Cosa sono gli strumenti di comunicazione interna?

Gli strumenti di comunicazione interna sono software che aiutano le aziende a gestire le comunicazioni tra i dipendenti. Questi strumenti possono aiutare a semplificare la comunicazione tra manager e dipendenti, o tra dipendenti stessi. Possono anche contribuire a ridurre la necessità di riunioni faccia a faccia, il che può far risparmiare tempo e denaro.

Esempi di comunicazione interna

Ci sono diversi modi per comunicare al lavoro, ma ecco alcune interazioni universali che avvengono in quasi tutti i luoghi di lavoro:

Comunicazione dal management ai dipendenti

Questa forma di comunicazione interna si concentra strettamente sulla struttura organizzativa e la trasmissione delle informazioni dall'alto verso il basso da parte di manager e decisori ai collaboratori. Può essere qualsiasi cosa, dalla tua solita riunione 1:1 con il manager a un veloce DM per confermare che sei ancora in carreggiata per rispettare una scadenza.

Comunicazione dall'impiegato al management

Se stai cercando un modo per consentire ai dipendenti di comunicare informazioni importanti ai dirigenti, devi concentrarti sulla comunicazione dal basso verso l'alto. Comunicazioni come questa tendono a essere collaborative perché si concentrano sul personale nel suo complesso. 

Comunicazione tra pari

Che tu stia parlando con qualcuno del tuo team o avendo una conversazione con un altro collaboratore, stai lavorando per promuovere la comunicazione tra pari. Questa è una comunicazione che avviene tra i membri del personale durante la giornata.

Comunicazione in caso di crisi

Questo tipo critico di comunicazione interna può delinerare le strategie, i sistemi e i processi che le organizzazioni utilizzano per comunicare in caso di crisi. Poiché questi problemi raramente si verificano con preavviso, è importante che le organizzazioni considerino come gestire le situazioni prima che si presentino.

Comunicazione del cambiamento

Indipendentemente dal fatto che tu stia affrontando qualcosa di minore o un grande cambiamento, ci vuole il giusto tipo di comunicazione per gestire il cambiamento. La comunicazione sul cambiamento dovrebbe aiutare i dipendenti a comprendere i cambiamenti attesi, quando e perché si stanno verificando, oltre a contestualizzare come il cambiamento influenzerà l'intera organizzazione o i singoli team.

Perché gli strumenti di comunicazione sono importanti?

Nel posto di lavoro di oggi, la comunicazione è fondamentale. Avere gli strumenti giusti in atto può fare una grande differenza nel modo in cui il tuo team lavora insieme e nell'efficienza con cui puoi completare le attività.

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I vantaggi degli strumenti di comunicazione

• Facilita la collaborazione tra i team
• Riduce il tempo perso
• Elimina le barriere geografiche
• Migliora l'efficienza, la chiarezza e la trasparenza
• Fornisce ai dipendenti le informazioni necessarie per svolgere il loro lavoro
• Promuove un ambiente di lavoro coinvolgente

Senza uno strumento di comunicazione, è probabile che tu incontri problemi nella coordinazione del lavoro, nel mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e semplicemente nel trasmettere il tuo messaggio. Quando la comunicazione è inefficace, può portare a frustrazione, perdita di tempo o sovraccarico di informazioni.

Caratteristiche di uno strumento di comunicazione efficace

Funzionalità di ricerca

La possibilità di cercare messaggi o conversazioni specifiche è un componente chiave di qualsiasi grande strumento di comunicazione. Questi strumenti dovrebbero avere funzionalità che consentono di cercare per parole chiave, persone, date, tag, categorie e persino allegati. Consentire agli utenti di trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno senza dover cercare all'interno dei progetti.

Massimizza le capacità dei tuoi strumenti di comunicazione interna collegandoli con la ricerca AI aziendale compatibile. Ad esempio, con Guru, puoi ottenere risposte istantanee tratte dalle tue conversazioni in chat, senza dover abbandonare il tuo flusso di lavoro per cercarle.

