Vous êtes-vous déjà demandé comment choisir un logiciel de gestion de projet adapté aux besoins de votre entreprise ? Ne vous posez plus la question ! Le guide ultime de l'acheteur pour les outils de gestion de projet est là.

Il n'y a jamais de moment où vous n'avez pas besoin de logiciel de gestion de projet. C'est l'un des meilleurs moyens de planifier, surveiller et lancer des projets réussis au sein de votre entreprise, d'autant plus que la recherche montre que seuls 35 % des projets sont réussis.

Mais seuls 23 % des entreprises utilisent des outils de gestion de projet — et un petit pourcentage d'entre elles n'ont pas encore bénéficié de ces outils.

C'est parce que la plupart d'entre elles n'utilisent pas la bonne solution. Mais si vous êtes ici, vous êtes prêt à prendre la bonne décision et à comprendre ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation des outils de gestion de projet.

Tout commence par découvrir les étapes que vous devez suivre...

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet est un outil numérique qui aide les équipes à planifier, organiser, exécuter et suivre les projets du début à la fin. Il centralise les tâches du projet, les chronologies, les ressources et la communication sur une plateforme unique.

Ces outils fournissent un espace de travail partagé où les membres de l'équipe peuvent collaborer, attribuer des responsabilités et suivre les progrès en temps réel.

Les logiciels de gestion de projet bénéficient aux organisations de toutes tailles :

• Équipes réduites : Suivi efficace des tâches et des délais

• Agences de marketing : Gérer plusieurs campagnes clients

• Entreprises à distance : Coordonner la main-d'œuvre distribuée

• Équipes d'entreprise : Superviser des projets complexes et multi-services

Mais quel est le véritable objectif d'un outil de gestion de projet ?

Comment les outils de gestion de projet sont-ils utilisés ?

L'objectif principal d'un outil de gestion de projet est d'organiser votre manière de travailler et de veiller à ce que votre équipe respecte le cap.

Mais il a également de multiples cas d'utilisation, notamment :

• Offrir une meilleure visibilité sur les projets : Imaginons que tous vos départements travaillent sur différents projets simultanément. Mais vous faites tout manuellement. À un moment donné, vous perdez probablement la trace de ce qui se passe où. Avec une solution de gestion de projet, vous évitez la confusion.

• Mieux gérer les ressources : Les ressources font référence aux personnes et aux équipements dont vous avez besoin pour terminer le projet à temps. Un outil de gestion de projet vous aide à les allouer efficacement afin que vous puissiez accomplir vos tâches dans les délais et le budget, une fonction critique étant donné que les grands projets informatiques dépassent en moyenne de 45 pour cent leur budget.

• Génération de rapports précis : Vous pouvez consulter des données en temps réel grâce à des rapports générés automatiquement ou à des tableaux de bord visuels. Ils sont extrêmement utiles pour suivre vos progrès, repérer les obstacles potentiels et rester en haut des choses.

• Suivi du temps et du personnel : Grâce à un outil de gestion de projet, vous verrez clairement combien de temps quelqu'un passe sur une tâche ou qui est disponible. Cela vous aide à facturer précisément vos clients puisque vous pouvez facilement enregistrer les heures passées sur chaque tâche.

Maintenant, plongeons plus profondément dans les avantages d'un outil de gestion de projet.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet ?

Le bon logiciel de gestion de projet offre ces avantages clés :

• Meilleure planification de projet : Nous savons que vous en avez marre d'utiliser des feuilles de calcul pour planifier vos projets. Nous le sommes aussi ! Un outil de gestion de projet vous aide à construire un flux de travail fluide qui correspond aux capacités de votre équipe et qui vous donne une visibilité approfondie.

• Tâches de projet automatisées : Un projet comporte de nombreuses tâches récurrentes chronophages, comme l'attribution des tâches, le suivi des ressources et le reporting des statuts. Vous pouvez dire 'adieu' à cette répétition puisque les outils de gestion de projet automatisent tout et vous font gagner plus de temps.

• Collaboration sans faille : Vous détestez devoir parcourir d'innombrables fils de discussion par e-mail juste pour trouver une seule note. C'est là que le logiciel de gestion de projet brille le plus. Puisque vous centralisez tout dans une seule plateforme, vous restez plus concentré sur le projet que sur les distractions.

