Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Découvrez comment la gestion des connaissances peut aider les entreprises à surmonter les problèmes d'épuisement professionnel et de rotation du personnel, ainsi que d'autres problèmes liés aux environnements de travail asynchrones.
Lorsque le monde a commencé à travailler à domicile du jour au lendemain, il y avait de nombreuses façons évidentes pour les employeurs d'améliorer la qualité de vie de leurs employés. Des heures flexibles, du matériel de bureau à domicile, des happy hours virtuelles et des vêtements de détente de marque figuraient parmi les avantages immédiats partagés avec les employés alors que nous lancions notre vie à distance. Mais alors que la nouveauté des pantalons de survêtement tie-dye s'estompe et que la réalité de nos environnements de travail actuels et futurs se met en place, il est impératif que les dirigeants examinent leur fondation technologique et se demandent « avons-nous tout ce dont nous avons besoin pour réussir ? »
Nous avons déjà détaillé ce que nous croyons être les éléments critiques d'une pile technologique de travail à distance (visioconférence, communication et messagerie d'équipe, et gestion des connaissances), mais nous reconnaissons que pour les équipes qui n'avaient pas ces outils en place avant les ordres de rester à la maison, il faut du travail pour les mettre en place. Et à un moment où les budgets technologiques sont plus scrutés que jamais, prouver un besoin pour de nouveaux outils est crucial.
Le besoin d'outils de visioconférence et de chat est évident lorsque les réunions en personne et les conversations passives à la table du déjeuner ne sont plus possibles—cela a été observé dès le début de notre transition vers le travail à distance. Le rapport d’Okta 2020 Business @ Work (From Home) a noté une croissance de 110% MoM de février à mars pour Zoom, et une croissance de 19% pour Slack, montrant à quel point ces outils sont devenus rapidement la colonne vertébrale de nos lieux de travail. Mais le besoin d'outils de collaboration à distance était en réalité croissant avant même que la pandémie ne frappe réellement une grande partie du monde—au début de février de cette année, Forbes a rapporté l'importance croissante d'une collaboration sans friction en milieu de travail alors que les employés s'attendaient à plus de flexibilité en dehors des cadres de bureau traditionnels.
Découvrez l'opportunité d'une culture axée sur la connaissance
L'impact de la gestion des connaissances sur les équipes de travail à distance
Cela s'applique également au besoin de gestion des connaissances—bien que les "symptômes" d'un manque de gestion des connaissances soient peut-être moins évidents que l'incapacité à tenir des réunions à distance sans un outil de visioconférence. Les implications de ne pas avoir un outil de gestion des connaissances et une culture de partage des connaissances peuvent gravement underminer la capacité d'une équipe à collaborer efficacement et efficacement. Voici quelques indications surprenantes que votre équipe a besoin d'une intervention en matière de partage de connaissances :
Le mécontentement des employés de la Génération Z et le taux de rotation qui en résulte
Bien que beaucoup soient rapides à qualifier toute personne de moins de 40 ans de millénaire, les membres les plus âgés de la Génération Z sont en réalité déjà entrés sur le marché du travail (il est important de noter que certaines échelles considèrent que la Génération Z commence en 1995 tandis que d'autres disent qu'elle commence en 1997, ce qui signifie que les membres les plus âgés auront la vingtaine cette année). Lorsque la Génération Z entre sur le marché du travail, elle s'attend à ce que la technologie soit en place non seulement pour rendre leur quotidien possible, mais aussi pour les aider à se concentrer sur leur travail le plus significatif. Une étude de ServiceNow sur les employés de la Génération Z a révélé que 42% d'entre eux ont déclaré qu'ils quitteraient un emploi qui leur demanderait de passer trop de temps sur des tâches administratives, illustrant une génération désireuse de fournir un travail de grande valeur sans beaucoup de patience pour naviguer dans des systèmes hérités encombrants.
