Qu'est-ce que la communication synchrone vs asynchrone?

La communication synchrone se fait en temps réel - tout le monde impliqué est présent et répond immédiatement. La communication asynchrone, en revanche, ne nécessite pas de réponse immédiate ; les gens peuvent répondre lorsqu'ils le souhaitent. Chaque style a ses points forts, et savoir quand en utiliser un plutôt que l'autre peut avoir un impact important sur la productivité de l'équipe et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Qu'est-ce que la communication synchrone?

La communication synchrone signifie que les gens communiquent en même temps, que ce soit en personne ou à travers des outils numériques. Pensez-y comme une conversation en direct - vous interagissez en temps réel, en vous attendant à des réponses immédiates et réciproques. Cette approche est souvent utilisée pour les réunions, les appels téléphoniques ou les chats en direct où des retours immédiats sont nécessaires.

Exemples de communication synchrone

Réunions vidéo en direct : Des outils comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet facilitent les conversations face à face (virtuellement) en temps réel.

Appels téléphoniques : La forme la plus traditionnelle de communication synchrone. Décrochez le téléphone et engagez une conversation immédiatement.

Chat en direct : Les outils de messagerie comme Slack et Microsoft Teams prennent en charge à la fois la communication asynchrone et synchrone, en fonction de la manière dont vous les utilisez. Lorsque les réponses sont immédiates, c'est synchrone.

Réunions en personne : Qu'il s'agisse d'un bref regroupement ou d'une réunion formelle, la communication en personne repose sur le fait que les personnes se trouvent au même endroit au même moment.

Quels sont les avantages de la communication synchrone?

Retour immédiat et clarification
Lorsque le temps est compté, la communication synchrone vous aide à obtenir des réponses rapides et à résoudre les malentendus sur place. C'est idéal pour la prise de décisions rapides ou la résolution des blocages de projet.

Renforcement des relations
Les conversations en temps réel - que ce soit en personne ou en vidéo - contribuent à établir des liens et une confiance mutuelle. Vous pouvez lire le langage corporel, entendre le ton, et vous connecter à un niveau plus personnel.

Participation accrue
Il est plus facile d'obtenir l'adhésion lors de discussions en direct où les participants peuvent poser des questions, exprimer des opinions, et se sentir écoutés. Cela peut entraîner une meilleure collaboration et des sessions de remue-méninges plus dynamiques.

Utile pour les conversations sensibles
Si vous devez discuter de problèmes de performance, donner des retours critiques, ou discuter de questions personnelles, les formats synchrones offrent la nuance émotionnelle qui fait défaut dans les formats asynchrones.

Quels sont les inconvénients de la communication synchrone?

Conflits de fuseaux horaires
Lorsque les équipes sont réparties sur différents fuseaux horaires, planifier des réunions synchrones peut être un cauchemar logistique. Quelqu'un doit presque toujours faire des compromis en termes de commodité.

Interrompt le travail profond
Les sollicitations constantes, les appels, et les réunions impromptues peuvent interrompre la concentration. Il est difficile de maintenir la concentration lorsque vous êtes constamment entraîné dans des conversations en temps réel tout au long de la journée.

Pression pour répondre immédiatement
Tout le monde ne traite pas l'information ou ne formule pas des idées à la même vitesse. Les attentes en temps réel peuvent conduire à des réponses précipitées et de mauvaise qualité, voire à un épuisement en étant toujours "on".

Manque de documentation
Les conversations en direct ne sont souvent pas enregistrées ou écrites. Cela signifie que des détails importants peuvent être perdus et que ceux qui n'étaient pas présents pourraient complètement passer à côté.

Plus difficile à mettre à l'échelle
À mesure que votre équipe s'agrandit, les réunions en temps réel et les vérifications constantes deviennent plus difficiles à gérer. La communication asynchrone offre un modèle plus adaptable pour maintenir l'alignement de tous sans le chaos de la planification.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ? 

La communication asynchrone signifie interaction sans conversation en temps réel - les réponses peuvent être retardées. Un bon exemple est l'email. Dans cette approche, les gens ne planifient pas de réunions et les réponses sont moins urgentes.

