Cuando el mundo empezó a trabajar desde casa de la noche a la mañana, hubo muchas formas obvias de que los empleadores mejoraran la calidad de vida de sus empleados. Horas flexibles, equipos de oficina en casa, virtual happy hours y ropa de descanso de marca fueron algunos de los beneficios inmediatos compartidos con los empleados mientras comenzábamos nuestras vidas remotas. Pero a medida que la novedad de los pantalones sudados de teñido anudado se va desvaneciendo y la realidad de nuestros actuales y futuros entornos laborales se establece, es imperativo que los líderes echen un vistazo a su base tecnológica y pregunten: "¿tenemos todo lo que necesitamos para tener éxito?"

Ya hemos detallado lo que creemos que son los elementos críticos de un stack tecnológico de trabajo remoto (video conferencias, comunicación y mensajería de equipo, y gestión del conocimiento), pero reconocemos que para los equipos que no tenían estas herramientas en su lugar antes de las órdenes de quedarse en casa a nivel mundial, implementarlas requiere trabajo. Y en un momento en que los presupuestos tecnológicos están bajo más escrutinio que nunca, demostrar la necesidad de nuevas herramientas es crucial.

La necesidad de herramientas de video conferencia y chat es obvia cuando las reuniones en persona y las conversaciones pasivas en la mesa del almuerzo ya no son posibles; esto se vio temprano en nuestra transición al trabajo remoto. El informe de Okta de 2020 Business @ Work (Desde casa) señaló un crecimiento del 110% de mes a mes de febrero a marzo para Zoom, y un crecimiento del 19% para Slack, mostrando lo rápido que estas herramientas se convirtieron en la columna vertebral de nuestros lugares de trabajo. Pero la necesidad de herramientas de colaboración remota en realidad estaba creciendo en prevalencia antes de que la pandemia golpeara realmente a gran parte del mundo; a principios de febrero de este año, Forbes informó sobre la creciente importancia de la colaboración sin fricciones en el lugar de trabajo, ya que los empleados han llegado a esperar flexibilidad fuera de los entornos de oficina tradicionales.

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El impacto de la gestión del conocimiento en la fuerza laboral remota

Esto se aplica a la necesidad de gestión del conocimiento también; aunque los "síntomas" de la falta de gestión del conocimiento pueden no ser tan obvios como la incapacidad de realizar reuniones de forma remota sin una herramienta de video conferencia. Las implicaciones de no tener una herramienta de gestión del conocimiento y una cultura de intercambio de conocimiento pueden socavar seriamente la capacidad de un equipo para colaborar de manera efectiva y eficiente. Aquí hay algunas indicaciones sorprendentes de que tu equipo necesita una intervención de intercambio de conocimiento:

Descontento y eventual rotación de empleados de la Generación Z

Aunque muchos son rápidos en llamar milenario a cualquiera menor de 40, los miembros mayores de la Generación Z ya han ingresado a la fuerza laboral (es importante señalar que algunas escalas consideran que la Generación Z comienza en 1995, mientras que otras dicen que comenzó en 1997, lo que significa que los miembros mayores estarán en sus veintitantos años este año). Cuando la Generación Z entra al lugar de trabajo, esperan que la tecnología esté en su lugar no solo para hacer que su día a día sea posible, sino para ayudarles a enfocarse en su trabajo más significativo. Un estudio de ServiceNow sobre empleados de la Generación Z descubrió que el 42% de ellos dijo que dejarían un trabajo que les requería pasar demasiado tiempo en tareas administrativas, lo que ilustra una generación ansiosa por entregar trabajo de alto valor sin mucha paciencia para navegar sistemas heredados engorrosos.

En nuestra reciente encuesta a usuarios de Guru que han implementado un programa de gestión del conocimiento a nivel de la empresa, el 45% informó que uno de los mayores desafíos para los nuevos empleados antes de Guru era encontrar la información correcta en diversos sistemas, un desafío que los empleados de la Generación Z, que probablemente constituyen una parte significativa de las nuevas contrataciones en muchas empresas, tendrán poca tolerancia.

Además, el 43% de los encuestados dijo que Guru les ha ayudado a dedicar más tiempo a la planificación estratégica, lo que indica que la gestión del conocimiento puede ayudar a los empleados a cambiar su enfoque de lo administrativo a lo más significativo. El 93% de los encuestados señala que Guru ha tenido un impacto en el compromiso y la felicidad de los empleados, sugiriendo que una cultura de intercambio de conocimiento que apoye el trabajo de alto valor puede tener un gran impacto en la moral.

