Що таке інструменти внутрішнього спілкування?

Інструменти внутрішнього спілкування - це програми, які допомагають компаніям управляти комунікаціями співробітників. Ці інструменти можуть допомогти оптимізувати комунікацію між керівниками та співробітниками або між самими співробітниками. Вони також можуть допомогти зменшити потребу у особистих зустрічах, що може зекономити час та гроші.

Приклади внутрішнього спілкування

Є різні способи спілкування на роботі, але ось кілька універсальних інтеракцій, які відбуваються майже в кожному робочому місці:

Керівник-співробітник комунікація

Цей вид внутрішнього спілкування акцентується на організаційній структурі та інформації, що поступає від керівників та приймачів рішень до індивідуальних внесків. Це може бути що завгодно від вашого звичайного 1:1 зустрічі з керівником до швидкого обміну повідомленнями, щоб підтвердити, що ви все ще працюєте над дотриманням строку.

Співробітник-до-керівник комунікація

Якщо ви шукаєте спосіб для співробітників передати важливу інформацію верхньому керівництву, вам потрібно зосередитися на співробітник до керівник комунікації. Комунікація такого типу має тенденцію бути колаборативною, оскільки вона акцентується на робочій силі в цілому.

Співробітник-до-співробітник комунікація

Будь то розмова з кимось з вашої команди або спілкування з іншим індивідуальним внеском, ви працюєте над сприянням співробітник-до-співробітник комунікації. Це комунікація, що відбувається між співробітниками протягом дня.

Кризова комунікація

Цей критичний вид внутрішньої комунікації може розкрити стратегії, системи та процеси, які використовують організації для комунікації під час кризи. Оскільки ці проблеми рідко виникають з попередженням, важливо, щоб організації розглянули, як вирішувати ситуації до їх виникнення.

Комунікація змін

Безрозбійний зі змінами важливо мати вірний вид комунікації для управління змінами. Комунікація змін повинна допомогти співробітникам зрозуміти очікувані зміни, коли і чому вони відбуваються, а також надати контекст, як зміни вплинуть на всю організацію або окремі команди.

Чому важливі інструменти комунікації?

У сучасному робочому місці ключове значення має комунікація. Наявність належних інструментів може суттєво вплинути на те, наскільки ефективно працює ваша команда разом і як ефективно ви можете виконувати роботу.

\n

\n

Переваги інструментів комунікації

• Забезпечує співпрацю між командами
• Зменшує втрати часу
• Позбавляє географічних бар'єрів
• Покращує ефективність, ясність та прозорість
• Надає співробітникам інформацію, необхідну для виконання їхньої роботи
• Сприяє залученню співробітників до робочого процесу

Без комунікаційного інструмента ви, ймовірно, стикнетеся з проблемами у координації роботи, утримання всіх на одній хвилі та просто передачі вашої думки. Коли комунікація неефективна, це може призвести до роздратованості, витраченого часу або інформаційного перевантаження.

Функції ефективного комунікаційного інструменту

Можливості пошуку

Можливість шукати конкретні повідомлення або розмови - ключовий компонент будь-якого чудового комунікаційного інструменту. Ці інструменти повинні мати функції, що дозволяють вам шукати за ключовими словами, людьми, датами, тегами, категоріями та навіть документами. Надаючи користувачам можливість легко знаходити інформацію, яку вони потребують, не перебираючи проекти.

Максимізуйте можливості своїх внутрішніх комунікаційних інструментів, під'єднавши їх до сумісного підприємства AI-пошуку. Наприклад, з Guru ви можете отримати миттєві відповіді, що надходять з вашого чату, замість того щоб покидати свій робочий процес для їх пошуку.

Організація та структура

Організований інструмент комунікації дозволить користувачам структурувати інформацію так, як вона найкраще підходить для них. Багато комунікаційних інструментів мають можливість створювати канали, теги та навіть власні поля для допомоги в організації інформації.

Можливість контролювати спосіб представлення інформації полегшує користувачам знаходження необхідної інформації та зменшує загальний баласт в проекті.

Стрічка новин

Комунікаційні інструменти, що надають користувачам стрічку новин, дозволяють командам бачити, що відбувається в реальному часі. Ця функція важлива для того, щоб усі залишались на одній хвилі та були в курсі останніх подій і розвитку проектів у команді.

Сповіщення та оголошення

Можливість отримувати сповіщення про певні розмови або повідомлення є ключовою функцією комунікаційних інструментів. Це дозволяє користувачам бути в курсі останніх подій у проекті та гарантує, що важлива інформація не пропаде.

