Votre équipe souffre-t-elle d'un cas de surcharge d'informations ? Laissez Guru vous apprendre à gérer efficacement les informations et à revenir sur la bonne voie.
Vous ne pouvez pas vraiment mettre le doigt dessus, mais tout à coup votre équipe semble un peu... décalée. Certaines personnes disent qu'elles ressentent comme un brouillard mental lorsqu'elles doivent travailler. D'autres se sentent frustrés, et quelques-uns ont même dit qu'ils redoutent d'entendre parler de nouveaux projets.
Vous pouvez supposer que les gens se sentent surchargés, mais le problème va bien plus loin que cela. Nous avons vu ce problème apparaître dans d'innombrables entreprises, et nous savons ce qui cause des problèmes : vos collègues et employés souffrent d'un cas sérieux de surcharge d'information.
Star Trek : TNG avait raison, cela ressemble juste à cela
Le problème de la surcharge d'informations
La surcharge d'informations est exactement ce qu'elle semble : les gens sont submergés d'informations tant pertinentes qu'irrélevantes. La quantité d'informations à laquelle ils sont confrontés peut rendre difficile de prendre des décisions ou même de comprendre ce qui leur est présenté.
Bertram Gross, professeur de science politique au Hunter College, a été le premier à utiliser le terme dans son article La gestion des organisations en 1964. Le terme peut avoir des décennies, mais il est clair que nous sommes en train de vivre un pic de surcharge d'informations. Si le problème était assez prolifique dans les années 1960, imaginez à quoi cela ressemble et ce que cela ressent dans notre âge d'internet « toujours connecté ».
Un sondage de juin 2020 a révélé qu'à l'échelle mondiale, près de 45 % des travailleurs déclarent que les sources d'information qu'ils consultent chaque jour ont augmenté au cours des 5 dernières années. De plus, près d'un tiers des travailleurs dans le monde disent que cette pléthore d'informations les rend plus stressés au travail.
Les conséquences de la surcharge d'informations au travail peuvent affecter tous les aspects de votre entreprise. Les employés se sentent moins satisfaits de leur travail. Ils commencent à avoir des difficultés de concentration, commettent plus d'erreurs et ont l'impression de ne pas pouvoir prendre de décisions. En fait, certains spéculent que « La Grande Démission » est en réalité « La Grande Insatisfaction ». Le flux constant d'informations a finalement amené certaines personnes à atteindre leur point de rupture, et elles choisissent de quitter leur emploi pour trouver un peu de paix.
Deux stratégies très efficaces pour lutter contre la surcharge d'informations au travail
Nous pouvons être bombardés d'informations sans fin, mais nous ne devrions pas nous attendre à ce que le flux de données ralentisse de sitôt. Avec tant d'emplois modernes dépendant de la collecte et de l'analyse de données, de la pensée critique et de la résolution de problèmes, ce flux d'informations apparemment infini est important.
C'est pourquoi le meilleur moyen de lutter contre la surcharge est de penser à des moyens proactifs de la gérer.
Nous ne pouvons pas vous promettre que vous arrêterez de recevoir des messages après les heures de travail ou que vous ne serez jamais bombardé de messages Slack lorsque vous essayez de vous concentrer sur votre travail. Mais si vous commencez à suivre certaines de ces suggestions, vous pourriez être en mesure de transformer ce jet d'informations en quelque chose de plus gérable.
Cette attitude est requise au travail
1. Soyez sélectif avec votre temps
Lorsque vous avez une multitude d'emails à traiter, un calendrier rempli de réunions, et de nombreux projets et collègues nécessitant votre attention, vous devez devenir le gardien de votre temps. Les compétences en gestion du temps sont absolument cruciales pour lutter contre la surcharge.
Le travail passe soudainement d'une approche proactive à une approche réactive lorsque vous ne pouvez pas gérer votre temps correctement. Évitez ce problème courant en vous concentrant sur la meilleure façon de gérer le temps dont vous disposez.
