מערכת ניהול מסמכים (DMS) היא חיונית לעסקים מודרניים, תוך תהליך הקליטה, שינוי וניהול של מסמכים כמו PDFs, תמונות ואימיילים. היא חוסכת זמן, מפחית הון, ומשפרת שיתוף פעולה על ידי אוטומציה של תהליכים וארגון של מסמכים לאחסון קל. בין אם מבוססת ענן או באתר, מערכת ניהול מסמכים משפרת יעילות ומבטיחה את מידע הרגיש, כך שהיא כלי ערך לכל ארגון.

מהו ניהול מסמכים?
‍

מערכת ניהול מסמכים מאפשרת לך גם ליצור, לשנות ולנהל קבצי עבודה. קבצים אלה עשויים להיות PDFs, קבצי עיבוד מילים, דפים שסורקו ושמורים בתמונות מנייר, אימיילים, דיווחים פיננסיים, וגליונות אלקטרוניים.

מהם היתרונות של מערכת ניהול מסמכים?

מערכת ניהול מסמכים אוטומטית תהליכי ניהול המסמכים בחברה, חוסכת לך ולעובדים שלך זמן יקר, כמו גם עוזרת לך לנקות ולסדר מרחבי אחסון פיזי ודיגיטלי קיימים.

• מסמכים מאורגנים ומתוייגים באופן תקין יכולים להיות קלטים יותר – עוד חיסכון בזמן שיפחית את הכעס בין עובדים ולקוחותיך.
• תהליכים ממוחשבים יכולים גם ללכוד מטא-נתונים, לעזור לוידא ולאמת את המסמכים שלך, ולסווג אותם, משפרים את זרימות העבודה של העובדים ומשפרים את יכולות השיתוף.
• תכונות אבטחה מובנות יכולות לעזור לך להגדיר כללי גישה והרשאה ולראות מתי המסמכים שוחזרו, נשותו, ונערכו.
• ניהול מסמכים מאפשר לך גם לגבות קבצים שהיו בעבר מבוססי נייר, וגם קבצים דיגיטליים כמו אימיילים, כך שלא תאבד אותם.

מהו מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית?

מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (EDMS) מאפשרת לשמור, לארגן, לחפש, לשתף ולהפיץ בצורה יעילה יותר סוגים שונים של מסמכים בכל ארגונך.

מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית יכולה להיות משולבת באופן חלקי בתהליכים הרגילים. זה מספק למשתמשים גישה לכלים תהליכיים ואוטומטיים שהופכים את יצירת המסמכים וההמרה שלהם לפחות תסביכנית ויותר אמינה. מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית גם עוזרת לחרטט נתיב לשילוב יותר מהיר ונוח במסמכים האלה, גיבוי וגישה לקבצים, חיסון ווידוא של מסמכים אלה.

חפש הכל, קבל תשובות מכל מקום עם Guru.

צפה בדמוסייר במוצר

7 דוגמאות למערכות ניהול מסמכים

קיימות מספר סוגים של מערכות ניהול מסמכים, לכן חשוב לבחון את התכונות של כל אחת כדי לקבוע איזו תופסת בצורה הטובה ביותר את צרכי הארגון שלך.

פלטפורמות ניהול פרויקטים

בעת תכנון וניהול פרויקטים, מנהלי פרויקטים ועובדים יכולים לגשת למאגר מרכזי המכיל מסמכים רלוונטיים. עם תוכנה זו, צוותי פרויקט יכולים לאחסן קבצים ולשתף אותם עם יזמים נוספים בפורמטים לקריאה בלבד או לעריכה.

בסיסי ידע פנימי

בסיס ידע פנימי נוצר על ידי ועבור חברתך כדי לגשת לידע פוטנציאלי ו/או פרטי לצורך התנהגות במידה הנחוצה. עליו לכלול כמה שיותר מידע ותיעוד ככל האפשר כדי לעזור לעובדים לבצע את משימותיהם עם הפרעה מינימלית. זו דרך יעילה לאחסן, לנהל, ולשתף מסמכים פנימיים.

כלי שיתוף פעולה

כלי שיתוף פעולה מציעים לחברים בארגונך לעבוד יחד על מסמכים ספציפיים גישה מיידית, מבט ברור מי עובד על כל קטע או רכיב, מבנה אישורים מוגדר היטב, והודעות כאשר נדרשות עריכות או עדכונים או נגמרות.

כלי ניהול הידע

ניהול ידע מתייחס לאופן שבו ארגון מפנה, עודכן, ומשתמש בידע המשותף של עובדיו - היה היהוועדו. הוא מתייחס גם לניתוח של הידע הזה. מסמכים הם דוגמאות חשובות לידע הנתפס הזה, וכלי ניהול הידע מאפשרים אחסון דיגיטלי מרכזי עבור מסמכי החברה. כתוצאה מכך, ניתן להביא לקראת איחזור מסמכים קל יותר - מה שיוצר זרימות עבודה יעילות יותר. בנוסף, מערכת ניהול ידע מתוחזקת היטב יכולה לעזור לחברות להישאר עם תקנות רגולטוריות שמשתנות באופן קבוע. כאשר מערכת ניהול מסמכים משופרת בססמים ולוחות גיבוי, אבטחת המסמכים משתפרת.

