Поширення знань: Що це таке і чому воно має значення

Поширення знань - це практика розподілу експертизи, уявлень та інформації серед осіб або команд для покращення навчання, продуктивності та прийняття рішень. У бізнес-контексті це перетворює особисті знання в організаційні знання, допомагаючи командам рухатися швидше та працювати розумніше разом.

Що таке поширення знань?

Поширення знань - це процес обміну інформацією, досвідом або вміннями від однієї особи до іншої всередині організації. Це може відбуватися формально через документацію, засідання або навчальні сесії, або неформально через розмови, повідомлення або спільну роботу.

У найпростішому вигляді це означає забезпечення можливості іншим отримати доступ до того, що знає одна людина, і використовувати це, коли це потрібно.

Що таке поширення знань у управлінні знаннями?

У управлінні знаннями, поширення знань є вихідною практикою. Це гарантує, що цінні уявлення та уявлення не застрягнуть у індивідуальних силосах, а стануть доступними через системи, процеси або платформи.

Успішна стратегія управління знаннями пріоритизує поширення знань, щоб організації продовжували навчатися від себе, швидко адаптувалися і уникнули пошуку зайвого.

Чому поширення знань важливе?

Поширення знань допомагає організаціям:

• Розбити інформаційні силоси: Команди працюють більш ефективно, коли вони мають доступ до взаємних уявлень та ресурсів один від одного. Це допомагає уникнути зайвої роботи та спрямовує зусилля міжфункціональних команд.
  
  
• Зберігати корпоративні знання: Поширення знань запобігає втраті важливої інформації при звільненні співробітників. Це створює тривалу записку, яка підтримує послідовність та стійкість.
  
  
• Швидке включення нових співробітників: Новобранці вчаться швидше, коли корпоративне знання легко доступне. Стійка база знань скорочує час на навчання та підвищує впевненість в собі в ранній стадії.
  
  
• Покращіть інновації: Різноманітні команди розробляють кращі рішення, коли вони ґрунтуються на спільних навчаннях. Коли ідеї вільно протікають, креативність та експерименти процвітають.
  
  
• Підвищуйте співпрацю: Культура відкритості сприяє взаємній підтримці та довірі між відділами. Це допомагає зміцнити стосунки та сприяє спільній власності результатів.
  
  

Коротко кажучи, воно створює більш зв'язну, стійку та високоефективну організацію.

Які переваги від спільного обміну знаннями?

• Збільшена продуктивність: Співробітники можуть швидко знаходити відповіді, зекономивши час та зменшивши повторні запитання. Це зменшує переривання та допомагає зберегти увагу команд.
  
  
• Краще прийняття рішень: Доступ до актуальних знань призводить до більш інформованих виборів. Це зменшує вгадування та підтримує послідовні, даними підтверджені дії.
  
  
• Покращений залученість співробітників: Члени команди відчувають себе оціненими, коли їхні погляди сприяють загальному успіху. Почуття почуття заохочує майбутні внески та глибше втягнення. Насправді, недавнє дослідження виявило, що компанії, які роблять обмін знаннями пріоритетом, в 4.5 разів ймовірніше матимуть залучені команди!
  
  
• Масштабоване навчання: Досвід однієї особи стає частиною спільного ресурсу, який приносить користь всім. Часом це допомагає командам піднятися без заторів формального навчання.
  
  
• Задоволеність клієнтів: Служби підтримки реагують швидше та точніше, коли вони мають потрібні знання під рукою. Ця реагувальність надає довіру та покращує досвід клієнта.
  
  

Ці переваги роблять обмін знаннями конкурентною перевагою. Стенлі МакКрістал, колишній командувач в США та Міжнародних сил в Афганістані, сказав ідеальну фразу в своєму виступі на TED: "Ви виявляєте, що інформація має вартість лише в тому випадку, якщо ви ділитеся нею з людьми, які можуть зробити щось більш краще через неї...замість того що знання - це сила...поділ - це влада." Які приклади обміну знаннями?

Що таке Приклади обміну знаннями?

Обмін знаннями може набувати багатьох форм:

• Продавець робить запис успішної стратегії продажу для інших для повторного використання. Це зекономлює час та допомагає стандартизувати ефективні повідомлення по всій команді.
  
  
• Розробник пояснює новий процес під час тимчасового ланчу команди. Інші отримують ясність та впевненість у впровадженні нового підходу.
  
  
• Агент підтримки оновлює довідкову статтю після вирішення складного питання клієнта. Цей оновлений вміст запобігає подальшому збільшенню проблеми.
  
  
• Команда продукту ділиться післяпроектною ретроспективою в спільному просторі. Колеги дізнаються, що працювало (та ні), щоб керувати майбутніми ініціативами.
  
  
• Менеджер з кадрів публікує посібник з навігації при підписанні бенефіцій. Співробітники можуть звертатися до нього за потребою, не покладаючись на одноразові розмови.
  
  

Будь то усно чи письмово, структуровано чи спонтанно, мета одна: зробити корисну інформацію доступною іншим.

Хто повинен ділитися знаннями?

Кожного у організації слід підтримувати в діління знань — незалежно від посади або старшості. Однак певні ролі несуть більшу відповідальність у формуванні настрою та забезпеченні плавного потоку знань.