Organizzazione e struttura

Uno strumento di comunicazione organizzato consentirà agli utenti di strutturare le informazioni nei modi che funzionano meglio per loro. Molti strumenti di comunicazione hanno la capacità di creare canali, tagging e persino campi personalizzati per aiutare a organizzare le informazioni. 

La possibilità di controllare come vengono presentate le informazioni rende più facile per gli utenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno e riduce il disordine generale in un progetto.

Feed di notizie

Gli strumenti di comunicazione che forniscono agli utenti un feed di notizie consentono ai team di vedere cosa sta accadendo in tempo reale. Questa funzionalità è importante per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e aggiornati sulle ultime attività e sviluppi del progetto tra i team.

Notifiche e annunci

La possibilità di ricevere notifiche su conversazioni o messaggi specifici è una caratteristica chiave degli strumenti di comunicazione. Questo consente agli utenti di rimanere aggiornati sulle ultime attività in un progetto e garantisce che nessuna informazione importante venga persa.

Condivisione file

Non è raro che le aziende utilizzino più strumenti per la comunicazione interna, il che rende una funzione per la condivisione di file cruciale. La possibilità di condividere PDF, immagini, video e altri tipi di file può facilitare molto la collaborazione tra i membri del team sui progetti.

Condivisione sociale

La possibilità di condividere informazioni con persone al di fuori della tua azienda è un grande vantaggio degli strumenti di comunicazione. Questa funzionalità ti consente di connetterti rapidamente con prospettive, clienti, partner e altri stakeholder.

Monitoraggio delle attività

La possibilità di monitorare le attività è una funzionalità che può aiutare gli utenti a vedere la storia di ciò che è stato detto e fatto in un progetto. Essere in grado di visualizzare la cronologia delle attività può essere utile anche quando si lavora su più progetti, poiché può fungere da segnalibro per fare riferimento a ciò su cui stai lavorando senza dover cercare in ogni progetto singolarmente. Può essere utile anche per scopi di audit o semplicemente per capire come un progetto è progredito nel tempo.

Sicurezza e permessi

La sicurezza gioca un ruolo importante in come vengono memorizzate le tue informazioni. Utilizzare uno strumento di comunicazione che offre permessi e sicurezza avanzati, può darti la tranquillità che i tuoi dati siano al sicuro.

Supporto multilingue

Il supporto multilingue è spesso trascurato quando si tratta di strumenti di comunicazione. Tuttavia, può essere una funzione critica per le aziende con dipendenti o clienti situati in diverse parti del mondo. 

Avere la possibilità di utilizzare strumenti in diverse lingue promuove anche un ambiente inclusivo e può consentire ai dipendenti o ai clienti di godere del programma nella loro lingua madre.

Interazioni e discussioni

Quando lavori all'interno di uno strumento, può essere utile avere la possibilità di interagire con altri utenti in una discussione senza dover utilizzare uno strumento separato. Questa funzionalità ti consente di porre domande, fornire feedback e collaborare con altri in tempo reale.

App mobile

La possibilità di accedere al tuo strumento di comunicazione in movimento è un grande vantaggio. Le app mobili consentono agli utenti di rimanere connessi e continuare a lavorare su progetti, anche quando sono lontani dal proprio ufficio. Può aiutare i team a essere a conoscenza di eventuali aggiornamenti o notifiche urgenti non appena si presentano.

Integrazioni

La possibilità di integrarsi con gli altri strumenti che possiedi può rendere la comunicazione più fluida. Questo può includere strumenti di gestione progetti, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e persino software di contabilità. 

Mentre alcuni strumenti hanno queste integrazioni integrate, altri potrebbero richiedere di utilizzare software di terze parti, quindi è importante considerare cosa funzionerà meglio per il tuo team quando scegli il tuo strumento di comunicazione.

