How to Choose the Right HR Software [Buyer's Guide 2024]
Un guide d'achat complet pour choisir le meilleur logiciel RH. Découvrez les fonctionnalités clés à rechercher, les étapes à suivre et bien plus encore.
Apprenez à choisir le logiciel RH de vos rêves pour améliorer votre capacité à recruter et à retenir les meilleurs talents.
Le logiciel RH est un outil largement utilisé qui aide les entreprises à réduire les tâches manuelles et les coûts. Mais il rationalise également le fonctionnement de votre département RH, ce qui conduit à une meilleure productivité et efficacité.
Ce n'est pas surprenant — le processus de sélection est difficile, surtout si vous ne savez pas vraiment quoi rechercher. De plus, avec tant d'options, comment pouvez-vous en choisir une alors qu'elles promettent toutes de grandes choses ?
Nous avons créé ce guide d'achat justement pour cette raison. Découvrez comment définir vos critères de sélection afin de trouver l'outil parfait pour les besoins de votre équipe RH.
Qu'est-ce que le logiciel RH ?
Le logiciel de gestion des ressources humaines (RH) est un logiciel basé sur abonnement ou sur le cloud que de nombreuses entreprises utilisent pour gérer, optimiser et automatiser les tâches liées aux ressources humaines, telles que la gestion des informations sur les employés.
Ces solutions numériques s'efforcent de rationaliser les processus RH quotidiens et d'augmenter l'efficacité et la productivité des départements RH. Plutôt que de perdre du temps à faire les mêmes tâches administratives répétitives, les professionnels des RH se concentrent sur des efforts plus productifs.
De plus, comme les outils sont très personnalisables, ils peuvent s'adapter aux exigences, au budget et aux objectifs commerciaux uniques de chaque entreprise.
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Comment est utilisé le logiciel RH ?
Le principal objectif du logiciel RH est de remplacer les documents papier et d'assister avec:
Maintenir les données des employés à jour et organisées
Suivre le temps et évaluer la satisfaction des employés
Suivre les données et créer des rapports personnalisés
Donner des retours en temps réel et suivre la performance des employés
Rationaliser le travail administratif et créer de nouveaux flux de travail
Gérer les avantages pour un meilleur engagement des employés
En résumé, cela facilite la vie des gestionnaires RH par l'automatisation. De plus, cela garde les données de vos employés fraîches et à jour, ce qui permet une meilleure collaboration.
En conséquence, le département RH peut se concentrer sur des tâches RH plus rentables sans être alourdi par des processus chronophages. Oui, une plateforme RH a de nombreux avantages. Voyons cela de plus près.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel RH ?
La triste réalité est que un nouvel employé sur trois quittera un emploi dans les 90 premiers jours si l'expérience d'intégration de l'employé est mauvaise. L'une des causes pourrait être un manque de technologie RH qui faciliterait et rendrait plus efficaces le recrutement de nouveaux employés.
Cependant, les outils RH sont bien plus que de simples logiciels de recrutement. Bien que les entreprises aient de nombreux besoins et désirs différents, elles souhaitent toutes les mêmes avantages RH :
Un coup de pouce à l'expérience et au moral des employés : Un nouveau logiciel RH améliore la communication entre les départements, surtout parce que c'est une application où les membres de l'équipe peuvent collaborer. En conséquence, il est facile pour les gens de trouver des informations sur leurs bulletins de salaire, leurs vacances, etc.
Toutes les données stockées en un seul endroit : Les départements RH utilisant des documents papier stockés dans des classeurs se font un grand tort. Un système RH regroupe vos données éparpillées en un seul endroit afin qu'il soit plus facile de les rechercher.
Un flux de travail RH rationalisé : En utilisant des flux de travail automatisés, vous pouvez réaliser des tâches liées aux RH sans craindre les goulets d'étranglement. De plus, vous pouvez suivre l'état de chaque document et processus, afin de rester informé à chaque fois.
Amélioration de la prise de décision : En plus d'économiser des coûts, les outils RH allouent également les ressources plus efficacement. Cela vous fait gagner du temps et votre département RH peut prendre des décisions commerciales précises et rapides.
Sécuriser les données du personnel : Les départements RH traitent des données personnelles, donc il est important d'avoir des mesures de sécurité en place pour prévenir les cyberattaques.
En conclusion ? Utiliser un logiciel RH améliore considérablement la manière dont vous gérez les données de vos employés et rend leur expérience meilleure. En conséquence, vous aurez un département plus efficace qui pourra se concentrer sur ce qui compte vraiment : ses employés.
Comment choisir le bon logiciel RH
Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels qui essaieront de vous charmer avec une administration des avantages sans faille ou un traitement de la paie sans accroc. Mais que se passe-t-il si ce n'est pas ce dont vous avez besoin ?
Bien qu'il soit tentant de choisir le premier programme logiciel qui vous promet le monde, vous devriez prendre le temps de suivre les étapes suivantes.
Étape n°1 : Évaluer vos besoins
Tout processus de sélection de logiciel commence par l'évaluation des besoins de votre organisation. Pensez à ce que vous essayez de résoudre en mettant en œuvre une telle solution. Voulez-vous rationaliser votre processus d'intégration des nouvelles recrues ? Ou améliorer vos procédures d'évaluation des talents ?
Évaluer vos flux de travail de près vous permettra de voir où vos employés rencontrent des goulets d'étranglement et ce que vous pouvez améliorer.