• Finalisation plus rapide : Dans ce monde en constante évolution, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre que le traînard de votre équipe termine une tâche. Grâce à la gestion des tâches et d'autres fonctionnalités, vous pouvez rapidement voir si quelque chose ne va pas pour changer de direction si nécessaire, ce qui est vital lorsque certains projets informatiques se passent si mal qu'ils peuvent menacer l'existence même de l'entreprise.

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Vous ne pensez toujours pas que le logiciel de gestion de projet est fait pour vous ? Eh bien, cette statistique pourrait vous faire changer d'avis : 43 % des entreprises interrogées en 2022 ont signalé une augmentation significative de leur utilisation des outils de collaboration, ce qui signifie des délais de livraison de projet plus rapides.

Si vous êtes convaincu que vous avez besoin d'une telle solution dans votre vie, voyons comment choisir le bon logiciel de gestion de projet.

Fonctionnalités et fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion de projet

Comme vous le savez, chaque outil de gestion de projet actuellement disponible sur le marché a de multiples fonctionnalités. Parfois, trop, ce qui rend difficile de décider de ce dont vous avez vraiment besoin.

Voici quelques capacités auxquelles vous devriez prêter attention :

• Planification et ordonnancement : Le meilleur logiciel de gestion de projet devrait vous permettre de définir des objectifs de projet et des jalons, ainsi que de définir des tâches, des délais et des dépendances. Grâce aux alertes, aux notifications, aux horaires et aux calendriers, vous pouvez rester sur la bonne voie.

• Collaboration d'équipe : Messagerie dans l'application, partage de fichiers et tableaux de bord d'équipe. Tous contribuent à améliorer la communication et rendent la collaboration plus facile. De plus, cela apporte de la clarté sur la situation de votre projet.

• Gestion des ressources et de la documentation : Les feuilles de calcul ne sont pas si efficaces pour suivre toutes vos informations, ce qui constitue une responsabilité majeure lorsque la recherche montre que la moitié de tous les grands projets informatiques explosent massivement leur budget. Avec un outil de gestion de projet, vous avez toutes les données dont vous avez besoin en un seul endroit. De plus, vous pouvez y accéder rapidement et facilement, quand vous en avez besoin.

• Intégrations : La plupart des logiciels de gestion de projet s'intègrent à vos outils existants pour réduire le besoin de basculer entre les onglets. Guru, par exemple, s'intègre bien avec des applications de gestion de projet populaires comme Monday.com, Airtable, Basecamp et Teamwork. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à un outil séparé pour obtenir des réponses instantanées.

• Suivi du temps et du budget : Chaque projet, quelle que soit sa taille, laisse une trace. Un outil de gestion de projet vous aide à suivre et organiser vos documents. Il fournit une vue d'ensemble claire de votre performance, ce qui signifie que vous pouvez suivre le temps et l'argent dépensés sur chaque projet.

À la fin de la journée, vos besoins en tant qu'entreprise influencent grandement les fonctionnalités qu'un outil de gestion de projet doit avoir.

À présent, vous êtes prêt à prendre une décision éclairée. Nous allons donc vous montrer les 10 meilleurs systèmes de gestion de projet pour 2024.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet qui convient à vos besoins

Nous avons abordé ce qu'est un système de gestion de projet, comment l'utiliser et ses avantages. Maintenant, passons aux détails pour choisir l'outil adapté à votre entreprise.

Ainsi, le choix d'un logiciel de gestion de projet commence par ces cinq étapes.

Étape #1 : Identifiez vos besoins

Commencez par comprendre les besoins spécifiques de votre projet et de votre équipe. Cette base garantit que vous choisissez un outil qui résout réellement vos problèmes.

Posez-vous ces questions cruciales :

• Pourquoi avez-vous besoin d'une plateforme de gestion de projet ?

• Quels types de projets gérez-vous généralement ?

• Quelles sont les dates limites et les jalons critiques du projet ?

• Comment répartissez-vous généralement les ressources pour vos projets ?

• Avez-vous besoin d'un outil pour la prévision de projets ou le suivi du temps ?

Documentez vos réponses pour créer une liste claire de vos besoins. Cela vous évite d'être distrait par des fonctionnalités tape-à-l'œil dont vous n'avez pas réellement besoin.

Étape #2 : Comprendre les fonctionnalités dont vous aurez besoin

Les outils de gestion de projet ont de nombreuses fonctionnalités, assez pour vous donner mal à la tête. C'est probablement pourquoi vous avez arrêté vos recherches par vous-même et cherché un guide d'achat pour vous aider.

