Công cụ giao tiếp nội bộ là phần mềm giúp các công ty quản lý giao tiếp giữa nhân viên.

Những công cụ này có thể giúp tối ưu hóa giao tiếp giữa quản lý và nhân viên, hoặc giữa nhân viên với nhau. Chúng cũng có thể giúp giảm cần thiết để gặp mặt trực tiếp, từ đó tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các ví dụ về giao tiếp nội bộ

Có nhiều cách để giao tiếp tại nơi làm việc, nhưng đây là một số giao tiếp mà hầu hết xảy ra ở mọi nơi làm việc:

Có một loạt cách để giao tiếp tại nơi làm việc, nhưng dưới đây là một số tương tác phổ biến xảy ra tại hầu hết mọi nơi làm việc:

Giao tiếp từ quản lý đến nhân viên

Loại giao tiếp nội bộ này tập trung chặt chẽ vào cấu trúc tổ chức và việc cung cấp thông tin từ trên xuống từ quản lý và người đưa ra quyết định đến các thành viên cá nhân. Có thể là bất cứ điều gì từ cuộc gặp quản lý 1:1 thông thường của bạn đến một cuộc trò chuyện nhanh để xác nhận rằng bạn vẫn đang theo kế hoạch đề ra.

Nếu bạn đang tìm cách để nhân viên thông tin quan trọng tới ban giám đốc, bạn cần tập trung vào giao tiếp từ nhân viên lên.

Nếu bạn đang tìm cách để nhân viên gửi thông tin quan trọng cho cấp quản lý cao, bạn cần tập trung vào giao tiếp từ dưới lên của nhân viên. Giao tiếp như vậy thường hợp tác vì nó tập trung vào lực lượng lao động toàn bộ. 

Dù bạn đang nói chuyện với ai trong nhóm của bạn hoặc đang tương tác với một cá nhân khác, bạn đều đang làm việc để thúc đẩy giao tiếp trực tiếp.

Cho dù bạn đang nói chuyện với ai đó trong nhóm của bạn hay có cuộc trò chuyện với một cá nhân đóng góp khác, bạn đều đang làm việc để khuyến khích giao tiếp từ đồng nghiệp đến đồng nghiệp. Đây là giao tiếp xảy ra giữa các nhân viên trong suốt cả ngày.

Giao tiếp khẩn cấp

Loại giao tiếp nội bộ quan trọng này có thể trình bày các chiến lược, hệ thống và quy trình mà tổ chức sử dụng để giao tiếp trong thời điểm khẩn cấp. Vì những vấn đề này hiếm khi xảy ra với cảnh báo, quan trọng cho các tổ chức xem xét cách xử lý tình huống trước khi chúng xảy ra. 

Giao tiếp thay đổi

Dù bạn đối mặt với vấn đề nhỏ hay một điều chỉnh quan trọng, cần có loại giao tiếp thích hợp để xử lý quản lý thay đổi. Giao tiếp thay đổi nên có thể giúp nhân viên hiểu những thay đổi dự kiến, khi và tại sao chúng đang xảy ra, cũng như bối cảnh vào cách thay đổi sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức hoặc các nhóm cụ thể. 

Tại nơi làm việc hiện nay, giao tiếp là chìa khí.

Trong môi trường làm việc hiện nay, giao tiếp là chìa khóa. Việc sở hữu các công cụ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho việc làm việc đồng đội của bạn và cách hiệu quả bạn có thể hoàn thành công việc.

‍

‍

Những lợi ích của công cụ giao tiếp

• Hỗ trợ hợp tác giữa các nhóm
• Giảm thời gian lãng phí
• Loại bỏ các rào cản địa lý
• Nâng cao hiệu suất, rõ ràng và minh bạch
• Cung cấp cho nhân viên thông tin cần thiết để làm việc của họ
• Thúc đẩy môi trường làm việc tích cực

Mà không có công cụ giao tiếp, bạn có thể gặp vấn đề trong việc điều phối công việc, giữ mọi người cùng một trang và đơn giản là truyền đạt điểm của bạn. Khi giao tiếp không hiệu quả, có thể dẫn đến sự thất vọng, lãng phí thời gian hoặc quá tải thông tin.

