Buyer's Guide: How to Choose Payroll Software & Provider
Descubra como escolher o melhor software de folha de pagamento para suas necessidades. Descubra quais recursos principais procurar, o que considerar e mais.
Escolher um software de folha de pagamento que realmente faz seu trabalho é fácil quando você tem este guia ao seu lado.
Você não odeia quando esquece de pagar seus funcionários a tempo? DE NOVO? Mas não é sua culpa, no entanto. Você tem tanto em sua lista de afazeres, é impossível lembrar. Além disso, leva horas para calcular o salário deles.
Você não está sozinho nisso, no entanto. De acordo com a UKG, 54% dos americanos tiveram um problema de pagamento. Trabalhadores assalariados, por hora e autônomos tiveram seus próprios problemas de remuneração.
A solução? Software de folha de pagamento, que lida automaticamente com diferentes processos de folha de pagamento como opções de pagamento ou impostos. Com esses recursos de automação, você economiza tempo e evita erros custosos.
Mas antes de se aventurar, você precisa seguir os passos necessários para escolher o software de folha de pagamento certo para suas necessidades comerciais. E é aí que este guia se torna útil.
O que é software de folha de pagamento?
Software de folha de pagamento é um aplicativo que automatiza o processo de pagamento para seus funcionários em período integral ou por hora. Ajuda a gerenciar bônus, salários e salários, mas também acompanha folgas e benefícios dos funcionários.
Em suma, os serviços de folha de pagamento rastreiam todos os pagamentos, mantêm a conformidade com as leis e regulamentos fiscais e monitoram a presença e o tempo trabalhado. Como resultado, você obtém transparência em todos os relatórios de folha de pagamento, como holerites, e reduz o risco de erros e infrações.
Qualquer pessoa pode usar este software, de pequenas empresas a grandes empresas. Mas como funciona? Vamos descobrir.
Como o software de folha de pagamento funciona?
Pense em um sistema de folha de pagamento como um portal de autoatendimento. Os funcionários podem acessá-lo a qualquer momento para visualizar ou editar suas informações pessoais e definir suas preferências de pagamento (depósito direto, cartão de pagamento ou cheque impresso).
Fazer isso ajuda os empregadores a facilitar mais os pagamentos. Com todas as informações necessárias em uma única ferramenta, as empresas podem automatizar os pagamentos de cada funcionário, independentemente de sua localização ou tipo de contrato.
Mais precisamente, as organizações usam software e serviços de folha de pagamento porque:
Simplifica tarefas demoradas e tem o poder de se adaptar facilmente a qualquer mudança.
Permite maior transparência em suas finanças para que possam se manter no orçamento.
Economiza toneladas de tempo, permitindo que as organizações se concentrem em tarefas mais elevadas.
Garante que paguem os funcionários a tempo, sempre.
Além disso, o software de folha de pagamento integra-se com os sistemas de negócios que já utiliza, como contabilidade e finanças. Isso permite que execute a folha de pagamento com precisão e pontualidade, construindo a confiança dos funcionários. Falando em confiança, vamos falar sobre os benefícios deste tipo de software.
Quais são os benefícios de usar software de folha de pagamento?
A vantagem mais importante de uma ferramenta de folha de pagamento é que liberta o tempo do seu departamento de recursos humanos (RH). Em vez de realizar as mesmas tarefas rotineiras e entediantes, podem concentrar-se em iniciativas mais importantes.
Mas além de otimizar a folha de pagamento, o que mais faz? Bem, ele...
Garante conformidade fiscal: Sabia que até 30% das empresas classificam erroneamente os funcionários? Isso tem um grande impacto na economia, levando a custos elevados. O software de folha de pagamento pode prevenir isso e ajudá-lo a cumprir as leis estaduais e federais. Algumas ferramentas até geram resumos e relatórios para fins de declaração de impostos.
Economiza tempo e reduz custos: Através da automação, as equipas de RH podem reduzir erros humanos dispendiosos, como introdução de dados de folha de pagamento incorretos. Como resultado, poupará tempo e dinheiro, permitindo-lhe concentrar-se no cumprimento dos objetivos organizacionais.
Aumenta a precisão e transparência: Sem mais adivinhações e tempo desperdiçado. Uma solução de folha de pagamento assegura que entregue os recibos de pagamento precisos diretamente nas contas bancárias dos funcionários e a tempo, sem menosprezar nada. Isso leva a uma maior confiança e satisfação - e funcionários mais felizes!
Oferece flexibilidade e personalização: Novas tendências de trabalho surgem todos os dias. Uma atual é a busca por candidatos não tradicionais, com 56% dos candidatos se candidatando a empregos fora de sua área de expertise atual. O que significa que você precisa se adaptar constantemente e seu software de folha de pagamento deve seguir o seu exemplo. Sua solução escolhida deve oferecer uma variedade de recursos personalizáveis que atendam aos seus requisitos específicos o tempo todo. Além disso, deve suportar diferentes frequências de pagamento e deduções de impostos, para que você possa sempre contar com ele quando mais precisar.
Então, esses benefícios o persuadiram a buscar um software de folha de pagamento? 😊 Espero que sim, ou será constrangedor. Nossa próxima seção explora as etapas que você precisa seguir para escolher a plataforma certa de folha de pagamento.
Como Escolher o Software de Folha de Pagamento Certo
Para colher os benefícios de um sistema de folha de pagamento, você precisa possuir uma ferramenta de folha de pagamento. E embora seja fácil pesquisar no Google 'melhores sistemas de folha de pagamento' e escolher o primeiro que pareça legal, você ficará muito desapontado. Pode não ser o que você precisa.
Portanto, selecionar sua solução de folha de pagamento requer um planejamento cuidadoso, assim como quando escolhendo qualquer outro software de RH. Começa com um processo de oito etapas.
