Procurando o melhor software de colaboração disponível? Aqui estão algumas ótimas dicas para começar no caminho certo.

Slack, Microsoft Teams, Google Workspace — certamente você já ouviu falar deles até agora e pode até mesmo estar usando um atualmente. Essas plataformas de colaboração têm um objetivo principal: melhorar a produtividade da sua equipe.

Independentemente de ter uma equipe totalmente remota ou híbrida, esse software é útil para se comunicar com clientes, partes interessadas e membros da equipe. Com dados do final de 2021 mostrando que 13 por cento dos empregos do setor privado dos EUA envolveram teletrabalho em tempo integral e outro 9 por cento em meio período, essas ferramentas são essenciais para ajudar os funcionários a realizar mais trabalho. Mas e se o Slack não resolver realmente seus problemas de comunicação?

Será que ele se encaixa em seu estilo de trabalho ou você precisa de uma solução mais completa? Bem, você tem sorte — este guia do comprador tem tudo o que você precisa para tomar a melhor decisão para o seu negócio.

Se você tem essas dúvidas, é provável que precise de uma nova ferramenta de colaboração. Mas como escolher a certa? O que é software de colaboração?

O software de colaboração é uma plataforma digital que permite que equipes se comuniquem, compartilhem arquivos e coordenem projetos em tempo real de qualquer localização.

Essas ferramentas normalmente incluem mensagens, videoconferência, compartilhamento de documentos e recursos de gestão de projetos. Para enfatizar este ponto, trabalhadores da Europa estavam 17% mais satisfeitos com a cultura de trabalho quando tinham acesso a ferramentas digitais de colaboração.

O software de colaboração permite que membros da equipe trabalhem de qualquer localização, melhorando sua produtividade com sucesso.

Além disso, garante que todos estejam na mesma página, fortalece os relacionamentos da equipe e aumenta a eficiência. Quais são os benefícios de usar ferramentas de colaboração online?

De acordo com a pesquisa da Microsoft, 85% dos funcionários consideram o software de colaboração essencial para a transformação digital.

Aqui estão as principais vantagens: Aqui estão as principais vantagens:

• Comunicação aprimorada: Mensagens em tempo real, videoconferência e canais organizados reduzem a confusão e melhoram a coordenação da equipe.

• Flexibilidade aumentada: Soluções escaláveis que se adaptam a mudanças no tamanho da equipe e suportam arranjos de trabalho remoto, um impulsionador-chave para a adoção de teletrabalho, pois 57% das empresas oferecendo horários de trabalho flexíveis também aumentaram seu uso de teletrabalho.

• Transparência aprimorada: Progresso visível do projeto e atividade da equipe possibilitam a identificação precoce de problemas e prestação de contas.

• Produtividade maior: Fluxos de trabalho simplificados e tarefas automatizadas liberam tempo para trabalhos de alto valor.

• Economia de custos: Redução da necessidade de espaço físico de escritório, viagens e processos baseados em papel, uma tendência apoiada por dados que mostram que 63% dos estabelecimentos que reduziram a metragem quadrada de seus locais de trabalho também aumentaram o teletrabalho.

Como avaliamos o software de colaboração

Avaliamos o software de colaboração com base em quatro fatores críticos que determinam o sucesso empresarial:

• Governança empresarial & segurança: Priorizamos ferramentas que oferecem controles robustos, aplicação rigorosa de políticas. Isso inclui acesso consciente de permissão à informação, trilhas de auditoria claras para conformidade e um compromisso com a segurança dos dados.

• Integração & extensibilidade: Uma ótima ferramenta de colaboração deve funcionar com sua pilha de tecnologia existente. Procuramos por software com integrações nativas fortes para aplicativos populares como Slack, Microsoft Teams e CRMs, bem como uma API flexível para conexões personalizadas.

• Experiência do usuário & adoção: A melhor ferramenta é aquela que sua equipe realmente usará. Avaliamos a facilidade de uso de cada plataforma e sua capacidade de fornecer informações onde o trabalho já acontece, minimizando a troca de contexto e a interrupção.

