¿Está tu equipo sufriendo de un caso de sobrecarga de información? Deja que Guru te enseñe cómo gestionar la información de manera efectiva y volver a encaminarte.
No puedes poner el dedo en ello, pero de repente tu equipo parece un poco... fuera de lugar. Algunas personas dicen que sienten como si entraran en una niebla mental cuando tienen que trabajar. Otros se sienten frustrados, y algunos incluso han dicho que temen escuchar sobre nuevos proyectos.
Puedes asumir que las personas se sienten sobrecargadas, pero el problema es mucho más profundo que eso. Hemos visto este problema aparecer en innumerables empresas, y sabemos qué está causando problemas: tus compañeros de trabajo y empleados han caído en un caso serio de sobrecarga de información.
Star Trek: TNG tenía razón, se siente justo así
El problema de la sobrecarga de información
La sobrecarga de información es exactamente lo que suena: las personas son bombardeadas con información tanto relevante como irrelevante. La enorme cantidad de información a la que se enfrentan puede dificultar la toma de decisiones o incluso entender lo que se les presenta.
Bertram Gross, profesor de Ciencia Política en Hunter College, primero usó el término en su artículo La gestión de organizaciones en 1964. El término puede tener décadas, pero está claro que estamos viviendo en la cúspide de la sobrecarga de información. Si el problema era lo suficientemente prolífico en la década de 1960, imagina cómo se ve y se siente en nuestra edad de internet “siempre conectado”.
Una encuesta de junio de 2020 encontró que globalmente, casi el 45% de los trabajadores dicen que las fuentes de información que revisan cada día han aumentado en los últimos 5 años. Además, casi un tercio de los trabajadores en todo el mundo dicen que esta sobresaturación de información les hace sentir más estresados en su trabajo.
Las consecuencias de la sobrecarga de información en el trabajo pueden afectar cada aspecto de tu negocio. Los empleados se sienten menos satisfechos con sus trabajos. Empiezan a tener problemas para concentrarse, cometen más errores y sienten que no pueden tomar decisiones. De hecho, algunos especulan que “La Gran Renuncia” es en realidad “La Gran Insatisfacción”. El flujo constante de información finalmente ha hecho que algunas personas lleguen a su punto de quiebre, y están eligiendo dejar sus trabajos para encontrar un poco de paz.
Dos estrategias altamente efectivas para combatir la sobrecarga de información en el trabajo
Podemos ser bombardeados con información interminable, pero no deberíamos esperar que el flujo de datos se desacelere en cualquier momento pronto. Con tantos trabajos modernos dependiendo de la recopilación y análisis de datos, el pensamiento crítico y la resolución de problemas, ese flujo aparentemente interminable de información es importante.
Por eso la mejor manera de combatir la sobrecarga es pensar en formas proactivas de manejarla.
No podemos prometerte que dejarás de recibir mensajes fuera de horas o que nunca serás bombardeado con mensajes de Slack cuando intentes concentrarte en el trabajo. Pero si comienzas a seguir algunas de estas sugerencias, es posible que puedas convertir esa manguera de información en algo más manejable.
Esta actitud es requerida en el trabajo
1. Sé selectivo con tu tiempo
Cuando tienes un torrente de correos electrónicos para responder, un calendario lleno de reuniones y muchos proyectos y compañeros de trabajo que necesitan tu atención, debes convertirte en el guardián de tu propio tiempo. Las habilidades de gestión del tiempo son absolutamente cruciales para combatir la sobrecarga.
El trabajo de repente pasa de ser proactivo a reactivo cuando no puedes gestionar bien tu tiempo. Evita este problema común centrándote en la mejor manera de gestionar el tiempo que tienes.
Asigna límites de tiempo a ciertas tareas para que puedas pasar a la siguiente y evitar quedarte atrapado. Crea tu propio horario diario y prioriza tareas según importancia, inmediatez y mano de obra.
Reese Witherspoon sabe cómo apreciar un buen sistema de gestión del conocimiento.
2. Adopta la gestión del conocimiento
La organización interna del conocimiento es absolutamente crucial para las empresas. Todos deberían poder acceder fácilmente a cualquier información que necesiten para hacer su trabajo. Por eso somos defensores firmes de adoptar la gestión del conocimiento en el lugar de trabajo.
La gestión del conocimiento se puede definir como cualquier sistema desarrollado que ayuda a las personas en un negocio u organización a crear, distribuir, acceder y actualizar información. Un verdadero sistema de gestión del conocimiento no solo implicará crear nuevas estructuras de carpetas o convenciones para nombrar archivos (aunque eso es un buen comienzo). Aunque el acceso y la organización son pasos importantes para adoptar la gestión del conocimiento, los dos por sí solos no son suficientes. También necesitas un mecanismo para distribuir el conocimiento adecuado a las personas adecuadas en el momento adecuado. Allí es donde ocurre la verdadera magia de la gestión del conocimiento.
