Você não consegue identificar o que é, mas, de repente, sua equipe parece um pouco... estranha. Algumas pessoas dizem que parece que elas entram em uma névoa cerebral quando precisam trabalhar. Outras estão se sentindo frustradas, e algumas até disseram que temem ouvir sobre novos projetos.

Você pode supor que as pessoas estão se sentindo sobrecarregadas, mas o problema é muito mais profundo do que isso. Vimos esse problema surgir em inúmeras empresas, e sabemos o que está causando problemas: seus colegas de trabalho e funcionários estão sofrendo de um sério caso de sobrecarga de informações.

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O problema da sobrecarga de informações

Sobrecarga de informações é exatamente o que parece: as pessoas são bombardeadas com informações tanto relevantes quanto irrelevantes. A quantidade imensa de informações com que elas são confrontadas pode dificultar a tomada de decisões ou até mesmo entender o que lhes é apresentado.

Bertram Gross, um Professor de Ciência Política no Hunter College, usou pela primeira vez o termo em seu artigo A Gestão das Organizações em 1964. O termo pode ser velho há várias décadas, mas está claro que estamos vivendo o pico da sobrecarga de informações. Se o problema era bastante prolífico na década de 1960, imagine como é e como se sente em nossa era de "sempre conectado" à internet.

Uma pesquisa de junho de 2020 descobriu que globalmente, quase 45% dos trabalhadores dizem que as fontes de informação que verificam todos os dias aumentaram nos últimos 5 anos. Além disso, quase um terço dos trabalhadores em todo o mundo diz que esse excesso de informações os está fazendo sentir-se mais estressados no trabalho.

As consequências da sobrecarga de informações no trabalho podem afetar todos os aspectos do seu negócio. Os funcionários se sentem menos satisfeitos com seus empregos. Eles começam a ter problemas de concentração, cometem mais erros e sentem que não conseguem tomar decisões. Na verdade, alguns especulam que "A Grande Demissão" é na verdade "A Grande Insatisfação". O fluxo constante de informações finalmente levou algumas pessoas a atingirem seu limite, e elas estão optando por deixar seus empregos para encontrar um pouco de paz.

Duas estratégias altamente eficazes para combater a sobrecarga de informações no trabalho

Podemos estar sendo bombardeados com uma infinidade de informações, mas não devemos esperar que o fluxo de dados diminua tão cedo. Com tantos empregos modernos dependendo da coleta e análise de dados, pensamento crítico e resolução de problemas, esse fluxo interminável de informações é importante.

É por isso que a melhor maneira de combater a sobrecarga é pensar em maneiras proativas de lidar com isso.

Não podemos prometer que você vai parar de receber mensagens após o horário de trabalho ou que nunca será bombardeado com mensagens no Slack quando está tentando se concentrar no trabalho. Mas se você começar a seguir algumas dessas sugestões, pode ser capaz de transformar essa mangueira de informações em algo mais gerenciável.

Essa atitude é necessária no trabalho

1. Seja criterioso com seu tempo

Quando você tem uma avalanche de e-mails para responder, um calendário cheio de reuniões e muitos projetos e colegas que precisam da sua atenção, deve se tornar o guardião do seu próprio tempo. Habilidades de gerenciamento de tempo são absolutamente cruciais para combater a sobrecarga.

O trabalho muda repentinamente de proativo para reativo quando você não consegue gerenciar seu tempo adequadamente. Evite esse problema comum focando na melhor maneira de gerenciar o tempo que você tem.

Atribua limites de tempo para certas tarefas para que você possa seguir em frente e evitar ficar patinando sem sair do lugar quando estiver preso. Crie sua própria programação diária e priorize as tarefas com base na importância, imediata e nos recursos humanos.

Reese Witherspoon sabe como apreciar um bom sistema de gerenciamento de conhecimento

2. Adote a gestão do conhecimento

A organização interna do conhecimento é absolutamente crucial para as empresas. Todos devem ser capazes de acessar facilmente qualquer informação de que precisam para realizar seu trabalho. É por isso que somos firmes defensores de adotar a gestão do conhecimento no local de trabalho.

A gestão do conhecimento pode ser definida como qualquer sistema desenvolvido que ajuda as pessoas em um negócio ou organização a criar, distribuir, acessar e atualizar informações. Um verdadeiro sistema de gestão do conhecimento não se limitará apenas a criar novas estruturas de pastas ou convenções de nomenclatura para arquivos (embora isso seja um ótimo começo). Embora o acesso e a organização sejam passos importantes para adotar a gestão do conhecimento, os dois sozinhos não são suficientes. Você também precisa de um mecanismo para distribuir o conhecimento certo para as pessoas certas na hora certa. É aí que a verdadeira mágica da gestão do conhecimento acontece.

Reserve um tempo para treinar todos, desde colaboradores individuais até gerentes, para que entendam a melhor maneira de utilizar e expandir seu sistema de gestão do conhecimento. Trabalhe duro para criar uma cultura empresarial que não apenas pratique a gestão do conhecimento, mas também a adote.

Pensar de forma diferente sobre a gestão do conhecimento pode ter benefícios indiretos que você pode não ter considerado. Especialistas em assuntos (SMEs) podem se sentir empoderados e apreciados no trabalho e também serem dados uma merecida pausa de interrupções. O conhecimento do SME pode se disseminar e ajudar a espalhar boas vibrações para outras pessoas em suas equipes.

Os benefícios não param com os funcionários individuais. As organizações também podem desfrutar de benefícios transformadores da gestão do conhecimento. Imagine o que poderia acontecer quando os funcionários têm a capacidade de se concentrar no trabalho, se sentem empoderados para fazer seus trabalhos e gradualmente conseguem recuperar um pouco mais de seus dias para si mesmos.

Como as pessoas têm um cronograma mais autônomo, agora têm muita flexibilidade e tempo para trabalhar. De repente, todos têm o conhecimento de que precisam para realizar seu trabalho, e seus funcionários sobrecarregados se transformam em pessoas que realmente estão empolgadas para ir ao trabalho no dia seguinte.  Se você tem procurado por uma séria transformação organizacional, investir na gestão do conhecimento pode ser o que você precisa.

Quer aprender como construir um sistema interno de gestão do conhecimento que sua equipe irá adorar? Confira nosso post de como fazer sobre o assunto.

Junte tudo

Se você aprendeu algo sobre como combater a sobrecarga de informações no trabalho, é que há um tempo e um lugar para tudo, e não deveria ser sua caixa de entrada (ou Slack, Teams ou sua ferramenta de comunicação preferida).

Uma das fontes mais comuns de sobrecarga vem da quantidade excessiva de canais e ferramentas de comunicação que usamos para fazer nosso trabalho. Em vez de tentar reduzir as ferramentas úteis que você usa no trabalho, concentre-se em encontrar uma maneira de torná-las mais acessíveis e permitir que as pessoas as utilizem melhor.

Lembre-se, o conhecimento só é tão bom quanto seu uso. Você vai precisar de uma ferramenta que tenha a capacidade de inserir conhecimento nos fluxos de trabalho das pessoas quando for mais útil. E uma que se integre com seu software mais utilizado é ainda melhor.

Quer saber onde encontrar uma ferramenta que pode fazer tudo isso? Confira o Guru.