Avez-vous l'impression d'avoir trop de réunions sur votre calendrier ? Nous avons quelques conseils qui peuvent vous aider à retrouver un peu de temps de concentration.
Souhaitez-vous avoir une réunion en moins à laquelle assister aujourd'hui ?
Des études ont montré que des calendriers remplis de réunions peuvent entraîner une baisse de la satisfaction et du bonheur des employés. Certaines entreprises prétendent qu'il leur faut presque un mois pour programmer des réunions et d'autres les éliminent complètement, il vaut donc la peine de jeter un deuxième coup d'œil à votre calendrier de travail.
Nous avons adoré passer 20 de nos 30 minutes ensemble à définir l'ordre du jour
Et nous comprenons ; cela peut être difficile de faire de votre mieux lorsque la plupart de votre temps est passé dans des réunions qui auraient dû être un e-mail, il est donc peut-être temps d'essayer quelque chose de nouveau. Guru n’est pas simplement un outil conçu pour aider les gens à rechercher et partager des connaissances, il est aussi conçu pour aider les gens à travailler de manière plus efficace et efficiente.
Repenser les réunions chez Guru
Faites-nous confiance, nous savons par expérience que réduire le nombre de réunions peut nécessiter un certain travail. Nous avons pris le temps d'évaluer notre propre approche des communications internes pour voir comment nous pouvons travailler plus efficacement et alléger la charge cognitive. À partir de là, nous avons pu mettre en œuvre de nombreux changements.
Nous avons réalisé un audit des calendriers de leadership pour réinitialiser les attentes autour des réunions pour l'ensemble de l'organisation. Nous avons repensé notre approche des communications internes en mettant en œuvre notre « règle d'or » et en établissant des normes pour la création de réunions. Nous avons établi des « Mercredis sans réunion interne » et d'autres initiatives pour augmenter le temps de concentration et rendre aux gens plus de leur journée.
Malgré tous ces changements positifs, le travail n'est pas encore terminé. Nous affinons constamment notre stratégie sur le lieu de travail et voulons aider les autres à mettre en œuvre des changements positifs dans leurs bureaux et organisations.
Réduire les réunions inutiles au travail
Nous embrassons la « joie de manquer (JOMO) » chez Guru en raison de notre dépendance à la gestion des connaissances. Lorsque les entreprises adoptent des cultures axées sur la connaissance et une communication asynchrone, les gens peuvent travailler de manière plus efficace et autonome. Être capable de documenter et de stocker des connaissances facilite la synthèse des mises à jour de projet, des rapports mensuels, des prochaines étapes et de tout ce dont vous pourriez avoir besoin de passer en revue lors d'une réunion. Décliner soudainement certaines invitations à des réunions ne semble plus si tabou.
La bonne wiki d'entreprise et stratégie de communication peuvent faire beaucoup pour gérer des calendriers de travail chargés. Si vous vous sentez accablé en regardant votre emploi du temps pour la semaine, nous avons quelques conseils à suivre.
Évaluer vos réunions actuelles
Il est temps de jeter un œil critique à vos réunions individuelles, aux réunions debout, aux lancements et aux contrôles. Demandez-vous comment chaque personne invitée apporte de la valeur (vous compris) et quel devrait être l'objectif final. Si vous avez du mal à comprendre comment certaines personnes et certains résultats s'intègrent, c'est un bon signe qu'il est temps de repenser la liste des invités.
Août serait mieux
Les managers essayant de réduire les réunions devraient aller un peu plus loin et demander aux participants comment ils les trouvent utiles. Demandez s'ils aident les gens à faire leur travail plus efficacement, si la fréquence des réunions a du sens, et de partager leurs retours sur les changements qu'ils recommanderaient.
Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez commencer à penser à votre cadence de réunions. Vous constaterez peut-être que vous avez certaines réunions trop souvent et d'autres réunions pas assez souvent. N'ayez pas peur d'annuler des réunions récurrentes si vous sentez qu'elles ne servent pas à grand-chose, et envisagez de combiner d'autres pour rendre les choses plus efficaces.
