Vous êtes-vous déjà demandé comment choisir un logiciel de gestion de projet qui convient aux besoins de votre entreprise ? Ne vous posez plus la question ! Le guide ultime de l'acheteur pour les outils de gestion de projet est là.

Il n'y a pas de moment où vous n'avez pas besoin d'un logiciel de gestion de projet. C'est l'un des meilleurs moyens de planifier, surveiller et lancer des projets réussis au sein de votre entreprise.

Mais seulement 23 % des entreprises utilisent des outils de gestion de projet — et un petit pourcentage d'entre elles n'en ont pas encore bénéficié.

C'est parce que la plupart d'entre elles n'utilisent pas la bonne solution. Mais si vous êtes ici, vous êtes prêt à prendre la bonne décision et à comprendre ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation des outils de gestion de projet.

Tout commence par découvrir les étapes que vous devez suivre...

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet fait référence aux outils que les entreprises utilisent pour gérer efficacement leurs projets. 

En un mot, c'est une solution qui vous aide à planifier, organiser et suivre des projets. Tout en favorisant une collaboration fluide entre les équipes et les parties prenantes. 

Pensez-y comme à un espace virtuel auquel vos membres d'équipe peuvent accéder lorsqu'ils travaillent sur une tâche en cours. Ici, les gens peuvent clairement définir les responsabilités et les tâches, suivre la progression du projet et allouer des ressources.

Mais à qui cela s'adresse-t-il ? La réponse courte : tout le monde. 

Lorsque vous travaillez sur un projet d'entreprise, vous devez savoir quelles sont les tâches, qui est responsable de quoi, etc. Sans plateforme de gestion de projet, vous n'obtiendrez pas d'informations précieuses sur la performance de votre équipe.

C'est pourquoi les entreprises et les équipes de toutes tailles de tous les secteurs d'activité utilisent cet outil pour rationaliser leur flux de travail, des agences de marketing occupées aux entreprises entièrement à distance.

Mais quel est le vrai but d'un outil de gestion de projet ?

Comment sont utilisés les outils de gestion de projet ?

L'objectif principal d'un outil de gestion de projet est d'organiser votre manière de travailler et de veiller à ce que votre équipe respecte le cap.

Mais il a aussi plusieurs cas d'utilisation, y compris : 

• Offrir une meilleure visibilité du projet : Disons que tous vos services travaillent sur différents projets en même temps. Mais vous faites tout manuellement. À un moment donné, vous perdez probablement le fil de ce qui se passe où. Avec une solution de gestion de projet, vous évitez la confusion.  
• Mieux gérer les ressources : Les ressources font référence aux personnes et à l'équipement dont vous avez besoin pour mener à bien le projet dans les délais. Un outil de gestion de projet vous aide à les allouer efficacement afin de pouvoir accomplir vos tâches dans le budget prévu. 
• Générer des rapports précis : Vous pouvez visualiser des données en temps réel grâce à des rapports générés automatiquement ou des tableaux de bord visuels. Ils sont extrêmement utiles pour suivre vos progrès, repérer les obstacles potentiels et rester maître de la situation. 
• Suivre le temps et le personnel : Grâce à un outil de GP, vous verrez clairement combien de temps quelqu'un passe sur une tâche ou qui est disponible. Cela vous aide à facturer précisément vos clients puisque vous pouvez facilement enregistrer les heures passées sur chaque tâche. 

Maintenant, approfondissons les avantages d'un outil de GP.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet ?

Les logiciels de gestion de projet ont tellement d'avantages, cela va nous prendre des âges pour tous les compter. C'est pourquoi nous nous sommes contentés uniquement des principaux avantages d'un outil de GP. 

Ainsi, le bon logiciel de gestion de projet offre les avantages suivants : 

• Meilleure planification de projet : Nous savons que vous en avez marre d'utiliser des feuilles de calcul pour planifier vos projets. Nous le sommes aussi ! Un outil de gestion de projet vous aide à construire un flux de travail transparent qui correspond aux compétences de votre équipe et vous donne une visibilité approfondie. 
• Tâches de projet automatisées : Un projet comporte de nombreuses tâches récurrentes et chronophages, telles que l'attribution de tâches, le suivi des ressources et le reporting des statuts. Vous pouvez dire 'au revoir' à cette répétition puisque les outils de GP automatisent tout et vous font gagner plus de temps. 
• Collaboration transparente : Vous détestez ça quand vous devez parcourir d'innombrables fils de discussion par e-mail juste pour trouver une note. C'est là que le logiciel de gestion de projet brille le plus. Puisque vous centralisez tout dans une seule plateforme, vous restez plus concentré sur le projet que sur les distractions. 
• Exécution plus rapide: Dans ce monde où tout va vite, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre que le lambin de votre équipe termine une tâche. Grâce à la gestion des tâches et autres fonctionnalités, vous pouvez rapidement voir si quelque chose ne va pas pour changer de cap si nécessaire. 

