Un intranet est un réseau privé et sécurisé qui permet la communication interne et la collaboration au sein des organisations, ce qui est essentiel étant donné que les travailleurs de bureau passent en moyenne 42 % de leur temps à collaborer. Ce guide couvre ce que sont les intranets, leurs principaux avantages, leurs utilisations pratiques et les meilleures pratiques pour une mise en œuvre réussie.

Qu'est-ce qu'un intranet ?

Signification et définition de l'intranet

Un intranet est un réseau informatique privé accessible uniquement au personnel d'une organisation. Il utilise la technologie Internet pour partager de manière sécurisée des informations d'entreprise, faciliter la collaboration et centraliser la communication au sein de l'organisation.

Certaines des choses clés qu'un intranet peut fournir sont :

• Un moyen de partager des informations internes en toute sécurité

• Amélioration de la communication entre les dirigeants et les employés

• Alignement accru entre les équipes inter-fonctionnelles

• Une base pour que les entreprises stockent et organisent les politiques, directives et procédures opérationnelles standard

En essence, un intranet agit comme le siège numérique d'une entreprise et la principale ressource pour les employés rester informés. C'est un outil inestimable pour maintenir les équipes connectées les unes aux autres ainsi qu'à la culture et à la mission de leur entreprise.

Traditionnellement, de nombreuses organisations utilisent SharePoint ou des plateformes personnalisées comme intranet. Mais avec l'évolution du monde du travail, de nouvelles solutions conviviales ont émergé, offrant des avantages pour répondre aux besoins en constante évolution des employés.

Avantages d'un intranet

Les intranets modernes apportent une valeur commerciale mesurable grâce à une communication, une collaboration et une productivité améliorées. Les avantages clés comprennent :

• Communication améliorée : Les intranets facilitent une communication efficace au sein de l'organisation, permettant aux employés de partager facilement les actualités, les mises à jour et les annonces.

• Collaboration renforcée : Avec des outils tels que des calendriers partagés, des logiciels de gestion de projet et le partage de documents, ils permettent aux équipes de travailler ensemble de manière plus efficace, indépendamment de leur localisation.

• Productivité accrue : Les intranets fournissent un lieu centralisé pour les informations et les ressources, réduisant le temps que les employés passent à chercher des informations—ce qui peut prendre près de 20 pour cent de la semaine de travail—et leur permettant de se concentrer sur leur travail.

• Économies de coûts : En utilisant un intranet pour la communication interne et la collaboration, les organisations peuvent réduire les coûts associés à l'impression, l'envoi postal et d'autres méthodes traditionnelles de partage d'informations.

• Processus rationalisés : Les intranets peuvent automatiser et rationaliser divers processus commerciaux, tels que les tâches RH, les rapports de dépenses et les achats, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

• Meilleure gestion des connaissances : Un intranet peut servir de base de connaissances, capturant et stockant la connaissance collective et l'expertise de l'organisation, la rendant facilement accessible à tous les employés.

• Engagement des employés amélioré : Les intranets peuvent favoriser un sentiment de communauté et d'appartenance parmi les employés, et des recherches montrent que des niveaux plus élevés d'engagement d'équipe peuvent entraîner une rentabilité supérieure de 21 %.

• Sécurité renforcée : Avec des contrôles d'accès appropriés et des mesures de sécurité, les intranets garantissent que les informations sensibles restent confidentielles et accessibles uniquement au personnel autorisé.

• Évolutivité : Les intranets peuvent croître et évoluer avec l'organisation, en accueillant de nouveaux utilisateurs, du contenu et des fonctionnalités au besoin.

• Intégration avec d'autres systèmes : Les intranets peuvent s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise, tels que la gestion de la relation client (CRM) ou les logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP), en fournissant une plateforme unifiée pour l'accès aux informations et aux outils.

Pourquoi un intranet d'entreprise est-il important ?