Définir l'urgence
Il y a une grande différence entre ne pas assister à une réunion de lancement pour un projet et choisir de rester à l'écart d'une réunion quotidienne lorsque vous n'avez pas de mise à jour. La vérité est que toutes les réunions, messages ou e-mails que vous rencontrez ne nécessiteront pas votre attention immédiate.
Lorsque vous envisagez les choses sous l'angle de l'urgence, votre calendrier et votre quotidien deviennent beaucoup plus faciles à gérer. Considérez les délais à venir, les objectifs d'équipe/organisation et votre propre charge de travail lorsque vous vous demandez si assister à une réunion en vaut la peine.
Définir l'urgence de certaines réunions et questions peut être délicat. Si vous avez du mal à déterminer si quelque chose vaut vraiment votre temps et votre attention, parlez-en à votre patron ou au planificateur de la réunion. Vous constaterez peut-être que vous pouvez vous passer de certaines ou que vous aviez simplement besoin d'un rappel sur vos priorités actuelles.
Demander de la clarté
Fraiser a toujours compris l'importance de la clarté
Êtes-vous confus sur les raisons pour lesquelles vous êtes sur une invitation à une réunion ? Avez-vous lu la description de la réunion trois fois et n'êtes toujours pas sûr de son objectif ? Craignez-vous la réunion à venir où quelqu'un veut « récolter vos idées » sur un sujet ?
Un petit coup de pouce et une communication peuvent faire beaucoup. Commencez par demander un ordre du jour ou quels sont les résultats prévus d'une réunion. Amener les gens à réfléchir de manière critique à votre inclusion ou à ce qu'ils souhaitent accomplir peut aider à déterminer si une réunion est absolument nécessaire ou quelque chose que vous pouvez ignorer.
Êtes-vous préoccupé par une réunion intentionnellement ouverte ? Demandez aux gens de venir préparés avec quelques questions ou sujets qu'ils savent qu'ils voudront aborder. Cela peut donner à une réunion « sans forme » un peu de structure et vous aider à vous mettre dans le bon état d'esprit.
Décliner avec des alternatives proposées
Vous n'avez pas le temps d'assister à cette réunion d'une heure avec toute l'équipe, mais un chat de 15 minutes avec les principales parties prenantes peut fonctionner. Proposez d'envoyer des documents qui peuvent clarifier certaines questions que les gens ont. Dites que vous devez faire un travail de votre côté avant de pouvoir aller de l'avant, mais une fois que vous aurez terminé, vous serez heureux de contribuer.
N'oubliez pas que le but de toute réunion doit être d'aider tout le monde à travailler ensemble de manière plus efficace. Si vous proposez des alternatives qui rapprochent toujours les gens de l'objectif final d'un travail plus efficace, tout le monde y gagne !
Mettre des réunions productives sur le calendrier
Nous avons mentionné auparavant que nous avons mis en œuvre nos propres règles concernant la planification de réunions efficaces. Si vous voulez vous assurer que chaque réunion que vous ajoutez au calendrier est nécessaire, suivez notre exemple et appliquez les 4 Ps.
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Lorsque nous parlons des 4 P, nous parlons de connaître le But, Produit, Personnes et Processus (ordre du jour) lorsque vous programmez des réunions. Il est également important de noter que les 4 P sont pour tout le monde—et pas seulement pour la personne qui planifie la réunion. Si tout le monde sait exactement pourquoi il assiste à la réunion et quels sont les résultats attendus, vous pouvez utiliser votre temps ensemble de manière aussi efficace qu'efficiente possible.
Augmentez votre productivité en réduisant vos réunions
Les réunions feront toujours partie du travail, mais il est important de se rappeler qu'elles ne devraient pas être la seule partie du travail. Parfois, vous aurez besoin de cet élément de collaboration en temps réel qu'une réunion peut apporter. D'autres fois, vous devez voir cette réunion de réorganisation de 14 h disparaître de votre calendrier afin de pouvoir retrouver un peu de temps de concentration. Lorsque vous vous donnez le temps de repenser votre approche des réunions, vous constaterez qu'un peu plus d'espace sur votre calendrier est exactement ce dont vous avez besoin.
