Já se perguntou como escolher um software de gerenciamento de projetos que atenda às necessidades da sua empresa? Não se pergunte mais! O guia do comprador definitivo para as ferramentas de GP está aqui.

Não há momento em que você não precise de software de gerenciamento de projetos. É uma das melhores maneiras de planejar, monitorar e lançar projetos bem-sucedidos dentro da sua empresa, especialmente porque a pesquisa mostra que apenas 35% dos projetos são concluídos com sucesso.

Mas apenas 23% das empresas usam ferramentas de gestão de projetos — e uma pequena porcentagem delas ainda não se beneficiou delas.

Isso porque a maioria delas não usa a solução correta. Mas se você está aqui, está pronto para tomar a decisão certa e entender o que procurar ao avaliar as ferramentas de GP.

Tudo começa descobrindo os passos que você precisa seguir...

O que é software de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta digital que ajuda equipes a planejar, organizar, executar e acompanhar projetos do início ao fim. Ele centraliza tarefas do projeto, cronogramas, recursos e comunicação em uma plataforma.

Essas ferramentas fornecem um espaço de trabalho compartilhado onde os membros da equipe podem colaborar, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso em tempo real.

O software de gerenciamento de projetos beneficia organizações de todos os tamanhos:

• Pequenas equipes: Acompanhar tarefas e prazos de forma eficaz

• Agências de marketing: Gerenciar múltiplas campanhas de clientes

• Empresas remotas: Coordenar a força de trabalho distribuída

• Equipes empresariais: Supervisionar projetos complexos e multidisciplinares

Mas qual é o verdadeiro propósito de uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Como as ferramentas de gerenciamento de projetos são utilizadas?

O principal objetivo de uma ferramenta de gerenciamento de projetos é organizar a maneira como você trabalha e garantir que sua equipe permaneça no caminho certo.

Mas ela também tem vários casos de uso, incluindo:

• Fornecer maior visibilidade de projeto: Digamos que todos os seus departamentos trabalhem em projetos diferentes ao mesmo tempo. Mas você faz tudo manualmente. Em determinado momento, você provavelmente perde a noção do que está acontecendo onde. Com uma solução de gerenciamento de projetos, você evita confusões.

• Gerenciar melhor os recursos: Recursos se referem a pessoas e equipamentos necessários para concluir o projeto a tempo. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda você a alocá-los de forma eficaz para que você possa concluir suas tarefas dentro do orçamento, uma função crítica, dado que grandes projetos de TI ultrapassam, em média, 45 por cento do orçamento.

• Gerar relatórios precisos: Você pode visualizar dados em tempo real por meio de relatórios gerados automaticamente ou painéis visuais. Eles são extremamente úteis para acompanhar seu progresso, identificar possíveis bloqueios e manter-se no controle das coisas.

• Rastreamento de tempo e pessoal: Através de uma ferramenta de GP, você verá claramente quanto tempo alguém gasta em uma tarefa ou quem está disponível. Isso ajuda você a cobrar com precisão seus clientes, pois você pode facilmente registrar as horas gastas em cada tarefa.

Agora, vamos aprofundar mais nos benefícios de uma ferramenta de GP.

Quais são os benefícios de usar software de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos certo oferece esses benefícios principais:

• Melhor planejamento de projetos: Sabemos que você está cansado de usar planilhas para planejar seus projetos. Nós também! Uma ferramenta de gestão de projetos ajuda a construir um fluxo de trabalho contínuo que se alinha às habilidades da sua equipe e proporciona uma visibilidade profunda.

• Tarefas de projeto automatizadas: Um projeto possui muitas tarefas recorrentes que consomem tempo, como atribuir tarefas, rastrear recursos e relatar status. Você pode dizer 'adeus' a essa repetição, uma vez que as ferramentas de GP automatizam tudo e economizam mais tempo.

• Colaboração contínua: Você odeia quando precisa passar por inúmeras discussões por e-mail apenas para encontrar uma única nota. Aqui é onde o software de GP brilha mais intensamente. Como você centraliza tudo em uma única plataforma, você se concentra mais no projeto do que nas distrações.