En 2024, les employés ont du mal à trouver des informations, à rester connectés et à s'aligner sur la direction de l'entreprise. Une étude du HBR a révélé que seuls 23 % des employés sont alignés sur les stratégies de leur entreprise.

Un intranet fournit une fonctionnalité essentielle pour combler cet écart d'alignement :

1. Offrir une visibilité à travers les équipes

Un intranet est un excellent moyen de rendre l'information disponible à toute une entreprise. Comme chaque employé a automatiquement accès, il est facile de partager les mises à jour de la direction de l'entreprise qui s'appliquent à tous.

De nombreuses solutions ont des sections pour différentes équipes. Cela facilite la visualisation de ce sur quoi les autres travaillent. Cela aide également à rester aligné sur les objectifs de l'équipe.

2. Offrir un endroit centralisé pour le stockage et la récupération de documents et contenus

Un intranet est un endroit central pour les employés afin de stocker des documents et informations importants. Il est consultable pour quiconque a besoin d'y accéder. Ce système aide les employés à trouver facilement l'information dont ils ont besoin.

L'intranet est un outil pratique pour organiser et partager des ressources importantes au sein d'une entreprise. Plutôt que de trouver et partager des documents à partir de systèmes comme Microsoft Office ou Google Drive, les utilisateurs peuvent les télécharger sur un portail et les rendre largement disponibles.

3. Simplifier les permissions

Lorsqu'il est utilisé avec SSO ou dans le cadre d'un ensemble de logiciels, les administrateurs peuvent facilement gérer les utilisateurs autorisés. Ils peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs en quelques clics.

Utilisations d'un intranet

Un intranet est un outil polyvalent et puissant qui peut changer la façon dont une organisation fonctionne. Ils peuvent aider à la communication, à la collaboration, à l'automatisation des tâches et à soutenir le travail à distance, offrant de nombreux avantages pour les organisations. Voici juste quelques-unes des manières dont les entreprises utilisent un intranet :

• Communication interne : Partage des actualités de l'entreprise, des annonces et des mises à jour

• Annuaire des employés : Fournir une base de données consultable des profils d'employés et des informations de contact

• Gestion de documents : Stockage, organisation et partage de documents importants et de fichiers

• Collaboration : Favoriser le travail d'équipe grâce à des espaces de travail partagés, des outils de gestion de projets et des forums de discussion

• Gestion des connaissances : Création d'un emplacement centralisé pour les connaissances de l'entreprise, les bonnes pratiques et les questions fréquemment posées

• Ressources humaines et libre-service des employés : Gestion des processus des ressources humaines, tels que l'intégration des employés, l'inscription aux avantages sociaux et les demandes de congé

• Formation et développement : Dispensation de cours de formation en ligne et de matériel pour le développement des compétences des employés

• Support informatique : Offrir un service d'assistance et des ressources pour résoudre les problèmes techniques courants

• Distribution de politiques et procédures : Garantir un accès facile aux politiques de l'entreprise, aux manuels et aux directives

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un logiciel intranet ?

Les avantages d'un intranet

Un intranet moderne peut offrir des avantages considérables pour la plupart des entreprises. Voici juste quelques exemples :

• Amélioration de la communication : Cela fournit une plateforme centralisée pour que les employés communiquent et collaborent sur des projets, ce qui entraîne une productivité et une efficacité accrues.

• Partage d'informations rationalisé : Les intranets aident les organisations à partager facilement les politiques, procédures et mises à jour de l'entreprise, gardant tous les employés informés et alignés.

• Sécurité des données renforcée : Ils fournissent une plateforme sécurisée pour le partage d'informations sensibles au sein d'une organisation, réduisant le risque de violations de données et d'autres menaces à la sécurité.

• Engagement accru des employés : En fournissant un accès à des matériaux de formation, des programmes de reconnaissance des employés et d'autres ressources, un intranet peut aider à garder les employés engagés et motivés.