Passo #1: Avalie suas necessidades empresariais
Roma não foi construída em um dia. Escolher o software de folha de pagamento certo é o resultado de esforços e planejamento contínuos.
E tudo começa avaliando suas necessidades de folha de pagamento. Como cada negócio é único, você deve responder às seguintes perguntas:
Quantos funcionários você tem? Os sistemas de folha de pagamento têm capacidades diferentes. Tenha cuidado para não pagar por mais recursos do que você precisa.
Com que frequência você paga sua equipe? Varia de função para função? Seu software de folha de pagamento deve cuidar de múltiplas frequências de pagamento mantendo a precisão.
Você emprega trabalhadores internacionais? Se sim, seus sistemas de folha de pagamento devem ser capazes de lidar com pagamentos internacionais. E evitar surpresas com impostos sobre folha de pagamento.
Você possui diferentes tipos de funcionários? Talvez sua equipe empregue trabalhadores por hora, assalariados e contratados. O aplicativo precisa simplificar a complexidade dos seus fluxos de trabalho.
Ao definir seus principais objetivos, você está um passo mais perto de escolher o software de folha de pagamento certo.
Passo #2: Faça uma lista das funcionalidades desejadas
Então, você identificou suas necessidades e as conhece de cor. Agora é hora de fazer uma lista de suas funcionalidades 'imprescindíveis'. Você precisa de uma administração de benefícios contínua? Ou funcionalidades de controle de tempo? A ferramenta possui integrações de software com as ferramentas que você usa diariamente?
Por exemplo, talvez você faça toda a comunicação da equipe no Slack. Se seu sistema de folha de pagamento não se integra com esta ferramenta, tornará sua vida mais difícil e frustrante.
Portanto, pense cuidadosamente sobre as principais funcionalidades que o sistema de folha de pagamento deve ter para atender às necessidades comerciais mencionadas acima. Tente priorizar funcionalidades como frequência de pagamento ou automação que farão o trabalho pesado para você.
Passo #3: Avalie seu orçamento
Você não quer gastar todo o seu dinheiro em software de folha de pagamento que tem muitas funcionalidades se você só vai usar metade delas. Portanto, defina um orçamento que permita obter as funcionalidades que deseja.
Mais tarde, você pode considerar funcionalidades adicionais, se necessário. Mas cuidado, pois os preços de cada ferramenta variam de fornecedor para fornecedor. Além disso, eles têm modelos de cobrança diferentes. Por exemplo, muitos oferecem uma assinatura mensal com uma taxa base, mas uma cobrança adicional por funcionário.
Leve isso em consideração ao avaliar o software de folha de pagamento.
Passo #4: Crie uma lista de possíveis fornecedores
Agora é onde a diversão começa. Pegue sua lista de funcionalidades, orçamento e objetivos e comece a pesquisar os melhores fornecedores de software de folha de pagamento para suas necessidades específicas. Pode ser difícil começar no início, especialmente porque este mercado provavelmente continuará crescendo –– de $7,3 bilhões em 2022 para uma estimativa de $15,43 bilhões até 2030. Mas aqui estão algumas perguntas que irão ajudar bastante na sua jornada:
Qual é a principal funcionalidade da ferramenta?
O software atende aos seus requisitos?
É adequado para organizações pequenas ou grandes?
Possui teste gratuito ou demo?
O que as pessoas dizem sobre isso?
Qual é o número máximo de funcionários que ele pode manipular?
Possui integrações com suas ferramentas favoritas?
O preço da ferramenta está dentro do seu orçamento?
Possui várias frequências de pagamento?
Mantenha essas perguntas em mente ao criar sua lista — certamente ajudará a tornar esse processo mais fácil.
Passo #5: Considere capacidades de segurança
Uma funcionalidade na qual você nunca deve economizar ao escolher software de folha de pagamento são as funcionalidades de segurança de dados.
Esta ferramenta lida com dados sensíveis financeiros e pessoais dos funcionários; você pode imaginar como uma violação indesejada de cibersegurança pode ser arruinante para a reputação de sua empresa.
Portanto, selecione uma solução que tenha fortes medidas de segurança em vigor, como criptografia de dados ou autenticação em duas etapas. Para tranquilidade, você pode contatar o suporte ao cliente do fornecedor e perguntar como eles protegerão suas informações em caso de violação.
Segurança geralmente vem associada à conformidade tributária e trabalhista. Caso contrário, você deve garantir que a ferramenta de gerenciamento de folha de pagamento escolhida também atualize seu software com frequência para refletir novas leis de imposto de renda.
Passo #6: Considere complementos e integrações
Se você está cansado de sistemas desconexos e alternando entre abas, então deve procurar plataformas de folha de pagamento que se integrem às suas ferramentas existentes.
Muitos softwares de folha de pagamento oferecem integrações de terceiros com seu software de contabilidade ou outros processos principais de RH que ajudam a otimizar seus fluxos de trabalho e facilitam a vida de sua equipe de RH.
Por exemplo, Guru — nossa ferramenta empresarial de busca de IA, hub de intranet e wiki — integra-se com mais de 40 ferramentas de RH, incluindo software de folha de pagamento. Por que isso é extra útil?
Porque você pode criar uma única fonte poderosa de verdade que mantém seus conhecimentos e dados de funcionários consistentes em todas as áreas. E conecta com informações documentadas.
Passo #7: Criar uma lista de seleção
Você provavelmente já descobriu algumas soluções que podem se encaixar bem com seus fluxos de trabalho. Mas essas joias podem se perder na miríade de outras ferramentas atualmente em sua lista.
É hora de cortar.
Compare sua lista de fornecedores com sua lista de recursos indispensáveis e reduza-os para três ou cinco boas opções. O segredo é:
Leia avaliações em sites confiáveis como TrustRadius ou G2 para ver o que os usuários têm a dizer sobre a ferramenta.
