Curiosidade: Você sabia que é possível manter boas vibrações por até 3-4 semanas? Pode parecer estranho, mas sou a prova viva disso. O evento anual da Guru aconteceu de 14 a 16 de fevereiro, e ainda estou encantado com toda a experiência.

Quando foi a última vez que você se reuniu com toda a sua empresa? Infelizmente, atualizações trimestrais e eventuais reuniões gerais não contam. Estou falando sobre uma experiência totalmente imersiva com seus colegas de trabalho, gerente e muitos outros da empresa.

Por que eventos internos importam

Eu sei o que você está pensando depois de ler essa última frase:

• Isso soa caro
• Isso soa exaustivo

O tempo, o dinheiro e a energia estão bem escassos para todos no momento. Apesar disso, sou um firme defensor de eventos em toda a empresa. Os benefícios que vêm deles são muito convincentes para serem ignorados!

Eventos internos são como uma panaceia para o engajamento dos funcionários. Eles dão às pessoas muito tempo para celebrar seu trabalho, se conectar com seus colegas e até mesmo exercitar um pouco de suas habilidades criativas. Você tem tempo para celebrar sucessos, fazer planos para o futuro e apenas dar um passo para trás do trabalho regular e relaxar.

As relações sociais importam no trabalho. Elas ajudam as pessoas a se sentirem mais engajadas, felizes e conectadas ao trabalho. Ter esse tempo crucial para se conectar e construir uma equipe sempre foi importante, mas as interações pessoais se tornaram ainda mais valiosas à medida que mais empresas adotam o trabalho remoto. Como a Guru é uma empresa com primeira experiência remota, com quase 65% de nossa equipe trabalhando remotamente, queríamos realmente fazer nosso tempo juntos valer a pena

Planeje eventos internos do jeito Guru

Quando a equipe começou a planejar a CKO, tínhamos dois objetivos principais:

1. Para que os funcionários aprofundem as relações com colegas de diferentes funções
2. Para que os funcionários entendam como seu papel apoia os objetivos da empresa para o próximo ano fiscal.

Não projetamos a CKO para ser uma semana de apresentações, longas reuniões e relatórios fiscais. Também não foi um passe livre para festejar (mesmo que também tenhamos feito bastante isso). Queríamos que todos experimentassem o melhor dos dois mundos, então planejamos um evento que se concentrou em criar um equilíbrio com tempo suficiente para alinhamento estratégico e pura diversão.  

Você quer planejar um evento interno que possa lhe dar o melhor dos dois mundos? Aqui está como a Guru fez isso.

Crie a expectativa

Você está assumindo a tarefa de planejar um evento geral envolvente para todos terem a chance de recarregar, aprender e relaxar. Você não acha que isso merece um pouco de expectativa?

Não há nada de errado em um pouco de emoção antes do evento, e a melhor parte é que você não precisa fazer muito para conseguir isso. Criamos muita expectativa antes da CKO, e fizemos tudo isso dentro das ferramentas que usamos todos os dias para trabalhar.

Tivemos uma coleção dedicada para a CKO no Guru que tinha nossa agenda, perguntas frequentes, coisas para fazer e tudo relacionado à CKO. Nossos anúncios e o recurso Seguir um Cartão ajudaram a alertar as pessoas sobre mudanças na programação e adicionaram um pouco de emoção ao dia. Sempre que postássemos algo novo, era apenas uma questão de tempo até que as conversas no Slack e as reações de emoji começassem a rolar.

Pense em agendamento e timing

Os cronogramas podem fazer ou quebrar eventos. Um evento de empresa cheio de atividades seguidas pode parecer esmagador, mas um evento com apenas uma ou duas coisas por dia pode parecer escasso.  Decidimos ter nosso conteúdo mais voltado para o negócio e focado na compreensão pela manhã e atividades divertidas à noite. As pessoas tendem a aprender melhor pela manhã e precisam de um refresco de energia após o almoço, então considere dividir as atividades entre a manhã e a noite. Ter o cronograma no Guru também contribuiu para a experiência do funcionário. Poder rapidamente consultar o cronograma quando você está decidindo sair para um intervalo ou cochilo pode facilitar o planejamento do dia.

Embora haja bastante tempo para trabalho e diversão, não se pode negar que a CKO é um momento agitado para todos. Notícias da empresa, atividades de construção de equipe, happy hours, jantares - isso é muita diversão, mas ainda é... muita coisa.

Você pode não ter muita flexibilidade em sua programação, mas ainda pode fazer com que aqueles que optam por não participar dos eventos não fiquem completamente deslocados. Certificamo-nos de que cada sessão relacionada ao trabalho tivesse um cartão do Guru onde as pessoas poderiam aprender os principais pontos ou assistir a vídeos das apresentações.

Eduque as pessoas sobre seu ambiente

Nossa sede fica na Filadélfia, mas nossos funcionários estão por toda parte. Algumas pessoas estavam entrando na CKO como se estivessem fazendo uma estadia em casa. Outras tiveram a oportunidade de experimentar a emoção (e o medo) de estar em algum lugar completamente novo. Em vez de fazê-los adivinhar onde pegar uma refeição rápida ou encontrar um momento de diversão, prepare-os com antecedência!

Nosso cartão “O Guia Definitivo para Philly” tem sido uma parte essencial da nossa coleção de Conhecimento da Empresa por anos agora, e você pode acreditar que recebeu mais uma atualização antes da CKO. As pessoas poderiam usar o cartão para aprender mais sobre a área imediata e obter algumas ideias rápidas sobre onde socializar.

Crie oportunidades para se conectar fora das equipes definidas

É tão fácil criar silos sociais no trabalho. Você tende a socializar com as pessoas da sua equipe e talvez alguns outros com quem você trabalhou. Eventos internos como a CKO colocam todos na mistura, e os resultados podem ser surpreendentes.  O que poderia ser mais bonito do que ver pessoas da finanças repartindo pão com o departamento de marketing? Imagine o que poderia surgir de uma conversa entre o VP de engenharia e alguém de RH!

Não espere que as pessoas tratem seu evento interno como a socialização descontrolada que pode (e deve) ser. Certificamo-nos de randomizar as pessoas para atividades em grupo com antecedência para facilitar a socialização fora de sua equipe.

Esta é mais uma área onde ter o Guru foi útil. Cada funcionário da Guru preenche seu perfil de funcionário do Guru com seus gostos, desgostos e talentos secretos especiais. Quer mais informações sobre quem você está conversando? Basta verificar o perfil deles no Guru e agora você sabe mais sobre eles, além do fato de que trabalham em UX.

A vantagem do presencial

A Guru não é uma empresa que é alimentada por trabalho síncrono, presencial, das 9 às 17, e estamos dispostos a apostar que a sua também não. As interações presenciais tornaram-se ainda mais valiosas com a transição para uma empresa com primeira experiência remota, e estamos orgulhosos de dar às pessoas a oportunidade de se reunir.

Quando você está acostumado a trabalhar de forma assíncrona e ter o conhecimento necessário ao seu alcance, grandes eventos como os nossos se tornam muito mais gerenciáveis e divertidos. Se você quer o mesmo para sua empresa, sabemos a ferramenta que você precisa para começar.