A gestão do conhecimento desempenha um papel importante em garantir que todos possam fazer o seu melhor trabalho, mas muitas coisas precisam se juntar para ter uma estratégia eficaz.

Você tem o apoio dos departamentos, você tem combatido consistentemente o acúmulo de conhecimento, e você pode até ter suas atenções em software de gestão de conhecimento. A única coisa que falta são os especialistas no assunto.

O que são especialistas no assunto?

Seu especialista no assunto (também conhecido como SME) é uma autoridade em algo importante na sua organização. Eles podem ser seu especialista técnico residente, saber como implementar e melhorar processos, ou apenas ter muitos conhecimentos sobre um determinado campo ou assunto.

Os especialistas no assunto normalmente são pessoas que estão em seus cargos há tanto tempo que seu conhecimento mais ou menos vem como uma segunda natureza. Muitos gerentes poderiam se encaixar no perfil de especialista no assunto, mas também é possível (e ainda mais provável) que funcionários fora da gestão sejam especialistas no assunto. Seus SMEs podem ser líderes técnicos, colaboradores individuais, analistas e mais!

Por que os especialistas no assunto são importantes

Sua organização está cheia de pessoas talentosas e capazes, então qual é o ponto de destacar apenas uma como seu “especialista” em um assunto?

Existem alguns de alto desempenho em sua organização, mas eles não podem lidar com todas as tarefas em seu departamento. Em vez de tentar sobrecarregar as pessoas e exigir especialização para cada assunto sob o sol, confie nos especialistas no assunto para certas coisas.

Quando você tem SMEs, você tem uma fonte confiável de informações sobre as coisas que mais importam para o seu negócio. Sua expertise pode ajudar a informar novos processos, expandir para diferentes mercados ou focar nas melhores maneiras de fazer sua organização crescer.

Uma das melhores coisas sobre os especialistas no assunto é como eles podem beneficiar quase todos os departamentos ou nichos que você pode imaginar. O marketing pode ter seu SME em tudo relacionado ao Hubspot. O RH pode ter um SME que sabe tudo sobre o jeito certo de admitir e desligar funcionários. Se há uma necessidade importante para sua empresa, você pode encontrar um SME para lhe fornecer as informações e a visão de que precisa.

Uma vez que você comece a utilizar SMEs, poderá começar a testemunhar um efeito halo positivo em toda sua empresa. Alguém que tem uma verdadeira compreensão aprofundada das coisas pode deixar você saber o que poderia estar perdendo e ter ideias sobre como fazer mudanças. De repente, há novos e melhorados processos, ideias para projetos e funcionários mais eficientes. E tudo aconteceu porque você identificou os SMEs certos.

3 qualidades de um especialista no assunto

Como você pode identificar especialistas no assunto quando está trabalhando com tantos candidatos em potencial? Não basta apenas conferir as últimas avaliações de desempenho para ver quem obteve as melhores notas.

Acredite ou não, há uma diferença entre alto desempenho e verdadeiros especialistas no assunto no trabalho. Diferentes qualidades e características precisam se unir para ser um SME eficaz. Se você está começando sua busca, considere olhar para essas três características importantes.

1. Experiência

Algumas organizações querem que seus SMEs mais confiáveis tenham anos de experiência na empresa.  As suas podem decidir que anos de experiência em uma área escolhida são mais importantes do que há quanto tempo um funcionário está na empresa.  Outras organizações valorizam muito as credenciais. Seu SME pode ter um doutorado, graduação, uma variedade de certificações ou uma combinação de todos os três.

É sempre uma boa ideia combinar ambos. Lembre-se, simplesmente manter um emprego ou ter uma parede de certificados e diplomas emoldurados não torna automaticamente alguém em SME. Use seu melhor julgamento e certifique-se de considerar outros pontos positivos ao fazer sua escolha.

2. Engajamento

Nós amamos um SME que está totalmente envolvido no trabalho. Essas são pessoas que não são apenas conhecedoras de certos assuntos, mas também são participantes ativos enquanto estão em horário de trabalho.

O envolvimento é importante para todos no trabalho, mas isso é especialmente verdadeiro para especialistas no assunto. Os SMEs devem adorar mergulhar em seus assuntos de especialização, colaborar com sua equipe e oferecer um pouco de orientação quando necessário.

