Buyer's Guide: How to Choose Payroll Software & Provider
Découvrez comment choisir le meilleur logiciel de paie pour vos besoins. Découvrez quels sont les éléments clés à rechercher, ce qu'il faut considérer et plus encore.
Le choix d'un logiciel de paie qui fait réellement son travail est facile lorsque vous avez ce guide à vos côtés.
Vous détestez quand vous oubliez de payer vos employés à temps? ENCORE ? Ce n'est pourtant pas de votre faute. Vous avez tellement de choses à faire, il est impossible de vous en souvenir. De plus, cela prend des heures pour calculer leur salaire.
Vous n'êtes cependant pas seul dans cette situation. Selon UKG, 54% des Américains ont eu un problème de paie. Les travailleurs à salaire fixe, horaire et des concerts ont eu leurs propres problèmes de rémunération.
La solution? Un logiciel de paie, qui gère automatiquement différents processus de paie tels que les options de paiement ou les impôts. Avec ces fonctionnalités d'automatisation, vous gagnez du temps et évitez les erreurs coûteuses.
Mais avant de vous lancer, vous devez suivre les étapes nécessaires pour choisir le bon logiciel de paie adapté à vos besoins commerciaux. Et c'est là que ce guide est utile.
Qu'est-ce qu'un logiciel de paie?
Un logiciel de paie est une application qui automatise le processus de paiement pour vos employés à temps plein ou horaires. Il vous aide à gérer les bonus, les salaires et les salaires mais suit également les congés et les avantages sociaux des employés.
En un mot, les services de paie suivent tous les paiements, respectent la législation fiscale et les réglementations, et surveillent le temps de présence. Par conséquent, vous obtenez une transparence total dans tous les rapports de paie, tels que les fiches de paie, et réduisez le risque d'erreurs et de non-conformité.
Tout le monde peut utiliser ce logiciel, des petites entreprises aux grandes entreprises. Mais comment cela fonctionne-t-il? Découvrons-le.
Comment fonctionne le logiciel de paie?
Pensez à un système de paie comme un portail en libre-service. Les employés peuvent y accéder à tout moment pour consulter ou modifier leurs informations personnelles et définir leurs préférences de paiement (virement direct, carte de paiement ou chèque papier).
Faire cela aide les employeurs à déployer plus facilement les paiements. Avec toutes les informations dont ils ont besoin dans un seul outil, les entreprises peuvent automatiser les paiements pour chaque employé, quel que soit leur emplacement ou leur type de contrat.
Plus précisément, les organisations utilisent des logiciels de paie et des services car cela:
Simplifie les tâches chronophages et a le pouvoir de s'adapter facilement à tout changement.
Permet une plus grande transparence dans leurs finances afin qu'ils puissent respecter leur budget.
Économise énormément de temps, permettant aux organisations de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Assurez-vous qu'ils paient les employés à temps, à chaque fois.
De plus, le logiciel de paie s'intègre aux systèmes d'entreprise que vous utilisez déjà, tels que comptabilité et finance. Cela vous permet d'exécuter la paie avec précision et à temps, renforçant la confiance des employés. En parlant de confiance, parlons des avantages de ce type de logiciel.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de paie?
Le plus grand avantage d'un outil de paie est qu'il libère du temps à votre service des ressources humaines (RH). Au lieu d'effectuer les mêmes tâches routinières ennuyeuses, ils peuvent se concentrer sur des initiatives plus importantes.
Mais en dehors de l'optimisation de la paie, que fait-il d'autre? Eh bien, il...
Assure la conformité fiscale: Saviez-vous que jusqu'à 30% des entreprises classent mal les employés? Cela a un impact énorme sur l'économie, entraînant des frais coûteux. Le logiciel de paie peut prévenir cela et vous aider à respecter les lois fédérales et étatiques. Certains outils génèrent même des résumés et des rapports à des fins de déclaration fiscale.
Économise du temps et réduit les coûts: Grâce à l'automatisation, les équipes RH peuvent réduire les erreurs coûteuses, telles que la saisie incorrecte des données de paie. En conséquence, vous gagnez du temps et de l'argent, ce qui vous permet de vous concentrer sur la réalisation de vos objectifs organisationnels.
Augmente la précision et la transparence: Plus d'approximations et de temps perdu. Une solution de paie garantit que vous distribuez des chèques de paie précis directement sur leur compte bancaire, et à temps, sans faute. Cela conduit à une confiance et une transparence accrues — et à des employés plus heureux!
Offre flexibilité et personnalisation : De nouvelles tendances de travail émergent chaque jour. Une actuelle est la recherche de candidats non traditionnels, avec 56% des candidats postulant pour des emplois en dehors de leur domaine d'expertise actuel. Ce qui signifie que vous devez constamment vous adapter et que votre logiciel de paie doit suivre votre exemple. Votre solution choisie doit offrir une gamme de fonctionnalités personnalisables qui répondent à vos besoins spécifiques en tout temps. En outre, il devrait prendre en charge différentes fréquences de paiement et déductions fiscales, pour que vous puissiez toujours compter sur lui lorsque vous en avez le plus besoin.
Alors, est-ce que ces avantages vous ont convaincu de rechercher un logiciel de paie ? 😊 J'espère que oui sinon ce sera gênant. Notre prochaine section explore les étapes à suivre pour choisir la bonne plateforme de paie.
Comment Choisir le Bon Logiciel de Paie
Pour récolter les avantages d'un système de paie, vous devez posséder un outil de paie. Et bien qu'il soit facile de rechercher sur Google les 'meilleurs systèmes de paie' et de choisir le premier qui semble un peu sympa, vous serez terriblement déçu. Cela pourrait ne pas être ce dont vous avez besoin.
Donc, choisir votre solution de paie nécessite une planification minutieuse, tout comme lorsque vous choisissez tout autre logiciel de RH. Cela commence par un processus en huit étapes.
Étape #1 : Évaluer vos besoins commerciaux
Rome ne s'est pas construite en un jour. Choisir le bon logiciel de paie est le résultat d'efforts et de planification continus.
