Prêt à amener votre travail de gestion des connaissances au niveau supérieur ? Il est temps d'engager un gestionnaire de connaissances, et nous savons comment les préparer au succès.
Vous ne voulez pas vous vanter, mais votre lieu de travail est sur la bonne voie pour avoir une véritable culture axée sur la connaissance. Vous avez les outils, vous avez l'enthousiasme, et vous avez même quelques employés qui adorent ajouter à votre base de connaissances. Il ne vous manque qu'une chose : un gestionnaire de connaissances vérifié.
Nous savons ce que vous pensez. «Tout le monde adore Guru/ votre logiciel de gestion des connaissances de choix (qui est probablement Guru) ! On dirait que beaucoup d'équipes l'utilisent déjà, avons-nous vraiment besoin d'un gestionnaire de connaissances ? »
Nous allons répondre à cette question par un oui enthousiaste ! Les gestionnaires de connaissances peuvent faire beaucoup plus que garder vos cartes et votre base de connaissances en ordre. En fait, en embaucher un peut avoir beaucoup d'avantages surprenants.
Améliorer l'accès à l'information et aux connaissances
Nous savons que de nombreux employés utilisent déjà votre logiciel de partage de connaissances, mais un gestionnaire de connaissances peut vraiment aider à améliorer votre partage de connaissances. Vos équipes ont fait un assez bon travail pour trouver leur propre façon de partager des connaissances au sein de votre système établi, mais un gestionnaire de connaissances peut rendre les choses encore plus accessibles et partageables. Ils sont experts pour organiser et distribuer des informations importantes, et ils savent comment transformer un système « assez bon » en un système « véritablement génial ».
Il est également important de savoir que la gestion des connaissances ne se limite pas à la production de contenu à partager. Un vrai gestionnaire de connaissances peut aider à faciliter d'autres types de partage de connaissances et à encadrer les autres sur la bonne façon de diffuser des informations.
Pas sûr de ce que nous voulons dire ? Nous allons laisser Aprill Allen de Knowledge Bird vous expliquer :
Je considère la gestion des connaissances comme une capacité globale avec le gestionnaire de connaissances comme coach et facilitateur, poussant les équipes et les individus à améliorer leurs pratiques de partage de connaissances.
Ils le font en permettant un flux d'informations plus fluide entre les outils, mais aussi en créant les conditions pour que les connaissances circulent entre les personnes. Ces conditions pourraient être des occasions informelles de se rassembler ainsi que des structures formelles comme l'apprentissage entre pairs et le mentorat.
Rationaliser le processus de prise de décision
Quelle est la meilleure façon de formater les cartes qui décrivent le processus de vente ? Comment changer le système de titre et de balisage pour faciliter la recherche d'informations ?
Votre lieu de travail ne manque pas de bonnes idées. Le problème réside dans le choix de la bonne idée à poursuivre. Parfois, le moyen le plus simple d'accomplir les choses est simplement d'avoir quelqu'un qui dit « oui » ou « non ».
La beauté d'avoir un gestionnaire de connaissances est double dans cet espace. Vous avez quelqu'un qui peut être le « décideur » officiel, et vous avez quelqu'un avec l'expertise nécessaire pour prendre ces décisions. Au lieu de programmer d'innombrables réunions de planification et d'obtenir des dizaines d'opinions, vous avez maintenant une personne sur laquelle vous pouvez compter pour prendre des décisions éclairées.
Promouvoir l'innovation et le changement au sein de l'organisation
Y a-t-il une entreprise qui ne souhaite pas être plus innovante ? Tout le monde veut dire que son entreprise a produit la prochaine « grande » chose dans son secteur. La gestion des connaissances est une étape cruciale vers l'innovation, et la bonne personne peut vous aider à atteindre vos objectifs.
Imaginez inventer le "Mardi des Crêpes" de votre secteur
N'oubliez pas que la gestion des connaissances va au-delà de la simple collecte et organisation d'informations importantes. Cela aide également à encourager le partage d'idées et la collaboration entre employés et équipes. Lorsque vous embauchez un gestionnaire de connaissances, vous embauchez quelqu'un qui peut aider à favoriser l'innovation. Votre gestionnaire de connaissances peut aider à faciliter les discussions, organiser des connaissances importantes et favoriser la collaboration entre les équipes.
