Che cos'è un intranet?

Significato e definizione di intranet

Un intranet è una piattaforma di comunicazione e collaborazione interna utilizzata da aziende di tutte le dimensioni e settori. Si tratta di una rete sicura per i dipendenti di un'azienda e i partner fidati per condividere informazioni, comunicare bene e lavorare insieme in modo efficace.

Alcune delle cose chiave che un intranet può fornire sono:

• Un modo per condividere informazioni interne in modo sicuro
• Miglioramento della comunicazione tra i dirigenti e i dipendenti
• Aumento dell'allineamento tra team interfunzionali
• Una base centrale per le aziende per archiviare e organizzare politiche, linee guida e procedure operative standard

In sostanza, un'intranet funge da quartier generale digitale di un'azienda e come principale risorsa per i dipendenti per rimanere informati. È uno strumento prezioso per mantenere i team connessi tra loro e con la cultura e la missione aziendale.

Tradizionalmente, molte organizzazioni utilizzano SharePoint o piattaforme personalizzate come loro intranet. Ma poiché il mondo del lavoro è cambiato, sono emerse nuove soluzioni user-friendly con benefici per soddisfare le esigenze in evoluzione dei dipendenti.

Benefici di un intranet

Implementare un'intranet non solo aiuta i dipendenti a rimanere connessi e organizzati, ma può effettivamente trasformare l'efficienza e la produttività di un'intera organizzazione. Ecco alcuni dei più grandi benefici di un intranet:

• Comunicazione migliorata: Le intranet agevolano la comunicazione efficace in tutta l'organizzazione, permettendo ai dipendenti di condividere facilmente notizie, aggiornamenti e annunci.
• Collaborazione potenziata: Con strumenti come calendari condivisi, software di gestione progetti e condivisione di documenti, consentono ai team di lavorare insieme in modo più efficiente, indipendentemente dalla loro ubicazione.
• Aumento della produttività: Le intranet forniscono un luogo centralizzato per informazioni e risorse, riducendo il tempo che i dipendenti spendono nella ricerca di informazioni e consentendo loro di concentrarsi sul lavoro.
• Risparmi sui costi: Utilizzando un'intranet per la comunicazione e la collaborazione interne, le organizzazioni possono ridurre i costi associati alla stampa, all'invio postale e ad altri metodi tradizionali di condivisione delle informazioni.
• Processi razionalizzati: Le intranet possono automatizzare e razionalizzare vari processi aziendali, come compiti delle risorse umane, report delle spese e approvvigionamenti, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
• Miglior gestione della conoscenza: Un'intranet può fungere da base di conoscenza, catturando e memorizzando la conoscenza e l'esperienza collettive dell'organizzazione, rendendola facilmente accessibile a tutti i dipendenti.
• Miglior coinvolgimento dei dipendenti: Le intranet possono favorire un senso di comunità e appartenenza tra i dipendenti fornendo una piattaforma per condividere storie di successo, riconoscere traguardi e incoraggiare feedback.
• Sicurezza potenziata: Con controlli di accesso adeguati e misure di sicurezza, le intranet garantiscono che le informazioni sensibili rimangano riservate e accessibili solo al personale autorizzato.
• Scalabilità: Le intranet possono crescere ed evolversi con l'organizzazione, accogliendo nuovi utenti, contenuti e funzionalità secondo necessità.
• Integrazione con altri sistemi: Le intranet possono integrarsi con altri sistemi aziendali, come software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), fornendo una piattaforma unificata per accedere a informazioni e strumenti.

Perché è importante un intranet aziendale?

Nel 2024, è sempre più difficile per i dipendenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere i loro compiti, rimanere connessi tra loro e restare aggiornati sulla direzione della loro azienda. Infatti, uno studio di HBR ha scoperto che solo il 23% dei dipendenti è effettivamente allineato alle strategie della propria azienda.

Un intranet offre le seguenti funzionalità critiche che possono aiutare le aziende a colmare questo divario di allineamento:

1. Fornire visibilità tra i team

Un intranet è un ottimo modo per rendere le informazioni disponibili a tutta l'azienda. Poiché ogni dipendente ha automaticamente accesso, è facile condividere gli aggiornamenti della leadership aziendale che si applicano a tutti.

Molte soluzioni hanno sezioni per diversi team. Ciò facilita il vedere su cosa stanno lavorando gli altri. Aiuta anche a rimanere allineati agli obiettivi del team.

