Whatfix est une plateforme d'adoption numérique qui aide les entreprises à améliorer l'adoption de logiciels grâce à un accompagnement et à une formation interactifs dans les applications, un objectif critique lorsque l'engagement des employés est faible et que cela coûte à l'économie mondiale 8,8 billions de dollars par an. Ce guide complet couvre tout, de la façon dont fonctionne Whatfix et ses principaux avantages, aux prix, aux stratégies de mise en œuvre, et à la comparaison avec les alternatives.

Qu'est-ce que Whatfix ?

Whatfix est une plateforme d'adoption numérique (DAP) qui fournit des orientations interactives en temps réel dans les applications logicielles pour aider les utilisateurs à apprendre et à naviguer dans des outils d'entreprise complexes. Elle superpose des guides pas à pas, des info-bulles et des widgets d'auto-assistance directement sur les interfaces d'application, éliminant le besoin de méthodes de formation traditionnelles.

Antécédents de l'entreprise et leadership

Whatfix a été co-fondé en 2014 par Khadim Batti, qui est PDG, et Vara Kumar. Leur mission est d'aider les individus et les organisations à tirer le meilleur parti de la technologie. Avec des sièges sociaux à San Jose, en Californie, et à Bangalore, en Inde, Whatfix est devenu une entreprise SaaS leader dans le domaine de l'adoption numérique.

Comment fonctionne Whatfix

Whatfix s'intègre à des applications web et de bureau pour fournir un soutien contextuel et en temps réel aux utilisateurs. La plateforme superpose des éléments interactifs sur l'interface d'une application, guidant les utilisateurs pour effectuer des tâches correctement et efficacement. En tirant parti de l'IA et de l'automatisation, la plateforme personnalise l'expérience utilisateur en fonction des rôles, des modèles d'utilisation et des comportements.

Fonctionnalités clés de Whatfix

Whatfix est rempli de fonctionnalités qui rendent l'adoption numérique fluide et intuitive. Voici quelques-unes de ses capacités clés :

• Guides pas à pas dans l'application : Des orientations étape par étape dans les applications aident les utilisateurs à apprendre en faisant, réduisant la courbe d'apprentissage.

• Info-bulles et pop-ups : Des info-bulles et des pop-ups contextuels fournissent une assistance en temps réel, évitant les erreurs de l'utilisateur.

• Widget d'auto-assistance : Les utilisateurs peuvent accéder à une documentation d'aide, à des FAQ et à un contenu de support sans quitter l'application.

• Automatisation des tâches : Automatise les tâches répétitives pour améliorer l'efficacité et réduire les erreurs manuelles.

• Création de contenu multi-format : Convertit le contenu de formation en divers formats tels que des PDF, des vidéos et des diaporamas.

• Analyse du comportement de l'utilisateur : Suivi des interactions des utilisateurs pour identifier les points de friction et optimiser l'orientation.

• Intégration avec les MLS et les bases de connaissances : Se connecte de manière transparente aux systèmes de gestion de l'apprentissage (MLS) et aux logiciels de base de connaissances existants pour centraliser les ressources d'apprentissage.

Les avantages de l'utilisation de Whatfix

Les organisations adoptent Whatfix pour résoudre les défis courants de l'adoption numérique et améliorer l'efficacité opérationnelle :

• Intégration plus rapide : La formation interactive à la demande permet aux utilisateurs d'apprendre en travaillant, éliminant les sessions de formation chronophages.

• Taux d'adoption accrus : L'orientation dans l'application renforce la confiance des utilisateurs envers les systèmes complexes, réduisant la sous-utilisation des logiciels.

• Coûts de support réduits : L'assistance en libre-service réduit les tickets de support informatique et les demandes de centre de services.

• Productivité améliorée : Les flux de travail automatisés et l'assistance en temps réel aident les utilisateurs à effectuer des tâches plus rapidement, un avantage clé étant donné que les employés désengagés contribuent à environ 1,9 trillion de dollars de productivité perdue aux États-Unis. annuellement.

