À la recherche du meilleur logiciel de collaboration? Voici quelques bons conseils pour bien commencer sur la bonne voie.

Slack, Microsoft Teams, Google Workspace - vous en avez sûrement déjà entendu parler et vous en utilisez peut-être même déjà un. Ces plateformes de collaboration ont un seul objectif: améliorer la productivité de votre équipe.

Que vous ayez une équipe complètement à distance ou hybride, ce logiciel est utile pour communiquer avec les clients, les parties prenantes et les membres de l'équipe. Avec des données de fin 2021 montrant que 13 pour cent des emplois du secteur privé aux États-Unis un travail à distance à plein temps et un autre 9 pour cent à temps partiel, ces outils sont essentiels pour aider les employés à accomplir davantage de travail.

Mais que se passe-t-il si Slack ne résout pas vraiment vos problèmes de communication? Est-ce que cela convient à votre style de travail ou avez-vous besoin d'une solution plus globale?

Si vous avez ces doutes, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d'un nouvel outil de collaboration. Mais comment choisir le bon? Eh bien, vous avez de la chance - ce guide de l'acheteur contient tout ce dont vous avez besoin pour prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

Qu'est-ce que le logiciel de collaboration?

Le logiciel de collaboration est une plateforme numérique qui permet aux équipes de communiquer, de partager des fichiers et de coordonner des projets en temps réel depuis n'importe quel endroit. Ces outils incluent généralement des fonctionnalités de messagerie, de visioconférence, de partage de documents et de gestion de projets.

Pour souligner ce point, les travailleurs européens étaient 17 % plus satisfaits de leur culture de travail lorsqu'ils avaient accès à des outils de collaboration numérique.

Le logiciel de collaboration permet aux membres de l'équipe de travailler depuis n'importe quel endroit, améliorant ainsi efficacement la productivité. De plus, il garantit que tout le monde est sur la même longueur d'ondes, renforce les relations au sein de l'équipe et augmente l'efficacité.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'outils de collaboration en ligne?

Selon la recherche de Microsoft, 85 % des employés considèrent le logiciel de collaboration comme essentiel à la transformation numérique. Voici les principaux avantages:

• Communication améliorée : Messagerie en temps réel, visioconférence et canaux organisés réduisent la confusion et améliorent la coordination de l'équipe.

• Flexibilité accrue : Des solutions évolutives qui s'adaptent aux changements de taille de l'équipe et soutiennent les arrangements de travail à distance, un facteur clé pour l'adoption du télétravail, puisque 57% des entreprises offrant des horaires de travail flexibles ont également augmenté leur utilisation du télétravail.

• Meilleure transparence : Le suivi de l'avancement des projets et de l'activité de l'équipe permet d'identifier rapidement les problèmes et d'assurer la responsabilité.

• Productivité accrue : Des flux de travail rationalisés et des tâches automatisées libèrent du temps pour des tâches à haute valeur ajoutée.

• Économies de coûts: Réduction du besoin d'espace de bureau physique, de déplacements et de processus basés sur le papier, une tendance soutenue par des données montrant que 63% des établissements qui ont réduit la superficie de leurs lieux de travail ont également augmenté le télétravail.

Comment nous avons évalué les logiciels de collaboration

Nous avons évalué les logiciels de collaboration en fonction de quatre facteurs critiques qui déterminent le succès des entreprises :

• Gouvernance et sécurité de l'entreprise: Nous avons privilégié les outils offrant des contrôles solides et conformes aux politiques. Cela inclut l'accès conscient des autorisations à l'information, des pistes de vérification claires pour la conformité et un engagement envers la sécurité des données.

• Intégration & extensibilité: Un excellent outil de collaboration doit fonctionner avec votre pile technologique existante. Nous avons recherché des logiciels avec de solides intégrations natives pour des applications populaires telles que Slack, Microsoft Teams et les CRM, ainsi qu'une API flexible pour des connexions personnalisées.

• Expérience utilisateur & adoption: Le meilleur outil est celui que votre équipe utilisera réellement. Nous avons évalué la facilité d'utilisation de chaque plateforme et sa capacité à fournir des informations là où le travail se déroule déjà, minimisant les changements de contexte et les interruptions.

