados. Se refiere a la alta relación señal-ruido que mencioné anteriormente.

Utilizamos una metodología de toma de decisiones

Fomentamos el uso de documentos de decisiones para avanzar decisiones tanto como sea posible de manera asíncrona, lo que (1) te permite tomar la decisión completamente de forma asíncrona, o (2) cuando realmente tienes una reunión en vivo, todos ya están muy avanzados en el camino y generalmente, el objetivo de la reunión es finalizar una decisión. También utilizamos el concepto DRI para asegurar que esté claro cómo se toman las decisiones y quién las toma.

Fomentamos lecturas previas sobre temas que un equipo quiere discutir

Lecturas previas para reuniones parecieron ser un buen siguiente paso para nosotros. Nos aseguran que todos estén en la misma página antes de una reunión y nos evitan perder tiempo presentando diapositivas en lugar de discutir activamente las cosas. La siguiente pregunta para nosotros es ¿en qué podemos evitar la reunión en vivo por completo?

Establecemos buenas prácticas en Slack

Fomentamos que la mayoría de las conversaciones tengan lugar en canales públicos. Fomentamos @menciones en canales públicos para dirigir a los compañeros a tomar acción y ayudar a gestionar todo el ruido. Otro ejemplo de ayudar a mejorar la señal a través del ruido. También utilizamos indicadores de urgencia. Por ejemplo, si proporcionamos un documento para leer y comentar, utilizamos la abreviatura de 1, 3, 5 días para dar a los lectores una comprensión de cuándo deben responder.

Usamos Guru para enviar anuncios

Anuncios se envían a grupos específicos de personas y brindan una llamada clara a la acción para leer algo. Las alertas están en cola y son fácilmente accesibles desde nuestra aplicación web, nuestra extensión, Slack y Teams, etc. La mayoría de nuestros anuncios se distribuyen de esta manera. Ha sido el ejemplo más eficaz para garantizar los medios de comunicación más efectivos en cuanto a señal-ruido para información importante.

Hacemos una revisión semanal de nuestros proyectos críticos activos

Cada semana nuestros DRIs de proyecto proporcionan actualizaciones sobre sus proyectos en Asana los jueves. Cada viernes, el liderazgo revisa y proporciona comentarios también a través de Asana. Esto permite una comunicación rápida, abierta y asíncrona en todas nuestras iniciativas críticas de la empresa.

Establecemos bloques de calendario para leer y escribir

Una forma en que hacemos esto es No Reuniones Internas los Miércoles. Es importante hacer espacio para ese tiempo de lectura y escritura. La mayoría de nosotros pensamos habitualmente en programar una reunión en vivo como una forma de crear un espacio dedicado para tratar un tema. Está en el calendario, a una hora específica, para que esa conversación, ese “intercambio de conocimiento en persona” sea probable que ocurra.

Pero en el mundo de la Regla de Oro, funciona de manera diferente.

Más de nuestro tiempo se desplaza lejos de estas reuniones en vivo y hacia un tiempo dedicado de lectura y escritura. Pero este tiempo aún necesita ser reflejado en tu calendario. Necesitamos un tiempo de enfoque similar reservado específicamente para la lectura y la escritura. Este es un tiempo altamente eficiente, ya que 1 hora de tiempo de lectura y escritura a menudo ahorrará 10 horas de tiempo de reuniones en vivo.

¡Espero que esta guía haya sido útil para que puedas llevar algunas de estas enseñanzas a tu equipo! A medida que continuamos aprendiendo más aquí, sin duda seguiremos compartiendo. Como mencioné, en muchos sentidos, el lugar de trabajo tiene sus mejores días por delante a medida que las empresas reconocen que técnicas como esta tienen el resultado combinado de aumentar el rendimiento de la empresa y aumentar la satisfacción de los empleados.