• Économie de coûts : Ils peuvent réduire les coûts d'impression et de distribution en fournissant une plateforme sans papier pour le partage d'informations, ce qui peut entraîner des économies de coûts significatives pour les organisations.

Les inconvénients d'un intranet

Les offres traditionnelles d'intranet ont souvent des inconvénients significatifs par rapport aux solutions modernes :

• Changement de contexte requis : Les employés doivent naviguer vers une autre destination pour accéder aux informations, entraînant une perte de productivité et une perturbation de la concentration ; inversement, l'utilisation des technologies sociales pour améliorer la collaboration peut augmenter la productivité des travailleurs de 20 à 25 pour cent.

• Administration informatique lourde : Les mises à jour, la mise à l'échelle et la maintenance nécessitent des connaissances informatiques spécialisées, entraînant souvent une expérience utilisateur et une sécurité obsolètes.

• Surcharge d'informations : Les portails traditionnels ajoutent au bruit au lieu de le réduire, submergeant les employés avec une autre destination à vérifier.

• Contenu obsolète : Les informations deviennent rapidement obsolètes et peu fiables, amenant les employés à abandonner le système.

• Intégration insuffisante : Capacité limitée à se connecter avec des outils de collaboration modernes là où les employés travaillent réellement, ce qui est un problème important car les employés qui utilisent plus de 10 applications signalent des problèmes de communication à un taux beaucoup plus élevé.

Admettons-le, la place du village numérique d'antan ne suffit plus. Ils sont autant un espace de communication que ce triste centre commercial des années 90 qui a fermé dans votre ville l'année dernière. Aujourd'hui, la communication interne, la collaboration et la coordination se font là où les employés se connectent déjà : dans leur "QG virtuel" situé dans Slack ou Microsoft Teams.

Meilleures pratiques pour un intranet

Suivez ces meilleures pratiques éprouvées pour les logiciels d'intranet afin de maximiser l'adoption et le retour sur investissement :

1. Atteindre les travailleurs où ils se trouvent

Nous travaillons tous en ligne maintenant. Il est important que tout le monde communique efficacement. C'est particulièrement crucial dans un environnement de travail à distance ou hybride. Utilisez votre portail pour favoriser l'engagement des employés en publiant régulièrement des mises à jour et des informations.

Un intranet, bien utilisé, peut être un outil pour que tout le monde dans l'entreprise collabore, en plus de votre système de chat. Pourquoi ne pas voir si vous pouvez intégrer les deux ? Lorsque vous vous connectez à Slack ou Teams, vous pouvez envoyer des informations et des documents à quiconque lorsque cela est nécessaire.

2. Réduire le temps perdu à chercher des informations importantes

La meilleure façon de tirer le meilleur parti de votre installation est de la traiter comme une source unique de vérité pour tous les employés. Ne laissez pas votre intranet devenir encombré avec de vieilles informations, car cela rendra difficile pour les gens de trouver ce dont ils ont besoin ; en fait, une mauvaise gestion des informations peut entraîner plus d'un tiers des employés traitant des fichiers manquants ou perdus.

Si votre configuration dispose d'un système de gestion de contenu qui indique clairement quand un document a été mis à jour pour la dernière fois, ou mieux encore, s'il peut signaler des contenus dupliqués potentiels, les chercheurs auront beaucoup plus facile à trouver ce dont ils ont besoin.

3. Gardez votre équipe productive en empêchant des interruptions chronophages pour des employés clés

Cela arrive dans chaque entreprise : quelques experts en la matière (SME) qui détiennent beaucoup d'informations sont fréquemment interrompus par des collègues qui ont besoin de réponses. Une étude de l'Université de Californie et de l'Université Humboldt a révélé qu'il faut aux travailleurs jusqu'à 23 minutes pour retrouver leur concentration après avoir été interrompus.