Attribuez des limites de temps à certaines tâches afin de pouvoir passer à autre chose et éviter de tourner en rond lorsque vous êtes bloqué. Créez votre propre emploi du temps quotidien et priorisez les tâches en fonction de leur importance, de leur urgence et des ressources humaines disponibles.
Reese Witherspoon sait apprécier un bon système de gestion des connaissances
2. Adoptez la gestion des connaissances
L'organisation interne des connaissances est absolument cruciale pour les entreprises. Tout le monde devrait pouvoir facilement accéder à toutes les informations dont il a besoin pour faire son travail. C'est pourquoi nous sommes de fervents défenseurs de l'adoption de la gestion des connaissances au travail.
La gestion des connaissances peut être définie comme tout système développé qui aide les personnes au sein d'une entreprise ou d'une organisation à créer, distribuer, accéder et mettre à jour des informations. Un véritable système de gestion des connaissances n'impliquera pas seulement de créer de nouvelles structures de dossiers ou des conventions de nommage pour les fichiers (bien que cela soit un bon début). Bien que l'accès et l'organisation soient des premières étapes importantes pour adopter la gestion des connaissances, les deux à eux seuls ne suffisent pas. Vous avez également besoin d'un mécanisme pour distribuer les bonnes connaissances aux bonnes personnes au bon moment. C'est là que se produit la véritable magie de la gestion des connaissances.
Prenez le temps de former tous les employés, des contributeurs individuels aux managers, afin qu'ils comprennent la meilleure façon d'utiliser et de développer votre système de gestion des connaissances. Travaillez dur pour créer une culture d'entreprise qui ne se contente pas de pratiquer la gestion des connaissances, mais qui l'adopte également.
Penser différemment à la gestion des connaissances peut avoir des avantages indirects auxquels vous n'avez peut-être pas pensé. Les experts en la matière (SMEs) peuvent se sentir valorisés et appréciés au travail et également bénéficier d'une pause bien méritée des sollicitations. Les connaissances du SME peuvent se répandre et aider à répandre ces bonnes ondes à d'autres personnes de leurs équipes.
Les avantages ne s'arrêtent pas aux employés individuels. Les organisations peuvent également bénéficier de manière transformative de la gestion des connaissances. Imaginez ce qui pourrait se passer lorsque les employés ont la capacité de se concentrer sur leur travail, se sentent habilités à faire leur travail et récupèrent progressivement un peu de leurs journées.
Depuis que les gens ont un emploi du temps plus autonome, ils ont maintenant beaucoup de flexibilité et de temps pour travailler. Tout à coup, tout le monde a les connaissances dont il a besoin pour faire son travail, et vos employés débordés se transforment soudainement en personnes qui ont réellement hâte d'aller travailler le lendemain. Si vous avez cherché une sérieuse modernisation organisationnelle, investir dans la gestion des connaissances pourrait être ce dont vous avez besoin.
Vous voulez apprendre à créer un système interne de gestion des connaissances que votre équipe adorera ? Découvrez notre article explicatif sur le sujet.
Rassembler le tout
Si vous avez appris quelque chose sur la manière de combattre la surcharge d'informations au travail, c'est qu'il y a un temps et un lieu pour chaque chose, et cela ne devrait vraiment pas être votre boîte de réception (ou Slack, Teams, ou votre outil de communication préféré).
Une des sources les plus courantes de surcharge provient de la multitude de canaux de communication et d'outils que nous utilisons pour faire notre travail. Au lieu d'essayer de réduire le nombre d'outils utiles que vous utilisez au travail, concentrez-vous sur la recherche d'un moyen de les rendre plus accessibles et de permettre aux gens de mieux les utiliser.
N'oubliez pas que la connaissance n'est aussi bonne que son utilisation. Vous aurez besoin d'un outil qui peut insérer des connaissances dans les flux de travail des gens lorsqu'elles sont le plus utiles. Et un outil qui s'intègre à votre logiciel le plus utilisé est encore mieux.