כלי ניהול מסמכים מבוססי אינטרנט

ניהול מסמכים מבוסס אינטרנט מאפשר לארגונך לארגן מסמכים דיגיטליים לתיקיות ותת-תיקיות עם ניווט ובקרה מבוססי אינטרנט לשיתוף מסמכים, חיפוש, ואיחזור. כלי ניהול מסמכים מבוססי אינטרנט מאפשרים לעובדים שלך הפועלים ממקומות שונים ליצור, לשתף פעולה, לחפש ולמסמכים יעילים ובטוחים.

מערכות ניהול מסמכים מבוססות ענן

ניהול מסמכים בענן מסופק על ידי ספק חיצוני ומתקיים זמין לארגון שלך באופן מקוון. ספק הענן נוהל בדרך כלל את כל התחזוקה ועדכוני התוכנה, כך שלא תצטרך צוות IT להתקין או לשמר את זה. מסמכים שמאוחסנים בענן ניתנים לגישה מכל מקום בו עובדיך יכולים להתחבר לאינטרנט, ובגלל שהקבצים שומרים באופן אוטומטי בענן, אין צורך לדאוג לגביהם.

מערכות ניהול מסמכים במתחמים

עם מערכת ניהול מסמכים במתחמים, ארגון שלך משתמש בשרתים ואחסון עצמי וביצוע תחזוקה עצמית. יהיה עליך לגבות את כל הקבצים שלך כדי להבטיח שהמסמכים מוחזקים ומאובטחים. למרות שתמיד תהיה בשליטה במערכת שלך, יהיה צורך בתמיכת IT מספיקה עבור תחזוקה ועדכונים. אחת מיתרונות היא שמארכיות במותג אינן תלויות בחיבורי אינטרנט, ותמשיך להיות באפשרותך לגשת למסמכים אם החיבור שלך נפל.

דוגמאות ליכולות ותכונות לניהול מסמכים

מערכות ניהול מסמכים אפקטיביות כוללות תכונות ויכולות מסוימות כדי להבטיח שכל המסמכים של ארגונך נכון לקידוד, המרה, אחסון, ארגון ותיוג, על מנת שיהיה קל לשלב, ומוכן להפצה ושיתוף פעולה. אלו כוללים:

ארגון חכם

על מנת לשפר את הזרימות, לחסוך זמן, ולשפר את היעילות של הארגון שלך, אתה רוצה שהאנשים הנכונים יוכלו למצוא את המסמכים הנכונים במהירות. מערכת של ארגון מסמכים יעילה המשתמשת בקטגוריות חכמות, תיוג, דירוג ואימות תגרום לחיפושים שלך להיות יותר מהירים ואינטואיטיביים יותר.

ראיית עולם ברורות וניווט

מערכת ניהול מסמכים שלך צריכה להיות ידידותית ונוחה לשימוש. ממשק מושך עם תכונות חיפוש ברורות וכלים אחרים נראוי יפחיתו מתסכות ויוסיפו קלות קבלה ושימוש על ידי צוותיך.

\

פחות זמן המושקע בחיפוש אחר המסמכים שצריך אותם העובדים שלך יביא לכך שיהיה להם יותר זמן לשתף פעולה, לחדש, ובכלל לקדם את הארגון שלך קדימה. היכולת לחפש בכל המסמכים של החברה שלך בו זמנית, לאחר שהמסמכים הללו נמצאו כולם על ידי מערכת ניהול המסמכים שלך למטרות חיפוש, יביא לכך שיהיה פחות עצבנות ויותר יעילות בקרב צוותיך.

בקרת גרסאות

מערכת ניהול מסמכים ששומרת על כל הגרסאות (והתיקונים והעדכונים המשויכים) של הקבצים שלך חשובה לזיהוי קל של שגיאות או סתירות בין תורמים, מעקב אחר התקדמות ושינויים במסמך, מניעת כפילות תוכן, ולעיתים אף מניעת הכתיבה מחדש מלאה כאשר יש בעיה.

גישה והרשאות

לא כל חבר בארגונך צריך לערוך או לתרום לכל מסמך. חלק מהמסמכים החשובים צריכים להיות לצפיה בלבד או בלבד לניתוח על ידי מנהלים ספציפיים, בעוד אחרים צריכים להיות עריכים על ידי צוותים מרכזיים. היכולת להגדיר הרשאות ספציפיות תעניק לאנשים הנכום את המסמכים הנכום.

יכולות מגוונות של פורמטי קבצים

מסמכים עסקיים עשויים להיות במגוון רחב של פורמטי קבצים, מ- PDFs וקבצי עיבוד מילים, אל תמונות מסורתיות שנסרקו ושנשמרו, מאימיילים, דו אתה צריך מערכת ניהול מסמכים שיכולה לתמוך בכל אלו.

\