Обмін файлами

Не дивно, що компанії використовують кілька інструментів для внутрішньої комунікації, що робить функцію обміну файлами критичною. Здатність обмінюватися PDF, зображеннями, відео та іншими типами файлів може значно полегшити співпрацю членів команди над проектами.

Соціальний обмін

Здатність обмінюватися інформацією з людьми поза компанією - це велика перевага комунікаційних інструментів. Ця функція дозволяє вам швидко зв'язуватися з потенційними клієнтами, партнерами, покупцями та іншими зацікавленими сторонами.

Відстеження активності

Здатність відстежувати активність - це функція, яка може допомогти користувачам бачити історію того, що було сказано та зроблено в проекті. Можливість перегляду історії активності також може бути корисною при роботі над кількома проектами, оскільки вона може служити закладкою для посилання на те, що ви працюєте, не перебираючи кожен проект окремо. Це також може бути корисним для аудиту або просто для розуміння того, як проект розвивався протягом часу.

Безпека та дозволи

Безпека відіграє важливу роль у тому, як зберігається ваша інформація. Використання комунікаційного інструмента, який пропонує передові дозволи та безпеку, може забезпечити вам спокій душі, що ваші дані в безпеці.

Підтримка кількох мов

Підтримка кількох мов часто ігнорується, коли мова заходить про комунікаційні інструменти. Однак це може бути критичною функцією для компаній зі співробітниками або клієнтами, які знаходяться в різних частинах світу.

Можливість використовувати інструменти на декількох мовах також сприяє створенню інклюзивного середовища та дозволяє співробітникам або клієнтам насолоджуватися програмою на їхньому рідному мовою.

Взаємодії та обговорення

Під час роботи з інструментом може бути корисним мати можливість взаємодіяти з іншими користувачами у обговоренні, не використовуючи окремий інструмент. Ця функція дозволяє вам задавати питання, давати зворотний зв'язок та співпрацювати з іншими в реальному часі.

Мобільний додаток

Можливість отримати доступ до вашого комунікаційного інструменту у дорозі - велика перевага. Мобільні додатки дозволяють користувачам залишатися на зв'язку та продовжувати працювати над проектами, навіть коли вони далеко від свого офісу. Це може допомогти командам бути обізнаними з будь-якими терміновими оновленнями або сповіщеннями відразу, як вони з'являються.

Інтеграції

Можливість інтегруватися з іншими інструментами, якими ви володієте, може зробити комунікацію більш безшовною. Це може включати інструменти управління проектами, системи управління відносинами з клієнтами (CRM) та навіть облікове програмне забезпечення. 

Хоча деякі інструменти мають ці інтеграції вбудовані, інші можуть потребувати використання стороннього програмного забезпечення, тому важливо розглянути, що працюватиме краще для вашої команди при виборі комунікаційного інструменту.

Типи внутрішніх комунікаційних інструментів

Є великий вибір інструментів, які сприяють якості стратегії внутрішніх комунікацій компанії. Ось деякі з найважливіших:

• Повідомлення та чат
• Інтранет
• Інструменти співпраці
• Управління знаннями
• Управління проектами
• Голосові та відеоконференції
• Обмін файлами
• Командна робота
• Управління взаєминами з клієнтами (CRM)

Повідомлення та чат

Інструменти повідомлень та онлайн-чату дозволяють командам спілкуватися в режимі реального часу, незалежно від того, в одному кабінеті вони чи у різних куточках світу. Ці інструменти дозволяють швидку та легку комунікацію між членами команди, не потребуючи особистого контакту.

Деякі з переваг цих інструментів - вони можуть використовуватися для неформальних розмов, дозволяють швидкий обмін інформацією та можуть бути використані для обміну файлами та посиланнями.

З іншого боку, вони можуть ускладнити діалог та призвести до переривань, якщо використовуються для неслужбових розмов.

Корпоративна мережа 

Корпоративні мережі є приватними мережами, доступними лише співробітникам організації. Корпоративні портали надають платформу для спілкування команд та оновлення з новинами та оголошеннями компанії. 

Плюси:

• Можна використовувати для обміну конфіденційною інформацією
• Дозволяє легко співпрацювати над проектами
• Може бути настроєний під потреби організації

Мінуси:

• Може бути важко налаштовано та підтримувати
• Не у всіх співробітників може бути доступ до мережі

Інструменти співпраці

У колаборативному робочому середовищі важливо мати можливість працювати над документами разом. Інструменти співпраці над документами дозволяють членам команди працювати над одним документом одночасно та бачити зміни інших у реальному часі. Ці інструменти можуть використовуватися для сесій мозгового штурму, написання документів, дизайнерських робіт або співпраці над презентаціями. 