Pour avoir une vision claire, voici quelques questions que vous pouvez vous poser :
Utilisez-vous actuellement un autre système RH mais il est insuffisant ?
Quels sont les défis les plus courants de votre département RH ?
Y a-t-il des processus RH qui prennent du temps ?
Vos employés sont-ils satisfaits de la solution actuelle ?
Quel est votre budget et quel retour sur investissement (ROI) attendez-vous ?
Votre équipe est-elle à l'aise avec la technologie ou aura-t-elle des difficultés avec l'intégration ?
Quelles sont les politiques de votre organisation concernant la sécurité des données ?
Étape n°2 : Identifiez vos fonctionnalités indispensables
Nous avons tous une liste de souhaits pour ce que nous voulons le plus. Peut-être que c'est un nouveau produit Apple ou une chemise élégante — le monde est à nous.
Quand il s'agit de choisir votre solution RH, c'est pareil. Après avoir identifié vos exigences, il est temps de commencer à chercher les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Ainsi, cette étape critique consiste à créer une liste de vos fonctionnalités indispensables et à les prioriser lors de l'évaluation des solutions RH. Voici une petite liste des fonctionnalités dont vous avez absolument besoin (nous en parlerons plus en détail plus tard) :
Self-service des employés : Destiné à améliorer la productivité des employés.
Analytique et reporting : Pour obtenir des informations sur le turnover, l'absentéisme, etc.
Gestion du recrutement et intégration : Aide à réduire le stress du recrutement.
Une des fonctionnalités non négociables les plus critiques est l'intégration. Avec cette fonctionnalité pratique, vous pouvez accéder à vos données directement dans l'outil avec lequel vous travaillez.
Par exemple, la synchronisation HRIS de Guru connecte automatiquement les données des employés de votre logiciel RH, les rendant accessibles depuis n'importe où vous travaillez — sans avoir à changer de contexte. Grâce à la recherche d'entreprise AI de Guru, vous obtenez des réponses instantanées à vos requêtes RH directement dans votre flux de travail.
Après avoir établi cette liste, réduisez vos options jusqu'à ce que vous trouviez l'outil qui répond à vos exigences. Faites attention cependant. Le logiciel RH évolue constamment ; de plus, de nombreuses solutions offrent probablement chaque fonctionnalité sur votre liste, ce qui signifie un coût plus élevé.
Essayez de trouver un outil qui résout vos lacunes actuelles — et voyez ensuite si vous devez étendre vos capacités.
Étape n°3 : Évaluer votre budget
Après une évaluation prolongée, vous avez enfin trouvé l'outil qui semble parfait. Cependant, lorsque vous regardez son prix, vous grimacez. C'est beaucoup plus cher que vous ne le pensiez et vous réalisez que vous n'avez pas l'argent pour cela.
C'est pourquoi cette étape est si importante. Vous devrez établir un budget pour le nouveau logiciel avant de faire une erreur coûteuse.
Ainsi, consultez les décideurs clés, tels que les départements financier, de direction et RH. Ensemble, vous pouvez créer un budget qui présente des attentes réalistes.
Gardez à l'esprit que le prix des logiciels RH dépend de facteurs tels que la taille de l'entreprise, les fonctionnalités et le modèle de prix. Réfléchissez soigneusement au montant que vous êtes prêt à dépenser pour ce nouvel outil, mais n'oubliez pas non plus les coûts supplémentaires.
Par exemple, certains outils peuvent avoir des frais de migration et d'implémentation qui peuvent venir s'ajouter aux coûts initiaux du logiciel.
Le seul inconvénient est qu'il existe trop de solutions disponibles, ce qui rend plus difficile le choix de la bonne. Mais c'est pourquoi nous sommes ici, pour vous dire ce que vous pouvez faire pour rendre le processus de sélection plus facile.
Quand il s'agit d'évaluer les fournisseurs de logiciels, vous pouvez commencer par consulter des guides d'achat (comme celui-ci). Ces articles informatifs comparent les meilleurs outils RH les uns aux autres, afin que vous puissiez voir clairement lequel est le meilleur pour votre cas d'utilisation.
Pour vous aider, voici ce que vous pouvez vous demander :
Pouvez-vous vous le permettre ?
Quelle est la principale fonctionnalité de l'outil ?
Quelles sont les meilleures options pour votre cas d'utilisation ?
L'outil répond-il à vos besoins et standards ?
Que disent les clients à ce sujet ?
Quels sont les outils les mieux notés de votre catégorie ?
Est-il facile à utiliser et à naviguer ou cela nuit-il à l'expérience utilisateur ?
A-t-il un essai gratuit ou une démo ?
Est-il adapté aux petites entreprises ou aux grandes entreprises ?
Répondre à ces questions vous aidera à réduire votre liste, nous amenant à l'étape suivante.
Étape n°5 : Créer une liste restreinte
Vous avez une immense liste de systèmes logiciels RH qui répondent à vos besoins, s'adaptent à votre budget et possèdent les fonctionnalités que vous souhaitez. Mais vous ne vous rapprochez pas de la solution.
Eh bien, c'est là que cette étape devient utile. Maintenant que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin, il est temps de réduire vos options jusqu'à ce qu'il ne vous reste qu'une poignée (trois à cinq).
Lors de vos recherches, vous avez probablement déjà quelques solutions en tête qui ont fait bonne impression. Ce n'est pas une mauvaise idée de les comparer de nouveau à votre liste de fonctionnalités indispensables et à votre budget avant de les tester.