Vous voulez savoir où trouver un outil capable de tout faire ? Découvrez Guru.
Vous ne pouvez pas vraiment mettre le doigt dessus, mais tout à coup votre équipe semble un peu... décalée. Certaines personnes disent qu'elles ressentent comme un brouillard mental lorsqu'elles doivent travailler. D'autres se sentent frustrés, et quelques-uns ont même dit qu'ils redoutent d'entendre parler de nouveaux projets.
Vous pouvez supposer que les gens se sentent surchargés, mais le problème va bien plus loin que cela. Nous avons vu ce problème apparaître dans d'innombrables entreprises, et nous savons ce qui cause des problèmes : vos collègues et employés souffrent d'un cas sérieux de surcharge d'information.
Star Trek : TNG avait raison, cela ressemble juste à cela
Le problème de la surcharge d'informations
La surcharge d'informations est exactement ce qu'elle semble : les gens sont submergés d'informations tant pertinentes qu'irrélevantes. La quantité d'informations à laquelle ils sont confrontés peut rendre difficile de prendre des décisions ou même de comprendre ce qui leur est présenté.
Bertram Gross, professeur de science politique au Hunter College, a été le premier à utiliser le terme dans son article La gestion des organisations en 1964. Le terme peut avoir des décennies, mais il est clair que nous sommes en train de vivre un pic de surcharge d'informations. Si le problème était assez prolifique dans les années 1960, imaginez à quoi cela ressemble et ce que cela ressent dans notre âge d'internet « toujours connecté ».
Un sondage de juin 2020 a révélé qu'à l'échelle mondiale, près de 45 % des travailleurs déclarent que les sources d'information qu'ils consultent chaque jour ont augmenté au cours des 5 dernières années. De plus, près d'un tiers des travailleurs dans le monde disent que cette pléthore d'informations les rend plus stressés au travail.
Les conséquences de la surcharge d'informations au travail peuvent affecter tous les aspects de votre entreprise. Les employés se sentent moins satisfaits de leur travail. Ils commencent à avoir des difficultés de concentration, commettent plus d'erreurs et ont l'impression de ne pas pouvoir prendre de décisions. En fait, certains spéculent que « La Grande Démission » est en réalité « La Grande Insatisfaction ». Le flux constant d'informations a finalement amené certaines personnes à atteindre leur point de rupture, et elles choisissent de quitter leur emploi pour trouver un peu de paix.
Deux stratégies très efficaces pour lutter contre la surcharge d'informations au travail
Nous pouvons être bombardés d'informations sans fin, mais nous ne devrions pas nous attendre à ce que le flux de données ralentisse de sitôt. Avec tant d'emplois modernes dépendant de la collecte et de l'analyse de données, de la pensée critique et de la résolution de problèmes, ce flux d'informations apparemment infini est important.
C'est pourquoi le meilleur moyen de lutter contre la surcharge est de penser à des moyens proactifs de la gérer.
Nous ne pouvons pas vous promettre que vous arrêterez de recevoir des messages après les heures de travail ou que vous ne serez jamais bombardé de messages Slack lorsque vous essayez de vous concentrer sur votre travail. Mais si vous commencez à suivre certaines de ces suggestions, vous pourriez être en mesure de transformer ce jet d'informations en quelque chose de plus gérable.
Cette attitude est requise au travail
1. Soyez sélectif avec votre temps
Lorsque vous avez une multitude d'emails à traiter, un calendrier rempli de réunions, et de nombreux projets et collègues nécessitant votre attention, vous devez devenir le gardien de votre temps. Les compétences en gestion du temps sont absolument cruciales pour lutter contre la surcharge.
Le travail passe soudainement d'une approche proactive à une approche réactive lorsque vous ne pouvez pas gérer votre temps correctement. Évitez ce problème courant en vous concentrant sur la meilleure façon de gérer le temps dont vous disposez.