2. Offrire un luogo centralizzato per l'archiviazione e il recupero di documenti e contenuti

Un intranet è un luogo centrale per i dipendenti per archiviare documenti importanti e informazioni. È ricercabile da chiunque abbia bisogno di accedervi. Questo sistema aiuta i dipendenti a trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.

L'intranet è uno strumento conveniente per organizzare e condividere risorse importanti all'interno di un'azienda. Invece di trovare e condividere documenti da sistemi come Microsoft Office o Google Drive, gli utenti possono caricarli su un portale e renderli ampiamente disponibili.

3. Semplificare l'autorizzazione

Quando usato con SSO o come parte di una suite software, gli amministratori possono gestire facilmente gli utenti autorizzati. Possono aggiungere o rimuovere utenti con solo pochi clic.

Usi di un intranet

Un intranet è uno strumento versatile e potente che può cambiare il modo in cui un'organizzazione opera. Possono aiutare con comunicazione, collaborazione, automazione delle attività e supporto per il lavoro remoto, fornendo molti vantaggi per le organizzazioni. Ecco solo alcuni dei modi in cui le aziende utilizzano un intranet:

• Comunicazione interna: Condivisione di notizie aziendali, annunci e aggiornamenti
• Elenco dipendenti: Fornitura di un database ricercabile dei profili e delle informazioni di contatto dei dipendenti
• Gestione documenti: Archiviazione, organizzazione e condivisione di documenti e file importanti
• Collaborazione: Promozione del lavoro di squadra attraverso spazi di lavoro condivisi, strumenti di gestione progetti e forum di discussione
• Gestione della conoscenza: Creazione di una posizione centralizzata per la conoscenza aziendale, le migliori pratiche e le domande frequenti
• HR e self-service dei dipendenti: Gestione dei processi HR, come l'onboarding dei dipendenti, l'iscrizione ai benefit e le richieste di permesso
• Formazione e sviluppo: Fornitura di corsi di formazione online e materiali per lo sviluppo delle competenze dei dipendenti
• Supporto IT: Offerta di un helpdesk e risorse per risolvere problemi tecnici comuni
• Distribuzione di politiche e procedure: Garantire un facile accesso alle politiche aziendali, ai manuali e alle linee guida

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell'uso di software intranet?

I vantaggi di un intranet

Un intranet moderno può offrire enormi vantaggi per la maggior parte delle aziende. Ecco solo alcuni:

• Miglioramento della comunicazione: fornisce una piattaforma centralizzata per i dipendenti per comunicare e collaborare su progetti, il che porta a una maggiore produttività e efficienza.
• Condivisione semplificata delle informazioni: gli intranet aiutano le organizzazioni a condividere politiche aziendali, procedure e aggiornamenti facilmente, mantenendo tutti i dipendenti informati e allineati.
• Maggiore sicurezza dei dati: forniscono una piattaforma sicura per la condivisione di informazioni riservate all'interno di un'organizzazione, riducendo il rischio di violazioni dei dati e altre minacce alla sicurezza.
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: fornendo accesso a materiali di formazione, programmi di riconoscimento dei dipendenti e altre risorse, un intranet può aiutare a mantenere i dipendenti coinvolti e motivati.
• Risparmi sui costi: possono ridurre i costi di stampa e distribuzione fornendo una piattaforma senza carta per la condivisione delle informazioni, il che può comportare risparmi significativi per le organizzazioni.

Gli svantaggi di un intranet

Come abbiamo visto, ci sono molti benefici nell'uso di un'intranet. Tuttavia, non sono tutti uguali. A differenza delle soluzioni moderne, le offerte tradizionali di intranet spesso presentano gli svantaggi seguenti:

Gli intranet tradizionali richiedono che i dipendenti navigano verso un'altra destinazione per accedere alle informazioni

I dati del mondo reale non supportano l'affermazione che gli intranet sono progettati per essere facilmente accessibili. I knowledge workers si sentono sopraffatti da schede, app, canali e informazioni, il che può causare cambi di contesto e una perdita di concentrazione. Le offerte tradizionali fungono da portali che fungono da un'altra destinazione per i dipendenti da visitare.

Le intranet tradizionali richiedono spesso l'amministrazione IT per aggiornare, scalare e mantenere.

Gli intranet tradizionali sono pesantemente amministrati. Richiedono conoscenze IT specializzate per essere mantenuti. Questo porta a essere un po' indietro rispetto alle curve UX e sicurezza.