Et tout commence par évaluer vos besoins en matière de paie. Comme chaque entreprise est unique, vous devriez répondre aux questions suivantes :
Combien d'employés avez-vous ? Les systèmes de paie ont différentes capacités. Veillez à ne pas payer pour plus de fonctionnalités que nécessaire.
À quelle fréquence payez-vous votre personnel ? Cela varie-t-il en fonction des rôles ? Votre logiciel de paie doit gérer plusieurs fréquences de paiement tout en maintenant la précision.
Employez-vous des travailleurs internationaux ? Si oui, vos systèmes de paie doivent être en mesure de gérer les paiements internationaux. Et éviter les surprises liées aux taxes sur les salaires.
Avez-vous différents types d'employés ? Peut-être que votre équipe emploie des travailleurs horaires, des salariés et des contractuels. L'application doit rationaliser la complexité de vos flux de travail.
En définissant vos objectifs principaux, vous vous rapprochez d'un logiciel de paie adapté.
Étape #2 : Dresser la liste de vos fonctionnalités désirées
Alors, vous avez identifié vos besoins et les connaissez par cœur. Maintenant, il est temps de faire une liste de vos fonctionnalités "incontournables". Avez-vous besoin d'une administration des avantages sans faille ? Ou des fonctionnalités de suivi du temps ? Est-ce que l'outil a des intégrations logicielles avec les outils que vous utilisez quotidiennement?
Par exemple, peut-être que vous effectuez toute la communication d'équipe dans Slack. Si votre système de paie ne s'intègre pas avec cet outil, cela rendra votre vie plus difficile et plus frustrante.
Alors, réfléchissez bien aux fonctionnalités principales que le système de paie devrait avoir pour répondre aux besoins de l'entreprise mentionnés ci-dessus. Essayez de prioriser des fonctionnalités comme la fréquence de paiement ou l'automatisation qui feront le gros du travail pour vous.
Étape n°3 : Évaluez votre budget
Vous ne voulez pas dépenser tout votre argent dans un logiciel de paie qui a plein de fonctionnalités si vous n'en utiliserez que la moitié. Donc, fixez un budget qui vous permettra d'obtenir les fonctionnalités que vous souhaitez.
Plus tard, vous pourrez envisager des fonctionnalités supplémentaires si nécessaire. Soyez toutefois prudent, car les tarifs de chaque outil varient d'un fournisseur à l'autre. De plus, ils ont des modèles de tarification différents. Par exemple, de nombreux proposent un abonnement mensuel avec des frais de base mais un supplément par employé.
Tenez compte de cela lors de l'évaluation des logiciels de paie.
Étape n°4 : Créez une liste de prestataires potentiels
Maintenant, c'est là que le plaisir commence. Prenez votre liste de fonctionnalités, votre budget et vos objectifs, et commencez à rechercher les meilleurs prestataires de logiciels de paie pour répondre à vos besoins spécifiques. Il peut être difficile de commencer au début, surtout que ce marché est susceptible de continuer à croître –– de 7,3 milliards de dollars en 2022 à environ 15,43 milliards de dollars d'ici 2030. Mais voici quelques questions qui vont grandement aider votre quête :
Quelle est la principale caractéristique de l'outil ?
Le logiciel répond-il à vos exigences ?
Est-il adapté aux petites ou grandes organisations ?
Propose-t-il un essai gratuit ou une démo ?
Qu'est-ce que les gens en disent ?
Quel est le nombre maximum d'employés qu'il peut gérer ?
A-t-il des intégrations avec vos outils préférés ?
Le prix de l'outil est-il dans votre budget ?
Propose-t-il plusieurs fréquences de paiement ?
Gardez ces questions à l'esprit lorsque vous établissez votre liste — cela vous aidera certainement à rendre ce processus plus facile.
Étape n°5 : Considérez les capacités de sécurité
Une fonctionnalité sur laquelle vous ne devriez jamais lésiner lors du choix d'un logiciel de paie est les fonctionnalités de sécurité des données.
Cet outil manipule des données sensibles des employés sur le plan financier et personnel ; vous pouvez imaginer comment une violation non désirée de la cybersécurité peut être dévastatrice pour la réputation de votre entreprise.
Alors, choisissez une solution qui dispose de mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données ou l'authentification à deux facteurs. Pour plus de garanties, vous pouvez contacter le support client du vendeur et demander comment ils protégeront vos informations en cas de violation.
La sécurité est généralement associée à la conformité fiscale et sociale. Sinon, assurez-vous que l'outil de gestion de la paie choisi met également à jour son logiciel fréquemment pour refléter les nouvelles lois fiscales.
Étape #6 : Considérez les modules complémentaires et les intégrations
Si vous en avez assez des systèmes déconnectés et des changements d'onglets d'un côté à l'autre, vous devriez rechercher des plateformes de paie qui s'intègrent à vos outils existants.
De nombreux logiciels de paie offrent des intégrations tierces avec votre logiciel de comptabilité ou d'autres processus RH centraux qui vous aident à rationaliser vos flux de travail et à faciliter la vie de votre équipe RH.
Par exemple, Guru - notre moteur de recherche IA d'entreprise, hub intranet et outil wiki - s'intègre avec plus de 40 outils RH , y compris les logiciels de paie. Pourquoi est-ce extra utile ?
Parce que vous pouvez créer une source unique et puissante de vérité qui maintient vos connaissances et les données des employés cohérentes sur tous les tableaux. Et la connecter avec des informations documentées.
Étape #7 : Créez une présélection
Vous avez probablement déjà découvert quelques solutions qui pourraient bien se mélanger à vos flux de travail. Mais ces joyaux pourraient se perdre parmi la myriade d'autres outils actuellement sur votre liste.
Il est temps de les tailler.
Comparez votre liste de vendeurs avec votre liste de fonctionnalités indispensables et réduisez-les à trois ou cinq bonnes options. Le secret est de :
Lisez les avis sur des sites de confiance comme TrustRadius ou G2 pour voir ce que les utilisateurs ont à dire sur l'outil.