Vous ne savez pas comment faire cela ? Voici quelques conseils :
Lire les avis : Allez sur des sites d'avis de confiance comme G2 ou Capterra et voyez ce que les gens disent des outils.
Rechercher des études de cas : La plupart des fournisseurs de logiciels RH ont des études de cas qui montrent comment ils ont résolu les problèmes des gens.
Demandez à vos coéquipiers : Que pensent vos pairs que cela conviendrait le mieux à votre entreprise ? Utilisez leurs retours pour vous aider dans vos efforts de prise de décision.
Contactez un représentant commercial : Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'outil, n'hésitez pas à contacter le fournisseur directement.
Étape n°6 : Testez les outils sélectionnés
Prêt avec votre liste restreinte ? Génial ! Maintenant, il est temps de les mettre à l'épreuve.
De nombreuses solutions logicielles RH ont des démonstrations, des plans gratuits ou des essais dont vous pouvez profiter pour voir comment elles fonctionnent avant de vous engager. Bien qu'un outil puisse avoir l'air bon sur le papier et dans les captures d'écran, peut-être qu'il n'est pas aussi intuitif que vous le pensiez.
Le voir en action et acquérir une expérience pratique vous aidera à décider s'il en vaut la peine. Vous pouvez le tester vous-même ou demander à votre département RH de l'essayer (ou les deux).
Les retours de votre personnel RH devraient fortement influencer votre décision finale.
Étape n°7 : Sélectionnez un logiciel RH
Enfin ! Le moment de prendre une décision est proche. Bien que vous puissiez vous sentir confiant dans votre choix, votre département RH est-il sur la même longueur d'onde ? Sont-ils du même avis ?
Peut-être que votre équipe n'est pas aussi à l'aise avec la technologie que d'autres et qu'elle a peur d'utiliser un tel outil pour la première fois. Dans ce cas, il est important de leur dire clairement que vous mettez en œuvre un nouvel outil RH et de les inviter à exprimer leurs préoccupations à quelqu'un de responsable.
De plus, certains fournisseurs ont des ressources d'intégration et de formation qui permettent à vos employés d'apprendre à utiliser l'outil. Assurez-vous qu'ils se familiarisent avec le logiciel afin que vous puissiez l'intégrer correctement dans leurs opérations.
Tant de discussions sur les fonctionnalités, mais nous n'avons pas encore exploré celles-ci. Réglons cela.
Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel RH
Tout logiciel RH comporte de nombreuses fonctionnalités intéressantes telles que la gestion des performances, l'analyse et le reporting, et la formation et le développement. Mais quelles sont les principales fonctionnalités qu'un outil RH devrait avoir ? Eh bien, commencez par celles-ci :
Portail en libre-service pour les employés : Votre département RH est-il souvent bombardé de trop de demandes de la part des employés concernant les bulletins de salaire ou les demandes de congé ? Un portail en libre-service peut résoudre ces problèmes et améliorer la productivité en permettant aux employés de consulter leurs congés ou de pointer eux-mêmes.
Recrutement et gestion des talents : Acquérir des candidats de haut niveau est un processus ardu. Et ensuite, vous devez vous battre pour les garder dans votre entreprise. Un bon outil logiciel RH simplifie le recrutement et élimine le stress qui l'accompagne.
Systèmes de paie : Se perdre dans des calculs mathématiques ou même oublier de payer vos employés à temps est facile. Les solutions RH avec fonctionnalité de paie peuvent vous aider à gérer les impôts et les bulletins de paie sans tracas, en réduisant considérablement votre charge de travail.
Intégrations : Il est assez contre-intuitif de passer constamment d'une application à l'autre pendant que vous travaillez. C'est pourquoi l'outil RH que vous choisissez devrait bien fonctionner avec vos systèmes existants. Prenez Guru, par exemple. Il se connecte parfaitement à votre HRIS pour peupler automatiquement les champs dans les profils des employés et créer une source unique pour les données des employés.
Gestion des avantages sociaux : C'est une autre fonctionnalité clé des systèmes RH car cela vous permet de gérer soigneusement les avantages des employés, comme l'assurance santé ou les primes de performance. Il est essentiel pour maintenir la bonne volonté dans votre entreprise et augmenter les taux de fidélisation.
Une chose de plus. Avec la popularité croissante de l'intelligence artificielle (IA), de plus en plus de systèmes RH l'utiliseront pour éliminer les processus gourmands en ressources et les tâches répétitives.
Assez parlé des fonctionnalités. Voyons quelques-uns des meilleurs logiciels RH actuellement disponibles.
5 outils à considérer dans votre processus de sélection de logiciels RH
Il y a beaucoup de planification et de recherche à faire lorsqu'il s'agit de choisir le bon logiciel RH. L'outil choisi doit répondre à vos besoins professionnels et doit s'intégrer soigneusement à vos flux de travail.
Sinon… 😬
Maintenant que vous savez quelles fonctionnalités surveiller, il est plus facile de sélectionner la solution logicielle RH parfaite. Nos options soigneusement sélectionnées aident également.
1. BambooHR
BambooHR est une plateforme conviviale qui automatise les tâches clés des RH telles que la base de données des employés, la paie et l'intégration.
Cette solution vous aide à trouver, recruter et intégrer rapidement les meilleurs talents. En utilisant un système de suivi des candidatures robuste, vous pouvez créer des expériences engageantes pour vos nouvelles recrues dès le premier jour.
De plus, BambooHR améliore l'expérience et la performance des employés en créant un environnement épanouissant. L'outil peut mesurer la satisfaction des employés et recueillir des retours pertinents pour garantir le bien-être des employés.