Não estamos dizendo que borboletas sociais são as únicas pessoas que podem ser especialistas em determinados tópicos no trabalho. Funcionários engajados não são apenas informados sobre o que está acontecendo no trabalho, eles também são capazes de preencher suas próprias lacunas de conhecimento e ajudar os outros ao seu redor. Essas são excelentes qualidades para funcionários e SMEs!

3. Comunicação

Seus SMEs não estarão trabalhando sozinhos. Se você quer aproveitar ao máximo seu SME, você vai querer que eles estejam envolvidos com outros funcionários e em outros projetos. É por isso que é importante escolher alguém que seja um comunicador eficaz.

O conhecimento deve ser compartilhado! Um especialista no assunto que pode espalhar know-how valioso para outros será uma ótima escolha para o cargo.

Qualquer expertise demonstrada em redação, apresentação ou palestras é sempre um grande diferencial. Converse com gerentes e colegas de equipe para entender o estilo de trabalho e comunicação do seu potencial SME para ter uma ideia de como eles trabalhariam com os outros.

Como utilizar seu SME

Após sua longa busca por um SME, você finalmente encontrou o correto! Agora é hora de contar as boas notícias para eles.

“Achamos que você é tão bom em seu trabalho que o designamos como SME! Todos agora vão depender de você para tudo, já que você é nosso especialista. Prepare-se para ser chamado para mais reuniões e ligações!”

…Não parece muito atraente, certo? Existem maneiras certas e erradas de obter o nível de apoio e engajamento que você deseja dos SMEs identificados. Aqui está o que você precisa saber.

Envolva, não dependa

Você está criando um novo programa de integração para o departamento do seu SME? Há um novo projeto no horizonte? Envolva seu SME o mais rápido possível! Envolvê-los desde o início permite que eles adicionem sua expertise desde o primeiro dia e estejam cientes de quaisquer resultados esperados.

Seu SME estará envolvido, mas lembre-se, você ainda tem gerentes e outros tomadores de decisão. Você é apenas uma prioridade para seu SME, eles ainda têm outros deveres e projetos em suas agendas. Não os sobrecarregue com tarefas mais adequadas para outros.

Se você quiser garantir que não está ocupando muito do tempo deles, agende check-ins regulares para garantir que você está ciente de suas prioridades atuais e veja como suas necessidades se encaixam nas deles (e fique à vontade para usar qualquer um de nossos úteis modelos de reunião para garantir que sua reunião funcione sem problemas).

Reconheça seus esforços

Aumentos salariais são uma ótima maneira de mostrar aos SMEs que você valoriza seu trabalho árduo, mas são apenas uma maneira de mostrar apreciação. Certifique-se de mostrar aos especialistas no assunto e outros na organização o quanto o trabalho deles é importante.

Sempre dê crédito onde é devido. Deixe seus especialistas no assunto saberem o impacto de seu trabalho e como isso ajudará em futuras iniciativas. Informe aos gerentes quando os SMEs realizam algo notável e espalhe a notícia para sua equipe.

Aceite o feedback deles

Uma das razões pelas quais você tem um SME é para que possa obter a opinião dele sobre o que está fazendo. Às vezes eles vão pensar que você está no caminho certo, mas outras vezes pode não ser tão sortudo.

Eles podem achar que esse novo projeto não deveria ser a prioridade agora. Ou talvez eles acham que é hora de passar para algo completamente diferente.

Diferenças de opinião podem ser algo bom quando você está trabalhando em novas iniciativas. Eles podem ajudar você a ver problemas de formas diferentes e a encontrar soluções inovadoras. Independentemente de qual seja o feedback deles, ouça o que eles têm a dizer.

Documente o conhecimento deles

Os SMEs já estão ocupados o suficiente no trabalho. A última coisa que eles precisam são mais interrupções no caminho de uma agenda lotada.

Lembre-se, você não quer que seus especialistas no assunto mantenham seu conhecimento para si mesmos. Eles devem encontrar maneiras de passar sua expertise para outros funcionários.

Documentação é uma parte importante da gestão do conhecimento. Encontre um sistema confiável que você possa usar para facilitar a documentação e a busca de informações importantes.