Tipi di strumenti di comunicazione interna

Ci sono molti strumenti che contribuiscono alla qualità della strategia di comunicazione interna di un'azienda. Ecco alcuni dei più importanti:

• Messaggistica e chat
• Intranet
• Strumenti di collaborazione
• Gestione della conoscenza 
• Gestione progetti 
• Videoconferenze e conferenze vocali
• Condivisione file 
• Costruzione del team
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Messaggistica e chat

Gli strumenti di messaggistica e chat in tempo reale consentono ai team di comunicare in tempo reale, sia che si trovino nella stessa stanza o dall'altra parte del mondo. Questi strumenti consentono una comunicazione rapida e semplice tra i membri del team senza necessità di interazione faccia a faccia.

Alcuni dei vantaggi di questi strumenti sono che possono essere utilizzati per conversazioni informali, consentono uno scambio rapido di informazioni e possono essere utilizzati per condividere file e link.

D'altra parte, possono rendere difficile avere una conversazione continua e possono essere di disturbo se utilizzati per conversazioni non lavorative.

Intranet 

Le intranet sono reti private che sono accessibili solo ai dipendenti di un'organizzazione.Le intranet dei dipendenti offrono una piattaforma per i team per comunicare rimanendo aggiornati sulle notizie e sugli annunci aziendali. 

Pro:

• Possono essere utilizzati per condividere informazioni riservate
• Consente una facile collaborazione sui progetti
• Può essere personalizzato per soddisfare le esigenze dell'organizzazione

Contro:

• Può essere difficile da configurare e mantenere
• Non tutti i dipendenti potrebbero avere accesso alla rete

Strumenti di collaborazione

In un ambiente di lavoro collaborativo, è importante poter lavorare insieme sui documenti. Gli strumenti per la collaborazione su documenti consentono ai membri del team di lavorare sullo stesso documento simultaneamente e di vedere le modifiche degli altri in tempo reale. Questi strumenti possono essere utilizzati per sessioni di brainstorming, scrittura di documenti,  lavoro di design o collaborazione su presentazioni. 

Pro:

• Possono essere utilizzati per una varietà di scopi
• Consentono ai membri del team di lavorare insieme in tempo reale
• Possono essere utilizzati per sessioni di brainstorming

Contro:

• Potrebbe richiedere formazione ai membri del team per essere utilizzato correttamente

Gestione della conoscenza

Nell'era dell'informazione, è importante poter gestire e condividere la conoscenza aziendale, mantenendo una singola fonte di verità all'interno dell'organizzazione.Gli strumenti di gestione della conoscenza aiutano i team a organizzare, archiviare e condividere informazioni riducendo al minimo il tempo perso. 

Pro:

• Possono essere utilizzati per memorizzare e condividere una varietà di informazioni
• Consente un facile recupero delle informazioni
• Può aiutare i team a rimanere organizzati
• Alcuni strumenti di gestione della conoscenza hanno la flessibilità di servire anche come intranet

Contro:

• Gli strumenti legacy possono richiedere un grande investimento di tempo per essere configurati e mantenuti

Mentre gli strumenti legacy tendono ad avere un'alta barriera d'ingresso, gli strumenti di nuova generazione (incluso Guru) consentono di costruire la propria base di conoscenze semplicemente utilizzandoli, grazie a funzionalità potenziate dall'AI e la possibilità di connettersi con tutti gli strumenti nel tuo flusso di lavoro esistente.

Gestione progetti

Gli strumenti di gestione progetti aiutano i team a pianificare, monitorare ed eseguire progetti. Questi strumenti possono essere utilizzati per piccoli progetti o grandi iniziative e consentono ai dipendenti di gestire le scadenze e monitorare i loro progressi.

