¿Alguna vez te has preguntado cómo elegir un software de gestión de proyectos que se ajuste a las necesidades de tu empresa? ¡No te preguntes más! La guía definitiva para compradores de herramientas de PM está aquí.

No hay momento en el que no necesites software de gestión de proyectos. Es una de las mejores formas de planificar, monitorear y lanzar proyectos exitosos dentro de tu negocio, especialmente considerando que solo el 35% de los proyectos se completan con éxito.

Pero solo el 23% de las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos, y un pequeño porcentaje de estas aún no ha logrado beneficiarse de ellas.

Eso se debe a que la mayoría no utiliza la solución correcta. Pero si estás aquí, estás listo para tomar la decisión correcta y entender qué buscar al evaluar herramientas de PM.

Todo comienza con descubrir los pasos que necesitas seguir...

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta digital que ayuda a los equipos a planificar, organizar, ejecutar y dar seguimiento a proyectos de principio a fin. Centraliza tareas de proyecto, líneas de tiempo, recursos y comunicación en una sola plataforma.

Estas herramientas proporcionan un espacio de trabajo compartido donde los miembros del equipo pueden colaborar, asignar responsabilidades y monitorear el progreso en tiempo real.

El software de gestión de proyectos beneficia a organizaciones de todos los tamaños:

• Equipos pequeños: Realiza un seguimiento efectivo de tareas y plazos

• Agencias de marketing: Gestiona múltiples campañas de clientes

• Empresas remotas: Coordina fuerza laboral distribuida

• Equipos empresariales: Supervisa proyectos complejos y multidisciplinarios

Pero ¿cuál es el verdadero propósito de una herramienta de gestión de proyectos?

¿Cómo se utilizan las herramientas de gestión de proyectos?

El objetivo principal de una herramienta de gestión de proyectos es organizar la forma en que trabajas y asegurarte de que tu equipo se mantenga en buen camino.

Pero también tiene múltiples casos de uso, incluyendo:

• Proporcionar mayor visibilidad del proyecto: Supongamos que todos sus departamentos trabajan en diferentes proyectos al mismo tiempo. Pero lo haces todo manualmente. En un momento dado, probablemente pierda el rastro de lo que está sucediendo dónde. Con una solución de gestión de proyectos, evitas la confusión.

• Administrar recursos de manera más eficaz: Los recursos se refieren a personas y equipos que necesita para completar el proyecto a tiempo. Una herramienta de gestión de proyectos le ayuda a asignarlos de manera efectiva para completar sus tareas dentro del presupuesto, una función crítica dado que los grandes proyectos de TI superan en promedio un 45% el presupuesto.

• Generando informes precisos: Puede ver datos en tiempo real a través de informes autogenerados o paneles visuales. Son extremadamente útiles para realizar un seguimiento de su progreso, ver posibles bloqueadores y mantenerse al tanto de las cosas.

• Rastreo de tiempo y personal: A través de una herramienta de gestión de proyectos, verá claramente cuánto tiempo alguien dedica a una tarea o quién está disponible. Te ayuda a facturar con precisión a tus clientes ya que puedes registrar fácilmente las horas empleadas en cada tarea.

Ahora, profundicemos en los beneficios de una herramienta de gestión de proyectos.

¿Cuáles son los beneficios de usar software de gestión de proyectos?

El software adecuado de gestión de proyectos ofrece estos beneficios clave:

• Mejor planificación de proyectos: Sabemos que está cansado de usar hojas de cálculo para planificar sus proyectos. ¡Nosotros también! Una herramienta de gestión de proyectos le ayuda a construir un flujo de trabajo fluido que se alinea con las capacidades de su equipo y le brinda una visión detallada.

• Tareas de proyectos automatizadas: Un proyecto tiene muchas tareas recurrentes que consumen tiempo, como asignar tareas, hacer seguimiento de recursos e informar estados. Puede decir 'adiós' a esta repetición, ya que las herramientas de gestión de proyectos automatizan todo y le ahorran más tiempo.

• Colaboración sin fisuras: Odias tener que revisar innumerables hilos de correos electrónicos solo para encontrar una nota. Aquí es donde el software de gestión de proyectos brilla con más intensidad. Dado que albergas todo en una sola plataforma, mantienes más el enfoque en el proyecto que en las distracciones.

