Управління документами розкрито: Повний посібник [+ Приклади]
Система управління документами (DMS) є важливою для сучасних підприємств, оптимізуючи створення, зміну та управління документами, такими як PDF, зображення та електронні листи. Це зберігає час, зменшує безлад та покращує співпрацю, автоматизуючи процеси та організовуючи документи для легкого отримання. Чи то на основі хмари, чи на місцевому сервері, DMS підвищує продуктивність та захищає конфіденційну інформацію, роблячи його цінним інструментом для будь-якої організації.
Що таке управління документами?
Система управління документами також дозволяє вам створювати, змінювати та управляти бізнес-файлами. Ці документи можуть бути PDF, файли обробки тексту, скановані та збережені зображення паперового контенту, електронні листи, фінансові звіти та таблиці.
Які переваги системи управління документами?
Система управління документами автоматизує процеси управління документами підприємства, заощаджаючи вам та вашим працівникам цінний час, а також допомагаючи вам очищати та впорядковувати існуючі фізичні та цифрові зберігальні простори.
- Організовані та належним чином позначені документи можна легше отримати — ще один часозберігальник, який також зменшить роздратування серед ваших працівників та клієнтів.
- Автоматизовані процеси також можуть захоплювати метадані, допомагати перевіряти та підтверджувати ваші документи та класифікувати їх, покращуючи робочі процеси працівників та покращуючи можливості співпраці.
- Вбудовані функції безпеки можуть допомогти вам встановлювати правила доступу та дозволів та слідкувати за тим, коли документи були переглянуті, поділені та відредаговані.
- Управління документами також дозволяє вам резервне копіювання раніше паперових файлів, а також цифрових файлів, таких як електронні листи, щоб вони не були втрачені.
Що таке система EDMS?
Система електронного управління документами (EDMS) дозволяє більш ефективно зберігати, організовувати, шукати, ділитися та розповсюджувати багато типів документів у вашій організації.
Це надає користувачам доступ до інструментів та автоматизованих процесів, що роблять створення та перетворення документів менш часомагучим та надійнішим. EDMS також допомагає вирізати шлях до швидшої та простішої співпраці в межах цих документів, зберігаючи та отримуючи доступ до файлів та захищаючи та перевіряючи ці документи. Системи управління документами також допомагають вирізати шлях до швидшої та простішої співпраці у межах цих документів, зберігання та доступ до файлів, а також забезпечення та перевірки цих документів.
Пошук усього, отримання відповідей будь-де із Guru.
Переглянути демонстраціюПройти по продукту
7 прикладів систем управління документами
Існує кілька типів систем управління документами, тому дуже важливо переглянути функції кожного, щоб визначити, який найкраще відповідає потребам вашої організації.
Інструменти для управління проектами
Під час планування та управління проектами менеджери проектів та співробітники можуть мати доступ до центрального сховища з відповідними документами. З цим програмним забезпеченням команди проектів можуть зберігати файли та ділитися ними між собою у форматах тільки для читання або редагування.
Внутрішня база знань
Внутрішня база знань створюється для та учасників команд робочого процесу в організації, щоб використовувати власний та/або конфіденційні знання за потребою. Вона має містити якомога більше інформації та документації, щоб допомогти працівникам виконувати свою роботу з мінімальними перервами. Це ефективний спосіб зберігання, управління та спільного обміну внутрішніми документами.
Інструменти співпраці
Інструменти співпраці пропонують учасникам вашої організації спільну роботу над конкретними документами миттєвий доступ, чіткий перегляд того, хто працює над кожним розділом або компонентом, чітко визначені структури схвалення та повідомлення про необхідність або завершення редагування або оновлення.
Інструменти управління знаннями
Управління знаннями посилається на те, як організація каталогізує, оновлює та використовує колективні знання своїх співробітників – як минулі, так і сучасні. Це також відноситься до аналізу цього знання. Документи є важливими прикладами цього зібраного знання, а інструменти управління знаннями дозволяють централізоване цифрове зберігання компанійних документів. Як результат, документи можуть бути легше отримані, що дозволяє більш ефективні робочі процеси. Крім того, добре підтримувана система управління знаннями може допомогти компаніям дотримуватися постійно змінюваних регуляторних статутів. Коли систему управління документами покращено паролями та процедурами резервного копіювання, також підвищується безпека документів.
Веб-послуги управління документами
Веб-послуги управління документами дозволяють вашій організації організовувати цифрові документи в папки та підпапки з веб-навігацією та керуванням документами для їх спільного використання, пошуку та відновлення. Веб-послуги управління документами дозволяють вашим співробітникам, що працюють з різних місць, ефективно та безпечно створювати, співпрацювати, спільно користуватися та шукати документи.
Системи управління документами на основі хмари
Система управління документами на основі хмари надається зовнішнім постачальником та зроблена доступною вашій організації в Інтернеті. Зазвичай постачальник хмари робить всі технічні обслуговування та оновлення програмного забезпечення, тому вам не потрібно мати ІТ-команду для встановлення чи підтримки цього. Документи, збережені у хмарі, можуть бути доступні будь-де, де ваші співробітники можуть увійти в Інтернет. І через те, що файли автоматично зберігаються в хмарі, вам не потрібно турбуватися про їх резервне копіювання.