Dans ce scénario, au lieu de demander à vos employés d'être en ligne en même temps, vous donnez à vos coéquipiers la flexibilité de choisir leurs heures de travail, indépendamment de leur localisation. 

Par exemple, si vous avez envoyé un email demandant un document à un collègue, au lieu de vous attendre à une réponse immédiate, soyez patient et attendez qu'il réponde ultérieurement. Il existe un nombre croissant de preuves montrant les avantages de productivité de ne pas répondre à toutes les demandes dès qu'elles arrivent. En fait, des recherches menées par l'American Psychological Association ont révélé que les interruptions peuvent réduire considérablement la productivité.

Exemples de communication asynchrone

Logiciel de messagerie: Des logiciels de messagerie comme Microsoft Teams et Slack sont utiles pour la communication et la collaboration des employés. Vous envoyez un message et le destinataire répond lorsqu'il se connecte.

Email: Il n'y a pas de pression pour répondre immédiatement aux emails professionnels. Les employés peuvent répondre à un moment opportun avec des outils comme Gmail et Outlook. 

Enregistrement vidéo: Les enregistrements vidéo ou les démonstrations fonctionnent bien lorsque vous devez expliquer un processus. Des outils populaires d'enregistrement vidéo incluent Zoom et Loom.

Collaboration cloud: Avec des outils comme Google Workspace et Microsoft Teams, vous pouvez collaborer sur des documents avec vos coéquipiers, apporter des modifications et laisser des commentaires qu'ils pourront traiter à un moment opportun.   

Bibliothèques vidéo: Une bibliothèque vidéo est une collection de vidéos de formation que les employés peuvent regarder dans le cadre du processus d'intégration ou à des intervalles de formation réguliers. Vous pouvez intégrer Guru avec des logiciels de gestion de l'apprentissage comme Lessonly et Skilljar pour aider les employés à apprendre à leur propre rythme.

Logiciel de gestion de projet: Les outils de gestion de projet sont un excellent moyen de collaborer sur des projets, de communiquer sur les livrables et de suivre l'activité du projet. Des exemples à explorer avec Guru incluent Asana et Trello. 

Wikis et intranets: Les wikis et les intranets servent de source unique de vérité au sein d'une organisation. Il s'agit d'un référentiel de documents d'entreprise, de processus et d'autres ressources dont les employés ont besoin pour effectuer leurs fonctions. Avec un CMS intranet comme Guru, n'importe qui peut créer du contenu et partager des connaissances vérifiables pour que les employés utilisent toujours les meilleures pratiques.

Quels sont les avantages de la communication asynchrone?

Flexibilité à répondre quand vous le pouvez 

La communication asynchrone vous donne la liberté de planifier votre journée de travail en fonction de vos heures les plus productives. Au lieu de changer d'onglet pour répondre à des messages incessants, vous pouvez regrouper vos réponses lorsque vous avez du temps. 

Avec plus de flexibilité, vous passez des périodes prolongées sur des tâches plus importantes, ce qui améliore votre performance et votre productivité. 

Une communication plus honnête 

Bien que la communication asynchrone soit plus lente, elle a également tendance à être de meilleure qualité que les réponses impulsives. Cela vous permet de réfléchir à une idée particulière, de rassembler vos pensées et d'offrir des réponses lorsque vous êtes prêt. Cela facilite la compréhension de votre message par les autres et évite des allers-retours inutiles. 

Une plus grande transparence puisque la communication est sauvegardée par défaut 

Les messages de chat et les fils Slack se font tous par écrit et sont automatiquement sauvegardés afin que vous et votre équipe puissiez y référer plus tard. Cela permet une plus grande transparence au sein de votre entreprise et garantit que personne ne manque d'informations importantes. 

Mieux pour les personnes dans différents fuseaux horaires 

Communiquer en temps réel à travers différents fuseaux horaires est difficile quand un coéquipier dort paisiblement alors qu'un autre revient de sa course matinale. 

Puisque la communication asynchrone n'oblige pas les travailleurs à distance à être connectés en même temps, vous pouvez envoyer un message à un employé en Europe depuis votre appartement à San Francisco et il répondra plus tard dans la journée lorsqu'il sera à son poste de travail.