• Finalización más rápida: En este mundo acelerado, no puedes permitirte esperar a que el rezagado de tu equipo termine una tarea. A través de la gestión de tareas y otras características, puede ver rápidamente si algo está saliendo mal para cambiar de dirección si es necesario, lo cual es vital cuando algunos proyectos de TI van tan mal que pueden amenazar la propia existencia de la empresa.

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¿Todavía no crees que el software de gestión de proyectos sea para ti? Bueno, esta estadística podría cambiar tu opinión: El 43% de las empresas encuestadas en 2022 informaron un aumento significativo en el uso de herramientas de colaboración, lo que significa tiempos de entrega de proyectos más rápidos.

Si estás convencido de que necesitas una solución así en tu vida, veamos cómo eliges el software de gestión de proyectos adecuado.

Características y funcionalidades a tener en cuenta en el software de gestión de proyectos

Como sabes, cada herramienta de software de gestión de proyectos disponible actualmente en el mercado tiene múltiples características. A veces son demasiadas, lo que hace difícil decidir lo que realmente necesitas.

Aquí tienes algunas de las capacidades a las que debes prestar atención:

• Planificación y programación: El mejor software de gestión de proyectos debe permitirte establecer objetivos y hitos del proyecto, así como definir tareas, plazos y dependencias. A través de alertas, notificaciones, horarios y calendarios, puedes mantenerte en el camino mientras avanzas.

• Colaboración en equipo: Mensajería dentro de la aplicación, intercambio de archivos y paneles de equipo. Todos contribuyen a mejorar la comunicación y facilitan la colaboración. Además, proporciona claridad sobre el estado de tu proyecto.

• Administración de recursos y documentación: Las hojas de cálculo no son tan eficientes para llevar un registro de toda tu información, lo cual es una gran responsabilidad cuando la investigación muestra que la mitad de todos los grandes proyectos de TI fallan masivamente en sus presupuestos. Con una herramienta de gestión de proyectos, tienes todos los datos que necesitas en un solo lugar. Además, puedes acceder a ellos rápida y fácilmente, siempre que los necesites.

• Integraciones: La mayoría del software de gestión de proyectos se integra con tus herramientas existentes para reducir la necesidad de cambiar de pestaña. Guru, por ejemplo, se integra bien con aplicaciones de gestión de proyectos populares como Monday.com, Airtable, Basecamp y Teamwork. No necesitas iniciar sesión en una herramienta separada para obtener respuestas instantáneas.

• Seguimiento de tiempo y presupuesto: Cada proyecto, sin importar su tamaño, tiene un rastro de papel. Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a realizar un seguimiento y organizar tus documentos. Proporciona una visión clara de tu rendimiento, lo que significa que puedes seguir el tiempo y el dinero gastados en cada proyecto.

Al final del día, tus necesidades como empresa influyen enormemente en las características que debe tener una herramienta de gestión de proyectos.

En este punto, estás listo para tomar una decisión informada. Entonces, permítenos mostrarte los 10 mejores sistemas de gestión de proyectos para 2024.

Cómo elegir un software de gestión de proyectos que se ajuste a tus necesidades

Hemos cubierto qué es un sistema de gestión de proyectos, cómo utilizarlo y sus beneficios. Ahora, adentrémonos en los detalles para elegir la herramienta adecuada para tu negocio.

Por lo tanto, la elección de software de gestión de proyectos comienza con estos cinco pasos.

Paso #1: Identifica tus necesidades

Empieza por comprender los requisitos específicos de tu proyecto y equipo. Esta base garantiza que elijas una herramienta que realmente resuelva tus problemas.

Hazte estas preguntas críticas:

• ¿Por qué necesitas una plataforma de gestión de proyectos?

• ¿Qué tipos de proyectos sueles gestionar?

• ¿Cuáles son los plazos y hitos críticos del proyecto?

• ¿Cómo sueles asignar recursos para tus proyectos?

• ¿Necesitas una herramienta para pronósticos de proyectos o seguimiento de tiempo?

Documenta tus respuestas para crear una lista clara de requisitos. Esto te evita distraerte con funciones llamativas que realmente no necesitas.

Paso #2: Entiende qué funciones necesitarás

Las herramientas de gestión de proyectos tienen muchas características, suficientes para darte dolor de cabeza. Probablemente por eso dejaste de buscar por tu cuenta e intentaste encontrar una guía de comprador para ayudarte.