Vous êtes au bon endroit. Voici les fonctionnalités indispensables qui façonneront votre évaluation des logiciels de gestion de projet :

• Intégrations : Il est essentiel que votre outil de gestion de projet s'intègre directement à vos systèmes existants, tout comme le fait Guru. Cette application vous garde concentré sur la tâche à accomplir tout en vous fournissant rapidement les réponses dont vous avez besoin.

• Gestion des délais du projet : Cette fonctionnalité vous aide à suivre l'avancement de votre plan, de la définition des délais à l'ajustement de la cadence.

• Options de suivi du temps : L'une des fonctionnalités les plus importantes de tout outil de gestion de projet, ne vous en passez pas.

• Automatisation : Les outils de gestion de projet avec des fonctionnalités d'automatisation ont un impact positif sur une entreprise et simplifient vos opérations.

Nous pouvons parler davantage de ces fonctionnalités plus tard, restez à l'écoute.

Étape #3 : Recherchez différentes plateformes de gestion de projet

Cela devrait être facile, non ?

Maintenant que vous savez ce que vous recherchez, trouver la bonne solution qui correspond à vos besoins est un jeu d'enfant. Cependant, comme c'est une étape clé, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Tout d'abord, recherchez vos options. Il peut sembler évident, mais vous ne pouvez pas simplement vous contenter du premier outil qui apparaît sur Google. Vous devez mener une enquête approfondie et choisir l'outil qui convient le mieux à votre entreprise.

Le secret est de :

• Lire les avis des utilisateurs réels.

• Vérifier les évaluations sur des sites comme G2, TrustRadius et Capterra.

• Demander des recommandations à vos collègues.

• Explorer les blogs rédigés par des experts de l'industrie.

Ensuite, comparez les outils et voyez lequel répond le mieux à vos besoins.

Étape #4 : Testez le logiciel

À ce stade, vous avez réduit votre liste à deux ou trois options. Mais vous avez encore besoin de trouver CELUI.

C'est pourquoi cette étape existe. Elle consiste à tester le logiciel que vous avez choisi pour avoir une expérience pratique. L'objectif est de voir dans quelle mesure chaque option répond à vos besoins.

Vous commencez par rassembler une équipe de responsables et de chefs de projet, de préférence avec des rôles et des responsabilités différents. En diversifiant votre sélection, vous obtiendrez de meilleurs retours utilisateurs, car cela vous donnera un aperçu des forces, des faiblesses et de la facilité d'utilisation de l'outil.

Utilisez-le pendant une période prédéterminée. La plupart des solutions proposent des essais gratuits ou des plans qui vous permettent de les tester. Pendant ce temps, vos collègues devraient utiliser l'outil pour explorer tout ce que le logiciel propose.

Ensuite, demandez à vos coéquipiers leurs commentaires. L'interface utilisateur était-elle facile à utiliser ? A-t-elle résolu vos problèmes ? Y a-t-il des limitations dont vous devriez être conscient ? Les fonctionnalités de chat en temps réel ou de partage de fichiers ont-elles fonctionné comme prévu ?

Tout commentaire négatif ou positif peut vous aider à décider s'il s'agit du bon outil pour votre entreprise ou non.

Étape n°5 : Considérez votre budget

D'accord, vous avez trouvé CELUI, et vous le voulez maintenant. Vous êtes prêt à effectuer l'achat, mais il y a un petit problème. C'est trop cher pour vous en ce moment.

Eh bien, il est temps de retourner à la planche à dessin alors.

Il est important de définir clairement les paramètres de votre budget. Faut-il tout débourser et faire un gros investissement ? Ou faut-il y aller doucement ? De plus, vous devez tenir compte des coûts supplémentaires, tels que les frais d'abonnement ou de maintenance.

Avant de vous lancer, prenez en compte les coûts immédiats et à long terme. En revanche, si vous êtes une petite entreprise ou avez un budget plus serré, recherchez des outils gratuits ou des plans par utilisateur.

D'autre part, si vous êtes une grande entreprise avec des besoins complexes, vous pourriez avoir besoin d'obtenir une tarification personnalisée adaptée à votre organisation.

En conclusion, examinez le modèle de tarification de l'outil et s'il correspond à votre budget.

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Félicitations ! 🎉 Vous êtes prêt à franchir la dernière étape, qui est de faire votre choix final.

Mais avant de continuer et de vous montrer les meilleurs outils de gestion de projet actuellement disponibles, revoyons encore une fois ces fonctionnalités « indispensables ».