• Expérience personnalisée : Les conseils alimentés par l'IA s'adaptent aux rôles des utilisateurs, aux niveaux d'expérience et aux schémas de comportement.

Défis dans l'adoption numérique (et comment Whatfix aide à les surmonter)

La mise en œuvre de nouveaux logiciels crée souvent des obstacles qui conduisent à des taux d'adoption faibles et à des utilisateurs frustrés. Voici les défis d'adoption numérique les plus courants et comment Whatfix les aborde :

1. Résistance au changement

Les employés sont souvent réticents à adopter de nouveaux logiciels car ils sont habitués aux outils existants ou craignent que l'apprentissage de quelque chose de nouveau soit difficile. Les méthodes de formation traditionnelles, comme des manuels longs et des webinaires génériques, n'arrangent souvent pas les choses.

🔹 Comment Whatfix aide : L'outil rend l'apprentissage intuitif en intégrant une guidance interactive, étape par étape, directement dans le logiciel lui-même. Les employés peuvent apprendre tout en travaillant, éliminant ainsi le besoin de formations chronophages et génériques, et comblant les lacunes de support, ce qui est crucial lorsque de nombreux gestionnaires déclarent n'avoir reçu aucune formation formelle sur la direction d'équipes hybrides.

2. Manque de formation efficace

De nombreuses organisations s'appuient sur du contenu de formation statique—diapositives PowerPoint, PDF ou ateliers uniques. Mais sans un soutien continu, les employés oublient rapidement ce qu'ils ont appris.

🔹 Comment Whatfix aide : Il fournit une formation à la demande, en application, à laquelle les employés peuvent accéder à tout moment. Des fonctionnalités comme des widgets d'auto-assistance et des pop-ups contextuels garantissent que les utilisateurs ont toujours un soutien au moment où ils en ont besoin.

3. Surcharge d'informations

Même avec de robustes bases de connaissances, les employés peinent souvent à trouver les informations pertinentes quand ils en ont besoin. Chercher à travers des pages de documentation perturbe la productivité et augmente la frustration.

🔹 Comment Whatfix aide : Son outil d'auto-assistance alimenté par l'IA extrait des réponses pertinentes des foires aux questions, des bases de connaissances et des documents de formation. Les utilisateurs peuvent simplement taper une question et obtenir une aide instantanée sans quitter l'application.

4. Haute dépendance aux équipes informatiques et de support

Lorsque les utilisateurs ont des difficultés à naviguer dans de nouveaux logiciels, les équipes informatiques et de support client finissent par traiter un afflux de tickets et de demandes répétées. Cela détourne du temps de projets à plus haute priorité.

🔹 Comment Whatfix aide : En offrant un support en libre-service dans les applications, il réduit le volume des tickets de support et permet aux employés de résoudre eux-mêmes les problèmes. Les entreprises utilisant le logiciel signalent jusqu'à 50 % de demandes de support en moins, libérant ainsi des ressources informatiques pour des initiatives plus stratégiques.

Cas d'utilisation de Whatfix

Ce logiciel est utilisé dans diverses industries et départements pour rationaliser l'adoption numérique et améliorer l'expérience utilisateur. Voici quelques cas d'utilisation courants :

1. Intégration des employés

Les nouvelles recrues ont souvent du mal à apprendre plusieurs applications d'entreprise. Whatfix simplifie l'intégration en fournissant des parcours interactifs et des ressources d'auto-assistance.

2. Support client

Les entreprises utilisent Whatfix pour réduire les requêtes de support client en proposant une assistance en libre-service dans l'application, des FAQ et des tutoriels.

3. Adoption du CRM

Les équipes de vente trouvent souvent que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont difficiles à naviguer. Whatfix aide les représentants des ventes à s'adapter rapidement à des outils comme Salesforce, en réduisant les erreurs de saisie des données et en améliorant l'efficacité.