Peça recomendações de colegas, pois há chances de que eles já usem uma boa ferramenta de folha de pagamento.
Veja estudos de caso que mostram como um determinado fornecedor resolveu os problemas das pessoas.
Ao final deste passo, você deve ter uma lista das ferramentas que mais deseja testar. O que nos leva à nossa fase final…
Passo #8: Solicite demonstrações e inicie testes gratuitos
Com sua lista de seleção em mãos, agora você precisa visitar o site de cada fornecedor. E ver se eles têm testes gratuitos ou demonstrações que você pode experimentar.
É provável que a maioria dos provedores de software tenha testes de 14 ou 30 dias que você pode aproveitar para testar a plataforma. Ao ver o software de folha de pagamento em ação, você pode avaliar sua facilidade de uso, desempenho e serviços.
Este é um passo muito crítico antes de fazer uma compra. Uma ferramenta pode parecer boa à primeira vista, mas talvez seja desafiadora de entender e seus funcionários a detestem.
Por isso, você também deve pedir a opinião de outras pessoas de diferentes departamentos para experimentar a ferramenta. Elas podem dizer qual solução é a mais adequada para sua organização e fornecer uma perspectiva mais objetiva.
Agora que você sabe como escolher o software de RH adequado, o que mais há para fazer?
Veja os recursos mais desejados do sistema de folha de pagamento!
Quais Recursos Procurar em Software de Folha de Pagamento
Nem todas as soluções de folha de pagamento são iguais. Cada ferramenta tem recursos únicos que a tornam boa; você só precisa saber o que procurar. Portanto, vamos explorar alguns dos recursos mais comuns de uma solução de folha de pagamento de serviço completo:
Integrações de rastreamento de tempo: Uma capacidade de rastreamento de tempo é altamente útil se você tiver funcionários por hora, pois permite que você insira automaticamente os dados e garanta sua precisão durante um período de pagamento.
Opções de depósito direto: Seus funcionários, novas contratações e até candidatos em potencial esperam que você lhes dê acesso instantâneo aos seus holerites. Não apenas ajuda a receber os pagamentos a tempo, mas elimina a necessidade de distribuição de holerites em papel.
Gestão de remuneração: Sua capacidade de lidar com a compensação dos trabalhadores fará uma diferença significativa neste cenário de trabalho implacável. Isso permitirá que você atraia e retenha os melhores talentos, recompensando-os com base no mérito sem muita complicação.
Integrações: Você provavelmente está entediado de ouvir tanto sobre integrações, mas elas são definitivamente um salva-vidas. Sua ferramenta de folha de pagamento escolhida deve se conectar facilmente ao seu ecossistema, como o Guru. O Guru conecta todos os aplicativos em sua pilha tecnológica - incluindo seu software de folha de pagamento - e torna todas as informações díspares de suas ferramentas instantaneamente acessíveis de um só lugar: onde quer que você esteja trabalhando atualmente.
Autoatendimento do funcionário: Esse recurso permite que os funcionários acessem informações vitais, como PTO, formulários W-2 ou holerites sempre que desejarem. Isso reduz significativamente a carga de trabalho da equipe de RH e oferece aos trabalhadores mais responsabilidade.
Existem muitos recursos que você deve considerar ao avaliar as ferramentas de folha de pagamento, como calculadora de impostos, depósitos, etc. Se você seguiu os passos acima, você sabe que depende de suas necessidades.
Mas quais são as melhores ferramentas de software de folha de pagamento? Navegamos na web para você e fizemos uma lista.
10 Serviços de Software de Folha de Pagamento para Considerar
Se você fez sua pesquisa, sabe quantas ferramentas de software de folha de pagamento existem por aí. Há OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce - a lista pode continuar.
Mas eles são bons?
Depende do que você quer e do que precisa. Por isso, selecionamos cuidadosamente diferentes ferramentas para necessidades únicas, para que você possa ter uma visão completa do mercado de software de folha de pagamento.
1. Gusto
Gusto é um programa de software de folha de pagamento online que ajuda as equipes de RH a preencher seus formulários fiscais, processar a folha de pagamento e garantir conformidade com as leis do setor.
Mas o Gusto não é apenas sobre folha de pagamento. “As ferramentas abrangentes de relatório são fáceis de usar e oferecem uma variedade de opções para acessar as informações exatas que precisamos,” diz um revisor. Além disso, o Gusto tem um processo simples de integração que permite usar a ferramenta em minutos, e não em semanas.
2. Rippling
Rippling, uma moderna ferramenta de gestão de equipe, permite que as equipes gerenciem diferentes aspectos do seu departamento de RH, como folha de pagamento, benefícios, despesas e muito mais.
Rippling calcula automaticamente e arquiva seus impostos da folha de pagamento, mesmo se você tiver funcionários internacionais. Além disso, possui um aplicativo móvel onde os funcionários podem ver seus holerites ou solicitar folga.
Surpresa, surpresa! Rippling integra com Guru.
3. Square
Square é uma solução de tecnologia empresarial que permite aos departamentos de RH executarem facilmente folhas de pagamento enquanto estão em conformidade.
Utilizado pelos proprietários de pequenas empresas todos os dias, esta ferramenta possui pagamentos confiáveis e se integra ao seu sistema de PDV. Isso significa que você pode pagar funcionários diretamente do seu painel e processar pagamentos mais rapidamente.
Além disso, se você estiver enfrentando dificuldades para fazer declarações de impostos, o Square o ajuda a se manter atualizado sobre a conformidade por meio de conselhos de especialistas.
E o Square se integra com Guru! O que mais você pode querer?
4. OnPay
OnPay — uma ferramenta de folha de pagamento online completa — oferece às equipes de RH tudo o que precisam para simplificar a folha de pagamento e benefícios.
