‍

Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại, giúp tối ưu hóa quy trình tạo, chỉnh sửa và quản lý các tài liệu như PDF, hình ảnh và email. Nó giữ thời gian, giảm lộn xộn và tăng cường sự hợp tác bằng cách tự động hóa quy trình và tổ chức tài liệu để dễ dàng lấy lại. Dù dựa trên đám mây hay trên cơ sở, một hệ thống DMS cải thiện năng suất và bảo mật thông tin nhạy cảm, biến nó thành một công cụ có giá trị cho mọi tổ chức.

‍

Document management là gì?
‍

Hệ thống quản lý tài liệu cũng cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và quản lý các tệp tin doanh nghiệp. Những tài liệu này có thể là PDF, tệp tin xử lý văn bản, hình ảnh đã quét và lưu trữ từ nội dung giấy, email, báo cáo tài chính và bảng tính.

Những lợi ích của một hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Một hệ thống quản lý tài liệu tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu của doanh nghiệp, giúp bạn và nhân viên tiết kiệm thời gian quý giá cũng như giúp bạn vệ sinh và dọn dẹp không gian lưu trữ vật lý và số hóa hiện tại.

• Tài liệu được tổ chức và được gắn thẻ một cách phù hợp có thể được truy xuất dễ dàng hơn - một cách tiết kiệm thời gian khác cũng giảm sự nản lòng giữa nhân viên và khách hàng của bạn.
• Các quy trình tự động cũng có thể bắt giữ dữ liệu siêu dữ liệu, giúp xác thực và xác minh tài liệu của bạn và phân loại chúng, cải thiện quy trình làm việc của nhân viên và tăng cường khả năng hợp tác.
• Các tính năng bảo mật tích hợp có thể giúp bạn đặt quy tắc truy cập và quyền và xem khi tài liệu đã được xem, chia sẻ và chỉnh sửa.
• Quản lý tài liệu cũng cho phép bạn sao lưu các tệp tin trước đây là giấy, cũng như tệp tin số như email, để chúng không bị mất.

Hệ thống quản lý EDMS là gì?

Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cho phép lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm, chia sẻ và phân phối nhiều loại tài liệu khác nhau trong tổ chức của bạn.

Một hệ thống EDMS cũng giúp bạn tạo đường dẫn đến hợp tác nhanh chóng và dễ dàng hơn trong các tài liệu đó, việc lưu trữ và truy cập các tệp tin và bảo mật và xác minh các tài liệu này. Điều này cung cấp cho người dùng truy cập vào công cụ và quy trình tự động hóa giúp việc tạo và chuyển đổi tệp tin ít tốn thời gian hơn và đáng tin cậy hơn. Một EDMS cũng giúp tạo ra con đường đến cách hợp tác nhanh chóng và dễ dàng hơn trong các tài liệu, lưu trữ và truy cập các tệp tin và bảo mật và xác minh các tài liệu này .

Tìm mọi thứ, đạt được câu trả lời ở mọi nơi với Guru.

Xem một bản demoThực hiện một chuyến tham quan sản phẩm

7 ví dụ về các hệ thống quản lý tài liệu

Có một số loại hệ thống quản lý tài liệu khả dụng, vì vậy rất quan trọng phải xem xét các tính năng của từng hệ thống để xác định hệ thống nào phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức của bạn.

Các nền tảng quản lý dự án

Khi lập kế hoạch và quản lý dự án, người quản lý dự án và nhân viên có thể truy cập vào một kho lưu trữ trung ương chứa các tài liệu liên quan. Với phần mềm này, nhóm dự án có thể lưu trữ tệp tin và chia sẻ chúng với nhau trong các định dạng chỉ đọc hoặc có thể chỉnh sửa.

Cơ sở tri thức nội bộ

Cơ sở tri thức nội bộ được tạo ra bởi và dành cho các thành viên nhóm trong một tổ chức để tiếp cận kiến thức sở hữu và/hoặc riêng của họ theo yêu cầu. Nó nên chứa càng nhiều thông tin và tài liệu có thể để giúp nhân viên làm việc mà không bị gián đoạn. Đó là một cách hiệu quả để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu nội bộ.

Công cụ hợp tác

Công cụ hợp tác cung cấp cho các thành viên của tổ chức khả năng làm việc cùng nhau trên tài liệu cụ thể, truy cập mà không cần ngắt quãng, duyệt toàn bộ mọi điều chỉnh và cập nhật cần thiết và thông báo khi cần.

Công cụ quản lý kiến thức

Quản lý kiến thức chỉ việc một tổ chức phân loại, cập nhật và sử dụng kiến thức tập thể của nhân viên của nó—cả quá khứ và hiện tại. Điều này cũng ám chỉ việc phân tích kiến thức đó. Tài liệu là các ví dụ quan trọng của kiến thức đã được ghi nhận, và công cụ quản lý kiến thức cho phép lưu trữ tập tin kỹ thuật số tập trung cho văn bản của công ty. Kết quả là, tài liệu có thể được truy xuất dễ dàng hơn—làm cho quy trình làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, một hệ thống quản lý kiến thức duy trì tốt cũng có thể giúp các công ty tuân thủ các quy định pháp lý thay đổi liên tục. Khi một hệ thống quản lý tài liệu được tối ưu hóa với mật khẩu và các quy trình sao lưu, bảo mật tài liệu cũng được tăng cường.