Les experts peuvent éviter ces interruptions, qui peuvent coûter cher à une entreprise 6,2 heures par jour, en ajoutant leurs connaissances à une source unique de vérité pour la rendre accessible à quiconque en a besoin, quand il en a besoin. Un petit effort supplémentaire au début peut avoir d'énormes implications en matière de gestion du temps à l'avenir.

4. Évitez le changement de contexte inutile pour garder les employés productifs dans les outils qu'ils utilisent chaque jour

S'intégrer à votre plateforme de chat est génial, mais s'intégrer à tous les autres outils nécessaires pour que les employés fassent leur travail ? Bien mieux. Envisagez des solutions de nouvelle génération capables de fournir des informations dans n'importe quel outil basé sur le web.

Comment créer un intranet d'entreprise qui améliore la productivité et favorise l'engagement des employés ?

Si votre intranet actuel souffre d'une faible adoption, ne paniquez pas ! Consultez ce cycle d'action spécifique conçu pour vous aider à obtenir l'adhésion, identifier un remplaçant (si nécessaire), déployer la nouvelle approche et créer une solution durable. En savoir plus sur créer de l'urgence dans la gestion du changement.

1. Faites un plan pour l'adoption

Tout d'abord, déterminez ce qui, selon vous, a mal tourné la première (ou 47e) fois. Quels ont été les principaux facteurs empêchant une adoption à long terme et généralisée, et quelles sont quelques façons spécifiques de les résoudre ?

2. Fixez des objectifs

Quelques exemples d'objectifs à fixer sont :

• Délais

• "Récoltez les retours des employés d'ici le 1er juin"

• "Décidez de garder ou de remplacer notre intranet d'ici le 31 juillet"

• "Déployez les nouvelles directives / outils d'ici le 1er octobre"

• Mesures de succès

• Incluez des objectifs réguliers et ambitieux

• Objectif normal : Les utilisateurs de l'intranet l'utilisent au moins 1 fois/semaine pendant 6 mois en moyenne

• Objectif ambitieux : Les utilisateurs de l'intranet l'utilisent au moins 1 fois/jour pendant 6 mois).

3. Demandez l'avis des employés

Demandez aux gens ce qu'ils pensent de la solution qu'ils utilisent. L'aiment-ils en théorie, mais la trouvent-ils trop encombrante à utiliser ? Ont-ils utilisé d'autres solutions ou approches dans d'autres entreprises ? Souhaitent-ils pouvoir utiliser ce que les amis d'autres entreprises utilisent ? Apprenez comment créer une pile technologique efficace.

4. Sélectionnez une plateforme intranet

Si les problèmes de votre plateforme actuelle sont insolubles, faites preuve de diligence raisonnable et trouvez un nouveau fournisseur d'intranet. Consultez les recommandations des employés et recherchez sur des sites d'avis tels que G2 et TrustRadius.

5. Assignez la propriété des outils

Déterminez qui sera responsable du succès global et du déploiement de votre nouvel intranet (ou approche). Apprenez pourquoi vous pourriez vouloir utiliser un gestionnaire de connaissances.

6. Configurez l'outil sélectionné

Il est temps de régler les paramètres de votre équipe, les espaces et les autorisations !

7. Développez le contenu

Cela peut impliquer d'importer de la documentation d'ailleurs, de créer de toutes nouvelles ressources ou de réécrire complètement le contenu existant. Apprenez pourquoi l'information en petits morceaux est la meilleure.

8. Initiatives des employés pour améliorer l'adoption

Évitez des formations longues et ennuyeuses. Si vous avez besoin d'une formation, envisagez d'utiliser des modules d'auto-formation au lieu de sessions traditionnelles d'une journée entière. Pour des options plus excitantes, offrez des produits promotionnels ou organisez une fête!

9. Mesurez le succès

N'oubliez pas de vérifier vos objectifs.

Fonctionnalités importantes des logiciels intranet

Les logiciels d'intranet modernes vont au-delà des portails traditionnels pour offrir des expériences utilisateur supérieures. Recherchez ces fonctionnalités essentielles :

• Expérience utilisateur intuitive : Interface moderne, propre que les employés veulent réellement utiliser, conçue pour fournir des réponses fiables partout où les employés travaillent.