Has llegado al lugar correcto. Aquí tienes las características 'imprescindibles' que darán forma a la forma en que evalúas el software de gestión de proyectos:

• Integraciones: Es esencial que tu herramienta de GP se integre directamente en tus sistemas existentes, al igual que lo hace Guru. Esta aplicación te mantiene enfocado en la tarea en cuestión mientras obtienes rápidamente las respuestas que necesitas.

• Gestión de la línea de tiempo del proyecto: Esta función te ayuda a hacer un seguimiento de cómo va tu plan, desde establecer plazos hasta ajustar el ritmo.

• Opciones de seguimiento del tiempo: Una de las características más importantes de cualquier herramienta de GP, así que no prescindas de ella.

• Automatización: Las herramientas de GP con funciones de automatización tienen un impacto positivo en un negocio y simplifican tus operaciones.

Podemos hablar más sobre estas características más tarde, así que mantente atento.

Paso #3: Investigar diferentes plataformas de gestión de proyectos

Esto debería ser fácil, ¿no?

Ahora que sabes lo que estás buscando, encontrar la solución adecuada que se alinea con tus requisitos es pan comido. Aun así, dado que es un paso clave, aquí tienes algunos consejos para empezar.

Primero, investiga tus opciones. Puede parecer obvio, pero no puedes conformarte con la primera herramienta que aparezca en Google. Debes ser minucioso en tu investigación y seleccionar la herramienta que funcione mejor para tu negocio.

El secreto es:

• Leer reseñas de usuarios reales.

• Verificar calificaciones en sitios como G2, TrustRadius y Capterra.

• Solicitar recomendaciones de colegas.

• Explorar blogs escritos por expertos de la industria.

Luego, compara herramientas y observa cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Paso #4: Prueba el software

En este punto, has reducido tu lista a dos o tres opciones. Pero aún necesitas encontrar LA ELEGIDA.

Por eso existe este paso. Implica probar el software elegido para obtener experiencia práctica con él. El objetivo es ver qué tan bien cumple cada opción con tus requisitos.

Comienza reuniendo un equipo de líderes y gerentes de proyectos, preferiblemente con diferentes roles y responsabilidades. Al diversificar tu grupo, obtendrás una mejor retroalimentación de los usuarios, ya que te brindará información sobre las fortalezas, debilidades y facilidad de uso de la herramienta.

Úsalo por un período de tiempo determinado. La mayoría de las soluciones tienen pruebas gratuitas o planes que te permiten probarlas. Durante este tiempo, tus compañeros deberían usar la herramienta para explorar todo lo que ofrece el software.

Después, pregunta a los miembros de tu equipo sobre su opinión. ¿Fue fácil de usar la interfaz de usuario? ¿Resolvió tus problemas? ¿Hay alguna limitación de la que debas estar al tanto? ¿Funcionaron como se esperaba las funciones de chat en tiempo real o de intercambio de archivos?

Cualquier comentario negativo o positivo puede ayudarte a decidir si es la herramienta adecuada para tu negocio o no.

Paso #5: Considera tu presupuesto

Bien, has encontrado LA ELEGIDA, y la quieres ahora. Estás listo para realizar la compra, pero hay un pequeño problema. Es demasiado caro para ti en este momento.

Bueno, entonces volvemos a la mesa de dibujo.

Es importante definir claramente los parámetros de tu presupuesto. ¿Te lanzas con todo y haces una gran inversión? ¿O lo haces despacio? Además, necesitas pensar en los costos adicionales, como cuotas de suscripción o de mantenimiento.

Antes de sumergirte, considera tanto los costos inmediatos como los a largo plazo. Por otro lado, si eres una pequeña empresa o tienes un presupuesto ajustado, busca herramientas gratuitas o planes por usuario.

En cambio, si eres una gran empresa con requisitos complejos, es posible que necesites obtener precios personalizados adaptados a tu organización.

En conclusión, analiza el modelo de precios de la herramienta y si se ajusta a tu presupuesto.

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¡Felicidades! 🎉 Estás listo para dar el último paso, que es tomar tu elección final.

Pero antes de seguir y mostrarte las mejores herramientas de gestión de proyectos actualmente disponibles, repasemos una vez más esas características 'imprescindibles'.