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Vous ne pensez toujours pas que le logiciel de gestion de projet est pour vous? Eh bien, cette statistique pourrait vous faire changer d'avis: 43% des entreprises interrogées en 2022 ont signalé une augmentation significative de leur utilisation d'outils de collaboration, ce qui signifie des délais de livraison de projets plus rapides. 

Si vous êtes convaincu que vous avez besoin d'une telle solution dans votre vie, voyons comment choisir le bon logiciel de gestion de projet. 

Comment choisir un logiciel de gestion de projet qui correspond à vos besoins

Nous avons abordé ce qu'est un système de gestion de projet, comment l'utiliser et ses avantages. Maintenant, passons aux détails pour choisir le bon outil pour votre entreprise. 

Donc, le choix d’un logiciel de gestion de projet commence par ces cinq étapes. 

Étape #1 : Identifiez vos besoins

Comme l'univers, tout commence par un BANG ! Dans ce cas, vous devriez d'abord essayer de comprendre les besoins de votre projet et de votre équipe. Et identifiez vos objectifs. 

Par exemple, vous avez besoin d'une solution de gestion de projet parce que vous voulez mieux organiser vos flux de travail. 

Essayez de trouver des réponses aux questions suivantes : 

• Pourquoi avez-vous besoin d'une plateforme de gestion de projet ?
• Quels types de projets gérez-vous généralement ?
• Quelles sont les dates limites et les jalons critiques du projet ?
• Comment allouez-vous généralement des ressources pour vos projets ? 
• Avez-vous besoin d'un outil pour la prévision de projets ou le suivi du temps ?

Si vous êtes bloqué, il est toujours utile de demander à un outil d'intelligence artificielle (IA) tel que ChatGPT de générer de nouvelles idées. 

Ce qu'il est important de retenir, c'est que vous avez définitivement besoin d'un objectif afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde, même lorsqu'il perd de vue ce qui compte dans ce projet. 

Étape #2 : Comprendre les fonctionnalités dont vous aurez besoin

Les outils de gestion de projet ont de nombreuses fonctionnalités, assez pour vous donner mal à la tête. C'est probablement pourquoi vous avez arrêté de chercher par vous-même et avez essayé de trouver un guide d'achat pour vous aider.

Vous êtes au bon endroit. Voici les fonctionnalités « indispensables » qui façonneront votre évaluation du logiciel de gestion de projet: 

• Intégrations: Il est essentiel que votre outil de gestion de projet s'intègre directement dans vos systèmes existants, tout comme le fait Guru. Cette application vous garde concentré sur la tâche à accomplir tout en vous fournissant rapidement les réponses dont vous avez besoin. 
• Gestion de la chronologie du projet: Cette fonctionnalité vous aide à suivre l'avancement de votre plan, de la définition des délais à l'ajustement du rythme. 
• Options de suivi du temps: Une des fonctionnalités les plus importantes de tout outil de gestion de projet, ne vous privez pas de celle-ci. 
• Automatisation: Les outils de gestion de projet avec des fonctionnalités d'automatisation ont un impact positif sur une entreprise et simplifient vos opérations. 

Nous pourrons parler davantage de ces fonctionnalités plus tard, alors restez à l'écoute. 

Étape #3 : Recherchez différentes plateformes de gestion de projet

Cela devrait être facile, non ? 

Maintenant que vous savez ce que vous recherchez, trouver la bonne solution qui correspond à vos besoins est un jeu d'enfant. Pourtant, puisque c'est une étape clé, voici quelques conseils pour vous lancer. 

Tout d'abord, recherchez vos options. Il peut sembler évident, mais vous ne pouvez pas simplement vous contenter du premier outil qui apparaît sur Google. Vous devez être minutieux dans votre enquête et choisir l'outil qui convient le mieux à votre entreprise. 

Le secret est de : 

• Lisez les avis des utilisateurs réels.
• Consultez les évaluations sur des sites comme G2, TrustRadius et Capterra.
• Demandez des recommandations à vos collègues.
• Explorez les blogs écrits par des experts du secteur.

Ensuite, comparez les outils et voyez lequel correspond le mieux à vos besoins. 