Demandez des recommandations à des collègues car il est probable qu'ils utilisent déjà un bon outil de paie.
Consultez des études de cas qui montrent comment un certain vendeur a résolu les problèmes des gens.
À la fin de cette étape, vous devriez avoir une liste des outils que vous voulez le plus tester. Ce qui nous amène à notre phase finale...
Étape #8 : Demandez des démos et commencez des essais gratuits
Avec votre présélection en main, vous devez maintenant vous rendre sur le site de chaque vendeur. Et voir s'ils proposent des essais gratuits ou des démos que vous pouvez essayer.
Il est probable que la plupart des fournisseurs de logiciels proposent des essais de 14 ou 30 jours que vous pouvez utiliser pour tester la plateforme. En voyant le logiciel de paie en action, vous pouvez évaluer sa facilité d'utilisation, sa performance et ses services.
Il s'agit d'une étape très critique avant de faire un achat. Un outil peut sembler bon à première vue, mais il est peut-être difficile à comprendre et vos employés le détestent.
C'est pourquoi vous devriez également demander à d'autres personnes de différents services d'essayer l'outil. Ils peuvent vous dire quelle solution convient le mieux à votre organisation et offrir globalement une perspective plus objective.
Maintenant que vous savez comment choisir le bon logiciel de gestion des ressources humaines, que reste-t-il à faire ?
Regardez les fonctionnalités les plus recherchées du système de paie !
Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel de paie
Toutes les solutions de paie ne sont pas toutes identiques. Chaque outil a des fonctionnalités uniques qui le rendent performant ; il vous suffit de savoir ce qu'il faut rechercher. Alors, explorons certaines des fonctionnalités les plus courantes d'une solution de paie complète :
Intégrations de suivi du temps: Une fonctionnalité de suivi du temps est très utile si vous avez des employés rémunérés à l'heure, car elle vous permet d'entrer automatiquement les données et d'assurer leur exactitude pendant une période de paie.
Options de dépôt direct: Vos employés, les nouveaux embauchés et même les candidats potentiels s'attendent à ce que vous leur donniez un accès instantané à leurs bulletins de paie. Non seulement cela les aide à recevoir leurs paiements à temps, mais élimine également le besoin de distribuer des chèques de paie en papier.
Gestion de la rémunération: Votre capacité à gérer la rémunération des travailleurs fera une différence significative dans ce paysage de travail impitoyable. Cela vous permettra d'attirer et de fidéliser les meilleurs talents en les récompensant sur la base du mérite sans trop de tracas.
Intégrations: Vous êtes probablement saturé d'entendre parler autant des intégrations, mais elles sont vraiment une bouée de sauvetage. Votre outil de paie choisi devrait facilement se connecter à votre écosystème, un peu comme Guru. Guru connecte toutes les applications de votre pile technologique, y compris votre logiciel de paie, et rend instantanément accessibles toutes les informations disparates de vos outils depuis un seul endroit : où que vous travailliez actuellement.
Self-service des employés: Cette fonctionnalité permet aux employés d'accéder aux informations vitales, telles que les jours de congé, les formulaires W-2 ou les bulletins de paie quand ils le souhaitent. Cela réduit considérablement la charge de travail de l'équipe de RH et donne aux travailleurs plus de responsabilités.
Il existe de nombreuses fonctionnalités à prendre en compte lors de l'évaluation des outils de paie, telles que le calculateur d'impôts, les dépôts, etc. Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous savez que cela dépend de vos besoins.
Mais quels sont les meilleurs outils logiciels de paie ? Nous avons fait des recherches pour vous et dressé une liste.
10 Services logiciels de paie à prendre en compte
Si vous avez fait vos recherches, vous savez combien d'outils logiciels de paie sont disponibles. Il y a OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — la liste peut être longue.
Mais sont-ils vraiment bons ?
Cela dépend de ce que vous voulez et de vos besoins. C'est pourquoi nous avons soigneusement sélectionné différents outils pour des besoins uniques, afin que vous puissiez avoir une vue complète du marché des logiciels de paie.
1. Gusto
Gusto est un programme logiciel de paie en ligne qui aide les équipes RH à remplir leurs formulaires fiscaux, à traiter la paie et à garantir la conformité avec les lois de l'industrie.
Mais Gusto ne concerne pas seulement la paie. « Les outils de reporting complets sont conviviaux et offrent une variété d'options pour accéder aux informations exactes dont nous avons besoin », déclare un évaluateur. De plus, Gusto dispose d'un processus d'intégration simple qui vous permet d'utiliser l'outil en quelques minutes, pas en semaines.
2. Rippling
Rippling, un outil moderne de gestion de la main-d'œuvre, permet aux équipes de gérer différents aspects de leur service des ressources humaines, tels que la paie, les avantages sociaux, les dépenses, et plus encore.
« Il nécessite peu ou pas de formation pour le comprendre et naviguer à travers », écrit un évaluateur. Votre équipe des ressources humaines n'aura aucun problème à exécuter la paie sans erreurs et à temps.
Rippling calcule et déclare automatiquement vos impôts sur la paie, même si vous avez des employés internationaux. De plus, il dispose d'une application mobile où les employés peuvent consulter leurs bulletins de salaire ou demander des congés.
Surprise, surprise! Rippling s'intègre avec Guru.
3. Square
Square est une solution technologique d'entreprise qui permet aux départements des ressources humaines d'exécuter facilement les paies tout en restant conformes.
Utilisé quotidiennement par les propriétaires de petites entreprises, cet outil propose des paiements fiables et s'intègre à votre système de point de vente. Cela signifie que vous pouvez payer directement les employés depuis votre tableau de bord et traiter les paiements plus rapidement.
De plus, si vous avez des difficultés à déclarer les impôts, Square vous aide à rester à jour sur la conformité grâce à des conseils d'experts.
Et Square s'intègre avec Guru! Que demander de plus?
4. OnPay
OnPay, un outil complet de paie en ligne, offre à vos équipes des ressources humaines tout ce dont elles ont besoin pour rationaliser la paie et les prestations.