Tómate un tiempo para capacitar a todos desde los contribuyentes individuales hasta los gerentes para que comprendan la mejor manera de utilizar y hacer crecer tu sistema de gestión del conocimiento. Trabaja duro para crear una cultura empresarial que no solo practique la gestión del conocimiento, sino que también la adopte.
Pensar de manera diferente sobre la gestión del conocimiento puede tener beneficios indirectos que quizás no hayas considerado. Los expertos en la materia (EM) pueden sentirse empoderados y apreciados en el trabajo y también recibir un merecido descanso de las consultas constantes. El conocimiento del EM puede filtrarse y ayudar a difundir esas buenas vibras a otras personas en sus equipos.
Los beneficios no se detienen con los empleados individuales. Las organizaciones también pueden disfrutar de beneficios transformadores de la gestión del conocimiento. Imagina lo que podría suceder cuando los empleados tienen la capacidad de concentrarse en el trabajo, se sienten empoderados para hacer su trabajo y gradualmente recuperan un poco más de su día para sí mismos.
Dado que las personas tienen un horario más autónomo, ahora tienen mucha flexibilidad y tiempo para trabajar. De repente todos tienen el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo, y tus empleados abrumados se transforman de repente en personas que están realmente emocionadas de ir a trabajar al día siguiente. Si has estado buscando una transformación organizacional seria, invertir en gestión del conocimiento podría ser lo que necesitas.
Si has aprendido algo sobre cómo combatir la sobrecarga de información en el trabajo, es que hay un tiempo y un lugar para todo, y realmente no debería ser tu bandeja de entrada (o Slack, Teams o tu herramienta de comunicación preferida).
Una de las fuentes más comunes de sobrecarga proviene de la enorme cantidad de canales y herramientas de comunicación que utilizamos para hacer nuestro trabajo. En lugar de tratar de reducir las herramientas útiles que usas en el trabajo, concéntrate en encontrar la manera de hacerlas más accesibles y permitir que las personas las utilicen mejor.
Recuerda, el conocimiento solo es tan bueno como su uso. Vas a necesitar una herramienta que tenga la capacidad de insertar conocimiento en los flujos de trabajo de las personas cuando sea más útil. Y una que se integre con tu software más utilizado es aún mejor.
¿Quieres saber dónde encontrar una herramienta que lo pueda hacer todo? Consulta Guru.
No puedes poner el dedo en ello, pero de repente tu equipo parece un poco... fuera de lugar. Algunas personas dicen que sienten como si entraran en una niebla mental cuando tienen que trabajar. Otros se sienten frustrados, y algunos incluso han dicho que temen escuchar sobre nuevos proyectos.
Puedes asumir que las personas se sienten sobrecargadas, pero el problema es mucho más profundo que eso. Hemos visto este problema aparecer en innumerables empresas, y sabemos qué está causando problemas: tus compañeros de trabajo y empleados han caído en un caso serio de sobrecarga de información.
Star Trek: TNG tenía razón, se siente justo así
El problema de la sobrecarga de información
La sobrecarga de información es exactamente lo que suena: las personas son bombardeadas con información tanto relevante como irrelevante. La enorme cantidad de información a la que se enfrentan puede dificultar la toma de decisiones o incluso entender lo que se les presenta.
Bertram Gross, profesor de Ciencia Política en Hunter College, primero usó el término en su artículo La gestión de organizaciones en 1964. El término puede tener décadas, pero está claro que estamos viviendo en la cúspide de la sobrecarga de información. Si el problema era lo suficientemente prolífico en la década de 1960, imagina cómo se ve y se siente en nuestra edad de internet “siempre conectado”.
Una encuesta de junio de 2020 encontró que globalmente, casi el 45% de los trabajadores dicen que las fuentes de información que revisan cada día han aumentado en los últimos 5 años. Además, casi un tercio de los trabajadores en todo el mundo dicen que esta sobresaturación de información les hace sentir más estresados en su trabajo.
Las consecuencias de la sobrecarga de información en el trabajo pueden afectar cada aspecto de tu negocio. Los empleados se sienten menos satisfechos con sus trabajos. Empiezan a tener problemas para concentrarse, cometen más errores y sienten que no pueden tomar decisiones. De hecho, algunos especulan que “La Gran Renuncia” es en realidad “La Gran Insatisfacción”. El flujo constante de información finalmente ha hecho que algunas personas lleguen a su punto de quiebre, y están eligiendo dejar sus trabajos para encontrar un poco de paz.