Các tính năng của một công cụ giao tiếp hiệu quả

Khả năng tìm kiếm

Khả năng tìm kiếm tin nhắn hoặc cuộc trò chuyện cụ thể là một phần quan trọng của bất kỳ công cụ giao tiếp tuyệt vời nào. Những công cụ này nên có tính năng cho phép bạn tìm kiếm theo từ khóa, người dùng, ngày, thẻ, danh mục, và thậm chí cả tài liệ. Cho phép người dùng dễ dàng tìm thấy thông tin mà họ cần mà không cần phải tìm kiếm trong các dự án.

Tối đa hóa khả năng của công cụ giao tiếp nội bộ của bạn bằng cách kết nối chúng với công cụ tìm kiếm trí tuệ nhân tạo phù hợp. Ví dụ, với Guru, bạn có thể nhận câu trả lời ngay lập tức từ các cuộc trò chuyện trực tuyến của bạn - mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của mình để săn tìm chúng.

Tổ chức và cấu trúc

Một công cụ giao tiếp có tổ chức sẽ cho phép người dùng tổ chức thông tin theo cách tốt nhất cho họ. Nhiều công cụ giao tiếp có khả năng tạo ra các kênh, gắn thẻ, và thậm chí trường tùy chỉnh để hỗ trợ tổ chức thông tin.

Khả năng kiểm soát cách thông tin được trình bày giúp người dùng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và giảm sự lộn xộn chung trong một dự án.

Bản tin tin tức

Các công cụ giao tiếp cung cấp người dùng một bản tin tin tức giúp các nhóm xem điều gì đang diễn ra theo thời gian thực. Tính năng này quan trọng để giữ mọi người cùng một trang và cập nhật với hoạt động và phát triển dự án mới nhất trên các nhóm.

Thông báo và công bố

Khả năng nhận thông báo về các cuộc trò chuyện hoặc tin nhắn cụ thể là một tính năng quan trọng của các công cụ giao tiếp. Điều này giúp người dùng luôn cập nhật với các hoạt động mới nhất trong một dự án và đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót.

Chia sẻ tệp

Không phải là điều hiếm khi các công ty sử dụng nhiều công cụ giao tiếp nội bộ, điều này làm cho tính năng chia sẻ tệp trở thành một điểm quan trọng. Khả năng chia sẻ PDF, hình ảnh, video, và các loại tệp khác có thể làm cho việc hợp tác giữa các thành viên nhóm dễ dàng hơn.

Chia sẻ xã hội

Khả năng chia sẻ thông tin với những người ngoài công ty của bạn là một lợi thế lớn của các công cụ giao tiếp. Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng kết nối với khách hàng tiềm năng, khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.

Theo dõi hoạt động

Khả năng theo dõi hoạt động là một tính năng có thể giúp người dùng xem lịch sử những gì đã được nói và làm trong một dự án. Việc xem lịch sử hoạt động cũng có thể hữu ích khi làm việc trên nhiều dự án, vì nó có thể phục vụ làm đánh dấu cho việc tham chiếu đến những gì bạn đang làm mà không cần phải tìm kiếm qua từng dự án một cách riêng lẻ. Nó cũng có thể hữu ích cho mục đích kiểm toán hoặc đơn giản hiểu cách một dự án đã tiến triển trong thời gian.

Bảo mật và quyền hạn

Bảo mật đóng một vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin của bạn. Việc sử dụng một công cụ truyền thông cung cấp các quyền hạn và bảo mật tiên tiến, có thể mang lại sự an tâm rằng dữ liệu của bạn được bảo mật.

Hỗ trợ Đa ngôn ngữ

Hỗ trợ Đa ngôn ngữ thường bị bỏ qua khi đến với các công cụ truyền thông. Tuy nhiên, đây có thể là một tính năng quan trọng đối với các công ty có nhân viên hoặc khách hàng đặt tại các khu vực khác nhau trên thế giới.