“Todo o trabalho envolvido na execução da folha de pagamento e relatórios ao estado é feito por um preço razoável, de forma confiável e sem muita confusão e formulários extras.”
Uma vez que automatiza todas as tarefas demoradas e reduz sua contabilidade mensal, o OnPay permite que você se concentre mais no que é importante. Além disso, integra-se com ferramentas populares de contabilidade, controle de tempo e outros negócios, incluindo Guru.
5. Folha de Pagamento
A folha de pagamento da ADP é um serviço de RH e impostos que garante que sua folha de pagamento funcione sem problemas, sem muita complicação.
A ADP também tem uma plataforma de autoatendimento para funcionários e gerentes, que você pode usar tanto online quanto por meio de um aplicativo móvel. Se precisar de ajuda com algo, a ADP possui profissionais experientes em folha de pagamento disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Em relação às integrações, a folha de pagamento da ADP se integra bem com o Guru.
6. Paychex
O Paychex oferece ferramentas de processamento de folha de pagamento automatizadas em uma solução de RH completa e simples.
Essa solução torna fácil pagar seus funcionários em dia com apenas alguns cliques. Ela o faz por meio de um processamento flexível, um portal de autoatendimento do funcionário e uma administração tributária automatizada.
“[...] A função de contabilidade ao vivo é simples de usar, especialmente para iniciantes em contabilidade. O que o torna uma opção perfeita para aqueles não familiarizados com tais ferramentas.
O Intuit QuickBooks ajuda você a rastrear despesas, executar relatórios perspicazes e personalizar faturas de uma única plataforma. Além disso, ele mantém o controle de onde seu dinheiro vai, salvando automaticamente suas transações na plataforma.
Você também pode conectar seus aplicativos favoritos ao QuickBooks; até o Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct é uma plataforma de contabilidade online para freelancers ou empresas de médio porte.
Trazer recursos essenciais como contas a pagar, gestão de caixa e faturamento para a mesa, Sage One pode atender a todas as suas necessidades. É fácil de configurar e você pode acessá-lo 24 horas por dia, 7 dias por semana, contanto que tenha uma conexão com a internet.
“A parte mais útil do Sage Intacct é o quão fácil é processar ou corrigir cada aspecto. A quantidade de tempo economizada na entrada de AP, AR & lançamentos contábeis mudou o jogo em nosso escritório.”
Sage também integra com Guru.
9. Deel
Deel é uma solução de folha de pagamento que atende equipes globais, capaz de lidar com declarações, deduções fiscais e conformidade onde quer que seus trabalhadores estejam.
Deel é ótimo porque oferece uma visão completa de sua força de trabalho sem precisar mudar de aplicativos. Além disso, gerentes, líderes e até mesmo funcionários podem usar o portal de autoatendimento da Deel para atualizar detalhes de retirada, supervisionar os gastos totais com folha de pagamento e realizar muitas outras tarefas.
“O sistema manuseia de forma eficiente o processo de transferência do meu empregador para minha conta bancária local, economizando tempo e esforço. O fato de eu não precisar iniciar ou rastrear manualmente as transações é uma grande vantagem.”
Pronto para fazer um acordo? Leve o Guru com você: eles trabalham juntos!
10. BrightPay
BrightPay, sediado no Reino Unido, é um sistema de folha de pagamento baseado na nuvem que incentiva a colaboração em tempo real e reduz atrasos no ciclo de folha de pagamento.
“[...] A interface do usuário é simples de usar, e inserir dados de salário é muito fácil. O programa automatiza folhas de pagamento regulares ao transportar números mês a mês e gerar indicações de variação.”
Além disso, possui um portal de autoatendimento onde os funcionários podem acessar as informações que procuram, como contracheques, retenções, licença anual, etc.
BrightPay integra com muitas outras ferramentas, como BrightBooks, Sage, Xero e — você adivinhou — Guru!
Agora é sua vez
Veja? Com este guia do comprador, não é difícil aprender como escolher um software de folha de pagamento que faz seu trabalho. Dizemos que isso faz você se sentir mais confiante de que escolherá a solução certa — finalmente!
Mais uma coisa antes de ir. Vamos falar sobre o Guru, uma plataforma de busca e conhecimento de IA empresarial que mantém todas as informações da sua empresa ao alcance de suas mãos.
O Guru se integra às suas ferramentas existentes, para que você possa pesquisar todos os seus aplicativos, conversas e documentos instantaneamente, sem alternar entre guias ou tarefas.
Saiba mais sobre o Guru se inscrevendo hoje.
Perguntas frequentes (FAQs)
Quanto custa o software de folha de pagamento?
O preço varia dependendo de diferentes fatores, como tamanho da organização, modelo de preços e número de funcionários.
Geralmente, a maioria dos provedores de serviços tem uma assinatura mensal variando de $8/mês a $49/mês. Se você quiser adicionar novos usuários, terá que pagar uma taxa adicional.
Outros podem ter preços personalizados, onde você terá que solicitar um orçamento e consultar o fornecedor.
Existe software gratuito de folha de pagamento?
Sim, algumas soluções de software de folha de pagamento oferecem um plano gratuito, como o Square e Deel, mas a maioria tem planos de assinatura pagos.
Se optar por planos gratuitos, você pode obter acesso limitado às funcionalidades, o que provavelmente não o ajudará a longo prazo.
Como escolher um provedor de folha de pagamento para uma pequena empresa?
Aqui estão algumas dicas úteis para pequenas empresas:
Avalie suas necessidades: O que você está tentando resolver? Você precisa apenas de ferramentas de folha de pagamento para controle de tempo? Ou algo a mais?
Considere seu orçamento: Quanto você está disposto a gastar na ferramenta de folha de pagamento?
Garanta escalabilidade: Escolha uma opção de folha de pagamento que cresça com sua empresa.