Augmentation de la productivité 

Dans un environnement synchrone, un employé moyen passe 12 heures par semaine à préparer et assister à des réunions. 

Sans distractions, les employés peuvent bloquer du temps pour un travail approfondi, puis regrouper les réponses quelques fois par jour au lieu de vérifier leur téléphone toutes les 30 minutes. 

Sans parler de la productivité qui peut exploser pour les employés avec le partage d'informations asynchrones pour gagner du temps et réduire le stress.

Quels sont les inconvénients de la communication asynchrone ?

Retard des commentaires
Un des inconvénients les plus évidents de la communication asynchrone est le délai. Quand vous envoyez un message, vous pouvez attendre des heures — ou même des jours — pour une réponse. Cela peut être frustrant si vous devez agir rapidement ou si vous êtes bloqué sur quelque chose.

Risques de mauvaise communication
Sans ton, expressions faciales, ou échanges immédiats, la communication écrite peut parfois être mal comprise. Les gens peuvent interpréter incorrectement votre intention, ou manquer un contexte important caché dans un long fil de discussion ou un e-mail.

Surcharge d'informations
Les outils asynchrones peuvent entraîner des silos d'informations ou une prolifération de messages. Si la communication n'est pas bien organisée — avec des fils clairs, des canaux, ou des dossiers — il est facile de perdre la trace de détails importants ou de rater des mises à jour entièrement.

Pas idéal pour toutes les tâches
Certaines situations nécessitent une interaction en temps réel. Le brainstorming complexe, les retours sensibles, ou les discussions émotionnellement chargées profitent souvent de la nuance et de l'immédiateté des formats synchrones.

Nécessite de solides compétences en écriture
Parce que la plupart des communications asynchrones se font par écrit, la clarté est essentielle. Si quelqu'un a du mal à communiquer clairement ses idées, cela peut entraîner de la confusion, des échanges supplémentaires, ou des erreurs par la suite.

Exemples de communication synchrone vs asynchrone

Apprentissage

L'apprentissage synchrones se déroule en temps réel, avec les étudiants et les enseignants ensemble. Alternativement, les enseignants peuvent partager des informations de manière asynchrone. Les apprenants explorent à leur propre rythme, par exemple en regardant des vidéos, en lisant et en écoutant. Les enseignants utilisent un système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour partager des matériels d'apprentissage.

Programmation

Dans le codage, les opérations synchrones sont effectuées une à la fois. Une tâche finie, l'étape suivante commence. Les opérations asynchrones peuvent se produire en même temps — vous pouvez passer à l'étape suivante pendant qu'une autre se termine.

Communication

La principale différence entre la communication synchrones et asynchrones est que les communications synchrones sont des interactions planifiées en temps réel par téléphone, vidéo ou en personne. La communication asynchrone se fait à votre propre rythme et ne nécessite pas de planification.

Dans cet article, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur la communication synchrone vs asynchrone, en général.

Pourquoi devriez-vous vous orienter vers la communication asynchrone ? 

Une étude de Stanford portant sur 16 000 employés a révélé que les travailleurs à distance sont 13 % plus productifs. Dans une autre étude, une entreprise ayant adopté le travail à distance a enregistré une valeur annuelle augmentée de 1,3 milliard de dollars. 

Plus de trajet aux heures de pointe pour se rendre au travail, plus d'air pollué par le carbone, plus d'engagement dans la politique de bureau, ou devoir être toujours présent même quand vous n'en avez pas envie. Vous avez plus de temps à consacrer à votre famille et à vos loisirs car vous avez repris le contrôle de votre journée et de la planification de vos activités.

Bien que beaucoup de gens supposent que l'indépendance géographique est la seule raison pour laquelle les travailleurs à distance sont plus heureux, la communication asynchrone joue un rôle important en donnant aux employés à distance le contrôle sur la manière dont ils communiquent avec leurs coéquipiers.

Dans un environnement entièrement asynchrone et prioritaire à distance, vous vous réveillez quand vous le souhaitez, voyez les e-mails dans votre boîte de réception et ne ressentez aucune pression pour répondre. Ainsi, vous prenez une boisson et terminez votre routine matinale avant de vous installer à votre bureau pour commencer à travailler pour la journée.