Étape #4 : Testez le logiciel

À ce stade, vous avez réduit votre liste à deux ou trois options. Mais vous devez encore trouver LE BON. 

C'est pourquoi cette étape existe. Elle consiste à tester le logiciel que vous avez choisi pour avoir une expérience pratique. L'objectif est de voir à quel point chaque option répond à vos besoins. 

Vous commencez par rassembler une équipe de responsables et de chefs de projet, de préférence avec des rôles et des responsabilités différents. En diversifiant votre pool, vous obtiendrez de meilleurs retours d'utilisateur, car cela vous donnera un aperçu des forces, des faiblesses et de la facilité d'utilisation de l'outil. 

Utilisez-le pendant une période prédéterminée. La plupart des solutions proposent des essais gratuits ou des plans qui vous permettent de les tester. Pendant ce temps, vos collègues devraient utiliser l'outil pour explorer tout ce que le logiciel propose.

Ensuite, demandez à vos coéquipiers leurs commentaires. L'interface utilisateur était-elle facile à utiliser ? A-t-elle résolu vos problèmes ? Y a-t-il des limitations dont vous devriez être conscient ? Les fonctionnalités de chat en temps réel ou de partage de fichiers ont-elles fonctionné comme prévu ? 

Tout commentaire négatif ou positif peut vous aider à décider s'il s'agit de l'outil adapté à votre entreprise ou non. 

Étape n°5 : Considérez votre budget

D'accord, vous avez trouvé L'ÉLU, et vous le voulez maintenant. Vous êtes prêt à effectuer l'achat, mais il y a un petit problème. C'est trop cher pour vous en ce moment. 

Eh bien, il faut retourner à la planche à dessin.

Il est important de définir clairement vos paramètres budgétaires. Faut-il tout débourser et faire un gros investissement ? Ou faut-il y aller doucement ? De plus, vous devez penser aux coûts supplémentaires, tels que les frais d'abonnement ou de maintenance. 

Avant de vous lancer, prenez en compte les coûts immédiats et à long terme. Si vous êtes une petite entreprise ou avez un budget plus serré, cherchez des outils gratuits ou des plans par utilisateur.

En revanche, si vous êtes une grande entreprise avec des exigences complexes, vous pourriez avoir besoin de prix personnalisés adaptés à votre organisation. 

En conclusion, examinez le modèle tarifaire de l'outil et s'il correspond à votre budget. 

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Félicitations ! 🎉 Vous êtes prêt à franchir la dernière étape, qui est de faire votre choix final. 

Mais avant de poursuivre et de vous montrer les meilleures outils de gestion de projet actuellement disponibles, revoyons une fois de plus ces fonctionnalités 'must-have'. 

Fonctionnalités et fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion de projet

Comme vous le savez, chaque outil de gestion de projet actuellement disponible sur le marché a de multiples fonctionnalités. Parfois, trop de fonctionnalités rendent difficile la décision de ce dont vous avez réellement besoin. 

Voici quelques-unes des capacités auxquelles vous devriez faire attention : 

• Planification et ordonnancement: Le meilleur logiciel de gestion de projet devrait vous permettre de définir des objectifs et des jalons de projet, ainsi que de définir des tâches, des délais et des dépendances. Grâce aux alertes, aux notifications, aux horaires et aux calendriers, vous pouvez rester sur la bonne voie. 
• Collaboration d'équipe: Messagerie intégrée, partage de fichiers et tableaux de bord d'équipe. Tous contribuent à améliorer la communication et rendent la collaboration plus facile. De plus, cela apporte de la clarté sur la situation de votre projet. 
• Gestion des ressources et documentation: Les feuilles de calcul ne sont pas si efficaces pour suivre toutes vos informations. Avec un outil de gestion de projet, vous avez toutes les données dont vous avez besoin en un seul endroit. De plus, vous pouvez y accéder rapidement et facilement, quand vous en avez besoin. 
• Intégrations: La plupart des logiciels de gestion de projet s'intègrent à vos outils existants pour réduire la nécessité de basculer entre les onglets. Guru, par exemple, s'intègre bien avec des applications de gestion de projet populaires comme Monday.com, Airtable, Basecamp et Teamwork. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à un outil séparé pour obtenir des réponses immédiates. 
• Suivi du temps et du budget: Chaque projet, peu importe sa taille, laisse une trace. Un outil de gestion de projet vous aide à suivre et organiser vos documents. Il fournit une vue d'ensemble claire de votre performance, ce qui signifie que vous pouvez suivre le temps et l'argent dépensés sur chaque projet. 