« Tout le travail lié à l'exécution de la paie et à la déclaration à l'État est effectué pour un prix raisonnable, de manière fiable, et sans beaucoup de confusion et de formulaires supplémentaires. »
Étant donné qu'il automatise toutes les tâches chronophages et réduit votre comptabilité mensuelle, OnPay vous permet de vous concentrer davantage sur ce qui est important. De plus, il s'intègre avec des outils comptables populaires, de suivi du temps et d'autres outils commerciaux, y compris Guru.
5. Paie ADP
La paie ADP est un service RH et fiscal qui veille à ce que votre paie fonctionne sans problème, sans trop de tracas.
Si nous devions décrire la paie ADP en une phrase, cela ressemblerait à cette critique:
“L'un des avantages les plus utiles d'ADP est d'accéder, de télécharger et de sauvegarder très facilement les bulletins de salaire des mois précédents, d'un simple clic.”
ADP dispose également d'une plateforme en libre-service pour les employés et les managers, que vous pouvez utiliser en ligne et via une application mobile. Si vous avez besoin d'aide pour quoi que ce soit, ADP met à disposition des professionnels de la paie expérimentés disponibles 24 heures sur 24.
En ce qui concerne les intégrations, la paie ADP s'accorde bien avec Guru.
6. Paychex
Paychex propose des outils de traitement de la paie automatisés dans une solution RH tout-en-un simplifiée.
Cette solution facilite le paiement de vos employés à temps en quelques clics seulement. Elle le fait grâce à un traitement flexible, un portail en libre-service pour les employés et une administration fiscale automatisée.
“[...] La fonction de comptabilité en direct est simple à utiliser, surtout pour les débutants en comptabilité. Ce qui en fait une option parfaite pour ceux qui ne sont pas familiers avec de tels outils.
Intuit QuickBooks vous aide à suivre les dépenses, à exécuter des rapports instructifs et à personnaliser les factures à partir d'une plateforme unique. De plus, il garde une trace de l'endroit où va votre argent en enregistrant automatiquement vos transactions sur la plateforme.
Vous pouvez également connecter vos applications préférées à QuickBooks ; même Guru !
8. Sage Intacct
Sage Intacct est une plateforme de comptabilité en ligne pour les travailleurs indépendants ou les entreprises de taille moyenne.
Proposant des fonctionnalités de base telles que les comptes créditeurs, la gestion de trésorerie et la facturation, Sage One peut répondre à tous vos besoins. Il est facile à mettre en place et vous pouvez y accéder 24h/24, tant que vous avez une connexion internet.
Deel est une solution de paie qui répond aux besoins des équipes mondiales, capable de gérer les déclarations, les déductions fiscales et la conformité où que se trouvent vos travailleurs.
Deel est génial car il offre une vue complète de votre personnel sans changer d'application. De plus, les managers, les responsables et même les employés peuvent utiliser le portail en libre-service de Deel pour mettre à jour les détails de retrait, superviser les dépenses totales de paie et accomplir de nombreuses autres tâches.
"Le système gère sans accroc le processus de transfert de mon employeur vers mon compte bancaire local, me faisant gagner du temps et des efforts. Le fait que je n'ai pas à initier manuellement ou suivre les transactions est un énorme avantage.
Prêt à conclure un accord ? Emportez Guru avec vous : ils travaillent ensemble !
10. BrightPay
BrightPay, basé au Royaume-Uni, est un système de paie basé sur le cloud qui favorise la collaboration en temps réel et réduit les retards dans le cycle de paie.
"[...] L'interface utilisateur est simple à utiliser, et entrer les données salariales est un jeu d'enfant. Le programme automatise les paies régulières en reportant les chiffres mois après mois et en générant des indications de variation.
De plus, il dispose d'un portail en libre-service où les employés peuvent accéder aux informations qu'ils recherchent, comme les bulletins de paie, les retenues, les congés annuels, etc.
BrightPay s'intègre avec de nombreux autres outils, tels que BrightBooks, Sage, Xero, et — vous l'avez deviné — Guru !
À vous
Voyez ? Avec ce guide de l'acheteur, ce n'est pas si difficile d'apprendre comment choisir un logiciel de paie qui fait son travail. Nous oserions dire que cela vous donne plus confiance pour choisir la bonne solution — enfin !
Une dernière chose avant de partir. Parlons de Guru, une plateforme de recherche et de connaissances en intelligence artificielle d'entreprise qui garde toutes les informations de votre entreprise à portée de main.
Guru s'intègre avec vos outils existants, vous permettant de rechercher dans toutes vos applications, discussions et documents instantanément, sans changer d'onglets ou de tâches.
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Questions fréquemment posées (FAQ)
Combien coûte un logiciel de paie ?
Le prix varie en fonction de différents facteurs, tels que la taille de l'organisation, le modèle tarifaire et le nombre d'employés.
En règle générale, la plupart des prestataires de services proposent un abonnement mensuel variant de 8 $/mois à 49 $/mois. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux utilisateurs, vous devrez payer des frais supplémentaires.
D'autres pourraient avoir une tarification personnalisée où vous devrez demander un devis et consulter le fournisseur.
Y a-t-il un logiciel de paie gratuit ?
Oui, certaines solutions logicielles de paie proposent un plan gratuit, comme Square et Deel, mais la plupart ont des abonnements payants.
Si vous optez pour des plans gratuits, vous pourriez avoir un accès limité aux fonctionnalités, ce qui ne vous aidera probablement pas à long terme.
Comment choisir un fournisseur de paie pour une petite entreprise ?
Voici quelques conseils utiles pour les petites entreprises:
Évaluez vos besoins : Que cherchez-vous à résoudre ? Avez-vous seulement besoin d'outils de paie pour le suivi du temps ? Ou plus que ça ?
Tenez compte de votre budget : Combien êtes-vous prêt à dépenser pour l'outil de paie ?
Assurez-vous qu'il est évolutif : Choisissez une option de paie qui évolue avec votre entreprise.
