Qu'est-ce que la recherche d'entreprise?

Comment cela fonctionne, pourquoi cela importe et ce qu'il faut rechercher dans une solution

La recherche d'entreprise est le processus de récupération d'informations à travers les systèmes, outils et référentiels de contenu d'une société en utilisant une interface de recherche unique. Il permet aux employés de trouver des connaissances pertinentes rapidement, peu importe où ces informations sont stockées.

Qu'est-ce que la recherche d'entreprise?

La recherche d'entreprise fait référence à l'utilisation de la technologie de recherche pour indexer, récupérer et afficher du contenu à partir de plusieurs sources internes au sein d'une organisation. Ces sources incluent souvent des documents, des bases de données, des e-mails, des wiki, des intranets et des plateformes cloud.

Contrairement aux moteurs de recherche web publics, la recherche d'entreprise est conçue pour un usage interne sécurisé, aidant les employés à localiser rapidement les informations exactes dont ils ont besoin à travers des données structurées et non structurées.

Pourquoi la recherche d'entreprise est-elle importante?

Les organisations modernes génèrent et stockent d'énormes volumes d'informations. Mais sans un moyen fiable de rechercher à travers ces informations, il est facile pour la connaissance de devenir cloisonnée ou oubliée.

La recherche d'entreprise aborde cela en :

• Réduire le temps passé à chercher : Les travailleurs peuvent perdre jusqu'à 30% de leur journée de travail à la recherche d'informations. La recherche d'entreprise réduit significativement ce temps en présentant les bonnes réponses en quelques secondes.
  
  
• Améliorer la prise de décisions : Avec un accès plus facile aux documents, aux insights et au contexte, les équipes peuvent agir plus rapidement et avec plus de confiance. Cela conduit à des résultats plus cohérents et moins de retards.
  
  
• Préserver la connaissance institutionnelle : Alors que les équipes grandissent et évoluent, la recherche d'entreprise garantit que les connaissances passées restent découvrables et non enfouies. Elle permet de rendre accessible l'expertise précieuse bien après la fin des projets ou des individus.
  
  

Que fait la recherche d'entreprise?

Les systèmes de recherche d'entreprise unifient l'accès à plusieurs sources de données, en utilisant des techniques telles que l'indexation, le traitement automatique du langage naturel (TALN) et le classement de pertinence. Voici comment cela fonctionne :

• Parcourt et indexe le contenu : Le système se connecte aux plateformes internes (par exemple, Google Drive, SharePoint, Confluence) et crée un index de leur contenu. Ce processus permet de rechercher à travers des données sinon déconnectées.
  
  
• Normalise et enrichit les données : Des métadonnées sont ajoutées pour améliorer la qualité de la recherche, comme des tags, des informations sur l'auteur ou des types de fichiers. Cette structure aide à affiner la précision et l'organisation de la recherche.
  
  
• Comprend les requêtes : Le TALN interprète l'intention de l'utilisateur, même si la requête n'est pas formulée de manière parfaite. Il comble le fossé entre la façon dont les gens pensent et la manière dont les données sont stockées.
  
  
• Classe et affiche les résultats : Les résultats sont triés par pertinence, popularité, fraîcheur ou d'autres règles configurées. Cela garantit que le contenu le plus utile remonte en haut.
  
  

Quels sont les avantages de la recherche d'entreprise?

La recherche d'entreprise offre une gamme d'avantages qui aident les équipes à travailler de manière plus intelligente, plus rapide et de manière plus collaborative dans toute l'organisation.

• Un accès plus rapide à la connaissance: Selon le Rapport d'Index Anatomie du Travail d'Asana, 26% des travailleurs disent qu'ils sont moins productifs au travail en raison de la surcharge d'applications. Avec la recherche d'entreprise, ils peuvent réduire la friction de passer d'une application à l'autre pour localiser des fichiers, des e-mails ou des projets passés. Les utilisateurs peuvent se concentrer plus sur l'exécution que sur la recherche.
  
  
• Meilleure expérience employé: Les équipes peuvent rester dans le flux, obtenir des réponses sans avoir à interrompre les autres ou à fouiller dans les dossiers. Cela réduit la frustration et augmente la productivité.
  
  
• Collaboration améliorée: Une visibilité partagée des ressources aide les équipes à s'aligner et à construire sur le travail des autres. Cela favorise la compréhension interfonctionnelle et la réutilisation.
  
  
• Réutilisabilité du contenu: Trouvez et réutilisez des documents, modèles et ressources qui existent déjà au lieu de créer de zéro. Cela évite la duplication et améliore l'efficacité.
  
  
• Conformité renforcée: Avec un indexage centralisé, il est plus facile de garantir que les politiques critiques ou le contenu légal sont accessibles et à jour. Cela réduit également le risque de désinformation.
  
  

Quels Sont les Principaux Aspects de la Recherche d'Entreprise?

Les solutions de recherche d'entreprise les plus efficaces partagent quelques caractéristiques essentielles qui garantissent la scalabilité, la sécurité et la pertinence dans toute votre organisation.