Bien que de nombreuses entreprises soient convaincues que le travail à distance est l'avenir, elles ont également du mal à donner le contrôle à leurs employés et à adopter la communication asynchrone - même lorsque les avantages incluent une main-d'œuvre plus heureuse, des coûts généraux réduits et la capacité d'embaucher des talents de premier plan partout dans le monde.

Communication synchrones vs asynchrones 

La communication synchrones se produit en temps réel entre deux personnes ou plus. Toutes les parties sont en ligne en même temps. Lorsqu'un message ou une demande est envoyé(e), il y a une réponse immédiate.

La communication synchrone est courante dans un lieu de travail physique où les responsables peuvent se rendre au bureau d'un membre de l'équipe et demander un document ou poser une question sur un processus. Les heures de travail et les temps de pause sont fixes, et il y a beaucoup de pression pour être toujours disponible.

Les exemples de communication synchrones incluent les vidéoconférences, les messages instantanés et les conversations téléphoniques.

Les situations où la communication synchrones est bénéfique incluent :

• Séances de brainstorming
• Réunions d'équipe hebdomadaires
• Activités de team building
• Discussions de projet
• Séances d'entretien
• Conversations à la machine à café

Alors que la communication synchrone est instantanée, il y a un délai attendu dans la communication asynchrone. Plutôt que de déterminer quand les employés peuvent travailler ou répondre aux communications, la communication asynchrone donne le contrôle à l'employé, pas à l'employeur.

Trouver l'équilibre entre la communication synchrones et asynchrone

Pour être clair, nous ne vous demandons pas d'abandonner entièrement la communication en temps réel. Il y a des situations où cela a du sens.

Le travail à distance, par exemple, peut être extrêmement isolant. La communication synchrones peut vous aider à établir des liens avec vos coéquipiers et à développer des relations personnelles qui mènent à une meilleure collaboration au travail.

C'est également utile lorsque vous voulez discuter de sujets sensibles, donner des retours critiques, faire une évaluation de performance, ou faire un brainstorming sur de nombreuses idées simultanément.

Lorsqu'un projet avance rapidement et que vous souhaitez synchroniser tout le monde, une réunion Zoom peut vous aider à atteindre cet objectif. En cas de crise ou d'urgence, il est logique d'avoir tout le monde à bord rapidement, pour atténuer le problème.

Cependant, cela peut être une perte de temps lorsque :

• Les employés doivent se rendre aux réunions et attendre que tout le monde arrive 
• Vous vous réveillez le matin et la première chose que vous faites est de répondre à des emails de travail et à des messages Slack
• Vous passez une journée entière à répondre à un fil de discussion sans fin par courriel au lieu de terminer cette tâche qui est due dans une heure

Le truc est de garder la communication synchrones au minimum. Donnez à votre équipe de l'autonomie mais fixez des règles qui maintiennent tout le monde aligné. Ne pas micromanager mais restez disponible lorsqu'ils ont besoin d'aide pour surmonter un obstacle. 

Organisez des événements de cohésion d'équipe réguliers pour gérer l'isolement et maintenir des relations sociales. Combinez la communication asynchrone et synchrone et vous aurez une équipe heureuse avec un équilibre sain entre travail et vie personnelle.

Comment la communication asynchrone peut-elle être améliorée ? 

En tant qu'individu

Écrivez vos pensées

Il est plus difficile de mal comprendre ou de perdre le contexte lorsque vous écrivez. Écrire vos pensées donne aux gens le temps de lire et de réfléchir à votre message plutôt que de réagir immédiatement. Lorsque vous écrivez vos pensées, vous pouvez les affiner et fournir plus de contexte qui aide les autres à comprendre rapidement votre message, ce qui réduit la nécessité de réunions en tête-à-tête ou de longs fils de messages.

Communiquez trop 

Le délai entre les réponses offre une occasion d'envoyer des messages clairs. Que doit savoir la prochaine personne sur la tâche ou la réunion ? Donnez autant de détails de contexte que possible. 

Utilisez des captures d'écran et des enregistrements d'écran pour fournir du contexte. Envoyez des liens vers des conversations passées pertinentes et des ressources qui aideront vos collègues à mieux comprendre votre message. Fixez des délais clairs pour qu'ils sachent quand une tâche est due. Vous gagnez plus de temps lorsque vous fournissez un contexte en amont. 