Dans notre récente enquête auprès des utilisateurs de Guru qui ont mis en œuvre un programme de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise, 45% ont rapporté que l'un des plus grands défis pour les employés nouvellement embauchés avant Guru était de trouver la bonne information dans divers systèmes, un défi que les employés de la Génération Z, qui représentent probablement une part importante des nouvelles recrues dans de nombreuses entreprises, auront peu de tolérance pour.
De plus, 43 % des répondants ont déclaré que Guru les a aidés à passer plus de temps sur la planification stratégique, ce qui indique que la gestion des connaissances peut aider les employés à passer leur attention de l'administratif à un travail plus significatif. 93 % des répondants notent que Guru a eu un impact sur l'engagement et le bonheur des employés, ce qui suggère qu'une culture de partage des connaissances qui soutient un travail de grande valeur peut avoir un impact énorme sur le moral.
L'épuisement professionnel général des employés et le déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée
Ce ne sont pas seulement les employés de la Génération Z qui ressentent les conséquences d'un manque de gestion des connaissances dans une entreprise—les employés plus anciens, en particulier ceux qui sont devenus des experts en la matière (SMEs), sont très susceptibles de s'épuiser dans un environnement qui ne priorise pas le partage des connaissances. Gallup rapporte que la #2 raison de l'épuisement professionnel des employés est une charge de travail ingérable—ce qui signifie que garder les employés de grande valeur concentrés uniquement sur leur travail le plus impactant est d'une importance capitale.
Souvent, les SMEs sont les membres de l'équipe qui sont dans l'entreprise depuis des années ; dans des équipes à forte croissance, ils ont probablement occupé plusieurs postes, et dans des startups, ils ont probablement vu plusieurs itérations du développement de produits. Ils deviennent par défaut la personne de référence lorsque votre équipe ne peut pas trouver l'information dont elle a besoin, que ce soit une question détaillée sur un produit ou de la confusion sur un processus administratif. Ces constantes "taps d'épaules" peuvent sembler inoffensives, mais peuvent s'accumuler considérablement au fil du temps et contribuer significativement à la charge de travail ingérable des SMEs, qui doivent répondre à ces questions en plus de mener leur travail normal.
La gestion des connaissances peut jouer un rôle clé pour aider vos SMEs à éviter l'épuisement professionnel en leur donnant de nouveau du temps, et en permettant au reste de votre équipe d'être plus autonome. 98 % des clients interrogés utilisant Guru dans l'ensemble de leur organisation ont déclaré que Guru avait un impact sur le temps que leur équipe consacre à répondre à des questions répétées, et 99 % ont déclaré que Guru avait un impact sur le temps que leur équipe consacre à la recherche d'informations. 19 % ont même déclaré que Guru a aidé leur équipe à passer plus de temps à des activités en dehors du travail, montrant que la gestion des connaissances peut conduire à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque les partageurs de connaissances et les chercheurs de connaissances comprennent la culture de partage de connaissances de votre équipe, leur propension à éviter l'épuisement professionnel est beaucoup plus élevée. En savoir plus sur la différence entre la connaissance active et passive et sur la manière dont chacune contribue au partage des connaissances.
Surcharge de réunions et lutte pour passer à la communication asynchrone
« Cette réunion aurait pu être un e-mail » - les blagues mises à part, la fatigue due aux réunions est devenue beaucoup plus évidente lorsqu'elles ont commencé à avoir lieu à distance. Mais même il y a quelques mois, les visionnaires comprenaient l'importance de réduire les réunions en personne et de donner à leur équipe la capacité de collaborer de manière asynchrone. En fait, Gartner prédit que les réunions en personne passeront de 60 % à 25 % d'ici 2024, et que les entreprises avec une approche réfléchie d'un style de travail "nomade" auront accès à de meilleurs talents que celles qui prennent du retard (pas surprenant, surtout maintenant).
