La gestion des connaissances joue un rôle important pour s'assurer que chacun puisse faire de son mieux, mais il y a beaucoup d'éléments à rassembler pour avoir une stratégie efficace.

Vous avez l'accord des départements, vous avez constamment lutté contre la rétention de connaissances, et vous avez peut-être même un œil sur un logiciel de gestion des connaissances. La seule chose qui vous manque, ce sont les experts en la matière.

Que sont les experts en la matière ?

Votre expert en la matière (également connu sous l'acronyme SME) est une autorité sur un sujet important dans votre organisation. Ils peuvent être votre technicien résident, savoir comment mettre en œuvre et améliorer des processus, ou simplement avoir une vaste connaissance d'un domaine ou d'un sujet particulier.

Les experts en la matière sont généralement des personnes qui occupent leur poste depuis si longtemps que leurs connaissances deviennent, en quelque sorte, une seconde nature. De nombreux managers pourraient correspondre au profil d'expert en la matière, mais il est également possible (et même plus probable) que des employés en dehors de la direction soient des experts en la matière. Vos experts en la matière peuvent être des chefs techniques, des contributeurs individuels, des analystes, et plus encore !

Pourquoi les experts en la matière sont-ils importants

Votre organisation regorge de personnes talentueuses et capables, alors quel est l'intérêt de ne désigner qu'une seule personne comme votre « référence » sur un sujet ?

Il y a des performants dans votre organisation, mais ils ne peuvent pas gérer chaque tâche dans leur département. Au lieu d'essayer de étaler les gens et d'exiger une expertise sur tous les sujets, reposez-vous sur les experts en la matière pour certaines choses.

Lorsque vous avez des experts en la matière, vous avez une source d'information fiable sur les choses qui comptent le plus pour votre entreprise. Leur expertise peut aider à informer de nouveaux processus, à s'étendre dans de nouveaux marchés, ou à se concentrer sur les meilleures façons de faire croître votre organisation.

L'une des meilleures choses à propos des experts en la matière est leur capacité à bénéficier de presque tous les départements ou niches que vous pouvez imaginer. Le marketing peut avoir son expert en matière sur tout ce qui concerne Hubspot. Les RH peuvent avoir un expert qui sait tout sur la manière d'intégrer et de désengager les employés. S'il y a un besoin important pour votre entreprise, vous pourriez trouver un expert pour vous fournir les informations et les insights dont vous avez besoin.

Une fois que vous commencez à utiliser les experts en la matière, vous pouvez commencer à voir un effet halo positif à travers votre entreprise. Quelqu'un qui a une compréhension approfondie des choses peut vous faire savoir ce que vous pourriez manquer et avoir des idées sur la façon de procéder à des changements. Soudain, il y a de nouveaux processus améliorés, des idées pour des projets, et des employés plus efficaces. Et tout cela est arrivé parce que vous avez identifié les bons experts en la matière.

3 qualités d'un expert en la matière

Comment identifier les experts en la matière quand vous avez tant de candidats potentiels ? Ne vous contentez pas de consulter les dernières évaluations de performance pour voir qui a obtenu les meilleures notes.

Croyez-le ou non, il existe une différence entre les performants et les véritables experts en la matière au travail. Différentes qualités et traits doivent se rassembler pour être un SME efficace. Si vous commencez votre recherche, envisagez de regarder ces trois caractéristiques importantes.

1. Expérience

Certaines organisations veulent que leurs experts en matière les plus fiables aient des années d'expérience dans l'entreprise. Votre entreprise peut décider que des années d'expérience dans un domaine choisi sont plus importantes que la durée pendant laquelle un employé a été dans l'entreprise. D'autres organisations accordent beaucoup de valeur aux diplômes. Votre expert en la matière pourrait avoir un doctorat, un diplôme, une variété de certifications, ou une combinaison des trois.

Il est toujours bon d'opter pour un mélange des deux. N'oubliez pas, le fait de conserver simplement un emploi ou d'avoir un mur de certificats encadrés et de diplômes ne fait pas automatiquement de quelqu'un un expert en la matière. Utilisez votre meilleur jugement et veillez à considérer d'autres points positifs lorsque vous faites votre choix.

2. Engagement

Nous aimons un expert en la matière qui est totalement impliqué au travail. Ces personnes ne sont pas seulement informées sur certains sujets, elles sont également des participants actifs lorsqu'elles sont au travail.

L'implication est importante au travail pour tout le monde, mais cela est surtout vrai pour les experts en la matière. Les experts en la matière devraient aimer plonger dans leurs matières d'expertise, collaborer avec leur équipe, et offrir un peu de conseils lorsque c'est nécessaire.