Verifique avaliações: Veja o que outras pequenas equipes têm a dizer sobre uma ferramenta específica.
Escolher um software de folha de pagamento que realmente faz seu trabalho é fácil quando você tem este guia ao seu lado.
Você não odeia quando esquece de pagar seus funcionários a tempo? DE NOVO? Mas não é sua culpa, no entanto. Você tem tanto em sua lista de afazeres, é impossível lembrar. Além disso, leva horas para calcular o salário deles.
Você não está sozinho nisso, no entanto. De acordo com a UKG, 54% dos americanos tiveram um problema de pagamento. Trabalhadores assalariados, por hora e autônomos tiveram seus próprios problemas de remuneração.
A solução? Software de folha de pagamento, que lida automaticamente com diferentes processos de folha de pagamento como opções de pagamento ou impostos. Com esses recursos de automação, você economiza tempo e evita erros custosos.
Mas antes de se aventurar, você precisa seguir os passos necessários para escolher o software de folha de pagamento certo para suas necessidades comerciais. E é aí que este guia se torna útil.
O que é software de folha de pagamento?
Software de folha de pagamento é um aplicativo que automatiza o processo de pagamento para seus funcionários em período integral ou por hora. Ajuda a gerenciar bônus, salários e salários, mas também acompanha folgas e benefícios dos funcionários.
Em suma, os serviços de folha de pagamento rastreiam todos os pagamentos, mantêm a conformidade com as leis e regulamentos fiscais e monitoram a presença e o tempo trabalhado. Como resultado, você obtém transparência em todos os relatórios de folha de pagamento, como holerites, e reduz o risco de erros e infrações.
Qualquer pessoa pode usar este software, de pequenas empresas a grandes empresas. Mas como funciona? Vamos descobrir.
Como o software de folha de pagamento funciona?
Pense em um sistema de folha de pagamento como um portal de autoatendimento. Os funcionários podem acessá-lo a qualquer momento para visualizar ou editar suas informações pessoais e definir suas preferências de pagamento (depósito direto, cartão de pagamento ou cheque impresso).
Fazer isso ajuda os empregadores a facilitar mais os pagamentos. Com todas as informações necessárias em uma única ferramenta, as empresas podem automatizar os pagamentos de cada funcionário, independentemente de sua localização ou tipo de contrato.
Mais precisamente, as organizações usam software e serviços de folha de pagamento porque:
Simplifica tarefas demoradas e tem o poder de se adaptar facilmente a qualquer mudança.
Permite maior transparência em suas finanças para que possam se manter no orçamento.
Economiza toneladas de tempo, permitindo que as organizações se concentrem em tarefas mais elevadas.
Garante que paguem os funcionários a tempo, sempre.
Além disso, o software de folha de pagamento integra-se com os sistemas de negócios que já utiliza, como contabilidade e finanças. Isso permite que execute a folha de pagamento com precisão e pontualidade, construindo a confiança dos funcionários. Falando em confiança, vamos falar sobre os benefícios deste tipo de software.
Quais são os benefícios de usar software de folha de pagamento?
A vantagem mais importante de uma ferramenta de folha de pagamento é que liberta o tempo do seu departamento de recursos humanos (RH). Em vez de realizar as mesmas tarefas rotineiras e entediantes, podem concentrar-se em iniciativas mais importantes.
Mas além de otimizar a folha de pagamento, o que mais faz? Bem, ele...
Garante conformidade fiscal: Sabia que até 30% das empresas classificam erroneamente os funcionários? Isso tem um grande impacto na economia, levando a custos elevados. O software de folha de pagamento pode prevenir isso e ajudá-lo a cumprir as leis estaduais e federais. Algumas ferramentas até geram resumos e relatórios para fins de declaração de impostos.
Economiza tempo e reduz custos: Através da automação, as equipas de RH podem reduzir erros humanos dispendiosos, como introdução de dados de folha de pagamento incorretos. Como resultado, poupará tempo e dinheiro, permitindo-lhe concentrar-se no cumprimento dos objetivos organizacionais.
Aumenta a precisão e transparência: Sem mais adivinhações e tempo desperdiçado. Uma solução de folha de pagamento assegura que entregue os recibos de pagamento precisos diretamente nas contas bancárias dos funcionários e a tempo, sem menosprezar nada. Isso leva a uma maior confiança e satisfação - e funcionários mais felizes!
Oferece flexibilidade e personalização: Novas tendências de trabalho surgem todos os dias. Uma atual é a busca por candidatos não tradicionais, com 56% dos candidatos se candidatando a empregos fora de sua área de expertise atual. O que significa que você precisa se adaptar constantemente e seu software de folha de pagamento deve seguir o seu exemplo. Sua solução escolhida deve oferecer uma variedade de recursos personalizáveis que atendam aos seus requisitos específicos o tempo todo. Além disso, deve suportar diferentes frequências de pagamento e deduções de impostos, para que você possa sempre contar com ele quando mais precisar.
Então, esses benefícios o persuadiram a buscar um software de folha de pagamento? 😊 Espero que sim, ou será constrangedor. Nossa próxima seção explora as etapas que você precisa seguir para escolher a plataforma certa de folha de pagamento.
Como Escolher o Software de Folha de Pagamento Certo
Para colher os benefícios de um sistema de folha de pagamento, você precisa possuir uma ferramenta de folha de pagamento. E embora seja fácil pesquisar no Google 'melhores sistemas de folha de pagamento' e escolher o primeiro que pareça legal, você ficará muito desapontado. Pode não ser o que você precisa.
Portanto, selecionar sua solução de folha de pagamento requer um planejamento cuidadoso, assim como quando escolhendo qualquer outro software de RH. Começa com um processo de oito etapas.
Passo #1: Avalie suas necessidades empresariais
Roma não foi construída em um dia. Escolher o software de folha de pagamento certo é o resultado de esforços e planejamento contínuos.