• Лідери команд та менеджери: Повинні даавати приклади доброї практики в ділінні та створювати простір для інших учасників. Коли лідери діляться відкрито, інші почуваються безпечніше робити те саме.
  
  
• Експерти з предмету (SMEs): Приносять глибокі інсайти, на які спираються інші для вирішення проблем та прийняття рішень. Їхні знання важливі для збереження точності та глибини у контенті.
  
  
• Нові працівники: Пропонують свіжі погляди й можуть виділяти прогалини в існуючій документації. Їхні питання часто виносять на поверхню незрозумілу чи відсутню інформацію.
  
  
• Команди підтримки та обслуговування клієнтів: Постійно навчаються на прикладах реального використання та зворотного зв'язку. Часто вони першими помічають повторювані болючі точки або прогалини в продукції.
  
  

Яким є приклад в ділінні знань лідером команди?

Лідер команди може поділитися уроками, вивченими з недавно завершеного проекту: що працювало, що ні, і що б він змінив наступного разу. Поділившись цим на зустрічі або в центрі документації, він допомагає іншим командам уникати тих самих помилок та повторити успіх.

Як ділитися знаннями: Кращі практики

Щоб заохочувати ефективне діління знань, слід дотримуватися цих кращих практик:

• Робіть його частиною робочого процесу: Діління має відбуватися там, де вже проводиться робота, а не в окремій системі. Чим ближче до щоденної діяльності, тим імовірніше, що воно станеться.
  
  
• Використовуйте шаблони та стандарти: Структура допомагає іншим розуміти та повторно використовувати спільний вміст. Це також допомагає зробити документацію швидше та більш однорідною для внесення внесків.
  
  
• Визнають учасників: Публічно подякуйте тим, хто документує або вчить — визнання підтримує повторну поведінку. Це також допомагає створювати культуру, де знання цінується, а не накопичується.
  
  
• Заохочуйте зворотний зв'язок: Дозвольте користувачам позначати незрозумілий або застарілий контент, щоб зберігати актуальність спільних знань. Зворотний зв'язок допомагає тримати контент свіжим та корисним для майбутніх читачів.
  
  
• Прикладайте лідерство його прикладом: Коли лідери та менеджери діляться відкрито, інші ймовірніше зроблять те саме. Прикладнє моделювання створює психологічну безпеку для участі всієї команди.
  
  
• Зробіть його простим: Уникайте бюрократії — заохочуйте швидкі оновлення, прості формати та короткі записи. Коли діління знань відчувається простим, воно стає повсякденним.
  
  

Чим легше ділитися, тим імовірніше, що це станеться.

Інструменти для обміну знаннями

Різноманітні інструменти можуть підтримувати обмін знаннями між командами:

• Платформи управління знаннями такі як Guru, Notion чи Confluence. Ці інструменти забезпечують структуровані, централізовані простори для документування та співпраці.
  
  
• Інструменти комунікації такі як Slack, Teams чи email. Ці інструменти корисні для неформального обміну і швидких відповідей в реальному часі.
  
  
• Інструменти управління проектами такі як Asana чи Trello, коли використовуються для документування. Додавання нот або ресурсів до завдань гарантує, що знання залишається пов'язаним з виконанням.
  
  
• Внутрішні вікі та інтранети для видимості на рівні всієї компанії. Ці допомагають узагальнити політики, ігрові книги та кращі практики в одному доступному місці.
  
  
• Відео-бібліотеки чи платформи LMS для записаних тренувальних програм та керівництв. Цей формат корисний для онбордингу та пояснення складних процесів.
  
  

Наприклад, Guru вбудовує знання безпосередньо в інструменти, такі як Slack, ваш браузер чи довідковий стіл — це робить його легкодоступним та дозволяє вносити внесок, не залишаючи вашу робочу зупинку.

Типи обміну знаннями

Існують різновиди обміну знаннями в залежності від формату та наміру:

• Експліцитний обмін знаннями: Передбачає обмін документованими фактами, процесами чи даними (наприклад, посібник з інструкціями). Це найбільш прямий формат та найлегший для зберігання та масштабування.
  
  
• Таємне обмін знаннями: Передбачає обмін досвідом, судженням чи вміннями, які важче записати (наприклад, наставництво або наслідування). Це часто спільний краще через розмову чи спостереження.
  
  
• Формальний обмін: Розкладений і структурований, як тренувальні сесії або документація команди. Це забезпечує послідовність поставок та часто підтримує потреби відповідності.
  
  
• Неформальний обмін: Адгок, такий як відповідь на запитання на Slack або пояснення скорочення товаришу по команді. Ці взаємодії можуть бути швидкими, але вони сприяють навчанню команди.
  
  

Культура знань, яка пропонує та підтримує всі ці форми, цінується.

Висновок

Коли знання відкрито та послідовно спільне, команди стають кмітливішими, працюють швидше та відчувають себе більш пов'язаними. Це не просто збереження інформації — це створення системи, де знання рухається так само швидко, як ваша команда.дивіться наш демо щоб побачити, як Guru допомагає вам побудувати культуру обміну знаннями, яка працює — там, де працює ваша команда.