4. Formation au système ERP

Les logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) sont complexes et nécessitent une formation extensive. Whatfix guide les employés à travers les flux de travail ERP, garantissant une utilisation précise et efficace.

5. Compliance training

La conformité réglementaire oblige les organisations à former les employés sur des procédures et politiques spécifiques. Whatfix automatise la formation à la conformité, garantissant la cohérence et réduisant le risque de non-conformité.

Intégrations Whatfix

Whatfix s'intègre à une variété de plateformes pour améliorer sa fonctionnalité. Certaines intégrations clés comprennent :

• Applications d'entreprise : Fonctionne avec des outils comme Salesforce, Workday, SAP et Oracle.

• Plateformes LMS : Intègre les systèmes de gestion de l'apprentissage pour soutenir la formation structurée.

• Plateformes de support client : Se connecte avec Zendesk, ServiceNow et Freshdesk pour fournir de l'aide contextuelle.

• Systèmes de gestion des connaissances : Améliore les bases de connaissances existantes comme Guru, Confluence et SharePoint.

Comment Whatfix se compare à d'autres plateformes d'adoption numérique

Alors que Whatfix est une plateforme d'adoption numérique de premier plan, elle est en concurrence avec d'autres solutions comme WalkMe, Pendo et Userlane. Voici en quoi elle se distingue :

• Simplicité de mise en place : Whatfix propose une mise en place sans code, ce qui la rend accessible aux entreprises sans expertise technique.

• Personnalisation alimentée par l'IA : Contrairement à certains concurrents, Whatfix utilise l'IA pour offrir des expériences d'apprentissage personnalisées.

• Contenu multi-format : Convertit automatiquement les visites guidées en différents supports de formation, réduisant ainsi les efforts de création de contenu.

• Optimisation des coûts : Whatfix est souvent considéré comme plus abordable que des alternatives comme WalkMe, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises de toutes tailles.

Tarification et plans Whatfix

Whatfix ne répertorie pas publiquement ses tarifs, car ils sont adaptés aux besoins spécifiques de chaque organisation. La tarification dépend généralement du nombre d'utilisateurs, des fonctionnalités sélectionnées et de la complexité des applications prises en charge. Pour obtenir un devis personnalisé, les entreprises doivent contacter l'équipe commerciale de Whatfix pour une consultation et une démonstration. Les plans sont conçus pour évoluer avec une organisation à mesure que ses besoins d'adoption numérique grandissent.

Qui devrait utiliser Whatfix ?

Whatfix est idéal pour les organisations qui souhaitent améliorer l'adoption des logiciels, rationaliser la formation des employés et améliorer l'expérience client. C'est particulièrement bénéfique pour :

• Grandes entreprises avec des écosystèmes logiciels complexes

• Équipes de service client cherchant à réduire les tickets de support

• Équipes RH et L&D responsables de la formation des employés

• Équipes de vente et marketing utilisant des logiciels CRM

• Départements informatiques mettant en œuvre de nouvelles applications d'entreprise

Commencer avec Whatfix

La mise en œuvre de Whatfix est un processus simple :

1. Identifier les applications clés : Déterminez quels logiciels ont besoin d'une guidance en application.

2. Définir les personas d'utilisateurs : Segmenter les utilisateurs en fonction des rôles et des besoins en formation.

3. Créer des visites interactives : Construire des guides étape par étape adaptés aux flux de travail des utilisateurs.

4. Lancer et surveiller : Déployer Whatfix et utiliser des analyses pour suivre l'adoption et optimiser les conseils.

Comment mesurer le ROI de Whatfix

Suivre ces indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer le retour sur investissement de Whatfix :

1. Réduction des coûts de formation

La formation traditionnelle au logiciel est coûteuse : ateliers, formateurs et matériaux s'additionnent. Avec la formation en libre-service de Whatfix, les entreprises peuvent réduire considérablement les frais de formation.