Améliorer l'efficacité à travers les départements
Vous seriez surpris de voir à quel point les choses peuvent être plus efficaces lorsque tout le monde a les informations dont il a besoin pour travailler. Alors, tout d'un coup, il faut beaucoup moins de temps pour effectuer des tâches essentielles parce que tout ce dont vous avez besoin est facilement disponible.
Même
Considérez ce que vos équipes pourraient vraiment faire si elles avaient assez de temps et de ressources pour travailler sur différentes choses. De nouveaux projets peuvent voir le jour, les sessions de brainstorming deviennent la norme, et tout le monde travaille de manière coordonnée parce que le bureau est beaucoup plus organisé et efficace !
Comment préparer votre gestionnaire de connaissances au succès
Nous allons supposer que vous êtes officiellement convaincu d'engager un gestionnaire de connaissances, alors parlons de la façon dont vous pouvez les préparer à un vrai succès. Les lieux de travail qui veulent que leur gestionnaire de connaissances réussisse devront faire un peu de travail pour leur offrir le meilleur environnement possible. Si vous êtes sérieux au sujet de l'embauche d'un gestionnaire de connaissances, voici ce que vous devez faire.
Déterminez vos objectifs ultimes
Donner à chacun des objectifs exploitables est essentiel pour le succès au travail, et votre futur gestionnaire de connaissances ne fait pas exception. Endosser ce rôle dans des organisations qui commencent à comprendre la valeur de la gestion des connaissances peut sembler un peu comme bouillir l'océan. Alors avant de les engager, réfléchissez à ce que vous voulez que votre gestionnaire de connaissances réalise.
Imaginez à quel point il sera satisfaisant de cocher ces cases
Beaucoup des résultats exceptionnels que vous voyez chez votre gestionnaire de connaissances peuvent être difficiles à quantifier en termes de résultats commerciaux concrets. Alors au lieu de penser en termes de revenus et d'objectifs de vente, pensez à comment ils peuvent améliorer la structuration et le partage des connaissances.
Faites-en un objectif d'identifier les experts en la matière et de les intégrer complètement dans votre système de gestion des connaissances dans les six mois suivant l'embauche de votre gestionnaire de connaissances. Confiez à votre gestionnaire de connaissances la tâche de proposer une nouvelle structure de contenu pour les cartes lors de leur évaluation dans 90 jours. Quel que soit le résultat, assurez-vous de leur donner des objectifs atteignables et exploitables à atteindre.
Comprenez ce qu'ils peuvent faire et ce qu'ils ne peuvent pas faire
Votre gestionnaire de connaissances peut faire beaucoup pour aider à collecter, organiser et distribuer des informations vitales parmi votre personnel. Ils peuvent être vus comme des communicateurs experts, des architectes de l'information et des maîtres de l'organisation et de la distribution.
Les gestionnaires de connaissances peuvent être beaucoup de choses, mais malheureusement, ils ne sont pas des travailleurs miracles.
Nous ne recommandons pas de manger des post-its sous stress (peu importe à quel point ils sont délicieux)
N'oubliez pas que la gestion des connaissances est la responsabilité de chacun au travail, mais c'est le rôle du gestionnaire de connaissances de s'assurer que tout le monde peut remplir cette responsabilité. Ils peuvent aider avec les fondamentaux pour garder les connaissances organisées et distribuées. Cependant, pour que cela fonctionne, les gestionnaires et les autres employés doivent être disposés à contribuer aux éléments de base de ces informations.
Il est tout à fait possible que, pour que cela se produise, vous deviez apporter certaines modifications à votre organisation. Mais ne vous inquiétez pas, nous allons en parler un peu plus tard.
Discutez avec les membres de l'équipe de leurs besoins en gestion des connaissances
Que veulent voir vos équipes de la part du gestionnaire de connaissances ? Par exemple, les RH peuvent vouloir réorganiser la hiérarchie de contenu des collections, et les ventes peuvent vouloir un meilleur moyen d'organiser leurs perspectives. Quoi qu'ils veulent, le seul moyen de le savoir est de demander.
Comme nous l'avons dit plus tôt, nous voulons éviter que votre nouveau gestionnaire de connaissances ne se sente comme s'il bouillait l'océan, donc la priorisation est essentielle. Pensez aux changements les plus efficaces qu'un gestionnaire de connaissances peut apporter en posant les bonnes questions à l'équipe.