Việc có khả năng sử dụng các công cụ bằng nhiều ngôn ngữ cũng thúc đẩy môi trường bao gồm và có thể cho phép nhân viên hoặc khách hàng thường thưởng thức chương trình bằng ngôn ngữ bản địa của họ.

Tương tác và thảo luận

Khi làm việc trong một công cụ, có thể hữu ích khi có khả năng tương tác với người dùng khác trong một cuộc thảo luận mà không cần sử dụng một công cụ riêng biệt. Tính năng này cho phép bạn đặt câu hỏi, cung cấp phản hồi và hợp tác với người khác trong thời gian thực.

Ứng dụng Di động

Khả năng truy cập công cụ truyền thông của bạn khi đang di chuyển là một lợi thế lớn. Ứng dụng di động cho phép người dùng tiếp tục kết nối và tiếp tục làm việc trên các dự án, ngay cả khi họ rời xa văn phòng của họ. Nó có thể giúp các nhóm nhận biết bất kỳ cập nhật hoặc thông báo cấp thiết nào, ngay khi chúng xảy ra.

Tích hợp

Khả năng tích hợp với các công cụ khác bạn có thể làm cho việc truyền thông trở nên mượt mà hơn. Điều này có thể bao gồm các công cụ quản lý dự án, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và thậm chí các phần mềm kế toán. 

Trong khi một số công cụ có tính tích hợp này được tích hợp sẵn, những cái khác có thể yêu cầu sử dụng phần mềm của bên thứ ba, vì vậy việc cân nhắc cái nào sẽ hoạt động tốt nhất cho đội của bạn khi chọn công cụ truyền thông của bạn.

Các Loại Công cụ Truyền thông Nội bộ

Có một loạt các công cụ góp phần vào chất lượng của chiến lược truyền thông nội bộ của công ty. Dưới đây là một số trong số những công cụ quan trọng nhất:

• Tin nhắn và trò chuyện
• Mạng nội bộ
• Công cụ Hợp tác
• Quản lý tri thức 
• Quản lý Dự án 
• Hội nghị qua Giọng nói và Video
• Chia sẻ Tệp 
• Gắn kết nhóm
• Quản lý mối quan hệ với khách hàng (CRM)

Tin nhắn và trò chuyện

Công cụ Tin nhắn và trò chuyện trực tuyến cho phép các nhóm truyền thông trong thời gian thực, dù ở cùng một phòng hay trên toàn cầu. Những công cụ này cho phép giao tiếp nhanh và dễ dàng giữa các thành viên nhóm mà không cần tương tác trực tiếp.

Một số ưu điểm của những công cụ này là chúng có thể được sử dụng cho các cuộc trò chuyện không chính thức, cho phép trao đổi nhanh chóng thông tin, và có thể được sử dụng để chia sẻ tệp và liên kết.

Tuy nhiên, chúng có thể làm cho việc trò chuyện giữa hai bên trở nên phức tạp và có thể gây gián đoạn nếu sử dụng cho các cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc.

Mạng nội bộ 

Mạng nội bộ là mạng riêng mà chỉ nhân viên của một tổ chức mới có thể truy cập. Mạng nội bộ cho nhân viên cung cấp một nền tảng cho các nhóm trò chuyện trong khi vẫn cập nhật tin tức và thông báo của công ty. 

Ưu điểm:

• Có thể sử dụng để chia sẻ thông tin nhạy cảm
• Cho phép hợp tác dễ dàng trên các dự án
• Có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của tổ chức

Nhược điểm:

• Có thể khó thiết lập và bảo trì
• Không phải tất cả nhân viên đều có quyền truy cập vào mạng

Công cụ hợp tác

Trong một môi trường làm việc hợp tác, việc làm việc chung trên các tài liệu là điều quan trọng. Các công cụ hợp tác tài liệu cho phép các thành viên nhóm làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời và nhìn thấy những thay đổi của nhau theo thời gian thực. Các công cụ này có thể được sử dụng cho các phiên tư duy, viết tài liệu,  công việc thiết kế hoặc hợp tác trên bài thuyết trình. 