Consultez les avis : Voyez ce que d'autres petites équipes ont à dire sur un outil particulier.
Le choix d'un logiciel de paie qui fait réellement son travail est facile lorsque vous avez ce guide à vos côtés.
Vous détestez quand vous oubliez de payer vos employés à temps? ENCORE ? Ce n'est pourtant pas de votre faute. Vous avez tellement de choses à faire, il est impossible de vous en souvenir. De plus, cela prend des heures pour calculer leur salaire.
Vous n'êtes cependant pas seul dans cette situation. Selon UKG, 54% des Américains ont eu un problème de paie. Les travailleurs à salaire fixe, horaire et des concerts ont eu leurs propres problèmes de rémunération.
La solution? Un logiciel de paie, qui gère automatiquement différents processus de paie tels que les options de paiement ou les impôts. Avec ces fonctionnalités d'automatisation, vous gagnez du temps et évitez les erreurs coûteuses.
Mais avant de vous lancer, vous devez suivre les étapes nécessaires pour choisir le bon logiciel de paie adapté à vos besoins commerciaux. Et c'est là que ce guide est utile.
Qu'est-ce qu'un logiciel de paie?
Un logiciel de paie est une application qui automatise le processus de paiement pour vos employés à temps plein ou horaires. Il vous aide à gérer les bonus, les salaires et les salaires mais suit également les congés et les avantages sociaux des employés.
En un mot, les services de paie suivent tous les paiements, respectent la législation fiscale et les réglementations, et surveillent le temps de présence. Par conséquent, vous obtenez une transparence total dans tous les rapports de paie, tels que les fiches de paie, et réduisez le risque d'erreurs et de non-conformité.
Tout le monde peut utiliser ce logiciel, des petites entreprises aux grandes entreprises. Mais comment cela fonctionne-t-il? Découvrons-le.
Comment fonctionne le logiciel de paie?
Pensez à un système de paie comme un portail en libre-service. Les employés peuvent y accéder à tout moment pour consulter ou modifier leurs informations personnelles et définir leurs préférences de paiement (virement direct, carte de paiement ou chèque papier).
Faire cela aide les employeurs à déployer plus facilement les paiements. Avec toutes les informations dont ils ont besoin dans un seul outil, les entreprises peuvent automatiser les paiements pour chaque employé, quel que soit leur emplacement ou leur type de contrat.
Plus précisément, les organisations utilisent des logiciels de paie et des services car cela:
Simplifie les tâches chronophages et a le pouvoir de s'adapter facilement à tout changement.
Permet une plus grande transparence dans leurs finances afin qu'ils puissent respecter leur budget.
Économise énormément de temps, permettant aux organisations de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Assurez-vous qu'ils paient les employés à temps, à chaque fois.
De plus, le logiciel de paie s'intègre aux systèmes d'entreprise que vous utilisez déjà, tels que comptabilité et finance. Cela vous permet d'exécuter la paie avec précision et à temps, renforçant la confiance des employés. En parlant de confiance, parlons des avantages de ce type de logiciel.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de paie?
Le plus grand avantage d'un outil de paie est qu'il libère du temps à votre service des ressources humaines (RH). Au lieu d'effectuer les mêmes tâches routinières ennuyeuses, ils peuvent se concentrer sur des initiatives plus importantes.
Mais en dehors de l'optimisation de la paie, que fait-il d'autre? Eh bien, il...
Assure la conformité fiscale: Saviez-vous que jusqu'à 30% des entreprises classent mal les employés? Cela a un impact énorme sur l'économie, entraînant des frais coûteux. Le logiciel de paie peut prévenir cela et vous aider à respecter les lois fédérales et étatiques. Certains outils génèrent même des résumés et des rapports à des fins de déclaration fiscale.
Économise du temps et réduit les coûts: Grâce à l'automatisation, les équipes RH peuvent réduire les erreurs coûteuses, telles que la saisie incorrecte des données de paie. En conséquence, vous gagnez du temps et de l'argent, ce qui vous permet de vous concentrer sur la réalisation de vos objectifs organisationnels.
Augmente la précision et la transparence: Plus d'approximations et de temps perdu. Une solution de paie garantit que vous distribuez des chèques de paie précis directement sur leur compte bancaire, et à temps, sans faute. Cela conduit à une confiance et une transparence accrues — et à des employés plus heureux!
Offre flexibilité et personnalisation : De nouvelles tendances de travail émergent chaque jour. Une actuelle est la recherche de candidats non traditionnels, avec 56% des candidats postulant pour des emplois en dehors de leur domaine d'expertise actuel. Ce qui signifie que vous devez constamment vous adapter et que votre logiciel de paie doit suivre votre exemple. Votre solution choisie doit offrir une gamme de fonctionnalités personnalisables qui répondent à vos besoins spécifiques en tout temps. En outre, il devrait prendre en charge différentes fréquences de paiement et déductions fiscales, pour que vous puissiez toujours compter sur lui lorsque vous en avez le plus besoin.
Alors, est-ce que ces avantages vous ont convaincu de rechercher un logiciel de paie ? 😊 J'espère que oui sinon ce sera gênant. Notre prochaine section explore les étapes à suivre pour choisir la bonne plateforme de paie.
Comment Choisir le Bon Logiciel de Paie
Pour récolter les avantages d'un système de paie, vous devez posséder un outil de paie. Et bien qu'il soit facile de rechercher sur Google les 'meilleurs systèmes de paie' et de choisir le premier qui semble un peu sympa, vous serez terriblement déçu. Cela pourrait ne pas être ce dont vous avez besoin.
Donc, choisir votre solution de paie nécessite une planification minutieuse, tout comme lorsque vous choisissez tout autre logiciel de RH. Cela commence par un processus en huit étapes.
Étape #1 : Évaluer vos besoins commerciaux
Rome ne s'est pas construite en un jour. Choisir le bon logiciel de paie est le résultat d'efforts et de planification continus.