Nous ne disons pas que les papillons sociaux sont les seules personnes pouvant être des experts sur certains sujets au travail. Les employés engagés ne sont pas seulement au courant de ce qui se passe au travail, mais ils sont également capables de combler leurs propres lacunes de connaissances et d'aider les autres autour d'eux. Ce sont d'excellentes qualités pour les employés et les experts en matière !

3. Communication

Vos experts en la matière ne travailleront pas seuls. Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre expert en la matière, vous souhaiterez qu'il soit impliqué avec d'autres employés et sur d'autres projets. C'est pourquoi il est important de choisir quelqu'un qui est un communicateur efficace.

Le savoir doit être partagé ! Un expert en la matière qui peut transmettre un savoir précieux aux autres sera un excellent choix pour le poste.

Toute expertise démontrée en rédaction, présentation, ou prise de parole est toujours un grand plus. Discutez avec les managers et les coéquipiers pour connaître leur opinion sur le style de travail et de communication de votre expert en la matière potentiel afin de vous faire une idée de la façon dont ils collaboreraient avec d'autres.

Comment utiliser votre expert en la matière

Après votre longue recherche d'un expert en la matière, vous l'avez enfin trouvé ! Il est maintenant temps de leur annoncer la bonne nouvelle.

« Nous pensons que vous êtes si bon dans votre travail que nous vous avons désigné comme expert en la matière ! Tout le monde va maintenant compter sur vous pour tout, puisque vous êtes notre référence. Préparez-vous à être impliqué dans plus de réunions et d'appels !"

…Ça ne semble pas trop attrayant, n'est-ce pas ? Il y a des bonnes et des mauvaises façons d'obtenir le niveau d'engagement et d'adhésion que vous souhaitez de vos experts en la matière identifiés. Voici ce que vous devez savoir.

Impliquer, ne pas s'appuyer

Créez-vous un nouveau programme d'intégration pour le département de votre expert en la matière ? Un nouveau projet est-il en ligne ? Impliquer votre expert en la matière le plus tôt possible ! Les impliquer dès le départ leur permet d'apporter leur expertise dès le premier jour et d'être informés de tout résultat attendu.

Votre expert en la matière sera impliqué, mais rappelez-vous que vous avez toujours des managers et d'autres décideurs. Vous n'êtes qu'une priorité pour votre expert en la matière, il a toujours d'autres tâches et projets. Ne les surchargez pas de tâches mieux adaptées à d'autres.

Si vous voulez vous assurer que vous ne leur prenez pas trop de temps, planifiez des suivis réguliers afin de vous assurer que vous êtes conscient de leurs priorités actuelles et de voir comment vos besoins s'intègrent aux leurs (et n'hésitez pas à utiliser l'un de nos modèles de réunion utiles pour garantir que votre réunion se déroule sans accroc).

Reconnaître leurs efforts

Les augmentations de salaire sont un excellent moyen de montrer aux experts en la matière que vous appréciez leur travail, mais c'est seulement l'une des façons de montrer votre reconnaissance. Assurez-vous de montrer aux experts en la matière et aux autres membres de l'organisation à quel point leur travail est important.

Donnez toujours crédit là où c'est dû. Faites savoir à vos experts en la matière l'impact de leur travail et comment cela aidera pour les futures initiatives. Faites savoir aux managers lorsque les experts en la matière ont accompli quelque chose de remarquable et faites passer le mot à leur équipe.

Accepter leurs retours

L'une des raisons pour lesquelles vous avez un expert en la matière est que vous pouvez obtenir leur avis sur ce que vous faites. Parfois, ils pensent que vous êtes sur la bonne voie, mais d'autres fois, vous n'aurez peut-être pas autant de chance.

Ils pourraient penser que ce nouveau projet ne devrait pas être la priorité en ce moment. Ou peut-être pensent-ils qu'il est temps de passer à quelque chose de complètement différent.

Les divergences d'opinion peuvent être une bonne chose lorsque vous travaillez sur de nouvelles initiatives. Ils peuvent vous aider à voir les problèmes sous différents angles et à concevoir des solutions innovantes. Quel que soit leur retour, écoutez ce qu'ils ont à dire.

Documenter leurs connaissances

Les experts en la matière sont déjà suffisamment occupés au travail. La dernière chose dont ils ont besoin, ce sont des sollicitations et des interruptions qui viennent perturber un emploi du temps chargé.

N'oubliez pas que vous ne voulez pas que vos experts en la matière gardent leurs connaissances pour eux. Ils devraient trouver des moyens de partager leur expertise avec d'autres employés.

La documentation fait partie intégrante de la gestion des connaissances. Trouvez un système fiable que vous pouvez utiliser, qui facilite la documentation et la recherche d'informations importantes.