• IA & aptitude future: Nous avons pris en compte la manière dont ces plateformes intègrent l'IA. L'accent a été mis sur des outils fournissant des fonctionnalités d'IA fiables et explicables et pouvant servir de source de connaissances fiable pour d'autres systèmes d'IA.

10 outils de collaboration à considérer

Il est assez stressant de prendre la bonne décision, surtout lorsque vous avez autant d'options disponibles. Il est facile de se perdre en mer et d'oublier votre objectif, mais ce guide peut être votre bouée de sauvetage.

Nous avons fait la recherche pour vous. Et compilé une liste des meilleurs outils de collaboration en ligne actuellement sur le marché.

Asana

Asana est une plateforme de gestion du travail qui aide les équipes à gérer, organiser et suivre leur travail transversal, peu importe leur emplacement.

Source: G2

Asana apporte plus de clarté dans le flux de travail d'une équipe et leur permet d'avancer plus rapidement grâce à des fonctionnalités telles que les mises à jour de statut, le suivi du temps et des champs personnalisés. De plus, Asana propose plusieurs vues de projet, notamment un calendrier, un diagramme de Gantt ou un tableau kanban. Vous pouvez également organiser votre travail avec des post-it pour faciliter le suivi de vos projets.

Comme on dit, "Nous sommes capables de suivre la progression d'une tâche, communiquer fréquemment, mettre à jour les parties prenantes et gérer efficacement notre temps et nos tâches."

Ah, et il s'intègre avec Guru, aussi.

Slack

Slack est une plateforme de communication basée sur le cloud que de nombreuses organisations utilisent pour les messages texte, le partage de fichiers et médias, et les appels vocaux ou vidéo.

Slack utilise l'automatisation pour rationaliser les tâches routinières et simplifier votre flux de travail dans un espace unique. De plus, il connecte vos collaborateurs avec les outils qu'ils utilisent au quotidien. Inutile de dire, Slack s'intègre avec une variété d'applications, de Salesforce à Guru.

Source: G2

"C'est idéal pour les conversations décontractées et la collaboration professionnelle. La capacité d'organiser les discussions en différents canaux facilite le suivi des sujets et projets."

Avec les canaux de Slack, vous pouvez organiser votre travail et créer des canaux pour chaque projet, sujet, client ou équipe.

Trello

Trello propose une plateforme intelligente de collaboration qui regroupe tous vos outils, équipes et tâches en un seul endroit.

Source de l'image : G2

"J'aime sa fonction de carte dans le tableau de bord et comment nous pouvons facilement assigner des tâches à quelqu'un." [...] Non seulement cela, il prend en charge tous les formats de fichiers lors du chargement."

Dans l'ensemble, Trello est un outil flexible avec des tableaux, des listes et des cartes. Ces fonctionnalités vous donnent une vue claire de qui fait quoi. Et ce qui doit encore être fait.

Source : G2

De plus, il dynamise vos réunions d'équipe et les rend plus productives et amusantes.

Trello ne fonctionne pas seul. Il s'intègre avec plusieurs plateformes, y compris Guru.

Zoom

Zoom est une plateforme de visioconférence qui connecte des personnes du monde entier. Et rend la collaboration plus facile, plus dynamique et significative.

Avec Zoom, vous pouvez stimuler l'innovation humaine et créer des relations solides grâce à des fonctionnalités telles que le chat en équipe, le partage d'écran, le tableau blanc en ligne, l'enregistrement vidéo et le planificateur de rendez-vous.

Source : Capterra

'Il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre une réunion, et la qualité audio et vidéo est excellente. De plus, cela permet une communication transparente avec un grand groupe de personnes simultanément, presque comme si vous leur parliez en personne."

De plus, Zoom dispose d'une sécurité puissante pour les réunions virtuelles afin d'assurer qu'aucun incident ne se produise.

Zoom propose de nombreuses intégrations tierces que vous pouvez télécharger ; mais si vous êtes intéressé par Guru, consultez cette page.

Dropbox

Dropbox est la plateforme de collaboration parfaite pour stocker et partager des fichiers clés de manière sécurisée, fiable et privée.