Плюси:

• Може використовуватися для різноманітних цілей
• Дозволяє членам команди працювати разом в реальному часі
• Можна використовувати для сесій мозгового штурму

Мінуси:

• Може знадобитися навчання членів команди для правильного використання

Керування знаннями

У епоху інформації важливо мати можливість керувати та ділитися знаннями компанії, зберігаючи одне джерело правди в організації. Інструменти керування знаннями допомагають командам організовувати, зберігати та ділитися інформацією, зменшуючи втрату часу. 

Плюси:

• Може бути використаний для зберігання та діління різноманітної інформації
• Дозволяє легко отримувати інформацію
• Допомагає командам бути організованими
• Деякі інструменти керування знаннями мають гнучкість також служити як корпоративна мережа

Мінуси:

• Старі інструменти можуть вимагати значних витрат часу на налаштування та підтримку

Хоча старі інструменти властиві великі витрати, наступне покоління інструментів (включаючи Guru) дозволяють вам побудувати свою базу знань просто використовуючи її завдяки функціям на базі штучного інтелекту та можливості підключення до всіх інструментів в вашому існуючому робочому процесі.

Управління проектами

Інструменти управління проектами допомагають командам планувати, відстежувати та виконувати проекти. Ці інструменти можуть бути використані для невеликих проектів або великих ініціатив і дозволяють співробітникам керувати термінами та відстежувати їх прогрес.

Плюси:

• Можна використовувати для невеликих або великих проектів
• Дозволяє співробітникам керувати термінами та відстежувати прогрес
• Може допомогти командам залишатися в межах бюджету

Мінуси:

• Може бути важко навчитися та використовувати
• Може бути негнучким в залежності від того, які команди їх використовують
• Може потребувати постійного навчання для членів команди

Голосові та відеоконференції

Інструменти для відео- та голосової конференції дозволяють членам команди спілкуватися один з одним не знаходячись в одній фізичній кімнаті. Ці інструменти можна використовувати для командних зустрічей, тренувань або індивідуальних консультацій. Відеоконференція також може бути використана для спілкування з віддаленими членами команди або клієнтами.

Плюси:

• Можна використовувати для всіх видів розмов
• Дозволяє членам команди спілкуватися один з одним, не будучи в одній кімнаті

Мінуси:

• Може бути коштовним для встановлення

Обмін файлами

У цифровому робочому середовищі важливо мати можливість швидко та легко обмінюватися файлами. Інструменти для обміну файлами дозволяють членам команди обмінюватися документами, фотографіями, відео та іншими типами файлів. Ці інструменти можуть бути використані для співпраці або простого обміну інформацією.

Плюси:

• Дозволяє членам команди обмінюватися файлами

Мінуси:

• Може бути важко визначити, хто має доступ до яких файлів
• Може знадобитися платна підписка за деякими функціями

Командна злагода

Завдяки зростанню віддаленої та гібридної роботи знаходження шляхів для зв'язку з колегами та керівниками є важливішим, ніж коли-небудь. Інструменти командної злагоди надають співробітникам різноманітні способи взаємодії та побудови відносин у різних напрямках.

Плюси:

• Створює зв'язки між співробітниками
• Додає до корпоративної культури

Мінуси:

• Потенційний ризик виникнення конфліктів у графіку серед однодумців

Маркетинг

Маркетингові інструменти допомагають командам створювати та управляти маркетинговими кампаніями. Їх можна використовувати для різних цілей, таких як електронна поштова розсилка, маркетинг у соціальних мережах або контент-маркетинг.

Переваги:

• Дозволяє маркетинговим командам відстежувати результати та вимірювати успіх повідомлень та кампаній.

Недоліки:

• Можливо знадобляться додаткові інструменти для більш детального аналізу.

Управління відносинами з клієнтами (CRM)

CRM-система допомагає організаціям керувати та підтримувати відносини з клієнтами. Цей тип програмного забезпечення можна використовувати для продажу, маркетингу або обслуговування клієнтів.

Переваги:

• Дозволяє організаціям відстежувати взаємодії та дані клієнтів.
• Може допомогти покращити задоволеність клієнтів.

