Você sabe que compartilhar conhecimento no trabalho é importante, você apenas não achou que tanto do seu tempo estaria focado nisso. Você participou de três reuniões de início de projeto sozinho esta semana, e você sabe que vai passar parte da tarde respondendo Slacks e e-mails. Você está cansado, a equipe está cansada, e você está pensando que até mesmo pessoas da alta administração estão começando a se sentir sobrecarregadas.

É provavelmente por isso que você está sentindo uma imensa culpa por ter que enviar mais uma atualização por e-mail que vai consumir mais tempo e atenção das pessoas. Sabemos que a sobrecarga de informações é um grande problema no trabalho. É por isso que odiamos contribuir inadvertidamente para isso apenas fazendo nosso trabalho.

As coisas não vão desacelerar no trabalho tão cedo, mas nós podemos ajudar você se você quiser ajudar a reduzir essa carga cognitiva no trabalho. Se você está procurando maneiras de compartilhar conhecimento de forma eficiente e reduzir a sobrecarga, temos algumas dicas para ajudar você a começar.

Está tudo bem ser seletivo

Encontramos muitas informações ao longo do dia. Depois de um tempo, é natural começar a ignorar certas coisas e focar sua atenção no que você acha que precisa dela. Às vezes, quando você dá às pessoas a “história completa”, você está dando mais informações do que realmente precisam para obter o resultado que deseja. Informações demais podem ser confusas ou forçar as pessoas a trabalharem mais devagar e mais arduamente do que precisariam.

Antes de compartilhar conhecimento, reserve um tempo para pensar sobre os principais pontos que você quer que as pessoas tenham. Concentre-se em dar a elas as informações que precisam para completar a tarefa em questão e assegure-se de que as pessoas entendam o que se espera delas.

Também é normal dar às pessoas a opção de consumir informações extras por conta própria. Não há nada de errado em dar às pessoas os dados que precisam para lidar com uma tarefa, dando também um link para um estudo inteiro, se quiserem ler quando tiverem tempo.

Agende tempo para compartilhar

Às vezes o problema não é a quantidade de conhecimento que você está recebendo, é a cadência com que você o está recebendo. Receber seu e-mail de atualização de projeto semanal pode ser uma parte importante do seu dia, mas também pode ser muito distraente quando você já está focado em outras tarefas.

Adicionar um pouco de previsibilidade ao compartilhar seu conhecimento pode fazer muito bem à sua equipe. Isso os ajuda a planejar melhor seus dias, pois saberão quando esperar atualizações ou informações importantes para ajudar em seu trabalho.

Você não precisa agendar cada e-mail até o minuto (a menos que realmente queira). Apenas informar às pessoas para esperar atualizações nas tardes de terças ou que você está disponível para revisar trabalhos na terceira sexta-feira de cada mês dá a todos um pouco mais de previsibilidade.

Identifique o que é importante

Vamos pensar em duas situações hipotéticas no trabalho:

1. Você teve uma ótima conversa com um cliente e eles tinham um feedback que queriam compartilhar sobre sua última experiência com sua empresa.
2. Acontece que a última atualização do produto acabou excluindo alguns recursos principais que ficaram inacessíveis. A equipe de engenharia está em uma situação de “todos em ação” tentando corrigir o problema, e a equipe de CX precisa ser informada sobre o que dizer aos clientes.

Claramente, o segundo cenário é mais importante e urgente do que o primeiro. Como você faz seus colegas de trabalho aprenderem sobre a urgência? Quando tudo no trabalho começa a parecer uma emergência, de repente fica muito mais difícil determinar onde sua atenção deve estar focada. Em vez de fazer com que cada e-mail ou Slack pareça que exige a atenção imediata de alguém, pense em maneiras de ajudar seus funcionários a saber o que é importante. O recurso de anúncios do Guru é uma maneira altamente impactante de mostrar urgência nas mensagens. Ver aquele botão “Eu li” no topo dos Cartões permite que os funcionários saibam que estão olhando para algo importante, e também ajuda as pessoas que enviam a mensagem a acompanhar o engajamento e garantir que as pessoas certas a leiam.

Mantenha as coisas simples

A maneira como apresentamos as informações que compartilhamos importa. No geral, qualquer conhecimento que você compartilhe com sua equipe deve ser fácil o suficiente para entender e apresentado de uma forma que facilite o acesso. Seja estratégico sobre a forma como apresenta informações e lembre-se de manter a compreensão e a digestibilidade no centro do seu trabalho.

Simples, certo?

Se você está acostumado a escrever em grandes blocos de texto, considere dividir sua mensagem em menores tópicos que tornem suas informações mais escaneáveis. Dividir seus pensamentos em frases menores pode ajudar você a focar melhor na mensagem em questão e pode ajudar a garantir que você está apresentando as informações mais importantes para passar sua mensagem.

Pense se vídeos, imagens ou até mesmo clipes de áudio podem ajudar as pessoas a entender melhor as informações. Gravamos Looms para status de pré-trabalho e projeto, e incentivamos as pessoas a darem atualizações e fazer perguntas de forma assíncrona. Isso dá às pessoas a chance de digerir as informações que apresentamos e voltar com perguntas quando for a hora certa.

A gestão do conhecimento é a chave para combater a sobrecarga de informações

Compartilhar conhecimento é importante e deve ser a base de todo local de trabalho. Mas também estamos cientes de que é possível ter demais de uma boa coisa. Cabe a nós saber quando e como compartilhar conhecimento, e implementar algumas das práticas sugeridas neste post é um ótimo primeiro passo para tornar o compartilhamento de conhecimento mais eficaz e eficiente.

Nós somos grandes fãs de dias sem reuniões e comunicação assíncrona porque sabemos quão pesado pode ser o fardo da sobrecarga de informações. Dar às pessoas espaço para processar as informações que consumiram é outra parte importante do compartilhamento de conhecimento.

Reserve um tempo para pensar em como você e seus colegas de trabalho podem trabalhar juntos para compartilhar conhecimento sem contribuir para a sobrecarga de informações. Você pode descobrir que seu dia se torna um pouco menos estressante, um pouco mais produtivo e muito mais gratificante.