À la fin de la journée, vos besoins en tant qu'entreprise influencent fortement les fonctionnalités qu'un outil de gestion de projet doit avoir. 

À ce stade, vous êtes prêt à prendre une décision éclairée. Alors, permettez-nous de vous montrer les 10 meilleurs systèmes de gestion de projet pour 2024. 

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10 des meilleures solutions de logiciel de gestion de projet à considérer

Avec le marché mondial des logiciels de gestion de projet projeté pour dépasser 15,08 milliards de dollars d'ici 2030, il n'est pas surprenant qu'il y ait actuellement autant d'outils de GP disponibles. 

Et même si cela semble être une tâche intimidante, nous avons rendu vos recherches plus faciles. Explorons les meilleurs outils logiciels de gestion de projet que vous devriez envisager. 

1. Asana

Asana est un outil de gestion de projet populaire de confiance pour connecter les équipes et les flux de travail aux initiatives stratégiques et aux objectifs commerciaux. 

Il possède des capacités de gestion de projet qui vous aident à gérer vos projets de A à Z. Grâce aux tableaux kanban, listes de tâches, graphiques de Gantt et chronologies, Asana rend vos processus plus transparents et agiles.

De plus, il dispose d'automatisations qui font gagner du temps comme les mises à jour de statut. Le hic, c'est que vous ne recevrez des notifications que sur le travail qui vous importe le plus. Mais vous pouvez mesurer combien de temps vous passez sur le projet grâce aux options de suivi du temps afin que vous puissiez gérer votre budget correctement. 

Guru s'intègre également à Asana — voir ici. 

2. Wrike

Wrike propose une option de logiciel de gestion de projet polyvalente idéale pour toute votre équipe, peu importe le département. 

Wrike a des types d'éléments personnalisés qui vous permettent de créer une bibliothèque personnalisable pour imiter votre processus, votre terminologie et votre méthodologie uniques. Vous pouvez également l'adapter en fonction des rôles, de l'industrie et du département. 

De plus, cet outil vous aide à gérer et à allouer correctement vos ressources, pour ne pas les gaspiller. Puisqu'il stocke vos données au même endroit, chaque membre de l'équipe peut y accéder quand c'est nécessaire. 

Le tableau de bord du projet Wrike vous aide également à visualiser ce dont votre équipe a besoin pour réussir en rassemblant les plans, les progrès et les analyses en une seule source.

3. ClickUp

ClickUp est un outil de productivité convivial où de grandes ou petites équipes peuvent planifier, organiser et collaborer plus efficacement. 

Cet outil de gestion de projet vous aide à gérer de nouveaux projets grâce à la gestion des tâches, des tableaux blancs et des discussions. Il vous permet de naviguer rapidement vers n'importe quelle tâche ou sous-tâche — et de le personnaliser pour que vous ne voyiez que ce qui vous intéresse à ce moment-là. 

ClickUp permet également une excellente collaboration visuelle via un tableau blanc virtuel. Ici, vous pouvez faire des brainstormings, ajouter des notes et voir toutes les idées de votre équipe en un seul endroit, même si vous travaillez à distance. 

Avec la fonction de chat, vous regroupez la communication au même endroit. Utilisez-le pour partager des mises à jour ou lier des ressources. 

4. Monday

Monday.com est une plateforme de gestion de projet hautement personnalisable, connue pour sa scalabilité, sa flexibilité et son adaptabilité. 

Cette solution a peu ou pas de courbe d'apprentissage car vous pouvez faire glisser et déposer n'importe quel élément que vous souhaitez pour créer votre flux de travail. L'espace de travail est intuitif et flexible, ce qui signifie qu'il s'adapte à la croissance de votre entreprise. 

Si vous ne savez pas par où commencer, Monday propose des modèles prêts à l'emploi que vous pouvez utiliser pour commencer. Cela facilite la définition des objectifs et des tâches, l'organisation de votre façon de travailler et la gestion de vos livrables. 

Et devinez quoi? Monday s'intègre avec Guru!

5. Trello

Dites ‘Bonjour’ à Trello, un outil de collaboration visuel qui vous aide à gérer les projets de votre équipe et à tout organiser.

Trello est un outil adapté aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car vous pouvez le personnaliser pour l'adapter à votre style de travail. De plus, il dispose d'intégrations avec de nombreux outils, y compris Slack, Jira, Google Drive et bien d'autres. 

Trello ne nécessite aucune intégration, car il est facile à comprendre et ses fonctionnalités sont intuitives. De plus, tout le processus est transparent. Trello facilite le partage de vos fichiers avec des collègues, peu importe où ils se trouvent. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan fournit une manière simple pour les agences de marketing et les équipes de toutes tailles de jongler avec plusieurs projets à la fois. 