Vantaggi:

• Può essere utilizzato per progetti piccoli o grandi
• Consente ai dipendenti di gestire le scadenze e monitorare i progressi
• Può aiutare i team a rimanere nel budget

Svantaggi:

• Può essere difficile da apprendere e utilizzare
• Può essere rigido a seconda dei team che li utilizzano
• Potrebbe richiedere formazione continua per i membri del team

Conferenze vocali e video

Gli strumenti di conferenza vocale e video consentono ai membri del team di comunicare tra loro senza essere nello stesso spazio fisico. Questi strumenti possono essere utilizzati per riunioni di team, sessioni di formazione o consultazioni individuali. La videoconferenza può essere utilizzata anche per connettersi con membri del team o clienti remoti. 

Vantaggi:

• Può essere utilizzato per tutti i tipi di conversazioni
• Permette ai membri del team di connettersi tra loro senza essere nella stessa stanza

Svantaggi:

• Può essere costoso da configurare

Condivisione di file

In un ambiente di lavoro digitale, è importante poter condividere file rapidamente e facilmente. Gli strumenti di condivisione di file consentono ai membri del team di condividere documenti, foto, video e altri tipi di file tra loro. Questi strumenti possono essere utilizzati per collaborare o semplicemente per condividere informazioni.

Vantaggi:

• Consente ai membri del team di condividere file

Svantaggi:

• Può essere difficile tenere traccia di chi ha accesso a quali file
• Potrebbe essere necessaria un'abbonamento a pagamento per alcune funzionalità

Cohesion del team

Grazie all'aumento del lavoro remoto e ibrido, trovare modi per legare con colleghi e manager è più importante che mai. Gli strumenti di legame del team offrono ai dipendenti diversi modi per interagire e costruire relazioni in vari modi. 

Vantaggi:

• Costruisce connessioni tra i dipendenti
• Aggiunge alla cultura aziendale 

Svantaggi:

• Potenziale di causare conflitti di programmazione tra pari

Marketing

Gli strumenti di marketing aiutano i team a creare e gestire campagne di marketing. Possono essere utilizzati per una varietà di scopi, come marketing via email, marketing sui social media o marketing dei contenuti.

Vantaggi:

• Consente ai team di marketing di monitorare i risultati e misurare il messaggio e il successo della campagna

Svantaggi:

• Potrebbero essere necessari strumenti aggiuntivi per analisi più dettagliate

Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Il software CRM aiuta le organizzazioni a gestire e mantenere le relazioni con i propri clienti. Questo tipo di software può essere utilizzato per vendite, marketing o servizio clienti.

Vantaggi:

• Consente alle organizzazioni di monitorare le interazioni e i dati dei clienti
• Può aiutare a migliorare la soddisfazione dei clienti

Svantaggi:

• Può richiedere un grande investimento di tempo per essere impostato e mantenuto

I migliori strumenti per la comunicazione interna

Messaggistica e chat: Slack

Se stai cercando un esempio di software per la comunicazione dei dipendenti focalizzato su messaggistica e chat, non cercare oltre Slack. Questo strumento consente agli utenti di inviare e ricevere messaggi da individui, gruppi e team

Intranet: Guru

Guru è lo strumento scelto da chi desidera le capacità combinate di [strumenti di comunicazione interna e intranet](). Gli utenti ottengono tutti i vantaggi e la flessibilità della collaborazione che offrono le intranet tradizionali. E grazie alle nostre integrazioni e all'estensione del browser, gli utenti non devono navigare fuori dal loro flusso di lavoro attuale per trovare (o contribuire) risposte.

Collaborazione: Figma

È possibile che i membri del tuo team di marca e di design UX siano già molto familiari con Figma, ma questo strumento di design collaborativo può beneficiarne tutti sul lavoro. Il loro strumento FigJam può essere molto utile per qualsiasi sessione di brainstorming, e si integra con una varietà di strumenti che potrebbero già far parte del tuo stack tecnologico.