Créez une documentation exceptionnelle 

Ce serait formidable si tout le monde dans votre entreprise avait des capacités de rappel surhumaines et devait seulement être informé une fois. Malheureusement, à moins que vous ne travailliez dans un programme top-secret vraiment cool dont nous ne devrions probablement pas être au courant, les gens auront besoin de nombreuses rappels sur les règles de travail et de communication.  

Concentrez-vous sur la création d'une documentation informative qui peut expliquer facilement les tâches et répondre aux questions de base qui sont susceptibles de se poser tout au long de la journée. Vous pouvez créer une documentation sur les processus de communication, des directives spécifiques autour du travail de projet, et tout ce que vous pensez que vos collaborateurs trouveront particulièrement utile. 

Il est important de ne pas vous limiter aux documents écrits lorsque vous réfléchissez à la meilleure façon de communiquer certaines choses. Les vidéos d'instruction, les infographies et les fichiers audio peuvent être un excellent moyen de tenir les gens informés.

Avoir la bonne documentation donne aux gens beaucoup plus de flexibilité et aide à s'assurer que l'information est accessible et facile à comprendre. Cela peut aider à réduire les messages de va-et-vient sans fin (fin des tapotements sur l'épaule) et permet à chacun de travailler de manière plus autonome et efficace.

Planifiez à l'avance

Au lieu d'envoyer un message qui dit :

« Bonjour Linda, pourrais-tu m'envoyer la liste de contrôle d'intégration mise à jour pour notre équipe de vente dès maintenant ? »

Vous pourriez dire :

« Bonjour Linda, j'aurai besoin de la liste de contrôle d'intégration mise à jour pour notre équipe de vente dans trois jours. »

La planification donne aux employés le temps de se préparer et élimine la pression d'accomplir des tâches immédiatement.

Assurez-vous que tout le monde ait accès aux bons documents

Vérifiez vos paramètres de partage de documents et assurez-vous que vos collègues aient accès aux fichiers appropriés. Cela peut sembler mineur, mais si quelqu'un doit demander l'accès, cela peut entraîner des retards inutiles de plusieurs heures ou même d'un jour entier.

Utilisez des fils de discussion pour communiquer efficacement

Le but des fils de discussion est de faciliter les conversations par texte. Les discussions par email sont fragmentées et enferment l'information à l'intérieur d'une boîte de réception où elle ne peut être accessible que par l'expéditeur et le destinataire.

Les fils de discussion sont idéaux pour les conversations où plusieurs membres de l'équipe peuvent partager des idées et prendre des décisions.

Avant les réunions, utilisez des fils de discussion pour partager des informations pertinentes afin d'aider votre équipe à comprendre le sujet en cours. Après la réunion, poursuivez le fil afin que ceux qui n'ont pas pu y assister puissent trouver l'information. Vous pouvez partager un lien vers la vidéo de la réunion dans le fil de discussion et quiconque pose des questions obtiendra des réponses directement dans le fil.

Outils de communication comme Slack vous permettent de gérer des projets de groupe en ajoutant des tâches directement dans les discussions du projet. Au lieu de passer par diverses conversations disjointes, votre équipe peut rapidement trouver le fil pertinent ainsi que les informations dont elle a besoin pour commencer. 

Désactivez les notifications lors de votre travail

Les notifications ruinent votre productivité. Cela vous maintient dans un état de hyper-réactivité lorsque vous attendez toujours le son d'une notification de smartphone ou de bureau. Chaque fois que vous répondez, il faut 25 minutes pour vous remettre sur la bonne voie, ce qui se traduit par une perte de productivité.

Au lieu de cela, utilisez des blocs de temps pour tirer le meilleur parti de chaque jour. Si vous travaillez 8 heures par jour, vous pouvez vérifier les notifications toutes les trois heures et répondre d'un coup.

En tant que Responsable

Sachez quand utiliser la communication asynchrone par rapport à la communication synchrone

Que pouvez-vous communiquer par email, dans un fil de discussion ou lors d'un appel vidéo Zoom ?