Souhaitez-vous avoir une réunion en moins à laquelle assister aujourd'hui ?
Des études ont montré que des calendriers remplis de réunions peuvent entraîner une baisse de la satisfaction et du bonheur des employés. Certaines entreprises prétendent qu'il leur faut presque un mois pour programmer des réunions et d'autres les éliminent complètement, il vaut donc la peine de jeter un deuxième coup d'œil à votre calendrier de travail.
Nous avons adoré passer 20 de nos 30 minutes ensemble à définir l'ordre du jour
Et nous comprenons ; cela peut être difficile de faire de votre mieux lorsque la plupart de votre temps est passé dans des réunions qui auraient dû être un e-mail, il est donc peut-être temps d'essayer quelque chose de nouveau. Guru n’est pas simplement un outil conçu pour aider les gens à rechercher et partager des connaissances, il est aussi conçu pour aider les gens à travailler de manière plus efficace et efficiente.
Repenser les réunions chez Guru
Faites-nous confiance, nous savons par expérience que réduire le nombre de réunions peut nécessiter un certain travail. Nous avons pris le temps d'évaluer notre propre approche des communications internes pour voir comment nous pouvons travailler plus efficacement et alléger la charge cognitive. À partir de là, nous avons pu mettre en œuvre de nombreux changements.
Nous avons réalisé un audit des calendriers de leadership pour réinitialiser les attentes autour des réunions pour l'ensemble de l'organisation. Nous avons repensé notre approche des communications internes en mettant en œuvre notre « règle d'or » et en établissant des normes pour la création de réunions. Nous avons établi des « Mercredis sans réunion interne » et d'autres initiatives pour augmenter le temps de concentration et rendre aux gens plus de leur journée.
Malgré tous ces changements positifs, le travail n'est pas encore terminé. Nous affinons constamment notre stratégie sur le lieu de travail et voulons aider les autres à mettre en œuvre des changements positifs dans leurs bureaux et organisations.
Réduire les réunions inutiles au travail
Nous embrassons la « joie de manquer (JOMO) » chez Guru en raison de notre dépendance à la gestion des connaissances. Lorsque les entreprises adoptent des cultures axées sur la connaissance et une communication asynchrone, les gens peuvent travailler de manière plus efficace et autonome. Être capable de documenter et de stocker des connaissances facilite la synthèse des mises à jour de projet, des rapports mensuels, des prochaines étapes et de tout ce dont vous pourriez avoir besoin de passer en revue lors d'une réunion. Décliner soudainement certaines invitations à des réunions ne semble plus si tabou.
La bonne wiki d'entreprise et stratégie de communication peuvent faire beaucoup pour gérer des calendriers de travail chargés. Si vous vous sentez accablé en regardant votre emploi du temps pour la semaine, nous avons quelques conseils à suivre.
Évaluer vos réunions actuelles
Il est temps de jeter un œil critique à vos réunions individuelles, aux réunions debout, aux lancements et aux contrôles. Demandez-vous comment chaque personne invitée apporte de la valeur (vous compris) et quel devrait être l'objectif final. Si vous avez du mal à comprendre comment certaines personnes et certains résultats s'intègrent, c'est un bon signe qu'il est temps de repenser la liste des invités.
Août serait mieux
Les managers essayant de réduire les réunions devraient aller un peu plus loin et demander aux participants comment ils les trouvent utiles. Demandez s'ils aident les gens à faire leur travail plus efficacement, si la fréquence des réunions a du sens, et de partager leurs retours sur les changements qu'ils recommanderaient.
Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez commencer à penser à votre cadence de réunions. Vous constaterez peut-être que vous avez certaines réunions trop souvent et d'autres réunions pas assez souvent. N'ayez pas peur d'annuler des réunions récurrentes si vous sentez qu'elles ne servent pas à grand-chose, et envisagez de combiner d'autres pour rendre les choses plus efficaces.
