Quando o mundo começou a trabalhar de casa da noite para o dia, havia muitas maneiras óbvias para os empregadores melhorarem a qualidade de vida de seus funcionários. Horas flexíveis, equipamentos para escritório em casa, happy hours virtuais e roupas de descanso com marca estavam entre os benefícios imediatos compartilhados com os colaboradores enquanto iniciávamos nossas vidas remotas. Mas à medida que a novidade dos calças de moletom tie-dye se esvai e a realidade de nossos ambientes de trabalho atuais e futuros se estabelece, é imperativo que os líderes analisem sua base tecnológica e perguntem: “temos tudo o que precisamos para ter sucesso?”

Já detalhamos o que acreditamos serem os elementos críticos de um stack tecnológico para trabalho remoto (videoconferência, comunicação + mensagens da equipe e gestão do conhecimento), mas reconhecemos que para equipes que não tinham essas ferramentas em funcionamento antes das ordens mundiais de ficar em casa, colocá-las em prática realmente exige trabalho. E em uma época em que os orçamentos de tecnologia estão sob mais escrutínio do que nunca, provar a necessidade de novas ferramentas é crucial.

A necessidade de ferramentas de videoconferência e chat é óbvia quando reuniões presenciais e conversas passivas de almoço não são mais possíveis—isso foi percebido logo no início de nossa transição para o trabalho remoto. O relatório da Okta de 2020 Business @ Work (From Home) apontou um crescimento de 110% MoM de fevereiro a março para o Zoom e um crescimento de 19% para o Slack, mostrando o quão rapidamente essas ferramentas se tornaram a espinha dorsal dos nossos locais de trabalho. Mas a necessidade de ferramentas de colaboração remota já estava crescendo em prevalência antes de a pandemia atingir realmente grande parte do mundo—no início de fevereiro deste ano, Forbes relatou a crescente importância da colaboração sem atrito no local de trabalho à medida que os colaboradores passaram a esperar flexibilidade fora de ambientes de escritório tradicionais.

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O impacto da gestão do conhecimento nas forças de trabalho remotas

Isso se aplica à necessidade de gestão do conhecimento também—embora os “sintomas” de uma falta de KM possam não ser tão óbvios quanto a impossibilidade de realizar reuniões remotamente sem uma ferramenta de videoconferência. As implicações de não ter uma ferramenta de KM e uma cultura de compartilhamento de conhecimento podem seriamente minar a capacidade de uma equipe de colaborar de forma eficaz e eficiente. Aqui estão algumas indicações surpreendentes de que sua equipe precisa de uma intervenção de compartilhamento de conhecimento:

Descontentamento e eventual rotatividade de funcionários da Geração Z

Embora muitos sejam rápidos em chamar qualquer pessoa com menos de 40 anos de millennial, os membros mais velhos da Geração Z já entraram no mercado de trabalho (é importante ressaltar que algumas escalas consideram a Geração Z como começando em 1995, enquanto outras dizem que começou em 1997, significando que os membros mais velhos terão cerca de 25 anos este ano). Quando a Geração Z entra no ambiente de trabalho, eles esperam que a tecnologia esteja presente não apenas para tornar seu dia a dia possível, mas para ajudá-los a se concentrar em seu trabalho mais significativo. Um estudo da ServiceNow sobre funcionários da Geração Z constatou que 42% deles disseram que deixariam um emprego que exigisse que eles passassem muito tempo em tarefas administrativas, ilustrando uma geração ansiosa para entregar trabalhos de alto valor sem muita paciência para navegar em sistemas legados engessados.

Em nossa pesquisa recente com usuários do Guru que implementaram um programa de gestão do conhecimento em toda a empresa, 45% relataram que um dos maiores desafios para novos colaboradores antes do Guru era encontrar as informações corretas em vários sistemas, um desafio que os funcionários da Geração Z, que provavelmente compõem uma parte significativa das novas contratações em muitas empresas, terão pouca tolerância.

Além disso, 43% dos entrevistados disseram que o Guru os ajudou a passar mais tempo em planejamento estratégico, indicando que a KM pode ajudar os colaboradores a mudarem seu foco de tarefas administrativas para trabalhos mais significativos. 93% dos entrevistados afirmam que o Guru teve um impacto no engajamento e na felicidade dos colaboradores, sugerindo que uma cultura de compartilhamento de conhecimento que apoie trabalhos de alto valor pode ter um grande impacto na moral.

Exaustão geral dos colaboradores e má equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Não são apenas os colaboradores da Geração Z que sentem as consequências de uma falta de KM em uma empresa—colaboradores mais antigos, especialmente aqueles que se tornaram Especialistas em Assuntos (SMEs), são altamente suscetíveis à exaustão em um ambiente que não prioriza o compartilhamento de conhecimento. A Gallup relata que a #2 causa de exaustão dos colaboradores é uma carga de trabalho inadministrável—o que significa que manter os colaboradores de alto valor focados apenas em seu trabalho mais impactante é da maior importância.