Et tout commence par évaluer vos besoins en matière de paie. Comme chaque entreprise est unique, vous devriez répondre aux questions suivantes :
Combien d'employés avez-vous ? Les systèmes de paie ont différentes capacités. Veillez à ne pas payer pour plus de fonctionnalités que nécessaire.
À quelle fréquence payez-vous votre personnel ? Cela varie-t-il en fonction des rôles ? Votre logiciel de paie doit gérer plusieurs fréquences de paiement tout en maintenant la précision.
Employez-vous des travailleurs internationaux ? Si oui, vos systèmes de paie doivent être en mesure de gérer les paiements internationaux. Et éviter les surprises liées aux taxes sur les salaires.
Avez-vous différents types d'employés ? Peut-être que votre équipe emploie des travailleurs horaires, des salariés et des contractuels. L'application doit rationaliser la complexité de vos flux de travail.
En définissant vos objectifs principaux, vous vous rapprochez d'un logiciel de paie adapté.
Étape #2 : Dresser la liste de vos fonctionnalités désirées
Alors, vous avez identifié vos besoins et les connaissez par cœur. Maintenant, il est temps de faire une liste de vos fonctionnalités "incontournables". Avez-vous besoin d'une administration des avantages sans faille ? Ou des fonctionnalités de suivi du temps ? Est-ce que l'outil a des intégrations logicielles avec les outils que vous utilisez quotidiennement?
Par exemple, peut-être que vous effectuez toute la communication d'équipe dans Slack. Si votre système de paie ne s'intègre pas avec cet outil, cela rendra votre vie plus difficile et plus frustrante.
Alors, réfléchissez bien aux fonctionnalités principales que le système de paie devrait avoir pour répondre aux besoins de l'entreprise mentionnés ci-dessus. Essayez de prioriser des fonctionnalités comme la fréquence de paiement ou l'automatisation qui feront le gros du travail pour vous.
Étape n°3 : Évaluez votre budget
Vous ne voulez pas dépenser tout votre argent dans un logiciel de paie qui a plein de fonctionnalités si vous n'en utiliserez que la moitié. Donc, fixez un budget qui vous permettra d'obtenir les fonctionnalités que vous souhaitez.
Plus tard, vous pourrez envisager des fonctionnalités supplémentaires si nécessaire. Soyez toutefois prudent, car les tarifs de chaque outil varient d'un fournisseur à l'autre. De plus, ils ont des modèles de tarification différents. Par exemple, de nombreux proposent un abonnement mensuel avec des frais de base mais un supplément par employé.
Tenez compte de cela lors de l'évaluation des logiciels de paie.
Étape n°4 : Créez une liste de prestataires potentiels
Maintenant, c'est là que le plaisir commence. Prenez votre liste de fonctionnalités, votre budget et vos objectifs, et commencez à rechercher les meilleurs prestataires de logiciels de paie pour répondre à vos besoins spécifiques. Il peut être difficile de commencer au début, surtout que ce marché est susceptible de continuer à croître –– de 7,3 milliards de dollars en 2022 à environ 15,43 milliards de dollars d'ici 2030. Mais voici quelques questions qui vont grandement aider votre quête :
Quelle est la principale caractéristique de l'outil ?
Le logiciel répond-il à vos exigences ?
Est-il adapté aux petites ou grandes organisations ?
Propose-t-il un essai gratuit ou une démo ?
Qu'est-ce que les gens en disent ?
Quel est le nombre maximum d'employés qu'il peut gérer ?
A-t-il des intégrations avec vos outils préférés ?
Le prix de l'outil est-il dans votre budget ?
Propose-t-il plusieurs fréquences de paiement ?
Gardez ces questions à l'esprit lorsque vous établissez votre liste — cela vous aidera certainement à rendre ce processus plus facile.
Étape n°5 : Considérez les capacités de sécurité
Une fonctionnalité sur laquelle vous ne devriez jamais lésiner lors du choix d'un logiciel de paie est les fonctionnalités de sécurité des données.
Cet outil manipule des données sensibles des employés sur le plan financier et personnel ; vous pouvez imaginer comment une violation non désirée de la cybersécurité peut être dévastatrice pour la réputation de votre entreprise.
Alors, choisissez une solution qui dispose de mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données ou l'authentification à deux facteurs. Pour plus de garanties, vous pouvez contacter le support client du vendeur et demander comment ils protégeront vos informations en cas de violation.
La sécurité est généralement associée à la conformité fiscale et sociale. Sinon, assurez-vous que l'outil de gestion de la paie choisi met également à jour son logiciel fréquemment pour refléter les nouvelles lois fiscales.
Étape #6 : Considérez les modules complémentaires et les intégrations
Si vous en avez assez des systèmes déconnectés et des changements d'onglets d'un côté à l'autre, vous devriez rechercher des plateformes de paie qui s'intègrent à vos outils existants.
De nombreux logiciels de paie offrent des intégrations tierces avec votre logiciel de comptabilité ou d'autres processus RH centraux qui vous aident à rationaliser vos flux de travail et à faciliter la vie de votre équipe RH.
Par exemple, Guru - notre moteur de recherche IA d'entreprise, hub intranet et outil wiki - s'intègre avec plus de 40 outils RH , y compris les logiciels de paie. Pourquoi est-ce extra utile ?
Parce que vous pouvez créer une source unique et puissante de vérité qui maintient vos connaissances et les données des employés cohérentes sur tous les tableaux. Et la connecter avec des informations documentées.
Étape #7 : Créez une présélection
Vous avez probablement déjà découvert quelques solutions qui pourraient bien se mélanger à vos flux de travail. Mais ces joyaux pourraient se perdre parmi la myriade d'autres outils actuellement sur votre liste.
Il est temps de les tailler.
Comparez votre liste de vendeurs avec votre liste de fonctionnalités indispensables et réduisez-les à trois ou cinq bonnes options. Le secret est de :
Lisez les avis sur des sites de confiance comme TrustRadius ou G2 pour voir ce que les utilisateurs ont à dire sur l'outil.
Demandez des recommandations à des collègues car il est probable qu'ils utilisent déjà un bon outil de paie.