Qualcosa di semplice come aggiornare la "home page" può richiedere più passaggi, e creare una nuova sezione per un team appena formato può richiedere molto tempo se l'intranet non dispone di una sezione wiki integrata. Idealmente, un CMS intranet consente di comunicare facilmente con i dipendenti e di documentare.

Gli intranet tradizionali non riescono a superare il rumore causato dal sovraccarico di informazioni

I dipendenti si sentono stressati dallo scambio rapido di informazioni in app di chat e video come Slack o Teams. Questo accade che siano in ufficio o stiano lavorando da casa.

Il rapido ritmo della comunicazione può essere opprimente per loro. Gli intranet possono non essere efficaci come sostituto o aggiunta di alcune applicazioni. Possono anche peggiorare il sovraccarico informativo invece di migliorarlo.

Gli intranet tradizionali diventano obsoleti quasi appena il contenuto viene pubblicato

Gli intranet hanno bisogno di buoni contenuti per attrarre i dipendenti. I team dei contenuti a volte usano clickbait per incoraggiare i dipendenti a utilizzare l'intranet.

L'altro problema dei contenuti obsoleti è che spesso non sono affidabili. Questo può portare i dipendenti a ignorare le informazioni che trovano e, alla fine, a smettere di cercare del tutto.

Gli intranet tradizionali non favoriscono il coordinamento tra le aziende

Ammettiamolo, la piazza digitale di un tempo non è più sufficiente. Sono tanto uno spazio di comunicazione quanto quel triste centro commerciale degli anni '90 che ha chiuso l'anno scorso nella tua città. Oggi, la comunicazione interna, la collaborazione e il coordinamento avvengono dove i dipendenti già si connettono: nella loro "sede virtuale" situata in Slack o Microsoft Teams.

Migliori pratiche per intranet

Se stai implementando un software di intranet, ci sono molti modi per garantire che tutti ne traggano il massimo beneficio. Per ottenere il massimo dal tuo investimento, segui queste migliori pratiche:

1. Raggiungi i lavoratori dove sono

Stiamo tutti lavorando online ora. È importante che tutti comunichino in modo efficace. Questo è particolarmente cruciale in un ambiente di lavoro remoto o ibrido. Usa il tuo portale per favorire l'engagement dei dipendenti pubblicando aggiornamenti e informazioni regolarmente.

Un intranet, se usato correttamente, può essere uno strumento per tutti in azienda per collaborare, insieme al tuo sistema di chat. Perché non vedere se riesci a integrare i due? Quando ti connetti a Slack o Teams, puoi inviare informazioni e documenti a chiunque quando necessario.

2. Riduci il tempo sprecato per trovare informazioni importanti

Il modo migliore per ottenere il massimo dal tuo setup è trattarlo come una singola fonte di verità per tutti i dipendenti. Non lasciare che il tuo intranet diventi disordinato con informazioni vecchie. Rendere difficile per le persone trovare ciò di cui hanno bisogno.

Se la tua configurazione ha un sistema di gestione dei contenuti che indica chiaramente quando un documento è stato aggiornato per l'ultima volta o, ancor meglio, se può segnalare contenuti duplicati potenziali, chi cerca troverà molto più facilmente ciò di cui ha bisogno.

3. Mantieni la tua squadra produttiva prevenendo interruzioni dispendiose in termini di tempo per i dipendenti chiave

Accade in ogni azienda: alcuni esperti di materia (SME) che possiedono molte informazioni vengono frequentemente interrotti dai colleghi che hanno bisogno di risposte. Uno studio dell'Università della California e dell'Università di Humboldt ha scoperto che ai lavoratori possono servire fino a 23 minuti per riprendere la concentrazione dopo un'interruzione.

Gli esperti possono evitare interruzioni aggiungendo le loro conoscenze a una singola fonte di verità per renderla accessibile a chiunque ne abbia bisogno, quando ne ha bisogno. Un po' più di impegno all'inizio può avere enormi implicazioni nella gestione del tempo in futuro.

4. Evita il cambio di contesto distratto per mantenere i dipendenti produttivi negli strumenti che utilizzano ogni giorno

Integrarsi con la tua piattaforma di chat è fantastico, ma integrarsi con tutti gli altri strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per fare il loro lavoro? Molto meglio. Esplora soluzioni di prossima generazione che possano fornire informazioni in qualsiasi strumento basato sul web.

Come si crea un intranet aziendale che migliori la produttività e promuova il coinvolgimento dei dipendenti?

