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• सहायता सुविधाएँ भी आपको पहुंच पर नियम और अनुमति नियम सेट करने में मदद कर सकती हैं, और देख सकती हैं कि दस्तावेज़ कब देखे गए, साझा किए गए और संपादित किए गए हैं।
• दस्तावेज प्रबंधन आपको पीछे पहले कागजाती फाइलों का बैकअप लेने की अनुमति देता है, जैसे कि ईमेल, ताकि वे खो न जाए।

एक EDMS सिस्टम क्या है?

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम (EDMS) संगठन के भीतर विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को अधिक सरलता से स्टोर, संगठित, खोज, साझा और वितरित करने की संभावना बनाता है।

एक EDMS आपके नियमित कार्यप्रवाहों में समरूप हो सकता है. यह प्रयोक्ताओं को साधनों और स्वचालित प्रक्रियाओं तक पहुंचने की सुविधा प्रदान करता है जो दस्तावेजों को बनाने और रूपांतरित करने को कम समय लेने और अधिक विश्वसनीय बनाने में मदद करते हैं। एक EDMS भी दस्तावेजों के भीतर तेज और आसान सहयोग, फाइलों को संग्रहीत करने और पहुंचने, और इन दस्तावेजों को संरक्षित और सत्यापित करने में मदद करता है।

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7 दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम उदाहरण

कई प्रकार के दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम उपलब्ध हैं, इसलिए प्रत्येक की विशेषताओं की समीक्षा करना महत्वपूर्ण है ताकि आपके संगठन की आवश्यकताओं को सबसे अच्छा निर्धारित कर सकें।

परियोजना प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म

जब परियोजनाएं योजना बनाने और प्रबंधन करने में होती हैं, तो परियोजना प्रबंधक और कर्मचारी एक महत्वपूर्ण भंडार में पहुंच सकते हैं जिसमें संबंधित दस्तावेज होते हैं। इस सॉफ़्टवेयर के साथ, परियोजना टीम फ़ाइलें संग्रहित कर सकती हैं और एक दूसरे के साथ उन्हें केवल पढ़ने या संपादन योग्य स्वरूपों में साझा कर सकती हैं।

आंतरिक ज्ञान आधार

संगठन के टीम सदस्यों द्वारा और उनके लिए एक आंतरिक ज्ञान आधार संचित किया जाता है ताकि उन्हें आवश्यकतानुसार रखसकें या प्राइवेट ज्ञान का सहारा ले सकें। कर्मचारियों को अपने कामों को न्यूनतम बाधा के साथ करने में मदद करने के लिए पोस्सिबल सब सूचना और प्रलेखन प्राप्त रखना चाहिए। यह आंतरिक दस्तावेजों को संचित, प्रबंधित, और साझा करने का एक प्रभावी तरीका है।

सहयोग उपकरण

सहयोग उपकरण आपके संगठन के सदस्यों को विशेष दस्तावेज पर साथ मिलकर काम करने के लिए पहुंच प्रदान करते हैं, प्रत्येक खंड या बॉन्ढ की क्लियर दृश्य को स्पष्टता से प्राप्त करने के लिए, स्पष्टनिर्धारित मंजूरी संरचनाएं, और संवेदना की जब भी संपादन या अपडेट की आवश्यकता हो या पूर्ण हो गए हो।

ज्ञान प्रबंधन उपकरण

ज्ञान प्रबंधन संगठन के कर्मचारियों के समुहिक ज्ञान को कैसे पुस्तकालयात् करता है, और उपयोग में लेता है—उसके पूर्वऔर वर्तमान। यह उस ज्ञान के विश्लेषण के भी संकेत करता है। दस्तावेजों इस ज्ञान के महत्वपूर्ण उदाहरण होते हैं, और ज्ञान प्रबंधन उपकरण कंपनी के दस्तावेजों के लिए केंद्रीकृत डिजिटल फाइलिंग की अनुमति देते हैं। परिणामस्वरूप, दस्तावेज अधिक आसानी से पुनः प्राप्त किए जा सकते हैं—जिससे अधिक कुशल वर्कफ़्लोज़ होते हैं। इसके अतिरिक्त, एक अच्छे निहित ज्ञान प्रबंधन प्रणाली कम्पनियों को कभी-कभार बदलते नियामकीय विधियों के साथ अनुरूप रहने में मदद कर सकती है। जब एक दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली को पासवर्ड और बैकअप प्रक्रियाओं के साथ संवर्धित किया जाता है, तो दस्तावेज सुरक्षा भी संवर्धित होती है।

वेब-आधारित दस्तावेज प्रबंधन उपकरण

वेब-आधारित दस्तावेज प्रबंधन अपने संगठन के डिजिटल दस्तावेजों को फोल्डर और सबफोल्डर में आयोजित करने और वेब-आधारित नेविगेशन और कंट्रोल्स के साथ दस्तावेज साझा, खोजने, और पुनर्प्राप्ति के लिए उपयोग करने की अनुमति देता है। वेब-आधारित दस्तावेज प्रबंधन उपकरण आपके विभिन्न स्थानों से काम कर रहे अपने कर्मचारियों को दस्तावेज निर्माण, सहयोग, साझाकरण और खोज को सुरक्षित और कुशलतापूर्वक करने की अनुमति देते हैं।