E tudo começa avaliando suas necessidades de folha de pagamento. Como cada negócio é único, você deve responder às seguintes perguntas:
Quantos funcionários você tem? Os sistemas de folha de pagamento têm capacidades diferentes. Tenha cuidado para não pagar por mais recursos do que você precisa.
Com que frequência você paga sua equipe? Varia de função para função? Seu software de folha de pagamento deve cuidar de múltiplas frequências de pagamento mantendo a precisão.
Você emprega trabalhadores internacionais? Se sim, seus sistemas de folha de pagamento devem ser capazes de lidar com pagamentos internacionais. E evitar surpresas com impostos sobre folha de pagamento.
Você possui diferentes tipos de funcionários? Talvez sua equipe empregue trabalhadores por hora, assalariados e contratados. O aplicativo precisa simplificar a complexidade dos seus fluxos de trabalho.
Ao definir seus principais objetivos, você está um passo mais perto de escolher o software de folha de pagamento certo.
Passo #2: Faça uma lista das funcionalidades desejadas
Então, você identificou suas necessidades e as conhece de cor. Agora é hora de fazer uma lista de suas funcionalidades 'imprescindíveis'. Você precisa de uma administração de benefícios contínua? Ou funcionalidades de controle de tempo? A ferramenta possui integrações de software com as ferramentas que você usa diariamente?
Por exemplo, talvez você faça toda a comunicação da equipe no Slack. Se seu sistema de folha de pagamento não se integra com esta ferramenta, tornará sua vida mais difícil e frustrante.
Portanto, pense cuidadosamente sobre as principais funcionalidades que o sistema de folha de pagamento deve ter para atender às necessidades comerciais mencionadas acima. Tente priorizar funcionalidades como frequência de pagamento ou automação que farão o trabalho pesado para você.
Passo #3: Avalie seu orçamento
Você não quer gastar todo o seu dinheiro em software de folha de pagamento que tem muitas funcionalidades se você só vai usar metade delas. Portanto, defina um orçamento que permita obter as funcionalidades que deseja.
Mais tarde, você pode considerar funcionalidades adicionais, se necessário. Mas cuidado, pois os preços de cada ferramenta variam de fornecedor para fornecedor. Além disso, eles têm modelos de cobrança diferentes. Por exemplo, muitos oferecem uma assinatura mensal com uma taxa base, mas uma cobrança adicional por funcionário.
Leve isso em consideração ao avaliar o software de folha de pagamento.
Passo #4: Crie uma lista de possíveis fornecedores
Agora é onde a diversão começa. Pegue sua lista de funcionalidades, orçamento e objetivos e comece a pesquisar os melhores fornecedores de software de folha de pagamento para suas necessidades específicas. Pode ser difícil começar no início, especialmente porque este mercado provavelmente continuará crescendo –– de $7,3 bilhões em 2022 para uma estimativa de $15,43 bilhões até 2030. Mas aqui estão algumas perguntas que irão ajudar bastante na sua jornada:
Qual é a principal funcionalidade da ferramenta?
O software atende aos seus requisitos?
É adequado para organizações pequenas ou grandes?
Possui teste gratuito ou demo?
O que as pessoas dizem sobre isso?
Qual é o número máximo de funcionários que ele pode manipular?
Possui integrações com suas ferramentas favoritas?
O preço da ferramenta está dentro do seu orçamento?
Possui várias frequências de pagamento?
Mantenha essas perguntas em mente ao criar sua lista — certamente ajudará a tornar esse processo mais fácil.
Passo #5: Considere capacidades de segurança
Uma funcionalidade na qual você nunca deve economizar ao escolher software de folha de pagamento são as funcionalidades de segurança de dados.
Esta ferramenta lida com dados sensíveis financeiros e pessoais dos funcionários; você pode imaginar como uma violação indesejada de cibersegurança pode ser arruinante para a reputação de sua empresa.
Portanto, selecione uma solução que tenha fortes medidas de segurança em vigor, como criptografia de dados ou autenticação em duas etapas. Para tranquilidade, você pode contatar o suporte ao cliente do fornecedor e perguntar como eles protegerão suas informações em caso de violação.
Segurança geralmente vem associada à conformidade tributária e trabalhista. Caso contrário, você deve garantir que a ferramenta de gerenciamento de folha de pagamento escolhida também atualize seu software com frequência para refletir novas leis de imposto de renda.
Passo #6: Considere complementos e integrações
Se você está cansado de sistemas desconexos e alternando entre abas, então deve procurar plataformas de folha de pagamento que se integrem às suas ferramentas existentes.
Muitos softwares de folha de pagamento oferecem integrações de terceiros com seu software de contabilidade ou outros processos principais de RH que ajudam a otimizar seus fluxos de trabalho e facilitam a vida de sua equipe de RH.
Por exemplo, Guru — nossa ferramenta empresarial de busca de IA, hub de intranet e wiki — integra-se com mais de 40 ferramentas de RH, incluindo software de folha de pagamento. Por que isso é extra útil?
Porque você pode criar uma única fonte poderosa de verdade que mantém seus conhecimentos e dados de funcionários consistentes em todas as áreas. E conecta com informações documentadas.
Passo #7: Criar uma lista de seleção
Você provavelmente já descobriu algumas soluções que podem se encaixar bem com seus fluxos de trabalho. Mas essas joias podem se perder na miríade de outras ferramentas atualmente em sua lista.
É hora de cortar.
Compare sua lista de fornecedores com sua lista de recursos indispensáveis e reduza-os para três ou cinco boas opções. O segredo é:
Leia avaliações em sites confiáveis como TrustRadius ou G2 para ver o que os usuários têm a dizer sobre a ferramenta.
Peça recomendações de colegas, pois há chances de que eles já usem uma boa ferramenta de folha de pagamento.