• IA & preparação para o futuro: Consideramos como essas plataformas estão incorporando a IA. O foco estava em ferramentas que fornecem recursos de IA confiáveis e explicáveis e podem servir como uma fonte de conhecimento confiável para outros sistemas de IA.

10 ferramentas de colaboração para considerar

É bastante estressante tomar a decisão certa, especialmente quando você tem tantas opções disponíveis. É fácil se perder e esquecer seu objetivo, mas este guia pode ser seu salva-vidas.

Fizemos a pesquisa por você. E compilamos uma lista das melhores ferramentas de colaboração online atualmente no mercado.

Asana

Asana é uma plataforma de gerenciamento de trabalho que ajuda equipes a gerenciar, organizar e rastrear seu trabalho interfuncional, não importa sua localização.

Fonte: G2

Asana traz mais clareza ao fluxo de trabalho de uma equipe e permite que eles avancem mais rapidamente por meio de funcionalidades como atualizações de status, rastreamento de tempo e campos personalizados. Além disso, a Asana possui várias visualizações de projeto, de calendário, gráfico de Gantt ou quadro kanban. Você também pode organizar seu trabalho com lembretes para facilitar o acompanhamento de seus projetos.

Como as pessoas dizem, "Podemos rastrear o progresso de uma tarefa, comunicar frequentemente, atualizar partes interessadas e gerenciar nosso tempo e tarefas eficientemente."

Ah, e ele se integra com Guru, também.

Slack

Slack é uma plataforma de comunicação baseada em nuvem que muitas organizações usam para mensagens de texto, compartilhamento de arquivos e mídia, e chamadas de voz ou vídeo.

Slack usa automação para simplificar tarefas rotineiras e simplificar seu fluxo em um único espaço de trabalho. Além disso, conecta suas pessoas com as ferramentas que usam diariamente. Sem dúvida, o Slack se integra a uma variedade de aplicativos, desde Salesforce até Guru.

Fonte: G2

"É ótimo para conversas informais e colaboração profissional. A capacidade de organizar discussões em diferentes canais facilita o acompanhamento de tópicos e projetos."

Com os canais do Slack, você pode organizar seu trabalho e criar canais para cada projeto, tópico, cliente ou equipe.

Trello

O Trello oferece uma plataforma inteligente de colaboração que reúne todas as suas ferramentas, equipes e tarefas em um só lugar.

Fonte da Imagem: G2

"Gosto do recurso de cartão dentro do painel e como podemos facilimente atribuir tarefas a alguém. [...] Além disso, suporta todos os formatos de arquivo durante o upload."

No geral, o Trello é uma ferramenta flexível com quadros, listas e cartões. Esses recursos oferecem uma visão clara de quem está fazendo o quê. E o que ainda precisa ser feito.

Fonte: G2

Além disso, fortalece suas reuniões de equipe e as torna mais produtivas e divertidas.

O Trello não funciona sozinho. Ele se integra com várias plataformas, incluindo o Guru.

Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferência que conecta pessoas de todo o mundo. E facilita a colaboração, mais dinâmica e significativa.

Com o Zoom, você pode impulsionar a inovação humana e criar relacionamentos sólidos por meio de recursos como chat em equipe, compartilhamento de tela, quadro branco online, gravação de vídeo e agendador de compromissos.

Fonte: Capterra

'Apenas clicando em um link permite que você participe de uma reunião, e a qualidade de áudio e vídeo é excelente. Além disso, possibilita a comunicação contínua com um grande grupo de pessoas simultaneamente, quase como se estivesse falando com elas pessoalmente."

Além disso, o Zoom possui forte segurança para reuniões virtuais, garantindo que nenhum incidente ocorra.

O Zoom oferece muitas integrações de terceiros que você pode baixar; mas se estiver interessado no Guru, confira esta página.