Qu'est-ce qui faciliterait la journée de vos agents de support ? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire en interne pour améliorer l'expérience client ? Qu'est-ce qui aiderait l'équipe d'ingénierie à expédier le code plus rapidement ? Lorsque vous vous concentrez sur les choses qui peuvent avoir le plus d'impact, il est plus facile de commencer votre gestionnaire de connaissances sur de bonnes bases.
Créez un environnement accueillant
Il sera difficile de contribuer à la base de connaissances de votre entreprise si vous êtes surbooké pour la semaine et que vous recevez un regard noir de votre manager quand il voit que vous n'êtes pas en train de travailler sur un projet. Souvent, passer à un lieu de travail plus axé sur la connaissance implique davantage de changements culturels que tout autre chose. Si vous voulez vraiment préparer votre gestionnaire de connaissances au succès, facilitez la collaboration de tous.
Établissez l'attente auprès des managers et des membres de l'équipe que la gestion des connaissances n'est pas une activité facultative. Pour que cela fonctionne efficacement, tout le monde doit prendre le temps et faire l'effort de contribuer.
Les règles des films d'horreur s'appliquent aux scénarios de travail plus que vous ne le pensez
Donnez à chacun le temps dont il a besoin pour créer et organiser les connaissances. Vous n'avez pas besoin de consacrer des heures chaque jour pour encourager les gens à ajouter à et améliorer votre base de connaissances. Donner simplement à chacun 15-30 minutes pour faire des changements et ajouter de nouvelles informations peut suffire.
Voulez-vous vraiment faciliter la journée de votre gestionnaire de connaissances ? Aidez-les à identifier vos champions de la connaissance sur différents sujets et équipes. Ils joueront un rôle essentiel en aidant votre gestionnaire de connaissances et en développant votre base de connaissances.
Équipez-les de la bonne technologie
Votre gestionnaire de connaissances va devoir trier un tas de connaissances héritées. Facilitez-leur la tâche en leur faisant savoir toutes les différentes zones dans lesquelles les connaissances existent actuellement dans votre entreprise. Impliquer les responsables de différentes équipes pour s'assurer que vous ne laissez aucune pierre non retournée.
Savoir où se trouvent vos connaissances peut faciliter la recherche des bons outils et intégrations. Une fois que vous le savez, vous pourriez commencer à utiliser une base de connaissances vraiment géniale.
Vous ne voulez pas vous vanter, mais votre lieu de travail est sur la bonne voie pour avoir une véritable culture axée sur la connaissance. Vous avez les outils, vous avez l'enthousiasme, et vous avez même quelques employés qui adorent ajouter à votre base de connaissances. Il ne vous manque qu'une chose : un gestionnaire de connaissances vérifié.
Nous savons ce que vous pensez. «Tout le monde adore Guru/ votre logiciel de gestion des connaissances de choix (qui est probablement Guru) ! On dirait que beaucoup d'équipes l'utilisent déjà, avons-nous vraiment besoin d'un gestionnaire de connaissances ? »
Nous allons répondre à cette question par un oui enthousiaste ! Les gestionnaires de connaissances peuvent faire beaucoup plus que garder vos cartes et votre base de connaissances en ordre. En fait, en embaucher un peut avoir beaucoup d'avantages surprenants.
Améliorer l'accès à l'information et aux connaissances
Nous savons que de nombreux employés utilisent déjà votre logiciel de partage de connaissances, mais un gestionnaire de connaissances peut vraiment aider à améliorer votre partage de connaissances. Vos équipes ont fait un assez bon travail pour trouver leur propre façon de partager des connaissances au sein de votre système établi, mais un gestionnaire de connaissances peut rendre les choses encore plus accessibles et partageables. Ils sont experts pour organiser et distribuer des informations importantes, et ils savent comment transformer un système « assez bon » en un système « véritablement génial ».
Il est également important de savoir que la gestion des connaissances ne se limite pas à la production de contenu à partager. Un vrai gestionnaire de connaissances peut aider à faciliter d'autres types de partage de connaissances et à encadrer les autres sur la bonne façon de diffuser des informations.
Pas sûr de ce que nous voulons dire ? Nous allons laisser Aprill Allen de Knowledge Bird vous expliquer :
Je considère la gestion des connaissances comme une capacité globale avec le gestionnaire de connaissances comme coach et facilitateur, poussant les équipes et les individus à améliorer leurs pratiques de partage de connaissances.