Cet outil garde vos documents d'entreprise à un seul endroit. Vous pouvez les organiser comme bon vous semble à l'aide de dossiers. Pas d'inquiétude – Dropbox garde tous vos fichiers sécurisés et dispose même de liens traçables qui montrent quand quelqu'un ouvre un document.

Source : G2

Dropbox a également des modèles de signature électronique. Et vous pouvez éditer directement les PDF et utiliser des outils vidéo pour optimiser vos commentaires et votre flux d'approbation.

"Dropbox me permet de économiser de l'espace disque dur et d'emporter mes documents partout, pour pouvoir accéder à tous mes fichiers depuis n'importe quel ordinateur ou téléphone."

Et il s'intègre avec Guru, bien sûr !

Airtable

Airtable, un moyen rapide de créer des applications, est un outil de collaboration qui ressemble à un tableau classique. Mais ses blocs de construction modernes augmentent l'agilité et offrent une transparence dans votre travail.

Airtable automatise vos flux de travail et élimine le désordre, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus productives.

Source : G2

De plus, il possède de puissantes capacités de reporting qui vous permettent de créer des tableaux de bord avec des graphiques, des graphiques et des métriques.

"C'est super collaboratif — assignez des tâches, laissez des commentaires et voyez les mises à jour en temps réel. C'est notre suivi quotidien des tâches, facile à utiliser et se connecte même avec des feuilles Google pour plus de puissance.

Mais savez-vous avec quoi d'autre il se connecte? Guru!

Monday.com

Monday.com est un outil de collaboration d'équipe basé sur le cloud avec des blocs de construction tels que des tableaux de bord, des intégrations et une automatisation de la gestion des workflows qui vous aident à concevoir le processus idéal.

Source : G2

C'est une solution hautement flexible, adaptable et personnalisable, capable de répondre à tous les besoins commerciaux en matière de gestion de projets, de tâches et de ressources.

"Je l'ai utilisé pour gérer des projets de rénovation de bricolage à domicile et] des intégrations technologiques de plusieurs millions de dollars. C'est _[facile à configurer et Monday.com a toujours été là pour aider…_

Vous pouvez également choisir parmi plus de 30 widgets pour afficher les informations que vous souhaitez sur les tableaux de bord de Monday, afin de prendre des décisions plus éclairées.

Monday — contrairement au jour de la semaine — est super convivial. Et s'intègre avec de nombreuses applications tierces, y compris Guru.

Miro

Miro est un espace de travail visuel pour les équipes distribuées pour travailler ensemble, contribuer des idées et fournir des retours.

Source : G2

"...Miro est l'outil parfait pour partager des idées et visualiser des choses. Il est même meilleur qu'un tableau blanc dans une salle de réunion, vous n'êtes pas limité par l'espace et plusieurs membres de l'équipe peuvent y travailler en même temps.

Avec Miro, vous pouvez suivre les tâches sur un tableau kanban dynamique, intégré avec des cartes Jira. De plus, il offre une puissante visualisation de contenu et de données, vous permettant de voir toute la documentation, les conceptions et les données en direct dans un seul espace.

Les puissantes intégrations de Miro avec Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack et Guru vous aident à connecter toute votre entreprise.

Microsoft Teams

Microsoft Teams, un outil logiciel de chat de groupe, permet la collaboration d'équipe à distance de manière plus rapide, plus simple et plus intelligente.

Source : Capterra

Cet outil de collaboration bien connu regroupe les personnes, le contenu et les conversations pour simplifier la collaboration. L'objectif principal de Microsoft Teams est de faire évoluer votre entreprise afin que vous puissiez vous concentrer sur des projets ayant un plus grand impact.

"Un avantage clé de Microsoft Teams est la fluidité de son fonctionnement avec Office 365. [...] Teams offre un espace où les utilisateurs peuvent accéder à leurs fichiers, documents et applications sans avoir besoin de passer d'une plateforme à l'autre.

Guru s'intègre également avec Microsoft Teams, vous obtiendrez ainsi le meilleur des deux mondes.

Jira

En dernier sur notre liste, Jira est un outil de gestion de projet pour les équipes de développement agile axées sur la création de produits.