Gusto propose une solution en ligne de paie et de ressources humaines qui aide votre personnel RH avec des tâches comme les avantages, le recrutement, la gestion des ressources, etc.
Son objectif principal est de rendre la paie sans effort en remplissant automatiquement vos déclarations fiscales et en identifiant les crédits d'impôt, ce qui peut vous faire économiser de l'argent. De plus, Gusto synchronise les congés, les heures et les jours fériés de votre équipe avec la paie, de sorte que vous disposez de tout ce qu'il vous faut pour garder vos employés heureux.
L'outil a un processus d'intégration simple, ce qui le rend facile à comprendre et à utiliser.
Les clients disent : “Son interface est claire et facile à naviguer, et nous apprécions sa base de connaissances de ressources pour nous aider à rester conformes...”
Et Gusto s'intègre avec Guru.
3. HiBob
HiBob est une plateforme RH moderne qui automatise la façon dont fonctionnent les départements RH et favorise plus d'engagement et de productivité.
Vous pouvez personnaliser l'outil en fonction de votre façon de fonctionner, que ce soit sur site, à distance ou en hybride.
Ce que les gens apprécient, c'est “la simplicité du produit. Il est si facile de stocker les données des employés et d'ajouter des champs personnalisés pour toute info supplémentaire à ajouter.”
HiBob vous aide à gérer vos processus RH de base, vous montrant des infos critiques sur vos employés, comme les anniversaires, qui est malade, les anniversaires du travail, etc.
Et devinez quoi ? HiBob s'intègre avec Guru !
4. Rippling
Rippling fournit un système de gestion de la main-d'œuvre pour la paie d'une entreprise, les dépenses, les avantages et les appareils.
Rippling est simple. “Je pense que ma grand-mère pourrait l'utiliser, c'est si facile.” Les utilisateurs peuvent rapidement trouver ce qu'ils cherchent, que ce soit des bulletins de paie ou des demandes de congé.
De plus, cette solution RH automatise toutes vos opérations et les garde en un seul endroit, de l'intégration au départ.
Dans l'ensemble, Rippling fait ce que tous les logiciels RH font. Il vous aide à payer les employés à temps, à gérer les avantages de l'équipe, à gérer les évaluations de performance et à suivre le temps et la présence.
Vous pouvez profiter du meilleur des deux mondes en utilisant Rippling et Guru ensemble.
5. TriNet
TriNet est une plateforme de RH, de paie et d'externalisation adaptée aux petites et moyennes entreprises de tous secteurs.
Il propose de nombreuses fonctionnalités RH qui résolvent de nombreuses tâches chronophages, telles que l'atténuation des risques et la conformité, la paie et l'expertise en capital humain.
“J'aime comme il est facile d'atteindre une personne réelle en cas de problème,” déclare un critique. Mais les gens apprécient également que l'outil soit facile à utiliser et comment il gère l'ensemble du cycle de vie des employés.
De plus, TriNet vous permet de prendre en charge la paie et les avantages des employés à partir d'un tableau de bord unique. Étant donné qu'il synchronise également automatiquement les données à travers la plateforme, cela entraîne moins d'erreurs et des opérations plus optimisées.
Essayez TriNet et Guru ensemble aujourd'hui.
À vous
Alors, comment vous sentez-vous ? Comme si vous pouviez tout affronter ? 😊 Nous l'espérons.
Ce guide vous a certainement aidé à apprendre comment choisir un logiciel RH qui convient à vos besoins professionnels. Alors n'ayez pas peur de suivre ces étapes et de trouver la bonne solution RH pour vous.
Mais pourquoi ne pas prendre Guru avec vous aussi ?
Guru est un outil de recherche, d'intranet et de wiki alimenté par IA qui est idéal pour donner aux équipes un accès rapide aux infos dont elles ont besoin au quotidien. Il donne au département RH une plateforme unique et de confiance pour centraliser les politiques, les listes de contrôle et les manuels afin qu'ils puissent travailler plus intelligemment et plus rapidement.
Différents types de logiciels RH vous aident à automatiser les tâches RH essentielles, y compris :
Système d'information sur les ressources humaines (HRIS) pour centraliser les informations.
Gestion des capitaux humains (HCM) pour atteindre les objectifs commerciaux.
Système de suivi des candidatures (ATS) pour aider vos efforts de recrutement.
Système de gestion des ressources humaines (HRMS) pour une meilleure optimisation des processus.
Logiciel de gestion des performances pour gérer les évaluations de performance.
Système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour aider à l'apprentissage et au développement des employés.
Combien coûte un logiciel RH ?
Le logiciel RH peut coûter entre 25 $ et 80 $ par mois.
Un rapport de Software Path, cependant, indique que le coût moyen des systèmes HRIS est d'environ 12 625 $ par utilisateur ou 210 $ par utilisateur et par mois.
Le coût des logiciels RH peut varier en fonction de différents facteurs, tels que la taille de votre organisation, le modèle tarifaire et les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.
Comment choisir entre un logiciel RHIS et un logiciel de paie ?
Les logiciels RHIS et de paie ont des rôles différents. Les plateformes RH gèrent de nombreux aspects du département des RH, tels que le recrutement, la formation des nouveaux employés ou la gestion des talents.
Le logiciel de paie, en revanche, ne s'occupe que de payer vos employés et d'émettre des factures.
Donc, choisissez une solution de paie si vous devez automatiser les paiements. Si vous souhaitez gérer davantage d'aspects des RH, vous avez donc besoin d'un HRIS.