Ils le font en permettant un flux d'informations plus fluide entre les outils, mais aussi en créant les conditions pour que les connaissances circulent entre les personnes. Ces conditions pourraient être des occasions informelles de se rassembler ainsi que des structures formelles comme l'apprentissage entre pairs et le mentorat.
Rationaliser le processus de prise de décision
Quelle est la meilleure façon de formater les cartes qui décrivent le processus de vente ? Comment changer le système de titre et de balisage pour faciliter la recherche d'informations ?
Votre lieu de travail ne manque pas de bonnes idées. Le problème réside dans le choix de la bonne idée à poursuivre. Parfois, le moyen le plus simple d'accomplir les choses est simplement d'avoir quelqu'un qui dit « oui » ou « non ».
La beauté d'avoir un gestionnaire de connaissances est double dans cet espace. Vous avez quelqu'un qui peut être le « décideur » officiel, et vous avez quelqu'un avec l'expertise nécessaire pour prendre ces décisions. Au lieu de programmer d'innombrables réunions de planification et d'obtenir des dizaines d'opinions, vous avez maintenant une personne sur laquelle vous pouvez compter pour prendre des décisions éclairées.
Promouvoir l'innovation et le changement au sein de l'organisation
Y a-t-il une entreprise qui ne souhaite pas être plus innovante ? Tout le monde veut dire que son entreprise a produit la prochaine « grande » chose dans son secteur. La gestion des connaissances est une étape cruciale vers l'innovation, et la bonne personne peut vous aider à atteindre vos objectifs.
Imaginez inventer le "Mardi des Crêpes" de votre secteur
N'oubliez pas que la gestion des connaissances va au-delà de la simple collecte et organisation d'informations importantes. Cela aide également à encourager le partage d'idées et la collaboration entre employés et équipes. Lorsque vous embauchez un gestionnaire de connaissances, vous embauchez quelqu'un qui peut aider à favoriser l'innovation. Votre gestionnaire de connaissances peut aider à faciliter les discussions, organiser des connaissances importantes et favoriser la collaboration entre les équipes.
Améliorer l'efficacité à travers les départements
Vous seriez surpris de voir à quel point les choses peuvent être plus efficaces lorsque tout le monde a les informations dont il a besoin pour travailler. Alors, tout d'un coup, il faut beaucoup moins de temps pour effectuer des tâches essentielles parce que tout ce dont vous avez besoin est facilement disponible.
Même
Considérez ce que vos équipes pourraient vraiment faire si elles avaient assez de temps et de ressources pour travailler sur différentes choses. De nouveaux projets peuvent voir le jour, les sessions de brainstorming deviennent la norme, et tout le monde travaille de manière coordonnée parce que le bureau est beaucoup plus organisé et efficace !
Comment préparer votre gestionnaire de connaissances au succès
Nous allons supposer que vous êtes officiellement convaincu d'engager un gestionnaire de connaissances, alors parlons de la façon dont vous pouvez les préparer à un vrai succès. Les lieux de travail qui veulent que leur gestionnaire de connaissances réussisse devront faire un peu de travail pour leur offrir le meilleur environnement possible. Si vous êtes sérieux au sujet de l'embauche d'un gestionnaire de connaissances, voici ce que vous devez faire.
Déterminez vos objectifs ultimes
Donner à chacun des objectifs exploitables est essentiel pour le succès au travail, et votre futur gestionnaire de connaissances ne fait pas exception. Endosser ce rôle dans des organisations qui commencent à comprendre la valeur de la gestion des connaissances peut sembler un peu comme bouillir l'océan. Alors avant de les engager, réfléchissez à ce que vous voulez que votre gestionnaire de connaissances réalise.
Imaginez à quel point il sera satisfaisant de cocher ces cases
Beaucoup des résultats exceptionnels que vous voyez chez votre gestionnaire de connaissances peuvent être difficiles à quantifier en termes de résultats commerciaux concrets. Alors au lieu de penser en termes de revenus et d'objectifs de vente, pensez à comment ils peuvent améliorer la structuration et le partage des connaissances.
Faites-en un objectif d'identifier les experts en la matière et de les intégrer complètement dans votre système de gestion des connaissances dans les six mois suivant l'embauche de votre gestionnaire de connaissances. Confiez à votre gestionnaire de connaissances la tâche de proposer une nouvelle structure de contenu pour les cartes lors de leur évaluation dans 90 jours. Quel que soit le résultat, assurez-vous de leur donner des objectifs atteignables et exploitables à atteindre.