Se il tuo attuale intranet sta soffrendo di scarso utilizzo, non preoccuparti! Scopri questo ciclo d'azione specifico progettato per aiutarti a creare consenso, identificare una sostituzione (se necessario), implementare il nuovo approccio e creare una soluzione sostenibile. Scopri di più su creare urgenza nel change management.

1. Fai un piano per l'adozione

Per prima cosa, capisci cosa pensi sia andato storto la prima (o 47ª) volta. Quali sono stati i principali fattori che hanno impedito l'adozione a lungo termine e diffusa e quali sono alcune modalità specifiche per risolverli?

2. Fissa degli obiettivi

Alcuni esempi di obiettivi da fissare sono:

• Timeline
• "Feedback dei dipendenti raccolti entro il 1° giugno"
• "Decidere se mantenere o sostituire il nostro intranet entro il 31 luglio"
• "Implementare la nuova guida/strumento entro il 1° ottobre"
• Misure per il successo
• Includi obiettivi regolari e straordinari
• Obiettivo regolare: Le persone utilizzano l'intranet almeno 1 volta/settimana per 6 mesi in media
• Obiettivo ambizioso: Le persone utilizzano l'intranet almeno 1 volta/giorno per 6 mesi

3. Cercare input dai dipendenti

Chiedi alle persone come si sentono riguardo alla soluzione che stanno utilizzando. Gli piace in teoria, ma lo trovano troppo ingombrante da usare? Hanno usato soluzioni o approcci diversi in altre aziende? Desiderano poter utilizzare ciò che gli amici in altre aziende stanno utilizzando? Scopri come creare un efficiente stack tecnologico.

4. Seleziona una piattaforma intranet

Se i problemi attuali della piattaforma non sono risolvibili, è necessario fare le dovute verifiche e trovare un nuovo fornitore di intranet. Consulta le raccomandazioni dei dipendenti e cerca su siti di recensioni come G2 e TrustRadius.

5. Assegna la proprietà dello strumento

Determina chi sarà responsabile del successo generale e del lancio del nuovo intranet (o approccio). Scopri perché potresti voler utilizzare un knowledge manager.

6. Configura il tuo strumento selezionato

È tempo di capire le impostazioni del tuo team, gli spazi e le autorizzazioni!

7. Sviluppa il contenuto

Questo potrebbe implicare l'importazione di documentazione da altrove, la creazione di risorse completamente nuove o la riscrittura completa di contenuti esistenti. Scopri perché le informazioni a piccoli morsi sono le migliori.

8. Iniziative dei dipendenti per migliorare l'adozione

Evita allenamenti lunghi e noiosi. Se hai bisogno di formazione, prendi in considerazione l'uso di moduli di auto-servizio invece di sessioni tradizionali di un giorno intero. Per opzioni più entusiasmanti, offri gadget o organizza una festa!‍

9. Misura il successo

Non dimenticare di fare il punto sui tuoi obiettivi.

Caratteristiche importanti del software intranet

Se sei pronto a creare un'esperienza per i dipendenti veramente eccezionale, sai che devi trovare il miglior software per intranet—uno strumento che può fare molto di più rispetto ai tradizionali.. Le ultime soluzioni di gestione della conoscenza e di wiki aziendali prendono tutto ciò che c'è di buono negli intranet e lo migliorano ulteriormente. Ecco a cosa puoi guardare avanti:

UX straordinaria

Il look superato, sovraffollato, anni '90 (e non in senso trendy) del tradizionale intranet è meglio essere velocemente dimenticato. Guru ha un'esperienza utente semplice—ma intuitiva—progettata per offrire risposte affidabili ovunque e in qualsiasi momento i dipendenti stiano lavorando.

Potenti capacità di ricerca

Dovresti essere in grado di trovare ciò di cui hai bisogno senza conoscere tutti i dettagli. Nella piattaforma di Guru, questo significa una ricerca avanzata enterprise AI che funziona in qualsiasi app o strumento in cui stai già lavorando.

Capacità di integrazione

Il cambio di contesto uccide la produttività. Ecco perché Guru sovrappone ogni sito web tramite un'estensione del browser e ha integrazioni native con Slack, Microsoft Teams e altre app di comunicazione e collaborazione che il tuo team sta già utilizzando, così da non dover interrompere ciò che stai facendo per usarlo.

Mantieni le informazioni accessibili ovunque

Indipendentemente da dove si trovino i tuoi dipendenti o da quale strumento stiano utilizzando, ottenere una risposta dovrebbe essere semplice. Ricevi conoscenze specifiche per il contesto prima ancora di sapere di averne bisogno con i Knowledge Triggers, o porta la conoscenza in movimento con l'app mobile Guru.