Consultez des études de cas qui montrent comment un certain vendeur a résolu les problèmes des gens.
À la fin de cette étape, vous devriez avoir une liste des outils que vous voulez le plus tester. Ce qui nous amène à notre phase finale...
Étape #8 : Demandez des démos et commencez des essais gratuits
Avec votre présélection en main, vous devez maintenant vous rendre sur le site de chaque vendeur. Et voir s'ils proposent des essais gratuits ou des démos que vous pouvez essayer.
Il est probable que la plupart des fournisseurs de logiciels proposent des essais de 14 ou 30 jours que vous pouvez utiliser pour tester la plateforme. En voyant le logiciel de paie en action, vous pouvez évaluer sa facilité d'utilisation, sa performance et ses services.
Il s'agit d'une étape très critique avant de faire un achat. Un outil peut sembler bon à première vue, mais il est peut-être difficile à comprendre et vos employés le détestent.
C'est pourquoi vous devriez également demander à d'autres personnes de différents services d'essayer l'outil. Ils peuvent vous dire quelle solution convient le mieux à votre organisation et offrir globalement une perspective plus objective.
Maintenant que vous savez comment choisir le bon logiciel de gestion des ressources humaines, que reste-t-il à faire ?
Regardez les fonctionnalités les plus recherchées du système de paie !
Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel de paie
Toutes les solutions de paie ne sont pas toutes identiques. Chaque outil a des fonctionnalités uniques qui le rendent performant ; il vous suffit de savoir ce qu'il faut rechercher. Alors, explorons certaines des fonctionnalités les plus courantes d'une solution de paie complète :
Intégrations de suivi du temps: Une fonctionnalité de suivi du temps est très utile si vous avez des employés rémunérés à l'heure, car elle vous permet d'entrer automatiquement les données et d'assurer leur exactitude pendant une période de paie.
Options de dépôt direct: Vos employés, les nouveaux embauchés et même les candidats potentiels s'attendent à ce que vous leur donniez un accès instantané à leurs bulletins de paie. Non seulement cela les aide à recevoir leurs paiements à temps, mais élimine également le besoin de distribuer des chèques de paie en papier.
Gestion de la rémunération: Votre capacité à gérer la rémunération des travailleurs fera une différence significative dans ce paysage de travail impitoyable. Cela vous permettra d'attirer et de fidéliser les meilleurs talents en les récompensant sur la base du mérite sans trop de tracas.
Intégrations: Vous êtes probablement saturé d'entendre parler autant des intégrations, mais elles sont vraiment une bouée de sauvetage. Votre outil de paie choisi devrait facilement se connecter à votre écosystème, un peu comme Guru. Guru connecte toutes les applications de votre pile technologique, y compris votre logiciel de paie, et rend instantanément accessibles toutes les informations disparates de vos outils depuis un seul endroit : où que vous travailliez actuellement.
Self-service des employés: Cette fonctionnalité permet aux employés d'accéder aux informations vitales, telles que les jours de congé, les formulaires W-2 ou les bulletins de paie quand ils le souhaitent. Cela réduit considérablement la charge de travail de l'équipe de RH et donne aux travailleurs plus de responsabilités.
Il existe de nombreuses fonctionnalités à prendre en compte lors de l'évaluation des outils de paie, telles que le calculateur d'impôts, les dépôts, etc. Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous savez que cela dépend de vos besoins.
Mais quels sont les meilleurs outils logiciels de paie ? Nous avons fait des recherches pour vous et dressé une liste.
10 Services logiciels de paie à prendre en compte
Si vous avez fait vos recherches, vous savez combien d'outils logiciels de paie sont disponibles. Il y a OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — la liste peut être longue.
Mais sont-ils vraiment bons ?
Cela dépend de ce que vous voulez et de vos besoins. C'est pourquoi nous avons soigneusement sélectionné différents outils pour des besoins uniques, afin que vous puissiez avoir une vue complète du marché des logiciels de paie.
1. Gusto
Gusto est un programme logiciel de paie en ligne qui aide les équipes RH à remplir leurs formulaires fiscaux, à traiter la paie et à garantir la conformité avec les lois de l'industrie.
Mais Gusto ne concerne pas seulement la paie. « Les outils de reporting complets sont conviviaux et offrent une variété d'options pour accéder aux informations exactes dont nous avons besoin », déclare un évaluateur. De plus, Gusto dispose d'un processus d'intégration simple qui vous permet d'utiliser l'outil en quelques minutes, pas en semaines.
2. Rippling
Rippling, un outil moderne de gestion de la main-d'œuvre, permet aux équipes de gérer différents aspects de leur service des ressources humaines, tels que la paie, les avantages sociaux, les dépenses, et plus encore.
« Il nécessite peu ou pas de formation pour le comprendre et naviguer à travers », écrit un évaluateur. Votre équipe des ressources humaines n'aura aucun problème à exécuter la paie sans erreurs et à temps.
Rippling calcule et déclare automatiquement vos impôts sur la paie, même si vous avez des employés internationaux. De plus, il dispose d'une application mobile où les employés peuvent consulter leurs bulletins de salaire ou demander des congés.
Surprise, surprise! Rippling s'intègre avec Guru.
3. Square
Square est une solution technologique d'entreprise qui permet aux départements des ressources humaines d'exécuter facilement les paies tout en restant conformes.
Utilisé quotidiennement par les propriétaires de petites entreprises, cet outil propose des paiements fiables et s'intègre à votre système de point de vente. Cela signifie que vous pouvez payer directement les employés depuis votre tableau de bord et traiter les paiements plus rapidement.
De plus, si vous avez des difficultés à déclarer les impôts, Square vous aide à rester à jour sur la conformité grâce à des conseils d'experts.
Et Square s'intègre avec Guru! Que demander de plus?
4. OnPay
OnPay, un outil complet de paie en ligne, offre à vos équipes des ressources humaines tout ce dont elles ont besoin pour rationaliser la paie et les prestations.