Alors que les membres de l'équipe peuvent définir leurs heures de travail en communication asynchrone, il est important que les responsables sachent quand s'attendre (ou ne pas s'attendre) à des réponses en temps réel.

Établissez un protocole pour les situations nécessitant une réponse instantanée et créez un canal dédié afin que les employés sachent qu'ils doivent répondre instantanément lorsqu'ils reçoivent de tels messages.

Par exemple, si votre site Web est hors ligne, c'est une urgence et cela nécessite que tout le monde se mette au travail immédiatement. Un rapport pour une tâche due la semaine prochaine pourrait être communiqué via Slack ou un rappel envoyé sur Asana.

Ayez des processus de communication clairs en place

L'une des principales raisons pour lesquelles la communication asynchrone échoue est que les gens n'ont pas de règles en place concernant la communication. C'est pourquoi il est important d'établir des attentes très claires sur la façon dont les gens parlent les uns aux autres. Lorsque vous le faites correctement, vous réduisez les risques de malentendus ou de mauvaise communication d'informations.

Envisagez de demander aux employés de créer des heures de travail désignées où ils savent qu'ils seront devant leur ordinateur et disponibles pour travailler. Utilisez différentes étiquettes, noms et paramètres de sujet dans vos canaux Slack afin que les employés sachent quelles conversations ils devraient avoir.

Définir l'urgence

Une fonctionnalité publique défectueuse sur un site Web ou une application est un problème de travail urgent. Une question sur la couleur préférée des notes Post-it® par votre équipe n'est pas. Si vous ne trouvez pas un moyen de différencier les deux, chaque courriel entrant ou Slack va donner l'impression que c'est une situation d'urgence. 

Pour que la communication asynchrone fonctionne, les employés devront connaître la différence entre les questions urgentes et celles qui peuvent attendre.

Établissez des directives sur ce qui constitue vraiment une question urgente et la meilleure manière de le signaler. Ayez un plan d'action clair sur qui contacter, les bonnes étapes à suivre et comment documenter le problème.

Évaluez les membres de l'équipe en fonction des résultats et des productions

Il est important d'indiquer aux employés qu'ils seront jugés en fonction de leur contribution aux objectifs de l'équipe et non du nombre d'heures passées au travail. 

Les employés peuvent définir leurs heures de travail tant qu'ils sont productifs. S'ils préfèrent travailler trois heures le matin et quatre heures le soir pour un travail profond ininterrompu, c'est bien tant qu'ils atteignent leurs objectifs mensuels.

Abolissez les horaires de travail rigides

Adopter un emploi du temps flexible vous permet de recruter les meilleurs talents du monde entier. Vous vous orienterez naturellement vers des communications asynchrones lorsque tout le monde ne peut pas être en ligne en même temps. 

Planifiez des bilans asynchrones

Lorsqu'il y a beaucoup de dépendances dans votre équipe, vous vous retrouvez avec plus de réunions. Avant que Rick envoie une mise à jour à un client au sujet d'un bug qu'il a trouvé, il doit vérifier avec Anna du service ingénierie pour voir si le problème a été résolu. Personne ne sait sur quoi chacun travaille, ce qui conduit à des réunions et à de longs fils de discussion par email.

Utilisez des bilans à distance pour rendre les réunions asynchrones. C'est un moyen pour les équipes de partager ce sur quoi elles travaillent sans perturber leur flux de travail.

Quelques moyens d'y parvenir incluent :

• Un portail central où les équipes partagent les projets sur lesquels elles travaillent chaque jour
• Un outil de gestion de projet comme Asana où vous construisez des flux de travail et suivez les progrès sur plusieurs projets
• Un outil de messagerie comme Slack où les équipes peuvent publier ce sur quoi elles travaillent et s'intègre parfaitement à des plateformes de communication internes comme Guru

Encouragez les routines, mais ne retournez pas aux anciennes habitudes 

Alors qu'il est moins nécessaire de maintenir des heures de travail traditionnelles dans un environnement distant, encouragez votre équipe à avoir une routine de travail qui remplace l'ancien horaire de 9 à 17 heures.

