‍

Modern işletmeler için bir belge yönetim sistemi (BYS) PDF'ler, görüntüler ve e-postalar gibi belgelerin oluşturulmasını, değiştirilmesini ve yönetilmesini optimize ederek temeldir. Zaman kazandırır, karmaşayı azaltır ve işbirliğini geliştirir, süreçleri otomatikleştirerek belgeleri düzenleyip kolayca erişilebilir hale getirir. Bulut tabanlı veya yerel olsun, BYS üretkenliği artırır ve hassas bilgileri güvence altına alarak herhangi bir kuruluş için değerli bir araç haline getirir.

‍

Belge yönetimi nedir?
‍

Bir belge yönetim sistemi aynı zamanda iş dosyalarını oluşturmanıza, değiştirmenize ve yönetmenize olanak tanır. Bu belgeler PDF'ler, kelime işlem dosyaları, taranmış ve kaydedilmiş kağıt tabanlı içerik görüntüleri, e-postalar, finansal raporlar ve elektronik tablolar olabilir.

Bir belge yönetim sistemi işletme belge yönetim süreçlerini otomatikleştirir, size ve çalışanlarınıza değerli zaman kazandırır, mevcut fiziksel ve dijital depolama alanlarını temizler ve düzenler.

Yalnızca organize ve uygun şekilde etiketlenmiş belgeler daha kolay erişilebilir olur - bu da çalışanlarınız ve müşterileriniz arasındaki hayal kırıklığını azaltacak ve zaman kazandıracak başka bir unsurdur.

• Otomatik süreçler ayrıca meta verileri ele alabilir, belgelerinizi doğrulayabilir, onaylayabilir ve sınıflandırabilir, iş akışlarını iyileştirip işbirliği yeteneklerini artırarak çalışanları daha verimli hale getirebilir.
• Yerleşik güvenlik özellikleri size erişim ve izin kuralları belirleme, belgelerin görüntülendiği, paylaşıldığı ve düzenlendiği tarihleri görme gibi konularda yardımcı olabilir.
• Belge yönetimi ayrıca daha önce kağıt tabanlı dosyaları ve e-postalar gibi dijital dosyaları yedeklemeyi mümkün kılar, böylece kaybolmazlar.
• Belge yönetimi aynı zamanda daha önce kağıt tabanlı dosyaları, e-postalar gibi dijital dosyaları da yedeklemenizi sağlar, böylece kaybolmazlar.

Elektronik belge yönetim sistemi nedir?

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS), birden fazla türdeki belgelerin daha verimli bir şekilde depolanmasını, organize edilmesini, aranmasını, paylaşılmasını ve dağıtılmasını sağlar.

Bu, kullanıcılara belgeleri oluşturmayı ve dönüştürmeyi daha az zaman alan ve daha güvenilir hale getiren araçlar ve otomatik süreçlere erişim sağlar. EBYS ayrıca, bu belgeler arasında daha hızlı ve daha kolay işbirliği yapmayı kolaylaştırır, dosyaları depolar ve erişir, belgeleri korur ve doğrular. Her şeyi arayın, Guru ile her yerden cevapları alın.

Her şeyi arayın, Guru ile her yerden yanıtlar alın.

Bir demo izleyinÜrün turuna çıkın

7 belge yönetim sistemi örneği

Mevcut farklı türde belge yönetim sistemleri olduğundan, her birinin özelliklerini inceleyerek kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun olanı belirlemek önemlidir.

Proje yönetim platformları

Projeleri planlarken ve yönetirken, proje yöneticileri ve çalışanlar ilgili belgeleri içeren merkezi bir havuza erişebilir. Bu yazılım sayesinde, proje ekipleri dosyaları birbirleriyle salt okunur veya düzenlenebilir biçimlerde saklayabilir ve paylaşabilir.

Kurumsal iç bilgi tabanları

Bir kurumsal iç bilgi tabanı, bir organizasyonda ek ihtiyaç duyduğunuzda özel veya gizli bilgiye erişmenizi sağlamak amacıyla organizasyon içindeki ve organizasyon tarafından oluşturulan bir bilgi tabanıdır. Çalışanların işlerini en az kesinti ile yapabilmelerine yardımcı olmak için mümkün olduğunca çok bilgi ve dokümantasyon içermelidir. İç belgeleri depolamanın, yönetmenin ve paylaşmanın etkili bir yoludur.

İşbirliği araçları

İşbirliği araçları, organizasyonunuzun belirli belgeler üzerinde birlikte çalışan üyelere anında erişim, her bölüm veya bileşen üzerinde kimin çalıştığının net görünümü, açıkça tanımlanmış onay yapısı ve düzenlemeler veya güncellemeler gerektiğinde veya tamamlandığında bildirimler sağlar.

Bilgi yönetimi araçları

Bilgi yönetimi, bir organizasyonun çalışanlarının toplu bilgisinin—hem geçmişte hem de bugün—nasıl kataloglandığı, güncellendiği ve kullanıldığına ilişkin bir kavramı ifade eder. Bu bilgi analizine de atıfta bulunur. Belgeler bu yakalanan bilginin önemli örneklerindendir ve bilgi yönetimi araçları şirket belgeleri için merkezi dijital dosyalama olanağı sağlar. Sonuç olarak, belgeler daha kolay bir şekilde alınabilir hale gelir, bu da daha verimli iş akışları anlamına gelir. Ayrıca, iyi yönetilen bir bilgi yönetim sistemi, şirketlerin sürekli değişen düzenleyici kanunlara uyumlu olmalarına yardımcı olabilir. Bir belge yönetim sistemi şifreler ve yedekleme prosedürleri ile güçlendirildiğinde, belge güvenliği de artar.