Ưu điểm:

• Có thể được sử dụng cho nhiều mục đích
• Cho phép thành viên nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực
• Có thể được sử dụng cho các phiên tư duy

Nhược điểm:

• Có thể yêu cầu đào tạo cho các thành viên nhóm sử dụng đúng cách

Quản lý kiến thức

Trong thời đại thông tin, việc quản lý và chia sẻ kiến thức của công ty là điều quan trọng, đồng thời duy trì một nguồn tin duy nhất trong tổ chức. Công cụ quản lý kiến thức giúp các nhóm tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin trong khi giảm thiểu thời gian lãng phí. 

Ưu điểm:

• Có thể sử dụng để lưu trữ và chia sẻ nhiều loại thông tin
• Cho phép truy xuất thông tin dễ dàng
• Có thể giúp các nhóm tổ chức duy trì trật tự
• Một số công cụ quản lý kiến thức linh hoạt đồng thời cũng phục vụ như một mạng nội bộ

Nhược điểm:

• Các công cụ lỗi thời có thể đòi hỏi nhiều thời gian đầu tư để thiết lập và bảo trì

Trong khi các công cụ lỗi thời thường cần một ngưỡng cao để bắt đầu, các công cụ thế hệ tiếp theo (bao gồm Guru) cho phép bạn xây dựng cơ sở kiến thức của mình chỉ bằng cách sử dụng nó, nhờ vào các tính năng dựa trên AI và khả năng kết nối với tất cả các công cụ trong quy trình làm việc hiện tại của bạn.

Quản lý dự án

Các công cụ quản lý dự án giúp các nhóm quy hoạch, theo dõi và thực thi các dự án. Các công cụ này có thể được sử dụng cho các dự án nhỏ hoặc các sáng kiến lớn, và cho phép nhân viên quản lý các hạn chót và theo dõi tiến độ của mình.

Pros:

• Có thể sử dụng cho các dự án nhỏ hoặc lớn
• Cho phép nhân viên quản lý các hạn chót và theo dõi tiến độ
• Có thể giúp đội nhóm duy trì ngân sách

Cons:

• Có thể khó để học và sử dụng
• Có thể không linh hoạt tùy thuộc vào đội nhóm sử dụng chúng
• Có thể cần đào tạo liên tục cho các thành viên đội nhóm

Họp qua giọng nói và họp video

Các công cụ họp giọng nói và họp video cho phép các thành viên trong đội liên lạc với nhau mà không cần ở cùng không gian vật lý. Các công cụ này có thể được sử dụng cho các cuộc họp nhóm, các buổi đào tạo, hoặc các cuộc thảo luận một cách một cách cá nhân. Họp video cũng có thể được sử dụng để kết nối với các thành viên đội ở xa hoặc khách hàng. 

Pros:

• Có thể sử dụng cho tất cả loại cuộc trò chuyện
• Cho phép các thành viên nhóm kết nối với nhau mà không cần ở cùng một phòng

Cons:

• Có thể tốn kém để thiết lập

Chia sẻ tệp tin

Trong một nơi làm việc kỹ thuật số, việc chia sẻ tệp nhanh chóng và dễ dàng là rất quan trọng. Các công cụ chia sẻ tệp cho phép các thành viên nhóm chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video, và các loại tệp khác với nhau. Những công cụ này có thể được sử dụng cho việc hợp tác hoặc đơn giản là chia sẻ thông tin.

Pros:

• Cho phép các thành viên nhóm chia sẻ tệp tin

Cons:

• Có thể khó để theo dõi ai có quyền truy cập vào tệp tin nào
• Có thể yêu cầu đăng ký trả phí cho các tính năng nhất định

Kết nối đội

Nhờ sự tăng trưởng của công việc từ xa và lai, việc tìm cách gắn kết với đồng nghiệp và quản lý quan trọng hơn bao giờ hết. Các công cụ kết nối đội cung cấp cho nhân viên các cách khác nhau để tương tác và xây dựng mối quan hệ theo nhiều cách. 

