La communication synchrone se fait en temps réel - tout le monde impliqué est présent et répond immédiatement. La communication asynchrone, en revanche, ne nécessite pas de réponse immédiate ; les gens peuvent répondre lorsqu'ils le souhaitent. Chaque style a ses forces, et savoir quand en utiliser un plutôt qu'un autre peut avoir un grand impact sur la productivité de l'équipe—des recherches montrent que l'utilisation de technologies sociales peut augmenter la productivité des travailleurs du savoir de 20 à 25 pour cent.

Ce guide couvre les différences clés, des exemples concrets, et quand utiliser chaque approche pour améliorer la productivité de l'équipe.

Qu'est-ce que la communication synchrone vs asynchrone?

La principale différence est le timing : la communication synchronisée nécessite que tous les participants soient présents et répondent immédiatement, tandis que la communication asynchrone permet des réponses différées selon la convenance de chacun.

Qu'est-ce que la communication synchrone?

La communication synchrone signifie que les gens communiquent en même temps, que ce soit en personne ou à travers des outils numériques. Pensez-y comme une conversation en direct - vous interagissez en temps réel, en vous attendant à des réponses immédiates et réciproques. Cette approche est souvent utilisée pour les réunions, les appels téléphoniques ou les chats en direct où des retours immédiats sont nécessaires.

Exemples de communication synchrone

Des exemples courants de communication synchronisée incluent :

• Réunions vidéo en direct : Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet pour des discussions en temps réel.

• Appels téléphoniques : Conversations vocales traditionnelles immédiates.

• Chat en direct : Messagerie instantanée avec des réponses immédiates attendues.

• Réunions en personne : Conversations et regroupements face à face.

Quels sont les avantages de la communication synchrone?

La communication synchronisée offre plusieurs avantages clés :

• Retour d'information instantané : Obtenez des réponses rapides et résolvez immédiatement les malentendus pour une prise de décision rapide.

• Relations plus solides : Les conversations en temps réel établissent un rapport et une confiance à travers le ton et le langage corporel.

• Engagement accru : Les discussions en direct encouragent la participation, les questions et la collaboration dynamique.

• Conversations sensibles : Les discussions de performance et les retours critiques bénéficient de nuances émotionnelles en temps réel.

Quels sont les inconvénients de la communication synchrone?

Cependant, la communication synchronisée présente des inconvénients notables :

• Conflits de fuseau horaire : La planification entre différents fuseaux horaires crée des défis logistiques.

• Interrompt le travail en profondeur : Des réunions et des appels constants brisent la concentration et le flux de travail, les recherches montrant que les individus sont interrompus quatre à six fois par heure de travail, entraînant des pertes de performance significatives.

• Pression pour répondre : Les attentes en temps réel peuvent conduire à des réponses hâtives et de mauvaise qualité.

• Manque de documentation : Les conversations en direct ne sont souvent pas enregistrées, ce qui entraîne une perte d'information.

• Difficultés de mise à l'échelle : Plus de membres dans l'équipe rendent la coordination en temps réel de plus en plus complexe.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone signifie interaction sans conversation en temps réel - les réponses peuvent être retardées. Un bon exemple est l'email. Dans cette approche, les gens ne planifient pas de réunions et les réponses sont moins urgentes.

Au lieu d'exiger que les employés soient en ligne simultanément, vous donnez aux collègues la flexibilité de choisir leurs heures de travail, peu importe leur emplacement. Par exemple, si vous avez envoyé un e-mail demandant un document, vous attendez patiemment qu'ils répondent plus tard.

Les recherches de l'American Psychological Association montrent que les interruptions réduisent considérablement la productivité, soutenant les avantages du travail asynchrone.

Exemples de communication asynchrone

Les outils de communication asynchrone populaires incluent :

• Email : Gmail et Outlook pour une communication non urgente.

• Plateformes de messagerie : Slack et Microsoft Teams pour la collaboration d'équipe.

• Enregistrements vidéo : Loom et Zoom pour des explications de processus.