Dropbox

O Dropbox é a plataforma de colaboração perfeita para armazenar e compartilhar arquivos-chave de forma segura, confiável e privada.

Esta ferramenta mantém seus documentos da empresa em um só lugar. Você pode organizá-los da maneira que quiser usando pastas. Não se preocupe — o Dropbox mantém todos os seus arquivos seguros e até possui links rastreáveis que mostram quando alguém abre um documento.

Fonte: G2

O Dropbox também possui modelos de assinatura eletrônica. E você pode editar PDFs diretamente e usar ferramentas de vídeo para otimizar seu fluxo de feedback e aprovação.

"O Dropbox me permite economizar espaço no disco rígido e levar meus documentos para onde eu for, para acessar todos os meus arquivos de qualquer computador ou telefone."

E ele se integra com o Guru, é claro!

Airtable

Airtable, uma maneira rápida de criar aplicativos, é uma ferramenta de colaboração que se parece com uma planilha antiga. Mas seus blocos de construção modernos aumentam a agilidade e fornecem transparência em seu trabalho.

O Airtable automatiza seus fluxos de trabalho e elimina a bagunça, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais produtivas.

Fonte: G2

Além disso, possui poderosas capacidades de relatório que permitem criar painéis de gráficos, gráficos e métricas.

"É super colaborativo — atribua tarefas, deixe comentários e veja atualizações em tempo real. É o nosso rastreador diário de tarefas, fácil de usar e até se conecta com as Planilhas Google para mais potência.

Mas você sabe com o que mais se conecta? Guru!

Monday.com

O Monday.com é uma ferramenta de colaboração em equipe baseada em nuvem com blocos de construção como painéis, integrações e automação de gerenciamento de fluxo de trabalho que o ajudam a criar o processo ideal.

Fonte: G2

É uma solução altamente flexível, adaptável e personalizável, capaz de atender a qualquer necessidade empresarial com gerenciamento de projetos, tarefas e recursos.

"Já o utilizei para gerenciar projetos de DIY em casa / reformas e] integrações tecnológicas de múltiplos milhões de dólares. É _[fácil de configurar e o Monday.com sempre esteve lá para ajudar..._

Você também pode escolher entre mais de 30 widgets para exibir as informações que deseja nos painéis do Monday, para tomar decisões mais informadas.

Monday — ao contrário do dia da semana — é super amigável. E integra-se com muitos aplicativos de terceiros, incluindo Guru.

Miro

O Miro é um espaço de trabalho visual para equipes distribuídas trabalharem juntas, contribuírem com ideias e fornecerem feedback.

Fonte: G2

"...O Miro é a ferramenta perfeita para compartilhar ideias e visualizar coisas. É até melhor do que um quadro branco em uma sala de reuniões, você não está limitado pelo espaço e vários membros da equipe podem trabalhar nele ao mesmo tempo.

Com o Miro, você pode rastrear tarefas em um quadro kanban dinâmico, integrado com cartões Jira. Além disso, tem visualizações poderosas de conteúdo e dados, permitindo que você veja toda a documentação, designs e dados ao vivo em um único espaço.

As integrações poderosas do Miro com Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack e Guru ajudam você a conectar toda a sua empresa.

Microsoft Teams

Microsoft Teams, uma ferramenta de software de bate-papo em grupo, permite colaboração remota da equipe de uma maneira mais rápida, simples e inteligente.

Fonte: Capterra

Essa ferramenta de colaboração bem conhecida reúne pessoas, conteúdos e conversas para simplificar a colaboração. O principal objetivo do Microsoft Teams é dimensionar seu negócio para que você possa se concentrar em projetos com maior impacto.

"Um benefício chave do Microsoft Teams é o quão facilmente ele funciona com o Office 365. [...] O Teams oferece um espaço onde os usuários podem acessar seus arquivos, documentos e aplicativos sem precisar pular entre plataformas diferentes."

Guru também se integra ao Microsoft Teams, para que você tenha o melhor dos dois mundos.