10 des meilleures solutions logicielles de gestion de projets à considérer

Avec les revenus du marché mondial des logiciels de gestion de projets prévus pour atteindre un impressionnant 15,60 milliards de dollars US d'ici 2025, il n'est pas surprenant qu'il y ait autant d'outils de gestion de projet actuellement disponibles.

Et même si cela semble être une tâche intimidante, nous avons rendu votre recherche plus facile. Explorons les meilleurs outils logiciels de gestion de projet que vous devriez envisager.

1. Asana

Asana est un outil populaire de gestion de projet, réputé pour connecter les équipes et les flux de travail aux initiatives stratégiques et aux objectifs commerciaux.

Il possède des capacités de gestion de projet qui vous aident à gérer vos projets de A à Z. Grâce aux tableaux kanban, listes de tâches, graphiques de Gantt et chronologies, Asana rend vos processus plus transparents et agiles.

De plus, il dispose d'automatisations qui font gagner du temps comme les mises à jour de statut. La seule condition est que vous recevrez des notifications concernant le travail le plus important pour vous. Mais vous pouvez mesurer le temps passé sur le projet via les options de suivi du temps afin de pouvoir budgétiser correctement.

Guru s'intègre également avec Asana — voir ici comment.

2. Wrike

Wrike offre une option de logiciel de gestion de projet polyvalente idéale pour l'ensemble de votre équipe, quel que soit le service.

Wrike a des types d'éléments personnalisés qui vous permettent de créer une bibliothèque personnalisable pour imiter votre processus, votre terminologie et votre méthodologie uniques. Vous pouvez également le personnaliser en fonction des rôles, de l'industrie et du département.

De plus, cet outil vous aide à gérer et à allouer correctement vos ressources, pour ne pas les gaspiller. Comme il stocke vos données au même endroit, chaque membre de l'équipe peut y accéder quand nécessaire.

Le tableau de bord de projet de Wrike vous aide également à visualiser ce dont votre équipe a besoin pour réussir en rassemblant les plans, les progrès et les analyses en une seule source.

3. ClickUp

ClickUp est un outil de productivité convivial où les grandes ou petites équipes peuvent planifier, s'organiser et collaborer de manière plus efficace.

Cet outil de gestion de projet vous aide à gérer de nouveaux projets grâce à la gestion des tâches, des tableaux blancs et des discussions. Permet de naviguer rapidement vers n'importe quelle tâche ou sous-tâche et de la personnaliser pour ne voir que ce qui vous intéresse à ce moment-là.

ClickUp permet également une excellente collaboration visuelle via un tableau blanc virtuel. Ici, vous pouvez faire un brainstorming, ajouter des notes et voir toutes les idées de votre équipe au même endroit, même si vous travaillez à distance.

Avec la fonction de chat, vous regroupez la communication au même endroit. Utilisez-le pour partager des mises à jour ou des liens vers des ressources.

4. Monday

Monday.com est une plateforme de gestion de projet hautement personnalisable connue pour sa scalabilité, sa flexibilité et son adaptabilité.

Cette solution a peu ou pas de courbe d'apprentissage car vous pouvez faire glisser et déposer n'importe quel élément que vous souhaitez pour créer votre flux de travail. L'espace de travail est intuitif et flexible, ce qui signifie qu'il s'adapte à la croissance de votre entreprise.

Si vous ne savez pas par où commencer, Monday propose des modèles prêts à l'emploi que vous pouvez utiliser pour débuter. Cela facilite la définition des objectifs et des tâches, l'organisation de votre façon de travailler et la gestion de vos livrables.

Et devinez quoi ? Monday s'intègre à Guru !

5. Trello

Dites 'Bonjour' à Trello, un outil de collaboration visuelle qui vous aide à gérer les projets de votre équipe et à tout organiser.

Trello est un outil adapté aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car vous pouvez le personnaliser pour l'adapter à votre style de travail. De plus, il a des intégrations avec de nombreux outils, y compris Slack, Jira, Google Drive, et plus encore.

Trello ne nécessite pas de formation, car il est facile à comprendre et ses fonctionnalités sont intuitives. De plus, tout le processus est transparent. Trello facilite le partage de vos fichiers avec vos collègues, peu importe où ils se trouvent.

6. Toggl Plan

Toggl Plan offre une manière simple aux agences de marketing et aux équipes de toutes tailles de jongler avec plusieurs projets en même temps.

