Tout le monde croit que leurs annonces sont cruciales et applicables à tous. Ce n'est pas une mauvaise chose; c'est le travail des chefs de service - être concentré sur les objectifs de leur équipe puis s'assurer que ces résultats et apprentissages sont partagés.

Pensez à la quantité de courriels, DM et autres communications que reçoit en moyenne un employé pendant une journée de travail. Rester au courant de tout peut être difficile, mais c'est précisément là que les bonnes pratiques de communication interne peuvent être utiles. C'est le travail des professionnels de la communication interne de synthétiser et traduire les informations/connaissances qu'ils veulent communiquer pour que tous les employés puissent les comprendre.

Chez Guru, nous utilisons trois questions essentielles pour nous assurer que lorsque la connaissance est communiquée, elle est pertinente et applicable au lieu de simplement ajouter au "bruit" du travail:

• À qui est-ce pertinent?
• Est-ce sensible au temps?
• Une action est-elle requise?

Capture, collaboration et amélioration du contenu

Notre équipe de communications internes envoie aux employés une newsletter d'entreprise via la fonctionnalité d'annonces Guru toutes les deux semaines. Collaboration à la rédaction de cette newsletter à l'aide des outils d'IA de Guru comme Assist et Answers a accéléré le processus de rédaction et facilité la contribution de contenu par des équipes situées dans différents fuseaux horaires. Au cours des derniers mois, l'IA a régulièrement amélioré les annonces en simplifiant le langage, en condensant le contenu et en ajustant le ton. En conséquence, notre taux de lecture des annonces à l'échelle de l'entreprise est passé de 68% à une moyenne de 89% sur une période de quatre mois.

Notre équipe de communications internes peut encore améliorer les connaissances que nous partageons en agissant sur les données d'annonce et d'engagement.  Par exemple, nous examinons les données d'engagement dans le produit des employés qui n'ont pas confirmé avoir lu la newsletter et menons des recherches qualitatives pour comprendre pourquoi ils ne s'engagent pas avec les mises à jour. Avec le soutien de l'IA générative et de notre éditeur de contenu collaboratif, l'équipe est en mesure de prendre des décisions plus éclairées sur ce qui, quand et avec qui les informations sont partagées.

Communications spécifiques à l'équipe

Une fois que les chefs d'équipe ont été formés à la logique et au processus de communication interne, ce qui implique de veiller à ce que les communications soient examinées et approuvées par des canaux internes, ils sont encouragés à transmettre des annonces pertinentes et actionnables à leurs équipes respectives. Une excellente illustration de ce scénario est lorsque les dirigeants distribuent un document "pre-read" avant une session de mise en service de produit chez Guru. Cette pratique améliore la qualité des conversations synchrones.

Un des membres de l'équipe de revenus de Guru a déclaré qu'en recevant une annonce avec du matériel préliminaire, cela les aidait à prioriser la consommation de toutes les informations nécessaires pour comprendre le véritable objectif d'une réunion à venir. Dans ce cas, un responsable a aidé son équipe à contrôler le volume et leur a donné du matériel sur lequel ils pouvaient revenir lorsqu'ils participaient à une réunion au lieu de simplement suivre en temps réel. Cette couche de priorisation dirigée par le responsable contribue à créer de la responsabilité spécifique à l'équipe, des rituels et la mémorisation des informations.

Compréhension et alignement

La planification des annonces à l'avance a également été un changement radical. La capacité de planifier les communications est bénéfique sur le plan cognitif pour les destinataires car les rituels et les cadences établissent la confiance et réduisent le sentiment d'être submergé par des communications inattendues. Les employés savent qu'ils recevront régulièrement des documents et des mises à jour 24 heures avant une séance de renforcement des compétences ou une réunion d'entreprise. En revanche, les dirigeants d'équipe occupés peuvent profiter des avantages des communications asynchrones en planifiant leurs annonces.

La communication sans compréhension n'est que du bruit. Et le bruit et le désordre numérique conduisent à la surcharge et au fardeau. Et le fardeau conduit à l'épuisement professionnel.

Selon un rapport du Harvard Business Review de 2021, 25% des personnes qui ressentaient un fort sentiment de but dans leur travail n'avaient pas connu d'épuisement professionnel. Lorsque nous sommes capables de comprendre la priorisation des communications, de passer à l'action et de revenir au temps de concentration, nous nous connectons aux parties significatives du travail.  Au lieu de cliquer immédiatement sur "J'ai compris" pour mettre fin aux notifications et se débarrasser de ce point rouge redouté, les employés consomment maintenant les connaissances de l'équipe et de l'entreprise de manière asynchrone. Ces rituels garantissent la clarté sur ce que les employés doivent savoir, ce qu'ils doivent faire et quand.