Veja estudos de caso que mostram como um determinado fornecedor resolveu os problemas das pessoas.
Ao final deste passo, você deve ter uma lista das ferramentas que mais deseja testar. O que nos leva à nossa fase final…
Passo #8: Solicite demonstrações e inicie testes gratuitos
Com sua lista de seleção em mãos, agora você precisa visitar o site de cada fornecedor. E ver se eles têm testes gratuitos ou demonstrações que você pode experimentar.
É provável que a maioria dos provedores de software tenha testes de 14 ou 30 dias que você pode aproveitar para testar a plataforma. Ao ver o software de folha de pagamento em ação, você pode avaliar sua facilidade de uso, desempenho e serviços.
Este é um passo muito crítico antes de fazer uma compra. Uma ferramenta pode parecer boa à primeira vista, mas talvez seja desafiadora de entender e seus funcionários a detestem.
Por isso, você também deve pedir a opinião de outras pessoas de diferentes departamentos para experimentar a ferramenta. Elas podem dizer qual solução é a mais adequada para sua organização e fornecer uma perspectiva mais objetiva.
Agora que você sabe como escolher o software de RH adequado, o que mais há para fazer?
Veja os recursos mais desejados do sistema de folha de pagamento!
Quais Recursos Procurar em Software de Folha de Pagamento
Nem todas as soluções de folha de pagamento são iguais. Cada ferramenta tem recursos únicos que a tornam boa; você só precisa saber o que procurar. Portanto, vamos explorar alguns dos recursos mais comuns de uma solução de folha de pagamento de serviço completo:
Integrações de rastreamento de tempo: Uma capacidade de rastreamento de tempo é altamente útil se você tiver funcionários por hora, pois permite que você insira automaticamente os dados e garanta sua precisão durante um período de pagamento.
Opções de depósito direto: Seus funcionários, novas contratações e até candidatos em potencial esperam que você lhes dê acesso instantâneo aos seus holerites. Não apenas ajuda a receber os pagamentos a tempo, mas elimina a necessidade de distribuição de holerites em papel.
Gestão de remuneração: Sua capacidade de lidar com a compensação dos trabalhadores fará uma diferença significativa neste cenário de trabalho implacável. Isso permitirá que você atraia e retenha os melhores talentos, recompensando-os com base no mérito sem muita complicação.
Integrações: Você provavelmente está entediado de ouvir tanto sobre integrações, mas elas são definitivamente um salva-vidas. Sua ferramenta de folha de pagamento escolhida deve se conectar facilmente ao seu ecossistema, como o Guru. O Guru conecta todos os aplicativos em sua pilha tecnológica - incluindo seu software de folha de pagamento - e torna todas as informações díspares de suas ferramentas instantaneamente acessíveis de um só lugar: onde quer que você esteja trabalhando atualmente.
Autoatendimento do funcionário: Esse recurso permite que os funcionários acessem informações vitais, como PTO, formulários W-2 ou holerites sempre que desejarem. Isso reduz significativamente a carga de trabalho da equipe de RH e oferece aos trabalhadores mais responsabilidade.
Existem muitos recursos que você deve considerar ao avaliar as ferramentas de folha de pagamento, como calculadora de impostos, depósitos, etc. Se você seguiu os passos acima, você sabe que depende de suas necessidades.
Mas quais são as melhores ferramentas de software de folha de pagamento? Navegamos na web para você e fizemos uma lista.
10 Serviços de Software de Folha de Pagamento para Considerar
Se você fez sua pesquisa, sabe quantas ferramentas de software de folha de pagamento existem por aí. Há OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce - a lista pode continuar.
Mas eles são bons?
Depende do que você quer e do que precisa. Por isso, selecionamos cuidadosamente diferentes ferramentas para necessidades únicas, para que você possa ter uma visão completa do mercado de software de folha de pagamento.
1. Gusto
Gusto é um programa de software de folha de pagamento online que ajuda as equipes de RH a preencher seus formulários fiscais, processar a folha de pagamento e garantir conformidade com as leis do setor.
Mas o Gusto não é apenas sobre folha de pagamento. “As ferramentas abrangentes de relatório são fáceis de usar e oferecem uma variedade de opções para acessar as informações exatas que precisamos,” diz um revisor. Além disso, o Gusto tem um processo simples de integração que permite usar a ferramenta em minutos, e não em semanas.
2. Rippling
Rippling, uma moderna ferramenta de gestão de equipe, permite que as equipes gerenciem diferentes aspectos do seu departamento de RH, como folha de pagamento, benefícios, despesas e muito mais.
Rippling calcula automaticamente e arquiva seus impostos da folha de pagamento, mesmo se você tiver funcionários internacionais. Além disso, possui um aplicativo móvel onde os funcionários podem ver seus holerites ou solicitar folga.
Surpresa, surpresa! Rippling integra com Guru.
3. Square
Square é uma solução de tecnologia empresarial que permite aos departamentos de RH executarem facilmente folhas de pagamento enquanto estão em conformidade.
Utilizado pelos proprietários de pequenas empresas todos os dias, esta ferramenta possui pagamentos confiáveis e se integra ao seu sistema de PDV. Isso significa que você pode pagar funcionários diretamente do seu painel e processar pagamentos mais rapidamente.
Além disso, se você estiver enfrentando dificuldades para fazer declarações de impostos, o Square o ajuda a se manter atualizado sobre a conformidade por meio de conselhos de especialistas.
E o Square se integra com Guru! O que mais você pode querer?
4. OnPay
OnPay — uma ferramenta de folha de pagamento online completa — oferece às equipes de RH tudo o que precisam para simplificar a folha de pagamento e benefícios.
“Todo o trabalho envolvido na execução da folha de pagamento e relatórios ao estado é feito por um preço razoável, de forma confiável e sem muita confusão e formulários extras.”