Pros:

• Xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên
• Thêm vào văn hóa công ty 

Cons:

• Có khả năng gây xung đột lịch trình giữa đồng nghiệp

Tiếp thị

Công cụ tiếp thị giúp nhóm tạo và quản lý các chiến dịch tiếp thị. Chúng có thể được sử dụng cho mục đích đa dạng như tiếp thị qua email, tiếp thị truyền thông xã hội hoặc tiếp thị nội dung.

Ưu điểm:

• Cho phép nhóm tiếp thị theo dõi kết quả và đo lường thông điệp và thành công của chiến dịch

Nhược điểm:

• Có thể cần các công cụ bổ sung để phân tích chi tiết hơn về phân tích số liệu

Quản lý mối quan hệ với khách hàng (CRM)

Phần mềm CRM giúp tổ chức quản lý và duy trì mối quan hệ với khách hàng của họ. Loại phần mềm này có thể được sử dụng cho mục đích bán hàng, tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng.

Ưu điểm:

• Cho phép tổ chức theo dõi tương tác và dữ liệu của khách hàng
• Có thể giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Nhược điểm:

• Có thể yêu cầu một lượng thời gian lớn để thiết lập và duy trì

Công cụ hàng đầu cho việc giao tiếp nội bộ

Tin nhắn và trò chuyện: Slack

Nếu bạn đang tìm kiếm một ví dụ hàng đầu về một phần mềm giao tiếp nhân viên tập trung vào tin nhắn và trò chuyện, thì không gì khác Slack. Công cụ này cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn từ cá nhân, nhóm và nhóm

Mạng nội bộ: Guru

Guru là công cụ lý tưởng cho những người muốn kết hợp các khả năng của các công cụ giao tiếp nội bộ và Intranet của mình. Người dùng sẽ nhận được tất cả những lợi ích và tính linh hoạt của sự hợp tác mà Intranet truyền thống mang lại. Và nhờ vào việc tích hợp và tiện ích trình duyệt của chúng tôi, người dùng không cần phải điều hướng ra khỏi luồng làm việc hiện tại để tìm kiếm (hoặc đóng góp) câu trả lời.

Hợp tác: Figma

Có thể bạn đã quá quen thuộc với Figma qua các thành viên nhóm thương hiệu và UX của bạn, nhưng công cụ thiết kế giao diện hợp tác này có thể mang lại lợi ích cho mọi người trong công việc của mình.  Công cụ FigJam của họ có thể rất hữu ích cho bất kỳ phiên whiteboarding nào, và nó tích hợp với nhiều công cụ mà có thể đã là một phần của ngăn xếp công nghệ của bạn. 

Quản lý tri thức: Guru

Guru có thể là một công cụ giao tiếp nội bộ và công cụ quản lý thông tin nhưng nó cũng là một giải pháp quản lý tri thức cung cấp thông tin và câu trả lời cho mọi người khi họ cần. Với Guru, nhóm của bạn có thể tạo, chia sẻ, truy cập và cập nhật thông tin ngay trong bối cảnh của luồng làm việc hiện tại của họ. 

Quản lý dự án: Asana

Quản lý dự án đưa giao tiếp nội bộ lên một cấp độ hoàn toàn mới, và một công cụ đa nhiệm như Asana có thể giúp các PM và các cá nhân đóng góp một cách hiệu quả. Ngoài việc dễ sử dụng, Asana còn giúp dễ dàng tự động hóa quy trình, lặp lại các công việc và quy trình làm việc có thể giúp quản lý dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Họp trực tuyến: Zoom

Kế hoạch truyền thông nội bộ vững chắc cần một công cụ trò chuyện video để hỗ trợ, và Zoom đã trở thành lựa chọn phổ biến cho các công ty. Ngoài sự dễ sử dụng, Zoom cũng cho phép người dùng ghi lại cuộc họp và cung cấp độ phân giải lên đến 1080p cho tài khoản trả phí.