Системи управління документами на місці
З системою управління документами на місці ваша організація використовує свої власні сервери та сховище і виконує свій власний технічний обслуговування. Вам необхідно буде робити резервні копії всіх ваших файлів, щоб забезпечити збереження та безпеку документів. Хоча ви завжди контролюєте свою систему, ваша організація потребуватиме достатню підтримку ІТ для обслуговування та оновлень. Однією з переваг є те, що через те, що системи на місці не залежать від підключень до Інтернету, ви все одно зможете отримувати доступ до документів, якщо ваше підключення перервано.
Приклади можливостей та функції управління документами
Ефективні системи управління документами включають певні функції та можливості для забезпечення того, щоб всі документи вашої організації були належним чином збережені, перетворені, збережені, організовані та позначені, легко витягнуті та готові для розповсюдження та співпраці. Ці функції включають:
Інтелектуальна організація
Щоб покращити робочі процеси, заощадити час та підвищити ефективність вашої організації, ви хочете, щоб правильні люди могли швидко знайти потрібні документи. Добре організована система організації документів, яка використовує розумну категоризацію, теґування, оцінку та перевірку, робить ваші пошуки швидшими та більш інтуїтивними.
Чітка видимість та навігація
Ваша система управління документами повинна бути зручною для користувачів. Привабливий інтерфейс з чітко видимими функціями пошуку та іншими інструментами означатиме менше роздратування та більше прийняття та використання вашими командами.
Міцна функція пошуку
Менше часу, витраченого на пошук документів, які їм потрібні, означає, що ваші співробітники матимуть більше часу для співпраці, інновацій та іншого просування вашої організації. Можливість шукати всі документи вашої компанії одночасно після того, як ці документи будуть оптимізовані вашою системою управління документами для пошуку, означає менше роздратування і більшу продуктивність серед вашої команди.
Контроль версій
Система управління документами, що зберігає всі версії (та пов'язані правки та оновлення) ваших файлів, важлива для легкої ідентифікації помилок або розбіжностей серед учасників, відстеження прогресу та змін документів, уникнення дублювання контенту та іноді уникнення повних переробок під час виникнення проблем.
Доступ та дозволи
Не кожен член вашої організації повинен редагувати або вносити внески до кожного документа. Деякі важливі документи повинні бути доступні лише для читання або можуть бути змінені лише певними керівниками, тоді як інші повинні бути доступні для редагування ключовими командами. Можливість встановлення конкретних дозволів дозволить правильним людям доступ до відповідних документів.
Різноманітні можливості роботи з файлами
Ділові документи можуть бути у широкому спектрі форматів файлів, від PDF-файлів і файлів обробки тексту до сканованих та збережених зображень паперового контенту, електронної пошти, фінансових звітів та таблиць. Вам потрібна система управління документами, що підтримуватиме всі ці формати.
\
Key takeaways 🔑🥡🍕
Який найкращий спосіб управління документами?
Найкращим способом управляти документами є використання системи управління документами (СУД), яка організовує, зберігає та забезпечує легке відновлення файлів, забезпечуючи при цьому безпеку даних та відповідність.
Які навички управління документами?
Навички управління документами включають можливість організовувати, категоризувати, зберігати та відновлювати документи ефективно, а також розуміння практик безпеки даних та дотримання вимог у цій сфері.
Що включається до управління документами?
Управління документами передбачає систематичний контроль над документами, включаючи їх створення, зберігання, підбір та утилізацію, щоб забезпечити ефективне та безпечне оброблення інформації.
Яке значення має управління документами?
Управління документами є важливим для покращення ефективності, забезпечення безпеки даних та дотримання вимог законодавства та нормативних актів, що в кінцевому підсумку підвищує загальну продуктивність.
Що ви маєте на увазі, говорячи про управління документами?
Управління документами означає процеси та системи, що використовуються для контролю життєвого циклу документів, включаючи їх створення, зберігання, доступ та архівування.
Які є три функції системи управління документами?
Система управління документами зазвичай включає функції зберігання, підбору та контролю доступу до документів для управління та захисту інформації організації.
Який приклад системи управління документами?
Прикладом системи управління документами є Guru, яка поєднує пошук на підприємстві, базу знань та можливості інтранету для надання комплексного рішення для управління організаційними документами.
Як система управління документами підвищує безпеку даних?
Система управління документами покращує безпеку даних, впроваджуючи контроль за доступом на основі ролей, шифрування, журнали аудиту та протоколи відповідності, що забезпечують захист від несанкціонованого доступу та витоків даних. Ці системи також можуть відстежувати, хто має доступ або модифікував документи, та забезпечувати безпечні резервні копії для запобігання втрати даних.
Як система управління документами підтримує віддалену роботу?
Система управління документами підтримує віддалену роботу, дозволяючи отримувати доступ до документів, спільно взаємодіяти над ними та спільно працювати з будь-якого місця через Інтернет. Хмарні системи надають особливу підтримку для віддалених команд, забезпечуючи ефективну роботу працівників з різних місць, зберігаючи при цьому безпеку та цілісність документів.
Які витрати на впровадження системи управління документами?
Витрати на впровадження системи управління документами включають початкові витрати на налаштування, постійні витрати на обслуговування, абонентські внески за хмарні послуги та потенційні витрати на додаткове зберігання або власні можливості. Організації також повинні враховувати віддачу від інвестицій у термінах збереженого часу та збільшення продуктивності під час оцінки цих витрат.