10 de las mejores soluciones de software de gestión de proyectos para considerar

Con los ingresos proyectados del mercado mundial de software de gestión de proyectos que se espera que alcance los asombrosos US$15.60 mil millones para 2025, no debería sorprender que actualmente haya tantas herramientas de PM disponibles.

Y aunque parezca una tarea desalentadora, hemos facilitado tu investigación. Exploramos las mejores herramientas de software de gestión de proyectos que deberías considerar.

1. Asana

Asana es una herramienta popular de gestión de proyectos confiable para conectar equipos y flujos de trabajo con iniciativas estratégicas y objetivos comerciales.

Tiene capacidades de gestión de proyectos que te ayudan a manejar tus proyectos de principio a fin. A través de tableros kanban, listas de tareas, gráficos de Gantt y cronogramas, Asana hace que tus procesos sean más transparentes y ágiles.

Además, tiene automatizaciones que ahorran tiempo como las actualizaciones de estado. La única condición es que solo recibirás notificaciones sobre el trabajo que más te importa. Pero puedes medir cuánto tiempo pasas en el proyecto a través de opciones de seguimiento del tiempo para presupuestar correctamente.

Guru también se integra con Asana — mira cómo aquí.

2. Wrike

Wrike ofrece una opción versátil de software de gestión de proyectos ideal para todo tu equipo, independientemente del departamento.

Wrike tiene tipos de elementos personalizados que te permiten construir una biblioteca personalizable para imitar tu proceso, terminología y metodología únicos. También puedes adaptarlo según roles, industria y departamento.

Además, esta herramienta te ayuda a administrar y asignar correctamente tus recursos, para que no los desperdicies. Dado que almacena tus datos en un solo lugar, cada miembro del equipo puede acceder a ellos cuando sea necesario.

El panel de proyectos de Wrike también te ayuda a visualizar lo que tu equipo necesita para tener éxito al recopilar planes, progreso y análisis en una única fuente.

3. ClickUp

ClickUp es una herramienta de productividad fácil de usar donde equipos grandes o pequeños pueden planificar, organizar y colaborar de manera más eficiente.

Esta herramienta de gestión de proyectos te ayuda a gestionar nuevos proyectos mediante la gestión de tareas, pizarras y chats. Te permite navegar rápidamente a cualquier tarea o subtarea y personalizarla para solo ver lo que te interesa en ese momento.

ClickUp también permite una excelente colaboración visual a través de una pizarra virtual. Aquí puedes hacer lluvia de ideas, agregar notas y ver todas las ideas de tu equipo en un solo lugar, incluso si trabajas de forma remota.

Con la función de chat, unes la comunicación bajo un mismo techo. Úsalo para compartir actualizaciones o enlazar recursos.

4. Monday

Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos altamente personalizable conocida por su escalabilidad, flexibilidad y adaptabilidad.

Esta solución tiene poca o ninguna curva de aprendizaje porque puedes arrastrar y soltar cualquier elemento que desees para crear tu flujo de trabajo. El espacio de trabajo es intuitivo y flexible, lo que significa que se adapta a medida que tu empresa crece.

Si no sabes por dónde empezar, Monday cuenta con plantillas preestablecidas que puedes usar para comenzar. Esto facilita establecer metas y tareas, organizar la forma en que trabajas y manejar tus entregables.

¿Y adivina qué? ¡Monday se integra con Guru!

5. Trello

¡Saluda a Trello, una herramienta de colaboración visual que te ayuda a gestionar los proyectos de tu equipo y mantenerlo todo organizado!

Trello es una herramienta adecuada para empresas de todos los tamaños y de todas las industrias, ya que puedes personalizarla para que se ajuste a tu estilo de trabajo. Además, tiene integraciones con muchas herramientas, incluyendo Slack, Jira, Google Drive y más.

Trello no requiere ningún proceso de incorporación, ya que es fácil de entender y sus características son intuitivas. Además, todo el proceso es transparente. Trello facilita compartir tus archivos con tus compañeros, sin importar dónde se encuentren.

6. Toggl Plan

Toggl Plan proporciona una forma sencilla para que las agencias de marketing y equipos de cualquier tamaño manejen múltiples proyectos simultáneamente.