CNBC a souligné la politique du PDG de Basecamp, Jason Fried, qui consiste à ne pas tenir de réunions en personne, ce qui est ainsi que leur équipe historiquement hybride évite le favoritisme envers les employés de bureau. Au lieu de cela, ils privilégient la documentation écrite, qu'ils distribuent ensuite à tous leurs employés de la même manière. Avoir des politiques et des procédures permanentes sur la manière dont l'information est démystifiée est essentiel pour assurer le succès d'un lieu de travail avec moins de réunions.
Un autre élément critique d'une culture de conversations en personne réduites est un meilleur système de partage de « connaissances passives », selon MIT Sloan. Bien qu'ils encouragent les équipes nouvellement à distance à réfléchir à l'inclusion d'informations « utiles à savoir » dans les communications « nécessaires à savoir », nous suggérons également de mettre en place une culture plus large de partage collaboratif des connaissances—où les réunions et discussions individuelles ne sont pas la panacée de la communication véridique.
Pour réussir à réduire les réunions, il est crucial que votre équipe comprenne où et comment elle recevra l'information et qu'elle ait confiance qu'elle est exacte lorsqu'elle le fait. Parmi les clients interrogés qui utilisent Guru dans toute leur entreprise, 97 % ont déclaré que la capacité de savoir que les informations sont activement mises à jour par un expert est importante pour permettre efficacement à leur équipe. Lorsque les équipes estiment qu'elles disposent d'un canal efficace pour partager et vérifier des informations essentielles, il est beaucoup plus facile de cliquer sur "supprimer" cette réservation de calendrier.
La voie à suivre avec le travail asynchrone
Nous sommes à un moment unique où la communication et la collaboration rationalisées sont plus urgentes que jamais—et leur absence est également ressentie plus intensément que jamais. Alors que votre équipe se prépare pour réussir aujourd'hui et au-delà, il est important de se rappeler que le travail à distance et les exigences qui l'accompagnent sont là pour rester, et cela fait longtemps qu'ils sont en route. En mettant en place aujourd'hui des outils et des processus qui aident votre équipe à travailler de manière plus collaborative, asynchrone et intentionnelle, vous pouvez permettre à votre équipe de vraiment faire son meilleur travail de n'importe où, à tout moment.
Lorsque le monde a commencé à travailler à domicile du jour au lendemain, il y avait de nombreuses façons évidentes pour les employeurs d'améliorer la qualité de vie de leurs employés. Des heures flexibles, du matériel de bureau à domicile, des happy hours virtuelles et des vêtements de détente de marque figuraient parmi les avantages immédiats partagés avec les employés alors que nous lancions notre vie à distance. Mais alors que la nouveauté des pantalons de survêtement tie-dye s'estompe et que la réalité de nos environnements de travail actuels et futurs se met en place, il est impératif que les dirigeants examinent leur fondation technologique et se demandent « avons-nous tout ce dont nous avons besoin pour réussir ? »
Nous avons déjà détaillé ce que nous croyons être les éléments critiques d'une pile technologique de travail à distance (visioconférence, communication et messagerie d'équipe, et gestion des connaissances), mais nous reconnaissons que pour les équipes qui n'avaient pas ces outils en place avant les ordres de rester à la maison, il faut du travail pour les mettre en place. Et à un moment où les budgets technologiques sont plus scrutés que jamais, prouver un besoin pour de nouveaux outils est crucial.
Le besoin d'outils de visioconférence et de chat est évident lorsque les réunions en personne et les conversations passives à la table du déjeuner ne sont plus possibles—cela a été observé dès le début de notre transition vers le travail à distance. Le rapport d’Okta 2020 Business @ Work (From Home) a noté une croissance de 110% MoM de février à mars pour Zoom, et une croissance de 19% pour Slack, montrant à quel point ces outils sont devenus rapidement la colonne vertébrale de nos lieux de travail. Mais le besoin d'outils de collaboration à distance était en réalité croissant avant même que la pandémie ne frappe réellement une grande partie du monde—au début de février de cette année, Forbes a rapporté l'importance croissante d'une collaboration sans friction en milieu de travail alors que les employés s'attendaient à plus de flexibilité en dehors des cadres de bureau traditionnels.
