Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information
Otimizar a comunicação interna com as melhores práticas para compartilhar informações em toda a empresa. Garantir relevância e ação com as perguntas essenciais da Guru.
Todos acreditam que suas anúncios são cruciais e aplicáveis a todos. Isso não é uma coisa ruim; esse é o trabalho dos líderes de departamento - focar laser em objetivos de suas equipes e garantir que esses resultados e aprendizados sejam compartilhados.
Pense na quantidade enorme de e-mails, DMs e outras comunicações que o empregado médio recebe durante um dia de trabalho. Ficar por cima de tudo pode ser difícil, mas é exatamente aí que práticas adequadas de comunicação interna podem ser úteis. É o trabalho dos profissionais de comunicação interna sintetizar e traduzir as informações/conhecimentos que desejam comunicar para que todos os funcionários possam entender.
Na Guru, usamos três perguntas essenciais para garantir que, quando o conhecimento é comunicado, seja relevante e acionável, em vez de apenas adicionar ao "ruído" do trabalho:
Para quem é relevante?
É urgente?
Existe uma ação requerida?
Capturando, colaborando e melhorando conteúdo
Nossa equipe de Comunicações Internas envia aos funcionários um boletim informativo da empresa via recurso de anúncios do Guru a cada duas semanas. Colaborativamente elaborando este boletim informativo com a ajuda das ferramentas de IA do Guru como Assistente e Respostas acelerou o processo de redação e facilitou para equipes em fusos horários diferentes contribuírem com conteúdo. Nos últimos meses, a IA consistentemente melhorou os anúncios simplificando a linguagem, condensando o conteúdo e ajustando o tom. Como resultado, nossa taxa de leitura de anúncios em toda a empresa aumentou de 68% para uma média de 89% ao longo de um período de quatro meses.
Nossa equipe de comunicações internas pode aprimorar ainda mais o conhecimento que compartilham ao agir sobre os dados de anúncio e engajamento. Por exemplo, revisamos dados de engajamento no produto de funcionários que não confirmaram que leram o boletim informativo e realizamos pesquisa qualitativa para entender por que não estão interagindo com as atualizações. Com o apoio da IA generativa e de nosso editor de conteúdo colaborativo, a equipe consegue tomar decisões mais informadas sobre o quê, quando e com quem as informações são compartilhadas.
Comunicações específicas da equipe
Uma vez que os líderes de equipe tenham sido educados sobre a lógica e o processo de comunicações internas, que envolvem garantir que as comunicações sejam revisadas e aprovadas por canais internos, são encorajados a transmitir anúncios relevantes e acionáveis para suas respectivas equipes. Uma ilustração excelente desse cenário é quando os líderes distribuem um documento "pré-leitura" antes de uma sessão de capacitação de produto no Guru. Essa prática aprimora a qualidade das conversas síncronas.
Um dos membros da equipe de receita do Guru disse que receber um anúncio com material de pré-leitura os ajudou a priorizar consumir todas as informações necessárias para entender o verdadeiro propósito de uma reunião futura. Nesse caso, um gerente ajudou sua equipe com controle de volume e forneceu material ao qual poderiam se referir ao participar de uma reunião em vez de apenas acompanhar em tempo real. Essa camada de priorização liderada por gerentes ajuda a criar responsabilidade específica da equipe, rituais e recall de informações.
Compreensão e alinhamento
Agendar anúncios com antecedência também foi um divisor de águas. A capacidade de agendar comunicações é cognitivamente benéfica para os destinatários, pois os rituais e cadências estabelecem confiança e reduzem a sensação de sobrecarga causada por comunicações inesperadas. Os funcionários sabem que receberão consistentemente materiais e atualizações 24 horas antes de uma sessão de capacitação ou de uma reunião da empresa. Por outro lado, os líderes de equipe ocupados conseguem aproveitar os benefícios das comunicações assíncronas agendando seus anúncios.
Comunicação sem compreensão é apenas ruído. E o ruído e a desordem digital levam à sobrecarga e ao fardo. E o fardo leva à exaustão.
De acordo com um relatório de 2021 da Harvard Business Review, 25% das pessoas que sentiam um forte senso de propósito no trabalho não tinham experimentado qualquer esgotamento. Quando somos capazes de entender a priorização das comunicações, agir e voltar ao foco, conectamo-nos às partes significativas do trabalho. Em vez de clicar imediatamente em "Li" para silenciar notificações e se livrar daquele ponto vermelho temido, os funcionários agora consomem conhecimento da equipe e da empresa de forma assíncrona. Esses rituais garantem clareza sobre o que os funcionários precisam saber, o que precisam fazer e até quando.