🔹 KPI à suivre : Comparer les coûts de formation avant et après Whatfix et calculer les économies réalisées grâce à la réduction des sessions animées par un instructeur et des heures de formation.

2. Adoption plus rapide des logiciels

Une des principales raisons pour lesquelles les investissements logiciels échouent est les faibles taux d'adoption. Si les employés n'utilisent pas une plateforme de manière efficace, c'est un investissement gaspillé.

🔹 KPI à suivre : Surveiller les indicateurs d'engagement des utilisateurs : à quelle fréquence les employés interagissent avec les conseils de Whatfix, avec quelle rapidité ils terminent les flux de travail et si les fonctionnalités clés sont utilisées.

3. Réduction des tickets de support

Un des plus grands avantages de Whatfix est sa capacité à réduire la dépendance aux équipes informatiques et de support client. Lorsque les utilisateurs obtiennent des réponses sans déposer une demande de support, les entreprises gagnent du temps et de l'argent.

🔹 KPI à suivre : Analyser la diminution du pourcentage de tickets de support après la mise en œuvre de Whatfix. Les entreprises utilisant Whatfix ont signalé une baisse de 30 à 50 % des demandes au service d'assistance.

4. Améliorations de la productivité

Plus les employés passent de temps à essayer de comprendre le logiciel, moins ils passent de temps à travailler réellement. Whatfix rationalise les flux de travail, permettant aux utilisateurs de compléter les tâches plus rapidement.

🔹 KPI à suivre : Mesurer le temps économisé par utilisateur lors de l'accomplissement de tâches clés avant et après la mise en œuvre de Whatfix. Des temps de réalisation plus rapides se traduisent par une plus grande productivité globale.

5. Satisfaction et engagement des utilisateurs

En fin de compte, le succès de Whatfix peut être mesuré en fonction de l'appréciation et de l'engagement des employés ou des clients envers l'outil, une mesure vitale lorsque le ratio national d'engagés à désengagés actifs est de seulement 2,1 pour 1. Si les utilisateurs le trouvent utile, ils seront plus susceptibles d'adopter de nouveaux logiciels avec un minimum de friction.

🔹 KPI à suivre : Utilisez des enquêtes auprès des employés ou des clients pour mesurer la satisfaction des utilisateurs avec les conseils de Whatfix et les outils d'auto-assistance.

Construire votre Source de Vérité en IA aux côtés de l'adoption numérique

Alors que les plates-formes d'adoption numérique comme Whatfix guident les utilisateurs à travers les flux de travail logiciels, les employés ont encore besoin de réponses fiables à des questions complexes et spécifiques à l'entreprise.

C'est là que la Source de Vérité en IA devient essentielle, particulièrement à mesure que la proportion de travailleurs hybrides et entièrement distants s'est stabilisée. Guru connecte toutes les sources et autorisations de votre entreprise dans un seul cerveau d'entreprise unifié avec lequel vos équipes peuvent interagir via un Agent de Connaissance sur Slack, Teams, ou leur navigateur.

Lorsqu'une réponse doit être mise à jour, un expert peut la corriger une fois, et l'information de confiance se propage partout. Cela crée une couche fiable de vérité avec des réponses renforcées par des politiques, conscientes des autorisations et entièrement auditables.

Dernières réflexions

Whatfix est un outil puissant pour les entreprises souhaitant simplifier l’adoption des logiciels et améliorer l’engagement des utilisateurs. Avec son guidage interactif, son automatisation et ses analyses, Whatfix garantit que les employés et les clients peuvent naviguer dans des applications complexes avec aisance. En associant des flux de travail guidés à une plateforme de connaissances fiable, vous pouvez créer une expérience opérationnelle fluide. Si vous êtes prêt à construire une Source de Vérité en IA qui fournit des réponses de confiance et conscientes des autorisations partout où votre équipe travaille, regardez une démo de Guru.