Apprenez à choisir le logiciel RH de vos rêves pour améliorer votre capacité à recruter et à retenir les meilleurs talents.
Le logiciel RH est un outil largement utilisé qui aide les entreprises à réduire les tâches manuelles et les coûts. Mais il rationalise également le fonctionnement de votre département RH, ce qui conduit à une meilleure productivité et efficacité.
Ce n'est pas surprenant — le processus de sélection est difficile, surtout si vous ne savez pas vraiment quoi rechercher. De plus, avec tant d'options, comment pouvez-vous en choisir une alors qu'elles promettent toutes de grandes choses ?
Nous avons créé ce guide d'achat justement pour cette raison. Découvrez comment définir vos critères de sélection afin de trouver l'outil parfait pour les besoins de votre équipe RH.
Qu'est-ce que le logiciel RH ?
Le logiciel de gestion des ressources humaines (RH) est un logiciel basé sur abonnement ou sur le cloud que de nombreuses entreprises utilisent pour gérer, optimiser et automatiser les tâches liées aux ressources humaines, telles que la gestion des informations sur les employés.
Ces solutions numériques s'efforcent de rationaliser les processus RH quotidiens et d'augmenter l'efficacité et la productivité des départements RH. Plutôt que de perdre du temps à faire les mêmes tâches administratives répétitives, les professionnels des RH se concentrent sur des efforts plus productifs.
De plus, comme les outils sont très personnalisables, ils peuvent s'adapter aux exigences, au budget et aux objectifs commerciaux uniques de chaque entreprise.
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Comment est utilisé le logiciel RH ?
Le principal objectif du logiciel RH est de remplacer les documents papier et d'assister avec:
Maintenir les données des employés à jour et organisées
Suivre le temps et évaluer la satisfaction des employés
Suivre les données et créer des rapports personnalisés
Donner des retours en temps réel et suivre la performance des employés
Rationaliser le travail administratif et créer de nouveaux flux de travail
Gérer les avantages pour un meilleur engagement des employés
En résumé, cela facilite la vie des gestionnaires RH par l'automatisation. De plus, cela garde les données de vos employés fraîches et à jour, ce qui permet une meilleure collaboration.
En conséquence, le département RH peut se concentrer sur des tâches RH plus rentables sans être alourdi par des processus chronophages. Oui, une plateforme RH a de nombreux avantages. Voyons cela de plus près.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel RH ?
La triste réalité est que un nouvel employé sur trois quittera un emploi dans les 90 premiers jours si l'expérience d'intégration de l'employé est mauvaise. L'une des causes pourrait être un manque de technologie RH qui faciliterait et rendrait plus efficaces le recrutement de nouveaux employés.
Cependant, les outils RH sont bien plus que de simples logiciels de recrutement. Bien que les entreprises aient de nombreux besoins et désirs différents, elles souhaitent toutes les mêmes avantages RH :
Un coup de pouce à l'expérience et au moral des employés : Un nouveau logiciel RH améliore la communication entre les départements, surtout parce que c'est une application où les membres de l'équipe peuvent collaborer. En conséquence, il est facile pour les gens de trouver des informations sur leurs bulletins de salaire, leurs vacances, etc.
Toutes les données stockées en un seul endroit : Les départements RH utilisant des documents papier stockés dans des classeurs se font un grand tort. Un système RH regroupe vos données éparpillées en un seul endroit afin qu'il soit plus facile de les rechercher.
Un flux de travail RH rationalisé : En utilisant des flux de travail automatisés, vous pouvez réaliser des tâches liées aux RH sans craindre les goulets d'étranglement. De plus, vous pouvez suivre l'état de chaque document et processus, afin de rester informé à chaque fois.
Amélioration de la prise de décision : En plus d'économiser des coûts, les outils RH allouent également les ressources plus efficacement. Cela vous fait gagner du temps et votre département RH peut prendre des décisions commerciales précises et rapides.
Sécuriser les données du personnel : Les départements RH traitent des données personnelles, donc il est important d'avoir des mesures de sécurité en place pour prévenir les cyberattaques.
En conclusion ? Utiliser un logiciel RH améliore considérablement la manière dont vous gérez les données de vos employés et rend leur expérience meilleure. En conséquence, vous aurez un département plus efficace qui pourra se concentrer sur ce qui compte vraiment : ses employés.
Comment choisir le bon logiciel RH
Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels qui essaieront de vous charmer avec une administration des avantages sans faille ou un traitement de la paie sans accroc. Mais que se passe-t-il si ce n'est pas ce dont vous avez besoin ?
Bien qu'il soit tentant de choisir le premier programme logiciel qui vous promet le monde, vous devriez prendre le temps de suivre les étapes suivantes.
Étape n°1 : Évaluer vos besoins
Tout processus de sélection de logiciel commence par l'évaluation des besoins de votre organisation. Pensez à ce que vous essayez de résoudre en mettant en œuvre une telle solution. Voulez-vous rationaliser votre processus d'intégration des nouvelles recrues ? Ou améliorer vos procédures d'évaluation des talents ?
Évaluer vos flux de travail de près vous permettra de voir où vos employés rencontrent des goulets d'étranglement et ce que vous pouvez améliorer.
Pour avoir une vision claire, voici quelques questions que vous pouvez vous poser :
Utilisez-vous actuellement un autre système RH mais il est insuffisant ?
Quels sont les défis les plus courants de votre département RH ?
