Todos creen que sus anuncios son cruciales y aplicables para todos. Eso no es algo malo; ese es el trabajo de los líderes de departamento — enfocarse con láser en los objetivos de su equipo y luego asegurarse de que esos resultados y conocimientos se compartan.

Piense en la gran cantidad de correos electrónicos, mensajes directos y otras comunicaciones que recibe un empleado promedio durante un día de trabajo. Mantenerse al tanto de todo puede ser difícil, pero aquí es exactamente donde las prácticas adecuadas de comunicación interna pueden ser útiles. Es el trabajo de los profesionales de comunicaciones internas sintetizar y traducir la información/conocimiento que desean comunicar para que todos los empleados puedan entenderla.

En Guru, utilizamos tres preguntas esenciales para asegurar que cuando se comunique conocimiento, sea relevante y accionable en lugar de simplemente sumarse al "ruido" del trabajo:

• ¿A quién le interesa?
• ¿Es urgente?
• ¿Se requiere una acción?

Capturando, colaborando y mejorando contenido

Nuestro equipo de Comunicaciones Internas envía a los empleados un boletín de noticias a nivel de empresa a través de la función de anuncios de Guru cada dos semanas. Colaborar elaborando este boletín con la ayuda de las herramientas de IA de Guru como Assist y Answers ha acelerado el proceso de redacción y facilitado que los equipos de diferentes zonas horarias contribuyan con contenido. Durante los últimos meses, la IA mejoró consistentemente los anuncios al simplificar el lenguaje, condensar el contenido y ajustar el tono. Como resultado, nuestra tasa de lectura de anuncios a nivel de empresa aumentó de 68% a un promedio del 89% en un período de cuatro meses.

Nuestro equipo de comunicaciones internas puede mejorar aún más el conocimiento que compartimos actuando sobre los datos de anuncios y engagement.  Por ejemplo, revisamos los datos de participación en el producto de los empleados que no han confirmado que leyeron el boletín y realizamos investigaciones cualitativas para entender por qué no están interactuando con las actualizaciones. Con el apoyo de la IA generativa y nuestro editor de contenido colaborativo, el equipo puede tomar decisiones más informadas sobre qué, cuándo y con quién se comparte la información.

Comunicaciones específicas del equipo

Una vez que los líderes de equipo han sido educados sobre la lógica y el proceso de comunicaciones internas, que implica asegurar que las comunicaciones sean revisadas y aprobadas a través de canales internos, se les anima a transmitir anuncios relevantes y accionables a sus respectivos equipos. Una excelente ilustración de este escenario es cuando los líderes distribuyen un documento de "pre-lectura" antes de una sesión de habilitación de productos en Guru. Esta práctica mejora la calidad de las conversaciones sincrónicas.

Un miembro del equipo de ingresos de Guru dijo que recibir un anuncio con material de pre-lectura les ayudó a priorizar consumir toda la información que necesitaban para comprender el verdadero propósito de una reunión próxima. En este caso, un gerente ayudó a su equipo con el control de volumen y les dio material al que podían referirse al unirse a una reunión en lugar de simplemente seguir en tiempo real. Esta capa de priorización liderada por el gerente ayuda a crear responsabilidad, rituales y recordatorio de información específicos del equipo.

Comprensión y alineación

Programar anuncios con anticipación también ha sido un cambio fundamental. La capacidad de programar comunicaciones es beneficioso cognitivamente para los destinatarios a medida que los rituales y las cadencias establecen confianza y reducen la sensación de abrumados por la comunicación inesperada. Los empleados saben que recibirán consistentemente materiales y actualizaciones 24 horas antes de una sesión de capacitación o una reunión de la empresa. Por otro lado, los ocupados líderes de equipo pueden aprovechar los beneficios de las comunicaciones asíncronas programando sus anuncios.

La comunicación sin comprensión es solo ruido. Y el ruido y el desorden digital llevan a la abrumación y la carga. Y la carga conduce al agotamiento.

Según un informe de la Harvard Business Review de 2021, el 25% de las personas que sintieron un fuerte sentido de propósito en su trabajo no habían experimentado ningún agotamiento. Cuando somos capaces de comprender la priorización de las comunicaciones, tomar acción y volver al tiempo de enfoque, nos conectamos con las partes significativas del trabajo.  En lugar de saltar para hacer clic en "He leído" para silenciar las notificaciones y deshacerse de ese temido punto rojo, los empleados ahora consumen el conocimiento del equipo y de la empresa de forma asíncrona. Estos rituales aseguran claridad sobre lo que los empleados necesitan saber, lo que necesitan hacer y para cuándo.