• Conclusão mais rápida: Neste mundo acelerado, você não pode esperar o mais lento da sua equipe concluir uma tarefa. Através do gerenciamento de tarefas e outras funcionalidades, você pode rapidamente identificar se algo está indo mal para mudar de direção, se necessário, o que é vital quando alguns projetos de TI vão tão mal a ponto de ameaçar a existência da empresa.

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Ainda não acredita que o software de GP é para você? Bem, essa estatística pode mudar de ideia: 43% das empresas pesquisadas em 2022 relataram um aumento significativo no uso de ferramentas de colaboração, o que significa tempos de entrega de projetos mais rápidos.

Se você está convencido de que precisa de uma solução assim em sua vida, vamos ver como escolher o software de gestão de projetos certo.

Recursos e funcionalidades a serem observados no software de gestão de projetos

Como você sabe, cada ferramenta de software de gerenciamento de projetos atualmente disponível no mercado tem várias funcionalidades. Às vezes, são muitos, o que torna difícil decidir o que você realmente precisa.

Aqui estão algumas das capacidades às quais você deve prestar atenção:

• Planejamento e agendamento: O melhor software de gestão de projetos deve permitir que você defina metas e marcos do projeto, bem como defina tarefas, prazos e dependências. Através de alertas, notificações, cronogramas e calendários, você pode se manter no caminho certo conforme avança.

• Colaboração em equipe: Mensagens no aplicativo, compartilhamento de arquivos e painéis de equipe. Todos contribuem para uma comunicação aprimorada e tornam mais fácil colaborar. Além disso, isso dá clareza sobre o estágio do seu projeto.

• Gestão de recursos e documentação: Planilhas não são tão eficientes para acompanhar todas as suas informações, o que é uma grande responsabilidade quando as pesquisas mostram que metade de todos os grandes projetos de TI saiem completamente do orçamento. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você tem todos os dados que precisa em um único local. Além disso, você pode acessá-los rapidamente e facilmente, sempre que precisar.

• Integrações: A maioria dos softwares de GP se integra às suas ferramentas existentes para reduzir a necessidade de alternar entre guias. Guru, por exemplo, integra-se bem com aplicativos populares de gerenciamento de projetos como Monday.com, Airtable, Basecamp e Teamwork. Você não precisa fazer login em uma ferramenta separada para obter respostas instantâneas.

• Rastreamento de tempo e orçamento: Cada projeto, não importa o quão grande ou pequeno, tem um rastro de papel. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda a manter o rastreamento e a organização de seus documentos. Ela fornece uma visão clara do seu desempenho, o que significa que você pode rastrear o tempo e o dinheiro gasto em cada projeto.

No final do dia, suas necessidades como empresa influenciam bastante as características que um software de gestão de projetos deve ter.

Por enquanto, você está pronto para tomar uma decisão informada. Então, vamos mostrar os 10 melhores sistemas de gestão de projetos para 2024.

Como escolher um software de gestão de projetos que atenda às suas necessidades

Já abordamos o que é um sistema de gestão de projetos, como usá-lo e seus benefícios. Agora, vamos entrar nos detalhes para escolher a ferramenta certa para o seu negócio.

Portanto, escolher um software de gestão de projetos começa com esses cinco passos.

Passo #1: Identifique suas necessidades

Comece entendendo os requisitos específicos do seu projeto e equipe. Essa base garante que você escolha uma ferramenta que realmente resolva seus problemas.

Faça a si mesmo essas perguntas críticas:

• Por que você precisa de uma plataforma de gerenciamento de projetos?

• Que tipos de projetos você costuma gerenciar?

• Quais são os prazos e marcos críticos do projeto?

• Como você costuma alocar recursos para seus projetos?

• Você precisa de uma ferramenta para previsão de projetos ou controle de tempo?

Documente suas respostas para criar uma lista clara de requisitos. Isso evita que você se distraia com recursos chamativos que na verdade não precisa.

Passo #2: Entenda quais recursos você precisará

As ferramentas de gerenciamento de projetos têm muitos recursos — o suficiente para te dar dor de cabeça. Provavelmente é por isso que você parou de procurar por conta própria e tentou encontrar um guia de comprador para ajudá-lo.