Définir l'urgence
Il y a une grande différence entre ne pas assister à une réunion de lancement pour un projet et choisir de rester à l'écart d'une réunion quotidienne lorsque vous n'avez pas de mise à jour. La vérité est que toutes les réunions, messages ou e-mails que vous rencontrez ne nécessiteront pas votre attention immédiate.
Lorsque vous envisagez les choses sous l'angle de l'urgence, votre calendrier et votre quotidien deviennent beaucoup plus faciles à gérer. Considérez les délais à venir, les objectifs d'équipe/organisation et votre propre charge de travail lorsque vous vous demandez si assister à une réunion en vaut la peine.
Définir l'urgence de certaines réunions et questions peut être délicat. Si vous avez du mal à déterminer si quelque chose vaut vraiment votre temps et votre attention, parlez-en à votre patron ou au planificateur de la réunion. Vous constaterez peut-être que vous pouvez vous passer de certaines ou que vous aviez simplement besoin d'un rappel sur vos priorités actuelles.
Demander de la clarté
Fraiser a toujours compris l'importance de la clarté
Êtes-vous confus sur les raisons pour lesquelles vous êtes sur une invitation à une réunion ? Avez-vous lu la description de la réunion trois fois et n'êtes toujours pas sûr de son objectif ? Craignez-vous la réunion à venir où quelqu'un veut « récolter vos idées » sur un sujet ?
Un petit coup de pouce et une communication peuvent faire beaucoup. Commencez par demander un ordre du jour ou quels sont les résultats prévus d'une réunion. Amener les gens à réfléchir de manière critique à votre inclusion ou à ce qu'ils souhaitent accomplir peut aider à déterminer si une réunion est absolument nécessaire ou quelque chose que vous pouvez ignorer.
Êtes-vous préoccupé par une réunion intentionnellement ouverte ? Demandez aux gens de venir préparés avec quelques questions ou sujets qu'ils savent qu'ils voudront aborder. Cela peut donner à une réunion « sans forme » un peu de structure et vous aider à vous mettre dans le bon état d'esprit.
Décliner avec des alternatives proposées
Vous n'avez pas le temps d'assister à cette réunion d'une heure avec toute l'équipe, mais un chat de 15 minutes avec les principales parties prenantes peut fonctionner. Proposez d'envoyer des documents qui peuvent clarifier certaines questions que les gens ont. Dites que vous devez faire un travail de votre côté avant de pouvoir aller de l'avant, mais une fois que vous aurez terminé, vous serez heureux de contribuer.
N'oubliez pas que le but de toute réunion doit être d'aider tout le monde à travailler ensemble de manière plus efficace. Si vous proposez des alternatives qui rapprochent toujours les gens de l'objectif final d'un travail plus efficace, tout le monde y gagne !
Mettre des réunions productives sur le calendrier
Nous avons mentionné auparavant que nous avons mis en œuvre nos propres règles concernant la planification de réunions efficaces. Si vous voulez vous assurer que chaque réunion que vous ajoutez au calendrier est nécessaire, suivez notre exemple et appliquez les 4 Ps.
,,
Lorsque nous parlons des 4 P, nous parlons de connaître le But, Produit, Personnes et Processus (ordre du jour) lorsque vous programmez des réunions. Il est également important de noter que les 4 P sont pour tout le monde—et pas seulement pour la personne qui planifie la réunion. Si tout le monde sait exactement pourquoi il assiste à la réunion et quels sont les résultats attendus, vous pouvez utiliser votre temps ensemble de manière aussi efficace qu'efficiente possible.
Augmentez votre productivité en réduisant vos réunions
Les réunions feront toujours partie du travail, mais il est important de se rappeler qu'elles ne devraient pas être la seule partie du travail. Parfois, vous aurez besoin de cet élément de collaboration en temps réel qu'une réunion peut apporter. D'autres fois, vous devez voir cette réunion de réorganisation de 14 h disparaître de votre calendrier afin de pouvoir retrouver un peu de temps de concentration. Lorsque vous vous donnez le temps de repenser votre approche des réunions, vous constaterez qu'un peu plus d'espace sur votre calendrier est exactement ce dont vous avez besoin.
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