Analitica

Le analisi approfondite di Guru consentono agli amministratori e agli autori di valutare continuamente la configurazione per lacune e inefficienze di conoscenza a livello aziendale, oltre a fornire analisi dettagliate sull'utilizzo del prodotto.

Monitora come gli utenti interagiscono con i contenuti

La sensazione peggiore è investire del lavoro su qualcosa—e poi vedere che nessuno lo vede nemmeno. Guru ti consente di vedere non solo chi ha letto il tuo Card, ma anche quante volte le persone l'hanno copiato o messo tra i preferiti. Non sai cosa stanno cercando le persone? Usa le analisi delle ricerche per vedere cosa cercano le persone ed eliminare quelle lacune nei contenuti.

Garantisci che i requisiti di conformità siano soddisfatti e mantenuti organizzati

Non fermarti a vedere chi ha letto una Card una volta sola. Invia un annuncio in Guru quando qualcosa cambia e monitora chi l'ha visto e riconosciuto. È un modo semplice per assicurarsi che nulla vada perso in una casella di posta affollata o in un lungo documento.

Adozione facile

Una grande soluzione di intranet dovrebbe fare sì che i dipendenti vogliano utilizzarla. Dopo aver implementato Guru, non solo “Hai Guruato?” è diventata una risposta standard, ma le aziende vedono un ritorno sugli investimenti a lungo termine grazie a un'elevata adozione.

Che cos'è un extranet?

Un extranet è una sezione di un'intranet aziendale. Una rete privata come un'intranet in cui fornitori, partner e clienti autorizzati possono accedere alle informazioni dalla rete aziendale di un'azienda.

Il termine "extranet" ha guadagnato popolarità nei primi anni 2000. È stato utilizzato dalle organizzazioni per riferirsi a un luogo centrale per la condivisione dei dati. Questi dati potevano essere accessibili solo a gruppi di lavoro specifici.

Poiché l'extranet è strutturata come un intranet, si basa su IP e TCP per lo scambio di dati. Le extranet hanno anche caratteristiche di sicurezza come firewall e dettagli di accesso protetti da password per prevenire accessi non autorizzati.

Esempi di extranet

• Una rete di distribuzione per mantenere la comunicazione tra fornitori e distributori
• Uno strumento di collaborazione centrale per una franchigia per comunicare in numerose sedi.
• Collaborazione incrociata tra le agenzie governative
• Integrazione del sito di ecommerce per scambiare dati di inventario tramite una rete sicura
• Uno strumento di gestione progetti dove un project manager può condividere documenti e contratti con subappaltatori e altri stakeholder
• Un portale per il consiglio dove i membri di un'associazione possono accedere ai verbali delle riunioni e ai documenti del consiglio
• Documenti di onboarding per subappaltatori o assunzioni freelance che non hanno accesso al tuo intranet aziendale

Intranet vs. extranet: qual è la differenza?

Un intranet e un extranet sono entrambe reti private che utilizzano tecnologie internet, ma differiscono in termini di accesso e scopo.

Intranet:

• Un'intranet è una rete privata accessibile solo ai dipendenti di un'organizzazione.
• Viene utilizzato per condividere informazioni aziendali, risorse e strumenti all'interno.
• L'accesso a un intranet è limitato agli utenti autorizzati all'interno dell'organizzazione e richiede tipicamente un login.

Extranet:

• Un extranet è un'estensione di un intranet che consente l'accesso controllato a utenti esterni autorizzati, come clienti, fornitori o partner commerciali.
• Consente a un'organizzazione di condividere informazioni in modo sicuro e collaborare con parti esterne specifiche.
• L'accesso a un extranet è concesso a specifici utenti esterni tramite metodi di autenticazione come nomi utente e password.

Fondamentalmente, un intranet è limitato all'uso interno all'interno di un'organizzazione, mentre un extranet può essere accessibile da parti esterne. Entrambi i tipi di reti mirano a facilitare la comunicazione sicura, la collaborazione e la condivisione delle informazioni utilizzando le tecnologie internet.
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Conclusione

Che tu stia modernizzando un'intranet obsoleto o costruendone uno da zero, la piattaforma giusta può migliorare notevolmente il modo in cui il tuo team comunica, collabora e accede alla conoscenza. Guarda la nostra demo per vedere come Guru ti aiuta a costruire un'esperienza di intranet che funziona davvero - proprio dove il tuo team lavora già.

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