Chia sẻ tệp: Google Drive

Bộ công cụ chuyên nghiệp của Google kết hợp với mức giá vô cùng hấp dẫn đã khiến Google Drive trở thành một trong những công cụ chia sẻ tệp phổ biến nhất đối với cả công ty và cá nhân. Công cụ này có thể tích hợp một cách mượt mà với nhiều ứng dụng phổ biến khác và có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp tìm tệp dễ dàng.

Liên kết đội: Donut

Muốn kết nối một cách thoải mái với nhân viên và làm quen với bạn mới? Chẳng cần phải đi xa hơn Donut, một trong những công cụ liên kết nhóm yêu thích của chúng tôi. Donut ngẫu nhiên kết hợp nhân viên để trò chuyện và có cơ hội kết nối. Đây là một cách tuyệt vời để giúp mọi người gặp gỡ nhân viên khác ngoài các bộ phận và nhóm thông thường của họ.

Tiếp thị: Hubspot

Hubspot đã trở thành tiêu chuẩn ngành công nghiệp như một công cụ tiếp thị đa năng. Ngoài khả năng lên lịch và tạo nội dung, công cụ còn cho phép người dùng đo lường và xem dữ liệu phân tích từ các chiến dịch.

Quản lý mối quan hệ khách hàng: Salesforce

Salesforce có thể không xuất hiện trong suy nghĩ khi bạn nghĩ đến phần mềm CRM và các công cụ giao tiếp nhóm, nhưng đó là một trong những công cụ quản lý mối quan hệ toàn diện nhất hiện có. Công cụ đi kèm với một loạt dịch vụ và tích hợp rộng lớn và lý tưởng cho các công ty quan tâm đến việc tùy chỉnh và mở rộng.

7 chiến lược xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn

Bây giờ bạn đã biết cơ bản về các công cụ truyền thông nội bộ, đến lúc bắt đầu lập kế hoạch của bạn. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch của mình:

• Xác định mục tiêu của bạn: Bạn muốn đạt được điều gì với truyền thông nội bộ của mình? Bạn muốn tăng cường sự tham gia của nhân viên không? Cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban? Đảm bảo mọi người đều hiểu thông tin về tin tức và thông báo của công ty?
• Xác định đối tượng người nhận: Bạn cần phải giao tiếp với ai? Tất cả nhân viên? Chỉ làm việc từ xa? Bạn cần phải phân đoạn thông báo của mình theo phòng ban hoặc vị trí không?
• Chọn các kênh phù hợp: Các kênh giao tiếp nào sẽ hoạt động tốt nhất cho đối tượng và mục tiêu của bạn? Email? Mạng nội bộ? Slack? Hội nghị video?

1. Xem xét các phương pháp truyền thông nội bộ hiện tại của bạn

Hãy xem cách bạn đang giao tiếp với nhân viên của mình hiện tại. Có những lĩnh vực nào có thể được cải thiện hoặc công cụ hoặc kênh mà bạn không sử dụng có thể hữu ích không? Làm bài kiểm tra của chúng tôi trong 5 phút để giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

2. Xác định các lĩnh vực cải thiện

Bây giờ sau khi bạn đã xem xét thông tin liên lạc nội bộ hiện tại của mình, đã đến lúc bắt đầu suy nghĩ về cách cải thiện. Dưới đây là một số ý tưởng để bạn bắt đầu:

Tăng cường sự tham gia của nhân viên: Nếu bạn muốn tăng cường sự tham gia của nhân viên, hãy xem xét việc sử dụng các công cụ cho phép giao tiếp hai chiều. Điều này có thể là một diễn đàn của công ty hoặc một công cụ nhắn tin tức thời.

Dễ dàng tìm thông tin: Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm thông tin họ cần, hãy xem xét việc sử dụng một mạng nội bộ có thể tìm kiếm hoặc một nền tảng liên lạc nội bộ cho phép gắn thẻ và phân loại nội dung.