Cet outil facilite l'allocation des ressources et la gestion du stockage des fichiers. Avec une idée plus claire de la charge de travail de votre équipe, vous pouvez éviter l'épuisement professionnel et planifier d'éventuels goulets d'étranglement.

Toggl Plan dispose également de vues personnalisées pour tous vos coéquipiers. Cela signifie que tout le monde obtient la vue qu'il souhaite et dont il a besoin, comme des projets codés par couleur ou une vue d'ensemble.

De plus, cet outil garantit la précision tant dans la facturation que dans la paie pour rendre vos opérations commerciales plus efficaces et fiables. 

7. Basecamp

Basecamp comprend qu'il est difficile de jongler avec plusieurs projets, échéances et clients en même temps. C'est pourquoi il a mis en place une plateforme de gestion de projet, idéale pour les petites équipes, qui fait bien le travail.

Il propose un tableau de bord sur une seule page où vous pouvez voir tous vos projets, tâches, attributions et délais. Vous pouvez le personnaliser pour qu'il ressemble à chez vous avec le logo et les couleurs de votre entreprise; de plus, chacun peut définir sa page d'accueil comme il le souhaite.

La fonction Mission Control de Basecamp vous permet de voir quels projets sont sur la bonne voie et lesquels nécessitent plus d'attention.

En outre, Basecamp s'intègre avec Guru, alors n'oubliez pas de jeter un coup d'œil. 

8. Jira

Jira d'Atlassian est un outil de suivi des problèmes et de projets utilisé pour gérer de nouveaux projets et les mener à bien. 

Jira a des flux de travail automatisés qui vous permettent de gérer chaque mise à jour avec des notifications de progression des tâches, des commentaires, et plus encore. Cela vous permet de connecter de manière transparente les équipes qui construisent le produit avec celles qui le lancent. 

De plus, vous pouvez ajouter tout élément de connaissance dont vous avez besoin (documents, maquettes, personnes) afin de ne jamais perdre d'informations critiques. Si vous manquez d'idées, vous pouvez utiliser l'IA de Jira pour tirer des informations précieuses de vos données, ce qui favorise une prise de décision plus rapide.

9. Travail d'équipe

Le travail d'équipe consiste bien sûr en du travail d'équipe. Cet outil de gestion de projet est capable de gérer chaque aspect de votre projet du début à la fin. 

Cette solution simplifie le suivi du temps, vous permettant de comprendre comment vous et vos collègues passez votre temps. Elle estime avec précision combien de temps un projet prendra et le suit afin que vous puissiez respecter votre emploi du temps et facturer vos clients rapidement.  

En ce qui concerne la gestion des ressources, Teamwork vous aide à gérer le travail de votre équipe en temps réel. Étant donné que vous avez une vision complète de la capacité de votre équipe, vous pouvez éviter les goulets d'étranglement en réaffectant facilement les tâches.

Teamwork s'intègre à Guru ; jetez un œil.

10. Airtable

Airtable est une plateforme de collaboration utilisée pour créer des applications et permettre aux équipes de mieux gérer leurs flux de travail les plus critiques.  

Airtable garde vos équipes connectées grâce à des interfaces personnalisées sans code. Il possède des blocs de construction qui vous permettent de glisser et de déposer des composants et de créer des interfaces en quelques minutes. De cette façon, chaque personne peut travailler comme elle le souhaite. 

De plus, vous avez des permissions, qui vous permettent de décider qui peut accéder à quoi. 

Airtable automatise la plupart de vos processus et vous évite le désordre. Avec une seule notification ou un flux de travail en plusieurs étapes, vous pouvez garder votre équipe sur la bonne voie à tout moment. 

Une intégration populaire d'Airtable est avec Guru. Voyez comment ça marche.

À vous de jouer

C'est tout! Vous savez tout ce qu'il faut savoir sur le choix d'un logiciel de gestion de projet. Si nous avons réussi à faciliter votre processus de sélection, notre travail ici est terminé.

Mais voulez-vous rendre la gestion des projets encore plus facile ? 

Utilisez votre nouvel outil de gestion de projet avec Guru, une solution 3-en-1 qui vous donne toutes les réponses immédiatement, peu importe où vous travaillez. Avec une recherche intelligente par IA, vous obtiendrez des données précises et fiables directement dans les outils de votre équipe.

Mais Guru fait bien plus que cela — il vous suffit de vous inscrire en tant que nouvel utilisateur et de le découvrir par vous-même.