Que signifie vraiment lorsqu'un nouvel employé rejoint votre entreprise ? Généralement, cela indique que vous souhaitez un nouvel angle de vue, avez besoin de nouveau sang, êtes en mesure de remplacer des postes vacants ou êtes prêt à ajouter de véritables spécialistes à votre organisation. Nous savons ce que l'intégration signifie pour le nouvel employé : excitation, goodies et un certain niveau de confusion. Nous savons ce que cela signifie pour leur manager et le reste de l'équipe : des flux de travail perturbés, des interruptions accrues. Mais au-delà des impacts immédiats au travail, quel est le coût pour votre entreprise d'accueillir quelqu'un de nouveau, et est-il possible de réduire ce coût ?

Le véritable coût de la formation des nouveaux employés

Le coût réel de l'intégration et de la formation d'un nouvel employé est d'environ 2 000 $ pour les petites entreprises à plus de 3 000 $ pour les plus grandes. C'est juste une fois qu'ils ont rejoint l'entreprise, et s'ajoute aux coûts de recrutement internes/externes, qui peuvent inclure des éléments visibles comme les salaires des recruteurs ou les frais d'agence, ainsi que des éléments cachés tels que les frais de chaîne d'emploi ou de vérification des antécédents. Ces 2 000 $ s'ajoutent également au salaire annuel et aux avantages de l'employé.

Entre les équipements, les licences de logiciels, l'interruption des activités pour l'équipe immédiate et le temps par nouvel employé pour le service des ressources humaines afin de traiter la documentation, ces coûts peuvent avoir des répercussions sur le reste de l'entreprise. De plus, même les entreprises les plus performantes peuvent passer des mois à intégrer de nouveaux employés, ce qui signifie que la plupart des nouvelles recrues n'atteignent pas leur pleine productivité pendant de nombreuses semaines.

Pris dans leur ensemble, ces coûts ont un impact quantifiable sur le résultat net : les nouvelles recrues (et les transferts !) peuvent réduire les revenus totaux de 1 à 2,5 %. Indépendamment de la taille de votre entreprise, c'est un pourcentage significatif de revenus perdus dans le processus d'amélioration de votre entreprise.

Utiliser la gestion des connaissances pour réduire les coûts globaux d'intégration

Bien qu'il ne soit pas possible d'éliminer totalement ces dépenses et interruptions d'entreprise, il existe des moyens de réduire considérablement leur impact tout en améliorant les taux de fidélisation des nouvelles recrues, l'engagement des employés et le temps de productivité. La vérité est que le meilleur moyen de réduire les coûts est de systématiser l'expérience d'intégration en donnant à chacun accès aux informations dont ils ont besoin. Voici comment :

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Réduire les coûts en augmentant les taux de fidélisation des nouvelles recrues et l'engagement des employés

Si vous le faites correctement, l'intégration des nouvelles recrues prend entre 8 semaines pour des postes administratifs et plus de 20 semaines pour des postes professionnels. Et même dans ce cas, ces nouveaux employés ne commencent pas à travailler à pleine capacité avant environ 8 mois. Ainsi, lorsqu'un tiers des nouvelles recrues recherchent un emploi durant leurs cinq premiers mois, et qu'un quart partent avant la fin de l'année, vous vous retrouvez avec un potentiel cycle de 2 ans de perte de productivité lorsque vous devez remplacer une nouvelle recrue par une autre. (Source)

Les nouvelles recrues partent pour de nombreuses raisons identiques à celles de n'importe quel employé : insatisfaction globale à l'égard de leur poste actuel et potentiel augmentation de salaire ou d'avantages ailleurs, avec l'emplacement pouvant également jouer un facteur. En regardant le taux global de turnover des employés, nous pouvons aborder certains des principaux problèmes liés à la fidélisation des nouvelles recrues.

Le premier facteur, l'insatisfaction à l'égard du poste actuel, peut être directement lié au niveau d'engagement de cet employé. Les employés désengagés — ceux qui ne s'intéressent pas à la performance générale ou personnelle, aux changements des structures ou flux de travail existants, ou au processus de prise de décision plus large — n'ont aucun intérêt particulier à contribuer avec leurs compétences ou leur savoir-faire à l'organisation. Ils ne seront pas nécessairement récompensés pour cela, leurs contributions peuvent être ignorées, et ils peuvent être réprimandés pour avoir interrompu des collègues en cherchant des informations ou des clarifications.

Les cultures axées sur les connaissances, en revanche, combattent activement ce type de conséquences négatives, augmentant directement les taux d'engagement. En fait, les entreprises ayant des cultures axées sur les connaissances sont plus de deux fois plus susceptibles de faire état de leur satisfaction ou de leur très grande satisfaction à l'égard de leurs niveaux d'engagement des employés que les autres.

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Réduire les coûts de formation en diminuant le temps de productivité

Même si l'intégration complète prend une bonne partie de l'année, vous pouvez toujours réduire le temps de productivité. Après tout, être « entièrement intégré » ne signifie pas seulement être 100 % productif — cela signifie être totalement impliqué dans la culture globale de l'entreprise. Trois facteurs se regroupent dans ce que nous considérons comme « être productif » :

• Être capable de résoudre des problèmes de manière créative
• Utiliser son temps de manière efficace
• Savoir quand demander de l'aide - et quand l'offrir

Les programmes de formation des employés se concentrent souvent sur des choses complètement différentes, comme décrire de grands organigrammes qui ont peu d'impact sur le travail quotidien d'une personne ou où trouver l'informatique ou le service d'assistance. En réalité, 70 % de la formation sur le terrain se fait… lorsque quelqu'un effectue réellement le travail !

En déplaçant ce que nous comprenons comme des « programmes de formation » pour donner à quelqu'un tous les éléments nécessaires pour apprendre grâce à une base de connaissances robuste, vous êtes en mesure d'évoluer les programmes d'intégration et de permettre aux gens de rattraper leur retard de la manière qui leur convient le mieux — au lieu de les isoler dans une salle pendant une semaine tandis qu'un formateur d'entreprise explique comment se connecter à Salesforce, au cas où une personne sur dix dans la salle n'aurait jamais travaillé avec avant.

Mettre toutes les connaissances liées au travail en un seul endroit vous permet d'intégrer les employés dans leurs rôles dans les premiers jours avec les outils dont ils auront besoin à la fois dans l'immédiat et à long terme, leur permettant de faire confiance aux experts de l'entreprise sans les interrompre. Cela permet non seulement au nouvel employé, mais aussi à tous ceux avec qui ce nouvel employé interagit d'être plus productifs.

Les cultures axées sur les connaissances sont l'avenir

Des employés engagés et bien informés sont ceux qui créent vraiment une culture d'entreprise positive, et ces types de cultures surpassent le reste du secteur. Si vous donnez à un nouvel employé — ou même à un employé existant dans un nouveau rôle — les outils dont il a réellement besoin pour exceller dans son travail, au lieu de ce que les consultants en formation veulent vendre, vous pouvez non seulement économiser sur le budget, mais vous réduisez aussi le temps nécessaire pour qu'il s'engage et devienne productif, tout en s'intéressant à la performance de son équipe, ses organigrammes et son entreprise. Des éléments comme les frais de recruteur, les nouveaux ordinateurs, et les nouvelles licences de logiciels ne disparaîtront pas, mais vous pourrez vous assurer qu'ils sont utilisés de manière optimale, plus rapidement, réduisant considérablement l'impact sur votre résultat net.