• Capacités de recherche avancées : Recherche IA en entreprise qui trouve des informations sans connaitre les détails exacts, fonctionnant dans n'importe quelle application ou outil.

• Intégrations fluides : Connexions natives avec Slack, Microsoft Teams et extensions de navigateur qui éliminent les changements de contexte.

• Accessibilité universelle : Livraison de connaissances spécifiques au contexte via Knowledge Triggers et applications mobiles pour accéder aux informations n'importe où.

• Analyses complètes : Des informations détaillées sur les lacunes en matière de connaissances, l'engagement du contenu et les tendances d'utilisation pour améliorer continuellement votre système.

• Suivi de la conformité : Livraison d'annonces et suivi des accords pour garantir que les mises à jour critiques ne sont pas oubliées.

Une excellente solution intranet devrait inciter les employés à vouloir l'utiliser. Après le déploiement de Guru, non seulement "L'as-tu Guruisé ?" est devenu une réponse standard, mais les entreprises voient un retour sur investissement à long terme grâce à une forte adoption.

Qu'est-ce qu'un extranet ?

Un extranet est une sous-section de l'intranet d'une entreprise. Un r�seau priv� comme un intranet o� les fournisseurs, les partenaires et les clients autoris�s peuvent acc�der aux informations du r�seau d'une entreprise.

Le terme "extranet" a gagn� en popularit� au d�but des ann�es 2000. Il était utilisé par des organisations pour désigner un emplacement central pour le partage de données. Ces données ne pouvaient être accessibles que par des groupes de travail spécifiques.

Étant donné que l'extranet est structuré comme un intranet, il repose sur IP et TCP pour l'échange de données. Les extranets disposent également de fonctionnalités de sécurité telles que des pare-feu et des détails de connexion protégés par mot de passe pour empêcher tout accès non autorisé.

Exemples d'extranets

• Un réseau de distribution pour maintenir la communication entre les fournisseurs et les distributeurs

• Un outil de collaboration central pour qu'une franchise communique à travers de nombreux sites.

• Collaboration croisée entre les agences gouvernementales

• Intégration de site e-commerce pour échanger des données d'inventaire via un réseau sécurisé

• Un outil de gestion de projet où un chef de projet peut partager des documents et des contrats avec des sous-traitants et d'autres parties prenantes

• Un portail de conseil où les membres d'une association peuvent accéder aux procès-verbaux des réunions et aux documents du conseil

• Documents d'intégration pour des sous-traitants ou des travailleurs indépendants qui n'ont pas accès à votre intranet d'entreprise

Intranet vs. extranet : quelle est la différence ?

Un intranet et un extranet sont tous deux des réseaux privés utilisant des technologies Internet, mais ils diffèrent en termes d'accès et de but.

Intranet :

• Un intranet est un r�seau priv� accessible uniquement aux employ�s d'une organisation.

• Il est utilisé pour partager des informations, des ressources et des outils à l'interne.

• L'accès à un intranet est limité aux utilisateurs autorisés au sein de l'organisation et nécessite généralement une connexion.

Extranet :

• Un extranet est une extension d'un intranet qui permet un accès contrôlé aux utilisateurs externes autorisés, tels que les clients, les fournisseurs ou les partenaires commerciaux.

• Il permet à une organisation de partager des informations en toute sécurité et de collaborer avec des parties externes spécifiques.

• L'accès à un extranet est accordé à des utilisateurs externes spécifiques via des méthodes d'authentification telles que des noms d'utilisateur et des mots de passe.

En gros, un intranet est limité à un usage interne au sein d'une organisation, tandis qu'un extranet peut être accessible par des parties externes. Les deux types de r�seaux visent � faciliter la communication s�curis�e, la collaboration et le partage d'informations en utilisant les technologies Internet.
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