« Tout le travail lié à l'exécution de la paie et à la déclaration à l'État est effectué pour un prix raisonnable, de manière fiable, et sans beaucoup de confusion et de formulaires supplémentaires. »
Étant donné qu'il automatise toutes les tâches chronophages et réduit votre comptabilité mensuelle, OnPay vous permet de vous concentrer davantage sur ce qui est important. De plus, il s'intègre avec des outils comptables populaires, de suivi du temps et d'autres outils commerciaux, y compris Guru.
5. Paie ADP
La paie ADP est un service RH et fiscal qui veille à ce que votre paie fonctionne sans problème, sans trop de tracas.
Si nous devions décrire la paie ADP en une phrase, cela ressemblerait à cette critique:
“L'un des avantages les plus utiles d'ADP est d'accéder, de télécharger et de sauvegarder très facilement les bulletins de salaire des mois précédents, d'un simple clic.”
ADP dispose également d'une plateforme en libre-service pour les employés et les managers, que vous pouvez utiliser en ligne et via une application mobile. Si vous avez besoin d'aide pour quoi que ce soit, ADP met à disposition des professionnels de la paie expérimentés disponibles 24 heures sur 24.
En ce qui concerne les intégrations, la paie ADP s'accorde bien avec Guru.
6. Paychex
Paychex propose des outils de traitement de la paie automatisés dans une solution RH tout-en-un simplifiée.
Cette solution facilite le paiement de vos employés à temps en quelques clics seulement. Elle le fait grâce à un traitement flexible, un portail en libre-service pour les employés et une administration fiscale automatisée.
“[...] La fonction de comptabilité en direct est simple à utiliser, surtout pour les débutants en comptabilité. Ce qui en fait une option parfaite pour ceux qui ne sont pas familiers avec de tels outils.
Intuit QuickBooks vous aide à suivre les dépenses, à exécuter des rapports instructifs et à personnaliser les factures à partir d'une plateforme unique. De plus, il garde une trace de l'endroit où va votre argent en enregistrant automatiquement vos transactions sur la plateforme.
Vous pouvez également connecter vos applications préférées à QuickBooks ; même Guru !
8. Sage Intacct
Sage Intacct est une plateforme de comptabilité en ligne pour les travailleurs indépendants ou les entreprises de taille moyenne.
Proposant des fonctionnalités de base telles que les comptes créditeurs, la gestion de trésorerie et la facturation, Sage One peut répondre à tous vos besoins. Il est facile à mettre en place et vous pouvez y accéder 24h/24, tant que vous avez une connexion internet.
Deel est une solution de paie qui répond aux besoins des équipes mondiales, capable de gérer les déclarations, les déductions fiscales et la conformité où que se trouvent vos travailleurs.
Deel est génial car il offre une vue complète de votre personnel sans changer d'application. De plus, les managers, les responsables et même les employés peuvent utiliser le portail en libre-service de Deel pour mettre à jour les détails de retrait, superviser les dépenses totales de paie et accomplir de nombreuses autres tâches.
"Le système gère sans accroc le processus de transfert de mon employeur vers mon compte bancaire local, me faisant gagner du temps et des efforts. Le fait que je n'ai pas à initier manuellement ou suivre les transactions est un énorme avantage.
Prêt à conclure un accord ? Emportez Guru avec vous : ils travaillent ensemble !
10. BrightPay
BrightPay, basé au Royaume-Uni, est un système de paie basé sur le cloud qui favorise la collaboration en temps réel et réduit les retards dans le cycle de paie.
"[...] L'interface utilisateur est simple à utiliser, et entrer les données salariales est un jeu d'enfant. Le programme automatise les paies régulières en reportant les chiffres mois après mois et en générant des indications de variation.
De plus, il dispose d'un portail en libre-service où les employés peuvent accéder aux informations qu'ils recherchent, comme les bulletins de paie, les retenues, les congés annuels, etc.
BrightPay s'intègre avec de nombreux autres outils, tels que BrightBooks, Sage, Xero, et — vous l'avez deviné — Guru !
À vous
Voyez ? Avec ce guide de l'acheteur, ce n'est pas si difficile d'apprendre comment choisir un logiciel de paie qui fait son travail. Nous oserions dire que cela vous donne plus confiance pour choisir la bonne solution — enfin !
Une dernière chose avant de partir. Parlons de Guru, une plateforme de recherche et de connaissances en intelligence artificielle d'entreprise qui garde toutes les informations de votre entreprise à portée de main.
Guru s'intègre avec vos outils existants, vous permettant de rechercher dans toutes vos applications, discussions et documents instantanément, sans changer d'onglets ou de tâches.
Apprenez-en plus sur Guru en vous inscrivant dès aujourd'hui.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Combien coûte un logiciel de paie ?
Le prix varie en fonction de différents facteurs, tels que la taille de l'organisation, le modèle tarifaire et le nombre d'employés.
En règle générale, la plupart des prestataires de services proposent un abonnement mensuel variant de 8 $/mois à 49 $/mois. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux utilisateurs, vous devrez payer des frais supplémentaires.
D'autres pourraient avoir une tarification personnalisée où vous devrez demander un devis et consulter le fournisseur.
Y a-t-il un logiciel de paie gratuit ?
Oui, certaines solutions logicielles de paie proposent un plan gratuit, comme Square et Deel, mais la plupart ont des abonnements payants.
Si vous optez pour des plans gratuits, vous pourriez avoir un accès limité aux fonctionnalités, ce qui ne vous aidera probablement pas à long terme.
Comment choisir un fournisseur de paie pour une petite entreprise ?
Voici quelques conseils utiles pour les petites entreprises:
Évaluez vos besoins : Que cherchez-vous à résoudre ? Avez-vous seulement besoin d'outils de paie pour le suivi du temps ? Ou plus que ça ?
Tenez compte de votre budget : Combien êtes-vous prêt à dépenser pour l'outil de paie ?
Assurez-vous qu'il est évolutif : Choisissez une option de paie qui évolue avec votre entreprise.
Consultez les avis : Voyez ce que d'autres petites équipes ont à dire sur un outil particulier.
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