Недоліки:

• Може знадобитися значний час для налаштування та підтримки.

Топові інструменти для внутрішнього спілкування

Повідомлення та чат: Slack

Якщо ви шукаєте відмінний зразок програмного забезпечення для спілкування та чату зфокусованого на співробітництві, подивіться на Slack. Цей інструмент дозволяє користувачам надсилати та отримувати повідомлення від окремих осіб, груп та команд.

Інтранет: Guru

Guru - це інструмент вибору для тих, хто бажає об'єднати можливості комунікації та інтранету. Користувачі отримують всі переваги та гнучкість співпраці, які пропонують традиційні інтранети. І завдяки нашим інтеграціям та розширенню браузера, користувачам не потрібно виходити з поточного робочого процесу, щоб знайти (або додати) відповіді.

Співпраця: Figma

Є можливою ситуація, коли ваші учасники бренду та команди з досвідом UX вже добре знайомі з Figma, але цей інтерфейсний інструмент для дизайну може бути корисним для всіх працівників на роботі. Їхній інструмент FigJam може виявитися дуже корисним для будь-якої сесії на білій дошці, а також він інтегрується з рядом інструментів, які можуть вже бути частиною вашого технічного стека.

Управління знаннями: Guru

Guru може бути великим інтранетом та інструментом внутрішнього спілкування, але це також рішення для керування знаннями, яке дає людям інформацію та відповіді в момент, коли вони цього потребують. З Guru ваша команда може створювати, ділитися, отримувати та оновлювати інформацію прямо в контексті їх поточного робочого процесу.

Управління проектами: Asana

Управління проектами піднімає внутрішнє спілкування на зовсім новий рівень, а все-в-одному інструменті, такому як Asana, може допомогти керівникам проектів та окремим учасникам одночасно. Окрім простоти використання, Asana полегшує автоматизацію процесів, повторення завдань та робочих процесів, що може полегшити керування проектами набагато простіше та ефективніше.

Відеоконференції: Zoom

Поціїленний план внутрішньої комунікації потребує інструмент для відеочатів, який би працював, і Zoom став всеосяжним вибором для компаній. Крім легкості використання, Zoom також дозволяє користувачам записувати зустрічі та пропонує роздільну здатність до 1080p для платних облікових записів.

Обмін файлами: Google Drive

Суворий набір професійних інструментів Google разом із відомо низької ціновою політикою легко зробили Google Drive одним з найпопулярніших інструментів для обмiну файлами як для компаній, так і для физичних осіб. Інструмент легко інтегрується з цілою низкою популярних додатків та має потужну функцію пошуку, яка дозволяє швидко знаходити файли.

Командна сплетіння: Пончик

Хочете неформальним способом спілкуватися з працівниками та зустрічати нових друзів? Не шукайте далі, ніж Пончик, один з наших улюблених інструментів для сплетіння команди. Пончик випадково з'єднує співробітників для розмов і можливостей зв'язку. Це чудовий спосіб допомогти людям зустрічати інших колег поза звичайними відділами та командами.

Маркетинг: Hubspot

Hubspot став відомим стандартом галузі як все-в-одному інструменті маркетингу. Крім можливостей планування та створення контенту, інструмент також дозволяє користувачам вимірювати та переглядати аналітику та метрики з кампаній.

Управління відносинами з клієнтами: Salesforce

Salesforce можливо не зразу приходить на думку, коли йдеться про програмне забезпечення CRM та засоби комунікації для команд, але це один з найбільш повних інструментів управління відносинами, доступних на ринку. Інструмент поставляється з широким спектром послуг та інтеграцій і ідеально підходить для компаній, які цікавляться настроюванням та масштабованістю.

7 стратегій для розробки вашого плану внутрішньої комунікації

Тепер, коли ви знаєте основи засобів внутрішньої комунікації, настав час розпочати планування ваших стратегій. Ось декілька рекомендацій, які варто мати на увазі, починаючи розробляти свій план:

• Визначте ваші цілі: Що ви хочете досягти з внутрішньою комунікацією? Чи хочете ви збільшити залученість працівників? Покращити спілкування між відділами? Побудьте впевнені, що всі на одній сторінці з новинами та оголошеннями компанії?
• Визначте свою аудиторію: З ким вам потрібно спілкуватися? Усі працівники? Тільки віддалені працівники? Чи потрібно розділити ваші повідомлення за відділами чи місцями розташування?
• Виберіть правильні канали спілкування: Які канали спілкування найкраще підійдуть для вашої аудиторії та цілей? Електронна пошта? Інтранет? Slack? Відеоконференція?