Gestione della conoscenza: Guru

Guru può essere un ottimo strumento intranet e di comunicazione interna, ma è anche una soluzione di gestione della conoscenza che fornisce alle persone le informazioni e le risposte di cui hanno bisogno nel momento in cui ne hanno bisogno. Con Guru, il tuo team può creare, condividere, accedere e aggiornare informazioni direttamente nel contesto del proprio flusso di lavoro attuale. 

Gestione dei progetti: Asana

La gestione dei progetti porta le comunicazioni interne a un livello completamente nuovo, e uno strumento tutto-in-uno come Asana può aiutare sia i PM che i singoli collaboratori. Oltre a essere semplice da usare, Asana rende facile automatizzare processi, ripetere compiti e flussi di lavoro che possono aiutare a semplificare la gestione dei progetti e a renderla più efficiente. 

Videoconferenza: Zoom

Un solido piano di comunicazione interna richiede uno strumento di chat video per funzionare, e Zoom è diventato la scelta ubiquitaria per le aziende. Oltre alla facilità d'uso, Zoom consente anche agli utenti di registrare riunioni e offre fino a 1080p di risoluzione per conti a pagamento. 

Condivisione di file: Google Drive

La suite di strumenti professionali di Google, abbinata al suo prezzo notoriamente basso, ha facilmente reso Google Drive uno degli strumenti di condivisione file più popolari sia per aziende che per privati. Lo strumento può integrarsi senza problemi con una varietà di altre app popolari e ha una potente funzione di ricerca che rende facile trovare file. 

Cohesion del team: Donut

Vuoi un modo informale per connetterti con i dipendenti e fare nuovi amici? Non cercare oltre Donut, uno dei nostri strumenti preferiti per legare il team. Donut accoppia casualmente i dipendenti per conversazioni e occasioni di collegamento. Questo è un ottimo modo per aiutare le persone a incontrare altri colleghi al di fuori dei loro reparti e team abituali. 

Marketing: Hubspot

Hubspot è diventato lo standard del settore come strumento di marketing tutto-in-uno. Oltre alle capacità di programmazione e creazione di contenuti, lo strumento consente anche agli utenti di misurare e visualizzare analisi e metriche delle campagne.

Gestione delle relazioni con i clienti: Salesforce

Salesforce potrebbe non venire in mente quando pensi a software CRM e strumenti di comunicazione di team, ma è uno degli strumenti di gestione delle relazioni più completi disponibili. Lo strumento offre una vasta gamma di servizi e integrazioni ed è ideale per le aziende preoccupate per personalizzazione e scalabilità.

7 strategie per costruire il tuo piano di comunicazione interna

Ora che conosci le basi degli strumenti di comunicazione interna, è tempo di iniziare a pianificare la tua strategia. Ecco alcune cose da tenere a mente mentre inizi a costruire il tuo piano:

• Definisci i tuoi obiettivi: cosa vuoi achievare con le tue comunicazioni interne? Vuoi aumentare il coinvolgimento dei dipendenti? Migliorare la comunicazione tra i reparti? Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo le notizie e gli annunci aziendali?
• Identifica il tuo pubblico: con chi hai bisogno di comunicare? Tutti i dipendenti? Solo lavoratori remoti? Hai bisogno di segmentare i tuoi messaggi per reparti o sedi?
• Scegli i canali giusti: quali canali di comunicazione funzioneranno meglio per il tuo pubblico e i tuoi obiettivi? Email? Intranet? Slack? Videoconferenza?

1. Rivedi i tuoi attuali metodi di comunicazione interna

Dai un'occhiata al modo in cui stai attualmente comunicando con i tuoi dipendenti. Ci sono aree che potrebbero essere migliorate o strumenti o canali che non stai utilizzando che potrebbero essere utili? Fai il nostro quiz di 5 minuti per aiutare a determinare le aree per il miglioramento.