क्लाउड-आधारित दस्तावेज प्रबंधन प्रणालियाँ

क्लाउड-आधारित दस्तावेज प्रबंधन एक बाह्य विक्रेता द्वारा प्रदान किया जाता है और ऑनलाइन आपके संगठन के लिए उपलब्ध है। सामान्यत: अकास्मिक प्रदाता समस्त रखरखाव और सॉफ़्टवेयर अपडेट के सम्भालन करता है, इसलिए आपको किसी आईटी टीम की आवश्यकता नहीं होगी इसे स्थापित या बनाए रखने के लिए। अकास्मिक में संग्रिहित दस्तावेज कहीं भी पहुंचे जा सकते हैं, आपके कर्मचारी ऑनलाइन जहां भी पहुँच सकते हैं, और क्योंकि फाइलें स्वचालित रूप में अकास्मिक में सेव करती है, आपको इन्हें बैकअप की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।

ऑन-प्रेमिस दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम

एक ऑन-प्रेमिस दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम के साथ, आपके संगठन अपने सर्वर और स्टोरेज का उपयोग करता है और अपने स्व रखरखाव करता है। आपको सभी फ़ाइलों का बैकअप लेने की आवश्यकता होगी ताकि दस्तावेज संरक्षित और सुरक्षित रहें। जबकि आप हमेशा अपने सिस्टम के नियंत्रण में रहते हैं, आपके संगठन के लिए रखरखाव और अपडेट्स के लिए पर्याप्त आईटी समर्थन की आवश्यकता है। एक फायदा यह है कि क्योंकि ऑन-प्रेमिस सिस्टम इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भर नहीं होते, यदि आपका कनेक्शन डाउन है तो आप अभी भी उन दस्तावेजों तक पहुंच सकेंगे।

दस्तावेज प्रबंधन उदाहरण क्षमताएँ और सुविधाएँ

प्रभावशाली दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम विशेष और क्षमताएँ शामिल हैं जो सुनिश्चित करने में मदद करती हैं कि आपके संगठन के सभी दस्तावेज सहीत संकलित, परिवर्तित, संग्रहीत, व्यवस्थित और टैग किए गए हों, आसानी से वापस मिलें, और वितरण और सहयोग के लिए तैयार रहें। यह सुविधाएँ शामिल हैं:

बुद्धिमान संगठन

काम की सुविधा को बढ़ाने, समय बचाने और अपने संगठन की कुशलता में सुधार करने के लिए, आपको सही व्यक्तियों को तेजी से या सहजता से उचित दस्तावेज ढूंढने की इच्छा होगी। एक अच्छी ढंग से संगठित दस्तावेज संगठन प्रणाली जो बुद्धिमान वर्गीकरण, टैगिंग, रेटिंग, और सत्यापन का उपयोग करती है, आपके खोजने को तेज़ और और सहज़ बना देगी।

स्पष्ट दिखाई और नेविगेशन

आपका दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम उपयोगकर्ता-स्वच्छ होना चाहिए। एक आकर्षक इंटरफ़ेस जिसमें स्पष्ट दिखने वाली खोज सुविधाएँ और अन्य उपकरण होंगे तो कम चिढ़चिढ़ाहट और अधिक स्वीक्ःि और उपयोग टीम के द्वारा होगा।

एक मजबूत खोज सुविधा

जितना कार्य करते समय आपके कर्मचारी जित्नी जरुरत की लिए दस्तावेज़ खोजने में समय गवहान किया जाता ​​है, उतना ही उनका समय सहयोग, नवाचार करन में और अन्यथा आपके संगठन को आगे बढ़ाने में जोड़ने के लिए अधिक होगा। तब जब आपके दस्तावेज ने आपके दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम द्वारा खोज के लिए अनुकूलित होने के बाद, आपकी कंपनी के सभी दस्तावेज़ों को एक साथ खोजने की क्षमता है, तो उनके बीच कम चिढ़चिढ़ाहट और आपकी टीम के बीच अधिक उत्पादकता होगी।

संस्करण नियंत्रण

आपके फ़ाइलों के सभी संस्करणों (और संलग्न संपादन और अपडेट) को सहेजने वाला एक दस्तावेज प्रबंधन सिस्टम सहायक होता है जो आसानी से त्रुटियों या योगदानकर्ताओं के बीच विस्तार, दस्तावेज की प्रगति और परिवर्तनों को ट्रैक करने, सामग्री यथार्थीकरण से बचने और समस्याओं उत्पन्न होने पर सम्पूर्ण नए लेखन से बचाने में मदद करता है।

पहुंच और अनुमतियाँ

आपके संगठन के प्रत्येक सदस्य को हर दस्तावेज संपादित या योगदान देने की आवश्यकता नहीं है। कुछ महत्वपूर्ण दस्तावेजों को केवल विशेष प्रबंधकों द्वारा केवल पठनीय या संशोधनीय होना चाहिए, जबकि अन्यों को मुख्य टीमों द्वारा संपादनीय होना चाहिए। विशेष अनुमतियों निर्धारित करने की क्षमता उचित लोगों के दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करेगा।

विविध फाइल प्रारूप क्षमताएँ

व्यापक विविधता में व्यापार दस्तावेज हो सकते हैं, PDFs और वर्ड प्रोसेसिंग फ़ाइल, स्कैन किए गए और किए गए पेपर-आधारित सामग्रियों की छवियाँ, ईमेल, वित्तीय रिपोर्टें, और स्प्रेडशीट्स। आपको एक दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है जो उन सभी का समर्थन कर सकती है।

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