Source : Capterra

Jira offre une meilleure visibilité sur l'avancement de votre projet afin que vous soyez toujours conscient des goulots d'étranglement. De plus, Jira veille à livrer votre projet à temps en décomposant des tâches complexes en tâches simples répondant à vos objectifs.

"Jira a excellente planification et gestion de projet. [Les] tableaux kanban sont très utiles dans la gestion d'équipe et le suivi des tâches attribuées à [l'équipe].

Vous pouvez intégrer Jira avec de nombreuses applications populaires comme Slack, Zoom et Google Drive. Mais n'oubliez pas qu'il s'intègre également avec Guru.

Quelles fonctionnalités de collaboration devriez-vous rechercher ?

La recherche de Capterra a découvert que les fonctionnalités de logiciel de gestion de projet les plus utilisées sont les tableaux de bord et la gestion de documents. Sur une note plus amusante, les tableaux de burndown et les diagrammes de Gantt sont à la fois les fonctionnalités les plus ignorées et les plus désirées de la gestion de projet.

En un mot, les outils de collaboration devraient avoir les fonctionnalités suivantes :

• Communication en temps réel : Cette fonctionnalité vous donne la possibilité d'envoyer et de recevoir des messages sur une variété de canaux, tels que la voix, la vidéo et la discussion de groupe. Elle doit le faire en temps réel pour éviter les malentendus et les retards. Lorsqu'elle est utilisée correctement, vous favorisez un sentiment de connexion entre les membres de l'équipe, ce qui permet d'accroître le moral.

• Gestion des tâches : Un flux de travail de gestion de tâches intuitif vous permet de créer, suivre et attribuer des tâches facilement. De plus, cela vous permet de définir des délais, des priorités et des dépendances, afin que vous puissiez suivre l'avancement du projet. Recherchez des outils avec des vues et des tableaux de bord personnalisables, mais aussi avec des notifications et des rappels.

• Partage de documents : Votre outil de collaboration devrait rendre le partage de fichiers aussi facile que de manger une tarte. Essayez de trouver un outil avec un partage de documents flexible, c'est-à-dire qu'il doit prendre en charge différents types et tailles de fichiers. De plus, vous devez pouvoir accéder, modifier et télécharger les fichiers en un seul endroit, et avoir de solides autorisations de contrôle.

• Intégrations : Vous ne voulez pas un outil qui perturbe vos flux existants. Il doit être compatible avec d'autres outils que vous utilisez actuellement et s'intégrer parfaitement dans votre entreprise. Guru s'intègre parfaitement avec n'importe quel outil de collaboration de votre choix et apporte tout le savoir de l'entreprise à portée de main.

• Analyse et rapports : L'outil de communication devrait être capable de mesurer la performance et les activités de votre équipe. Et créer des rapports visuellement attrayants qui offrent des informations précieuses. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez visualiser les forces, les faiblesses et les opportunités d'amélioration de votre communication interne.

Avec ces fonctionnalités fraîchement en tête, regardons les 10 meilleurs outils de collaboration à envisager.

Comment choisir le bon logiciel de collaboration d'équipe

Choisir le bon logiciel de collaboration nécessite d'évaluer les besoins spécifiques de votre équipe et de suivre un processus de sélection systématique. Voici six étapes essentielles :

Étape #1 : Identifier des objectifs et des buts spécifiques

Commencez par évaluer les schémas de communication de votre équipe, la complexité des projets et les exigences du flux de travail. Envisagez ces questions clés :

• Quels méthodes de communication votre équipe préfère-t-elle (texte, vidéo, voix) ?

• Avez-vous besoin d'une collaboration synchrone ou asynchrone ?

• Comment gérez-vous actuellement les tâches et les délais ?

• Quelles sont vos exigences en matière de partage de fichiers ?

En répondant à ces questions, vous pouvez rechercher activement des outils qui résolvent vos principaux défis et qui correspondent à votre culture de travail, les besoins variant selon l'industrie – dans des secteurs comme l'information et la finance, plus de 40 % des emplois impliquaient du télétravail au moins une partie du temps en 2021. Essayez d'identifier ce que votre équipe veut réellement, en tenant compte de leurs habitudes de travail, de la complexité typique des projets, du budget et des contraintes de temps.