Frequentemente, os SMEs são os membros da equipe que estão nas empresas há anos; em equipes de rápido crescimento, eles provavelmente ocuparam vários cargos e, em startups, eles provavelmente viram várias iterações de desenvolvimento de produtos. Eles por padrão se tornam a pessoa “de referência” quando sua equipe não consegue encontrar as informações de que precisam, seja uma pergunta detalhada sobre produto ou uma confusão sobre um processo administrativo. Essas constantes “interações” podem parecer inofensivas, mas podem se acumular significativamente ao longo do tempo e contribuir muito para a carga de trabalho inadministrável dos SMEs, que têm que responder a essas perguntas além de realizar seu trabalho normal.

A KM pode desempenhar um papel fundamental em ajudar seus SMEs a evitar a exaustão recuperando seu tempo e permitindo que o restante de sua equipe seja mais autossuficiente. 98% dos clientes entrevistados que utilizam o Guru em toda a organização afirmaram que o Guru teve um impacto no tempo que sua equipe gasta respondendo a perguntas repetidas, e 99% afirmaram que o Guru impactou o tempo que sua equipe gasta procurando informações. 19% disseram até que o Guru ajudou sua equipe a passar mais tempo em atividades fora do trabalho, mostrando que a KM pode levar a um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Quando tanto os compartilhadores de conhecimento quanto os buscadores de conhecimento entendem a cultura de compartilhamento de conhecimento de sua equipe, sua propensão a evitar a exaustão é muito maior. Saiba mais sobre a diferença entre conhecimento ativo e passivo e como cada um contribui para o compartilhamento de conhecimento.

Sobrecarga de reuniões e a luta para passar à comunicação assíncrona

“Esta reunião poderia ter sido um e-mail” - brincadeiras à parte, a fadiga de reuniões se tornou muito mais evidente quando todas começaram a acontecer por meio de telas. Mas mesmo meses atrás, visionários entendiam a importância de reduzir reuniões presenciais e dar à sua equipe a capacidade de colaborar de forma assíncrona. De fato, a Gartner prevê que as reuniões presenciais cairão de 60% para 25% até 2024 e que empresas com uma abordagem cuidadosa a um estilo de trabalho “nomádico” terão acesso a melhores talentos do que aquelas que ficam para trás (nada surpreendente, especialmente agora).

A CNBC destacou a política do CEO da Basecamp, Jason Fried, de não realizar reuniões presenciais, que é como sua equipe historicamente híbrida evita favoritismo em relação a funcionários de escritório. Em vez disso, eles favorecem a documentação escrita, que depois distribuem a todos os seus colaboradores da mesma forma. Ter políticas e procedimentos permanentes sobre como a informação é democratizada é essencial para garantir que um local de trabalho com menos reuniões seja bem-sucedido.

Outro elemento crítico para uma cultura de menos conversas presenciais é um melhor sistema de compartilhamento de “conhecimento passivo”, de acordo com MIT Sloan. Enquanto eles encorajam equipes recém-remotas a pensar em incluir informações “agradáveis de saber” nas comunicações “necessárias de saber”, também sugerimos implementar uma cultura mais ampla de compartilhamento colaborativo de conhecimento—onde reuniões e chats um-a-um não são o fim da comunicação verdadeira.

Para reduzir com sucesso as reuniões, é crucial que sua equipe entenda onde e como receberá informações e confie que são precisas quando o fizerem. Dos clientes entrevistados que utilizam o Guru na empresa como um todo, 97% disseram que a capacidade de saber que as informações são mantidas ativamente atualizadas por um especialista é importante para habilitar com sucesso sua equipe. Quando as equipes sentem que têm um canal eficaz para compartilhar e verificar informações essenciais, é muito mais fácil pressionar “deletar” naquele compromisso do calendário.

O caminho a seguir com o trabalho assíncrono

Estamos em um momento único em que a comunicação e a colaboração simplificadas são mais urgentes do que nunca—e sua ausência é sentida mais agudamente do que nunca também. À medida que sua equipe se prepara para o sucesso hoje e no futuro, é importante lembrar que o trabalho remoto, e os requisitos que o acompanham, vieram para ficar e já estão chegando há algum tempo. Ao implementar ferramentas e processos hoje que ajudem sua equipe a trabalhar de forma mais colaborativa, assíncrona e intencional, você pode permitir que sua equipe realmente faça o seu melhor trabalho de qualquer lugar, a qualquer momento.