Hoje, as empresas gastam uma quantia significativa de dinheiro em SaaS. Usamos soluções SaaS para quase tudo agora: processamento de pagamentos, CRMs, organização, comunicação, gerenciamento de projetos. Eu poderia continuar.

De acordo com a Gartner, as soluções SaaS que usamos estão se tornando agora "Críticas para a Missão", significando que as empresas estão confiando nessas soluções para ajudá-las em tarefas empresariais críticas. Tradicionalmente, essas soluções estavam em aplicações instaladas localmente, exigindo uma pilha completa de software e hardware para serem dimensionadas, adquiridas, entregues e configuradas antes que o trabalho na aplicação pudesse até mesmo começar. Soluções que seguiram o caminho do SaaS são geralmente tão simples de usar quanto clicar em um botão.

Mas, você já comprou um produto SaaS que supostamente deveria ser a solução para seu problema, apenas para perceber mais tarde que a maior parte da sua equipe não adotou após meses (ou até anos) de você pagar pelo serviço?

Sim... é isso que acontece quando você pressupõe que suas equipes usarão a incrível solução SaaS que você encontrou, mas não acompanhou o progresso da adoção (ou a falta dela).

Essa pobre solução SaaS que você comprou é provavelmente um produto incrível com uma experiência de usuário perfeita, mas alguns (ou a maioria) dos funcionários ainda não a utilizarão... Isso realmente acontece mais frequentemente do que você imagina.

E nos últimos anos, esse tem sido o caso para muitas empresas de software bem conhecidas.

Essas são gigantes de certas indústrias, deixando a oportunidade para startups menores preencherem as lacunas.

O Yammer ainda está lidando com a possibilidade de que: "...Os trabalhadores de empresas estão segurando o email com todas as forças e não estão prontos para abrir mão dele". (fonte)

Não é só o Yammer, no entanto.. O Salesforce Chatter teve alguns problemas semelhantes:

"Não basta ativar o Chatter e esperar que ele seja utilizado." - Gary Diora (CloudSherpas.com)

Os benefícios podem ser difíceis de ver imediatamente para muitas aplicações. Novas ferramentas e soluções forçam as pessoas a saírem da sua zona de conforto. Elas simplesmente não sabem como configurá-las ou utilizá-las da melhor forma. Basta uma experiência ruim para sabotar a adoção.

Mas não há razão para que a adoção de um SaaS não ocorra suavemente para sua empresa. Você só precisa influenciar como sua equipe adota a solução SaaS:

5 Maneiras de Aumentar a Adoção de SaaS em Sua Equipe:

1. Convencer os líderes a integrá-lo à cultura da empresa.

Sua equipe ganhará confiança se seus líderes estiverem usando e defendendo ativamente a solução. Como equipe de liderança, não basta entregar uma solução que você comprou e dizer "use-a". O engajamento pode ter um efeito dominó, se feito corretamente de cima para baixo.

Ensinar sua equipe a usar tudo da mesma forma é importante e pode ser interessante incorporá-lo ao treinamento de novos contratados. Ter sessões de 'almoço e aprendizado', treinamentos de webinars remotos e designar um recurso na sua equipe para dúvidas pode ajudar a aumentar a adoção da sua ferramenta SaaS.

2. Regularmente, responsabilize líderes e equipes se eles devem estar usando.

A liderança precisa ser responsabilizada, e regularmente. Métricas de adoção, prazos e metas devem ser estabelecidos imediatamente para facilitar isso. Se a adoção não estiver ocorrendo, você descobrirá muito mais rapidamente ao acompanhar com que frequência está sendo usado e os prós e contras de como está funcionando.

3. Encontre ferramentas e soluções que se encaixem no seu fluxo de trabalho

Tente não fazer as pessoas irem para fora do seu caminho por algo desconhecido. Você não pode esperar que sua equipe perca o ímpeto nas coisas que estavam funcionando anteriormente. Se uma solução exige mais trabalho para acessar, abrir, utilizar e obter valor, então eles não a usarão. As soluções SaaS que você escolher têm uma chance melhor de sucesso se puderem ser usadas na rotina existente.

Encontrar uma solução que se encaixe em seu fluxo de trabalho bem-sucedido torna muito mais fácil para eles adotá-la. O risco de tentar algo que está basicamente bem na frente deles é baixo. É tão difícil quebrar hábitos, então ao avaliar soluções SaaS, você precisa garantir que leve em conta os fluxos de trabalho de cada persona que usa a ferramenta.

Com muita frequência, você vê que são os gerentes que são os decisores finais que escolhem uma solução com base nas características, funcionalidades e capacidades analíticas da ferramenta. Mas o que eles não levam em conta são os usuários finais que a utilizam todos os dias. Ao tomar a sua decisão final, pode ser uma boa ideia incluir alguns dos potenciais usuários-chave da ferramenta no processo decisório, pois eles terão uma ideia melhor de como a solução se encaixará em seu fluxo de trabalho.

4. Utilize o poder dos dados e análises que lhe foram dados.

A maioria das aplicações SaaS oferece análises simples ou dados para ajudá-lo a acompanhar o uso das funcionalidades mais utilizadas. Cuidado com qualquer ferramenta que não o faça, pois isso o deixará sem informações em comparação com outras que a fazem.

Usar dados para entender a adoção, ou a falta dela, pode ser um aspecto importante para otimizar a quantidade de valor que você obtém de uma determinada ferramenta. Os principais desempenhadores e líderes da sua equipe devem fornecer insights com base no uso deles, que podem ser usados para ajudar a dar estrutura e orientação ao resto da equipe.

E, como todos sabemos, às vezes o que uma pessoa diz que faz e o que realmente faz podem variar bastante.

Usar dados para ajudá-lo a tomar decisões e entender a adoção é agora o padrão, não a exceção.

5. Empoderar os líderes de uso e replicar seu sucesso

Permita que os usuários-chave ensinem a equipe para garantir que estejam usando sua solução SaaS corretamente e como podem utilizá-la da melhor forma possível. Descobrir campeões é importante, mas garantir que você use o comportamento deles como modelo de uso é ainda mais fundamental para a adoção da equipe.

A transparência gera confiança, e se você tem os principais desempenhadores que podem verificar que algo funciona, então o resto da equipe é mais propenso a seguir. Isso dá aos membros da equipe uma direção através da demonstração. Sem um caminho claro para o sucesso sobre como usar uma solução, as pessoas irão se desviar e não desbloquearão completamente o potencial valor.