Découvrez l'opportunité d'une culture axée sur la connaissance
L'impact de la gestion des connaissances sur les équipes de travail à distance
Cela s'applique également au besoin de gestion des connaissances—bien que les "symptômes" d'un manque de gestion des connaissances soient peut-être moins évidents que l'incapacité à tenir des réunions à distance sans un outil de visioconférence. Les implications de ne pas avoir un outil de gestion des connaissances et une culture de partage des connaissances peuvent gravement underminer la capacité d'une équipe à collaborer efficacement et efficacement. Voici quelques indications surprenantes que votre équipe a besoin d'une intervention en matière de partage de connaissances :
Le mécontentement des employés de la Génération Z et le taux de rotation qui en résulte
Bien que beaucoup soient rapides à qualifier toute personne de moins de 40 ans de millénaire, les membres les plus âgés de la Génération Z sont en réalité déjà entrés sur le marché du travail (il est important de noter que certaines échelles considèrent que la Génération Z commence en 1995 tandis que d'autres disent qu'elle commence en 1997, ce qui signifie que les membres les plus âgés auront la vingtaine cette année). Lorsque la Génération Z entre sur le marché du travail, elle s'attend à ce que la technologie soit en place non seulement pour rendre leur quotidien possible, mais aussi pour les aider à se concentrer sur leur travail le plus significatif. Une étude de ServiceNow sur les employés de la Génération Z a révélé que 42% d'entre eux ont déclaré qu'ils quitteraient un emploi qui leur demanderait de passer trop de temps sur des tâches administratives, illustrant une génération désireuse de fournir un travail de grande valeur sans beaucoup de patience pour naviguer dans des systèmes hérités encombrants.
Dans notre récente enquête auprès des utilisateurs de Guru qui ont mis en œuvre un programme de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise, 45% ont rapporté que l'un des plus grands défis pour les employés nouvellement embauchés avant Guru était de trouver la bonne information dans divers systèmes, un défi que les employés de la Génération Z, qui représentent probablement une part importante des nouvelles recrues dans de nombreuses entreprises, auront peu de tolérance pour.
De plus, 43 % des répondants ont déclaré que Guru les a aidés à passer plus de temps sur la planification stratégique, ce qui indique que la gestion des connaissances peut aider les employés à passer leur attention de l'administratif à un travail plus significatif. 93 % des répondants notent que Guru a eu un impact sur l'engagement et le bonheur des employés, ce qui suggère qu'une culture de partage des connaissances qui soutient un travail de grande valeur peut avoir un impact énorme sur le moral.
L'épuisement professionnel général des employés et le déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée
Ce ne sont pas seulement les employés de la Génération Z qui ressentent les conséquences d'un manque de gestion des connaissances dans une entreprise—les employés plus anciens, en particulier ceux qui sont devenus des experts en la matière (SMEs), sont très susceptibles de s'épuiser dans un environnement qui ne priorise pas le partage des connaissances. Gallup rapporte que la #2 raison de l'épuisement professionnel des employés est une charge de travail ingérable—ce qui signifie que garder les employés de grande valeur concentrés uniquement sur leur travail le plus impactant est d'une importance capitale.
Souvent, les SMEs sont les membres de l'équipe qui sont dans l'entreprise depuis des années ; dans des équipes à forte croissance, ils ont probablement occupé plusieurs postes, et dans des startups, ils ont probablement vu plusieurs itérations du développement de produits. Ils deviennent par défaut la personne de référence lorsque votre équipe ne peut pas trouver l'information dont elle a besoin, que ce soit une question détaillée sur un produit ou de la confusion sur un processus administratif. Ces constantes "taps d'épaules" peuvent sembler inoffensives, mais peuvent s'accumuler considérablement au fil du temps et contribuer significativement à la charge de travail ingérable des SMEs, qui doivent répondre à ces questions en plus de mener leur travail normal.