Esta herramienta facilita la asignación de recursos y la gestión del almacenamiento de archivos. Con un panorama más claro de la carga de trabajo de tu equipo, puedes evitar el agotamiento y planificar posibles cuellos de botella.

Toggl Plan también tiene vistas personalizadas para todos tus compañeros. Esto significa que todos obtienen la vista que desean y necesitan, como proyectos codificados por colores o una vista general.

Además, esta herramienta garantiza precisión tanto en facturación como en nómina para que las operaciones comerciales sean más eficientes y confiables.

7. Basecamp

Basecamp entiende que es difícil manejar múltiples proyectos, plazos y clientes al mismo tiempo. Por eso ha construido una plataforma de gestión de proyectos, ideal para equipos pequeños, que hace el trabajo.

Ofrece un panel de una página donde puedes ver todos tus proyectos, tareas, asignaciones y plazos. Puedes personalizarla para que se sienta como en casa con el logo y colores de tu empresa; además, todos pueden configurar su página de inicio como deseen.

La función Control de Misión de Basecamp te permite ver qué proyectos están en marcha y cuáles requieren más atención.

Además, Basecamp se integra con Guru, así que no dudes en echarle un vistazo.

8. Jira

Jira de Atlassian es una herramienta de seguimiento de problemas y proyectos utilizada para manejar nuevos proyectos y llevarlos a la realidad.

Jira tiene flujos de trabajo automatizados que te permiten gestionar cada actualización con notificaciones de progreso de tareas, comentarios y más. Esto te permite conectar sin problemas los equipos que desarrollan el producto con aquellos que lo lanzan.

Además, puedes agregar cualquier pieza de conocimiento que necesites (documentos, maquetas, personas) para que nunca pierdas información crítica. Si te quedas sin ideas, puedes usar la IA de Jira para obtener información valiosa de tus datos, lo que conduce a una toma de decisiones más rápida.

9. Trabajo en equipo

El trabajo en equipo se trata, por supuesto, de trabajo en equipo. Esta herramienta de gestión de proyectos es capaz de manejar todos los aspectos de tu proyecto de principio a fin.

Esta solución simplifica el seguimiento del tiempo, permitiéndote entender cómo tú y tus compañeros de trabajo pasan su tiempo. Estima con precisión cuánto tiempo llevará un proyecto y lo sigue para que puedas mantener el cronograma y facturar a los clientes puntualmente.

En cuanto a la gestión de recursos, Teamwork te ayuda a manejar el trabajo de tu equipo en tiempo real. Al obtener una imagen completa de la capacidad de tu equipo, puedes evitar cuellos de botella al reasignar tareas fácilmente.

Teamwork se integra con Guru; échale un vistazo.

10. Airtable

Airtable es una plataforma de colaboración utilizada para construir aplicaciones y empoderar a los equipos a gestionar de manera más eficiente sus flujos de trabajo más críticos.

Airtable mantiene a tus equipos conectados a través de interfaces personalizadas sin código. Tiene bloques de construcción que te permiten arrastrar y soltar componentes y crear interfaces en minutos. De esta manera, cada persona puede trabajar como prefiera.

Además, tienes permisos, lo que te permite decidir quién puede acceder a qué.

Airtable automatiza la mayoría de tus procesos y te ahorra del desorden. Con una notificación única o un flujo de trabajo de varias secuencias, puedes mantener a tu equipo en sintonía todo el tiempo.

Una popular integración de Airtable es con Guru. Mira cómo funciona.

Tomando la decisión correcta para tu equipo

Elegir el software adecuado de gestión de proyectos es un paso crítico para mejorar la eficiencia y colaboración de tu equipo. Al comprender tus necesidades, evaluar las características clave y probar a tus principales contendientes, puedes seleccionar una herramienta que optimice tus flujos de trabajo y genere resultados exitosos en proyectos.

Pero una gran herramienta es solo la mitad de la batalla. La otra mitad es garantizar que el conocimiento en el que confía tu equipo—planes de proyecto, actualizaciones de estado y documentos de procesos—siempre sea preciso y accesible justo donde trabajan. Aquí es donde se vuelve esencial una fuente de verdad impulsada por IA. Guru se conecta a tus aplicaciones, incluida tu nueva herramienta de gestión de proyectos, para ofrecer respuestas confiables, conscientes de los permisos, en todas partes.

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