Jira

Por último em nossa lista, o Jira é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes ágeis de desenvolvimento que focam na construção de produtos.

Fonte: Capterra

O Jira oferece maior visibilidade sobre o progresso do seu projeto, para que você esteja sempre ciente dos gargalos. Além disso, o Jira garante entregar seu projeto a tempo ao dividir tarefas complexas em simples que atendam aos seus objetivos.

"O Jira tem excelente planejamento e gestão de projetos. [Os] quadros kanban são muito úteis na gestão de equipe e no acompanhamento das tarefas atribuídas à [a] equipe."

Você pode integrar o Jira com muitos aplicativos populares como Slack, Zoom e Google Drive. Mas não esqueça que também se integra com o Guru.

Quais funcionalidades de colaboração você deve procurar?

A pesquisa da Capterra descobriu que as funcionalidades de software de gestão de projetos mais utilizadas são painéis e gestão de documentos. De uma forma mais divertida, gráficos de queima e gráficos de Gantt são tanto os recursos de PM mais ignorados quanto os mais desejados.

Resumindo, as ferramentas de colaboração devem ter as seguintes funcionalidades:

• Comunicação em tempo real: Este recurso lhe dá a capacidade de enviar e receber mensagens em uma variedade de canais, como voz, vídeo e chat em grupo. Deve fazer isso em tempo real para evitar mal-entendidos e atrasos. Quando usado corretamente, você promove um senso de conexão entre os membros da equipe, o que leva a um aumento na moral.

• Gestão de tarefas: Um fluxo de trabalho intuitivo de gestão de tarefas permite que você crie, acompanhe e atribua tarefas com facilidade. Além disso, permite que você defina prazos, prioridades e dependências, para que você possa monitorar o progresso do projeto. Procure ferramentas com visualizações e painéis personalizáveis, mas também com notificações e lembretes.

• Compartilhamento de documentos: Sua ferramenta de colaboração deve tornar o compartilhamento de arquivos fácil como um pedaço de bolo. Tente encontrar uma ferramenta com compartilhamento de documentos flexível, o que significa que deve suportar diferentes tipos e tamanhos de arquivos. Além disso, você deve ser capaz de acessar, editar e fazer upload dos arquivos em um só lugar, e ter robustas permissões de controle.

• Integrações: Você não quer uma ferramenta que atrapalhe seus fluxos existentes. Deve ser compatível com outras ferramentas que você usa atualmente e se encaixar bem em seu negócio. Guru se mistura perfeitamente com qualquer ferramenta de colaboração de sua escolha e traz todo o conhecimento da empresa para suas mãos.

• Análises e relatórios: A ferramenta de comunicação deve ser capaz de mensurar o desempenho e as atividades de sua equipe. E criar relatórios visualmente atraentes que forneçam insights valiosos. Com esse recurso, você pode visualizar forças, fraquezas e oportunidades para melhorar sua comunicação interna.

Com essas funcionalidades frescas em mente, vamos dar uma olhada nas 10 principais ferramentas de colaboração que você deve considerar.

Como escolher o software de colaboração certo para a equipe

Escolher o software de colaboração certo requer avaliar as necessidades específicas de sua equipe e seguir um processo de seleção sistemático. Aqui estão seis etapas essenciais:

Etapa #1: Identificar metas e objetivos específicos

Comece avaliando os padrões de comunicação da sua equipe, a complexidade do projeto e os requisitos do fluxo de trabalho. Considere estas perguntas chave:

• Quais métodos de comunicação sua equipe prefere (texto, vídeo, voz)?

• Você precisa de colaboração síncrona ou assíncrona?

• Como você gerencia atualmente tarefas e prazos?

• Quais são seus requisitos de compartilhamento de arquivos?