Dos estrategias altamente efectivas para combatir la sobrecarga de información en el trabajo
Podemos ser bombardeados con información interminable, pero no deberíamos esperar que el flujo de datos se desacelere en cualquier momento pronto. Con tantos trabajos modernos dependiendo de la recopilación y análisis de datos, el pensamiento crítico y la resolución de problemas, ese flujo aparentemente interminable de información es importante.
Por eso la mejor manera de combatir la sobrecarga es pensar en formas proactivas de manejarla.
No podemos prometerte que dejarás de recibir mensajes fuera de horas o que nunca serás bombardeado con mensajes de Slack cuando intentes concentrarte en el trabajo. Pero si comienzas a seguir algunas de estas sugerencias, es posible que puedas convertir esa manguera de información en algo más manejable.
Esta actitud es requerida en el trabajo
1. Sé selectivo con tu tiempo
Cuando tienes un torrente de correos electrónicos para responder, un calendario lleno de reuniones y muchos proyectos y compañeros de trabajo que necesitan tu atención, debes convertirte en el guardián de tu propio tiempo. Las habilidades de gestión del tiempo son absolutamente cruciales para combatir la sobrecarga.
El trabajo de repente pasa de ser proactivo a reactivo cuando no puedes gestionar bien tu tiempo. Evita este problema común centrándote en la mejor manera de gestionar el tiempo que tienes.
Asigna límites de tiempo a ciertas tareas para que puedas pasar a la siguiente y evitar quedarte atrapado. Crea tu propio horario diario y prioriza tareas según importancia, inmediatez y mano de obra.
Reese Witherspoon sabe cómo apreciar un buen sistema de gestión del conocimiento.
2. Adopta la gestión del conocimiento
La organización interna del conocimiento es absolutamente crucial para las empresas. Todos deberían poder acceder fácilmente a cualquier información que necesiten para hacer su trabajo. Por eso somos defensores firmes de adoptar la gestión del conocimiento en el lugar de trabajo.
La gestión del conocimiento se puede definir como cualquier sistema desarrollado que ayuda a las personas en un negocio u organización a crear, distribuir, acceder y actualizar información. Un verdadero sistema de gestión del conocimiento no solo implicará crear nuevas estructuras de carpetas o convenciones para nombrar archivos (aunque eso es un buen comienzo). Aunque el acceso y la organización son pasos importantes para adoptar la gestión del conocimiento, los dos por sí solos no son suficientes. También necesitas un mecanismo para distribuir el conocimiento adecuado a las personas adecuadas en el momento adecuado. Allí es donde ocurre la verdadera magia de la gestión del conocimiento.
Tómate un tiempo para capacitar a todos desde los contribuyentes individuales hasta los gerentes para que comprendan la mejor manera de utilizar y hacer crecer tu sistema de gestión del conocimiento. Trabaja duro para crear una cultura empresarial que no solo practique la gestión del conocimiento, sino que también la adopte.
Pensar de manera diferente sobre la gestión del conocimiento puede tener beneficios indirectos que quizás no hayas considerado. Los expertos en la materia (EM) pueden sentirse empoderados y apreciados en el trabajo y también recibir un merecido descanso de las consultas constantes. El conocimiento del EM puede filtrarse y ayudar a difundir esas buenas vibras a otras personas en sus equipos.
Los beneficios no se detienen con los empleados individuales. Las organizaciones también pueden disfrutar de beneficios transformadores de la gestión del conocimiento. Imagina lo que podría suceder cuando los empleados tienen la capacidad de concentrarse en el trabajo, se sienten empoderados para hacer su trabajo y gradualmente recuperan un poco más de su día para sí mismos.
Dado que las personas tienen un horario más autónomo, ahora tienen mucha flexibilidad y tiempo para trabajar. De repente todos tienen el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo, y tus empleados abrumados se transforman de repente en personas que están realmente emocionadas de ir a trabajar al día siguiente. Si has estado buscando una transformación organizacional seria, invertir en gestión del conocimiento podría ser lo que necesitas.
Si has aprendido algo sobre cómo combatir la sobrecarga de información en el trabajo, es que hay un tiempo y un lugar para todo, y realmente no debería ser tu bandeja de entrada (o Slack, Teams o tu herramienta de comunicación preferida).
Una de las fuentes más comunes de sobrecarga proviene de la enorme cantidad de canales y herramientas de comunicación que utilizamos para hacer nuestro trabajo. En lugar de tratar de reducir las herramientas útiles que usas en el trabajo, concéntrate en encontrar la manera de hacerlas más accesibles y permitir que las personas las utilicen mejor.
Recuerda, el conocimiento solo es tan bueno como su uso. Vas a necesitar una herramienta que tenga la capacidad de insertar conocimiento en los flujos de trabajo de las personas cuando sea más útil. Y una que se integre con tu software más utilizado es aún mejor.
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