En tant que leader d'équipe, vous pouvez fixer :

• Des horaires pour des bilans hebdomadaires auxquels tout le monde doit assister.
• Un délai pour les réponses aux emails et aux messages sur Slack (qui pourrait être de 12 à 24 heures).
• Des procédures de communication pour ceux qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents et en cas d'urgence.

Construisez la confiance, l'indépendance et la responsabilité dans votre culture de travail.

La confiance et l'indépendance sont les valeurs sur lesquelles repose la communication asynchrone. Vous devez avoir confiance que votre équipe livrera à temps, ainsi les coéquipiers n'ont pas à s'inquiéter que quelqu'un ne tienne pas sa parole. Lorsque les employés travaillent de manière indépendante sans être surveillés, cela encourage l'innovation et renforce leur confiance.

Accordons aux gens un peu de répit. Jusqu'à très récemment, il était presque impossible que le travail asynchrone fonctionne. Grâce aux innovations de la technologie moderne, travailler à distance est plus facile que jamais, mais il est important de garder à l'esprit que l'environnement de travail que nous apprécions maintenant n'aurait pas été possible il y a 20 ans, voire 10 ans dans certains cas. 

Rappelez-vous que vous et vos collègues travaillez ensemble pour une raison. Vous avez tous été considérés comme des employés efficaces, talentueux et compétents. Sauf si quelqu'un vous a donné une raison de croire qu'il ne peut pas assumer la responsabilité liée au travail asynchrone, faites confiance qu'il peut gérer la prochaine étape dans votre environnement de travail.

Rendez l'information facilement accessible grâce à un système de gestion des connaissances.

81% des employés se sentent frustrés lorsqu'ils ne peuvent pas accéder aux informations dont ils ont besoin pour accomplir une tâche. 

Un système de gestion des connaissances interne réduit le besoin pour les employés de poser des questions. Il devient le référentiel central pour tous les documents de l'entreprise tels que l'intégration des employés, la documentation des processus, les lignes directrices de publication et les valeurs de la marque. Le système que vous choisissez doit être intuitif, facile à rechercher et s'intégrer à votre flux de travail.

Utilisez bien votre temps de réunion.

Nous avons dit précédemment qu'adopter un modèle de communication asynchrone ne signifie pas que vous rejetez le travail synchrone. Lorsque vous faites partie d'une main-d'œuvre distribuée, chaque réunion compte. La pandémie nous a forcés à réfléchir sérieusement à la manière dont nous utilisions nos temps de réunion et à vraiment réfléchir aux meilleures façons d'utiliser le temps de tout le monde. 

Prenez le temps de réfléchir à l'objectif d'une réunion et à ses principaux objectifs avant d'ouvrir votre outil de planification. Demandez-vous si c'est quelque chose qui doit être discuté en direct, ou si vous pourriez obtenir le même résultat après avoir envoyé un email ou un message Slack.

Le travail préalable à la réunion peut être un outil précieux pour les personnes qui travaillent de manière asynchrone. Faire en sorte que les gens examinent des documents, regardent des vidéos ou viennent avec des questions ou des idées avant de se réunir officiellement peut réduire le temps de réunion et rendre le temps que vous passez ensemble encore plus significatif.

Et n'oubliez pas la valeur des réunions enregistrées. Malgré vos meilleurs efforts, il y aura des moments où certaines personnes ne pourront pas se rencontrer. Les réunions enregistrées peuvent fournir aux personnes les informations dont elles ont besoin pour continuer à travailler.

Investissez dans des activités de renforcement d'équipe.

Lorsque vous adoptez la communication asynchrone, il y a moins d'opportunités pour les équipes de se connecter en personne ou de socialiser, surtout lorsque vous êtes à distance. 

Vous pouvez combler le vide en organisant des activités régulières qui favorisent la création de relations et l'unité de l'équipe. Par exemple, vous pourriez organiser une heure de jeu mensuelle le vendredi, des boissons sur Zoom pour discuter, ou des retraites en personne bi-annuelles.

Cela donne à votre équipe quelque chose à attendre avec impatience les jours où elle se sent isolée ou démotivée.

Utilisez des outils qui favorisent les communications asynchrones.