Ao responder a essas perguntas, você pode procurar ativamente por ferramentas que resolvam seus principais desafios e se adaptem à sua cultura de trabalho, pois as necessidades variam por setor - em setores como informação e finanças, mais de 40% dos empregos envolveram teletrabalho pelo menos algumas vezes em 2021. Tente identificar o que sua equipe realmente deseja, levando em consideração seus hábitos de trabalho, a complexidade típica do projeto, orçamento e restrições de tempo.

Etapa #2: Avalie seu orçamento

Determine seu orçamento antes de avaliar as ferramentas para evitar gastos excessivos com recursos desnecessários. Considere tanto os custos iniciais quanto as despesas a longo prazo, como adições de usuários e treinamento.

Reúna sua equipe e discuta quanto você pode gastar com a ferramenta de colaboração. Esteja ciente de custos adicionais, especialmente se adicionar novos membros no futuro.

Além disso, considere seus recursos. Você tem tempo disponível para que as pessoas aprendam completamente a ferramenta? Você tem os materiais de treinamento necessários ou precisará gastar tempo ensinando-os?

Etapa #3: Faça uma lista de recursos e funcionalidades

Agora que você tem suas necessidades e orçamento todos planejados, é hora de começar a fazer uma lista de features essenciais. Por exemplo, se você é uma equipe pequena, você pode não precisar de um aplicativo móvel elaborado. Uma simples lista de tarefas ou quadro branco é exatamente o que você precisa.

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Aqui estão algumas características essenciais do software de colaboração:

• Ferramentas de comunicação em tempo real

• Tarefa e ferramentas de gestão de projetos

• Ferramentas de compartilhamento e colaboração de documentos

• Integrações como e-mails, calendários, ferramentas de gestão de conhecimento, etc.

• Recursos de segurança

• Interface de Programação de Aplicativos (API)

• Ferramentas de análise e relatórios

Podemos conversar mais sobre esses recursos depois de passarmos por cada etapa. Portanto, não troque de abas — você pode perder informações preciosas.

Uma ótima dica é também focar em fazer listas de características desejáveis e as que você não precisa. Converse com os membros da sua equipe (já que são quem utilizará essa ferramenta com mais frequência). E descubra juntos quais características seriam boas de ter ao lado das cruciais.

Passo nº 4: Pesquisar fornecedores de software de colaboração

Depois de ter sua lista de recursos, você pode começar a pesquisar suas opções disponíveis. Tente encontrar soluções que correspondam aos seus objetivos, orçamento e necessidades — ou, pelo menos, aquelas que atendam a maioria deles.

Como você pode começar esse processo? Lendo análises, verificando depoimentos, pedindo recomendações e conferindo estudos de caso. Fazendo isso, você terá uma boa visão geral dos benefícios, características e potenciais desvantagens do software escolhido.

Durante sua pesquisa, tente comparar as ferramentas de colaboração e veja como cada uma funciona. Faça a comparação você mesmo ou encontre um guia de compras que faça isso por você.

Além disso, considere estes fatores:

• Precificação

• Interface amigável

• Facilidade de uso

• Recursos de segurança

• Compatibilidade com ferramentas existentes

Idealmente, tente restringir sua lista a três a cinco opções. Isso definitivamente ajudará você no próximo passo.

Etapa #5: Solicitar demonstrações e testes

Neste momento, você provavelmente terá algumas opções que o deixaram bastante animado. Se for o caso, então este passo certamente o deixará feliz.

Porque é hora de ver essas ferramentas em ação e ter experiência prática com elas. Inscreva-se em avaliações gratuitas ou experimente planos gratuitos para ver se a plataforma de colaboração é realmente a que você está procurando.

Não se esqueça de convidar os membros da sua equipe, pois o feedback deles e preocupações provarão inestimáveis e ajudarão você a tomar sua decisão mais rapidamente. Veja como a ferramenta se comporta, o quão fácil é aprender e usar, e como sua equipe a recebe.

Quando o período de teste terminar, pergunte à sua equipe por feedback. Tente avaliar a reação deles, responder a quaisquer preocupações e atender às preferências e expectativas deles.