Todos acreditam que suas anúncios são cruciais e aplicáveis a todos. Isso não é uma coisa ruim; esse é o trabalho dos líderes de departamento - focar laser em objetivos de suas equipes e garantir que esses resultados e aprendizados sejam compartilhados.
Pense na quantidade enorme de e-mails, DMs e outras comunicações que o empregado médio recebe durante um dia de trabalho. Ficar por cima de tudo pode ser difícil, mas é exatamente aí que práticas adequadas de comunicação interna podem ser úteis. É o trabalho dos profissionais de comunicação interna sintetizar e traduzir as informações/conhecimentos que desejam comunicar para que todos os funcionários possam entender.
Na Guru, usamos três perguntas essenciais para garantir que, quando o conhecimento é comunicado, seja relevante e acionável, em vez de apenas adicionar ao "ruído" do trabalho:
Para quem é relevante?
É urgente?
Existe uma ação requerida?
Capturando, colaborando e melhorando conteúdo
Nossa equipe de Comunicações Internas envia aos funcionários um boletim informativo da empresa via recurso de anúncios do Guru a cada duas semanas. Colaborativamente elaborando este boletim informativo com a ajuda das ferramentas de IA do Guru como Assistente e Respostas acelerou o processo de redação e facilitou para equipes em fusos horários diferentes contribuírem com conteúdo. Nos últimos meses, a IA consistentemente melhorou os anúncios simplificando a linguagem, condensando o conteúdo e ajustando o tom. Como resultado, nossa taxa de leitura de anúncios em toda a empresa aumentou de 68% para uma média de 89% ao longo de um período de quatro meses.
Nossa equipe de comunicações internas pode aprimorar ainda mais o conhecimento que compartilham ao agir sobre os dados de anúncio e engajamento. Por exemplo, revisamos dados de engajamento no produto de funcionários que não confirmaram que leram o boletim informativo e realizamos pesquisa qualitativa para entender por que não estão interagindo com as atualizações. Com o apoio da IA generativa e de nosso editor de conteúdo colaborativo, a equipe consegue tomar decisões mais informadas sobre o quê, quando e com quem as informações são compartilhadas.
Comunicações específicas da equipe
Uma vez que os líderes de equipe tenham sido educados sobre a lógica e o processo de comunicações internas, que envolvem garantir que as comunicações sejam revisadas e aprovadas por canais internos, são encorajados a transmitir anúncios relevantes e acionáveis para suas respectivas equipes. Uma ilustração excelente desse cenário é quando os líderes distribuem um documento "pré-leitura" antes de uma sessão de capacitação de produto no Guru. Essa prática aprimora a qualidade das conversas síncronas.
Um dos membros da equipe de receita do Guru disse que receber um anúncio com material de pré-leitura os ajudou a priorizar consumir todas as informações necessárias para entender o verdadeiro propósito de uma reunião futura. Nesse caso, um gerente ajudou sua equipe com controle de volume e forneceu material ao qual poderiam se referir ao participar de uma reunião em vez de apenas acompanhar em tempo real. Essa camada de priorização liderada por gerentes ajuda a criar responsabilidade específica da equipe, rituais e recall de informações.
Compreensão e alinhamento
Agendar anúncios com antecedência também foi um divisor de águas. A capacidade de agendar comunicações é cognitivamente benéfica para os destinatários, pois os rituais e cadências estabelecem confiança e reduzem a sensação de sobrecarga causada por comunicações inesperadas. Os funcionários sabem que receberão consistentemente materiais e atualizações 24 horas antes de uma sessão de capacitação ou de uma reunião da empresa. Por outro lado, os líderes de equipe ocupados conseguem aproveitar os benefícios das comunicações assíncronas agendando seus anúncios.
Comunicação sem compreensão é apenas ruído. E o ruído e a desordem digital levam à sobrecarga e ao fardo. E o fardo leva à exaustão.
De acordo com um relatório de 2021 da Harvard Business Review, 25% das pessoas que sentiam um forte senso de propósito no trabalho não tinham experimentado qualquer esgotamento. Quando somos capazes de entender a priorização das comunicações, agir e voltar ao foco, conectamo-nos às partes significativas do trabalho. Em vez de clicar imediatamente em "Li" para silenciar notificações e se livrar daquele ponto vermelho temido, os funcionários agora consomem conhecimento da equipe e da empresa de forma assíncrona. Esses rituais garantem clareza sobre o que os funcionários precisam saber, o que precisam fazer e até quando.
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