Guru 

Guru est un outil de communication interne et une plateforme de partage des connaissances qui fournit des informations vérifiées par des experts de votre équipe. Les informations peuvent être accessibles aux employés directement là où ils travaillent. Pensez à Guru comme à un wiki d'entreprise qui s'intègre à votre flux de travail, afin que vous ayez toujours les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Google Workspace

Google Workspace est une collection d'outils de cloud computing et de productivité qui facilitent la collaboration sur des projets à un seul endroit. Les outils de Google Workspace incluent Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms et Drive.

Plusieurs personnes peuvent collaborer sur un document, laisser des commentaires là où quelque chose est flou et résoudre des problèmes en temps réel. Tout est enregistré sur Google Drive donc vous n'avez pas à vous inquiéter de perdre des documents ou l'accès aux fichiers.  

Applications de messagerie

Les applications de messagerie telles que Slack et Microsoft Teams éliminent le besoin de longues discussions par e-mail et rationalisent la communication via une plateforme de messagerie. 

Vous pouvez organiser des sujets par canaux pour différentes équipes afin d'améliorer la qualité et la pertinence des conversations. Les membres de l'équipe peuvent choisir comment ils souhaitent être notifiés en fonction des sujets d'intérêt ou de leur disponibilité.

Heureusement, Slack ne montre pas de récépissé de lecture, ce qui enlève la pression de répondre immédiatement lorsque vous recevez un message privé.

Asana

Utilisez Asana pour attribuer des projets et des délais à vos coéquipiers sans envoyer d'e-mail ou organiser une réunion. Vous pouvez taguer vos employés, commenter des projets et même lier des documents clés du projet dans Asana pour fournir tout ce dont ils ont besoin pour effectuer leur tâche efficacement. 

Loom

Loom est un outil de messagerie vidéo où vous pouvez enregistrer votre écran, votre visage et votre voix pour créer des vidéos et les partager instantanément par e-mail ou un lien. Vous pouvez utiliser Loom pour documenter des processus, intégrer de nouveaux employés et partager des connaissances avec vos collègues.

En tant qu'outil de communication asynchrone, vous envoyez des messages vidéo à votre propre rythme et votre collègue consomme la vidéo à son aise. C'est une excellente façon d'expliquer une feuille de route de produit, de montrer à vos coéquipiers comment corriger une erreur, ou d'expliquer pourquoi vous avez pris certaines décisions.

Attention à créer une culture toujours "allumée"

La surcharge collaborative se produit lorsqu'un employé consacre trop de temps à répondre aux demandes et à s'engager avec l'équipe au détriment de son propre travail. Quelques causes de surcharge collaborative incluent :

Priorité à la communication plutôt qu'à la productivité 

Selon Harvard Business Review, les employés passent actuellement 50% de plus de temps sur la collaboration qu'il y a 20 ans. 

Pensez à passer 80% d'une journée de travail sur la communication par e-mail, 15% du temps de l'entreprise en réunions, et plus de 200 messages Slack par jour. Le temps des employés est précieux, et les entreprises devraient évaluer si leurs pratiques actuelles de communication interne fonctionnent pour elles ou contre elles.

Cette tendance à la communication constante signifie que toute leur journée est organisée autour de réunions, avec du temps entre ces réunions passé sur les fonctions principales du travail. Cela entraîne généralement un travail supplémentaire pour les employés pendant les jours de semaine et le week-end (sans paiement supplémentaire) pour compléter les tâches assignées.

Pression inutile pour que les employés soient toujours disponibles 

Si les travailleurs sont toujours engagés dans une communication en temps réel, ils n'ont alors aucun contrôle sur leurs emplois du temps. Plutôt que de définir leurs propres agendas et d'être productifs, votre équipe passe la journée à répondre aux demandes. Pour compenser le temps perdu, ils travaillent plus vite, ce qui entraîne plus de pression, une plus grande frustration et du stress. Le résultat est un épuisement professionnel et un manque de motivation à se présenter.

Conversations de mauvaise qualité 

La première réponse n'est probablement pas votre meilleure réponse. Lorsque vous devez répondre immédiatement, vous n'avez pas le temps de réfléchir à vos réponses et de fournir une réponse réfléchie car vous êtes sous pression. La qualité de la conversation en souffre et les solutions sont souvent en dessous de la norme.

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