2. Identifica le aree di miglioramento

Ora che hai rivisto la tua attuale comunicazione interna, è tempo di iniziare a pensare a modi per migliorare. Ecco alcune idee per aiutarti a iniziare:

Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti: se vuoi aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, considera di utilizzare strumenti che consentano una comunicazione bidirezionale. Questo potrebbe essere qualcosa come un forum aziendale o uno strumento di messaggistica istantanea.

Rendi facile trovare informazioni: se i dipendenti hanno difficoltà a trovare le informazioni di cui hanno bisogno, considera di utilizzare un intranet ricercabile o una piattaforma per comunicazioni interne che consenta di contrassegnare e categorizzare i contenuti.

Fai in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda: se vuoi assicurarti che tutti ricevano gli stessi messaggi, considera di utilizzare uno strumento che ti consenta di indirizzare specifici gruppi di persone o che ti consenta di inviare messaggi a tutti contemporaneamente.

3. Richiedi feedback e idee

Chiedi ai tuoi dipendenti come pensano che le comunicazioni interne potrebbero essere migliorate. Quali strumenti o metodi vorrebbero vedere implementati? Cosa pensano stia andando bene e cosa deve essere cambiato? Puoi anche chiedere feedback dopo aver apportato modifiche al tuo piano di comunicazione interna. Questo ti aiuterà a valutare se le modifiche stanno avendo l'effetto desiderato.

4. Comunica regolarmente

Una volta implementato il tuo piano di comunicazione interna, è importante comunicare regolarmente con i tuoi dipendenti. Questo potrebbe avvenire attraverso aggiornamenti settimanali o mensili, annunci aziendali o semplici controlli generali.

Assicurati di mantenere i tuoi dipendenti aggiornati su eventuali cambiamenti o aggiornamenti al piano e richiedi il loro feedback su come stanno andando le cose. La comunicazione interna è un processo continuo, quindi assicurati di rivedere e aggiornare il tuo piano regolarmente

5. Offri risorse e formazione per i dipendenti

Se vuoi che i tuoi dipendenti utilizzino gli strumenti e i canali di comunicazione interna che hai impostato, è importante offrire risorse e formazione per i dipendenti. Questo potrebbe includere cose come:

• Una guida rapida all'uso degli strumenti
• Tutorial online o video istruzioni
• Formazione in presenza o sessioni di gruppo

6. Stabilisci una regola d'oro

È importante stabilire uno standard aziendale (o “Regola d'Oro”) per la comunicazione interna che definisca come i dipendenti dovrebbero aspettarsi di ricevere e consumare le informazioni. Questo potrebbe essere qualcosa di semplice come  "tutti i dipendenti devono controllare l'intranet aziendale ogni giorno" o qualcosa di più complesso. In Guru, la nostra è:

Cerchiamo e condividiamo conoscenza. Affinché questo funzioni, deve esserci un “contratto” tra te e tutti coloro con cui lavori in Guru. Questo significa che ciascuno di noi si impegna a fare 2 cose…

(1) condividi la tua conoscenza in modo asincrono, sapendo che anche gli altri cercheranno di elaborare ciò che condividi. Riconosci il pubblico a cui stai condividendo e ottimizza per loro perché è importante per te che comprendano.

(2) cerchi di elaborare la conoscenza che altri hanno trascorso tempo a preparare per condividerla con te. Se ciò che viene condiviso non è chiaro o non è pertinente, riconosci il valore di fornire quel feedback per migliorare ciò che viene condiviso in futuro.

Stabilendo una regola, puoi contribuire a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che la comunicazione sia coerente.

7. Utilizza modelli 

Migliorare le tue comunicazioni interne non deve essere un processo che richiede tempo. Ci sono diversi modelli e strumenti di automazione che possono aiutarti a semplificare il processo e risparmiare tempo. 

Usa modelli per cose come annunci aziendali, verbali delle riunioni o aggiornamenti di stato per stabilire standard a livello aziendale e utilizza strumenti di automazione per pianificare e inviare messaggi o per creare e distribuire contenuti.