Comprenez ce qu'ils peuvent faire et ce qu'ils ne peuvent pas faire
Votre gestionnaire de connaissances peut faire beaucoup pour aider à collecter, organiser et distribuer des informations vitales parmi votre personnel. Ils peuvent être vus comme des communicateurs experts, des architectes de l'information et des maîtres de l'organisation et de la distribution.
Les gestionnaires de connaissances peuvent être beaucoup de choses, mais malheureusement, ils ne sont pas des travailleurs miracles.
Nous ne recommandons pas de manger des post-its sous stress (peu importe à quel point ils sont délicieux)
N'oubliez pas que la gestion des connaissances est la responsabilité de chacun au travail, mais c'est le rôle du gestionnaire de connaissances de s'assurer que tout le monde peut remplir cette responsabilité. Ils peuvent aider avec les fondamentaux pour garder les connaissances organisées et distribuées. Cependant, pour que cela fonctionne, les gestionnaires et les autres employés doivent être disposés à contribuer aux éléments de base de ces informations.
Il est tout à fait possible que, pour que cela se produise, vous deviez apporter certaines modifications à votre organisation. Mais ne vous inquiétez pas, nous allons en parler un peu plus tard.
Discutez avec les membres de l'équipe de leurs besoins en gestion des connaissances
Que veulent voir vos équipes de la part du gestionnaire de connaissances ? Par exemple, les RH peuvent vouloir réorganiser la hiérarchie de contenu des collections, et les ventes peuvent vouloir un meilleur moyen d'organiser leurs perspectives. Quoi qu'ils veulent, le seul moyen de le savoir est de demander.
Comme nous l'avons dit plus tôt, nous voulons éviter que votre nouveau gestionnaire de connaissances ne se sente comme s'il bouillait l'océan, donc la priorisation est essentielle. Pensez aux changements les plus efficaces qu'un gestionnaire de connaissances peut apporter en posant les bonnes questions à l'équipe.
Qu'est-ce qui faciliterait la journée de vos agents de support ? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire en interne pour améliorer l'expérience client ? Qu'est-ce qui aiderait l'équipe d'ingénierie à expédier le code plus rapidement ? Lorsque vous vous concentrez sur les choses qui peuvent avoir le plus d'impact, il est plus facile de commencer votre gestionnaire de connaissances sur de bonnes bases.
Créez un environnement accueillant
Il sera difficile de contribuer à la base de connaissances de votre entreprise si vous êtes surbooké pour la semaine et que vous recevez un regard noir de votre manager quand il voit que vous n'êtes pas en train de travailler sur un projet. Souvent, passer à un lieu de travail plus axé sur la connaissance implique davantage de changements culturels que tout autre chose. Si vous voulez vraiment préparer votre gestionnaire de connaissances au succès, facilitez la collaboration de tous.
Établissez l'attente auprès des managers et des membres de l'équipe que la gestion des connaissances n'est pas une activité facultative. Pour que cela fonctionne efficacement, tout le monde doit prendre le temps et faire l'effort de contribuer.
Les règles des films d'horreur s'appliquent aux scénarios de travail plus que vous ne le pensez
Donnez à chacun le temps dont il a besoin pour créer et organiser les connaissances. Vous n'avez pas besoin de consacrer des heures chaque jour pour encourager les gens à ajouter à et améliorer votre base de connaissances. Donner simplement à chacun 15-30 minutes pour faire des changements et ajouter de nouvelles informations peut suffire.
Voulez-vous vraiment faciliter la journée de votre gestionnaire de connaissances ? Aidez-les à identifier vos champions de la connaissance sur différents sujets et équipes. Ils joueront un rôle essentiel en aidant votre gestionnaire de connaissances et en développant votre base de connaissances.
Équipez-les de la bonne technologie
Votre gestionnaire de connaissances va devoir trier un tas de connaissances héritées. Facilitez-leur la tâche en leur faisant savoir toutes les différentes zones dans lesquelles les connaissances existent actuellement dans votre entreprise. Impliquer les responsables de différentes équipes pour s'assurer que vous ne laissez aucune pierre non retournée.
Savoir où se trouvent vos connaissances peut faciliter la recherche des bons outils et intégrations. Une fois que vous le savez, vous pourriez commencer à utiliser une base de connaissances vraiment géniale.
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