Étape #2 : Évaluer votre budget

Déterminez votre budget avant d'évaluer les outils afin d'éviter les dépenses inutiles en fonctionnalités non nécessaires. Tenez compte des coûts initiaux et des dépenses à long terme comme les ajouts d'utilisateurs et la formation.

Réunissez votre équipe et discutez de la somme que vous pouvez vous permettre de dépenser pour l'outil de collaboration. Soyez conscient des coûts supplémentaires, notamment si vous ajoutez de nouveaux membres à long terme.

De plus, prenez en compte vos ressources. Avez-vous le temps d'enseigner aux gens à bien utiliser l'outil? Avez-vous les supports de formation nécessaires ou devez-vous passer du temps à les enseigner?

Étape #3 : Dressez une liste de fonctionnalités et de fonctionnalités

Maintenant que vous avez défini vos besoins et votre budget, il est temps de commencer à dresser une liste des fonctionnalités essentielles. Par exemple, si vous êtes une petite équipe, vous pourriez ne pas avoir besoin d'une application mobile sophistiquée. Une simple liste de tâches ou un tableau blanc est exactement ce qu'il vous faut.

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Voici quelques fonctionnalités essentielles des logiciels de collaboration :

• Outils de communication en temps réel

• Outils de tâches et outils de gestion de projet

• Outils de partage et de collaboration de documents

• Intégrations comme e-mails, calendriers, outils de gestion des connaissances, etc.

• Fonctionnalités de sécurité

• Interface de programmation d'applications (API)

• Outils d'analyse et de reporting

Nous pouvons discuter davantage de ces fonctionnalités après avoir passé en revue chaque étape. Donc, ne basculez pas entre les onglets — vous pourriez manquer des informations précieuses.

Un excellent conseil est également de se concentrer sur l'établissement de listes des fonctionnalités agréables à avoir et celles dont vous n'avez pas besoin. Discutez avec vos membres d'équipe (car ce sont eux qui utiliseront le plus cet outil). Et trouvez ensemble quelles fonctionnalités seraient agréables à avoir aux côtés de celles cruciales.

Étape n°4 : Recherchez des fournisseurs de logiciels de collaboration

Une fois que vous avez votre liste de fonctionnalités, vous pouvez commencer à rechercher vos options disponibles. Essayez de trouver des solutions qui correspondent à vos objectifs, à votre budget et à vos besoins — ou, du moins celui qui répond à la plupart d'entre eux.

Comment pouvez-vous commencer ce processus ? En lisant des avis, en regardant des témoignages, en demandant des recommandations et en consultant des études de cas. Cela vous donne une très bonne vue d'ensemble des avantages, fonctionnalités et des désavantages potentiels du logiciel choisi.

Au cours de vos recherches, essayez de comparer les outils de collaboration et voyez comment chacun fonctionne. Comparez par vous-même ou trouvez un guide d'achat qui le fait pour vous.

De plus, tenez compte de ces facteurs :

• Tarification

• Interface conviviale

• Facilité d'utilisation

• Fonctionnalités de sécurité

• Compatibilité avec les outils existants

Idéalement, essayez de réduire votre liste à trois à cinq options. Cela vous aidera certainement à l'étape suivante.

Étape #5 : Demander des démonstrations et des essais

À ce stade, vous avez probablement quelques options qui vous rendent assez enthousiaste. Si tel est le cas, alors cette étape vous rendra certainement heureux.

Parce qu'il est temps de voir ces outils en action et d'acquérir de l'expérience pratique avec eux. Inscrivez-vous à des essais gratuits ou essayez des plans gratuits pour voir si la plateforme de collaboration est vraiment celle que vous recherchez.

N'oubliez pas d'inviter vos membres d'équipe, car leurs commentaires et préoccupations seront précieux et vous aideront à prendre votre décision plus rapidement. Voyez à quel point l'outil est performant, à quel point il est facile à apprendre et à utiliser, et comment votre équipe l'apprécie.

Lorsque la période d'essai est terminée, demandez à votre équipe des retours. Essayez de mesurer leur réaction, répondre à toutes leurs préoccupations, et répondre à leurs préférences et attentes.