Você veio ao lugar certo. Aqui estão as características 'essenciais' que moldarão a forma como você avalia o software de gestão de projetos:

• Integrações: É essencial que sua ferramenta de GP se integre diretamente aos seus sistemas existentes, assim como o Guru faz. Este aplicativo mantém você focado na tarefa em mãos enquanto você obtém rapidamente as respostas de que precisa.

• Gestão do cronograma do projeto: Este recurso ajuda a controlar como seu plano está progredindo, desde a definição de prazos até o ajuste do ritmo.

• Opções de controle de tempo: Um dos recursos mais importantes de qualquer ferramenta de GP, portanto, não fique sem ele.

• Automação: Ferramentas de GP com recursos de automação têm um impacto positivo em um negócio e simplificam suas operações.

Podemos falar mais sobre esses recursos depois, então fique ligado.

Passo #3: Pesquise diferentes plataformas de gerenciamento de projetos

Isso deveria ser fácil, não é?

Agora que você sabe o que está procurando, encontrar a solução certa que se alinha com seus requisitos é moleza. Ainda assim, como é uma etapa tão essencial, aqui estão algumas dicas para você começar.

Primeiro, pesquise suas opções. Pode parecer óbvio, mas você não pode apenas ficar com a primeira ferramenta que aparece no Google. Você precisa ser minucioso em sua investigação e selecionar a ferramenta que funciona melhor para seu negócio.

O segredo é:

• Leia avaliações de usuários reais.

• Verifique avaliações em sites como G2, TrustRadius e Capterra.

• Procure recomendações de colegas.

• Explore blogs escritos por especialistas do setor.

Em seguida, compare as ferramentas e veja qual se adequa melhor às suas necessidades.

Passo #4: Teste o software

Neste ponto, você reduziu sua lista para duas ou três opções. Mas você ainda precisa encontrar AQUELE.

É por isso que este passo existe. Ele envolve testar o software escolhido para que você tenha experiência prática com ele. O objetivo é ver o quão bem cada opção atende aos seus requisitos.

Você começa reunindo uma equipe de líderes e gerentes de projeto, de preferência com funções e responsabilidades diferentes. Ao diversificar seu grupo, você obterá um feedback de usuário melhor, pois fornecerá informações sobre as forças, fraquezas e facilidade de uso da ferramenta.

Use-o por um período determinado. A maioria das soluções oferece testes gratuitos ou planos que permitem que você as teste. Durante este tempo, seus colegas devem usar a ferramenta para explorar tudo que o software oferece.

Em seguida, peça feedback aos membros da sua equipe. A interface do usuário foi fácil de usar? Isso resolveu seus problemas? Existem limitações das quais você deve estar ciente? As funções de bate-papo em tempo real ou compartilhamento de arquivos funcionaram conforme o esperado?

Qualquer comentário negativo ou positivo pode ajudá-lo a decidir se é a ferramenta certa para o seu negócio ou não.

Passo #5: Considere seu orçamento

Tudo bem, você encontrou AQUELE e quer agora. Você está pronto para fazer a compra, mas há um pequeno problema. Está muito caro para você agora.

Bem, de volta à prancheta, então.

É importante definir claramente os parâmetros do seu orçamento. Você vai se arriscar e fazer um grande investimento? Ou você vai devagar? Além disso, você precisa pensar sobre os custos adicionais, como taxas de assinatura ou manutenção.

Antes de mergulhar, considere os custos imediatos e de longo prazo. Por outro lado, se é uma pequena empresa ou você tem um orçamento mais apertado, procure ferramentas gratuitas ou planos por usuário.

Por outro lado, se é uma grande empresa com requisitos complexos, você pode precisar de uma precificação personalizada adaptada à sua organização.

Em conclusão, examine o modelo de preços da ferramenta e veja se se encaixa no seu orçamento.

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Parabéns! 🎉 Você está pronto para dar o último passo, que é fazer a sua escolha final.

Mas antes de avançarmos e mostrar as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos atualmente disponíveis, vamos revisar mais uma vez esses recursos indispensáveis.

10 das melhores soluções de software de gerenciamento de projetos a considerar

Com a receita do mercado global de software de gerenciamento de projetos projetada para atingir impressionantes US$15,60 bilhões até 2025, não deve ser surpresa que haja tantas ferramentas de GP disponíveis atualmente.

