Esta es una publicación de invitado de Steli Efti, CEO de Close.io

Tus prospectos son más inteligentes que nunca. ¿Y tú?

La necesidad de un equipo de ventas fuerte ha superado la necesidad de un buen equipo de marketing, dice la cofundadora de Y Combinator, Jessica Livingston. Con el reinicio de las startups en 2016, eso está en camino de volverse aún más cierto.

Hubo un tiempo en que la fuente principal de información de un comprador era un vendedor, pero eso ya no es cierto. Internet ha puesto información (y desinformación) sobre tu marca en la palma de las manos de tus prospectos.

Las tornas han cambiado. Si quieres mantenerte al día, no solo necesitas un mejor equipo de ventas. Necesitas un equipo de ventas más inteligente.

¿Y la forma más rápida de aumentar el IQ de ventas de tu equipo? Documentación de ventas increíble.

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¿Qué es la documentación de ventas?

La documentación de ventas es solo un término general para cualquier cosa que hayas escrito que proporciona orientación a tu equipo de ventas, incluyendo cosas como scripts telefónicos, plantillas de correo electrónico y guías de gestión de objeciones.

Algunos de ustedes piensan: “¡Los scripts de ventas son para aficionados! Mis representantes son profesionales experimentados, no títeres de ventas sin mente. ¡Ya saben cómo vender y qué decir!”

Lo sé, lo he escuchado todo antes. Hay mucha controversia en torno a la documentación de ventas. Olvídate de todo eso por ahora, y examinemos por qué los scripts de ventas no son solo una herramienta valiosa, son una necesidad en el mercado actual.

Por qué necesitas documentación de ventas

El argumento más común contra los scripts de ventas es que convierten a los vendedores en robots sin personalidad, pasión o conexión con el cliente. Los scripts efectivos no tendrán ese efecto en buenos vendedores.

Con ese concepto erróneo desmantelado, echemos un vistazo a los beneficios de una documentación de ventas adecuada:

Presentaciones pulidas

El proceso de escribir tu presentación es realmente valioso. Te obliga a pensar en cómo te presentas y presentas tu producto, y te da la oportunidad de añadir claridad y estructura en lugar de simplemente “improvisar”.

Mejor trabajo en equipo

La documentación de ventas debe ser un proceso colaborativo que involucre a todo el equipo de ventas. Aprovecha las fortalezas únicas de cada vendedor para crear una presentación bien redondeada y, a medida que esa presentación evoluciona, las mejoras afectarán a todo el equipo.

Mayor libertad

Si se usa correctamente, un script de ventas crea mucha más libertad que restricciones. Cuando tus representantes no tienen que prepararse mentalmente qué decir a continuación, se convierten en mejores oyentes que pueden centrarse en ofrecer valor de manera atractiva.

Cómo crear documentación de ventas

Tienes dos opciones para la creación inicial:

• Crea tu documentación desde cero, o
• Impulsa la tuya con plantillas (como algunos ejemplos al final de este artículo)

Cualquiera sea la forma, aquí hay dos principios a tener en cuenta mientras creas tus scripts.

1. Colabora con todo el equipo

Muchos negocios hacen que su gerente de ventas cree un script para que el resto del equipo lo utilice. Gran error.

La mitad del valor de la documentación de ventas proviene del proceso colaborativo de crearla. Todo tu equipo debe estar involucrado de principio a fin.

Haz de esto una prioridad reservando una hora esta semana para que todo el equipo trabaje junto en ello.

2. No inviertas más de una hora

El primer borrador de tu documentación de ventas va a ser malo sin importar cuánto tiempo pases en ello. Es solo la versión uno, no apuntes a la perfección. No gastes más de una hora creando tu primer borrador.

Como aprenderás en un momento, no hay tal cosa como un script “perfecto” o “completo”. Se revisará una y otra vez, así que no desperdicies tiempo al principio. Pon lo básico sobre papel; lo demás vendrá con el tiempo. Hecho es mejor que perfecto.

Cómo usar la documentación de ventas

Incorpora los primeros borradores de tu documentación en tu proceso de ventas inmediatamente. Cuanto antes empieces a usarlos, antes podrás mejorarlos. Aquí hay tres pasos para aprovechar al máximo tus scripts.

Paso uno: Memorización

Todo tu equipo debe tener los scripts memorizados.

Una forma de ayudar a tu equipo a comprometerse a memorizarlos es dejar que practiquen entre ellos. Asigna a una persona para que actúe como el prospecto y deja que los demás practiquen sus líneas.

Puede ser difícil al principio, así que deja que tus vendedores tropiecen en un entorno controlado.

Paso dos: Utilización

Después (o antes) de que todos se sientan cómodos con el guion, ponlos delante de prospectos y ve cómo se desempeñan bajo presión. Luego dales la libertad de experimentar.

Cuando tienes a todo un equipo de ventas buscando formas de mejorar la documentación de ventas, estarás en camino a una obra maestra.

Paso tres: Revisión

Un guion de ventas no es una novela. No es algo que escribes, publicas y nunca vuelves a tocar. Una buena documentación de ventas nunca está “terminada”. Tu y tu equipo siempre deben estar buscando formas de mejorarla.

Haz de esa mejora una prioridad celebrando reuniones quincenales con tu equipo de ventas donde puedan hacer preguntas, ofrecer sugerencias y hacer revisiones. Luego devuélvelos a la pista con la copia revisada y repite el proceso.

Utiliza un CRM como Close.io (¡tenemos una prueba gratuita!) que te permite rastrear tus datos de ventas. Estos datos serán invaluables para identificar debilidades en tu documentación.

A medida que tus scripts se perfeccionen, puedes reunirte con menos frecuencia; pero aún así debes reunirte. Esta mejora continua es lo que convierte un simple papel en una herramienta de ventas altamente efectiva.

¿Necesitas inspiración?

Si nunca has creado documentación de ventas antes, puede parecer desalentador.

No te preocupes: hemos estado allí. Los guiones son una gran parte de nuestro proceso de ventas en Close.io, así que hemos puesto muchos de ellos a disposición de nuestros lectores. Por ejemplo:

• ¿Buscas una manera de subir de nivel en la habilidad de tu equipo en la creación de documentación? Consulta nuestra Plantilla de Documentación de Procesos.
• ¿Creando scripts telefónicos? Consulta Cómo crear un guion de llamada de ventas.
• ¿Escribiendo correos electrónicos efectivos? Consulta estas cinco plantillas de correo electrónico frías y estas ocho plantillas de correo electrónico listas para CRM.
• ¿Compilando tu documento de gestión de objeciones? Consulta Cómo gestionar cualquier objeción de ventas con éxito.

Esos son un gran lugar para comenzar, pero el resto depende de ti. Organiza una reunión de equipo, crea tu documentación, ¡y luego lánzate a triunfar!

Si quieres más inspiración sobre los tipos de documentación de ventas que se ven comúnmente en los manuales de ventas, ¡consulta nuestra Guía de Habilitación de Ventas recién publicada!