• Cloud collaboration : Google Workspace et Microsoft Teams pour l'édition de documents.

• Bibliothèques vidéo : Contenu de formation pour l'intégration via Guru intégrations.

• Gestion de projet : Asana et Trello pour le suivi des tâches.

• Systèmes de connaissance : Wikis et intranets comme votre source unique de vérité.

Quels sont les avantages de la communication asynchrone?

La communication asynchrone offre des avantages significatifs :

• Flexibilité : Répondez pendant vos heures les plus productives et regroupez les réponses de manière efficace.

• Réponses de meilleure qualité : Prendre le temps de réfléchir aux idées conduit à une communication plus claire et plus réfléchie.

• Documentation intégrée : Les messages écrits créent des enregistrements automatiques pour référence future.

• Amical avec les fuseaux horaires : Les équipes mondiales peuvent collaborer sans conflits de planification.

• Productivité accrue : Réduit les réunions non productives, qui drainent en moyenne 31 heures par mois pour chaque travailleur, et réduit les interruptions pour un meilleur partage de l'information.

Quels sont les inconvénients de la communication asynchrone ?

La communication asynchrone a également des limitations :

• Retour d'information retardé : Les réponses peuvent prendre des heures ou des jours, bloquant les progrès urgents.

• Risques de mauvaise communication : Les messages écrits manquent de ton et d'expressions faciales, augmentant les malentendus.

• Surcharge d'information : Une mauvaise organisation conduit à des détails perdus et des mises à jour manquées.

• Pas idéal pour toutes les tâches : Les idéations complexes et les discussions sensibles nécessitent une interaction en temps réel.

• Nécessite une forte capacité d'écriture : Une communication peu claire cause de la confusion et des échanges supplémentaires.

Exemples de communication synchrone vs asynchrone

Apprentissage

L'apprentissage synchronisé se déroule en temps réel avec des étudiants et des enseignants ensemble. L'apprentissage asynchrone permet aux étudiants d'explorer à leur propre rythme à travers des vidéos, de la lecture et de l'écoute. Les enseignants utilisent des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) pour partager des matériaux.

Programmation

Dans le codage, les opérations synchrones sont effectuées une à la fois — une tâche se termine, puis la suivante commence. Les opérations asynchrones peuvent se produire simultanément, vous permettant de passer à l'étape suivante pendant qu'une autre se termine.

Communication

Les communications synchrones sont des interactions prévues en temps réel par téléphone, vidéo ou en personne. La communication asynchrone se fait à votre propre rythme et ne nécessite pas de planification.

Quand utiliser la communication synchrone vs asynchrone.

Choisir le bon style de communication dépend de l'urgence de la tâche, de sa complexité et du contexte émotionnel. Une approche équilibrée garantit la productivité sans provoquer d'épuisement.

Utilisez la communication synchronisée pour :

• Résolution de problèmes complexes : Lorsque vous devez brainstormer, débattre d'idées et vous aligner rapidement sur une solution, une conversation en direct est la plus efficace.

• Conversations sensibles : Les discussions sur la performance, les retours critiques, ou des problèmes personnels bénéficient de la nuance de l'interaction en temps réel.

• Décisions urgentes : Si un problème critique nécessite une contribution immédiate de plusieurs parties prenantes, une réunion ou un appel synchrones est nécessaire pour le résoudre rapidement.

• Renforcement d'équipe : Les interactions en direct, que ce soit en personne ou par vidéo, sont essentielles pour établir des rapports et renforcer les relations d'équipe.

Utilisez la communication asynchrone pour :

• Mises à jour de statut standard : Partager des progrès, des mises à jour, ou des vérifications quotidiennes peut être facilement fait via un document partagé, un outil de gestion de projet ou un fil de discussion.

• Questions non urgentes : Si une question ne bloque pas les progrès et peut attendre quelques heures pour une réponse, async est le choix respectueux pour la concentration de votre équipe.

• Collaboration sur des documents : Fournir des retours sur un brouillon, coécrire un rapport ou examiner une proposition est souvent plus réfléchi et détaillé lorsqu'il est fait de manière asynchrone.