E embora pareça uma tarefa assustadora, facilitamos sua pesquisa. Vamos explorar as melhores ferramentas de software de gerenciamento de projetos que você deve considerar.

1. Asana

Asana é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos confiada para conectar equipes e fluxos de trabalho a iniciativas estratégicas e metas empresariais.

Ela tem capacidades de gerenciamento de projetos que ajudam você a gerenciar seus projetos do início ao fim. Através de quadros kanban, listas de tarefas, gráficos de Gantt e cronogramas, o Asana torna seus processos mais transparentes e ágeis.

Além disso, possui automações que economizam tempo, como atualizações de status. A pegadinha é que você só receberá notificações sobre o trabalho que mais importa para você. Mas você pode medir quanto tempo gasta no projeto por meio de opções de rastreamento de tempo para que você possa fazer o orçamento corretamente.

Guru também se integra com Asana — veja como aqui.

2. Wrike

Wrike oferece uma opção versátil de software de gerenciamento de projetos ideal para toda sua equipe, independentemente do departamento.

Wrike tem tipos de itens personalizados que permitem que você crie uma biblioteca personalizável para imitar seu processo, terminologia e metodologia exclusivos. Você também pode personalizá-lo dependendo de funções, setor e departamento.

Além disso, esta ferramenta ajuda você a gerenciar e alocar corretamente seus recursos, para que você não os desperdice. Como ele armazena seus dados em um só lugar, cada membro da equipe pode acessá-los quando necessário.

O painel de projetos do Wrike também ajuda a visualizar o que sua equipe precisa para ter sucesso, reunindo planos, progresso e análises em uma única fonte.

3. ClickUp

ClickUp é uma ferramenta de produtividade fácil de usar onde equipes grandes ou pequenas podem planejar, organizar e colaborar de forma mais eficiente.

Esta ferramenta de PM ajuda você a gerenciar novos projetos através da gestão de tarefas, quadros brancos e chats. Permite-lhe navegar rapidamente para qualquer tarefa ou subtarefa — e personalizá-la para que só veja o que lhe interessa naquele momento.

ClickUp também permite uma excelente colaboração visual através de um quadro branco virtual. Aqui, pode fazer brainstorming, adicionar notas e ver todas as ideias da sua equipa num só lugar, mesmo que trabalhe remotamente.

Com o recurso de chat, você reúne a comunicação sob um mesmo teto. Utilize-o para partilhar atualizações ou recursos de ligação.

4. Segunda-feira

O Monday.com é uma plataforma de gestão de projetos altamente personalizável conhecida pela sua escalabilidade, flexibilidade e adaptabilidade.

Esta solução tem pouca ou nenhuma curva de aprendizado, porque você pode arrastar e soltar qualquer elemento que desejar para criar seu fluxo de trabalho. O espaço de trabalho é intuitivo e flexível, o que significa que se dimensiona à medida que a sua empresa cresce.

Se não sabe por onde começar, o Monday tem modelos prontos a usar para começar. Isso torna mais fácil definir objetivos e tarefas, organizar a maneira como trabalha e lidar com os seus produtos a entregar.

E adivinhe? O Monday integra-se com o Guru!

5. Trello

Diga 'Olá' ao Trello, uma ferramenta de colaboração visual que ajuda a gerir os projetos da sua equipa e a manter tudo organizado.

Trello é uma ferramenta adequada para empresas de todos os tamanhos e de todas as indústrias, uma vez que você pode personalizá-la para se ajustar ao seu estilo de trabalho. Além disso, tem integrações com muitas ferramentas, incluindo Slack, Jira, Google Drive e outros.

O Trello não requer qualquer integração, pois é fácil de entender e as suas funcionalidades são intuitivas. Além disso, todo o processo é transparente. O Trello facilita a partilha de ficheiros com colegas, não importa onde estejam.

6. Toggl Plan

O Plano da Toggl proporciona uma forma simples para agências de marketing e equipas de qualquer dimensão gerirem múltiplos projetos simultaneamente.

Esta ferramenta torna fácil a alocação de recursos e a gestão do armazenamento de arquivos. Com uma imagem mais clara da carga de trabalho da sua equipa, pode evitar a exaustão e planear para quaisquer problemas.

