Les systèmes de gestion de documents organisent, sécurisent et suivent les documents numériques dans un emplacement centralisé. Les entreprises modernes utilisent ces systèmes pour s'assurer que les équipes peuvent rapidement trouver les bonnes informations tout en maintenant la sécurité et la conformité, une fonction critique lorsque une institution financière typique pourrait dépenser 0,5 pour cent de ses revenus en services de documents seulement. Ce guide couvre les bases des systèmes de gestion de documents, les avantages clés, les types de systèmes et comment l'IA révolutionne la gestion de documents.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?

Un système de gestion de documents (SGD) est un logiciel qui stocke, organise et sécurise les documents électroniques dans un référentiel numérique centralisé. Ces systèmes gèrent divers types de fichiers, y compris des PDF, documents Word, images numérisées, e-mails et feuilles de calcul. Les fonctions clés comprennent:

• Stockage de documents: Référentiel de fichiers centralisé avec des structures de dossiers organisées

• Contrôle d'accès: Partage et droits de modification de documents basés sur des autorisations

• Suivi des versions: Numérotation automatique des versions et historique des modifications

• Capacités de recherche: Recherche avancée dans tous les documents stockés

Qu'est-ce qu'un système EDMS?

Un système de gestion de documents électroniques (SGDE) permet de stocker, organiser, rechercher, partager et distribuer de manière plus efficace de nombreux types de documents au sein de votre organisation.

Un SGDE s'intègre aux flux de travail réguliers pour rationaliser les processus documentaires. Cette automatisation réduit le temps passé à la création et à la conversion de documents tout en améliorant la fiabilité. Les avantages comprennent une collaboration plus rapide, un accès sécurisé aux fichiers et des capacités de vérification de documents.

{{cta}}

Quels sont les avantages d'un système de gestion documentaire?

Un système de gestion de documents automatise les processus de gestion documentaire d'entreprise, vous faisant gagner du temps précieux, ainsi qu'à vos employés, tout en vous aidant à libérer et à désencombrer les espaces de stockage physiques et numériques existants.

• Récupération plus rapide: Documents organisés et étiquetés réduisent le temps de recherche et la frustration des employés

• Automatisation des processus: Capture automatique des métadonnées, validation et classification améliorant les flux de travail

• Sécurité renforcée: Contrôles d'accès intégrés suivant les vues, partages et modifications de documents

• Protection de sauvegarde: Préservation numérique des fichiers papier et électroniques évitant la perte de données et le gaspillage ; sans une gestion appropriée, certaines entreprises ont constaté que moins d'un tiers de leurs supports de marketing atteignaient jamais les clients.

7 exemples de systèmes de gestion documentaire

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion de documents disponibles, il est donc important d'examiner les fonctionnalités de chacun pour déterminer celui qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Plateformes de gestion de projet

Lors de la planification et de la gestion de projets, les chefs de projet et les employés peuvent accéder à un référentiel central contenant des documents pertinents. Avec ce logiciel, les équipes de projet peuvent stocker des fichiers et les partager entre eux dans des formats en lecture seule ou modifiables.

Bases de connaissances internes

Une base de connaissances interne est créée par et pour les membres de l'équipe au sein d'une organisation pour exploiter des connaissances propriétaires et/ou privées sur une base aussi nécessaire. Elle doit contenir autant d'informations et de documentation que possible afin d'aider les employés à faire leur travail avec un minimum d'interruption. C'est un moyen efficace de stocker, gérer et partager des documents internes.

Outils de collaboration

Les outils de collaboration offrent aux membres de votre organisation travaillant ensemble sur des documents spécifiques un accès instantané, une vue claire de qui travaille sur chaque section ou composant, des structures d'approbation clairement définies, et des notifications lorsque des modifications ou mises à jour sont nécessaires ou terminées.

Outils de gestion des connaissances

La gestion des connaissances désigne comment une organisation catalogue, met à jour et utilise les connaissances collectives de ses employés, passés et présents. Il s'agit également de l'analyse de ce savoir. Les documents sont d'importants exemples de ce savoir capturé, et les outils de gestion des connaissances permettent un classement numérique centralisé des documents de l'entreprise. Par conséquent, les documents peuvent être récupérés plus facilement, ce qui permet des flux de travail plus efficaces. De plus, un système de gestion des connaissances bien entretenu peut aider les entreprises à rester conformes aux réglementations en constante évolution. Lorsqu'un système de gestion documentaire est amélioré avec des mots de passe et des procédures de sauvegarde, la sécurité des documents est également renforcée.