• Indexation unifiée: Combine les données de plusieurs systèmes et applications en une expérience de recherche unique. Cela offre une vue cohérente de la connaissance dans toute l'organisation.
  
  
• Réglage de la pertinence: Utilise l'apprentissage automatique, des filtres et des retours pour améliorer la qualité des résultats de recherche au fil du temps. Cela aide à garantir que la recherche s'améliore à mesure que l'utilisation augmente.
  
  
• Sécurité et autorisations: Veille à ce que les utilisateurs voient uniquement le contenu auquel ils sont autorisés à accéder. Cela protège les informations sensibles et impose les exigences en matière de conformité.
  
  
• Scalabilité: Gère l'augmentation du volume de contenu sans ralentir. Les performances doivent rester élevées à mesure que les référentiels de connaissances augmentent.
  
  
• Personnalisabilité: Permet la configuration de la logique de classement, des sources de recherche et de l'interface utilisateur pour répondre aux besoins commerciaux. Une plateforme flexible s'adapte à la façon dont vos équipes travaillent.
  
  

Fonctionnalités à Rechercher dans les Logiciels de Recherche d'Entreprise

Lors de l'évaluation du logiciel de recherche d'entreprise, ces fonctions clés peuvent vous aider à trouver une solution qui offre des expériences de recherche précises, personnalisées et évolutives.

• Recherche sémantique: Comprend le sens derrière les requêtes, pas seulement les correspondances de mots-clés. Cela aide les utilisateurs à obtenir de meilleurs résultats même avec des formulations vagues ou non exactes.
  
  
• Recherche fédérée: Recherche sur plusieurs plates-formes ou référentiels en temps réel. Elle fournit des résultats complets provenant de différents systèmes en un seul endroit.
  
  
• Intégrations: Se connecte à vos outils existants comme Slack, Salesforce, SharePoint ou Zendesk. L'intégration transparente stimule l'adoption et la convivialité.
  
  
• Personnalisation: Adapte les résultats en fonction des comportements, des rôles ou des préférences des utilisateurs. Cela garantit des expériences de recherche plus pertinentes et plus rapides.
  
  
• Analytique: Suit les modèles d'utilisation, les contenus populaires et les recherches infructueuses. Ces informations aident les équipes à optimiser continuellement leur stratégie de connaissance.
  
  
• Améliorations en IA: Des fonctionnalités comme des suggestions intelligentes ou des tags automatiques rendent le système plus intelligent au fil du temps. L'IA rend la recherche plus proactive et adaptative.
  
  

Exemples de recherche d'entreprise

Voici à quoi ressemble la recherche d'entreprise en action:

• Équipes de support client: Consultez rapidement des articles d'aide ou l'historique d'un cas tout en discutant avec un client, réduisant ainsi le temps de traitement. Cela conduit à une résolution plus rapide et une satisfaction plus élevée.
  
  
• Représentants commerciaux: Recherchez des présentations de produits, des fiches tarifaires ou des informations sur les concurrents pendant des appels en direct. Cela permet aux représentants de répondre avec confiance et rapidité.
  
  
• Équipes des ressources humaines: Trouvez les politiques internes ou la documentation d'intégration sans vous appuyer sur des dossiers partagés ou des connaissances tribales. Cela aide à rationaliser les processus et à réduire la confusion.
  
  
• Équipes d'ingénierie: Récupérez les spécifications, les documents API ou les rapports d'incidents passés à partir de plusieurs plateformes. Cela réduit la duplication et accélère les cycles de développement.
  
  
• Recherche dans toute l'entreprise: Offrez à chaque employé un seul endroit pour trouver ce dont ils ont besoin, à travers les outils, les équipes et les formats. Cela brise les silos et favorise l'alignement.
  
  

Types de recherche d'entreprise

• Recherche intranet: Se concentre sur la recherche de contenu stocké dans l'intranet de l'entreprise ou le CMS. Idéal pour le contenu statique ou structuré utilisé à travers les services.
  
  
• Recherche sur ordinateur ou locale: Recherche sur des appareils individuels ou des serveurs. Cela est plus limité en portée et n'est pas évolutif pour les équipes.
  
  
• Recherche d'entreprise basée sur le cloud: Solutions SaaS centralisées qui se connectent avec des outils modernes comme Google Workspace, Microsoft 365 et Notion. Ces outils sont flexibles et conçus pour les équipes à distance ou hybrides.
  
  
• Recherche fédérée: Interroge plusieurs sources disparates simultanément et fusionne les résultats. Cela garantit que les utilisateurs obtiennent une vue unifiée du contenu stocké à travers l'organisation.
  
  
• Recherche alimentée par l'IA: Exploite le TAL, la reconnaissance d'intention et les données d'utilisation pour fournir des résultats personnalisés et prédictifs. Ces systèmes s'améliorent avec le temps à chaque interaction de recherche.

Conclusion

La recherche d'entreprise permet aux équipes de briser les silos d'information, de travailler de manière plus efficace et d'accéder aux connaissances dont ils ont besoin, quand et où ils en ont besoin. Que vous amélioriez la productivité des employés, accélérez le support ou développez les connaissances à travers les outils, la bonne solution de recherche d'entreprise peut faire toute la différence.

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