Cet outil facilite l'allocation des ressources et la gestion du stockage des fichiers. Avec une vue plus claire de la charge de travail de votre équipe, vous pouvez éviter l'épuisement et planifier les goulets d'étranglement.

Toggl Plan dispose également de vues personnalisées pour tous vos coéquipiers. Cela signifie que tout le monde obtient la vue qu'il souhaite et a besoin, comme des projets codés en couleurs ou une vue aérienne.

De plus, cet outil garantit la précision à la fois pour la facturation et la paie pour rendre vos opérations commerciales plus efficaces et fiables.

7. Basecamp

Basecamp comprend qu'il est difficile de jongler avec plusieurs projets, dates limites et clients en même temps. C'est pourquoi il a créé une plateforme de gestion de projet, idéale pour les petites équipes, qui fait le travail demandé.

Il propose un tableau de bord sur une seule page où vous pouvez voir tous vos projets, tâches, attributions et délais. Vous pouvez le personnaliser pour qu'il ressemble à votre entreprise avec le logo et les couleurs de votre entreprise ; de plus, chacun peut configurer sa page d'accueil comme il le souhaite.

La fonctionnalité de Mission Control de Basecamp vous permet de voir quels projets sont sur la bonne voie et lesquels nécessitent plus d'attention.

De plus, Basecamp s'intègre à Guru, alors n'oubliez pas de vérifier cela.

8. Jira

Jira d'Atlassian est un outil de suivi des problèmes et des projets utilisé pour gérer de nouveaux projets et les concrétiser.

Jira a des flux de travail automatisés qui vous permettent de gérer chaque mise à jour avec des notifications de progression des tâches, des commentaires, et plus encore. Cela vous permet de connecter de manière transparente les équipes qui construisent le produit avec celles qui le lancent.

De plus, vous pouvez ajouter tout élément de connaissance dont vous avez besoin (documents, maquettes, personnes) afin de ne jamais perdre d'informations critiques. Si vous manquez d'idées, vous pouvez utiliser l'IA de Jira pour tirer des informations précieuses de vos données, ce qui conduit à une prise de décision plus rapide.

9. Travail d'équipe

Le travail d'équipe consiste bien sûr en du travail d'équipe. Cet outil de gestion de projet est capable de gérer chaque aspect de votre projet du début à la fin.

Cette solution simplifie le suivi du temps, vous permettant de comprendre comment vous et vos collègues passez votre temps. Il est capable d'estimer avec précision le temps nécessaire pour un projet et de le suivre afin que vous puissiez rester dans les délais et facturer les clients rapidement.

En ce qui concerne la gestion des ressources, Teamwork vous aide à gérer le travail de votre équipe en temps réel. Étant donné que vous avez une image complète de la capacité de votre équipe, vous pouvez éviter les goulets d'étranglement en réassignant facilement des tâches.

Teamwork s'intègre à Guru ; jetez un œil.

10. Airtable

Airtable est une plateforme de collaboration utilisée pour construire des applications et autonomiser les équipes pour mieux gérer leurs flux de travail les plus critiques.

Airtable garde vos équipes connectées grâce à des interfaces personnalisées sans code. Il possède des blocs de construction qui vous permettent de glisser et de déposer des composants et de créer des interfaces en quelques minutes. De cette façon, chaque personne peut travailler comme elle le souhaite.

De plus, vous avez des autorisations, qui vous permettent de décider qui peut accéder à quoi.

Airtable automatise la plupart de vos processus et vous évite le désordre. Avec une seule notification ou un flux de travail multi-séquence, vous pouvez maintenir votre équipe sur la bonne voie tout le temps.

Une intégration Airtable populaire est avec Guru. Découvrez comment cela fonctionne.

Faire le bon choix pour votre équipe

Choisir le bon logiciel de gestion de projet est une étape critique pour améliorer l'efficacité et la collaboration de votre équipe. En comprenant vos besoins, en évaluant les fonctionnalités clés et en testant vos principaux concurrents, vous pouvez sélectionner un outil qui rationalise vos flux de travail et entraîne des résultats de projet réussis.

Mais un excellent outil n'est que la moitié de la bataille. L'autre moitié consiste à garantir que les connaissances sur lesquelles votre équipe s'appuie – plans de projet, mises à jour d'état et documents de processus – sont toujours précises et accessibles là où elles travaillent. C'est là qu'une source de vérité alimentée par l'IA devient essentielle. Guru se connecte à vos applications, y compris votre nouvel outil de gestion de projet, pour offrir des réponses de confiance, conscientes des autorisations, partout.

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