Attribuez des limites de temps à certaines tâches afin de pouvoir passer à autre chose et éviter de tourner en rond lorsque vous êtes bloqué. Créez votre propre emploi du temps quotidien et priorisez les tâches en fonction de leur importance, de leur urgence et des ressources humaines disponibles.
Reese Witherspoon sait apprécier un bon système de gestion des connaissances
2. Adoptez la gestion des connaissances
L'organisation interne des connaissances est absolument cruciale pour les entreprises. Tout le monde devrait pouvoir facilement accéder à toutes les informations dont il a besoin pour faire son travail. C'est pourquoi nous sommes de fervents défenseurs de l'adoption de la gestion des connaissances au travail.
La gestion des connaissances peut être définie comme tout système développé qui aide les personnes au sein d'une entreprise ou d'une organisation à créer, distribuer, accéder et mettre à jour des informations. Un véritable système de gestion des connaissances n'impliquera pas seulement de créer de nouvelles structures de dossiers ou des conventions de nommage pour les fichiers (bien que cela soit un bon début). Bien que l'accès et l'organisation soient des premières étapes importantes pour adopter la gestion des connaissances, les deux à eux seuls ne suffisent pas. Vous avez également besoin d'un mécanisme pour distribuer les bonnes connaissances aux bonnes personnes au bon moment. C'est là que se produit la véritable magie de la gestion des connaissances.
Prenez le temps de former tous les employés, des contributeurs individuels aux managers, afin qu'ils comprennent la meilleure façon d'utiliser et de développer votre système de gestion des connaissances. Travaillez dur pour créer une culture d'entreprise qui ne se contente pas de pratiquer la gestion des connaissances, mais qui l'adopte également.
Penser différemment à la gestion des connaissances peut avoir des avantages indirects auxquels vous n'avez peut-être pas pensé. Les experts en la matière (SMEs) peuvent se sentir valorisés et appréciés au travail et également bénéficier d'une pause bien méritée des sollicitations. Les connaissances du SME peuvent se répandre et aider à répandre ces bonnes ondes à d'autres personnes de leurs équipes.
Les avantages ne s'arrêtent pas aux employés individuels. Les organisations peuvent également bénéficier de manière transformative de la gestion des connaissances. Imaginez ce qui pourrait se passer lorsque les employés ont la capacité de se concentrer sur leur travail, se sentent habilités à faire leur travail et récupèrent progressivement un peu de leurs journées.
Depuis que les gens ont un emploi du temps plus autonome, ils ont maintenant beaucoup de flexibilité et de temps pour travailler. Tout à coup, tout le monde a les connaissances dont il a besoin pour faire son travail, et vos employés débordés se transforment soudainement en personnes qui ont réellement hâte d'aller travailler le lendemain. Si vous avez cherché une sérieuse modernisation organisationnelle, investir dans la gestion des connaissances pourrait être ce dont vous avez besoin.
Vous voulez apprendre à créer un système interne de gestion des connaissances que votre équipe adorera ? Découvrez notre article explicatif sur le sujet.
Rassembler le tout
Si vous avez appris quelque chose sur la manière de combattre la surcharge d'informations au travail, c'est qu'il y a un temps et un lieu pour chaque chose, et cela ne devrait vraiment pas être votre boîte de réception (ou Slack, Teams, ou votre outil de communication préféré).
Une des sources les plus courantes de surcharge provient de la multitude de canaux de communication et d'outils que nous utilisons pour faire notre travail. Au lieu d'essayer de réduire le nombre d'outils utiles que vous utilisez au travail, concentrez-vous sur la recherche d'un moyen de les rendre plus accessibles et de permettre aux gens de mieux les utiliser.
N'oubliez pas que la connaissance n'est aussi bonne que son utilisation. Vous aurez besoin d'un outil qui peut insérer des connaissances dans les flux de travail des gens lorsqu'elles sont le plus utiles. Et un outil qui s'intègre à votre logiciel le plus utilisé est encore mieux.
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