1. Огляд вашіх поточних методів внутрішньої комунікації

Подивіться, як ви зараз спілкуєтесь зі своїми співробітниками. Чи є області, які можна покращити, або інструменти чи канали, які ви не використовуєте і які можуть бути корисними? Пройдіть наш тест на 5 хвилин, щоб допомогти виявити області для покращення.

2. Визначте області покращень

Тепер, коли ви переглянули вашу поточну внутрішню комунікацію, настав час подумати про способи покращення. Ось кілька ідей, щоб ви могли почати:

Збільшити залученість співробітників: Якщо ви хочете збільшити залученість співробітників, розгляньте використання інструментів, які дозволяють двосторонню комунікацію. Це може бути щось на кшталт форуму компанії або інструменту миттєвого обміну повідомленнями.

Зробіть пошук інформації легким: Якщо співробітники мають проблеми з пошуком необхідної інформації, розгляньте використання пошукового інтранету або платформи внутрішньої комунікації, яка дозволяє маркувати та класифікувати контент.

Долучіть всіх до загального рівня: Якщо ви хочете переконатися, що всі отримують однакові повідомлення, розгляньте використання інструменту, що дозволяє спрямовувати повідомлення до конкретних груп людей або надсилати повідомлення всім одночасно.

3. Збирайте відгуки та ідеї

Запитайте своїх співробітників, як вони вважають, що внутрішня комунікація може бути покращеною. Які інструменти або методи вони хотіли б бачити впровадженими? Що їм здається працює добре і що потрібно змінити? Ви також можете попросити відгуки після внесення змін до вашого плану внутрішньої комунікації. Це допоможе вам оцінити, чи зміни мають очікуваний ефект.

4. Комунікуйте регулярно

Після впровадження вашого плану внутрішньої комунікації важливо регулярно спілкуватися зі своїми співробітниками. Це може бути через щотижневі або щомісячні оновлення, загальні анонси або просто загальні консультації.

Переконайтеся, що ви тримаєте своїх співробітників в курсі будь-яких змін або оновлень у плані та просіть їх відгук про те, як справи справляються. Внутрішня комунікація - це постійний процес, тому періодично переглядайте та оновлюйте свій план.

5. Пропонуйте ресурси та навчання для співробітників

Якщо ви хочете, щоб ваші співробітники користувалися інструментами та каналами внутрішньої комунікації, які ви налаштували, важливо пропонувати ресурси та навчання для співробітників. Це може включати такі речі, як:

• Швидкостартовий посібник з використання інструментів
• Онлайн-навчання або відео-інструкції
• Офлайн-навчання або групові заняття

6. Встановіть `золоте правило`

Важливо встановити загальний стандарт в компанії (або “Золоте правило”) для внутрішньої комунікації, яке визначає, як співробітники можуть очікувати отримувати та споживати інформацію. Це може бути щось таке просте, як   "всі працівники повинні перевіряти компанійський інтранет щодня" або щось більш складне. У гуру наше таке:

Ми Шукаємо та Ділимось Знаннями. Для цього повинен існувати “контракт” між вами та кожним, з ким ви співпрацюєте у гуру. Це означає, що кожен з нас зобов'язується робити 2 речі...

(1) ви ділитесь своїми знаннями асинхронно, знаючи, що всі інші будуть намагатися засвоїти те, що ви ділитеся. Ви пізнаєте аудиторію, з якою ділитеся, та оптимізуєте для них, оскільки для вас важливо, щоб вони розуміли.

(2) ви намагаєтеся засвоїти знання, які інші витратили час на підготовку для поділу з вами. Якщо те, що діляться, не зрозуміло або не має відношення, ви пізнаєте цінність у тому, щоб поділитися цією відгуком, щоб покращити те, що буде поділено в майбутньому.

Встановивши правило, ви можете допомогти забезпечити, що всі знаходяться на одній хвилі, і що комунікація є послідовною.

7. Використовуйте шаблони 

Покращення вашої внутрішньої комунікації не повинно бути часомістким процесом. Існує чимало шаблонів та засобів автоматизації, які можуть допомогти вам оптимізувати процес та заощадити час. 

Використовуйте шаблони для таких речей, як оголошення компанії, протоколи засідань або оновлення статусу, щоб встановити стандарти на весь персонал та використовуйте засоби автоматизації для планування та відправлення повідомлень або для створення та розповсюдження вмісту.