Đưa tất cả mọi người vào cùng một trang: Nếu bạn muốn đảm bảo mọi người nhận được các tin nhắn giống nhau, hãy xem xét việc sử dụng một công cụ cho phép bạn nhắm đến nhóm người cụ thể hoặc cho phép bạn gửi tin nhắn cho mọi người cùng một lúc.

3. Thu nhận phản hồi và ý kiến

Hỏi ý kiến của nhân viên về cách cải thiện giao tiếp nội bộ. Những công cụ hoặc phương pháp họ muốn thấy triển khai? Họ nghĩ những điều nào đang hoạt động tốt và cần phải thay đổi? Bạn cũng có thể yêu cầu phản hồi sau khi bạn đã thay đổi kế hoạch liên lạc nội bộ của mình. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá xem những thay đổi có đạt được hiệu quả mong muốn không.

4. Giao tiếp thường xuyên

Sau khi bạn đã triển khai kế hoạch giao tiếp nội bộ của mình, quan trọng là phải giao tiếp thường xuyên với nhân viên của bạn. Điều này có thể thông qua cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng, thông báo toàn công ty, hoặc chỉ là các kiểm tra chung.

Đảm bảo giữ cho nhân viên của bạn được cập nhật về mọi thay đổi hoặc cập nhật kế hoạch, và yêu cầu họ đóng góp ý kiến về cách các vấn đề đang diễn ra. Giao tiếp nội bộ là một quá trình liên tục, vì vậy hãy chắc chắn xem xét và cập nhật kế hoạch của bạn thường xuyên.

5. Cung cấp tài nguyên và đào tạo cho nhân viên

Nếu bạn muốn nhân viên của mình sử dụng các công cụ và kênh liên lạc nội bộ mà bạn đã thiết lập, quan trọng là phải cung cấp tài nguyên và đào tạo cho nhân viên. Điều này có thể bao gồm những điều như:

• Hướng dẫn bắt đầu nhanh với việc sử dụng các công cụ
• Hướng dẫn trực tuyến hoặc video hướng dẫn cách làm
• Đào tạo trực tiếp hoặc phiên nhóm

6. Thiết lập một qui tắc vàng

Quy tắc vàng được thiết lập Điều này có thể là điều gì đó đơn giản như "tất cả nhân viên phải kiểm tra mạng nội bộ của công ty hàng ngày" hoặc một cái gì đó phức tạp hơn. Tại Guru, của chúng tôi là:

Chúng tôi Tìm kiếm và Chia sẻ Kiến thức. Để điều này có hiệu quả, phải có một “hợp đồng” giữa bạn và tất cả mọi người bạn làm việc tại Guru. Điều này có nghĩa là mỗi người trong chúng ta cam kết thực hiện 2 điều…

(1) bạn chia sẻ kiến thức của bạn một cách không đồng bộ, biết rằng tất cả mọi người khác sẽ cố gắng tiêu thụ những gì bạn chia sẻ. Bạn nhận ra đối tượng mà bạn chia sẻ và tối ưu hóa cho họ vì đối với bạn điều đó quan trọng là họ hiểu.

(2) bạn cố gắng tiêu thụ kiến thức mà người khác đã dành thời gian chuẩn bị để chia sẻ với bạn. Nếu điều được chia sẻ không rõ ràng hoặc không liên quan, bạn nhận ra giá trị trong việc chia sẻ phản hồi để cải thiện việc chia sẻ trong tương lai.

Bằng cách đặt ra một quy tắc, bạn có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và giao tiếp một cách nhất quán.

7. Tận dụng các mẫu 

Cải thiện việc giao tiếp nội bộ của bạn không cần phải là quá trình tốn thời gian. Có một số mẫu và các công cụ tự động hóa có thể giúp bạn tối ưu quá trình và tiết kiệm thời gian. 

Sử dụng mẫu cho các công việc như thông báo công ty, biên bản cuộc họp hoặc cập nhật trạng thái để thiết lập tiêu chuẩn trên toàn công ty, và sử dụng công cụ tự động hóa để đặt lịch và gửi tin nhắn hoặc để tạo và phân phối nội dung.