Agotamiento general de los empleados y pobre equilibrio entre el trabajo y la vida

No son solo los empleados de la Generación Z quienes sienten las consecuencias de la falta de gestión del conocimiento en una empresa; los empleados más veteranos, especialmente aquellos que se han convertido en expertos en la materia (SMEs), son altamente susceptibles al agotamiento en un entorno que no prioriza el intercambio de conocimiento. Gallup informa que la causa número 2 del agotamiento de los empleados es una carga de trabajo inmanejable; lo que significa que mantener a los empleados de alto valor enfocados solo en su trabajo más impactante es de la mayor importancia.

A menudo, los SMEs son los miembros del equipo que llevan años en las empresas; en equipos de rápido crecimiento, probablemente han ocupado múltiples puestos, y en startups, probablemente han visto varias iteraciones del desarrollo de productos. Por defecto, se convierten en la persona "de referencia" cuando su equipo no puede encontrar la información que necesita, ya sea una pregunta detallada sobre un producto o confusión acerca de un proceso administrativo. Estos constantes "toques de hombro" pueden parecer inofensivos, pero pueden acumularse significativamente con el tiempo y contribuir significativamente a la carga de trabajo inmanejable de los SMEs, quienes tienen que responder a estas preguntas además de realizar su trabajo normal.

La gestión del conocimiento puede desempeñar un papel clave en ayudar a sus SMEs a evitar el agotamiento al recuperar su tiempo y permitir que el resto de su equipo sea más autosuficiente. El 98% de los clientes encuestados que utilizan Guru en toda su organización dijeron que Guru ha tenido un impacto en el tiempo que su equipo pasa respondiendo preguntas repetidas, y el 99% dijo que Guru ha impactado el tiempo que su equipo gasta buscando información. El 19% incluso dijo que Guru ayudó a su equipo a dedicar más tiempo a actividades fuera del trabajo, lo que demuestra que la gestión del conocimiento puede llevar a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida. Cuando tanto los compartidores de conocimiento como los buscadores de conocimiento comprenden la cultura de intercambio de conocimiento de su equipo, su propensión a evitar el agotamiento es mucho mayor. Aprende más sobre la diferencia entre conocimiento activo y pasivo y cómo cada uno contribuye al intercambio de conocimiento.

Sobrecarga de reuniones y la lucha por pasar a la comunicación asincrónica

"Esta reunión podría haber sido un correo electrónico"; bromas aparte, la fatiga de reuniones se hizo mucho más evidente cuando comenzaron a ocurrir todas a través de pantallas. Pero incluso meses atrás, los que piensan en el futuro entendían la importancia de reducir las reuniones en persona y dar a su equipo la capacidad de colaborar asincrónicamente. De hecho, Gartner predice que las reuniones en persona caerán del 60% al 25% para 2024, y que las empresas con un enfoque reflexivo hacia un estilo de trabajo "nómada" tendrán acceso a mejores talentos que aquellas que se quedan atrás (no es sorprendente, especialmente ahora).

CNBC destacó la política del CEO de Basecamp, Jason Fried, de no realizar reuniones en persona, que es cómo su equipo históricamente híbrido evita el favoritismo hacia los empleados de oficina. En cambio, prefieren la documentación escrita, que luego distribuyen a todos sus empleados de la misma manera. Tener políticas y procedimientos claros sobre cómo se democratiza la información es esencial para asegurar que un lugar de trabajo con menos reuniones tenga éxito.

Otro elemento crítico para una cultura de menos conversaciones en persona es un mejor sistema para compartir "conocimiento pasivo", según MIT Sloan. Mientras fomentan que los equipos recién remotos piensen en incluir información "bonita de saber" en comunicaciones "necesarias de saber", también sugerimos implementar una cultura más amplia de intercambio colaborativo de conocimiento, donde las reuniones y charlas uno a uno no sean lo único que valga la pena de comunicación veraz.

Para reducir con éxito las reuniones, es crucial que tu equipo entienda dónde y cómo recibirán información, y confíe en que es precisa cuando lo hagan. El 97% de los clientes encuestados que utilizan Guru en toda la empresa dijeron que la capacidad de saber que la información se mantiene actualizada por un experto es importante para habilitar con éxito a su equipo. Cuando los equipos sienten que tienen un canal efectivo para compartir y verificar información integral, es mucho más fácil presionar "eliminar" en esa retención de calendario.

El camino a seguir con el trabajo asincrónico

Estamos en un momento único en el tiempo donde la comunicación y colaboración optimizadas son más urgentes que nunca, y su ausencia se siente con mayor agudeza que nunca. A medida que tu equipo se prepara para el éxito hoy y más allá, es importante recordar que el trabajo remoto y los requisitos que conlleva han venido para quedarse y han llegado hace bastante tiempo. Al implementar herramientas y procesos hoy que ayuden a tu equipo a trabajar de manera más colaborativa, asincrónica y con propósito, puedes permitir que tu equipo realmente haga su mejor trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento.