Você gostaria de ter uma reunião a menos para ir hoje?

Estudos mostraram que calendários cheios de reuniões podem levar a uma diminuição na satisfação e felicidade dos funcionários. Com algumas empresas afirmando que pode levar quase um mês para agendar reuniões e outras eliminando-as completamente, vale a pena dar uma segunda olhada no seu calendário de trabalho.

E nós entendemos; pode ser difícil fazer o seu melhor trabalho quando a maior parte do seu tempo é gasto em reuniões que deveriam ter sido um e-mail, então pode ser hora de tentar algo novo. O Guru não é apenas uma ferramenta projetada para ajudar as pessoas a buscar e compartilhar conhecimento, também é projetado para ajudar as pessoas a trabalharem de forma mais eficiente e eficaz.

Repensando as reuniões no Guru

Confie em nós, sabemos por experiência que reduzir reuniões pode exigir um certo trabalho. Nós dedicamos tempo para avaliar nossa própria abordagem para comunicações internas para ver como podemos trabalhar de forma mais eficiente e diminuir a carga cognitiva. A partir daí, conseguimos implementar muitas mudanças.

Realizamos uma auditoria do calendário de liderança para redefinir as expectativas em torno das reuniões para toda a organização. Repensamos nossa abordagem para comunicações internas ao implementar nossa “regra de ouro” e definir padrões ao criar reuniões. Estabelecemos “Quartas de Não Reunião” e outras iniciativas para aumentar o tempo de foco e dar às pessoas mais do seu dia de volta.

Apesar de todas essas mudanças positivas, o trabalho ainda não está terminado. Estamos constantemente refinando nossa estratégia de trabalho e queremos ajudar outros a promover mudanças positivas em seus próprios escritórios e organizações.

Reduza reuniões desnecessárias no trabalho

Nós abraçamos a “alegria de ficar de fora (JOMO)” no Guru por causa da nossa dependência em gestão do conhecimento. Quando as empresas abraçam culturas orientadas por conhecimento e comunicação assíncrona, as pessoas conseguem trabalhar de forma mais eficiente e autônoma. Ser capaz de documentar e armazenar conhecimento facilita resumir atualizações de projetos, relatórios mensais, próximos passos e qualquer outra coisa que você possa precisar rever em uma reunião. De repente, recusar certos convites de reunião não parece tão tabu.

A estratégia de wiki da empresa e de comunicações certas podem fazer muito para gerenciar calendários de trabalho lotados. Se você está se sentindo sobrecarregado ao olhar para sua programação da semana, temos algumas dicas a seguir.

Avalie suas reuniões atuais

É hora de dar uma olhada crítica em suas reuniões 1:1, reuniões de pé, de início e de acompanhamento. Pergunte a si mesmo como cada pessoa no convite agrega valor (você incluso) e qual deve ser o objetivo final. Se você está tendo problemas para entender como certas pessoas e resultados se encaixam, isso é um bom sinal de que é hora de repensar a lista de convidados.

Gestores que tentam reduzir reuniões devem ir um passo além e perguntar aos participantes da reunião o quão úteis elas são. Pergunte se elas ajudam as pessoas a fazer seu trabalho de forma mais eficiente, se a frequência da reunião faz sentido e para compartilhar feedback sobre mudanças que recomendariam.

Uma vez que você tiver essas informações, pode começar a pensar sobre o seu ritmo de reuniões. Você pode descobrir que está tendo certas reuniões com muita frequência e outras reuniões não com frequência suficiente. Não tenha medo de cancelar reuniões recorrentes se sentir que não servem a um propósito, e considere combinar outras para tornar as coisas mais eficientes.

Defina urgência

Há uma grande diferença entre não participar de uma reunião de início de projeto e optar por não participar de uma reunião diária quando você não tem uma atualização. A verdade é que nem toda reunião, mensagem ou e-mail que você encontra precisará da sua atenção imediata.

Quando você pensa nas coisas pela perspectiva da urgência, seu calendário e dia a dia se tornam muito mais fáceis de gerenciar. Considere prazos, metas da equipe/organização e sua própria carga de trabalho quando estiver debatendo se a participação em uma reunião vale a pena.

Definir a urgência de certas reuniões e assuntos pode ser complicado. Se você está tendo dificuldades para determinar se algo realmente vale seu tempo e atenção, converse com seu chefe ou o organizador da reunião. Você pode descobrir que pode pular certas reuniões ou que simplesmente precisava de um lembrete sobre suas prioridades atuais.

Busque clareza

Você está confuso sobre por que está em um convite de reunião? Você leu a descrição da reunião três vezes e AINDA não tem certeza do que seu propósito é? Você está temendo a próxima reunião em que alguém quer “extrair suas ideias” sobre um assunto?

Um pouco de resistência e comunicação pode ajudar bastante. Comece pedindo uma agenda ou quais são os resultados previstos de uma reunião. Fazer as pessoas pensarem criticamente sobre sua inclusão ou o que elas querem alcançar pode ajudar a determinar se uma reunião é obrigatória ou algo que você pode pular.

Você está preocupado com uma reunião intencionalmente sem limites? Peça às pessoas que venham preparadas com algumas perguntas ou tópicos que sabem que vão querer cobrir. Isso pode dar a uma reunião “sem forma” um pouco de estrutura e ajudar a colocar você na mentalidade correta.

Recuse com alternativas propostas

Você não tem tempo para participar dessa reunião de uma hora com toda a equipe, mas uma conversa de 15 minutos com os principais envolvidos pode funcionar. Ofereça-se para enviar documentação que possa esclarecer algumas perguntas que as pessoas têm. Diga que precisa fazer algum trabalho sozinho antes de seguir em frente, mas assim que terminar, está feliz em contribuir.

Lembre-se, o propósito de qualquer reunião deve ser ajudar a todos a trabalhar juntos de forma mais eficiente. Se você oferecer alternativas que ainda conduzem as pessoas em direção ao objetivo final de um trabalho mais eficiente, todos saem ganhando!

Coloque reuniões produtivas no calendário

Mencionamos anteriormente que implementamos nossas próprias regras em torno do planejamento de reuniões eficazes. Se você quiser garantir que cada reunião que adicionar ao calendário seja necessária, siga um exemplo do nosso manual e siga os 4 Ps.

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Quando falamos sobre os 4 Ps, estamos falando sobre conhecer o Propósito, Produto, Pessoas e Processo (pauta) ao agendar reuniões. É também importante notar que os 4 Ps são para todos — não apenas para a pessoa que está planejando a reunião. Se todos souberem exatamente porque estão participando e quais são os resultados esperados, você pode usar seu tempo juntos de forma tão eficiente e eficaz quanto possível.

Aumente sua produtividade diminuindo suas reuniões

Reuniões sempre farão parte do trabalho, mas é importante lembrar que elas não devem ser a única parte do trabalho. Às vezes você precisará desse elemento de colaboração em tempo real que uma reunião pode trazer. Outras vezes você precisa ver que a reunião de regroupamento das 14h foi removida do seu calendário para que você possa recuperar um tempo de foco. Quando você se dá o tempo de repensar a forma como aborda as reuniões, pode descobrir que um pouco de espaço extra no seu calendário é exatamente o que você precisa.