Y a-t-il des processus RH qui prennent du temps ?
Vos employés sont-ils satisfaits de la solution actuelle ?
Quel est votre budget et quel retour sur investissement (ROI) attendez-vous ?
Votre équipe est-elle à l'aise avec la technologie ou aura-t-elle des difficultés avec l'intégration ?
Quelles sont les politiques de votre organisation concernant la sécurité des données ?
Étape n°2 : Identifiez vos fonctionnalités indispensables
Nous avons tous une liste de souhaits pour ce que nous voulons le plus. Peut-être que c'est un nouveau produit Apple ou une chemise élégante — le monde est à nous.
Quand il s'agit de choisir votre solution RH, c'est pareil. Après avoir identifié vos exigences, il est temps de commencer à chercher les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Ainsi, cette étape critique consiste à créer une liste de vos fonctionnalités indispensables et à les prioriser lors de l'évaluation des solutions RH. Voici une petite liste des fonctionnalités dont vous avez absolument besoin (nous en parlerons plus en détail plus tard) :
Self-service des employés : Destiné à améliorer la productivité des employés.
Analytique et reporting : Pour obtenir des informations sur le turnover, l'absentéisme, etc.
Gestion du recrutement et intégration : Aide à réduire le stress du recrutement.
Une des fonctionnalités non négociables les plus critiques est l'intégration. Avec cette fonctionnalité pratique, vous pouvez accéder à vos données directement dans l'outil avec lequel vous travaillez.
Par exemple, la synchronisation HRIS de Guru connecte automatiquement les données des employés de votre logiciel RH, les rendant accessibles depuis n'importe où vous travaillez — sans avoir à changer de contexte. Grâce à la recherche d'entreprise AI de Guru, vous obtenez des réponses instantanées à vos requêtes RH directement dans votre flux de travail.
Après avoir établi cette liste, réduisez vos options jusqu'à ce que vous trouviez l'outil qui répond à vos exigences. Faites attention cependant. Le logiciel RH évolue constamment ; de plus, de nombreuses solutions offrent probablement chaque fonctionnalité sur votre liste, ce qui signifie un coût plus élevé.
Essayez de trouver un outil qui résout vos lacunes actuelles — et voyez ensuite si vous devez étendre vos capacités.
Étape n°3 : Évaluer votre budget
Après une évaluation prolongée, vous avez enfin trouvé l'outil qui semble parfait. Cependant, lorsque vous regardez son prix, vous grimacez. C'est beaucoup plus cher que vous ne le pensiez et vous réalisez que vous n'avez pas l'argent pour cela.
C'est pourquoi cette étape est si importante. Vous devrez établir un budget pour le nouveau logiciel avant de faire une erreur coûteuse.
Ainsi, consultez les décideurs clés, tels que les départements financier, de direction et RH. Ensemble, vous pouvez créer un budget qui présente des attentes réalistes.
Gardez à l'esprit que le prix des logiciels RH dépend de facteurs tels que la taille de l'entreprise, les fonctionnalités et le modèle de prix. Réfléchissez soigneusement au montant que vous êtes prêt à dépenser pour ce nouvel outil, mais n'oubliez pas non plus les coûts supplémentaires.
Par exemple, certains outils peuvent avoir des frais de migration et d'implémentation qui peuvent venir s'ajouter aux coûts initiaux du logiciel.
Le seul inconvénient est qu'il existe trop de solutions disponibles, ce qui rend plus difficile le choix de la bonne. Mais c'est pourquoi nous sommes ici, pour vous dire ce que vous pouvez faire pour rendre le processus de sélection plus facile.
Quand il s'agit d'évaluer les fournisseurs de logiciels, vous pouvez commencer par consulter des guides d'achat (comme celui-ci). Ces articles informatifs comparent les meilleurs outils RH les uns aux autres, afin que vous puissiez voir clairement lequel est le meilleur pour votre cas d'utilisation.
Pour vous aider, voici ce que vous pouvez vous demander :
Pouvez-vous vous le permettre ?
Quelle est la principale fonctionnalité de l'outil ?
Quelles sont les meilleures options pour votre cas d'utilisation ?
L'outil répond-il à vos besoins et standards ?
Que disent les clients à ce sujet ?
Quels sont les outils les mieux notés de votre catégorie ?
Est-il facile à utiliser et à naviguer ou cela nuit-il à l'expérience utilisateur ?
A-t-il un essai gratuit ou une démo ?
Est-il adapté aux petites entreprises ou aux grandes entreprises ?
Répondre à ces questions vous aidera à réduire votre liste, nous amenant à l'étape suivante.
Étape n°5 : Créer une liste restreinte
Vous avez une immense liste de systèmes logiciels RH qui répondent à vos besoins, s'adaptent à votre budget et possèdent les fonctionnalités que vous souhaitez. Mais vous ne vous rapprochez pas de la solution.
Eh bien, c'est là que cette étape devient utile. Maintenant que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin, il est temps de réduire vos options jusqu'à ce qu'il ne vous reste qu'une poignée (trois à cinq).
Lors de vos recherches, vous avez probablement déjà quelques solutions en tête qui ont fait bonne impression. Ce n'est pas une mauvaise idée de les comparer de nouveau à votre liste de fonctionnalités indispensables et à votre budget avant de les tester.
Vous ne savez pas comment faire cela ? Voici quelques conseils :
Lire les avis : Allez sur des sites d'avis de confiance comme G2 ou Capterra et voyez ce que les gens disent des outils.