• Collaboration à travers les fuseaux horaires : Async est la norme pour les équipes mondiales, permettant à chacun de contribuer durant ses propres heures de travail sans chaos logistique.

Comment la communication asynchrone peut-elle être améliorée ?

Écrivez vos pensées

Écrire réduit les malentendus et permet aux gens de réfléchir avant de réagir. En écrivant, vous pouvez affiner votre message et fournir un contexte qui réduit le besoin de réunions ou de longues discussions par messages.

Communiquez trop.

Le délai entre les réponses offre une occasion d'envoyer des messages clairs. Donnez autant de détails contextuels que possible dès le début, car les travailleurs peuvent passer près de 20 pour cent à rechercher des informations internes ou des collègues qui peuvent aider.

Utilisez des captures d'écran, des enregistrements d'écran et des liens vers des conversations pertinentes. Définissez des délais clairs afin que tout le monde sache quand les tâches doivent être terminées.

Créez une documentation exceptionnelle.

Les gens ont besoin de rappels fréquents sur les règles de travail et les processus de communication. Concentrez-vous sur la création d'une documentation informative qui explique facilement les tâches et répond aux questions courantes.

Ne vous limitez pas aux documents écrits. Les vidéos d'instruction, les infographies et les fichiers audio peuvent être des moyens efficaces de tenir les gens informés.

Une bonne documentation donne aux gens de la flexibilité et garantit que l'information est accessible et facile à comprendre.

Planifiez à l'avance.

Plutôt que : « Bonjour Linda, pourrais-tu m'envoyer la liste de contrôle d'intégration mise à jour pour notre équipe de vente immédiatement ? »

Dites : « Bonjour Linda, j'aurai besoin de la liste de contrôle d'intégration mise à jour pour notre équipe de vente dans trois jours. »

La planification donne aux employés le temps de se préparer et élimine la pression d'accomplir des tâches immédiatement.

Assurez-vous que tout le monde ait accès aux bons documents.

Vérifiez vos paramètres de partage de documents et assurez-vous que vos collègues aient accès aux fichiers appropriés. Si quelqu'un doit demander l'accès, cela peut entraîner des retards inutiles de plusieurs heures ou même d'un jour entier.

Utilisez des fils de discussion pour communiquer efficacement.

Les fils rendent les conversations textuelles faciles à suivre. Les discussions par email sont fragmentées et enferment l'information à l'intérieur d'une boîte de réception où seuls l'expéditeur et le destinataire peuvent y accéder.

Avant les réunions, utilisez des fils pour partager des informations pertinentes. Après les réunions, poursuivez le fil afin que ceux qui n'ont pas pu assister puissent trouver les informations.

Outils de communication comme Slack vous permettent de gérer des projets de groupe en ajoutant des tâches directement dans les fils de discussion du projet.

Désactivez les notifications lors de votre travail

Les notifications ruinent la productivité en vous maintenant dans un état d'hyper-réactivité. Chaque fois que vous répondez à une notification, cela peut prendre jusqu'à 25 minutes pour reprendre l'activité originale.

Utilisez des blocs de temps pour tirer le meilleur parti de chaque jour. Si vous travaillez 8 heures, vérifiez les notifications toutes les trois heures et répondez d'un coup.

Sachez quand utiliser la communication asynchrone par rapport à la communication synchrone

Considérez ce qui peut être communiqué par email, dans un fil de discussion, ou lors d'un appel vidéo Zoom. Alors que les membres de l'équipe peuvent définir leurs heures de travail sous communication asynchrone, les responsables doivent savoir quand s'attendre à des réponses en temps réel.

Établissez un protocole pour les situations nécessitant des réponses instantanées. Créez une chaîne dédiée afin que les employés sachent qu'ils doivent répondre immédiatement lorsqu'ils reçoivent des messages urgents.

Par exemple, si votre site Web est hors ligne, c'est une urgence nécessitant que tout le monde se mette au travail immédiatement. Un rapport dû la semaine prochaine pourrait être communiqué via Slack ou Asana.