Công cụ quản lý tài liệu dựa trên nền tảng web

Quản lý tài liệu trên nền tảng web cho phép tổ chức của bạn tổ chức các tài liệu kỹ thuật số thành thư mục và thư mục con với bố cục và điều khiển trên web cho việc chia sẻ, tìm kiếm và truy xuất tài liệu. Công cụ quản lý tài liệu trên nền tảng web cho phép nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm tạo, hợp tác, chia sẻ và tìm kiếm tài liệu một cách hiệu quả và an toàn.

Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây

Quản lý tài liệu trên đám mây được cung cấp bởi một nhà cung cấp bên ngoài và được truy cập bởi tổ chức của bạn trực tuyến. Nhà cung cấp đám mây thường xử lý tất cả việc bảo dưỡng và cập nhật phần mềm, vì vậy bạn sẽ không cần một nhóm IT để cài đặt hay duy trì nó. Tài liệu lưu trữ trên đám mây có thể được truy cập ở bất kỳ nơi nào nhân viên của bạn có thể online, và vì các tệp tự động lưu trên đám mây, bạn không cần lo lắng về việc sao lưu chúng.

Hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ

Với hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ, tổ chức của bạn sử dụng các máy chủ và lưu trữ riêng và thực hiện bảo dưỡng riêng. Bạn sẽ cần sao lưu tất cả các tệp của mình để đảm bảo tài liệu được lưu giữ và an toàn. Trong khi bạn luôn kiểm soát hệ thống của bạn, tổ chức của bạn sẽ cần hỗ trợ IT đủ cho bảo dưỡng và cập nhật. Một lợi ích là vì các hệ thống tại chỗ không phụ thuộc vào kết nối internet, bạn vẫn có thể truy cập tài liệu nếu kết nối của bạn bị gián đoạn.

Ví dụ về khả năng và tính năng quản lý tài liệu

Các hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả bao gồm một số tính năng và khả năng nhất định để đảm bảo tất cả các tài liệu của tổ chức của bạn được chụp, chuyển đổi, lưu trữ, tổ chức và gắn thẻ một cách đủ, dễ dàng truy cập và sẵn sàng cho phân phối và hợp tác. Các tính năng bao gồm:

Tổ chức thông minh

Để cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả tổ chức của bạn, bạn muốn người đúng có khả năng tìm thấy những tài liệu đúng nhanh chóng. Một hệ thống tổ chức tài liệu cứng cáp sử dụng phân loại thông minh, đánh dấu, xếp hạng và xác minh sẽ giúp tìm kiếm của bạn nhanh hơn và thêm logic.

Xem xét và duyệt bài viết rõ ràng

Hệ thống quản lý tài liệu của bạn nên thân thiện với người dùng. Giao diện hấp dẫn với các tính năng tìm kiếm và các công cụ khác rõ ràng sẽ giảm thiểu sự bực bội và tăng chấp nhận và sử dụng bởi các nhóm của bạn.

Một tính năng tìm kiếm mạnh mẽ

Thời gian ít hơn dành cho việc tìm kiếm tài liệu mà họ cần có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ có thêm thời gian để cộng tác, sáng tạo và nâng cao tổ chức của bạn. Khả năng tìm kiếm tất cả các tài liệu của công ty bạn cùng một lúc, sau khi các tài liệu đó đã được tối ưu hóa bởi hệ thống quản lý tài liệu của bạn cho tìm kiếm, có nghĩa là ít sự thất vọng hơn và nhiều hiệu suất hơn giữa các nhóm của bạn.

Kiểm soát phiên bản

Một hệ thống quản lý tài liệu mà bảo tồn tất cả các phiên bản (và các chỉnh sửa và cập nhật liên quan) của tệp của bạn là quan trọng để dễ dàng xác định lỗi hoặc sự không nhất quán giữa các người đóng góp, theo dõi tiến độ và thay đổi của tài liệu, tránh sao chép nội dung và đôi khi tránh việc viết lại toàn bộ khi gặp sự cố.

Truy cập và quyền

Không phải mọi thành viên của tổ chức của bạn cần chỉnh sửa hoặc đóng góp vào mọi tài liệu. Một số tài liệu quan trọng nên chỉ đọc hoặc chỉ có thể chỉnh sửa bởi các quản lý cụ thể, trong khi những tài liệu khác cần có thể chỉnh sửa bởi nhóm chính. Khả năng thiết lập quyền cụ thể sẽ cung cấp cho những người đúng quyền truy cập vào những tài liệu phù hợp.

Khả năng xử lý định dạng tệp đa dạng

Các tài liệu kinh doanh có thể ở trong nhiều định dạng tệp tin khác nhau, từ PDF và tệp xử lý văn bản, đến hình ảnh đã quét và lưu trữ của nội dung dựa trên giấy, đến email, báo cáo tài chính và bảng tính. Bạn cần một hệ thống quản lý tài liệu có thể hỗ trợ tất cả chúng.

‍