Uma vez que automatiza todas as tarefas demoradas e reduz sua contabilidade mensal, o OnPay permite que você se concentre mais no que é importante. Além disso, integra-se com ferramentas populares de contabilidade, controle de tempo e outros negócios, incluindo Guru.
5. Folha de Pagamento
A folha de pagamento da ADP é um serviço de RH e impostos que garante que sua folha de pagamento funcione sem problemas, sem muita complicação.
A ADP também tem uma plataforma de autoatendimento para funcionários e gerentes, que você pode usar tanto online quanto por meio de um aplicativo móvel. Se precisar de ajuda com algo, a ADP possui profissionais experientes em folha de pagamento disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Em relação às integrações, a folha de pagamento da ADP se integra bem com o Guru.
6. Paychex
O Paychex oferece ferramentas de processamento de folha de pagamento automatizadas em uma solução de RH completa e simples.
Essa solução torna fácil pagar seus funcionários em dia com apenas alguns cliques. Ela o faz por meio de um processamento flexível, um portal de autoatendimento do funcionário e uma administração tributária automatizada.
“[...] A função de contabilidade ao vivo é simples de usar, especialmente para iniciantes em contabilidade. O que o torna uma opção perfeita para aqueles não familiarizados com tais ferramentas.
O Intuit QuickBooks ajuda você a rastrear despesas, executar relatórios perspicazes e personalizar faturas de uma única plataforma. Além disso, ele mantém o controle de onde seu dinheiro vai, salvando automaticamente suas transações na plataforma.
Você também pode conectar seus aplicativos favoritos ao QuickBooks; até o Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct é uma plataforma de contabilidade online para freelancers ou empresas de médio porte.
Trazer recursos essenciais como contas a pagar, gestão de caixa e faturamento para a mesa, Sage One pode atender a todas as suas necessidades. É fácil de configurar e você pode acessá-lo 24 horas por dia, 7 dias por semana, contanto que tenha uma conexão com a internet.
“A parte mais útil do Sage Intacct é o quão fácil é processar ou corrigir cada aspecto. A quantidade de tempo economizada na entrada de AP, AR & lançamentos contábeis mudou o jogo em nosso escritório.”
Sage também integra com Guru.
9. Deel
Deel é uma solução de folha de pagamento que atende equipes globais, capaz de lidar com declarações, deduções fiscais e conformidade onde quer que seus trabalhadores estejam.
Deel é ótimo porque oferece uma visão completa de sua força de trabalho sem precisar mudar de aplicativos. Além disso, gerentes, líderes e até mesmo funcionários podem usar o portal de autoatendimento da Deel para atualizar detalhes de retirada, supervisionar os gastos totais com folha de pagamento e realizar muitas outras tarefas.
“O sistema manuseia de forma eficiente o processo de transferência do meu empregador para minha conta bancária local, economizando tempo e esforço. O fato de eu não precisar iniciar ou rastrear manualmente as transações é uma grande vantagem.”
Pronto para fazer um acordo? Leve o Guru com você: eles trabalham juntos!
10. BrightPay
BrightPay, sediado no Reino Unido, é um sistema de folha de pagamento baseado na nuvem que incentiva a colaboração em tempo real e reduz atrasos no ciclo de folha de pagamento.
“[...] A interface do usuário é simples de usar, e inserir dados de salário é muito fácil. O programa automatiza folhas de pagamento regulares ao transportar números mês a mês e gerar indicações de variação.”
Além disso, possui um portal de autoatendimento onde os funcionários podem acessar as informações que procuram, como contracheques, retenções, licença anual, etc.
BrightPay integra com muitas outras ferramentas, como BrightBooks, Sage, Xero e — você adivinhou — Guru!
Agora é sua vez
Veja? Com este guia do comprador, não é difícil aprender como escolher um software de folha de pagamento que faz seu trabalho. Dizemos que isso faz você se sentir mais confiante de que escolherá a solução certa — finalmente!
Mais uma coisa antes de ir. Vamos falar sobre o Guru, uma plataforma de busca e conhecimento de IA empresarial que mantém todas as informações da sua empresa ao alcance de suas mãos.
O Guru se integra às suas ferramentas existentes, para que você possa pesquisar todos os seus aplicativos, conversas e documentos instantaneamente, sem alternar entre guias ou tarefas.
Saiba mais sobre o Guru se inscrevendo hoje.
Perguntas frequentes (FAQs)
Quanto custa o software de folha de pagamento?
O preço varia dependendo de diferentes fatores, como tamanho da organização, modelo de preços e número de funcionários.
Geralmente, a maioria dos provedores de serviços tem uma assinatura mensal variando de $8/mês a $49/mês. Se você quiser adicionar novos usuários, terá que pagar uma taxa adicional.
Outros podem ter preços personalizados, onde você terá que solicitar um orçamento e consultar o fornecedor.
Existe software gratuito de folha de pagamento?
Sim, algumas soluções de software de folha de pagamento oferecem um plano gratuito, como o Square e Deel, mas a maioria tem planos de assinatura pagos.
Se optar por planos gratuitos, você pode obter acesso limitado às funcionalidades, o que provavelmente não o ajudará a longo prazo.
Como escolher um provedor de folha de pagamento para uma pequena empresa?
Aqui estão algumas dicas úteis para pequenas empresas:
Avalie suas necessidades: O que você está tentando resolver? Você precisa apenas de ferramentas de folha de pagamento para controle de tempo? Ou algo a mais?
Considere seu orçamento: Quanto você está disposto a gastar na ferramenta de folha de pagamento?
Garanta escalabilidade: Escolha uma opção de folha de pagamento que cresça com sua empresa.
Verifique avaliações: Veja o que outras pequenas equipes têm a dizer sobre uma ferramenta específica.
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