Rechercher des études de cas : La plupart des fournisseurs de logiciels RH ont des études de cas qui montrent comment ils ont résolu les problèmes des gens.
Demandez à vos coéquipiers : Que pensent vos pairs que cela conviendrait le mieux à votre entreprise ? Utilisez leurs retours pour vous aider dans vos efforts de prise de décision.
Contactez un représentant commercial : Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'outil, n'hésitez pas à contacter le fournisseur directement.
Étape n°6 : Testez les outils sélectionnés
Prêt avec votre liste restreinte ? Génial ! Maintenant, il est temps de les mettre à l'épreuve.
De nombreuses solutions logicielles RH ont des démonstrations, des plans gratuits ou des essais dont vous pouvez profiter pour voir comment elles fonctionnent avant de vous engager. Bien qu'un outil puisse avoir l'air bon sur le papier et dans les captures d'écran, peut-être qu'il n'est pas aussi intuitif que vous le pensiez.
Le voir en action et acquérir une expérience pratique vous aidera à décider s'il en vaut la peine. Vous pouvez le tester vous-même ou demander à votre département RH de l'essayer (ou les deux).
Les retours de votre personnel RH devraient fortement influencer votre décision finale.
Étape n°7 : Sélectionnez un logiciel RH
Enfin ! Le moment de prendre une décision est proche. Bien que vous puissiez vous sentir confiant dans votre choix, votre département RH est-il sur la même longueur d'onde ? Sont-ils du même avis ?
Peut-être que votre équipe n'est pas aussi à l'aise avec la technologie que d'autres et qu'elle a peur d'utiliser un tel outil pour la première fois. Dans ce cas, il est important de leur dire clairement que vous mettez en œuvre un nouvel outil RH et de les inviter à exprimer leurs préoccupations à quelqu'un de responsable.
De plus, certains fournisseurs ont des ressources d'intégration et de formation qui permettent à vos employés d'apprendre à utiliser l'outil. Assurez-vous qu'ils se familiarisent avec le logiciel afin que vous puissiez l'intégrer correctement dans leurs opérations.
Tant de discussions sur les fonctionnalités, mais nous n'avons pas encore exploré celles-ci. Réglons cela.
Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel RH
Tout logiciel RH comporte de nombreuses fonctionnalités intéressantes telles que la gestion des performances, l'analyse et le reporting, et la formation et le développement. Mais quelles sont les principales fonctionnalités qu'un outil RH devrait avoir ? Eh bien, commencez par celles-ci :
Portail en libre-service pour les employés : Votre département RH est-il souvent bombardé de trop de demandes de la part des employés concernant les bulletins de salaire ou les demandes de congé ? Un portail en libre-service peut résoudre ces problèmes et améliorer la productivité en permettant aux employés de consulter leurs congés ou de pointer eux-mêmes.
Recrutement et gestion des talents : Acquérir des candidats de haut niveau est un processus ardu. Et ensuite, vous devez vous battre pour les garder dans votre entreprise. Un bon outil logiciel RH simplifie le recrutement et élimine le stress qui l'accompagne.
Systèmes de paie : Se perdre dans des calculs mathématiques ou même oublier de payer vos employés à temps est facile. Les solutions RH avec fonctionnalité de paie peuvent vous aider à gérer les impôts et les bulletins de paie sans tracas, en réduisant considérablement votre charge de travail.
Intégrations : Il est assez contre-intuitif de passer constamment d'une application à l'autre pendant que vous travaillez. C'est pourquoi l'outil RH que vous choisissez devrait bien fonctionner avec vos systèmes existants. Prenez Guru, par exemple. Il se connecte parfaitement à votre HRIS pour peupler automatiquement les champs dans les profils des employés et créer une source unique pour les données des employés.
Gestion des avantages sociaux : C'est une autre fonctionnalité clé des systèmes RH car cela vous permet de gérer soigneusement les avantages des employés, comme l'assurance santé ou les primes de performance. Il est essentiel pour maintenir la bonne volonté dans votre entreprise et augmenter les taux de fidélisation.
Une chose de plus. Avec la popularité croissante de l'intelligence artificielle (IA), de plus en plus de systèmes RH l'utiliseront pour éliminer les processus gourmands en ressources et les tâches répétitives.
Assez parlé des fonctionnalités. Voyons quelques-uns des meilleurs logiciels RH actuellement disponibles.
5 outils à considérer dans votre processus de sélection de logiciels RH
Il y a beaucoup de planification et de recherche à faire lorsqu'il s'agit de choisir le bon logiciel RH. L'outil choisi doit répondre à vos besoins professionnels et doit s'intégrer soigneusement à vos flux de travail.
Sinon… 😬
Maintenant que vous savez quelles fonctionnalités surveiller, il est plus facile de sélectionner la solution logicielle RH parfaite. Nos options soigneusement sélectionnées aident également.
1. BambooHR
BambooHR est une plateforme conviviale qui automatise les tâches clés des RH telles que la base de données des employés, la paie et l'intégration.
Cette solution vous aide à trouver, recruter et intégrer rapidement les meilleurs talents. En utilisant un système de suivi des candidatures robuste, vous pouvez créer des expériences engageantes pour vos nouvelles recrues dès le premier jour.
De plus, BambooHR améliore l'expérience et la performance des employés en créant un environnement épanouissant. L'outil peut mesurer la satisfaction des employés et recueillir des retours pertinents pour garantir le bien-être des employés.
Gusto propose une solution en ligne de paie et de ressources humaines qui aide votre personnel RH avec des tâches comme les avantages, le recrutement, la gestion des ressources, etc.