Ensuite…

Étape #6 : Prenez votre décision et mettez-la en œuvre

Si vous avez trouvé le bon outil à ce stade, félicitations !

Maintenant, tout ce que vous devez faire est de vous assurer que votre équipe l'utilise à son plein potentiel et l'adopte avec succès dans ses opérations quotidiennes. De plus, encouragez les gens à partager leurs avis sur l'outil et à fournir des conseils et une formation lorsqu'ils rencontrent des problèmes.

De plus, surveillez les performances de l'outil et comment il impacte la productivité de votre équipe. Si nécessaire, vous pouvez apporter des ajustements pour obtenir les résultats que vous souhaitez vraiment.

Cependant, peut-être que vous ne pouvez toujours pas décider quel outil est bon pour vous.

Ne vous inquiétez pas, vous avez encore le temps de choisir. Prenez une grande respiration et analysez à nouveau les commentaires de votre équipe, faites plus de recherches et essayez les outils sur une période plus longue. De plus, vous pouvez établir une liste des avantages et des inconvénients et attribuer des scores aux outils en conséquence.

Discuter avec votre équipe est également une bonne idée !

Mais maintenant, comme promis, concentrons-nous sur les fonctionnalités indispensables dont chaque outil de collaboration a besoin.

Comment les logiciels de collaboration sont-ils utilisés ?

Le logiciel de collaboration a de nombreuses utilisations mais son principal but est de favoriser un environnement de travail à distance plus productif. Et faciliter la communication entre les équipes dispersées.

Comment cela fonctionne-t-il? Voici quelques cas d'utilisation courants :

• Gestion de projet : Vous travaillez actuellement sur trois projets en même temps ; il est assez difficile de suivre chaque tâche. Combien de fois avez-vous échoué à respecter un délai car vous ne pouviez pas voir la progression de votre projet? Le logiciel de collaboration vous permet de créer des tâches pour chaque projet et membre de l'équipe, de fixer des délais, etc., et de rationaliser vos flux de travail.

• Collaboration avec le client : 65 % des télétravailleurs qui utilisent des technologies à distance comme la messagerie instantanée disent que les outils de collaboration sont d'excellents substituts aux contacts en personne. Il est très facile d'organiser des réunions virtuelles et des appels vidéo avec des clients ou collègues, peu importe leur localisation géographique. De cette façon, vous pouvez tenir des webinaires, créer des feuilles de route et collaborer avec des membres à distance en temps réel.

• Partage de documents : Vous savez à quel point il est fastidieux et frustrant de fouiller dans tous vos dossiers à la recherche de ce document. Chaque fois que vous regardez à nouveau au même endroit, la seule pensée qui vous vient est : "Où est-ce?!" Un bon outil de collaboration vous permet de partager facilement des documents avec vos pairs. L'associer à une solution de base de connaissances comme Guru fait également des merveilles pour l'organisation des documents.

D'accord, maintenant nous pouvons parler des avantages de l'utilisation des logiciels de collaboration. Allons-y!‍

Construction de votre source d'IA de vérité avec un logiciel de collaboration

Alors que le logiciel de collaboration connecte les équipes, garantir l'exactitude des informations nécessite une solution de gestion des connaissances dédiée. Guru sert de source d'IA de vérité, fournissant des réponses vérifiées sur toutes les plateformes de collaboration.

Guru se connecte à toutes les applications de votre entreprise, y compris votre nouvel outil de collaboration, pour créer un seul niveau de connaissances vérifié. Notre agent de connaissances fournit ensuite des réponses de confiance et adaptées aux autorisations là où vos équipes travaillent, que ce soit dans Slack, Microsoft Teams ou un navigateur. Chaque réponse de l'IA Chat et de la Recherche est accompagnée de citations, vous connaîtrez donc toujours la source.

De plus, l'API/GCP de Guru permet à la connaissance vérifiée de votre entreprise d'alimenter d'autres assistants comme ChatGPT ou Microsoft Copilot, garantissant la cohérence et l'exactitude dans chaque interaction avec l'IA. Vous corrigez l'information une fois dans Guru, et la bonne réponse se met à jour partout.

Prêt à voir comment Guru construit une couche de vérité de confiance au-dessus de votre pile de collaboration? Regardez une démo pour le voir en action.