Ayez des processus de communication clairs en place.

La communication asynchrone échoue lorsque les gens n'ont pas de règles en place. Établissez des attentes claires sur la façon dont les gens se parlent.

Envisagez de faire en sorte que les employés définissent des heures de travail désignées. Utilisez différentes étiquettes, noms et paramètres de sujet dans vos canaux Slack afin que les employés sachent quelles conversations ils devraient avoir.

Définir l'urgence.

Une fonctionnalité publique défectueuse sur un site Web est urgente. Une question sur la couleur préférée des notes Post-it® par votre équipe n'est pas.

Les employés doivent connaître la différence entre des questions urgentes et celles qui peuvent attendre. Établissez des directives autour de ce qui constitue une question urgente et la meilleure façon de le signaler.

Évaluez les membres de l'équipe en fonction de leurs résultats.

Faites bien comprendre aux employés qu'ils seront jugés sur leur contribution aux objectifs de l'équipe, et non sur le nombre d'heures passées au travail. Les employés peuvent définir leurs heures de travail tant qu'ils sont productifs et atteignent leurs objectifs.

Abolissez les horaires de travail rigides

Adopter un emploi du temps flexible vous permet de recruter les meilleurs talents du monde entier. Vous vous tournerez naturellement vers des communications asynchrones lorsque tout le monde ne peut pas être en ligne en même temps.

Planifiez des bilans asynchrones

Lorsqu'il y a de nombreuses dépendances dans votre équipe, vous vous retrouvez avec plus de réunions. Personne ne sait sur quoi chacun travaille, ce qui conduit à des réunions et à de longs fils de discussion par email.

Utilisez des bilans à distance pour rendre les réunions asynchrones. C'est un moyen pour les équipes de partager ce sur quoi elles travaillent sans perturber leur flux de travail.

Quelques moyens d'y parvenir incluent :

• Un portail central où les équipes partagent les projets sur lesquels elles travaillent chaque jour.

• Un outil de gestion de projet comme Asana où vous construisez des flux de travail et suivez les progrès sur plusieurs projets

• Un outil de messagerie comme Slack où les équipes peuvent publier ce sur quoi elles travaillent et qui s'intègre parfaitement avec des plateformes de communication internes comme Guru.

Encouragez les routines, mais ne retournez pas aux anciennes habitudes.

Bien qu'il soit moins nécessaire de conserver des heures de travail traditionnelles dans un environnement distant, encouragez votre équipe à avoir une routine de travail qui remplace l'ancien horaire de 9 à 17 heures.

En tant que leader d'équipe, vous pouvez fixer :

• Des horaires pour des bilans hebdomadaires auxquels tout le monde doit assister.

• Un délai pour les réponses aux emails et aux messages sur Slack (qui pourrait être de 12 à 24 heures).

• Des procédures de communication pour ceux qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents et en cas d'urgence.

Construisez la confiance, l'indépendance et la responsabilité dans votre culture de travail.

La confiance et l'indépendance sont les valeurs sur lesquelles repose la communication asynchrone.   Lorsque les employés travaillent de manière indépendante sans être surveillés, cela encourage l'innovation et renforce leur confiance.

  Rappelez-vous que vous et vos collègues travaillez ensemble pour une raison.

Sauf si quelqu'un vous a donné une raison de croire qu'il ne peut pas assumer la responsabilité liée au travail asynchrone, faites confiance qu'il peut gérer la prochaine étape dans votre environnement de travail.

Rendez l'information facilement accessible grâce à un système de gestion des connaissances.

81% des employés se sentent frustrés lorsqu'ils ne peuvent pas accéder aux informations dont ils ont besoin pour accomplir une tâche.  

Il devient le référentiel central pour tous les documents de l'entreprise tels que l'intégration des employés, la documentation des processus, les lignes directrices de publication et les valeurs de la marque. Le système que vous choisissez doit être intuitif, facile à rechercher et s'intégrer à votre flux de travail.

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