Son objectif principal est de rendre la paie sans effort en remplissant automatiquement vos déclarations fiscales et en identifiant les crédits d'impôt, ce qui peut vous faire économiser de l'argent. De plus, Gusto synchronise les congés, les heures et les jours fériés de votre équipe avec la paie, de sorte que vous disposez de tout ce qu'il vous faut pour garder vos employés heureux.
L'outil a un processus d'intégration simple, ce qui le rend facile à comprendre et à utiliser.
Les clients disent : “Son interface est claire et facile à naviguer, et nous apprécions sa base de connaissances de ressources pour nous aider à rester conformes...”
Et Gusto s'intègre avec Guru.
3. HiBob
HiBob est une plateforme RH moderne qui automatise la façon dont fonctionnent les départements RH et favorise plus d'engagement et de productivité.
Vous pouvez personnaliser l'outil en fonction de votre façon de fonctionner, que ce soit sur site, à distance ou en hybride.
Ce que les gens apprécient, c'est “la simplicité du produit. Il est si facile de stocker les données des employés et d'ajouter des champs personnalisés pour toute info supplémentaire à ajouter.”
HiBob vous aide à gérer vos processus RH de base, vous montrant des infos critiques sur vos employés, comme les anniversaires, qui est malade, les anniversaires du travail, etc.
Et devinez quoi ? HiBob s'intègre avec Guru !
4. Rippling
Rippling fournit un système de gestion de la main-d'œuvre pour la paie d'une entreprise, les dépenses, les avantages et les appareils.
Rippling est simple. “Je pense que ma grand-mère pourrait l'utiliser, c'est si facile.” Les utilisateurs peuvent rapidement trouver ce qu'ils cherchent, que ce soit des bulletins de paie ou des demandes de congé.
De plus, cette solution RH automatise toutes vos opérations et les garde en un seul endroit, de l'intégration au départ.
Dans l'ensemble, Rippling fait ce que tous les logiciels RH font. Il vous aide à payer les employés à temps, à gérer les avantages de l'équipe, à gérer les évaluations de performance et à suivre le temps et la présence.
Vous pouvez profiter du meilleur des deux mondes en utilisant Rippling et Guru ensemble.
5. TriNet
TriNet est une plateforme de RH, de paie et d'externalisation adaptée aux petites et moyennes entreprises de tous secteurs.
Il propose de nombreuses fonctionnalités RH qui résolvent de nombreuses tâches chronophages, telles que l'atténuation des risques et la conformité, la paie et l'expertise en capital humain.
“J'aime comme il est facile d'atteindre une personne réelle en cas de problème,” déclare un critique. Mais les gens apprécient également que l'outil soit facile à utiliser et comment il gère l'ensemble du cycle de vie des employés.
De plus, TriNet vous permet de prendre en charge la paie et les avantages des employés à partir d'un tableau de bord unique. Étant donné qu'il synchronise également automatiquement les données à travers la plateforme, cela entraîne moins d'erreurs et des opérations plus optimisées.
Essayez TriNet et Guru ensemble aujourd'hui.
À vous
Alors, comment vous sentez-vous ? Comme si vous pouviez tout affronter ? 😊 Nous l'espérons.
Ce guide vous a certainement aidé à apprendre comment choisir un logiciel RH qui convient à vos besoins professionnels. Alors n'ayez pas peur de suivre ces étapes et de trouver la bonne solution RH pour vous.
Mais pourquoi ne pas prendre Guru avec vous aussi ?
Guru est un outil de recherche, d'intranet et de wiki alimenté par IA qui est idéal pour donner aux équipes un accès rapide aux infos dont elles ont besoin au quotidien. Il donne au département RH une plateforme unique et de confiance pour centraliser les politiques, les listes de contrôle et les manuels afin qu'ils puissent travailler plus intelligemment et plus rapidement.
Différents types de logiciels RH vous aident à automatiser les tâches RH essentielles, y compris :
Système d'information sur les ressources humaines (HRIS) pour centraliser les informations.
Gestion des capitaux humains (HCM) pour atteindre les objectifs commerciaux.
Système de suivi des candidatures (ATS) pour aider vos efforts de recrutement.
Système de gestion des ressources humaines (HRMS) pour une meilleure optimisation des processus.
Logiciel de gestion des performances pour gérer les évaluations de performance.
Système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour aider à l'apprentissage et au développement des employés.
Combien coûte un logiciel RH ?
Le logiciel RH peut coûter entre 25 $ et 80 $ par mois.
Un rapport de Software Path, cependant, indique que le coût moyen des systèmes HRIS est d'environ 12 625 $ par utilisateur ou 210 $ par utilisateur et par mois.
Le coût des logiciels RH peut varier en fonction de différents facteurs, tels que la taille de votre organisation, le modèle tarifaire et les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.
Comment choisir entre un logiciel RHIS et un logiciel de paie ?
Les logiciels RHIS et de paie ont des rôles différents. Les plateformes RH gèrent de nombreux aspects du département des RH, tels que le recrutement, la formation des nouveaux employés ou la gestion des talents.
Le logiciel de paie, en revanche, ne s'occupe que de payer vos employés et d'émettre des factures.
Donc, choisissez une solution de paie si vous devez automatiser les paiements. Si vous souhaitez gérer davantage d'aspects des RH, vous avez donc besoin d'un HRIS.
Découvrez la puissance de la plateforme Guru de première main - faites notre visite interactive du produit
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