Outils de gestion documentaire basés sur le Web

La gestion documentaire basée sur le Web permet à votre organisation d'organiser des documents numériques en dossiers et sous-dossiers avec une navigation et des contrôles basés sur le Web pour le partage, la recherche et la récupération de documents. Les outils de gestion de documents basés sur le web permettent à vos employés travaillant à partir de différents endroits de créer, de collaborer, de partager et de rechercher des documents de manière efficace et sécurisée.

Systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud

La gestion documentaire basée sur le cloud est fournie par un fournisseur externe et rendue accessible à votre organisation en ligne. Le fournisseur de cloud s'occupe généralement de tout l'entretien et des mises à jour logicielles, vous n'aurez donc pas besoin d'une équipe informatique pour l'installer ou l'entretenir. Les documents stockés dans le cloud peuvent être consultés partout où vos employés peuvent se connecter, et même s'il y a une courbe d'apprentissage, des études montrent que les nouveaux adoptants du cloud voient leur productivité augmenter de 33,0% au cours de leur première année.

Systèmes de gestion documentaire sur site

Avec un système de gestion documentaire sur site, votre organisation utilise ses propres serveurs et stockage et effectue sa propre maintenance. Vous devrez sauvegarder tous vos fichiers pour garantir que les documents soient conservés et sécurisés. Bien que vous soyez toujours en contrôle de votre système, votre organisation aura besoin d'un soutien informatique suffisant pour l'entretien et les mises à jour. Un avantage est que, comme les systèmes sur site ne dépendent pas des connexions Internet, vous pourrez toujours accéder aux documents si votre connexion est interrompue.

Fonctionnalités et caractéristiques de gestion documentaire

Les systèmes de gestion documentaire efficaces comprennent certaines fonctionnalités et capacités pour garantir que tous les documents de votre organisation soient correctement capturés, convertis, stockés, organisés et étiquetés, facilement récupérés et prêts pour la distribution et la collaboration. Ces fonctionnalités comprennent :

Organisation intelligente

Une organisation intelligente garantit que les bonnes personnes trouvent rapidement des documents grâce à des systèmes de catégorisation, d'étiquetage et de vérification intelligents.

Visibilité claire et navigation

Votre système de gestion documentaire doit être convivial. Une interface attrayante avec des fonctionnalités de recherche clairement visibles et d'autres outils signifie moins de frustration et une plus grande acceptation et utilisation par vos équipes.

Une fonctionnalité de recherche robuste

Les capacités de recherche puissantes réduisent le temps passé à chercher des documents, augmentant la productivité des employés. Des études sur les outils alimentés par l'IA montrent que l'accès augmente la productivité... de 14% en moyenne. Les fonctions de recherche avancées balayent tous les documents de l'entreprise simultanément pour des résultats plus rapides.

Contrôle des versions

Un système de gestion documentaire qui conserve toutes les versions (et les modifications et mises à jour associées) de vos fichiers est important pour identifier facilement les erreurs ou les divergences entre les contributeurs, suivre le progrès et les changements des documents, éviter la duplication de contenu, et parfois éviter des réécritures complètes lorsque des problèmes surviennent.

Accès et autorisations

Tous les membres de votre organisation n'ont pas besoin de modifier ou de contribuer à chaque document. Certains documents importants doivent être en lecture seule ou seulement modifiables par des chefs spécifiques, tandis que d'autres doivent être modifiables par des équipes clés. La capacité de définir des autorisations spécifiques donnera aux bonnes personnes l'accès aux bons documents.

Capacités de formats de fichiers divers

Les documents professionnels peuvent être dans une grande variété de formats de fichiers, allant des PDF et fichiers de traitement de texte, aux images numérisées et sauvegardées de contenu papier, aux courriels, rapports financiers et tableurs. Vous avez besoin d'un système de gestion documentaire qui puisse les prendre en charge tous.

Construisez votre source d'IA de vérité avec la gestion documentaire

La gestion documentaire traditionnelle fournit de l'organisation, mais les entreprises modernes ont besoin d'actifs intelligents et fiables. La prochaine étape consiste à connecter votre DMS et d'autres sources dans un cerveau d'entreprise unifié, ce qui peut également avoir des avantages externes ; une étude a révélé que l'aide de l'IA améliore considérablement les sentiments moyens des clients.

Une source d'IA de vérité transforme la gestion documentaire en :

• Réponses directes : Les équipes reçoivent des réponses autorisées plutôt que des liens de documents

• Intégration d'outils : Travaille avec Slack, Microsoft Teams et d'autres outils quotidiens

• Corrections d'experts : Les mises à jour se propagent partout lorsque les spécialistes corrigent une information une fois

• Amélioration continue : Votre écosystème documentaire devient une couche de vérité fiable

Prêt à voir comment cela fonctionne ? Regardez une démo.