Toggl Plan também possui visões personalizadas para todos os seus colegas de equipe. Isso significa que todos obtêm a visualização que desejam e precisam, como projetos com cores codificadas ou uma visão geral.

Além disso, esta ferramenta garante a precisão tanto na faturação como na folha de pagamento para tornar as operações do seu negócio mais eficientes e fiáveis.

7. Basecamp

O Basecamp entende que é difícil conciliar vários projetos, prazos e clientes ao mesmo tempo. Por isso, construiu uma plataforma de gestão de projetos ideal para equipas pequenas, que faz o trabalho.

Ele oferece um painel em uma página onde você pode ver todos os seus projetos, tarefas, atribuições e prazos. Pode personalizá-la para se sentir em casa com o logótipo e cores da sua empresa; além disso, todos podem definir a página inicial como desejarem.

A funcionalidade de Controlo de Missão do Basecamp permite-lhe ver quais projetos estão a progredir e quais necessitam de mais atenção.

Além disso, o Basecamp integra-se com o Guru, por isso não se esqueça de verificar.

8. Jira

O Jira, da Atlassian, é uma ferramenta de rastreio de problemas e projetos utilizada para lidar com novos projetos e levá-los à conclusão.

O Jira tem fluxos de trabalho automatizados que permitem gerenciar cada atualização com notificações de progresso de tarefas, comentários e muito mais. Isso permite-lhe conectar perfeitamente equipas que constroem o produto com as que o lançam.

Além disso, você pode adicionar qualquer peça de conhecimento que precisar (documentos, maquetes, pessoas) para que nunca perca informações críticas. Se está sem ideias, pode utilizar a IA do Jira para obter informações valiosas dos seus dados, o que leva a decisões mais rápidas.

9. Trabalho em equipe

Trabalho em equipe é tudo sobre trabalho em equipe, claro. Esta ferramenta de gestão de projetos é capaz de gerir todos os aspetos do seu projeto do início ao fim.

Esta solução simplifica o rastreamento de tempo, permitindo que você entenda como você e seus colegas gastam seu tempo. Estima com precisão quanto tempo um projeto irá demorar e regista-o para que possa manter-se no prazo e faturar os clientes prontamente.

Em relação à gestão de recursos, o Teamwork ajuda-o a gerir o trabalho da sua equipa em tempo real. Uma vez que obtém uma imagem completa da capacidade da sua equipa, pode evitar gargalos ao reatribuir tarefas facilmente.

O Teamwork se integra ao Guru; dê uma olhada.

10. Airtable

O Airtable é uma plataforma de colaboração utilizada para construir apps e capacitar as equipas a gerir os seus fluxos de trabalho mais críticos de forma mais eficaz.

Airtable mantém suas equipes conectadas por meio de interfaces personalizadas sem código. Ele possui blocos de construção que permitem arrastar e soltar componentes e criar interfaces em minutos. Desta forma, cada pessoa pode trabalhar como preferir.

Além disso, você tem permissões, que permitem que você decida quem pode acessar o quê.

O Airtable automatiza a maioria dos seus processos e o salva da confusão. Com uma única notificação ou um fluxo de trabalho de várias sequências, você pode manter sua equipe sempre no caminho certo.

Uma integração popular do Airtable é com o Guru. Veja como funciona.

Fazendo a escolha certa para sua equipe

Escolher o software de gerenciamento de projetos certo é um passo crítico para melhorar a eficiência e colaboração de sua equipe. Ao entender suas necessidades, avaliar os recursos-chave e testar seus principais concorrentes, você pode selecionar uma ferramenta que simplifica seus fluxos de trabalho e impulsiona resultados de projetos bem-sucedidos.

Mas uma ótima ferramenta é apenas metade da batalha. A outra metade é garantir que o conhecimento em que sua equipe confia - planos de projeto, atualizações de status e documentos de processo - esteja sempre preciso e acessível exatamente onde eles trabalham. É aqui que uma fonte de verdade de IA se torna essencial. O Guru se conecta aos seus aplicativos, incluindo sua nova ferramenta de PM, para fornecer respostas confiáveis e conscientes de permissão em todos os lugares.

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