Web tabanlı belge yönetim araçları

Web tabanlı belge yönetimi, dijital belgeleri web tabanlı gezinme ve kontrol özellikleri ile klasör ve alt klasörlere organize etmenize ve belge paylaşımı, arama ve geri alımı için kontroller sağlar. Web tabanlı belge yönetim araçları, çeşitli konumlardan çalışan çalışanlarınızın belgeler üzerinde verimli ve güvenli bir şekilde oluşturmasına, işbirliği yapmasına, paylaşmasına ve aramasına olanak tanır.

Bulut tabanlı belge yönetim sistemleri

Bulut tabanlı belge yönetimi, harici bir sağlayıcı tarafından sağlanır ve organizasyonunuza çevrimiçi olarak erişilebilir hale getirilir. Bulut sağlayıcı genellikle tüm bakım ve yazılım güncellemeleri ile ilgilenir, bu nedenle bir IT ekibine ihtiyacınız olmayacaktır. Bulutta depolanan belgelere, çalışanlarınızın çevrimiçi olarak erişebileceği her yerden erişilebilir ve dosyalar otomatik olarak bulutta kaydedildiği için bunları yedeklemek zorunda kalmazsınız.

Yerinde belge yönetim sistemleri

Yerinde belge yönetim sistemi ile, organizasyonunuz kendi sunucularını ve depolamasını kullanır ve kendi bakımını gerçekleştirir. Belgelerinizi korumak ve güvenliğini sağlamak için tüm dosyalarınızı yedeklemeniz gerekecektir. Her zaman sisteminiz kontrolünüzde olmasına rağmen, organizasyonunuzun bakım ve güncellemeler için yeterli IT desteğine ihtiyacı olacaktır. Bir avantajı ise yerinde sistemlerin internet bağlantılarına bağımlı olmamasıdır, bu da bağlantınız kesilse bile belgelere hala erişebileceğiniz anlamına gelir.

Belge yönetimi örnekler yetenekler ve özellikler

Etkili belge yönetim sistemleri, tüm organizasyon belgelerinin düzgün bir şekilde yakalandığı, dönüştürüldüğü, depolandığı, düzenlendiği ve etiketlendiği, kolayca geri alındığı ve dağıtıma ve işbirliğine hazır olduğundan emin olmak için belirli özellikler ve yeteneklere sahiptir. Bunlar şunları içerir:

Zekice düzenleme

İş akışlarını iyileştirmek, zaman kazanmak ve organizasyonunuzun verimliliğini artırmak için doğru insanların doğru belgelere hızlıca ulaşmasını istersiniz. Arama işlemlerinizi hızlandıran ve daha sezgisel hale getiren akıllı kategorizasyon, etiketleme, derecelendirme ve doğrulamayı kullanan iyi düzenlenmiş bir belge düzenleme sistemi, aramalarınızı daha hızlı ve daha sezgisel hale getirecektir.

Net görünürlük ve gezinti

Belge yönetim sisteminiz kullanıcı dostu olmalıdır. Net görünür arama özelliklerine ve diğer araçlara sahip çekici bir arayüz, daha az hayal kırıklığı ve takımlarınız tarafından daha fazla kabul ve kullanım anlamına gelir.

Güçlü bir arama özelliği

İhtiyaç duydukları belgeleri aramak için harcanan daha az zaman, çalışanlarınızın işbirliği yapmaları, yenilik yapmaları ve ayrıca kuruluşunuzu ileri taşımaları için daha fazla zaman geçirmeleri anlamına gelir. Belge yönetim sisteminiz tarafından arama için optimize edilmiş belgelerinizin hepsini aynı anda arama yeteneği, takımlarınız arasında daha az frustrasyon ve daha fazla verimlilik anlamına gelir.

Versiyon kontrol

Dosyalarınızın tüm sürümlerini (ve ilişkili düzenlemeleri ve güncellemeleri) koruyan bir belge yönetim sistemi, katkıda bulunanlar arasında hataları veya tutarsızlıkları kolayca tanımlamak, belge ilerlemesini ve değişiklikleri takip etmek, içerik tekrarını önlemek ve sorunlar ortaya çıktığında bazen tamamen yeniden yazmayı önlemek için önemlidir.

Erişim ve izinler

Kuruluşunuzun her üyesinin her belgeyi düzenlemesi veya katkıda bulunması gerekmez. Bazı önemli belgeler sadece okunabilir olmalı veya sadece belirli yöneticiler tarafından değiştirilebilirken, diğerleri önde gelen takımlar tarafından düzenlenebilir. Belirli izinleri ayarlayabilme yeteneği, doğru kişilere doğru belgelere erişim sağlar.

Farklı dosya biçimi yetenekleri

İş belgeleri geniş bir yelpazedeki dosya biçimlerinde olabilir, PDF'ler ve metin işleme dosyalarından, taranmış ve kaydedilmiş kağıt tabanlı içeriğe, e-postalara, finansal raporlara ve elektronik tablolara kadar. Hepsini destekleyebilecek bir belge yönetim sistemine ihtiyacınız var.