Então…

Etapa #6: Tome sua decisão e implemente

Se você encontrou a ferramenta certa até agora, parabéns!

Agora, tudo que você precisa fazer é garantir que sua equipe a utilize ao máximo e a adote com sucesso em suas operações diárias. Além disso, incentive as pessoas a deixarem seus comentários sobre a ferramenta e forneça orientação e treinamento quando encontrarem problemas.

Além disso, monitore o desempenho da ferramenta e como ela impacta a produtividade da sua equipe. Se necessário, você pode fazer ajustes para obter os resultados desejados de verdade.

No entanto, talvez você ainda não consiga decidir qual ferramenta é boa para você.

Não se preocupe, você ainda tem tempo para escolher. Respire fundo e analise novamente o feedback da sua equipe, faça mais pesquisas e experimente as ferramentas por um período mais longo. Além disso, você pode fazer uma lista de prós e contras e classificar as ferramentas de acordo.

Conversar com sua equipe também é uma boa ideia!

Agora, como prometido, vamos focar nas características essenciais que toda ferramenta de colaboração precisa.

Como é usado o software de colaboração?

O software de colaboração tem muitas utilizações, mas seu principal objetivo é fomentar um ambiente remoto de trabalho mais produtivo. E facilitar a comunicação entre equipes dispersas.

Mas como isso acontece? Aqui estão alguns casos de uso comuns:

• Gestão de projetos: Atualmente você está trabalhando em três projetos ao mesmo tempo; é bastante difícil acompanhar cada tarefa. Quantas vezes você falhou em cumprir um prazo porque não conseguiu ver o progresso do seu projeto? O software de colaboração permite que você crie tarefas para cada projeto e membro da equipe, defina prazos, etc., e agilize seus fluxos de trabalho.

• Colaboração do cliente: 65% dos teletrabalhadores que usam tecnologias remotas como mensagens instantâneas dizem que as ferramentas de colaboração são ótimos substitutos para o contato pessoal. É super fácil realizar reuniões virtuais e videochamadas com clientes ou colegas, independentemente da localização geográfica deles. Dessa forma, você pode realizar webinars, criar roteiros e colaborar com membros remotos em tempo real.

• Compartilhamento de documentos: Você sabe o quanto é demorado e frustrante vasculhar todas as suas pastas ao procurar aquele documento. Tudo o que você consegue pensar ao verificar o mesmo lugar novamente é: "Onde está?!" Uma boa ferramenta de colaboração permite que você compartilhe documentos facilmente com seus colegas. Emparelhá-la com uma solução de base de conhecimento como o Guru também faz maravilhas para a organização de documentos.

Ok, agora podemos falar sobre os benefícios de usar software de colaboração. Vamos lá!‍

Construindo sua fonte de verdade de IA com software de colaboração

Enquanto o software de colaboração conecta equipes, garantir a precisão da informação requer uma solução de gestão de conhecimento dedicada. O Guru atua como sua fonte de verdade de IA, fornecendo respostas verificadas em todas as plataformas de colaboração.

O Guru se conecta a todas as aplicações da sua empresa—incluindo sua nova ferramenta de colaboração—para criar uma camada de conhecimento única e verificada. Nosso Agente de Conhecimento então fornece respostas confiáveis e conscientes de permissão exatamente onde suas equipes trabalham, seja no Slack, Microsoft Teams ou em um navegador. Cada resposta do Chat e Pesquisa de IA vem acompanhada de citações, então você sempre sabe a fonte.

Além disso, a API do Guru permite que o conhecimento verificado da sua empresa alimente outros assistentes como o ChatGPT ou Microsoft Copilot, garantindo consistência e precisão em cada interação de IA. Você corrige a informação uma vez no Guru, e a resposta correta é atualizada em todos os lugares.

Pronto para ver como o Guru constrói uma camada de verdade confiável em cima do seu conjunto de colaboração? Assista a uma demonstração para ver em ação.