La gestion des connaissances peut jouer un rôle clé pour aider vos SMEs à éviter l'épuisement professionnel en leur donnant de nouveau du temps, et en permettant au reste de votre équipe d'être plus autonome. 98 % des clients interrogés utilisant Guru dans l'ensemble de leur organisation ont déclaré que Guru avait un impact sur le temps que leur équipe consacre à répondre à des questions répétées, et 99 % ont déclaré que Guru avait un impact sur le temps que leur équipe consacre à la recherche d'informations. 19 % ont même déclaré que Guru a aidé leur équipe à passer plus de temps à des activités en dehors du travail, montrant que la gestion des connaissances peut conduire à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque les partageurs de connaissances et les chercheurs de connaissances comprennent la culture de partage de connaissances de votre équipe, leur propension à éviter l'épuisement professionnel est beaucoup plus élevée. En savoir plus sur la différence entre la connaissance active et passive et sur la manière dont chacune contribue au partage des connaissances.
Surcharge de réunions et lutte pour passer à la communication asynchrone
« Cette réunion aurait pu être un e-mail » - les blagues mises à part, la fatigue due aux réunions est devenue beaucoup plus évidente lorsqu'elles ont commencé à avoir lieu à distance. Mais même il y a quelques mois, les visionnaires comprenaient l'importance de réduire les réunions en personne et de donner à leur équipe la capacité de collaborer de manière asynchrone. En fait, Gartner prédit que les réunions en personne passeront de 60 % à 25 % d'ici 2024, et que les entreprises avec une approche réfléchie d'un style de travail "nomade" auront accès à de meilleurs talents que celles qui prennent du retard (pas surprenant, surtout maintenant).
CNBC a souligné la politique du PDG de Basecamp, Jason Fried, qui consiste à ne pas tenir de réunions en personne, ce qui est ainsi que leur équipe historiquement hybride évite le favoritisme envers les employés de bureau. Au lieu de cela, ils privilégient la documentation écrite, qu'ils distribuent ensuite à tous leurs employés de la même manière. Avoir des politiques et des procédures permanentes sur la manière dont l'information est démystifiée est essentiel pour assurer le succès d'un lieu de travail avec moins de réunions.
Un autre élément critique d'une culture de conversations en personne réduites est un meilleur système de partage de « connaissances passives », selon MIT Sloan. Bien qu'ils encouragent les équipes nouvellement à distance à réfléchir à l'inclusion d'informations « utiles à savoir » dans les communications « nécessaires à savoir », nous suggérons également de mettre en place une culture plus large de partage collaboratif des connaissances—où les réunions et discussions individuelles ne sont pas la panacée de la communication véridique.
Pour réussir à réduire les réunions, il est crucial que votre équipe comprenne où et comment elle recevra l'information et qu'elle ait confiance qu'elle est exacte lorsqu'elle le fait. Parmi les clients interrogés qui utilisent Guru dans toute leur entreprise, 97 % ont déclaré que la capacité de savoir que les informations sont activement mises à jour par un expert est importante pour permettre efficacement à leur équipe. Lorsque les équipes estiment qu'elles disposent d'un canal efficace pour partager et vérifier des informations essentielles, il est beaucoup plus facile de cliquer sur "supprimer" cette réservation de calendrier.
La voie à suivre avec le travail asynchrone
Nous sommes à un moment unique où la communication et la collaboration rationalisées sont plus urgentes que jamais—et leur absence est également ressentie plus intensément que jamais. Alors que votre équipe se prépare pour réussir aujourd'hui et au-delà, il est important de se rappeler que le travail à distance et les exigences qui l'accompagnent sont là pour rester, et cela fait longtemps qu'ils sont en route. En mettant en place aujourd'hui des outils et des processus qui aident votre équipe à travailler de manière plus collaborative, asynchrone et intentionnelle, vous pouvez permettre à votre équipe de vraiment faire son meilleur travail de n'importe où, à tout moment.
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